Konfiguration des maxx PDFMailer Standard 1 Einstellungen

Konfiguration des maxx PDFMailer Standard
1 Einstellungen
maxx PDFMAILER können Sie auf Ihre Anforderungen abstimmen. Wenn Sie im Hauptfenster
von maxx PDFMAILER auf "Einstellungen nach Maß!!" klicken, wird der Eigenschaften-Dialog
des aktuell gewählten maxx PDFMAILER Druckers geöffnet. Sie können beliebig viele maxx
PDFMAILER Drucker anlegen und jeden einzelnen unterschiedlich konfigurieren! Nach der
Installation steht zunächst der Drucker "maxx PDFMAILER Professional" bzw. maxx PDFMAILER Standard" zu Verfügung (je nach dem, welche Lizenz Sie erworben haben).
So fügen Sie einen neuen maxx PDFMAILER Drucker hinzu:
1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Drucker" und dann auf "Hinzufügen".
3. Der Dialog "Drucker hinzufügen" wird geöffnet.
4. Vergeben Sie einen Namen und klicken auf <OK>. (z.B. wie auf der nächsten Seite angeführt einen Namen, an dem Sie eindeutig die Funktion des Druckers erkennen.)
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5. Der Drucker wird angelegt und erscheint im Menü "Drucker".
So wählen Sie einen Drucker zum Anpassen der Eigenschaften aus:
1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Drucker".
Im oberen Teil der Menütafel werden alle verfügbaren maxx PDFMAILER Drucker angezeigt.
2. Klicken Sie auf den Drucker, dessen Einstellungen geändert werden sollen.
Der gewählte Drucker erscheint in der Titelleiste des maxx PDFMAILER Hauptfensters.
So entfernen Sie einen Drucker:
1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Drucker".
Im oberen Teil der Menütafel werden alle verfügbaren maxx PDFMAILER Drucker angezeigt.
3. Aktivieren Sie den Drucker, den Sie entfernen möchten, mit einem Mausklick auf den
Druckernamen.
4. Klicken Sie erneut im Hauptmenü auf "Drucker" und dann auf "Entfernen".
5. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit <Ja>, wenn Sie den Drucker mit allen Einstellungen entfernen möchten. Klicken Sie auf <Nein>, um den Vorgang abzubrechen.
Export der Einstellungen
Alle Einstellungen eines maxx PDFMAILERS Drucker können in einem File exportiert werden,
damit bei einem eventuellen Systemabsturz die Einstellungen einfach wiederherzustellen
sind.
1. Klicken Sie im Hauptmenü auf "Einstellungen" und dann auf "Export".
2. Hier kann nun ein Pfad gewählt werden, unter dem die gespeicherten Einstellungen zu
finden sind.
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Import der Einstellungen
Um alle Einstellungen wiederherzustellen, können die exportierten Einstellungen importiert
werden.
1.Klicken Sie im Hauptmenü auf "Einstellungen" und dann auf "Import".
2. Hier kann nun ein Pfad gewählt werden, unter dem die gespeicherten Einstellungen zu
finden sind.
Ändern der Optionen
Klicken Sie im Hauptmenü auf "Extras" und dann auf "Optionen".
Hier kann nun das Add-In in die Microsoft Office Produkte Word, PowerPoint und Excel aktiviert bzw. deaktiviert werden.
Des weiteren kann die Option zur Verarbeitung von "aus Word und Excel internen Inhaltsverzeichnissen und Links" gesetzt werden.
Über die Funktion "Wählen Sie einen Drucker" kann der Drucker gewählt werden, welcher
über das Office Add-In angesprochen werden soll.
Über die Registerkarte "Allgemein" kann die Art der Verlaufsanzeige gewählt werden, welche
bei der Verarbeitung von Druckaufträgen vom maxx PDFMAILER angezeigt wird.
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So konfigurieren Sie den aktuell gewählten maxx PDFMAILER Drucker:
1. Klicken Sie im Hauptfenster von maxx PDFMAILER auf "Einstellungen nach Maß!!". maxx
PDFMAILER öffnet den Dialog "Eigenschaften von ... <Druckername>".
1.1 Ausgabe
In dieser Karteikarte können Sie die Ausgabeoptionen für PDF-Dokumente festlegen.
Ausgabedialog vor jedem Druckauftrag öffnen
Aktiveren Sie den Status dieses Feldes þ, um vor jedem Druckauftrag ein Dialogfenster zum
Verändern der Datei- und Druckeinstellungen zu öffnen.
Hinweis:
Wenn Sie DRUCKAUFTRÄGE SAMMELN aktivieren, ist das Öffnen des Ausgabedialogs automatisch aktiviert.
Eine E-Mail mit dem erstellten Dokument als Anhang erstellen
Wenn Sie das erstellte PDF-Dokument als E-Mail versenden wollen, aktivieren Sie den Status
dieses Feldes þ.
Anwendung RZA-Software:
Versand von Formularen (Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungn, usw.) auf Knopfdruck
per E-Mail.
Das erstellte Dokument im Dateisystem speichern
Soll das erstellte PDF-Dokument gespeichert werden, aktivieren Sie diese Option þ.
Tipp:
Sie können ein erstelltes PDF-Dokument als E-Mail versenden und gleichzeitig im Dateisystem speichern, wenn Sie beide Optionen aktivieren þ.
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Weblinks verarbeiten
Enthält Ihr Dokument Verweise zu einer Website (Weblinks), so können diese in das PDFDokument als Web-Verknüpfung übernommen werden.
Druckaufträge sammeln
Sammelt die erstellten PDF-Dokumente in einem Stapel. Im Ausgabedialog können Sie die
gesammelten PDF-Dokumente auswählen, versenden und/oder speichern.
Hinweis:
Der Ausgabedialog muss solange geöffnet bleiben, bis alle gewünschten PDF-Dokumente
erstellt wurden.
Anwendung RZA-Software:
Aktivieren Sie die Einstellung <Druckaufträge sammeln> und Sie können auf einfachste
Weise Auswertungen der RZA-Lohn, RZA-Fibu und RZA-Fakt gesammelt per Email übermitteln und ggf. auch gleich archivieren. Es können z.B. Lohnkonten, Erlösübersichten, Rechnungslisten usw. gesammelt werden und in einem E-Mail versendet werden. Für jedes gedruckte Dokument wird ein eigenes PDF-File erstellt.
Für jeden Druckauftrag eine separate E-Mail erstellen
Für jedes im Ausgabedialog gesammelte PDF-Dokument wird bei Aktivieren þ dieser Option eine separate E-Mail erstellt. Bleibt diese Option deaktiviert, werden alle gesammelten
und markierten PDF-Dokumente mit einer einzigen E-Mail versendet.
Hinweis:
Diese Option ist nur verfügbar, wenn DRUCKAUFTRÄGE ZUSAMMENFASSEN deaktiviert ist!
Druckaufträge zusammenfassen
Wollen Sie die im Ausgabedialog gesammelten PDF-Dokumente zu einem einzigen
PDF-Dokument zusammenfassen, aktivieren Sie den Status þ dieses Feldes.
Anwendung RZA-Software:
Wird diese Einstellung aktiviert, so werden alle gedruckten Formulare in einem einzigen PDFDokument zusammengefasst. Es wird somit ein PDF-File erstellt, auf welchem z.B. auf der
ersten Seite z.B.- das gedruckte Lohnkonto, auf der zweiten Seite die Erlöseübersicht usw.
zu finden sind.
1.2 Komprimierung
In den meisten Fällen reichen die Standardkomprimierungseinstellungen des PDFMAILERS
aus, um effiziente PDF-Dateien zu erzeugen. Innerhalb dieser Karteikarte können Sie die
Komprimierungseinstellungen ändern oder die Komprimierung deaktivieren, wenn die Größe
der PDF-Datei keine Rolle spielt. Durch das Komprimieren von Text- und Vektorgrafiken so
wie von Bitmap-Bildern können Sie die Größe der PDF-Datei wesentlich reduzieren. Die Qualität der Bilder wird durch die Komprimierung aber beeinträchtigt. Je höher die Komprimierung, desto kleiner ist die PDF-Datei und schlechter die Qualität der Bilder.
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Folgende Einstellungen sind möglich:
Grafik komprimieren
Aktivieren Sie diese Option þ, um Grafiken zu komprimieren. Durch Komprimieren von Grafikdateien kann die Größe einer PDF-Datei, abhängig von der gewählten Einstellung, wesentlich verringert werden.
Farbbilder
Wählen Sie eines der folgenden Komprimierungsverfahren für Farb- und Graustufenbilder:
Keine
JPEG leicht
JPEG mittel
JPEG stark
ZIP
Schwarzweißbilder
Wählen Sie eine der folgenden Komprimierungsverfahren für Schwarzweißbilder:
Keine
CCITT Gruppe 3
CCITT Gruppe 4
ZIP
Run Length
Um die Standardeinstellung wiederherzustellen, klicken Sie auf den Button <Standard>
1.3 Schriftarten
PDFMAILER ermöglicht das Einbetten von True Typ und und Open Type-Schriftarten in PDFDokumente. Bei Schriftarten, die nicht eingebettet werden, wird nur die Fontbeschreibung in
das Dokument aufgenommen. Wird das PDF-Dokument auf einem PC geöffnet, auf dem die
Schriftart nicht zur Verfügung steht, wird die Schriftart nach der dazu passenden Beschreibung simuliert.
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Sie haben die Möglichkeit, einzelne Schriftarten (Fonts) stets einzubetten oder nie einzubetten. Desweiteren können Sie auch alle in einem Dokument verwendeten Schriftarten in das
PDF-Dokument einbetten. Weiterhin kann maxx PDFMAILER nur die Untergruppen einer
verwendeten Schriftart einbetten.
Alle Schriftarten einbetten
Um alle in einem Dokument verwendeten Schriften einzubetten, aktivieren þ
rollfeld ALLE SCHRIFTARTEN EINBETTEN.
Sie das Kont-
Nur bestimmte Schriftarten einbetten
Wenn Sie nur bestimmte Schriftarten einbetten möchten, stellen Sie zunächst sicher, dass
das Kontrollfeld ALLE SCHRIFTARTEN EINBETTEN deaktiviert ist. Verschieben Sie dann die
Schriftarten, die in das PDF-Dokument eingebettet werden sollen in die Liste "Stets eingebettet".
Nur die Untergruppen einer Schriftart einbetten
Um nur die Untergruppen der Schriftarten einzubetten, aktivieren þ
MENGE EINBETTEN.
Sie die Option TEIL-
Alle Schriftarten mit wenigen Ausnahmen einbetten
Wenn Sie grundsätzlich alle Schriftarten mit wenigen Ausnahmen einbetten wollen, aktivieren þ Sie das Kontrollfeld ALLE SCHRIFTARTEN EINBETTEN und verschieben Sie die
Schriftarten, die nicht eingebettet werden sollen in die Liste "Nie eingebettet".
Einstellungen zurücksetzen
Um die Standardeinstellung wiederherzustellen, klicken Sie auf den Button <Standard>.
Hinweis:
Das Einbetten der Schriftart in das PDF-Dokument muss lizenzrechtlich zulässig sein.
Lässt die Lizenz der Schriftart das Einbetten nicht zu, wird die Schriftart nicht eingebettet!
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1.4 Sicherheit
Diese Karteikarte bietet Ihnen die Möglichkeit, den Zugriff auf das erstellte PDF-Dokument
zu beschränken, in dem Sie Kennwörter für das Öffnen der Sicherheitseinstellungen festlegen. Außerdem können Sie bestimmte Funktionen, wie das Ändern oder das Drucken des
Dokuments für den Empfänger sperren. Zugriffsgeschütze Dokumente werden generell verschlüsselt.
Kennwörter
Hier können Sie ein Kennwort für das Öffnen des PDF-Dokuments und ein Kennwort für das
Ändern der Sicherheitseinstellungen eintragen. Wenn Sie beide Kennwörter vergeben, ist
das Öffnen des Dokuments sowohl mit dem einem als auch mit dem anderen Kennwort möglich. Um die Sicherheitsoptionen zu ändern, muss allerdings das Kennwort für das Ändern
der Sicherheitseinstellungen verwendet werden.
Kennwort zum Öffnen des Dokumentes
Tragen Sie hier das Kennwort zum Öffnen des Dokuments ein.
Sicherheitseinstellungen ändern
Tragen Sie hier das Kennwort zum Ändern der Sicherheitseinstellungen ein.
Hinweis:
Sie sollten für das Öffnen und das Ändern der Sicherheitseinstellungen unterschiedliche
Kennwörter verwenden.
Verschlüsselungsebene
Hier kann die Sicherheitsstufe gewählt werden, mit der das Dokument verschlüsselt werden
soll. Zur Auswahl stehen Niedrig- 40 Bit und Hoch- 128 Bit. Je Auswahl stehen Ihnen unterschiedliche Vorgangsbeschränkungen zur Verfügung.
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Erlaubte Vorgänge
Hier können Sie bestimmte Funktionen für den Empfänger des Dokuments freigeben oder
sperren. Eine Funktion ist freigegeben, wenn Sie die entsprechende Option aktivieren þ. Um
eine Funktion zu sperren, deaktivieren Sie die Option.
Verfügbare Optionen:
DRUCKEN
Der Empfänger kann das Dokument drucken.
DOKUMENT ÄNDERN
Der Empfänger kann Änderungen am Dokument vornehmen.
KOPIEREN UND ENTNEHMEN VON INHALT:
Der Empfänger kann Textpassagen und Grafiken auswählen und kopieren.
KOMMENTIEREN:
Der Empfänger kann dem PDF-Dokument Anmerkungen (z.B. Notizen) und Formularfelder hinzufügen
und diese ändern.
AUSFÜLLEN UND UNTERSCHREIBEN VON FORMULARFELDERN:
Der Empfänger kann das PDF-Dokument nachträglich mit geeigneter Software unterschrieben oder nachträglich hinzugefügte Formularfelder ausfüllen.
AUSGABEHILFE FÜR DEN INHALT AKTIVIEREN:
Der Empfänger kann die Ausgabehilfe für Inhalte nutzen.
DOKUMENTZUSAMMENSTELLUNG:
Der Empfänger kann das Dokument mit anderen Dokumenten in einer neuen PDF zusammenfügen.
1.5 Mailer
Hier können Sie die Einstellungen für den Versand der PDF-Dokumente festlegen.
E-Mail-Steuerung:
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E-MAIL-SYSTEM
Wählen Sie den von Ihnen genutzten E-Mail-Client.
Es werden alle im System registrierten E-Mail Clients ausgelesen und in der Liste angezeigt.
E-MAIL-CLIENT ÖFFNEN
Aktivieren Sie diese Option þ, wenn Ihr Standard-E-Mail-Programm (z.B. MS-Outlook) auch
dann geöffnet werden soll, wenn eine E-Mailadresse bereits über die Befehlssteuerung oder
als Standard übergeben wurde.
Optionale Angaben:
DATEINAME
Name des zu erstellenden PDF-Dokuments. Bleibt das Feld leer, verwendet maxx PDFMAILER den Namen des Druckauftrags als PDF-Dateinamen.
EMPFÄNGER
Dieser Eintrag wird in das Empfängerfeld der E-Mail übertragen. In der Regel wird hier keine
Eingabe vorgenommen, sondern das Feld bleibt frei und der Empfänger wird erst in der EMail festgelegt. Nur wenn zahlreiche E-Mails immer an den gleichen Empfänger gerichtet
sind, ist eine Standardempfängeradresse hier sinnvoll.
Eingabe:
Optional eine Standardempfängeradresse
Auswahl:
Über den Button <...> können Sie eine E-Mail-Adresse aus dem Windows-Adressbuch auswählen.
BETREFF
Dieser Eintrag wird in das Betrefffeld im E-Mail Client übertragen. In der Regel wird hier keine Eingabe vorgenommen, sondern das Feld bleibt frei und der Empfänger wird erst vor dem
Versenden der E-Mail Nachricht festgelegt.
Eingabe:
Optional einen Betrefftext
ANHANG
Soll mit jeder E-Mail beispielsweise immer eine Werbebroschüre oder "Allgemeine Geschäftsbedingungen" mit versendet werden, können Sie hier ein oder mehrere Dateien als
Anhang (Attachments) hinterlegen. Klicken Sie hierzu auf den Button <...> neben dem Feld
ANHANG. In einer Tabelle können Sie nun weitere Dateien hinzufügen, die als Anhang versendet werden sollen.
TEXT
Hier können Sie optional einen Standard-E-Mail-Text hinterlegen.
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1.6 Speichern
Innerhalb dieser Karteikarte können Sie Einzelheiten für das Speichern von PDF-Dokumenten festlegen.
DATEINAME
Tragen Sie hier einen Namen ein, unter dem das PDF-Dokument standardmäßig im
Zielverzeichnis gespeichert werden soll. Bleibt das Feld leer, wird die von PDFMAILER
erzeugte Datei unter dem Namen des Druckauftrags abgelegt.
Beispiel:
Angebot aus RZA-Fakt wird unter Angebot 05-00100.PDF" im gewählten Zielverzeichnis gespeichert.
ZIELORDNER
Hier können Sie das Verzeichnis eintragen, in dem die Datei gespeichert werden soll. Um ein
Verzeichnis auszuwählen, klicken Sie auf den Button <...> hinter dem Eingabefeld.
DATEI EXISTIERT SCHON
Existiert die Datei bereits unter dem angegebenen Dateinamen, kann PDFMAILER den Vorgang abbrechen, die existierende Datei überschreiben oder den Dateinamen der zu speichernden Datei mit einer Zahl ergänzen, die automatisch hochgezählt wird.
DATEI ÖFFNEN
Aktivieren þ Sie diese Option, wenn das PDF-Dokument nach dem Speichern geöffnet werden soll. Ist diese Option aktiviert, kann über das "Kommandozeile" zusätzlicher Befehlszeilen Code angeführt werden.
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1.7 Briefpapier
Mit Hilfe dieser Einstellungen kann der Ausdruck von Dokumenten "auf Briefpapier" simuliert
werden. Genau wie auf dem Firmenkopf Grafiken platziert sind, können hier Grafikfiles virtuell eingebunden werden. Beim Ausdruck zieht maxx PDFMAILER die Grafiken an und arbeitet diese in das PDF-Dokument ein.
Sie können beliebig viele Briefpapiere mit der entsprechenden Grafikdatei definieren. Besteht ein Briefpapier aus mehreren zusammengesetzten Grafiken oder wollen Sie unterschiedliche Grafiken für die Seiten des Dokuments einbinden, können Sie diese Zuordnung
über die erweiterten Einstellungen vornehmen (Button: <Erweitert>).
Sie haben folgende Möglichkeiten:
BRIEFPAPIER AUS DER LISTE AUSWÄHLEN
Klicken Sie auf die Pfeiltaste des Feldes, um eine Liste mit den verfügbaren Briefpapieren zu
öffnen. Wählen Sie ein Briefpapier aus und übernehmen Sie es mit einem Klick in das Feld.
NEUES BRIEFPAPIER ANLEGEN
Klicken Sie auf <Neu> und geben Sie im Fenster den Namen des Briefpapiers an, das der
Liste hinzugefügt werden soll. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit <OK>.
AKTUELLES BRIEFPAPIER ENTFERNEN
Klicken Sie auf <Entfernen>, um das Briefpapier aus der Liste zu entfernen. Mit dem Entfernen eines Briefpapiers werden alle Einstellungen zu diesem Briefpapier gelöscht!
AKTUELLES BRIEFPAPIER UMBENENNEN
Klicken Sie auf <Umbenennen> und tragen Sie im Fenster den neuen Namen Ihres Briefpapiers ein.
BILD
Hier wird die Grafik bzw. Bilddatei hinterlegt. Klicken Sie auf <Durchsuchen>, um eine
Datei auszuwählen und in das Feld zu übernehmen.
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TIPP:
Sie können Ihr Briefpapier mit einem Layoutprogramm, Grafikprogramm oder mit einer
Textverarbeitung (z.B. MS-Word) erstellen und über den maxx PDFMAILER ausdrucken.
Speichern Sie dann im maxx PDFMAILER Ausgabedialog den Ausdruck über die Funktion
<Briefpapier ... erstellen> als "Print-Job- Document"-Datei (*.pjd). Diese Datei können
Sie hier als Bilddatei hinterlegen.
ERWEITERTE EINSTELLUNGEN
Über die erweiterten Einstellungen ist es möglich, dem Briefpapier mehrere Bilddateien (Grafiken) zuzuordnen oder unterschiedliche Grafiken für die Seiten eines Dokuments einzubinden. Darüber hinaus kann jede Bilddatei frei auf dem Dokument positioniert werden. Um die
erweiterten Einstellungen aufzurufen, klicken Sie auf <Erweitert>.
BILD
Dateiname der aktuell bearbeiteten Bilddatei (Grafik). Alle Einstellungen bzw. Aktionen wirken sich auf diese Grafikdatei aus.
BILDDATEI AUS DER LISTE AUSWÄHLEN
Klicken Sie auf die Pfeiltaste des Feldes, um eine Liste mit den zugeordneten Grafiken zu
öffnen. Wählen Sie die Grafik aus, die Sie bearbeiten möchten und übernehmen Sie diese
mit einem Klick in das Feld.
NEUE BILDDATEI HINZUFÜGEN
Um eine neue Grafik der Liste hinzuzufügen, klicken Sie auf <Hinzufügen>. Wählen Sie die
Grafikdatei aus (*.bmp,*.pjd) und klicken Sie auf <OK>.
AKTUELLE BILDDATEI ENTFERNEN
Klicken Sie auf <Entfernen>, um die aktuelle Bilddatei aus der Liste zu entfernen.
AKTUELLE BILDDATEI DURCH EINE ANDERE ERSETZEN
Klicken Sie auf <Bearbeiten>, um die aktuelle Bilddatei durch eine andere Grafik zu ersetzen.
LINKS
Angegeben wird die Position der Grafik links vom Rand des Dokuments in der unter "Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.B. Millimeter).
OBEN
Angegeben wird die Position der Grafik vom oberen Rand des Dokuments in der unter "Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.B. Millimeter).
BREITE
Breite der Grafik in der unter "Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.B. Millimeter).
HÖHE
Höhe der Grafik in der unter "Einheiten" eingestellten Maßeinheit (z.B. Millimeter).
GRÖßENVERHÄLTNIS BEACHTEN
Wenn das Größenverhältnis der Grafik bei Änderung der Breite/Höhe beibehalten werden
soll, aktivieren Sie diese Option þ.
VORDERGRUND
Aktivieren Sie den Status þ dieses Feldes, wenn Sie die Grafik in den Vordergrund des Dokuments verschieben wollen.
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2 Einstellungen im Ausgabedialog
Alle Einstellungen, die über das Hauptmenü des maxx PDFMAILERS eingestellt werden können, lassen sich auch temporär beim Ausdruck eines Dokumentes über den Ausgabedialog
einstellen.
Der Ausgabedialog des maxx PDFMAILERS teilt sich in zwei Hauptbereiche ein.
Auf der linken Seite wird das aktuell gedruckte Dokument in einer Vorschau angezeigt.
In dieser Vorschau haben Sie die Möglichkeit, bei mehrseitigen Dokumenten alle Seiten
durch zu blättern oder über die Zoom- Funktion bestimmte Ausschnitte zu vergrößern.
In der rechten Hälfte des Dialoges haben Sie Zugriff auf alle Einstellungen des maxx
PDFMAILERS. Die Einstellungen werden in drei Bereiche (Register) unterteilt.
Alle im Ausgabe Dialog getätigten Einstellungen sind temporär und werden nach Erledigen
des Druckauftrages wieder verworfen.
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2.1 Standard
Über die Registerkarte "Standard" lassen sich alle Einstellungen, die zur Verarbeitung des
Dokumentes benötigt werden, vornehmen.
Erzeugung
Dateiname
Hier kann ein Dateiname für das zu erstellende PDF- Dokument vergeben werden.
Durch einen Klick auf den Punkt ".pdf" kann das entsprechende Ausgabeformat gewählt
werden. Hierbei haben Sie die Wahl zwischen: PDF, JPG, TIF, RTF und JPD.
Briefpapier
Hier kann ein bereits im voraus erstelltes Briefpapier für den aktuellen Druckauftrag gewählt
werden. Es werden alle angelegten Briefpapiere angezeigt sowie "kein Briefpapier", wodurch
eine weiße Seite als Hintergrund verwendet wird.
Über den Link "Erstellen… " haben Sie die Möglichkeit aus dem aktuellen Druckauftrag ein
Briefpapier zu erstellen. Im darauf folgenden Dialogfeld können Sie einen Namen für das
neue Briefpapier sowie einen Speicherort im Dateisystem wählen.
Profile
Unter diesem Punkt kann zwischen verschiedenen vordefinierten Erstelloptionen gewählt
werden.
Zur Auswahl stehen folgende Optionen:
1. "Standard", hierbei wird ein PDF mit mittleren Kompression erstellt, das hat eine PDF
mittlere Dateigröße zur Folge.
2. "Bildschirm", hierbei wird eine PDF mit sehr starker Kompression erstellt, das hat ein
sehr kleine Dateigröße und niedrige Qualität zur Folge. Für den Versand per E-Mail über eine
langsame Internetverbindung wird diese Einstellung empfohlen.
3. "Druck", hierbei wird eine PDF mit einer sehr niedrigen Kompression erstellt, das hat
eine PDF mit sehr guter Qualität und einer etwas größeren Dateigröße zur Folge. Diese Einstellung empfehlen wir zur Erstellung einer Druckvorlage oder ähnlichem.
4. "PDF /A-1b", hierbei wird eine PDF erstellt, die dem Archivierungsstandard PDF /A entspricht. Dieser Standard setzt unter anderen voraus, dass alle Schriftarten und Bilder im PDF
direkt eingebunden sind.
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Vorgänge
E-Mail
Diese Option aktiviert þ das Versenden per E-Mail für den aktuellen Druckauftrag. In der
darunter stehenden Liste kann das zu verwendete E-Mail System gewählt werden. Des weiteren kann gewählt werden, ob der E-Mail Client geöffnet werden soll. Ist dies nicht der Fall,
wird die vom PDFMAILER erstellte E-Mail automatisch in den Postausgang des jeweiligen EMail Clients gelegt.
Speichern
Mit dieser Option aktivieren þ Sie das Speichern des Dokumentes im Dateisystem. Über das
darunter stehende Listenfeld können Sie einen Speicherpfad einstellen. Durch das Aktivieren
der Option "Datei öffnen" wird das erstellte Dokument direkt mit dem entsprechenden Reader geöffnet.
Drucken
Mit dem aktivieren þ dieser Einstellung wird das erstellte Dokument an einen physikalischen
Drucker weitergeleitet. Der gewünschte Drucker kann auf dem darunter stehenden Listenfeld gewählt werden. Hier stehen alle im System vorhandenen Drucker zur Verfügung. Über
den Link "Setup… " ist der Zugriff auf die jeweiligen Druckereinstellungen möglich.
Extras
Durch einen Klick auf den Link "Einstellungen bearbeiten" haben Sie Zugriff auf die
kompletten Einstellungen des maxx PDFMAILERS.
Über den Link "Dokumenten Info… " können Sie zusätzliche Informationen zu der erstellten PDF- Datei mit übergeben. Diese Informationen werden in den Dateiinformationen des
PDF- Dokumentes angezeigt.
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2.2 Print Manager
Druckweiterleitung
Im Punkt "Drucker" sehen Sie in einer Liste alle am System installierter Drucker.
Durch aktivieren þ eines Druckers wird das erstellte Dokument an diesen weitergeleitet.
Sollte der ausgewählte Drucker über mehrere Ausgabeschächte verfügen, so kann in der
Liste "Papierschacht" direkt der gewünschte Schacht gewählt werden.
Über den Link "Druckereinstellungen" haben Sie direkten Zugriff auf die Druckereinstellungen des gewählten Druckers.
Frankierung
Hier können Sie, sofern die Software STAMPIT der Deutschen Post installiert ist, Frankiervermerke auf das von Ihnen gedruckte Dokument hinzufügen.
Beachten Sie bitte, dass der jeweilige Frankiervermerk nur im weitergeleiteten Ausdruck
sichtbar ist, nicht jedoch im erstellen PDF- Dokument.
Über den Link "STAMPIT Frankiervermerk einfügen" wird automatisch ein Frankiervermerk in
das gedruckte Dokument eingefügt. Dieser Vermerk wird gleich auf der linken Seite in der
Vorschau sichtbar sein.
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Gleichzeitig werden auf der rechten Seite automatisch die STAMPIT Einstellungen gezeigt.
STAMPIT Einstellungen
In diesem Menü lassen sich die STAMPIT relevanten Daten einstellen.
Abstand
Hier kann die Position des Frankiervermerkes auf dem Dokument bestimmt werden.
Dazu muss der Abstand vom linken Rand und vom oberen Rand in cm eingetragen werden.
Nun verschiebt sich der Vermerk auf die gewünschte Position.
Empfängeradresse
In diesem Textfeld sollte die Adresse des Dokumentenempfängers in folgendem Format eingetragen werden:
gotomaxx Software GmbH
Alte Bundesstraße 10/16
76846 Hauenstein
Die auf diesem Weg eingegebene Adresse wird nun vom PDFMAILER in den STAMPIT Frankiervermerk übernommen.
Produkt
In diesem Menü kann das gewünschte Produkt (Frankierwert) der Deutschen Post gewählt
werden. Sollte Ihr benötigtes Produkt nicht in der Liste erscheinen, können Sie über den Link
"STAMPIT Einstellungen… " direkt auf STAMPIT zugreifen und hier die gewünschte Einstellung vornehmen.
Vorgang starten
Nachdem alle Frankier- Einstellungen vorgenommen wurden kann über "Zurück" bestätigt
werden.
Nun kann der komplette Verarbeitungsvorgang über "Vorgang starten… " angestoßen
werden.
Beachten Sie jedoch, dass dazu ein Drucker aus der Weiterleitung gewählt sein muss, da der
Frankiervermerk nur auf dem physikalischen Ausdruck sichtbar ist
Gedruckte Dokumente
In diesem Punkt sehen Sie, wenn die Option "Druckaufträge sammeln" in den maxx
PDFMAILER Hauptoptionen aktiviert ist, alle aktuell auf dem maxx PDFMAILER gedruckten
Dokumente.
Über den Link "Ansicht..." kann die Ansicht auf die Dokumente geändert werden.
Sie können sich die Dokumente z.B. nach Dateinamen oder Speichernamen anzeigen lassen.
Mit einem Klick auf den entsprechenden Druckauftrag aus der Liste, erscheint dieser in der
Vorschau auf der linken Seite.
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2.3 Portal
Über die Registerkarte "Zurück" haben Sie die Möglichkeit, Dokumente auf das maxx Portal
zu übertragen. Hierzu benötigen Sie allerdings einen maxx Portal Account, welchen Sie kostenlos unter www.gotomaxx.com/portal_opener anlegen können.
Zum Upload von Dokumenten auf das maxx Portal benötigt der PDFMAILER grundlegende
Information zur Zuordnung des Kunden auf dem entsprechenden Portal.
Belegdaten
In diesem Bereich können, sofern benötigt, alle relevanten Belegdaten und Belegpositionen
erfasst werden. Hierzu verfügt der PDFMAILER über eine Erkennungslogik, welche automatisch beim Drucken den Druckstrom nach den beleg-relevanten Daten durchsucht und diese
automatisch in die entsprechenden Felder einträgt. Zusätzlich lassen sich die Daten auch per
Hand eintragen oder durch einen Klick auf den entsprechenden Eintrag in der Vorschau auswählen. Standardmäßig wird die Belegart "Rechnung" geliefert.
Empfänger
Hier können die Daten der Person oder Firma eingetragen werden, für welche das Dokument
auf dem Portal veröffentlicht werden soll. Ist diese Person oder Firma schon im maxx Portal
angelegt, so werden die Empfängerdaten automatisch vom Portal geladen und im PDFMAILER angezeigt. Ist der jeweilige Kunde noch nicht im Portal angelegt, kann über den Link
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"Bearbeiten… " das Empfängerprofil angelegt werden. Hierbei ist auf eine korrekte E-Mail
Adresse des Kunden zu achten, da an diese E-Mailadresse die automatische Portbenachrichtigung gesendet wird.
Zustellung
Um zu entscheiden, wie der Beleg weiterverarbeitet werden soll, können Sie unter diesem
Punkt die Zustellungsoptionen wählen. Sie können folgende Optionen aktivieren:
1. Auf Portal bereitstellen (Mit dieser Option wird der Beleg direkt auf das maxx Portal geladen)
2. E-Mail Versand (Mit dieser Option wird der Beleg per E-Mail versendet)
3. Beleg signieren (Mit dieser Option wird der Beleg später im Portal signiert)
4. Beleg drucken (Mit dieser Option wird der Beleg am physikalischen Drucker gedruckt)
Portal- Zugangsdaten bearbeiten
Um Dokumente auf ein Portal zu übertragen, benötigt der maxx PDFMAILER die zum entsprechenden Portal gehörenden Zugangsdaten.
Diese Zugangsdaten können über den Link "Portal- Zugangsdaten bearbeiten… " eingetragen werden.
Weiterhin kann der PDFMAILER über den Link "Konfiguration aus Datei importieren… "
die Zugangsdaten direkt aus der Config- Datei, welche Sie bei der Anmeldung am Portal erhalten, importieren.
Vorgang starten
Über "Vorgang starten… " kann der Upload des Beleges auf das Portal oder die gewählte
Weiterverarbeitung gestartet werden.
Anpassen der Erkennungslogik
Sollte der maxx PDFMAILER 4.0 auf Grund eines speziellen Beleglayouts einmal nicht alle
Belegdaten und Belegpositionen automatisch erkennen, so ist eine Bearbeitung der Erkennungslogik möglich.
Damit können Sie den maxx PDFMAILER an Ihr spezielles Beleglayout anpassen, so dass
auch dort alle Daten automatisch erkannt werden.
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Um diese manuelle Anpassung der Erkennungslogik vorzunehmen, wählen Sie bitte in der
Registerkarte "Portal" die Option "Bearbeiten Sie die für die Datenerkennung verwendete Erkennungslogik"
Im Anschluss muss das Datenfeld gewählt werden, welches angepasst werden soll.
Daraufhin öffnen sich im unteren Bereich alle Erkennungsdaten des gewählten Datenfeldes.
Im Punkt Beschriftung werden alle Textinformationen gezeigt, nach denen die maxx
PDFMAILER Erkennungslogik im Dokument sucht.
Das Feld Format zeigt das jeweilige Datenformat des gewählten Feldes an.
Um die Logik des maxx PDFMAILERS nun zu erweitern, rufen Sie bitte über den Link "Erkennungslogik- Assistent" den Assistent zum Anpassen der Erkennung auf.
Folgen Sie nun, um die Erkennung anzupassen, den Schritten, die der Assistent Ihnen vorgibt.
Nachdem alle Schritte ausgeführt wurden, erkennt der PDFMAILER die von Ihnen angepassten Felder automatisch.
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