und Verwaltungsabläufen*
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und Verwaltungsabläufen*
Einführung Adobe-Lösungen zur Umstrukturierung von Verwaltungsabläufen an Behörden Messbare Erfolge durch gesteigerte Leistung In den letzten Jahren haben Behörden und andere Regierungseinrichtungen ihr Web-Angebot stark ausgebaut. Ein einfacher Internet-Anschluss genügt, um Informationen abzurufen, Formulare herunterzuladen oder in einigen Fällen sogar Dienstleistungen zu beantragen. Bürger tun sich jedoch immer noch schwer, solche Online-Dienste anzunehmen. Entweder sie können die gewünschten Informationen nicht finden, oder sie empfinden den gesamten Ablauf als zu aufwendig. Dies trifft auch auf Angestellte im öffentlichen Dienst zu, die ihre Arbeit effektiver gestalten könnten, wenn sie einen besseren Zugriff auf wichtige Vorgänge und Informationen hätten oder die Beteiligung an relevanten Prozessen einfacher und anwenderfreundlicher wäre. Doch damit Behörden und andere Einrichtungen ihre Aufgaben effizient erfüllen können, reicht es nicht aus, nur die bestehenden Prozesse zu automatisieren – die Art der Interaktion und Kommunikation mit Bürgern, Unternehmen und anderen Ämtern muss von Grund auf umgestaltet werden. Um eine so tief greifende Änderung durchzusetzen, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: • Online-Angebote müssen verständlich, bedienfreundlich und für jedermann leicht zugänglich sein. Sozialarbeiter und externe Berater des Louisiana Department of Health and Hospitals (DHH) in den USA arbeiten mit Lösungen von Adobe, um elektronische Gutachten schnell und einfach direkt vor Ort oder später im Büro auszufüllen. Die Prozesse sind schlanker und kostengünstiger, und sie reduzieren den Papierverbrauch. • Back-End-Prozesse sollten soweit optimiert sein, dass relevante Informationen rechtzeitig die richtigen Empfänger erreichen. • Der Schutz persönlicher Daten und vertraulicher Dokumente muss durch zuverlässige Sicherheitsmechanismen gewährleistet sein. • Die eingesetzten Anwendungen sollten flexibel sein, nahtlos in vorhandene Systeme integrierbar sein und sich schrittweise bzw. bedarfsorientiert implementieren lassen. Bessere Akzeptanz elektronischer Prozesse Die Adobe-Lösungen zur Umstrukturierung von Geschäfts- und Verwaltungsabläufen unterstützen Behörden und andere öffentliche Einrichtungen bei der Entwicklung von Rich-Internet-Anwendungen (RIAs) und intelligenten Adobe® PDF-Dokumenten, mit denen sie den Bürgern bequeme Alternativen zum Erfassen und Einreichen von Daten bieten können. Ob Privatpersonen, die ihre Steuererklärung einreichen, oder Staatsbedienstete, die den Lieferstatus bestellter Waren überprüfen wollen – jeder Anwender profitiert von der Automatisierung und Optimierung interner Prozesse. Darüber hinaus lassen sich der mit der manuellen Datenverarbeitung einhergehende Kosten- und Zeitaufwand reduzieren und das Fehlerrisiko senken. Die Adobe-Lösungen enthalten leistungsfähige und flexible Schutzfunktionen zur Wahrung der Authentizität, Integrität und Vertraulichkeit von elektronisch ausgetauschten Daten, selbst wenn diese das sichere interne Netzwerk verlassen. Durch die Kombination der zugrunde liegenden, auf Standard-Webservices und XML-Protokollen basierenden Technologie mit einer leistungsstarken Entwicklungsplattform ist sichergestellt, dass sich die Lösungen nahtlos in vorhandene Infrastrukturen einfügen, einfach konfigurieren und jederzeit an geänderte Anforderungen anpassen lassen. „Mit den Lösungen von Adobe können wir Dienstleistungen bürgernah erbringen und die Zusammenarbeit mit anderen staatlichen Einrichtungen verbessern. Was früher Stunden gedauert hat, kann jetzt in einem Bruchteil der Zeit und entsprechend kostensparend erledigt werden.“ Deborah Seyller, Angestellte des Bezirksgerichts, Kane County, Illinois (USA) Standort-, zeit- und plattformunabhängige Prozesse Besonders hinderlich bei der Steigerung der Anwenderakzeptanz in Bezug auf Online-Angebote ist der Umstand, dass es keine Universallösung gibt. So müssen Ämter gewährleisten, dass jeder Bürger ihre Dienste in Anspruch nehmen kann; sie können aber nicht von den Endanwendern verlangen, sich zu diesem Zweck kostspielige, proprietäre Software zuzulegen. Dazu kommt, dass jeder Anwender auf seine eigene Weise arbeitet. So sind einige völlig zufrieden mit der Online-Version eines Formulars, die genauso aussieht wie das Original auf Papier. Andere hingegen bevorzugen es, Schritt für Schritt durch den Prozess geleitet zu werden. Viele Anwender, etwa Mitarbeiter im Außeneinsatz, benötigen die Möglichkeit, offline zu arbeiten. Und nicht wenige Internet-Nutzer fühlen sich nach wie vor nicht wohl bei dem Gedanken, persönliche Daten online zu übermitteln, und drucken daher die ausgefüllten Formulare aus, um sie per Post zu versenden. Das bedeutet aber, dass die Behörden ihre Abläufe nie vollständig automatisieren können. Mit den Lösungen von Adobe können Behörden und andere öffentliche Einrichtungen all diesen Kriterien gerecht werden. Die im vertrauten Adobe PDF-Format bereitgestellten intelligenten Formulare weisen das gleiche Erscheinungsbild wie ihre Papiervorlagen auf, sind jedoch mit zusätzlicher Funktionalität ausgestattet, etwa dem automatischen Vorbefüllen und Validieren von Formulardaten, und ermöglichen auch das Ausfüllen im Offline-Modus. RIAs bieten interaktive Oberflächen, die den Anwender mit präzisen Anleitungen durch alle nötigen Schritte führen und irrelevante Bereiche überspringen. Wer also etwa das Feld „Ledig“ ankreuzt, wird nicht zur Eingabe von Daten zum Ehepartner aufgefordert. Wenn das Ausfüllen eines Formulars online begonnen wird, kann es jederzeit offline fortgesetzt werden und umgekehrt. So informiert sich beispielsweise ein Antragsteller zuerst in einer interaktiven Web-Anwendung genau über die erforderlichen Eingaben und lädt anschließend den Antrag im Adobe PDF-Format herunter. Optional können Dokumente auch mit einem 2D-Strichcode versehen werden, in dem sämtliche relevanten Daten verschlüsselt sind. Nach der Einsendung wird der Strichode gescannt, um das Papierformular in den automatischen Verwaltungsablauf zurückzuführen. Da es sich bei den Client-Komponenten der Lösung um die kostenlosen, weit verbreiteten Anwendungen Adobe Reader® und Adobe Flash® Player handelt, die auf jedem gängigen Endgerät und System installiert werden können, sind die optimierten Prozesse so gut wie jedem Anwender weltweit zugänglich. Gesteigerte Effizienz und Transparenz Beispiele für den Einsatz der AdobeLösungen zur Umstrukturierung von Verwaltungsabläufen an Behörden •Geführte Self-Service-Anwendungen für Bürger: Zugang zu allen behördlichen Dienstleistungen über ein zentrales Web-Portal • Elektronische Verfahren für Transferleistungen: Beschleunigung von Anträgen, Prüf- und Vergabeverfahren • Elektronisches Einreichen: Automatisierte Erfassung und Verarbeitung komplexer Finanzdokumente Sobald ein Sachbearbeiter Daten ins System eingibt, wird automatisch ein interner Workflow in Gang gesetzt, der die Informationen an alle betreffenden Kollegen und Anwendungen weiterleitet. Routinevorgänge wie die Beantragung eines Führerscheins kommen auf diese Weise ganz ohne menschliche Interaktion aus, sofern die Daten sämtliche definierten Kriterien erfüllen. Wenn eine Entscheidung durch einen Sachbearbeiter nötig ist, kann dieser im Handumdrehen auf alle erforderlichen Daten zugreifen, selbst wenn sie an verschiedenen Orten in unterschiedlichen Systemen gespeichert sind. Da durch derart automatisierte Prozesse die manuelle Dateneingabe auf ein Minimum reduziert wird, können sich die Mitarbeiter von öffentlichen Einrichtungen anderen wichtigen Aufgaben widmen und so ihre Produktivität und Servicequalität erhöhen. Die in die Adobe-Lösung integrierten Überwachungsfunktionen für Geschäftsaktivitäten (Business Activity Monitoring, BAM) ermöglichen es Verantwortlichen, Rich-Internet-Anwendungen als personalisierte Datenkonsolen einzusetzen. So können sie die Effizienz von Verwaltungsabläufen kontrollieren und fundiertere, konsistentere Entscheidungen treffen. Zuverlässiger, vertrauenswürdiger Informationsaustausch Mit den Lösungen von Adobe können öffentliche Einrichtungen zuverlässige Umgebungen für den sicheren Datenverkehr schaffen und damit die Risiken online abgewickelter Prozesse minimieren. Leistungsstarke Funktionen zur Verschlüsselung, Authentifizierung und digitalen Unterzeichnung stellen sicher, dass vertrauliche Akten während der gesamten Vorgangsbearbeitung zuverlässig geschützt sind. Spezialwerkzeuge für Dokumentenkontrolle und -sicherheit ermöglichen es, Nutzungsrechte auch nach der Verteilung jederzeit zu entziehen. Zudem kann mittels Versionskontrolle festgestellt werden, ob ein Dokument unbefugt geändert wurde. Diese umfangreichen Schutzmechanismen sind eine solide Grundlage für die zuständigkeits- oder amtsübergreifende Zusammenarbeit. So lässt sich mit Adobe-Lösungen beispielsweise die Krisenintervention besser koordinieren, da der Datenaustausch nicht nur schnell, sondern auch unter Wahrung der Vertraulichkeit erfolgt. Lösungskomponenten • Adobe LiveCycle® Enterprise Suite Business Transformation Edition • LiveCycle Forms ES Bezirksgericht Kane County, Illinois, USA: Prozessablauf für Verfügungen im Bereich Opferschutz 1. Initiierung des Antrags 2. Antragsverarbeitung 3. Zertifizierung des Antrags • LiveCycle Barcoded Forms ES PDF • LiveCycle Data Services ES • LiveCycle Reader Extensions ES Gerichtliche Verfügung PDF • LiveCycle Process Management ES Richter @ Stattgabe oder Ablehnung des Antrags und Benachrichtigung des Antragstellers • LiveCycle Rights Management ES Betreuer, Anwalt, Opfer • Adobe Flex™ • Dateneingabe in die Datenbank des Gerichts • Adobe ColdFusion® • Automatische Validierung und Vorbefüllung des Formulars • Adobe Acrobat® Professional • Antragserstellung durch einen Mitarbeiter des Gerichts mithilfe von Adobe LiveCycle PDF Nein Rücksendung des Antrags an Antragsteller, ggf. mit Bitte um Überarbeitung Gesucht Benachrichtigung des Antragstellers • LiveCycle Digital Signatures ES • LiveCycle Output ES 4. Antragsverarbeitung PDF Vollzugsbeamter Ja Hinzufügen der digitalen Signatur und Einreichung der finalen Version Verwaltungsbeamter • Zertifizierung der Verfügung mit offiziellem Stempel • Automatischer Versand einer E-Mail mit Adobe PDF-Dokument im Anhang Datenbank des Bezirksgerichts • Abfrage der nationalen Datenbank gesuchter Personen • Ggf. Eingabe eines neuen Datensatzes Nationale Datenbank gesuchter Personen Durch die Automatisierung manueller Abläufe haben Adobe-Lösungen zur Optimierung der zeit- und kostenaufwendigen Verarbeitung von gerichtlichen Verfügungen beigetragen. Mit Technologie, die auf weltweit verbreiteten Lösungen wie Adobe Reader und Adobe Flash Player basiert, ist Adobe in der Lage, Behörden und andere öffentliche Einrichtungen bei der Erfüllung gesetzlicher Auflagen zu unterstützen – unabhängig von Ort, Zeit und Größe der Teams. Nutzung vorhandener IT-Infrastrukturen Die Technologieplattform von Adobe lässt sich nahtlos in vorhandene Umgebungen integrieren und ergänzt bestehende Strukturen, anstatt sie zu ersetzen. Sie ermöglicht öffentlichen Einrichtungen sofortige Produktivitätszuwächse und bietet gleichzeitig uneingeschränkte Flexibilität und bedarfsorientierte Skalierbarkeit. Auf der Grundlage von standardbasiertem XML, 2D-Strichcode-Technologie und modernen Webservices bietet die Adobe-Plattform eine gemeinsame Infrastruktur für formularbasierte Prozesse und sicheren Datenaustausch zwischen Institutionen. In Kombination mit Lösungen und Dienstleistungen führender Partnerunternehmen in den Bereichen Sicherheit, Datenspeicherung und drahtlose Kommunikation ermöglicht sie die Einbindung von Außenstellen, anderen Behörden und externen Mitarbeitern in die Verwaltungsabläufe sowie die verlässliche Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsauflagen. Moderne Verwaltung – moderne Behörden Weitere Informationen Weitere Informationen zu den AdobeLösungen zur Umstrukturierung von Geschäfts- und Verwaltungsabläufen erhalten Sie unter www.adobe.com/ de/government und beim Adobe Customer Information Center telefonisch unter 0180-230 43 16 (aus D), 0800-29 50 73 (aus A) und 0800-55 51 54 (CH) oder per E-Mail an [email protected]. Adobe Systems GmbH Georg-Brauchle-Ring 58 • D-80992 München Adobe Systems (Schweiz) GmbH World Trade Center • Leutschenbachstrasse 95 • CH-8050 Zürich www.adobe.de, www.adobe.at, www.adobe.ch, www.adobe.com Ganz gleich, für welchen Aufgabenbereich Ihre Behörde oder Institution zuständig ist, die Lösungen von Adobe helfen Ihnen auf verschiedene Weise, Prozesse zu optimieren und messbare Resultate zu erzielen: • Bereitstellung interaktiver Online-Angebote mit intelligenten Dokumenten und Rich-InternetAnwendungen für die Online- und Offline-Nutzung • Beschleunigte Erbringung von Dienstleistungen für Bürger durch das automatische Erfassen und effiziente Austauschen von Daten sowie durch kürzere Genehmigungsprozesse • Schutz und Sicherheit für vertrauliche Informationen dank zertifizierter und authentifizierter Dokumente • Verbesserte Zusammenarbeit durch die Verknüpfung interner und externer Kernsysteme, ohne bestehende Strukturen vollständig zu ersetzen Adobe, das Adobe-Logo, Acrobat, das Adobe PDF-Logo, ColdFusion, Flash, Flex, LiveCycle und Reader sind Marken oder eingetragene Marken von Adobe Systems Incorporated in den USA und/oder anderen Ländern. 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