Etiketten und Co

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Etiketten und Co

3. Seriendruck - Merkblatt
Im Programm Microsoft-Word
RDZ-Wattwil/Compi-Treff/Etikettendruck/Max Stengel – [email protected]
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Im Menü FORMAT Zeichen bearbeiten Sie
anschliessend die Namen so weit, bis sie Ihnen
zusagen.
Auch hier viel Spass und Geduld beim Experimentieren.
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Unter Menü FORMAT Absatzrichtung wählen Sie für jede Spalte die entsprechende Absatzrichtung, so dass auf beiden Seiten nach der Faltung
der Name richtig steht.
Markieren Sie nun beide Spalten mit der rechten
Maustaste. Im Kontextmenü wählen Sie unter
Zellausrichtung die
zentrale Einstellung.
Jetzt können Sie unter Menü EXTRAS Briefe und Sendungen Serienbrieferstellung Briefe.
Jetzt folgen Sie wieder dem
Serienbriefassistenten.
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2.4. Namenkarten
Unter Menü Datei Seite einrichten wählen Sie im erscheinenden Dialogfenster das Seitenformat A4 hoch.
Gleichzeitig setzen Sie alle Ränder auf 0.
Diese Wahl bestätigen Sie mit OK. Die
Fehlermeldung quittieren Sie mit ignorieren.
Unter Menü TABELLE Einfügen Tabelle
öffnen Sie das Dialogfenster zum Einsetzen
einer Tabelle, die Sie benötigen für eine
gefaltete Namenkarte:
Für die Namenkarte mit Seriendruckfunktion
benötigen Sie 2 Spalten und 1 Zeile. So
entsteht eine ganz schmale Tabelle.
Markieren Sie die gesamte Tabelle. Unter
Menü TABELLE Tabelleneigenschaften
öffnen Sie ein Dialogfenster.
Klicken Sie das Register ZEILE an.
Unter Grösse definieren Sie 28.4 cm,
Zeilenhöhe genau.
Diese Einstellungen bestätigen Sie mit OK.
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2.2. Ordnerrücken
2.3. Couverts
Sie wählen unter Menü EXTRAS Briefe und Sendungen Serienbrieferstellung. Wählen Sie im Aufgabenbereich Umschläge.
Folgen Sie jetzt wieder dem Seriendruckassistenten Schritt um Schritt.
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2. Arbeiten mit Seriendruck
2.1. Seriendruck grundsätzlich
Sie können Serienbriefe, Etiketten etc. sehr einfach mit Word für Windows
oder Excel erstellen.
Erfassen Sie Ihre Adressen in einer Wordtabelle (falls es nicht zu viele
sind, sonst wird das im Word manchmal etwas unübersichtlich) oder noch
einfacher in einer Excel-Tabelle.
In einer Excel-Tabelle können Sie ebenso wie in einer Word-Tabelle die
Länge der Postleitzahl selbst bestimmen. Es gibt dafür dort keine Vorschriften.
Sie steuern den Seriendruck dann ganz einfach über den Seriendruckmanager im Word.
Dort erstellen Sie das Hauptdokument (Etiketten oder Serienbrief etc.),
verbinden dann Ihr Hauptdokument mit der Datenquelle (z.B. Ihrer ExcelTabelle, in der Sie die Adressen erfasst haben) und filtern die Datensätze
heraus, die Sie drucken wollen, entweder alle oder nur einzelne.
Das Filtern können Sie entweder über die Nummer des Datensatzes oder
über Abfrage-Optionen im Word-Seriendruckmanager realisieren, z.B. nur
alle Datensätze aus Ihrer Excel-Tabelle, bei denen die Adressaten in Zürich wohnen oder die in den nächsten Tagen Geburtstag haben. PC-Tipp
2.2. Etiketten
Sie wählen unter Menü EXTRAS Briefe und Sendungen Serienbrieferstellung. Dann wählen Sie recht im Aufgabenbereich Etiketten.
Dann klicken Sie im Aufgabenbereich ganz unten: Weiter, das Dokument
wird gestartet.
Jetzt folgen Sie dem Seriendruckassistenten.
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Haben Sie Ihre Wahl mit OK bestätigt, können Sie in der Tabelle die Grösse und Lage noch präzisieren.
Anschliessend kopieren Sie den Namen, ziehen ihn auf die andere Tabellenseite und drehen den ersten Namen am grünen Knopf um 180°, damit
beide Namenzüge aufrecht stehen, wenn die Namenkarte aufgestellt ist.
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Klicken Sie das Register ZEILE an.
Unter Grösse definieren Sie 10.4 cm,
Zeilenhöhe genau.
Diese Einstellungen bestätigen Sie mit OK.
Mit dem Symbolknopf ZEICHNEN öffnen Sie die Symbolleiste Zeichnen unten am Bildschirmrand.
Hier klicken Sie auf WordArt und gelangen zu einem neuen Dialogfenster
mit verschiedensten Schriftarten.
Hier sollten Sie zuerst einfach etwas experimentieren, bis Sie sich für einen Schriftzug entscheiden. Änderungen sind über Rückgängig immer
wieder möglich, sofern Sie noch nicht gespeichert haben.
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1.4. Namenkarten
Unter Menü Datei Seite einrichten wählen Sie im erscheinenden Dialogfenster das Seitenformat A4 quer.
Gleichzeitig setzen Sie alle Ränder auf 0.
Beim Bestätigen mit OK erscheint eine
Fehlermeldung, die Sie mit ignorieren
quittieren.
Unter Menü TABELLE Einfügen Tabelle öffnen Sie das Dialogfenster
zum Einsetzen einer Tabelle, die Sie benötigen für eine gefaltete Namenkarte:
Sie wählen 1 Spalte, 2 Zeilen.
Die damit erzeugten 2 Zeilen entsprechen natürlich
noch nicht unseren Vorstellungen einer Namenkarte.
Die Zeilen sind noch viel zu eng.
Markieren Sie also die gesamte Tabelle. Dann öffnen
Sie unter Menü TABELLE Tabelleneigenschaften
ein neues Dialogfenster.
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Auch jetzt können Sie noch gut Änderungen vornehmen.
Es ist auch möglich, ein Bild oder ein Logo hinzuzufügen über Menü EINFÜGEN Grafik ClipArt / aus Datei.
Fürs Drucken brauchen Sie etwas Geduld und Glück, weil nicht jeder Drucker gleich gut auf Couvert reagiert. Beachten Sie auch, wie Sie die Couverts in den Einzelblatt-Einzug einlegen sollten. Falls der Druck falsch ist,
legen Sie noch ein Couvert - dieses Mal richtig - in den Schacht.
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1.3. Couverts
Jetzt wählen Sie unter
Menü EXTRAS Briefe
und Sendungen Um
schläge und Etiketten.
Ein neues Dialogfenster erscheint. Sie wählen das Register Umschläge. Hier klicken
Sie auf Neues Dokument. Und
Sie erhalten erneut ein Dialogfenster.
Mit der Schaltfläche Optionen öffnen Sie das
Dialogfenster Umschlagoptionen. Da wählen Sie
die Ihrem Couvert entsprechenden Masse aus.
Hier können Sie ebenfalls die Schrift Ihren
Wünschen entsprechend formatieren.
In der Vorschau überprüfen Sie das Ergebnis. Ist
es in Ordnung, dann bestätigen Sie mit OK.
Danach schreiben Sie die Empfängeradresse korrekt ins obere
Feld und klicken auf Zum Dokument hinzufügen. Damit erhalten
Sie ein neues Dokument mit der
richtigen Grösse und der Anschrift.
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Sie markieren die gesamte Tabelle und über das
Menü TABELLE Tabelleneigenschaften gelangen
Sie zum entscheidenden Dialogfenster.
Hier können Sie für jede Tabelle jede gewünschte
Grösse einstellen. In unserem Fall müssen wir im
Register Zeile das Mass auf genau 5 cm einstellen, die im Register Spalte die bevorzugte
Breite auf 14.5 cm einstellen. Mit OK bestätigen –
und die leeren Ordnerschilder für Ordner mit breiten Rücken sind bereit.
Nun können sie mit den üblichen Word-Kniffen die Schilder bearbeiten:
Alle Möglichkeiten dazu sind im Menü FORMAT untergebracht.
Bilder, Logos usw. können übers Menü EINFÜGEN Grafik eingefügt werden.
Viel Spass beim Experimentieren.
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1.2. Ordnerrücken
Das Drucken von Ordnerschildern erfordert grundsätzlich eine zum Schild
passende Tabellenform. Am einfachsten ist folgende Variante:
Sie ziehen aus einem Ordner das Ordnerschild heraus und messen es aus.
Sie erhalten z.B. folgendes Mass: 50 x 145 mm. Also öffnen Sie jetzt das
Microsoft-Programm WORD.
Über das Menü
TABELLE Einfügen Tabelle gelangen
Sie zum entscheidenden
Dialogfenster.
Bei einer Seitenbreite von knapp 21 cm können
Sie nur 1 Ordnerschild von 14,5 cm in der Breite
erstellen und dementsprechend 5 Schilder in der
Höhe.
Also wählen Sie Spaltenzahl 1 und Zeilenzahl 5.
Durch Bestätigen auf OK erhalten Sie nun die
gewünschte Einteilung.
Aber das sieht noch gar nicht nach Ordnerschildern aus. Richtig, wir müssen noch die entsprechenden Masse einstellen:
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Im folgenden Zeichen-Dialogfenster nehmen Sie dann die gewohnten Einstellungen bezüglich Schriftgrösse und Auszeichnung vor.
So steht das Vereinslogo links von der Adresse
Wenn Sie das Vereinslogo lieber links von der Absenderadresse auf Ihren
Etiketten ausdrucken möchten, ist das auch möglich. Es erfordert allerdings ein wenig Handarbeit und Geduld:
1. Führen Sie die Schritte 1. bis 3. der vorangegangenen Schritt-fürSchritt-Anleitung durch.
2. Fügen Sie zwei Leerzeilen vor der Adresse ein. Markieren Sie die Adresse inklusive Leerzeilen, klicken Sie mit der rechten Maustaste
darauf und wählen Absatz aus dem Kontextmenü.
3. Geben Sie als linken Einzug etwa „2 cm“ an, um dort zum Beispiel
ein 1,5 Zentimeter breites Logo zu platzieren. Bestätigen Sie mit Ok.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument.
5. Setzen Sie den Cursor in das erste Etikett, wählen das Menü Einfügen-Textfeld und ziehen vor dem Absender ein Rechteck in der gewünschten Logogrösse auf.
6. Formatieren Sie das Textfeld wie gewünscht, indem Sie es mit der
rechten Maustaste anklicken und Textfeld formatieren aus dem Kontextmenü wählen. Im folgenden Dialogfenster nehmen Sie dann die
passenden Einstellungen vor, zum Beispiel Keine Linie, und die Abstände zum inneren Seitenrand setzen Sie auf „0 cm“.
7. Setzen Sie den Cursor in das Textfeld und rufen Sie Einfügen-GrafikAus Datei auf. Wählen Sie nun Ihr Vereinslogo aus und fügen es ein.
Positionieren Sie es abschliessend an der gewünschten Stelle.
8. Kopieren Sie das Textfeld jetzt und fügen Sie es in alle Adressetiketten des Bogens ein.
Ihr Etikettenbogen ist nun für den Ausdruck bereit.
Aus PC-Tipp.
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1.1.2. Etiketten mit Bild/Logo
Problem: Für die nächste Mitgliederversammlung Ihres Vereins möchten
Sie die Umschläge der Einladungsschreiben gerne mit Ihren Absenderetiketten versehen. Die Absenderetiketten sollen dabei mit dem Vereinslogo
geschmückt werden. Word stellt leider von sich aus keine Funktion bereit,
mit der sich Grafiken oder Bilder auf Etiketten drucken lassen.
Lösung: Mit einem Trick lassen sich trotzdem die gewünschten Absenderetiketten erstellen. Word erlaubt nämlich auch in Etiketten den Einsatz
von Feldfunktionen. Über IncludePicture (Word 2003/2002/2000) bzw.
Einfügen-Grafik (Word 97) lassen sich Bilder oder Grafiken wie folgt in Etiketten einbinden:
1. Bringen Sie zuerst das Vereinslogo in einem Bildverarbeitungsprogramm auf die gewünschte Grösse. Achtung: Über die Feldfunktion
ist keine Skalierung möglich.
2. Wählen Sie das Menü Extras-Briefe und Sendungen-Umschläge und
Etiketten (Word 2003/2002) bzw. Extras-Umschläge und Etiketten
(Word 2000/97), wechseln Sie auf die Registerkarte Etiketten und
stellen Sie über die Schaltfläche Optionen das gewünschte Format
für die Etiketten ein. Bestätigen Sie mit OK.
3. Geben Sie die Absenderadresse im Feld Adresse ein.
4. Setzen Sie dann den Cursor an den Anfang der Adresse und geben
eine Leerzeile ein. Setzen Sie den Cursor in den leeren Absatz. Hier
wird nun das Vereinslogo eingebunden.
5. Drücken Sie die Tastenkombination Strg+F9, um eine Feldfunktion
einzufügen, und geben Sie folgende Anweisung ein. Beachten Sie,
dass Sie die Pfadangabe durch Ihren Pfad zu Ihrem Vereinslogo ersetzen und dass Sie doppelte Backslashes im Pfad verwenden.
6. Word 2003/2002/2000: IncludePicture "C:\\Meine Bilder\\Vereinslogo.tif"
7. Word 97: EinfügenGrafik "C:\\Meine Bilder\\Vereinslogo.tif"
8. Drücken Sie F9, um die Feldfunktion zu aktualisieren und die Grafik
im Feld Adresse zur Kontrolle anzuzeigen.
9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument, um eine einseitige
Vorlage für die Etiketten zu erstellen. Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit, individuelle Anpassungen für den späteren Ausdruck vorzunehmen.
Mit dieser Methode können Sie eine Grafik schnell und leicht auf allen Adressetiketten eines Etikettbogens über oder auch unter der Adresse eintragen.
So formatieren Sie die Absenderangaben
Sie haben die Möglichkeit, Text für Etiketten direkt im Feld Adresse zu
formatieren. Um beispielsweise den Vereinsnamen etwas grösser und fett
zu setzen, markieren Sie ihn und drücken die Tastenkombination Strg+D.
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Etiketten & Co.
Beschriftungen von Etiketten, Namenskarten, Ordnerrücken usw. mit und
ohne Serienbrief, natürlich auch mit und ohne Bilder – geht nicht - gibt’s
nicht!
1. Arbeiten ohne Seriendruck
1.1. Etiketten
Das Drucken von Etiketten erfordert grundsätzlich eine zur Etikette passende Tabellenform. Am einfachsten ist folgende Variante:
Sie haben bereits Etiketten gekauft, z.B. der Firma Zweckform. Auf der
Schachtel steht die Nummer 3424.
1.1.1. Etiketten ohne Bild/Logo
Jetzt wählen Sie unter
Menü EXTRAS Briefe und Sendungen
Umschläge und
Etiketten.
Ein neues Dialogfenster erscheint. Hier
klicken
Sie auf Neues Dokument. Und Sie
erhalten erneut ein Dialogfenster.
Darauf müssen Sie verschiedene
Einstellungen treffen, in unserem Fall
eben Zweckform, Nr. 3424. Mit dem
Bestätigen auf OK verschwindet das neue
Dialogfenster und auf dem alten wählen
Sie jetzt wieder Neues Dokument und eine
neue Seite erscheint mit der genau
passenden Tabellenstruktur für die
gewählte Etikette.
Diese Etikette können Sie jetzt nach Belieben ausfüllen.
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Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
2
1. Arbeiten ohne Seriendruck
3
1.1. Etiketten
3
1.1.1. Etiketten ohne Bild/Logo
3
1.1.2. Etiketten mit Bild/Logo
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1.2. Ordnerrücken
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1.3. Couverts
8
1.4. Namenkarten
10
12
13
2.1. Seriendruck grundsätzlich
13
2.2. Etiketten
13
2.2. Ordnerrücken
14
2.3. Couverts
14
2.4. Namenkarten
15
3. Seriendruck - Merkblatt
17
2
Etiketten – Namenkarten – Ordnerschilder- Couverts
RDZ Wattwil
Etiketten & Co.
alles kein Problem
Kursleitung M. Stengel

Etiketten und Co

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