MANUAL MUTU UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PONOROGO Disiapkan

Kode Dokumen
Status Revisi
Tanggal Berlaku
MM-LPMI-01
0-0
1 Desember 2010
MANUAL MUTU
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PONOROGO
Diberikan Kepada
No. Copy Dokumen
SOP yg Berhubungan
Tanggal Pemberian
Disiapkan
Ketua LPMI
1
1 Desember 2010
Diperiksa
Disahkan
Drs. Subangun, M.KPd.
Drs. Sumaji, M.Pd
Drs. Sulton, M.Si.
Ketua LPMI
Wakil Rektor I
Rektor
.
Judul
No. Kode
No. Revisi
MANUAL
MUTU
Tanggal Berlaku
Halaman
: MANUAL MUTU
: MM-LPMI-01
: 0.0
: 1 Desember 2010
: 2-15
Penanggung Jawab
Disiapkan
Drs. Subangun, M.KPd.
Ketua LPMI
Diperiksa
Drs. Sumaji, M.Pd.
Warek I
Daftar Isi
No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
Daftar Isi
Halaman
Sejarah
Profil
Visi, Misi, dan Tujuan Lembaga
Budaya Mutu
Ruang Lingkup Penerapan Sistem Manajemen Mutu
Proses Pendidikan
Tujuan SPMI
Penanggung Jawab
Kebijakan Mutu
Sasaran Mutu Organisasi
Perencanaan Mutu
Tugas dan Tanggung Jawab
Interaksi Antarbagian
Tinjauan Manajemen
Pengelolaan Sumber Daya Manusia
Realisasi Proses Operasional
Desain dan Pengembangan
Pembelian
Proses Penyediaan Jasa
Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan
Penutup
Catatan Revisi
Lampiran – Lampiran
- Lampiran I
SK Tentang Kebijakan Standart Mutu Tata Kelola
Universitas Muhammadiyah Ponorogo
- Lampiran II
Instrumen Evaluasi Diri
2
3
3
4
4
4
5
5
5
5
11
11
11
12
12
13
14
14
15
15
16
19
19
-
Disahkan
Drs. Sulton, M.Si.
Rektor
Judul
No. Kode
No. Revisi
MANUAL
MUTU
Tanggal Berlaku
Halaman
: MANUAL MUTU
: MM-LPMI-01
: 0.0
: 1 Desember 2010
: 3-15
Penanggung Jawab
Disiapkan
Drs. Subangun, M.KPd.
Ketua LPMI
Diperiksa
Drs. Sumaji, M.Pd.
Warek I
Disahkan
Drs. Sulton, M.Si.
Rektor
1. SEJARAH
Secara embrional Universitas Muhammadiyah Ponorogo berdiri sejak tahun 1968, dengan
diawali berdirinya Fakultas Tarbiyah Jurusan Pendidikan Agama Islam, Institut Agama Islam
Muhammadiyah Ponorogo yang berinduk ke Surakarta. Kemudian, berdasarkan SK Menteri
Agama RI No. 86 tanggal 15 Agustus 1978, jurusan tersebut mendapatkan status diakui.
Pada tahun 1975 menyusul berdiri Fakultas Ilmu Sosial (FIS) Jurusan Ilmu Kesejahteraan
Sosial (S-1). Selanjutnya, pada tahun 1979 dibuka Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
(FKIP) Jurusan Pendidikan Umum/Kurikulum dan Teknologi Pendidikan, yang keduanya
berstatus sebagai cabang dari Universitas Muhammadiyah Malang. Tahun Akademik 1982/1983
dengan ditandai keluarnya ketentuan passing out bagi fakultas-fakultas cabang, maka tokohtokoh Muhammadiyah Daerah Ponorogo dan didukung segenap eksponen pendidikan yang ada
merintis berdirinya Universitas Muhammadiyah Ponorogo secara mandiri dengan menambah
Fakultas baru yaitu Fakultas Ekonomi dan Fakultas Teknik.
Dengan semangat idealisme yang tinggi dan perjuangan yang tak mengenal lelah, dengan
berawal SK Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0572/O/1984 tentang pemberian status
terdaftar kepada jurusan pada lingkungan Universitas Muhammadiyah di Ponorogo, akhirnya
keluarlah SK Menteri Pendidikan dan Kebudayan Republik Indonesia Nomor 0813/O/1986
tanggal 19 November 1986 yang mengesahkan berdirinya Universitas Muhammadiyah Ponorogo
dengan lima fakultas dan 7 jurusan. Masing-masing adalah Fakultas Tarbiyah dengan Jurusan
Pendidikan Agama Islam (S-1), Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik dengan Jurusan Ilmu
Kesejahteraan Sosial (S-1), Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan dengan Jurusan Pendidikan
PMP & KN (S-1) dan Pendidikan Matematika (S-1), Fakultas Ekonomi dengan Jurusan
Manajemen (S-1) dan Jurusan IESP (S-1), dan Fakultas Teknik dengan Jurusan Teknik Mesin (S1).
Selanjutnya, pada tahun 1990, berdasarkan peraturan yang ada saat itu, Jurusan Manajemen
berhasil menaikkan status dari terdaftar menjadi diakui. Disusul kemudian pada tahun 1993
dibuka Jurusan Pendidikan Agam Islam. Pada tahun yang sama Universitas Muhammadiyah
Ponorogo juga berhasil membuka sejumlah jurusan baru yaitu Jurusan Ilmu Pemerintahan (S-1)
di FISIP, Jurusan Pendidikan Bahasa Inggris (S-1) di FKIP, Jurusan Akuntansi (D-3) di Fakultas
Ekonomi. Pada tahun itu juga berdiri Akademi Keperawatan (D-3) di bawah naungan Departemen
Kesehaan RI.
Tahun-tahun berikutnya, yakni tahun 1996 dibuka jurusan Teknik Elektro (S-1) di Fakultas
Teknik; tahun 1998 dibuka Jurusan Ilmu Komunikasi (D-3) di FISIP dan Jurusan Keuangan
Perbankan (D-3) di Fakultas Ekonomi; tahun 2000 dibuka program studi AKTA IV dan D-2
PGTK/RA di Fakultas Tarbiyah; tahun 2005 dibuka Jurusan Ilmu Komunikasi (S-1) di FISIP dan
Jurusan Teknik Informatika (S-1) diFakultas Teknik.
Pada tanggal 30 Juni 2006, dengan keluarnya SK Nomor 101/D/O/2006 Program Studi D-3
Keperwatan telah berhasil mengalihkan perizinan pembinaannya dari Departemen Kesehatan ke
Departemen Pendidikan Nasional. Pengalihan pembinaan tersebut untuk memudahkan
pengawasan atas penyelenggaraan pendidikan tinggi khususnya di Fakultas Ilmu Kesehatan
(FIK) Jurusan D-3 Keperawatan. Pada tahun akademik 2009/2010 Universitas Muhammadiyah
Ponorogo telah memiliki 6 fakultas dengan beberapa jurusan/program studi.
2. PROFIL
Nama Organisasi
: Universitas Muhammadiyah Ponorogo
Alamat
: Jl. Budi Utomo No. 10 Ponorogo
Produk
: Jasa Pendidikan
Fasilitas Organisasi
:
2.1 Laboratorium:
1. Lab. Micro Teaching (2)
2. Lab. Bahasa Inggris (1)
3. Lab. Bahasa Arab (1)
4. Lab. Pendidikan Dasar (2)
3
Judul
No. Kode
No. Revisi
MANUAL
MUTU
Tanggal Berlaku
Halaman
: MANUAL MUTU
: MM-LPMI-01
: 0.0
: 1 Desember 2010
: 4-15
Penanggung Jawab
Disiapkan
Drs. Subangun, M.KPd.
Ketua LPMI
Diperiksa
Drs. Sumaji, M.Pd.
Warek I
Disahkan
Drs. Sulton, M.Si.
Rektor
5. Lab. Komunikasi (2)
6. Lab. Akuntansi (1)
7. Lab. Mesin (2)
8. Lab. Elektro (1)
9. Lab. Teknologi Informatika (4)
10. Lab. Puskom (1)
11. Lab. Keperawatan (3)
12. Lab. Kebidanan (2)
2.2 Perpustakaan (1)
2.3 Gedung Perkuliahan (25)
2.4 Kantin (1)
2.5 Koperasi Karyawan (1)
2.6 DOM (1)
2.7 Ruang seminar (1)
2.8 Masjid (1)
2.9 Kantor Rektorat (5)
2.10 Ruang meeting (1)
2.11 Halaman Parkir (1)
2.12 Ruang UKM (8)
3. VISI, MISI, DAN TUJUAN
3.1 Visi
Menjadi universitas yang Islami, Inovatif, Produktif, dalam penguasaan ilmu pengetahuan dan
teknologi dan atau seni menuju terwujudnya masyarakat Islam yang sebenar-benarnya.
3.2 Misi
Menyelenggarakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian pada
masyarakat secara komprehensif dan integrative sebagai sarana dakwah amar ma’ruf nahi
mungkar dalam melahirkan cendekiawan muslim yang paripurna.
3.3 Tujuan
Untuk mewujudkan visi dan misi tersebut dirumuskan tujuan sebagai berikut:
1. Menguasai, mengembangkan, dan mengamalkan ipteks yang berlandaskan nilai-nilai
Islam serta relevan dengan tuntutan perkembangan zaman.
2. Mengembangkan kehidupan masyarakat akademik yang komprehensif dan integratif
berdasarkan nilai-nilai Islam yang menjunjung tinggi kebenaran, keadilan, kejujuran,
kesungguhan, inovatif, produktif, terbuka, dan tanggap terhadap perubahan.
3. Memperkokoh iman dan taqwa, mengembangkan akhlaqul karimah dan memupuk
keikhlasan dalam melaksanakan dakwah amar ma’ruf nahi munkar.
4. BUDAYA MUTU
Universitas Muhammadiyah Ponorogo mengembangkan budaya mutu, yang terdiri dari hal-hal di
bawah ini:
4.1 Menguasai, mengembangkan, dan mengamalkan ilmu pengetahuan, teknologi, dan atau seni
yang berlandaskan nilai-nilai Islam serta relevan dengan tuntutan perkembangan zaman.
4.2 Mengembangkan kehidupan masyarakat akademik yang komprehensif dan integratif
berdasarkan nilai-nilai Islam yang menjunjung tinggi kebenaran, keadilan, kejujuran,
kesungguhan, inovatif, produktif, terbuka, dan tanggap terhadap perubahan.
4.3 Memperkokoh iman dan takwa, mengembangkan Akhlaqul karimah dan memupuk keikhlasan
dalam melaksanakan dakwah amar ma’ruf nahi mungkar.
5. RUANG LINGKUP PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
Sistem Manajemen Mutu ini didasarkan kepada standard ISO 9001:2000 dan digunakan sebagai
pedoman pada semua lini dan fungsi di lingkungan universitas. Pengecualian pada hal-hal yang
berkaitan dengan poin 7.6 tentang kalibrasi dan 7.5.2 tentang proses validasi.
4
Judul
No. Kode
No. Revisi
MANUAL
MUTU
Tanggal Berlaku
Halaman
: MANUAL MUTU
: MM-LPMI-01
: 0.0
: 1 Desember 2010
: 5-15
Penanggung Jawab
Disiapkan
Drs. Subangun, M.KPd.
Ketua LPMI
Diperiksa
Disahkan
Drs. Sumaji, M.Pd.
Warek I
Drs. Sulton, M.Si.
Rektor
6. PROSES PENDIDIKAN
Proses inti perguruan tinggi adalah sebagai berikut dibawah ini :
Wisuda
Skripsi/T.A.
KKN
KKL/PPL
Pembimbingan
OUTPUT
Yudicium
UAS
UTS
perkuliahan
Penjadwalan
PROSES
MASTAMARU
pemograman
Daftar Ulang
PMB
INPUT
Layanan administrasi pendukung (pelacakan alumni, sdm, keuangan, magang)
Perpustakaan, Laboratorium
TIK
7. TUJUAN
Penerapan sistem manajemen mutu dimaksudkan untuk memastikan tercapainya budaya mutu,
kebijakan mutu, dan sasaran mutu sehingga tujuan universitas dapat diwujudkan.
8. PENANGGUNG JAWAB
Pedoman ini dipersiapkan oleh Ketua LPMI, diperiksa oleh Warek I, dan disahkan oleh Rektor,
serta didelegasikan kepada Ketua LPMI untuk diimplementasikan. Ketua LPMI bertanggung
jawab untuk menjamin sistem manajemen mutu dengan semua kebijakan/persyaratan yang
tertuang di dalamnya dipahami oleh pegawai di lingkungan universitas serta dilaksanakan secara
konsisten dan konsekuen dalam rangka mencapai tujuan secara efektif.
Ketua LPMI memiliki tugas pokok :
8.1 Memastikan sistem manajemen mutu ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara.
8.2 Melaporkan kepada Rektor atas sistem manajemen mutu serta kebutuhan peningkatan.
8.3 Memastikan promosi kesadaran akan persyaratan pelanggan.
8.4 Melakukan komunikasi dengan pihak internal dan pihak ekternal.
8.5 Sebagai penghubung dengan pihak luar untuk masalah sistem manajemen mutu.
9. KEBIJAKAN MUTU
UM Ponorogo memiliki kebijakan mutu sebagai berikut:
9.1 PERAN KEBIJAKAN MUTU UM PONOROGO 2010-2014
1. Menjadi rujukan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi bagi setiap insan dan kelembagaan
UM Ponorogo.
2. Menjadi rujukan dan pengendali utama bagi setiap unit kerja UM Ponorogo dalam
melakukan perencanaan, penganggaran, pelaksanaan kegiatan, pemantauan, dan
evaluasi, serta pemanfaatan sumber daya yang diperlukan
9.2 CAKUPAN KEBIJAKAN MUTU UM PONOROGO 2010-2014
1. Kebijakan Mutu di bidang pendidikan.
2. Kebijakan Mutu di bidang penelitian dan pengabdian masyarakat.
3. Kebijakan Mutu di bidang pengembangan sumberdaya manusia.
4. Kebijakan Mutu di bidang kemahasiswaan.
5. Kebijakan Mutu di bidang layanan manajemen.
6. Kebijakan Mutu di bidang Al Islam dan Kemuhammadiyahan.
9.3 PENJABARAN CAKUPAN KEBIJAKAN MUTU UM PONOROGO 2010-2014
1. Kebijakan Mutu di Bidang Pendidikan
5
Judul
No. Kode
No. Revisi
MANUAL
MUTU
Tanggal Berlaku
Halaman
: MANUAL MUTU
: MM-LPMI-01
: 0.0
: 1 Desember 2010
: 6-15
Penanggung Jawab
Disiapkan
Diperiksa
Drs. Subangun, M.KPd.
Ketua LPMI
Drs. Sumaji, M.Pd.
Warek I
Disahkan
Drs. Sulton, M.Si.
Rektor
a. Program-program pendidikan yang ditawarkan oleh UM Ponorogo hendaknya
memiliki mutu akademik yang berkualitas dan memiliki kesetaraan dengan programprogram serupa pada perguruan-perguruan tinggi yang berkualitas.
b. Secara bertahap program-program pendidikan yang diselenggarakan oleh UM
Ponorogo telah dan akan diakreditasi oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan
Tinggi (BAN PT) dengan nilai minimal B
c. Jenjang-jenjang pendidikan, secara bertahap akan diintegrasikan mulai dari jenjang
Diploma (D-3), Sarjana (S-1), dan Magister (S-2).
d. Program-program pendidikan di UM Ponorogo harus dapat diselesaikan oleh
mayoritas mahasiswa secara tepat waktu.
e. Metode pendidikan di UM Ponorogo secara bertahap akan berubah dari prosesproses pembelajaran yang berpusat pada dosen (teacher centered education)
menuju proses-proses pembelajaran yang berpusat pada mahasiswa (learner
centered education).
f. Untuk meningkatkan reputasinya, UM Ponorogo akan mendorong dan memfasilitasi
publikasi yang dihasilkan dari penelitian yang dilakukan mahasiswa serta
mengupayakan peningkatan jumlah mahasiswa dari seluruh wilayah Indonesia.
g. Untuk meningkatkan keterserapan lulusan di masyarakat, UM Ponorogo melalui
program-program akademik dan kemahasiswaan yang ditawarkan akan memberikan
kesempatan seluas-luasnya kepada mahasiswa untuk mengembangkan diri agar
setelah lulus jenjang pendidikan yang ditempuhnya, mereka mampu bekerja, belajar,
dan mengembagkan diri sesuai dengan atau bahkan melebihi harapan pengguna.
2. Indikator Mutu Bidang Pendidikan (dianjurkan dimasukkan lampiran aja)
No
1
2
3
4
5
Indikator
Rasio mata kuliah yang mengadopsi metode-metode pembelajaran yang berpusat pada
mahasiswa (learner centered
education) terhadap seluruh
mata kuliah yang diberikan di
UM Ponorogo
Rasio program studi Diploma (D3) dan Sarjana (S-1) yang
terkakreditasi oleh BAN PT
terhadap seluruh program studi
D-3 dan S-1 di UM Ponorogo,
dengan nilai minimal B
Rasio jumlah mahasiswa UM
Ponorogo yang berasal dari luar
Ponorogo (seluruh wilayah
Indonesia) terhadap jumlah
mahasiswa UM Ponorogo
keseluruhan
Rasio jumlah lulusan UM
Ponorogo yang bekerja di tahun
pertama (setelah kelulusan)
terhadap jumlah seluruh lulusan
pada tahun tertentu
Rasio lulusan UM
D-3
Ponorogo yang menyelesaikan studinya secara
Capaian dan Target
2010
2012
2014
NA
25%
50%
(Non
Action)
Penanggung jawab
Warek I, Dekan, dan
Kaprodi
40%
60%
80%
Warek I, Warek II, LPMI,
Dekan, Wadek I, dan
Kaprodi
20%
25%
30%
Warek I, Warek III, Dekan,
dan Kaprodi
20%
25%
30%
Warek I, Warek III, Dekan,
dan Kaprodi
50%
70%
90%
Warek I, Dekan, dan
Kaprodi
6
Judul
No. Kode
No. Revisi
MANUAL
MUTU
6
7
Tanggal Berlaku
Halaman
: MANUAL MUTU
: MM-LPMI-01
: 0.0
: 1 Desember 2010
: 7-15
tepat waktu terhadap
S-1
jumlah mahasiswa seangkatannya
Rasio jumlah TA Diploma dan
skripsi Sarjana yang berhasil
dipublikasikan dalam waktu 2
tahun setelah kelulusan, pada
jurnal ISBN, terhadap jumlah
skripsi pada tahun kelulusan
Rasio Indek Prestasi (IP)
kelulusan di atas 3,00
D-3
terhadap jumlah kelulusan seluruhnya pada
S-1
periode tertentu
Penanggung Jawab
Disiapkan
Diperiksa
Drs. Subangun, M.KPd.
Ketua LPMI
Drs. Sumaji, M.Pd.
Warek I
Disahkan
Drs. Sulton, M.Si.
Rektor
50%
60%
75%
NA
3%
5%
Warek I, Dekan, Wadek I,
Wadek III, dan Kaprodi
30%
50%
75%
30%
50%
75%
Warek I, Dekan dan
Kaprodi
Warek I, Dekan dan
Kaprodi
3. Kebijakan Mutu di Bidang Penelitian
a. UM Ponorogo akan mendorong agar jumlah dan kegiatan riset di UM Ponorogo selalu
dipacu sehingga memenuhi standar yang lazim diikuti oleh perguruan tinggi terkemuka di
Indonesia. Untuk itu, secara bertahap hasil riset di UM Ponorogo diupayakan untuk
dipublikasikan dalam jurnal terakreditasi. Sementara itu, hasil-hasil pengembangan
Teknologi dan Seni Budaya diupayakan untuk lebih dapat diterima (accepted) oleh
masyarakat.
b. Untuk kurun waktu 2006-2016, Riset Institusi UM Ponorogo diprioritaskan untuk 5 bidang
yang berorientasi pada Agama, Pendidikan, Sosial Kemasyarakatan, Ekonomi, Teknologi
Terapan, dan Kesehatan.
No
Indikator Utama
Indikator Mutu di Bidang Penelitian
10. Rasio makalah yang
JI
dipublikasikan di
jurnal internasional
berjuri (refereed
JNA
international journal)
(JI) terakreditasi (JN)
oleh anggota KK
terhadap jumlah
JNISSN
anggota KK setiap
tahun
11 Jumlah dana riset di UM
Ponorogo, baik yang berasal
dari anggaran UM Ponorogo
maupun yang berasal dari
sumber-sumber di luar UM
Ponorogo (dalam jutaan rupiah)
12 Jumlah buku hasil penelitian
yang diterbitkan dengan ISBN
2010
Capaian dan Target
2012
16%
25%
50%
1%
2%
5%
15%
50%
75%
500
750
1.000
0
20 judul
20 judul
2014
Penanggung
jawab
LPPM, Dekan, dan
Pimpinan
Kelompok
Keahlian
LPPM, Dekan,
Pimpinan Pusat
Penelitian, dan
Pimpinan
Kelompok
Keahlian
4. Kebijakan Mutu di Bidang Layanan Kepada Masyarakat
a. Layanan kepada masyarakat UM Ponorogo pada kompetensi dan hasil-hasil penelitian
yang di kembangkan di UMP.
b. Layanan Kepakaran UM Ponorogo harus memperkaya dan melengkapi program-program
akademik lain, khususnya pendidikan dan penelitian. Kelompok-kelompok
7
Judul
No. Kode
No. Revisi
MANUAL
MUTU
c.
No
Tanggal Berlaku
Halaman
: MANUAL MUTU
: MM-LPMI-01
: 0.0
: 1 Desember 2010
: 8-15
Penanggung Jawab
Disiapkan
Drs. Subangun, M.KPd.
Ketua LPMI
Diperiksa
Disahkan
Drs. Sumaji, M.Pd.
Warek I
Drs. Sulton, M.Si.
Rektor
Keahlian/Keilmuwan (KK) harus memiliki akar keilmuwan serta platform Keahlian yang
jelas serta memiliki pula kontekstualitas dan prospek sesuai dengan tuntutan
perkembangan masyarakat dan budaya bangsa.
Layanan kepada Masyarakat UM Ponorogo secara bertahap akan ditingkatkan baik
mutu, jumlah, maupun intensitasnya. Melalui layanan kepada masyarakat, UM Ponorogo
meningkatkan kontribusinya dalam menyelesaikan masalah-masalah aktual yang
dihadapi masyarakat.
Indikator Utama
Capaian dan Target
2010
2012
Indikator Mutu di Bidang Layanan Kepada Masyarakat
13
Jumlah proyek layanan kepada
15
30
masyarakat dengan nilai diatas
1%
2%
500 juta rupiah yang dilaksanakan oleh komunitas akademik
15%
50%
UM Ponorogo setiap tahun
14
Jumlah dana yang diLPPM
200
300
hasilkan oleh program
dan kegiatan layanan
kepada masyarakat
SUK
130
160
melalui LPPM dan
melalui SUK (dalam
milyar rupiah)
2014
45
5%
Penanggung
jawab
LPPM, Dekan, dan
Pimpinan
Kelompok Keahlian
75%
500
Ketua
Dekan
LPPM,
200
Pimpinan
SUK,
Direksi UUK
5. Kebijakan Mutu di Bidang Pengembangan Sumberdaya Manusia
a. Pengembangan sumberdaya manusia yang terarah dan terencana. Dalam kurun waktu
2006-2010, persentase dosen yang berkualifikasi magister akan ditingkatkan dari 80%
menjadi 100%.
b. Secara bertahap, UM Ponorogo akan memantau perkembangan karier akademik dosen
dan menyelaraskannya dengan rencana peningkatan mutu akademik UM Ponorogo.
Secara khusus dosen-dosen yang memenuhi persyaratan akan didorong dan
dipromosikan pada jenjang akademik yang lebih tinggi.
c. Untuk mengembangkan kompetensi dan jejaring riset, dosen akan difasilitasi dalam
berbagai bentuk kegiatan riset bersama dengan institusi mitra (joint research atau
research collaboration).
d. Selain dukungan dari dosen yang berkualifikasi, kompeten, dan bermutu, UM Ponorogo
juga sangat membutuhkan dukungan dari pegawai nondosen yang berkompeten dan
bermutu. Karena itu, secara bertahap, kinerja pegawai dosen dan nondosen akan
dipantau dan selanjutnya ditingkatkan melalui pelatihan, peningkatan kualifikasi dan
profesionalisme, serta penataan penugasan. Sistem pemantauan kinerja pegawai dosen
dan nondosen akan terus disempurnakan sehingga benar-benar dapat meningkatkan
motivasi dan mutu kerja. Selain itu, sistem penghargaan di UM Ponorogo akan terus
dikembangkan dengan berbasis pada kinerja.
No
Indikator Utama
Capaian dan Target
2010
2012
2014
Indikator Mutu di bidang pengembangan Sumberdaya Manusia
15 Rasio dosen tetap dengan
9%
20%
40%
jabatan akademik lektor kepala
terhadap jumlah seluruh dosen
tetap UM Ponorogo
8
Penanggung jawab
Warek II, Dekan,
Kaprodi, dan Pimpinan
Kelompok Keahlian
Judul
No. Kode
No. Revisi
MANUAL
MUTU
16
17
18
Tanggal Berlaku
Halaman
: MANUAL MUTU
: MM-LPMI-01
: 0.0
: 1 Desember 2010
: 9-15
Rasio dosen tetap yang
berkualifikasi Doktor (S-3)
terhadap jumlah seluruh dosen
tetap UM P
Persentase dosen yang
mengikuti kegiatan
pengembangan staf dalam
bentuk sabbatical leave atau
kerjasama penelitian setiap
tahun
Rasio pegawai (dosen Dosen
dan nondosen) yang
mempunyai indeks
Nonkinerja di atas 3.00
dosen
pada skala 1-4
Penanggung Jawab
Disiapkan
Diperiksa
Drs. Subangun, M.KPd.
Ketua LPMI
Drs. Sumaji, M.Pd.
Warek I
Disahkan
Drs. Sulton, M.Si.
Rektor
1%
3%
10%
Warek II, Dekan, dan
Kaprodi
4%
6%
8%
Warek II, Dekan, dan
Kaprodi
NA2
80%
90%
Warek II dan Pimpinan
Unit Kerja
0
50%
75%
19
Rasio Kecukupan Dosen Tetap
dengan Prodi
60%
80%
100%
Warek I, Dekan, dan
Kaprodi
20
Ketercukupannya dosen
kualifikasi S-2
Rasio dosen yang bersertifikasi
80%
90%
100%
16%
50%
80%
Warek I, Dekan, dan
Kaprodi
Warek I, LPMI, Dekan,
dan Kaprodi
21
6. Kebijakan Mutu di Bidang Kemahasiswaan
a. Program dan kegiatan Kemahasiswaan di UM Ponorogo diarahkan pada empat hal
utama:
1) Pemenuhan layanan kesejahteraan mahasiswa.
2) Penguatan kemampuan akademik dan keprofesian mahasiswa.
3) Pengembangan diri, bakat, dan kepribadian mahasiswa.
4) Panduan karier dan entrepreneurship mahasiswa.
b. Sebagai bagian dari masyarakat akademik di UM Ponorogo, mahasiswa berperan aktif
secara bertanggung jawab di dalam perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan
evaluasi program dan kegiatan kemahasiswaan di UM Ponorogo.
c. Dengan dikoordinasikan oleh Wakil Rektor bidang Kemahasiswaan dan alumni/Ketua
lembaga kemahasiswaan, di dalam kurun waktu 2010 – 2014, program dan kegiatan
kemahasiswaan UM Ponorogo secara bertahap akan dilaksanakan secara terintegrasi
sesuai dengan peraturan yang berlaku. Program dan kegiatan kemahasiswaan
dilaksanakan untuk mewujudkan terjadinya
1) Peningkatan mutu pelayanan kemahasiswaan,
2) Peningkatan prestasi akademik keprofesian mahasiswa UM Ponorogo,
3) Peningkatan prestasi mahasiswa UM Ponorogo diajang kompetisi dan perlombaan
baik di tingkat regional maupun nasional,
4) Peningkatan daya saing lulusan UM Ponorogo dalam mendapatkan pekerjaan,
melanjutkan studi, serta memulai usaha mandiri.
No
Indikator Utama
2010
Indikator Mutu di Bidang Kemahasiswaan
22. Tingkat kepuasan rata-rata
NA
terhadap layanan Lembaga
Kemahasiswaan pada 1-4
Capaian dan Target
2012
2014
2.5
9
3,00
Penanggung
jawab
Warek III, Dekan,
Wadek III, dan
Kaprodi
Judul
No. Kode
No. Revisi
MANUAL
MUTU
23
24
25
Tanggal Berlaku
Halaman
Penanggung Jawab
: MANUAL MUTU
: MM-LPMI-01
: 0.0
: 1 Desember 2010
: 10-15
Rasio jumlah kemeLN
nangan atau
keberhasil-an tim
mahasiswa UM
Ponorogo pada ajang
kompetisi atau
perlombaan di tingkat
Nasional (LN) terhadap
jumlah kesertaan tim
mahasiswa UM
Ponorogo pada
kompetisi/perlombaan
tersebut
Rasio jumlah beasiswa prestasi
ditingkat sarjana terhadap jumlah
beasiswa per tahun
Jumlah mahasiswa yang mampu
usaha sendiri
Disiapkan
Drs. Subangun, M.KPd.
Ketua LPMI
Diperiksa
Disahkan
Drs. Sumaji, M.Pd.
Warek I
Drs. Sulton, M.Si.
Rektor
40%
50%
70%
Warek III, Dekan,
Wadek III, dan
Kaprodi
0,7%
5%
10%
Warek III, Dekan,
Wadek III, dan
Kaprodi
1%
5%
10%
Warek III, Dekan,
Wadek III, dan
Kaprodi
7. Kebijakan Mutu di Bidang Layanan Manajemen
a. Di dalam kurun waktu 2010-2014, unit-unit kerja UM Ponorogo secara bertahap akan
diintegrasikan menjadi bagian dari sitem Layanan Manajemen UM Ponorogo yang
mampu mendukung terselenggaranya aktivitas UM Ponorogo yang bermutu dan
akuntabel. Sistem ini menempatkan kepuasan pengguna (costumer satisfaction) dan
akuntabilitas sebagai prioritas utama.
b. Adanya sistem perencanaan kegiatan dan anggaran yang bertumpu pada hasil evaluasi
capaian mutu serta target mutu yang akan dicapai oleh UM Ponorogo.
c. Untuk meningkatkan kepuasan pengguna, sistem Layanan Manajemen UMP harus yang
ramah (friendly), terintegrasi, excellent, dan tepat waktu. Masing-masing unit dalam
system layanan manajemen UMP, sekurang-kurangnya harus memiliki meja pelayanan
(help desk), sistem informasi berbasis teknologi informasi (TI), serta mekanisme untuk
menangani keluhan (complaint handling).
No
Indikator Utama
2010
Indikator Mutu di Bidang Layanan Manejemen
26 Jumlah sistem
ISO
0
layanan pada unitunit kerja telah
memperoleh
Sertifikasi
0
sertifikasi, baik
Lain
berupa ISO maupun
sertifikasi lainnya.
27 Jumlah program peningkatan mutu
NA
(quality improvement program atau
QIP) sebagai upaya/langkah positif
(good practices) pada unit-unit
kerja yang berdampak pada sistem
manajemen mutu per tahun
28 Kesesuaian antara kegiatan yang diusulkan dalam RKA terhadap
sasaran mutu (indikator dan target
Capaian dan Target
2012
2014
10
4
10
2
7
10
20
50%
75%
Penanggung
jawab
SPM dan pimpinan
Unit Kerja
SPM
Pimpinan
kerja
dan
Unit
WROR, Pimpinan
Unit Kerja
Judul
No. Kode
No. Revisi
MANUAL
MUTU
Tanggal Berlaku
Halaman
: MANUAL MUTU
: MM-LPMI-01
: 0.0
: 1 Desember 2010
: 11-15
Penanggung Jawab
Disiapkan
Diperiksa
Drs. Subangun, M.KPd.
Ketua LPMI
Drs. Sumaji, M.Pd.
Warek I
Disahkan
Drs. Sulton, M.Si.
Rektor
mutu) sebagaimana diatur dalam
Kebijakan Mutu UMP sebagai dasar
penilaian akuntabilitas UMP
29
30
31
32
Rasio layanan manajemen yang
mendapatkan indeks kepuasan
customer (costumer satisfaction
index, CSI) diatas 70% terhadap
jumlah layanan manajemen UMP.
Rasio layanan manajemen yang
memenuhi standar waktu yang
dijanjikan teradap jumlah layanan
manajemen UMP
Frekuensi minimum UMP,
pemutakhiran isi situs Fakultas,
unit-unit di UMP
Sekolah
Pusat
Penelitian,
Pusat,
Kelompok
keahlian,
Program
Studi
Skala
Komunikasi
Organisasi
(Organization
Communication
Scale) UMP, baik secara internal
-
50%
75%
Pimpinan
Unit
Kerja dan SPM
NA
50%
70%
Pimpinan
unit
kerja dan SMP
NA
Setiap 2
minggu
Setiap 1
minggu
NA
Setiap
bulan
Setiap 2
minggu
WRKK, SPM, USDI,
Pimpinan
Fakultas/Sekolah,
Pimpinan
Pusat
Penelitian,
Pimpinan
Pusat,
Pimpinan KK, dan
Pimpinan Program
Studi
NA
3
1
4
WRKK, USDI
maupun eksternal (pada skala 1-7)
10. SASARAN MUTU ORGANISASI.
Sasaran mutu Universitas adalah sebagai berikut dibawah ini :
10.1 Mutu universitas meliputi mutu unit, mutu lulusan, mutu proses, dan mutu penelitian.
10.2 Berkarya dalam tahun I minimal 70%.
10.3 Tepat waktu studi minimal 80%.
10.4 Nilai kinerja dosen >=3,00 minimal 90%.
10.5 IP MKKU >=3 minimal 90%.
10.6 Nilai praktik ibadah dengan hasil baik minimal 90%.
10.7 Nilai latihan kepemimpinan Islam dengan hasil baik minimal 90%.
11. PERENCANAAN MUTU
Setiap pimpinan unit kerja di universitas berkewajiban membuat perencanaan kerja untuk unit
kerjanya, dan lingkup perencanaan kerja tersebut adalah meliputi :
11.1 Membuat prosedur mutu dan instruksi kerja untuk unit kerjanya.
11.2 Memastikan bahwa prosedur mutu dan instruksi kerja yang telah dibuat dijalankan secara
efektif.
11.3 Memastikan bahwa semua sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan tercapai.
11.4 Memelihara prosedur mutu dan instruksi kerja pada unitnya.
11.5 Melakukan perbaikan dan/atau penyempurnaan prosedur mutu dan instruksi kerja pada
unitnya.
11.6 Merencanakan peningkatan hasil kerja, khususnya pada tujuan dan sasaran mutu.
12. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
11
Judul
No. Kode
No. Revisi
MANUAL
MUTU
Tanggal Berlaku
Halaman
: MANUAL MUTU
: MM-LPMI-01
: 0.0
: 1 Desember 2010
: 12-15
Penanggung Jawab
Disiapkan
Drs. Subangun, M.KPd.
Ketua LPMI
Diperiksa
Drs. Sumaji, M.Pd.
Warek I
Disahkan
Drs. Sulton, M.Si.
Rektor
Tugas, tanggung jawab, dan wewenang pegawai/pimpinan diatur dengan jelas dan
terdokumentasi, khususnya pegawai yang melaksanakan pekerjaan yang terkait dengan mutu
dan kepuasan pelanggan.
12.1 Setiap pegawai/pimpinan dipastikan memahami tugas, tanggung jawab, dan
wewenangnya.
12.2 Uraian tugas, tanggung jawab, dan wewenang disiapkan oleh atasan pegawai yang
bersangkutan bersama dengan bagian personalia.
12.3 Dokumen uraian tugas dipegang oleh pegawai yang bersangkutan dan copy disimpan oleh
bagian personalia.
12.4 Dokumen uraian tugas harus dikendalikan, isinya diperbarui bila terjadi perubahan
pekerjaan.
12.5 Uraian tugas dibuat berdasarkan nama-nama posisi yang ada dalam struktur organisasi
pada masing-masing unit kerja.
12.6 Penggunaan nama posisi (job title) dikoordinasikan oleh bagian personalia.
Dokumen Terkait :
Struktur Organisasi, Job Description Pegawai, Statuta.
13. INTERAKSI ANTARBAGIAN
Interaksi antarpimpinan/pegawai merupakan kegiatan yang sangat penting untuk menunjang
mekanisme kerja, karenanya sistem komunikasi perlu dipastikan untuk diatur dengan baik dan
menekankan hal-hal sebagai berikut:
13.1 Pimpinan unit kerja mengupayakan agar komunikasi dengan bawahan dipastikan berjalan
lancar.
13.2 Komunikasi diarahkan untuk peningkatan pemahaman pegawai mengenai sistem
manajemen mutu.
13.3 Komunikasi diarahkan agar pegawai memahami target-target pekerjaan yang ingin dicapai.
13.4 Komunikasi diarahkan untuk memastikan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan
terpenuhi.
13.5 Komunikasi internal diatur secara sistematis dan terdokumentasi.
13.6 Komunikasi internal untuk menjelaskan sistem manajemen mutu kepada seluruh pegawai.
13.7 Komunikasi internal membangun kesadaran mutu demi kepuasan pelanggan.
13.8 Penyelenggaraan rapat koordinasi dan evaluasi diatur dengan baik.
13.9 Rapat koordinasi harian ditekankan untuk evaluasi hasil kerja dan atau koordinasi.
13.10 Setiap unit kerja dilengkapi dengan notice board yang dipergunakan untuk komunikasi dan
atau penyebaran informasi.
13.11 Tabloid Organisasi diterbitkan secara berkala oleh unit kerja Humas untuk mendukung
upaya pembinaan pegawai.
Dokumen Terkait :
Notulen Rapat, Tinjauan Manajemen, dan Prosedur lain yang terkait
14. TINJAUAN MANAJEMEN
Tinjauan manajemen merupakan kegiatan untuk mengevaluasi dalam rangka pengendalian suatu
proses dan kinerja termasuk dalam implementasi sistem menajemen mutu.
14.1 LPMI melaksanakan rapat tinjauan manajemen minimal tiga bulan sekali.
14.2 Tinjauan manajemen dipastikan terdokumentasi dan dinotulenkan.
14.3 Agenda manajemen ditentukan selambatnya satu bulan sebelum evaluasi dilaksanakan.
14.4 Agenda tinjauan manajemen mencakup antara lain hal-hal sebagai berikut:
1. Hasil audit internal.
2. Umpan balik atau keluhan pelanggan.
3. Kinerja pengajaran
4. Kinerja penelitian
12
Judul
No. Kode
No. Revisi
MANUAL
MUTU
Tanggal Berlaku
Halaman
: MANUAL MUTU
: MM-LPMI-01
: 0.0
: 1 Desember 2010
: 13-15
Penanggung Jawab
Disiapkan
Drs. Subangun, M.KPd.
Ketua LPMI
Diperiksa
Drs. Sumaji, M.Pd.
Warek I
Disahkan
Drs. Sulton, M.Si.
Rektor
5. Kinerja pengabdian masyarakat.
6. Hasil tindakan koreksi atau perbaikan sistem manajemen mutu.
14.5 Hasil tinjauan manajemen dibagikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
14.6 Hasil tinjauan manajemen memuat keputusan atau kesimpulan mengenai tindakan yang
perlu diambil.
14.7 Tatacara melaksanakan tinjauan manajemen diuraikan dalam prosedur tinjuan manajemen.
Dokumen terkait :
1. Prosedur Rapat Tinjauan Manajemen
2. Indikator Mutu Bidang Pelayanan Manajemen
15. PENGELOLAAN SUMBER DAYA.
15.1 Penyediaan Sumber Daya.
1. Sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu serta untuk
mencapai sasaran dipastikan dipenuhi.
2. Sumber daya yang diperlukan diidentifikasi oleh pimpinan unit yang membutuhkan dan
disampaikan kepada manajemen melalui mekanisme yang telah diatur atau dibahas
dalam manajemen untuk diputuskan.
Dokumen terkait:
1. Prosedur Pengadaan Barang.
2. Prosedur Seleksi Penerimaan Pegawai
15.2 Pengembangan Sumber Daya Manusia
Kompetensi yang diperlukan oleh setiap karyawan agar dapat melaksanakan tugas dan
tanggung jawabnya secara tepat dan benar sesuai dengan sasaran dan persyaratan yang
telah direncanakan harus dipastikan terpenuhi.
Seluruh pimpinan unit bertanggung jawab untuk:
1. Menentukan dan merencanakan pelatihan yang diperlukan setiap bawahannya.
2. Memastikan pelatihan yang diperlukan telah dilaksanakan. Pelatihan dapat dilakukan
dalam bentuk in-house-off the job, atau kegiatan apa pun yang bertujuan memberikan
kompetensi kepada karyawan.
3. Mengambil tindakan lainnya selain pelatihan yang sesuai dengan permasalahan.
4. Mengevaluasi efektif tidaknya tindakan yang telah diambil.
5. Meningkatkan kesadaran karyawan mengenai pentingnya peranan setiap karyawan
dalam pekerjaan guna mewujudkan kepuasan stakeholder, khususnya mahasiswa.
6. Mengelola data-base karyawan yang memuat informasi mengenai pelatihan dan
pengalaman kerja karyawan.
Dokumen terkait:
1. Prosedur Seleksi Penerimaan Pegawai.
2. Prosedur Pengembangan Pegawai.
3. Prosedur Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai.
15.3 Sarana Kerja
1. Sarana kerja/infrastruktur untuk mendukung pekerjaan dan mencapai sasaran dan
persyaratan produk/proses dipastikan terpenuhi.
2. Melakukan pemeliharaan secara teratur terhadap sarana kerja, sarana pengajaran,
penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, dan sarana pendukung lainnya agar
senantiasa dalam kondisi baik dan siap dioperasikan.
3. Sarana kerja baru yang diperlukan secepatnya diidentifikasi dan ditindaklanjuti sesuai
prosedur yang berlaku.
13
Judul
No. Kode
No. Revisi
MANUAL
MUTU
Tanggal Berlaku
Halaman
: MANUAL MUTU
: MM-LPMI-01
: 0.0
: 1 Desember 2010
: 14-15
Penanggung Jawab
Disiapkan
Drs. Subangun, M.KPd.
Ketua LPMI
Diperiksa
Drs. Sumaji, M.Pd.
Warek I
Disahkan
Drs. Sulton, M.Si.
Rektor
4. Unit kerja bertanggung jawab untuk memastikan kecukupan dan kelengkapan sarana
kerja dan kelaikan kondisi sarana kerja pada semua unit yang ada.
Dokumen terkait:
Prosedur Pemeliharaan dan Perbaikan
15.4 Lingkungan kerja
1. Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan untuk mendukung komitmen mutu dan
kepuasan pelanggan dan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan output
penyelenggaraan pendidikan yang dilaksanakan.
2. Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan agar lingkungan kerja dijaga dan
senantiasa dalam keadaan bersih, rapi, aman, dan nyaman.
3. Karyawan dan pimpinan berkewajiban mengupayakan agar lingkungan kerjanya
terkendali.
4. Pimpinan mewajibkan semua karyawan menjalankan tata graha
5. Setiap pimpinan unit bertanggung jawab untuk memastikan bahwa seluruh karyawan
di unit kerjanya memahami dan menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.
16. REALISASI PROSES OPERASIONAL
Penyelenggaraan pendidikan sebagai proses utama, khususnya pengajaran diawali dengan
uraian proses sejak mahasiswa diterima sampai mahasiswa dinyatakan lulus.
17. DESAIN DAN PENGEMBANGAN
17.1 Perencanaan Pengembangan
1. Kegiatan pengembangan layanan dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja
berdasarkan input dari pelanggan yang disampaikan secara tertulis.
2. Sebelum proses desain pengembangan dilaksanakan, semua persyaratan harus
dibahas secara jelas. Bila ada keraguan mengenai input yang diterima, harus
diklarifikasi dengan pihak lain yang terkait termasuk dengan pelanggan.
3. Perencanaan desain atau pengembangan harus dibuat sebelum desain dilaksanakan.
4. Tugas, tanggung jawab, dan wewenang personil yang terlibat dalam unit kerja harus
ditentukan dengan jelas.
5. Bila kegiatan desain atau pengembangan melibatkan fungsi lain, harus dipastikan
adanya kejelasan pengaturan mengenai keterlibatan atau wewenang unit yang terkait.
6. Komunikasi pada semua tahap pengembangan harus dicatat.
17.2 Input Desain atau Pengembangan
1. Semua informasi mengenai persyaratan yang dituangkan dalam desain atau
pengembangan dipastikan terdokumentasi.
2. Bila desain terkait dengan produk lama, desain yang lama diverifikasi sebelum
digunakan sebagai acuan.
3. Bila ada keraguan atau ketidaklengkapan atau ketidakjelasan mengenai informasi atau
persyaratan desain, hal tersebut harus diklarifikasi lebih dahulu dengan sumbernya
sebelum pelaksanaan desain.
17.3 Output Desain dan Pengembangan
1. Hasil desain berupa layanan baru harus diperiksa, diverifikasi, dan disetujui oleh atasan
langsung.
2. Dokumen desain harus memuat nomor, nama desain, dan nama pemeriksa.
3. Hasil desain digunakan untuk proses berikutnya.
17.4 Evaluasi Hasil Desain
1. Hasil desain dievaluasi untuk menilai kesesuaian terhadap semua persyaratan.
2. Evaluasi mencakup aspek penting yang dapat menggagalkan proses berikutnya.
3. Bila evaluasi dilakukan bersama fungsi lain, peran fungsi terlibat harus jelas.
4. Arsip atau catatan hasil evaluasi dan tindakan yang ytelah diambil harus disimpan.
14
Judul
No. Kode
No. Revisi
MANUAL
MUTU
Tanggal Berlaku
Halaman
: MANUAL MUTU
: MM-LPMI-01
: 0.0
: 1 Desember 2010
: 15-15
Penanggung Jawab
Disiapkan
Drs. Subangun, M.KPd.
Ketua LPMI
Diperiksa
Drs. Sumaji, M.Pd.
Warek I
Disahkan
Drs. Sulton, M.Si.
Rektor
Dokumen Terkait :
1. Satuan Acara Perkuliahan
2. Kontrak Pembelajaran/Silabi
18. PEMBELIAN
18.1 Proses Pembelian
1. Bagian umum bertanggung jawab untuk memastikan fungsi pembelian dilaksanakan
secara terkendali.
2. Fungsi-fungsi yang terkait dengan pembelian harus memahami prosedur pembelian.
3. Pembelian dilaksanakan mengikuti prosedur pembelian yang telah ditetapkan.
4. Pemasok diseleksi secara obyektif sebelum ditunjuk sebagai rekanan.
5. Kriteria seleksi dan evaluasi ditetapkan.
6. Catatan hasil evaluasi dan tindak lanjut yang telah dilakukan dipastikan disimpan.
7. Pengendalian pemasok dan produk disesuaikan dengan akibat yang dapat ditimbulkan
oleh produk tersebut pada proses-proses berikutnya maupun terhadap produk akhir
yang akan diproduksi.
18.2 Informasi Pembelian
1. Sebelum melaksanakan pembelian, informasi persyaratan tentang berbagai
persyaratan dan spesifikasi yang diperlukan pengguna harus dibuat secara jelas untuk
menghindari ketidaksesuaian.
2. Dokumen pembelian harus dipastikan memuat penjelasan mengenai semua
persyaratan produk yang akan dibeli termasuk
a. Kejelasan mengenai jumlah barang yang dibeli.
b. Persyaratan atau spesifikasi mutu yang akan dibeli.
c. Persyaratan waktu pengiriman.
d. Persyaratan pembayaran.
e. Persyaratan personil yang terlibat.
18.3 Verifikasi Produk yang Dibeli
1. Penjamin Mutu dan Bagian Umum bertanggung jawab melakukan verifikasi terhadap
barang yang masuk.
2. Hasil verifikasi atau pemeriksaan dicatat dan disampaikan ke bagian umum.
3. Penjamin mutu memiliki kewenangan untuk memutuskan apakah barang yang datang
memenuhi persyaratan atau tidak.
4. Bilamana perlu Penjamin Mutu dapat melakukan verifikasi di lokasi pemasok sebelum
barang dikirim.
5. Penjamin Mutu dapat melakukan audit ke lokasi pemasok bila diperlukan.
Prosedur Terkait :
1. Prosedur Pengadaan Barang (PM-LPMI-01)
2. Prosedur Seleksi dan Evaluasi Pemasok (PM-LPMI-02)
19. PROSES PENYEDIAAN JASA
19.1 Pengendalian Proses Operasional
1. Proses operasional layanan dipastikan dijalankan secara terkendali.
2. Masing-masing bagian unit kerja membuat instruksi kerja untuk setiap layanan dan
proses yang dipandang kritis.
3. Instruksi kerja dibuat untuk membimbing pelaksana kegiatan agar dapat melaksanakan
layanan sesuai dengan output yang direncanakan.
4. Peralatan yang diperlukan untuk proses layanan dipastikan tersedia dan memenuhi
syarat.
5. Pemantauan dan pengukuran hasil layanan dilakukan oleh pengawas mutu dengan
sistem sampling yang telah diatur oleh penjamin mutu.
19.2 Identifikasi dan Ketelusuran
15
Judul
No. Kode
No. Revisi
MANUAL
MUTU
Tanggal Berlaku
Halaman
: MANUAL MUTU
: MM-LPMI-01
: 0.0
: 1 Desember 2010
: 16-15
Penanggung Jawab
Disiapkan
Drs. Subangun, M.KPd.
Ketua LPMI
Diperiksa
Drs. Sumaji, M.Pd.
Warek I
Disahkan
Drs. Sulton, M.Si.
Rektor
1. Semua layanan yang belum dapat diserahkan kepada pelanggan harus dipastikan
diberikan identifikasi secara jelas pada setiap tahapan kegiatan.
2. Cara identifikasi atau pelabelan harus dituangkan dalam prosedur identifikasi dan
pelabelan.
3. Identifikasi dimaksudkan untuk menghindari kesalahan atau ketidaksesuaian yang tidak
diinginkan.
4. Cara Identifikasi diatur dalam prosedur identifikasi dan labelisasi.
19.3 Barang Milik Pelanggan
1. Barang milik pelanggan adalah barang yang bukan milik universitas yang berada di
wilayah tanggung jawab universitas.
2. Barang milik pelanggan harus ditangani secara hati-hati untuk mencegah hal-hal yang
tidak diinginkan.
3. Semua fungsi atau pihak yang secara langsung atau tidak langsung terlibat dalam
penggunaan, penyimpanan, pemeriksaan barang milik pelanggan harus melakukan
identifikasi, verifikasi, melindungi, dan mengamankan barang milik pelanggan sesuai
dengan prosedur yang telah ditetapkan.
4. Bilamana diketahui adanya kehilangan, kerusakan, atau ketidaksesuaian, harus
dipastikan dicatat dan dilaporkan kepada pemiliknya sebelum digunakan.
5. Yang termasuk barang milik pelanggan adalah misalnya ijazah yang belum diambil,
kendaraan, perlengkapan, atau benda lain yang menjadi tanggung jawab universitas.
19.4 Penyimpanan Perangkat Layanan
1. Perlengkapan atau dokumen layanan pada setiap tahapan proses dijaga kondisinya dan
dipertahankan kesesuaiannya selama penyimpanan, selama proses layanan, maupun
selama penyampaian layanan.
2. Selama layanan ditangani secara internal, perangkat layanan harus dilengkapi identitas
secara jelas.
3. Prosedur penanganan, pengemasan, penyimpanan, dan pengamanan barang selama
dalam proses harus dibuat.
20. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN
20.1 Data dan Informasi.
1. Semua unit kerja melakukan pengukuran dan pemantauan terhadap kegiatan masingmasing.
2. Pemantauan dan pengukuran direncanakan sebelum dilaksanakan.
3. Data kegiatan dikumpulkan untuk dianalisis.
4. Hasil pengukuran, pemantauan, analisis dipergunakan untuk
a. Membuktikan kesesuaian.
b. Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu.
c. Melakukan perbaikan secara terus-menerus.
d. Memastikan tercapainya sasaran mutu.
5. Metode pemantauan, pengukuran, analisis, perbaikan dipastikan sesuai dengan tujuan.
6. Bila teknik statistik dipergunakan, dipastikan mengikuti kaidah-kaidah yang benar dan
termuat.
20.2 Pengukuran dan Pemantauan
Kepuasan Pelanggan
1. Persepsi pelanggan dan kepuasan terhadap layanan yang diberikan universitas harus
dipantau secara berkala.
2. Pemantauan dimaksudkan untuk menilai dan mengukur kinerja sistem menejemen
mutu serta mengetahui apakah persyaratan pelanggan telah terpenuhi.
3. Metode untuk memperoleh informasi dan pemanfaatan iniformasi yang diperoleh
dipastikan tertuang dalam prosedur.
Prosedur Terkait:
Prosedur Survei Kepuasan Pelanggan (PM-LPMI-06)
16
Judul
No. Kode
No. Revisi
MANUAL
MUTU
Tanggal Berlaku
Halaman
: MANUAL MUTU
: MM-LPMI-01
: 0.0
: 1 Desember 2010
: 17-15
Penanggung Jawab
Disiapkan
Drs. Subangun, M.KPd.
Ketua LPMI
Diperiksa
Drs. Sumaji, M.Pd.
Warek I
Disahkan
Drs. Sulton, M.Si.
Rektor
20.3 Audit Internal
1. Tujuan audit adalah untuk memastikan sistem manajemen mutu diimplementasikan
secara efektif dan hasilnya sesuai dengan yang telah direncanakan dua kali setahun .
2. Tim audit diusulkan oleh Ketua LPMI dan ditentukan serta disahkan oleh Rektor dan
dibekali pelatihan yang cukup sebelum melakukan audit.
3. Program audit direncanakan oleh Ketua Tim Audit dengan mempertimbangkan tingkat
kepentingan dan kekritisan unit yang diaudit.
4. Audit harus dilaksanakan secara sistematis, objektif, terencana, dan terdokumentasi
serta mengedepankan integritas dan independensi.
5. Audit harus dilakukan sesuai dengan prosedur audit yang telah ditetapkan.
6. Dalam setiap pelaksanaan audit, auditor harus memperhatikan hasil audit yang
terdahulu untuk mengevaluasi efektivitasnya.
7. Kriteria audit, lingkup, frekuensi, dan metode yang akan digunakan dipastikan
ditentukan dalam prosedur audit internal.
8. Pelaksanaan audit dilakukan secara objektif dan mengikuti ketentuan persyaratan
audit.
9. Pimpinan unit yang diperiksa bertanggung jawab untuk menindaklanjuti temuan audit
pada unitnya.
10. Tindakan koreksi diambil sesegera mungkin untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang
telah ditemukan.
11. Tindak lanjut audit harus mencakup verifikasi terhadap tindakan-tindakan yang telah
diambil.
12. Ketua Tim Audit bertanggung jawab dan melapor kepada Ketua LPMI.
Prosedur Terkait
1. Prosedur Audit Internal (PM-LPMI-03)
2. Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PM-LPMI-05)
20.4 Pemantauan dan Pengukuran Proses Operasioanal
1. Metode pemantauan dan pengukuran yang digunakan untuk mengevaluasi efektivitas
sistem manajemen mutu dan layanan harus dipastikan keabsahannya.
2. Metode yang digunakan harus dapat dibuktikan kemampuannya untuk mencapai hasil
yang telah direncanakan.
3. Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai, tindakan koreksi dan pencegahannya
harus dilakukan untuk memastikan kesesuaian terhadap layanan.
20.5 Pemantauan dan Pengukuran Layanan
1. Pemantauan dan pengukuran layanan dilakukan sesuai prosedur.
2. Tujuan pemantauan dan pengukuran produk untuk memastikan bahwa semua
persyaratan layanan terpenuhi.
3. Pengkuran dan pemantauan dilaksanakan pada tahapan yang telah ditentukan.
4. Pemantauan dan pengukuran layanan dilaksanakan berdasarkan kriteria yang telah
ditetapkan yang tertuang dalam rencana inspeksi yang ditetapkan oleh penjamin mutu.
5. Catatan hasil pemantauan dan pengukuran harus dicatat termasuk personil yang
melaksanakan.
20.6 Pengendalian Layanan Tidak Sesuai
1. Layanan tidak sesuai adalah layanan yang kondisinya berada di luar persyaratan yang
telah ditetapkan sebagai standar layanan.
2. Layanan yang tidak sesuai dikendalikan serta dicegah agar tidak dipergunakan atau
disampaikan ke proses berikutnya.
3. Pengendalian dan tanggung jawab serta wewenang untuk menangani layanan tidak
sesuai harus ditetapkan dalam prosedur.
4. Layanan tidak sesuai tidak boleh dikirim kepada pelanggan.
5. Ketidaksesuaian dan tindakan yang diambil harus dicatat.
17
Judul
No. Kode
No. Revisi
MANUAL
MUTU
Tanggal Berlaku
Halaman
: MANUAL MUTU
: MM-LPMI-01
: 0.0
: 1 Desember 2010
: 18-15
Penanggung Jawab
Disiapkan
Drs. Subangun, M.KPd.
Ketua LPMI
Diperiksa
Drs. Sumaji, M.Pd.
Warek I
Disahkan
Drs. Sulton, M.Si.
Rektor
Prosedur Terkait:
Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai (PM-LPMI-04)
20.7 Analisis Data
1. Data-data mengenai proses atau implementasi sistem manajemn mutu harus dikelola
dengan baik.
2. Data dianalisis dengan menggunakan teknik-teknik yang sesuai, misalnya teknik
statistik.
3. Analisis data dilakukan oleh setiap pimpinan unit kerja untuk mengetahui tingkat kinerja
masing-masing proses atau melihat kesenjangan-kesenjangan yang ada sehingga
dapat dilakukan perbaikan.
4. Prosedur analisis dibuat oleh unit penjaminan mutu dan menjadi acuan bagi semua
fungsi lainnya.
5. Hasil analisis data harus mengarah pada pengidentifikasian ketidaksesuaian,
ketidakefektifan, dan tindakan-tindakan perbaikan yang diperlukan.
6. Data dianalisis antara lain untuk memantau :
a. Kepuasan pelanggan
b. Kesesuaian terhadap persyaratan layanan
c. Karakteristik dan kecenderungan proses atau produk.
d. Kinerja pemasok.
e. Sebagai dasar untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan.
20.8 Tindakan Koreksi dan Pencegahan.
 Tindakan Perbaikan Terus Menerus
1. Seluruh karyawan dan pimpinan wajib melakukan perbaikan secara terus menerus
terhadap efektifitas sistem manajemen mutu sesuai dengan tugas tanggug jawab dan
wewenangnya.
2. Semua perbaikan mengacu pada komitmen yang tertuang dalam kebijakan mutu,
sasaran mutu, hasil audit, analisa data, tindakan koreksi dan prefensi serta tinjauan
manajemen.
Prosedur Terkait:
Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PM-LPMI-05)
 Tindakan Koreksi dan Pencegahan
1. Penyebab-penyebab terjadinya ketidaksesuaian dipastikan dieliminir atau dihilangkan
dan dicegah agar tidak terjadi lagi.
2. Tujuan dan tindakan koreksi dan tindakan prevensi adalah mencegah terulangnya
masalah yang sama dan untuk meningkatkan kinerja universitas secara keseluruhan.
3. Upaya tindakan koreksi atau prevensi dipastikan sesuai dengan skala dampak yang
dapat ditimbulkan dari masalah tersebut.
4. Agar proses tindakan koreksi berjalan lancar dan hasilnya efektif, dipastikan prosedur
tindakan koreksi disediakan yang mencakup
a. Meninjau ketidaksesuaian termasuk keluhan konsumen.
b. Menentukan penyebab masalah.
c. Merencanakan dan melaksanakan tindakan koreksi.
d. Menyimpan arsip tindakan koreksi.
e. Meninjau efektivitas tindakan koreksi.
5. Pimpinan unit bertanggung jawab memastikan tindakan koreksi atau prevensi yang
telah dilaksanakan efektif.
6. Tindakan koreksi atau prevensi harus sesuai dengan dampak dari masalah.
7. Prosedur tindakan koreksi atau prevensi dipastikan dibuat.
Prosedur Terkait:
Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PM-LPMI-05)
18
Judul
No. Kode
No. Revisi
MANUAL
MUTU
Tanggal Berlaku
Halaman
: MANUAL MUTU
: MM-LPMI-01
: 0.0
: 1 Desember 2010
: 19-15
Penanggung Jawab
Disiapkan
Drs. Subangun, M.KPd.
Ketua LPMI
Diperiksa
Drs. Sumaji, M.Pd.
Warek I
Disahkan
Drs. Sulton, M.Si.
Rektor
21. PENUTUP
Demikian manual mutu ini dibuat oleh Rektor, mudah-mudahan dapat mejadi acuan dalam
bersikap dan bertindak menjalankan sistem menajamen mutu serta menjalankan tugas, tanggung
jawab, dan wewenang masing-masing.
Selamat bekerja. Rektor mendukung sepenuhnya pelaksanaan sistem manajemen mutu ini
sebagai komitmen yang tidak dapat ditawar-tawar lagi.
22. CATATAN REVISI
NO
TANGGAL MULAI
BERLAKU
ISI PERUBAHAN
1
2
3
4
5
6
7
8
19