Medienpost-Folder Abgabe

Medienpost-Folder Abgabe
23.03.2006
15:36 Uhr
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Medienpost: Versand-Service
MEDIENPOST
Bringt Zeitschriften schnell und zuverlässig ans Ziel.
Professionelle Vorbereitung
Effiziente Abwicklung
Zuverlässige Zustellung
Die Post bringt allen was.
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Zuverlässig und flächendeckend:
Der Zeitschriftenversand der Post.
Die Österreichische Post AG ist mit ihrer hochwertigen Logistik-Infrastruktur ein kompetenter Partner für Verlage. Schließlich transportiert die Post im Auftrag ihrer Kunden jährlich
rund 670 Millionen Zeitungen, Sponsoring.Post und Regionalmedien in ganz Österreich.
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Vorteile
Verteilzentren mit High-Tech Sortieranlagen, eine hochmoderne Transportflotte und eine
optimierte Zustellorganisation gewährleisten dabei eines: Qualität durch Schnelligkeit und
Zuverlässigkeit. Denn der effiziente Versand ist für jedes Medium ein wichtiger Erfolgsfaktor.
Zuverlässigkeit durch
langjährige Erfahrung.
Full Service
aus einer Hand.
Jahrzehntelange Erfahrung mit dem Versand von
Printmedien resultieren in einer optimal aufeinander abgestimmten Logistikkette, um die sichere
und schnelle Zustellung von Druckwerken zu gewährleisten. Außerdem engagieren sich täglich
rund 25.200 Post-Mitarbeiter, davon alleine 11.300
in der Zustellung, für einen reibungslosen und effizienten Ablauf.
Die zahlreichen Post-Dienstleistungen und deren
kontinuierliche Weiterentwicklung bieten Verlagen
ein umfassendes Serviceangebot, aus dem genau
jenes Leistungspaket gewählt werden kann, das
auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten ist:
Abholung, Zustellung, Abo-Service, Adressmanagement, Retourenmanagement und vieles mehr.
Flächendeckende
Zustellung.
Die Österreichische Post AG sorgt dafür, dass
Zeitschriften nicht nur in Ballungsgebiete sondern
auch in die entlegensten Regionen Österreichs
transportiert werden. Das gibt Verlegern die Sicherheit, dass Abonnenten ihre Zeitung auch bekommen.
Schnelligkeit durch
optimale Zusammenarbeit.
Dieses Qualitätsmerkmal kann zusätzlich durch die
effiziente Kooperation zwischen Verlagen und der
Österreichischen Post AG verbessert werden. Aus
diesem Grund arbeiten die Mitarbeiter des Geschäftsfeldes Medienpost vom ersten Versandschritt an eng mit den Verlagen und Druckereien
zusammen. Denn gerade in der Versandvorbereitung zählt Teamgeist. In dieser Broschüre finden
Verleger, Druckereien und Lettershops alle wichtigen Informationen, wie Zeitschriften effizient für
den Versand vorbereitet werden.
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Bearbeitungsstufen des
Zeitungsversandes.
Ein Blick hinter die Kulissen der Post-Logistik zeigt, dass bereits in der Druckerei die Grundlage
für einen schnellen Durchlauf der Logistikkette geschaffen wird. Hier werden die Zeitungen
adressiert, gebündelt, palettiert und in das nächste Verteilzentrum geliefert.
16.00
Annahme oder Abholung
18.00
Vorlauf
20.00
Bei Aufgabe in Postfilialen Transport
der Zeitungen zum Verteilzentrum.
Aufgabe/Produktion
1. Verteilzentrum
Annahme in Verteilzentren;
Sortierung nach zuständigem
Verteilzentrum im Zielgebiet.
Hauptlauf
Österreichweite Verknüpfung
der Verteilzentren über LKW.
22.00
02.00
Produktion Verteilzentrum
im Zielgebiet
Sortierung in den Verteilzentren
nach Zustellbasen.
04.00
Nachlauf
06.30
Verteilung
Transport der Sendungen
zu den Zustellbasen.
In der Zustellbasis:
Vorsortierung nach Zustellbezirken.
Gangfolge-Sortierung durch den
Zusteller.
08.00
Zustellung
Zustellung an den Leser.
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Logistik
Nach der Annahme am Großkundenschalter werden die Zeitungen sortiert und – über weitere Verteilzentren – rasch zur Zustellbasis gebracht. Am Ende muss jede Zeitung in einer der 3,9
Millionen Abgabestellen landen und zwar in der richtigen – der des Lesers.
Von der Druckerei
zum Leser.
Die Tageszeitung für Herrn Dobernig in 9020 Klagenfurt wird Dienstag in einer Druckerei in Wien
gedruckt. Erscheinungstag ist Mittwoch.
Die gesamte Auflage wiegt mehr als 700 Kilogramm und wird unverzüglich nach der Versandvorbereitung von der Druckerei in das Briefverteilzentrum Wien eingeliefert. Nach der Annahme am
Großkundenschalter folgt noch in der Nacht der
nächste wichtige Schritt: die regionale Aufteilung
der Bunde nach Verteilzentren.
Anschließend bringt ein eigener LKW die Tageszeitung von Herrn Dobernig gemeinsam mit den
anderen Sendungen, die für die Region bestimmt
sind, ins Verteilzentrum Villach.
Dort werden die Sendungen auf die Zustellbasen
im Zielgebiet verteilt. Die Tageszeitung von Herrn
Dobernig wird der Zustellbasis Klagenfurt zugeordnet und am Mittwoch, zeitig in der Früh zusammen
mit den anderen Zeitungen dorthin transportiert.
In der Zustellbasis werden die Zeitungen schließlich nach Zustellbezirken sortiert.
Mittwoch frühmorgens sortiert der zuständige PostZusteller, Herr Müller, die Tageszeitung von Herrn
Dobernig und andere Sendungen entsprechend
seiner individuellen Gangordnung. Dann startet
Herr Müller zu den Hausbrieffächern und Einzelabgabestellen in seinem Zustellbezirk und stellt Herrn
Dobernig seine Zeitung am Erscheinungstag zu.
Dienstag, 21.30 Uhr:
Versand der Zeitungen
von der Druckerei
Dienstag, 22.00 Uhr:
Auflieferung bei der Großkundenannahme im Briefverteilzentrum Wien
Dienstag, 22.45 Uhr:
Weiterleitung an das ZielVerteilzentrum Villach
Mittwoch, 3.40 Uhr:
Weiterleitung an die
Zustellbasis Klagenfurt
Mittwoch:
Zustellung an den Leser
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Der erste Schritt zum
richtigen Versand.
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Grundsätzlich können nur jene Druckschriften als Zeitung, Sponsoring.Post oder Regionalmedium versendet werden, die bestimmten inhaltlichen (z.B. redaktionelle Berichterstattung) und formalen Voraussetzungen (z.B. Erscheinungsweise) entsprechen.
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Versandarten
Die Charakteristik einer Druckschrift ist dabei ausschlaggebend, von welchen maßgeschneiderten Logistik-Lösungen – d. h. Laufzeiten und kostengünstigen Beförderungsentgelten – Verleger
profitieren können. Voraussetzung dafür ist jedoch der Abschluss eines Vertrages.
Zeitungsversand.
Damit Druckschriften am Zeitungsversand der
Österreichischen Post AG teilnehmen können, müssen sie neben der redaktionellen Berichterstattung
einen Umfang von mindestens vier Seiten je Ausgabe aufweisen und persönlich adressiert sein. Pro
Ausgabe – ausgenommen bei Nachlieferungen –
müssen mindestens 1.000 Stück aufgeliefert werden. Die Erscheinungsweise wiederum definiert die
entsprechende Versandart:
Tageszeitung (mindestens 5 x wöchentlich).
Wochenzeitung (mindestens 12 x im Quartal).
Monatszeitung (mindestens 1 x im Quartal).
Plus.Zeitung (mindestens 4 x jährlich).
Neu ab 1. 1. 2006!
Versand als
Plus.Zeitung.
Zu den Merkmalen einer Plus.Zeitung zählen die redaktionelle Berichterstattung, der Umfang von mindestens 8 Seiten pro Ausgabe und die Mindestmenge von 500 Stück pro Auflieferung (ausgenommen
bei Nachlieferungen). Weiters zeichnet sie sich
durch eine schnelle Laufzeit aus. Die Plus.Zeitung
wird in der Regel spätestens zwei Tage nach Aufgabe im Verteilzentrum ihren Abonnenten zugestellt.
Versand als
Sponsoring.Post.
Wesentlichstes Merkmal der Sponsoring.Post ist
die Herausgebereigenschaft. Wenn diese einem gemeinnützigen Zweck entspricht (Vereine, Religionsgemeinschaften, karitative Organisationen
etc.), dann kann diese Versandart in Anspruch
genommen werden, ohne dass eine periodische Erscheinungsweise erforderlich ist. Hier müssen –
ausgenommen bei Nachlieferungen – mindestens
1.000 Stück pro Ausgabe aufgeliefert werden.
Versand als
Regionalmedium.
Regionalmedien sind nicht adressiert und zeichnen
sich durch ein regionales Verbreitungsgebiet aus.
Sie richten sich somit "an einen Haushalt" und werden an jede Abgabestelle im Zielgebiet verteilt.
Um diese Versandart in Anspruch nehmen zu können, muss ein Regionalmedium mindestens 10 x im
Jahr erscheinen und einen Umfang von mindestens
24 Seiten je Ausgabe haben. Weiters müssen mindestens 400 Stück pro Ausgabe aufgeliefert werden.
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Angaben zum Abschluss
eines Vertrages.
.
Anhand eines Musterexemplares der Druckschrift wird geprüft, ob alle Voraussetzungen
erfüllt sind. Ist dies der Fall, dann erfolgt die "Zulassung" zum Versand als MedienpostProdukt: alle Daten werden EDV-mäßig erfasst, mit dem Medieninhaber wird ein Vertrag abgeschlossen.
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Vertrag
Je nachdem, ob die Druckschrift als Zeitung, Plus.Zeitung, Sponsoring.Post oder Regionalmedium versendet werden soll, sind im entsprechenden Vertragsantrag alle Angaben, die für
den Vertragsabschluss benötigt werden, anzuführen.
Angaben zum Abschluss
eines Vertrages.
Alle Vertragsanträge stehen zum Download unter
www.medienpost.at zur Verfügung.
1
Angabe der Erscheinungsweise (nur beim Versand
von Zeitungen, abhängig von Anzahl der Ausgaben
pro Quartal; ausschlaggebend für Laufzeit und
Höhe des Beförderungsentgeltes).
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Titel der Druckschrift, die zum Versand zugelassen
werden soll (Vertragsgegenstand).
Angaben zum Herausgeber (Name, Adresse, etc.);
dieser bestimmt die grundlegende Richtung einer
Druckschrift. Der Herausgeber ist Ansprechpartner
der Post für zusätzliche Informationen über den
redaktionellen Inhalt.
9
Angaben zum Medieninhaber (Name, Adresse,
etc.); der Medieninhaber ist verantwortlich für das
Inverkehrbringen einer Druckschrift und Vertragspartner der Post.
Verlagspostamt (Benachrichtigungspostamt): jene
Stelle, an die unzustellbare Sendungen retourniert
werden. In der Regel handelt es sich dabei um die
zuständige Zustellbasis.
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Aufgabepostamt (Aufgabe-Verteilzentrum): vertraglich vereinbarte Aufgabestellen – nur hier können Medienpost-Produkte zum Versand angenommen werden, da einzig vertraglich vereinbarte
Aufgabestellen den (elektronischen) Zugriff auf die
Vertragsdaten für die Annahme erhalten.
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Angabe der geplanten Sendungsmenge pro Jahr
und des voraussichtlichen Gewichtes einer Sendung
zur Ressourcenplanung der Post (beim Vertragsantrag für Plus.Zeitungen ist hier zusätzlich die
Anzahl der Ausgaben pro Jahr anzuführen).
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Angabe des gewünschten erstmaligen Versandtermines (erforderlich für die Vertragserstellung
sowie für die Information der Aufgabestellen und
die Freischaltung der Vertragsdaten).
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Stundung: Bezahlung der Beförderungsentgelte
mittels Lastschriftverfahren (Rechnungslegung) –
jedenfalls erforderlich bei Einlieferung der Zeitschriften in ein Verteilzentrum.
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Für einen Neuantrag sind eine Stundungsvereinbarung sowie ein Abbuchungsauftrag für Lastschriften vom Bankinstitut des Medieninhabers
erforderlich.
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Bei gültiger Stundungsvereinbarung für den Versand von Medienpost-Produkten: Angabe der Zulassungsnummer der entsprechenden Druckschrift.
Angabe des Rechnungsempfängers, sofern dieser
vom Medieninhaber abweicht. Nur dann erforderlich, wenn die Entgeltzahlung gegen Rechnungslegung durch einen Dritten (z.B. Lettershop) und
nicht durch den Medieninhaber erfolgt.
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Kleine Hinweise
mit großer Wirkung.
Eine richtige Adressierung gewährleistet die richtige Identifizierung der Abgabestelle des
Empfängers. Denn im Zuge der Umrüstung der Hausbrieffachanlagen kann die Abgabestelle eindeutig nur mehr durch den Straßennamen, die Hausnummer, Stiege und Türnummer definiert
werden. Es ist nämlich nicht garantiert, dass Hausbrieffachanlagen vollständig beschriftet sind.
Richtige Adressierung.
Die richtige Adressierung erleichtert Arbeitsabläufe, beschleunigt diese und ermöglicht effizientes
Sortieren. Können Sendungen zusätzlich noch
maschinell gelesen und bearbeitet werden, verkürzt das die Zustelldauer. Darüber hinaus profitieren maschinenfähige Sponsoring.Post-Sendungen
im Format bis C5, die nicht schwerer als 50 Gramm
und nicht stärker als 5 mm sind, von den niedrigsten Beförderungsentgel†en der Österreichischen
Post AG.
Lesbarkeit.
Auch ermöglicht der richtige Adressaufbau eine
leichtere Lesbarkeit und schnellere Zuordnung.
Dabei ist die Anschrift des Empfängers linksbündig
aufgedruckt und enthält – von oben nach unten
geordnet – den Namen des Empfängers, die
Anschrift des Empfängers (Straße, Hausnummer,
Stiege, Türnummer), die Postleitzahl und den
Bestimmungsort ( jedenfalls erforderlich beim
Versand als Plus.Zeitung).
Richtig:
Max Mustermann
Mustergasse 1
1230 Musterort
Schriftart.
Weiters enthält eine maschinell lesbare Adresse
keine Leerzeilen, verzichtet auf das Länderkürzel
"A-" und verwendet einfache und klare Schrifttypen ohne Serifen (z. B. Arial). Die Schriftgröße ist
mit 2,5 bis 3 mm (ca. 12 Punkt) für Großbuchstaben
ideal. Auf Attribute wie fett, kursiv und Ähnliches
ist zu verzichten. Zwischen den einzelnen Buchstaben soll ein Zwischenraum sichtbar sein, die
Zeichen dürfen nicht "verkleben". Im Bedarfsfall
kann die "Laufweite" (der Abstand zwischen den
Buchstaben) etwas größer eingestellt werden.
Detaillierte Informationen zur maschinellen Lesund Bearbeitbarkeit von Sendungen finden Sie in
der Broschüre "Perfekt adressieren" oder unter
www.business.post.at. Ebenso beantwortet Ihr
Kundenberater gerne weitere Fragen.
Falsch:
Max mustermann
Mustergasse 1
A-1230 Musterort
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Adressierung
Somit ermöglichen die richtige Adressierung und der korrekte Freimachungsvermerk einen
reibungslosen Versand und bringen die Zeitschriften schnell und sicher ans Ziel. Alle Medienpost-Produkte können offen oder in einer Umhüllung (Kuvert, Folie) versendet werden. In
jedem Fall müssen Adresse und Freimachungsvermerk deutlich sichtbar sein.
Korrekte
Freimachungsvermerke.
Der richtige Freimachungsvermerk identifiziert die
Sendung während des gesamten Logistik-Prozesses.
Er gewährleistet, dass Medienpost-Produkte von
jedem Post-Mitarbeiter richtig zugeordnet und unverzüglich weiter bearbeitet werden können.
Aus diesem Grund ist es unbedingt erforderlich,
dass nachfolgende Freimachungsvermerke auf der
jeweiligen Sendung korrekt aufgedruckt sind. Denn
gerade durch diesen kleinen Hinweis heben sich
Zeitschriften von allen anderen Post-Sendungen ab
und kommen termingerecht bei ihren Lesern an. In
der Qualität und mit der Zuverlässigkeit, für die die
Post steht – und das wird von den Abonnenten
wahrgenommen.
Tages-, Wochen- oder Monatszeitungen:
P.b.b.
Vertragsnummer inkl. Produktbuchstabe (T, W, M)
Bezeichnung des Verlagspostamtes
P.b.b.
03Z012345 W
1010 Wien
Plus.Zeitung:
P.b.b.
Plus.Zeitung+Vertragsnummer+Produktbuchstabe (P)
Bezeichnung des Verlagspostamtes
P.b.b.
Plus.Zeitung 05Z067891 P
1010 Wien
Sponsoring.Post:
Österreichische Post AG/Sponsoring.Post
Vertragsnummer inkl. Produktbuchstaben (S)
Bezeichnung des Verlagspostamtes
Österreichische Post AG/Sponsoring.Post
04Z034567 S
1010 Wien
Regionalmedien
Österreichische Post AG/Postentgelt bar bezahlt
RM Vertragsnummer inkl. Produktbuchstabe (K)
Bezeichnung des Verlagspostamtes
Österreichische Post AG/Postentgelt bar bezahlt
RM 01A023456 K
1010 Wien
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Transport ist Bundsache.
Die richtige Fertigung von stabilen Bunden garantiert einen raschen und reibunglosen Transport in das entsprechende Zielgebiet. Auch hier gilt: kleine Hinweise, große Wirkung.
Leitzonenbund:
sortiert nach der ersten Stelle der PLZ.
Leitgebietsbund:
sortiert nach den ersten beiden Stellen der PLZ.
Leitstreckenbund:
sortiert nach den ersten drei Stellen der PLZ.
Ortsbund:
sortiert nach allen Stellen der PLZ.
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Bündelung
Die Bundfertigung beginnt mit der richtigen Sortierung der Adressen: nämlich nach
Postleitzahl und dann nach Straße, Hausnummer, Block, Stiege und Türnummer.
Schneller zum Ziel durch
richtige Bearbeitung.
Wichtigstes Kriterium für die Bündelung ist die
Postleitzahl (PLZ). Je mehr Bunde für einen bestimmten Zielort gefertigt werden können, desto
schneller kommen die Zeitschriften dort an. Denn
diese "Ortsbunde" können direkt, ohne weitere Bearbeitung an die richtige Zustellbasis transportiert
werden. Dort angekommen können die Einzelexemplare schnell dem richtigen Zustellbezirk zugeordnet
werden, und der Post-Zusteller kann seine Exemplare
schnell nach seiner Gangordnung sortieren.
Einfache Bearbeitung.
Darüber hinaus ergibt sich durch die Anzahl der
übereinstimmenden Stellen der Postleitzahl, wie oft
ein Bund weiterverarbeitet werden muss. Außer bei
Ortsbunden, wird der Inhalt von Bunden mehrmals
bearbeitet. Die Bunde werden der nächsten zuständigen Stelle in der Logistikkette zugeordnet und
weitergeleitet. Dort erfolgt der nächste Verarbeitungsschritt, usw. Somit wird, je feiner die Sortierung, weniger Zeit benötigt, bis die Zeitung schließlich im richtigen Briefkasten landet – dem des
Empfängers.
Der optimale Bund.
Nachdem Bunde somit schneller als Einzelexemplare verarbeitet werden können, müssen mindestens 10 Exemplare zu einem Bund zusammengefasst werden (Ausnahme: mindestens 5 Stück bei
einem Sendungseinzelgewicht über 500 Gramm).
Weiters darf aus ergonomischen Gründen ein Bund
nicht schwerer als 10 kg sein.
Die weitere Sortierung.
Aufgrund der Bundmaße (Mindesthöhe 2 cm, max.
Höhe: 23,5 cm) ist es möglich, dass nicht alle Exemplare für einen Zielort zu einem Ortsbund zusammengefasst werden können. Aus den übrigen
Exemplaren, bei denen die ersten drei Stellen der
Postleitzahl ident sind, werden – außer bei
Plus.Zeitungen – Leitstreckenbunde gefertigt.
Reicht die Anzahl auch dafür nicht aus, werden die
restlichen Exemplare als Leitgebietsbunde (Übereinstimmung der ersten beiden Stellen der PLZ),
anschließend als Leitzonenbunde (Übereinstimmung der ersten Stelle der PLZ) gefertigt.
Plus.Zeitungen und Regionalmedien.
Beim Versand von Plus.Zeitungen ist darauf zu achten, dass die Bündelung nur nach Zielort (Ortsbund), Leitgebiet und Leitzone erfolgt. Regionalmedien, da unadressiert, sind in Ortsbunden zu je
50 oder 100 Sendungen gegliedert, aufzuliefern.
Schutz durch Stabilität.
Beim Transport wird ein Bund stark beansprucht.
Deshalb sollte sich ein Bund für den Transport eignen und sehr stabil gebunden sein. Das wird durch
eine Kreuzverschnürung erreicht. Bei sehr weichen
oder dünnen Bunden empfiehlt sich eine zusätzliche
Kartonversteifung oder Folienumhüllung um die
Zeitschriften zu schützen.
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23.03.2006
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Bundzettel – wer gut angeschrieben
ist, kommt besser voran.
Wenn der Post-Mitarbeiter den Inhalt des Bundes und das Zielgebiet leicht identifizieren kann,
wird er der richtigen Weiterverarbeitung rasch zugeführt.
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Bundzettel
Bundzettel sind vom Absender beizustellen. Diese können auch mittels eigenen EDVProgrammen hergestellt werden, sofern alle benötigten Angaben enthalten sind.
Checkliste für einen
korrekten Bundzettel.
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Titel der Druckschrift.
2
Angaben zum Medieninhaber (Name, Adresse).
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Zulassungsnummer (Vertragsnummer)
der Druckschrift.
4
Versandart (Tages-, Wochen-, Monatszeitung,
Plus.Zeitung, Sponsoring.Post, Regionalmedien).
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Aufgabedatum.
6
Postleitzahl des Aufgabeortes.
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Anzahl der im Bund enthaltenen Sendungen.
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Produktbezeichnung.
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Postleitzahl des Zielgebietes ( je nach Bundart: des
Ortes, der Leitstrecke, des Leitgebietes, der
Leitzone; abhängig von der erforderlichen Bündelung).
Für Regionalmedien sind zusätzlich erforderlich:
die Gesamtanzahl der Bunde für die Postleitzahl,
die Gesamtstückzahl der Sendungen für die
Postleitzahl, der Leitcode, der Identcode, die
Zielgruppe.
Bunde - richtig gekennzeichnet.
Für Bunde gilt, was für alle Postsendungen gilt: sie
müssen richtig adressiert sein. Damit jeder Bund
sein Ziel zuverlässig erreicht, muss er mit einem
eigenen Bundzettel gekennzeichnet werden.
Auf diesem sollte das Ziel gut sichtbar angebracht
sein, damit es zu keinen Fehlleitungen, wie z.B. an
eine falsche Zustellbasis, kommt.
Format.
Idealerweise hat der Bundzettel das gleiche Format
wie die Zeitschrift, mindestens jedoch das Format
DIN A5 (210 x 148 cm).
Abkürzungen.
Um die Verarbeitung durch die Post zu beschleunigen und Verwechslungen auszuschließen, muss
jeder Bundzettel die Produktbezeichnung (TZ, WZ,
MZ, Plus.Zeitung, SPON oder RM) tragen. Ein Fehlen
dieser Angaben führt zu Mißverständnissen und
erschwert die Weiterverarbeitung.
Verschnürung.
Zu beachten ist, dass die Angaben auf dem Bundzettel jedenfalls auch bei entsprechender Verschnürung des Bundes gut sichtbar sind.
Plus.Zeitung.
Bundzettel für Plus.Zeitungen sind im Querformat
zu erstellen. Vorlagen für Bundzettel stehen unter
www.medienpost.at zum Download bereit.
Medienpost-Folder Abgabe
23.03.2006
15:36 Uhr
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Auf die Paletten, fertig, los!
Es lohnt sich die Bunde auf Paletten zu schlichten, wenn das Sendungsaufkommen entsprechend hoch ist. So können die Zeitschriften effizient transportiert werden.
Vom Bund zur Palette.
Die gefertigten Bunde sind lose oder auf tauschfähigen EURO-Paletten im Verteilzentrum einzuliefern. Aus Gründen des Umweltschutzes werden
nur Mehrwegpaletten angenommen. Im Gegenzug stellt die Österreichische Post AG entsprechende Paletten zur Verfügung.
Die Fertigung von Paletten ist vom Sendungsaufkommen abhängig. Ist die Menge ausreichend
groß oder die regionale Verbreitung sehr stark,
empfiehlt sich die Bildung von Ortspaletten (Übereinstimmung aller vier Stellen der PLZ). Ist Wien
das Zielgebiet (Leitzone 1), so sind in jedem Fall
Ortspaletten zu fertigen.
Zuordnung nach Leitgebieten.
In den meisten Fällen ist auch die Fertigung von
Paletten nach Leitgebieten (ersten zwei Stellen der
PLZ sind ident) sinnvoll. Hier erfolgt die Aufteilung
der Bunde nach Zielorten erst gegen Ende des
Logistikprozesses. Eine Ausnahme bilden die Leitgebiete 33 und 89. Da diese unterschiedlichen
Verteilzentren zugeordnet sind, ist es erforderlich
Leitstreckenpaletten zu bilden.
Palettierung nach Verteilzentren.
Sind zu wenige Bunde für eine Palettierung nach
Leitgebieten vorhanden, ist eine Verteilzentrumspalette zu bilden. Hier werden in der Regel die
Sendungen für mehrere Leitgebiete bearbeitet,
Bunde entsprechend den unterschiedlichen
Zielgebieten neu aufgeteilt und an die Zustellbasen geliefert. Werden hingegen Leitgebiete ver-
schiedener Verteilzentren auf einer Palette zusammengefasst, ist ein zusätzlicher Verteilvorgang
erforderlich und führt zu Verzögerungen.
Restmengen.
Für den Fall, dass Bunde überbleiben sollten, können diese zu einer Palette zusammengefasst werden. Dabei ist zu beachten, dass "Restpaletten"
zahlreiche Verteilvorgänge auslösen. Hier müssen
schließlich die Bunde bereits im ersten Verteilzentrum neu verteilt werden.
Zeit sparen.
Wieder zeigt sich: je feiner die Sortierung, desto
mehr Bearbeitungsschritte entfallen – es wird Zeit
gespart. Dabei kommt es auch auf die richtige
Zuordnung an. Wenn z.B. ein Leitgebietsbund bei
der Fertigung versehentlich auf einer Ortspalette
landet, wird es zu Verzögerungen in der Laufzeit
kommen. Zeitungsexemplare, die von anderen
Zustellbasen verteilt werden, müssen wieder dem
zuständigen Verteilzentrum retourniert und von
dort zu den richtigen Stellen transportiert werden.
Solche Fehlleitungen können mit der richtigen
Palettierung leicht vermieden werden.
Maße und Gewicht.
Noch eines ist wichtig: eine Palette soll nicht
schwerer als 700 kg sein und die maximale Höhe
von 1,40 m nicht überschreiten.
Den aktuellen Palettierungsplan, sowie weitere
Informationen zur richtigen Palettierung, erhalten Sie bei Ihrem Kundenberater oder unter
[email protected].
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23.03.2006
15:36 Uhr
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Versandvorbereitung
Und je besser und feiner die Sortierung, desto weniger Stationen auf dem Weg zum Leser!
Der Durchlauf der Logistikkette wird nicht für weitere Bearbeitungsschritte unterbrochen.
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Richtige Kennzeichnung.
2
Die richtige Kennzeichnung, idealer weise auf allen
vier Seiten der Palette, führt zum Ziel. Und je leichter der Palettenzettel und die erforderlichen
Angaben erkennbar sind, desto effizienter kommt
die Palette ans Ziel.
Dies sollte auch berücksichtigt werden, wenn die
Palette zur Erhöhung der Transportfähigkeit bzw.
zum Schutz mit Folie umhüllt ist. Wichtig für eine
Erleichterung der Post-Bearbeitung ist, sofort
erkennen zu können:
3
4
1
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wer ist der Absender,
was beinhaltet die Palette,
wohin soll die Palette transportiert werden.
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Format und Beschriftung.
Für Palettenzettel gilt eine Mindestgröße von DIN
A4 (21 x 29,7cm). Die Beschriftung muss Angaben
über den Absender, zu den Sendungen und dem Bestimmungsort (Ort, Leitgebiet oder Verteilzentrum)
beinhalten.
5
1
Angaben zum Medieninhaber.
2
Titel der Druckschrift.
3
Versandart (Tages-, Wochen-, Monatszeitung, etc.).
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Bestimmungsort: 1010 Wien (Ortspalette).
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Bestimmungsort: z.B. VZ 4000 (Verteilzentrumspalette): Alle Bunde der Leitgebiete bzw. Leitstrecken, die dem VZ 4000 zugeordnet sind.
Medienpost-Folder Abgabe
23.03.2006
15:36 Uhr
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Optimale Vorbereitung
führt zum Erfolg.
Sind die Zeitschriften richtig für den Versand vorbereitet, folgt der nächste Schritt: die Aufgabe.
Hier lohnt es sich, große Sendungsmengen direkt in einem Verteilzentrum aufzuliefern. Genau
dafür sind diese Verteilzentren ausgerüstet.
Medienpost-Folder Abgabe
23.03.2006
15:36 Uhr
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Aufgabe
Auch beim Annahmeprozess kann bereits Zeit gespart werden. Eine einfache Rechnung: sind
alle Unterlagen korrekt vorbereitet und beinhalten sie die erforderlichen Angaben, können die
aufgelieferten Printmedien angenommen, schnell weitergeleitet und richtig abgerechnet werden.
1. Die Aufgabe.
Nachdem die Printmedien optimal für den Versand
vorbereitet sind, werden große Sendungsmengen
direkt in ein Verteilzentrum eingeliefert. Wesentlich ist, dass die gewünschten "Aufgabestellen" vor
dem erstmaligen Versand der Zeitschriften vertraglich vereinbart worden sind. Andernfalls kann der
Post-Mitarbeiter nicht auf die EDV-mäßig erfassten
Daten zugreifen, eine Annahme der Druckschriften
zum Versand ist nicht möglich. Somit ist auch bei
einem geplanten Wechsel der "Abgabestelle" frühzeitig eine neue vertragliche Vereinbarung zu treffen. Nur dann sind zum erforderlichen Zeitpunkt
alle Daten für die Annahme von Printmedien verfügbar.
Am Großkundenschalter in Verteilzentren werden
Sendungen nur gegen Rechnungslegung zum
Versand angenommen, eine Barzahlung ist nicht
möglich.
Annahme.
Grundsätzlich gilt, dass Zeitschriften zwischen
8.00 Uhr und 18.00 Uhr beim vertraglich vereinbarten Verteilzentrum aufgeliefert werden können.
Die Einhaltung der Schlusszeiten ist unbedingt
erforderlich, insbesondere bei Plus.Zeitungen, die
ja zwei Tage nach Einlieferung beim Leser eintreffen sollen.
Für Tageszeitungen gelten spezielle Schlusszeiten.
Schließlich handelt es sich hierbei um besonders
zeitsensible Printmedien, die am Erscheinungstag
Lesern in ganz Österreich zugestellt werden.
Aviso.
Sollte es sich um ein Sendungsaufkommen von
über 100.000 Stück handeln, empfiehlt es sich,
zumindest 5 Werktage (ausgenommen Samstag)
vor dem geplanten Aufgabetermin die Menge dem
zuständigen Kundenberater oder per E-Mail an
[email protected] zu avisieren. Es
wird dann alles in die Wege geleitet, damit am Tag
der Einlieferung notwendige Ressourcen für die
Weiterverarbeitung zur Verfügung stehen.
Distributionsplan.
Um logistische Prozesse für den Versand eines zeitsensiblen Printmediums zu optimieren, lohnt es
sich ebenso, im Rahmen des Vertragsabschlusses
einen Distributionsplan zu übermitteln, der Erscheinungstage, Sendungsmenge, voraussichtliches Sendungseinzelgewicht etc. beinhaltet, und
diesen jährlich zu erneuern. Beim Versand von
Regionalmedien ist ein Distributionsplan jedenfalls
erforderlich.
Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem
Kundenbetreuer. Alle erforderlichen Unterlagen
bzw. Vorlagen finden Sie ebenso im Internet unter
www.medienpost.at.
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2. Die Annahme.
Im Rahmen des Annahmeprozesses wird geprüft, ob alle erforderlichen Versandpapiere vollständig vorhanden und die Sendungen richtig für den Versand vorbereitet sind. Ebenso wird
anhand des Belegexemplares kontrolliert, ob die in den Unterlagen angeführten Angaben
korrekt sind.
Medienpost-Folder Abgabe
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Annahme
Schließlich werden die Beförderungsentgelte auf Basis dieser Angaben ermittelt und die
Annahme bestätigt. Fehlen jedoch wichtige Informationen oder Vorleistungen im Rahmen
der Versandvorbereitung, können die Printmedien erst nach entsprechender Klärung mit dem
Absender für den Versand übernommen werden.
Effiziente Abwicklung
durch richtige Vorbereitung.
Bei der Auflieferung in ein Verteilzentrum, ebenso
wie bei der Aufgabe in einer Postfiliale sind verschiedene Unterlagen erforderlich, um die Sendungen annehmen und abrechnen zu können.
Ausschlaggebend für die Berechnung der Beförderungsentgelte sind dabei u.a. die Versandart
(Tages-, Wochen-, Monatszeitung etc.) und das
Gewicht. Aus diesem Grund werden folgende
Unterlagen benötigt:
Belegexemplar.
Aufgabeliste.
Streuplan beim Versand von Sponsoring.Post und
Regionalmedien.
Aufgabeliste.
In der Aufgabeliste ist detailliert anzuführen, welches Medienpost-Produkt in welcher Menge versendet wird und wie schwer ein Einzelexemplar ist.
Bei der Gewichtsermittlung der Zeitschrift (Trägermedium) sind Eigenbeilagen zu berücksichtigen.
Bei Beilagen, die nicht im ausschließlichen Interesse des Herausgebers versendet werden, handelt
es sich um Fremdbeilagen.
Zu beachten ist, dass Fremdbeilagen bei Zeitungen
in Summe nicht schwerer sind, als das Trägermedium (inklusive Eigenbeilagen). Bei Regionalmedien beträgt das Höchstgewicht insgesamt 200
Gramm, während bei Sponsoring.Post-Sendungen
keine Fremdbeilagen zulässig sind.
Streuplan.
Bei Regionalmedien und Sponsoring.Post-Sendungen wird zusätzlich ein Streuplan benötigt, in dem
detailliert anzugeben ist, welche Stückzahl wohin
versendet wird. Alle Angaben werden elektronisch
erfasst und das entsprechende Beförderungsentgelt ermittelt.
Bezahlung oder Rechnungslegung.
Werden die Sendungen in einer Postfiliale aufgegeben, ist das Entgelt grundsätzlich sofort bar zu
bezahlen. Bei der Auflieferung im Verteilzentrum
erfolgt die Abrechnung hingegen im Lastschriftverfahren. Hierfür ist eine gesonderte Vereinbarung, die so genannte Stundungsvereinbarung,
erforderlich. In der Regel wird monatlich eine
Rechnung erstellt, in der alle Einlieferungen in diesem Zeitraum abgerechnet werden. Im Falle, dass
die Rechnung nicht durch den Medieninhaber , sondern z.B. von der Druckerei gezahlt werden soll, ist
dies ebenso vor Einlieferung bekanntzugeben
(Formblatt: Angaben zur Zahlung über anderen
Zahler).
Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem
Kundenbetreuer oder im Internet unter
www.medienpost.at.
Medienpost-Folder Abgabe
23.03.2006
15:36 Uhr
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3. Korrekte Versandpapiere.
Sind alle Versandpapiere vollständig und richtig ausgefüllt, können die Beförderungsentgelte
korrekt ermittelt und etwaige Reklamationen von vornherein vermieden werden.
Aufgabeliste.
1
Versandart (Tages-, Wochen-, Monatszeitung, etc.).
2
Laufende Nummer.
4
3
Postleitzahl der Aufgabestelle.
6
4
Datum der Aufgabe.
5
Angaben zum Medieninhaber.
6
Angabe der SAP-Kundennummer
(erhältlich beim zuständigen Kundenbetreuer).
7
Angabe des Rechnungsempfängers, sofern vom
Medieninhaber abweichend (Regulierer).
8
Titel der Druckschrift.
9
Ausgabenummer der Druckschrift.
10
Zulassungsnummer.
11
Erscheinungsweise (nur beim Versand von Tages-,
Wochen- oder Monatszeitungen erforderlich).
12
Angabe der Stückzahl sowie des Sendungseinzelgewichtes für das Trägermedium (inkl. Eigenbeilagen) bzw. der Fremdbeilagen. Bei Regionalmedien
ist zusätzlich die Mengenangabe je Zielgebiet, bei
Sponsoring.Post-Sendungen je Bundart erforderlich (siehe Vorlagen).
1
2
3
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Vorlagen der Aufgabelisten aller MedienpostProdukte stehen unter www.medienpost.at zum
Download bereit.
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Versandpapiere
4. Richtige Abrechnung.
Bei Auflieferungen in Logistikzentren erfolgt die Abrechnung der Beförderungsentgelte im
Lastschriftenverfahren, eine Rechnung wird erstellt.
Rechnung.
Seite 1.
1
1
Rechnungsempfänger.
2
SAP-Kundennummer des Zahlers.
3
SAP-Kundennummer des Medieninhabers.
4
Postleitzahl der Aufgabestelle.
5
Abrechnungszeitraum (in der Regel monatlich).
6
Angabe des Medienpost-Produktes und der Nettoentgelte sowie Umsatzsteuer.
7
Klassifizierung der Umsatzsteuer.
8
Angabe des Brutto-Rechnungsbetrages.
2
3
4
5
6
7
Seite 2.
8
9
Rechnungsnummer.
10
Stückzahl der Sendungen bzw. etwaiger Fremdbelagen.
11
Sendungseinzelgewicht in Gramm.
12
Zulassungsnummer.
13
Titel der Druckschrift.
14
Ausgabe der Druckschrift.
15
Grundpreis: Entgelt pro 1.000 Stück der jeweiligen
Gewichtsstufe (bei Plus.Zeitungen und Regionalmedien pro 100 Stück).
7
9
13
10 11
12
16
14
15
16 Angabe der Nettoentgelte, exkl. Umsatzsteuer.