DIN 5008 Mustervorlage Geschäftsbrief mit Word

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Dossier: DIN 5008 Mustervorlage Brief
So erstellen Sie einen DIN-gerechten Briefbogen
Seit dem Jahre 2005 regeln vor allen 2 Normen des Deutschen Instituts
für Normung e. V. die Gestaltung von Schriftstücken im
Computerzeitalter: DIN 5008 und DIN 676. Einmal erstellt, können Sie
die entsprechende Wordvorlage für jedes weitere Schriftstück nutzen.
Die tradierten Normen für Geschäftsbriefe waren längst nicht mehr
zeitgemäß. Positionsangaben, die sich an der Arbeit mit Schreibmaschinen
orientieren, sind in Zeiten der Textverarbeitung weniger sinnvoll. Die
DIN 5008 soll in ihrer Neufassung insbesondere die Maschinenlesbarkeit
von Schriftstücken verbessern. Die DIN 676 wird bei der Gestaltung von
Geschäftsbriefen empfohlen und berücksichtigt dabei die in DIN 5008
gemachten Anregungen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie eine Formatvorlage in
Word nach DIN 676 erstellen. Und so geht’s:
1.
Öffnen Sie zunächst ein neues Word-Dokument und legen Sie im
ersten Schritt die Seitenränder fest.
2.
Dazu öffnen Sie das Menü Datei und wählen hier Seite einrichten
aus.
3.
Für den linken Seitenrand definieren Sie 24,1 mm für den rechten
Rand 8,1 mm.
PRAXIS-TIPP: Möglicherweise erhalten Sie von Word später den Hinweis,
dass der rechte Rand sich außerhalb des Druckbereichs befindet. Dies liegt
daran, dass Drucker aus technischen Gründen einen Teil des Randes nicht
bedrucken können. Erhalten Sie die Meldung, vergrößern Sie den rechten
Rand dann soweit, bis die Fehlermeldung nicht mehr auftaucht.
Entscheiden Sie sich
Die Norm selbst geht von 2 Briefarten mit unterschiedlich großen
Briefköpfen aus. In diesem Beispiel werden wir von dem kleinen Briefkopf
ausgehen.
Den Briefkopf selbst können Sie nach eigenen Wünschen gestalten.
Entweder Sie tragen hier die Daten zu Ihrem Unternehmen ein oder greifen
auf bereits bedruckte Briefbögen zurück. Die Norm selbst sieht vor, dass der
Briefkopf maximal 50,8 mm hoch sein soll. Innerhalb dieses Bereichs sind
1
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Herausgeberin Doris
Bader seit zwölf Jahren
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einem großen
Medienunternehmen
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Ihnen keine Gestaltungsgrenzen auferlegt und es werden auch keine
Empfehlungen ausgesprochen.
Der Brief beginnt dann mit dem eigentlichen Anschriftenfeld. Am einfachsten
positionieren Sie dies, indem Sie den oberen Seitenrand festlegen:
•
Öffnen Sie also erneut den Dialog Seite einrichten wie soeben
gezeigt.
•
Im Register Seitenränder legen Sie den Wert für Oben auf 5,08 cm
fest.
•
Verlassen Sie den Dialog mit OK.
So bestimmen Sie das Adressfeld
Der Brief beginnt dann mit dem Anschriftenfeld. Dieses legen Sie am besten
in Form eines Positionsrahmens an:
•
Dazu blenden Sie sich zunächst die Symbolleiste für Formular ein.
Dies erfolgt über Ansicht dann Symbolleisten und Formular.
•
Klicken Sie dort auf den Button Positionsrahmen einfügen. Dies ist
das kleine Symbol, das angedeutete Zeilen und ein kleines
Rechteck zeigt. Ziehen Sie nun einen Rahmen durch Klicken und
Ziehen im Dokument auf.
•
Markieren Sie den Rand des Rahmens mit einem Mausklick und
führen Sie nun einen Rechtsklick aus.
•
Aus dem Kontextmenü wählen Sie nun Positionsrahmen
formatieren aus. Im nachfolgenden Dialog legen Sie nun die Details
des Rahmens nach DIN fest.
•
Das Feld soll laut DIN insgesamt 45 mm hoch sein. Dabei sind
5 mm für den Absender und 40 mm für die eigentliche Anschrift
vorgesehen. Tragen Sie also im Abschnitt Größe unter Höhe 4,5 cm
ein. Im Listenfeld davor markieren Sie den Eintrag Genau.
•
Die DIN-Norm legt die Breite des Anschriftenfelds auf 85 mm fest.
Wählen Sie also im Listenfeld hinter Breite den Wert Genau aus
und tragen Sie als Wert 8,5 cm ein.
•
Nun müssen Sie die Position auf der Seite festlegen. Definiert wird,
dass das Textfeld 20 mm vom linken Blattrand beginnen soll, also
4,1 mm links vom eingestellten Schreibrand. Dazu tragen Sie
innerhalb des Dialogs unter Horizontal im Feld Position den Wert
2 cm ein und markieren im Listenfeld Relativ zu den Wert Seite.
•
Legen Sie die vertikale Position fest. Hier aktiveren Sie den Eintrag
Oben im ersten Listenfeld und markieren unter Relativ zu den
Eintrag Seitenrand. Damit beginnt der Rahmen exakt am oberen
Seitenrand.
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Wandern Sie langsam nach unten
In unseren Abbildungen sind mit Absicht die Rahmenlinien aktiviert. Mit
einem Rechtsklick in Ihren Positionsrahmen und dem Aufruf des Befehls
Rahmen und Schattierungen aus dem Kontextmenü rufen Sie sich den
Dialog auf, über den Sie die Linien ein- und ausblenden können. Wechseln
Sie dort in das Register Rahmen und klicken Sie dort auf den Eintrag Ohne .
Damit haben Sie das Anschriftenfeld hinterlegt. In die erste Zeile des Felds
tragen Sie optional Ihre Absenderadresse ein, sofern auf Ihrem Briefbogen
diese nicht ohnehin bereits enthalten ist. Verwenden Sie hier eine kleine
Schriftgröße (vielleicht 6 oder 8 Punkt).
Darunter schließt sich die Anschrift an. Es folgen zunächst 3 Leerzeilen.
Diese dienen später postalischen Vermerken (wie etwa „Einschreiben“,
„persönlich“ oder Ähnlichem). Es folgt die eigentliche Anschrift. Beim
Schreiben werden diese Vermerke von unten nach oben gefüllt, sodass sich
zur eigentlichen Anschrift keine Leerzeile ergibt. Sind keine Vermerke nötig,
bleiben die 3 Zeilen einfach frei.
Im Anschriftenfeld haben Sie dann 6 Zeilen Platz, um die Adresse zu
erfassen:
-
Firma
-
Ansprechpartner
-
Abteilung
-
Straße/Postfach
-
Postleitzahl und Bestimmungsort
-
ggf. Bestimmungsland
PRAXIS-TIPP: Beachten Sie, dass die bisher gebräuchliche Leerzeile
zwischen Straße bzw. Postfach und Ort entfällt, um die Maschinenlesbarkeit
der Anschrift zu erleichtern.
So erstellen Sie einen eigenen Briefkopf
Möchten Sie einen eigenen Briefkopf verwenden, weil Sie kein
vorgedrucktes Papier nutzen, richten Sie diesen am einfachsten in einer
Kopfzeile ein. Dazu gehen Sie so vor:
•
Wählen Sie aus dem Menü Ansicht den Befehl Kopf- oder Fußzeile.
•
Tragen Sie nun Ihre Absenderangaben in die Kopfzeile ein.
Ausgewogen wirkt etwa die rechtsbündige Ausrichtung der Absätze
oder auch der Mittelachsensatz. Fügen Sie bei Bedarf über die
gewohnten Funktionen auch eine Grafik ein.
•
Verlassen Sie die Kopfzeile mit einem Klick auf den Button
Schließen in der entsprechenden Werkzeugleiste.
Neben dem Anschriftenfeld darf optional ein Informationsblock stehen.
Dieser enthält ergänzende Hinweise. Dazu gehören etwa aktuelle
Ansprechpartner oder auch Hinweise auf vorangegangene Schriftstücke.
Wenn Sie einen solchen Block einsetzen möchten, befindet dieser sich
3
neben dem Anschriftenfeld und ist ebenfalls 45 mm hoch und 105 mm breit.
Hierbei wird der rechte Rand mit eingerechnet!
Statt dieses Informationsblocks können Sie aber auch die klassischen
Datums- und Bezugszeile nutzen. Diese konstruieren Sie am einfachsten
mit einer Tabelle.
Und so geht’s:
1.
Platzieren Sie die Schreibmarke unterhalb des Anschriftenfelds.
Dies sollte etwa bei 9,7 cm vom oberen Blattrand sein.
2.
Wählen Sie nun aus dem Menü Tabelle das Kommando Einfügen
und anschließend Tabelle.
3.
Im nachfolgenden Dialog reduzieren Sie die Zahl der Zeilen auf 2
und entscheiden sich für 3 Spalten, wenn Sie die übliche
Kombination der Leitwörter „Ihr Zeichen/Ihr Schreiben“, „Unser
Zeichen“ und „Datum“ verwenden wollen.
4.
Verlassen Sie den Dialog.
In die erste Zeile der Tabelle tragen Sie nun Ihre Leitworte ein, die Ihnen
die DIN-Norm für Ihren Verwendungszweck freistellt. Auch dort können Sie
eine kleinere Schriftgrößeverwenden. Aber Sie sollten diese nicht kleiner als
10 Punkt wählen.
Damit die Tabelle gut unterhalb des Anschriftenfelds steht, sind noch einige
wenige Änderungen nötig:
•
Klicken Sie in die Tabelle.
•
Führen Sie einen Rechtsklick aus und wählen Sie
Tabelleneigenschaften.
•
Wechseln Sie in das Register Tabelle.
•
Tragen Sie dort in das Feld Einzug von links den Wert -0,41 cm ein.
•
Klicken Sie auf Optionen.
•
Im Feld Links stellen Sie den Wert auf 0.
•
Verlassen Sie beide Dialoge mit einem Klick auf OK.
Auch über die Position der jeweiligen Leitwörter in der Zeile gibt die DINNorm Empfehlungen. So beginnt das Leitwort „Ihr Zeichen“ direkt an der
linken Begrenzung, was Sie durch die gerade vorgenommene Formatierung
erreichen. Das Ergebnis sollte eine sauber unterhalb des Adressblocks
stehende erste Tabellenzelle sein.
Etwa 508 mm von linken Rand beginnt das Feld „Unser Zeichen“, dem
schließt sich etwa das Feld Telefon oder Name an, das dann 101,6 mm vom
linken Rand beginnt und das von der Datumsangabe bei 152,4 mm gefolgt
wird.
Nach 2 Leerzeilen folgt die Betreffzeile, die gefettet erscheint. Die
Schreibmarke sollte etwa bei 11 cm stehen. Tut Sie dies nicht, ist Ihre
Schriftgröße vielleicht etwas groß gewählt. Das vorangestellte Wort „Betreff“
4
der Zeile ist allerdings nunmehr verpönt und obsolet. Nach weiteren 2 Zeilen
startet die Anrede, der wiederum eine Leerzeile folgt, bis dann der Haupttext
erscheint.
Wie auch beim Anschriftenblock selbst sieht die Bezugszeile einfach besser
aus, wenn Sie die Umrandungen der Tabelle selbst ausschalten. Hierbei
können Sie analog des Anschriftenblocks vorgehen.
Sichern Sie, was Sie erstellt haben
Nun können Sie Ihre Arbeit noch als Vorlage abspeichern:
•
Führen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Speichern unter aus.
•
Im nachfolgenden Dialog markieren Sie unter Dateityp den Eintrag
Dokumentvorlage.
•
Entscheiden Sie sich für einen Bereich, in dem Sie die Vorlagen
abspeichern wollen und vergeben Sie einen Dateinamen.
•
Klicken Sie auf Speichern.
Unser Artikel konnte nur die wichtigsten Hinweise der aktuellen Normen
aufnehmen. In unserem Internetnetauftritt stellen wir Ihnen eine aktuelle
Formatvorlage zum Herunterladen zur Verfügung.
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