Thales Avionics automatisiert die Verarbeitung seiner

Softwarelösungen
Thales Avionics automatisiert die Verarbeitung
seiner Lieferantenrechnungen mit EMC Captiva
Zielsetzungen
Die Division Aerospace von Thales, dem führenden Anbieter von Elektroniklösungen für die zivile und
militärische Luftfahrt, ist heute ein unverzichtbarer Partner der Hersteller in der ganzen Welt. Sie nimmt einen
Spitzenplatz bei der Produktion von Flugsteuerungs- und Navigationsausrüstungen für Luftfahrtprogramme
(Airbus), Verteidigungsprogramme (Flugsteuerung, Navigation und Kontrolle von Lenkflugkörpern) oder von
militärischen und zivilen Flotten ein.
Kennziffern
Nummer Eins in Europa
Nummer Drei in der Welt
2,1 Milliarden Euro Jahresumsatz
12.900 Mitarbeiter in 8 Ländern
17 % des Umsatzes wird in F&E investiert
Lösungen
Lösungen zur Verarbeitung der
Lieferantenrechnungen durch die
Verbindung von Digitalisierung
der Dokumente (intelligente
Dokumentenerkennung, automatische
Datenextraktion), Workflow in der
Buchhaltung (Abstimmung, Überprüfung
und Buchung) und Integration in ERP (SAP)
Messung des Rechnungsvolumens
150.000 Lieferantenrechnungen pro Jahr,
d.h. mehr als 300.000 Seiten
Konfiguration
1 Server für die Anwendung
1 Server für die Speicherung der laufenden
Rechnungsimages
1 Scanner Canon 6080
Speicherung und Aufrufen auf einem
hauseigenen EDM-Tool
Die Buchhaltungsabteilung der Division Aerospace von Thales erhält Rechnungen von insgesamt 1.000
Lieferanten. Das sind im Monat mehr als 12.000 Rechnungen mit verschiedenen Belegen und Anhängen.
Thales hatte ein dreifaches Ziel. Zuerst einmal wollte sich das Unternehmen ein Tool zulegen, das die
Rückverfolgbarkeit des Rechnungsflusses vom Rechnungseingang in der Postabteilung bis hin zur
Archivierung gewährleistet. Die Tatsache, dass mehrere Mitarbeiter in Rente gingen und nicht ersetzt
wurden, veranlasste das Unternehmen außerdem dazu, nach einem Weg zu suchen, bei Aufgaben mit
geringem Mehrwert einen erheblichen Produktivitätsgewinn zu erzielen. Davon abgesehen wollte Thales die
vollständige Integration seiner buchhalterischen Abläufe in sein neues, in der Implementierung befindliches
ERP-Softwarepaket SAP/R3 erleichtern.
Das Ziel ist ehrgeizig: die Automatisierung von mehr als 80 % der Verarbeitung der Lieferantenrechnungen
durch die Automatisierung von Dateneingabe und Überprüfung sowie die Reduktion der Bearbeitung von
Papierrechnungen. Thales wollte den Umlauf und die Handhabung der Images der digitalisierten Rechnungen
in Verbindung mit einem elektronischem Workflow zur Überprüfung in der Buchhaltung ausbauen. Das Ziel
bestand darin, eine einzige Plattform zu optimieren, die in der Lage ist, den gesamten Dokumentenfluss
automatisch zu verwalten.
Solution
Die digitale Erfassung der Lieferantenrechnungen der Division Aerospace von Thales erfolgt in einer SAPUmgebung und basiert auf InputAccel for Invoices von EMC Captiva. Dank der Partnerschaft zwischen
Captiva und BasWare, einem Softwarehaus für Workflow im Bereich Buchhaltung, kann Thales eine
integrierte Plattform für die automatisierte Verarbeitung und Verwaltung der buchhalterischen Abläufe
nutzen. Die Plattform übernimmt alle Stufen der Verarbeitung und der Verwaltung, von der Digitalisierung
(Canon Scanner 6080) über die Erfassung, automatische Datenextraktion, die buchhalterische Zuordnung
und Validierung im Hinblick auf die Begleichung bis zur Archivierung und zum Aufrufen der Rechnungen.
Die Rechnungserfassungslösung von EMC Captiva stützt sich auf das Modul Dispatcher, eine innovative
Technologie zur intelligenten Dokumentenerkennung (IDR). Dispatcher analysiert die Dokumente auf drei
unterschiedliche Weisen: grafisch, syntaktisch und ausschließlich anhand der Zeichenketten.
Softwarelösungen
Vorteile
- Erheblicher Produktivitätszuwachs durch die Automatisierung der Dateneingabe und die Tatsache, dass nur
aus dem System ausgeworfene Rechnungen überprüft werden
- Die Rechnungen werden noch am gleichen Tag oder spätestens innerhalb von 48 Stunden verarbeitet
- Einfache Archivierung und erheblich schnelleres Auffinden von Rechnungen
- Reduzierung bzw. Abschaffung von Aufgaben mit geringem Mehrwert (Dateneingabe, Fotokopien, Abstempeln,
interne Post usw.)
- Verbesserung der Servicequalität durch die Überprüfung der Rechnungen im Vorfeld, was die Zuverlässigkeit
der in Echtzeit in SAP R/3 integrierten Daten gewährleistet
- Verbesserung des Cashflow (schnellerer Vorsteuerabzug)
- Senden aller Rechnungen per Mail oder Workflow zur Abzeichnung
- Elektronische Archivierung der Rechnungen (abrufbar über elektronisches Dokumentenmanagement)
- Verbesserung der Bearbeitung von Streitfällen dank einer besseren Rückverfolgbarkeit
- Verbesserung des globalen Follow-up der Lieferanten und der Rechnungsverarbeitung
Etappen des Prozesses zur Erfassung der Lieferantenrechnungen
Rechnungseingang
Papierrechnungen
Anhänge
E-Rechnungen
PDF-Dateien/
E-Mails
Digitalisierung
Klassifizierung
Datenextraktion
Abstimmung
Überprüfung
Weiterleiten
zur
Begleichung
Archivierung
Aufrufen
Content Management Platform
Speicherung
Archivierung
Customer Testimonial
Interview mit Jean-Noël Decraene, Projektleiter, Thales Aerospace
Warum haben Sie sich für die Lösung von EMC Captiva entschieden?
Von den Funktionen her wollten wir eine einzige Lösung, die in der Lage ist, den gesamten Dokumentenfluss zu
verwalten, von der Digitalisierung über die Archivierung bis zum Aufrufen der Rechnungen. Genau das bot uns
die Lösung von EMC Captiva. Davon abgesehen erwies sich die Fähigkeit, unser Projekt von A bis Z zu betreuen,
als ein ausschlaggebendes Entscheidungskriterium. Wir haben auch die Tatsache geschätzt, dass die Teams
sehr gut auf unsere Anforderungen eingegangen sind und engagiert gearbeitet haben.
EMC Captiva
Captiva Software GmbH
Theresienhöhe 12
80339 München
+49 89 189 516 0
www.emc.com/captiva
Welche Bilanz ziehen Sie aus der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung?
Die Bilanz ist eher positiv, obwohl es noch Verbesserungspotential gibt.
Intern wurde die Lösung EMC Captiva von allen unseren Mitarbeitern gut angenommen. Eine gute Organisation
ist sehr wichtig bei einem solchen Projekt. Wir haben uns die Zeit genommen, unsere Mitarbeiter gründlich über
die laufenden und die kommenden Veränderungen zu informieren. Das große Engagement der Captiva-Teams
hat sich auch daran gezeigt, dass unsere Mitarbeiter hervorragend geschult wurden, was eine reibungslose
Anpassung an die Software ermöglichte.
Für die Leitung der Buchhaltung ist es heute sehr wichtig, dass in den Schubladen keine Rechnungen mehr
liegen. Alle Rechnungen liegen in digitaler Form vor!
EMC2, Captiva und Documentum sind
eingetragene Warenzeichen, InputAccel ist ein
Warenzeichen der EMC Corporation. Alle anderen
Warenzeichen die in diesem Sinne genutzt
werden unterliegen den Bestimmungen der
genannten Unternehmen.
© Copyright 2007 EMC Corporation.
Alle Rechte vorbehalten.
Wie sehen Ihre Zukunftspläne aus?
Wir haben eine Automatisierung der Rechnungsverarbeitung von 60 % erreicht, streben aber einen
Automatisierungsgrad von 80 % an. Um diesen Prozentsatz zu verbessern, möchten wir die Syntaxanalyse
von Dispatcher nutzen. Wir denken auch darüber nach, die Lösung InputAccel for Invoices in der gesamten
Gruppe einzuführen oder sogar ein Verarbeitungszentrum mit Informationszugang für alle Tochterfirmen
einzurichten.