UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA -UDAF-

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INSTITUTO DE
PREVISIÓN MILITAR
MANUAL DE PROCESOS
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
-UDAF-
INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
CONTENIDO
SECCIÓN DE CONTABILIDAD ....................................................... 11
BIENES MUEBLES ................................................................................................................ 12
PROCESO 1: ............................................................................................................................... 13
“ACTUALIZACIÓN DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD DE ACTIVOS FIJOS” ...................... 13
Diagrama de Flujo ................................................................................................................. 15
PROCESO 2: ............................................................................................................................... 17
“INFORME DE ALTAS Y BAJAS DE BIENES” ........................................................................... 17
PROCESO 3: ............................................................................................................................... 20
“PASES DE SALIDA DE BIENES” ............................................................................................. 20
PROCESO 4: ............................................................................................................................... 22
“REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE ACTIVOS FUNGIBLES” .................................. 22
PROCESO 5: ............................................................................................................................... 24
“REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO DE UNIDADES ECONÓMICAS”24
PROCESO 6: ............................................................................................................................... 26
“REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS” .................................... 26
PROCESO 7: ............................................................................................................................... 30
“SOLVENCIA DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD (RETIRO)” ............................................. 30
CONCILIACIONES BANCARIAS Y CONTROL DE DOCUMENTOS ............................................... 32
PROCESO 1: ............................................................................................................................... 33
“CONCILIACIÓN BANCARIA”................................................................................................. 33
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MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 2: ............................................................................................................................... 46
“CONTROL DE CAJA FUERTE” ............................................................................................... 46
PROCESO 3: ............................................................................................................................... 48
“CONTROL DE ESCRITURA PÚBLICA DE CRÉDITOS HIPOTECARIOS A FAVOR DEL IPM” .... 48
PROCESO 4: ............................................................................................................................... 50
“CONTROL DE MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS BANCARIAS”............................................. 50
PROCESO 5: ............................................................................................................................... 52
“CONTROL DE TÍTULOS DE MEDIA PAJA DE AGUA” ............................................................ 52
IMPUESTOS ........................................................................................................................ 54
PROCESO 1: ............................................................................................................................... 55
“ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES DEL IPM ANTE LA SAT” ...................................... 55
PROCESO 2: ............................................................................................................................... 57
“DECLARACIÓN DEL IMPUESTO DE SOLIDARIDAD (ISO) TRIMESTRAL (PAGO EXENTO)” .. 57
PROCESO 3: ............................................................................................................................... 59
“DECLARACIÓN DEL ISR TRIMESTRAL (PAGO EXENTO)” ..................................................... 59
PROCESO 4: ............................................................................................................................... 61
“INSCRIPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE AUTORIDADES DEL IPM ANTE EL REGISTRO
TRIBUTARIO (RTU)” .............................................................................................................. 61
PROCESO 5: ............................................................................................................................... 63
“INTEGRACIÓN DE DESCUENTOS JUDICIALES” .................................................................... 63
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MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 6: ............................................................................................................................... 65
“INTEGRACIÓN E INGRESO DE DATOS DE FACTURAS EMITIDAS EN ASISTE LIBROS DE LA
SAT” ....................................................................................................................................... 65
PROCESO 7: ............................................................................................................................... 67
“PAGO DE DECLARACIÓN DEL ISR ANUAL (PAGO EXENTO) CON LOS ESTADOS
FINANCIEROS AUDITADOS”.................................................................................................. 67
PROCESO 8: ............................................................................................................................... 69
“PAGO DE RETENCIONES DE ISR” ......................................................................................... 69
PROCESO 9: ............................................................................................................................... 71
“PAGO DE RETENCIONES DE IVA” ........................................................................................ 71
NÓMINAS ........................................................................................................................... 73
PROCESO 1: ............................................................................................................................... 74
“DESCUENTOS DE NÓMINAS” .............................................................................................. 74
PROCESO 2: ............................................................................................................................... 78
“FINIQUITO DE PAGO DE LAS PRESTACIONES DE JUBILACIONES Y PENSIONES COBRADAS
DE MAS” ................................................................................................................................ 78
CUOTAS .............................................................................................................................. 80
PROCESO 1: ............................................................................................................................... 81
“CERTIFICACIÓN DE JUBILACIÓN” ........................................................................................ 81
PROCESO 2: ............................................................................................................................... 85
“CERTIFICACIONES DE CUOTAS APORTADAS AL RÉGIMEN PREVISIONAL” ........................ 85
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MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 3: ............................................................................................................................... 87
“CUADRE MENSUAL DE CUOTAS 8% RECIBIDAS DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS DEL
MINISTERIO DE LA DEFENSA NACIONAL DEL PERSONAL DE ALTA EN EL EJÉRCITO”.......... 87
PROCESO 4: ............................................................................................................................... 94
“SOLICITUD PARA COTIZAR DE BAJA” .................................................................................. 94
PROCESO 5: ............................................................................................................................... 98
“TRÁMITE DE REHABILITACIÓN” .......................................................................................... 98
Diagrama de Flujo ............................................................................................................... 100
PROCESO 6: ............................................................................................................................. 102
“TRASLADO DE CUOTAS”.................................................................................................... 102
SECCIÓN DE PRESUPUESTOS .................................................... 111
PROCESO 1: ............................................................................................................................. 112
“CIERRE FISCAL MENSUAL Y ANUAL” ................................................................................. 112
PROCESO 2: ............................................................................................................................. 114
“FORMULACIÓN DE PROYECTO DE PRESUPUESTO AÑO N+1” ......................................... 114
PROCESO 3: ............................................................................................................................. 116
“INFORMES DE GESTIÓN”................................................................................................... 116
PROCESO 4: ............................................................................................................................. 118
“MODIFICACIÓN Y AMPLIACIÓN PRESUPUESTARIA” ........................................................ 118
PROCESO 5: ............................................................................................................................. 123
“PAGO DE DIETAS” ............................................................................................................. 123
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MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 6: ............................................................................................................................. 126
“PAGO DE KILOMETRAJE (MENSAJERO)” .......................................................................... 126
PROCESO 7: ............................................................................................................................. 129
“PAGO DE NÓMINAS DE PRESTACIONES DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR” ........ 129
PROCESO 8: ............................................................................................................................. 132
“PAGO DE NÓMINAS DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR”........................................ 132
PROCESO 9: ............................................................................................................................. 135
“PROCESO DE REGISTRO EN SIGES Y SICOIN DE COMPRAS Y ADQUISICIÓN DE SERVICIOS
(PRE COMPROMISO, COMPROMISO Y DEVENGADO)” ..................................................... 135
PROCESO 10: ........................................................................................................................... 139
“REGISTRO DE INGRESOS”.................................................................................................. 139
PROCESO 11: ........................................................................................................................... 141
“REGISTRO Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS” ........................................................................ 141
PROCESO 12: ........................................................................................................................... 144
“REINTEGRO DE FONDO ROTATIVO” ................................................................................. 144
PROCESO 13: ........................................................................................................................... 146
“REQUERIMIENTO DE CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Y/O AUDITORÍA INTERNA”
............................................................................................................................................. 146
PROCESO 14: ........................................................................................................................... 149
“TRÁMITE DE SOCORRO POR FALLECIMIENTO. PROTECCIONES PÓSTUMAS Y SEGURO DE
VIDA”................................................................................................................................... 149
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MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 15: ........................................................................................................................... 152
“VERIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA” .................................................. 152
SECCIÓN DE TESORERÍA ........................................................... 154
PROCESO 1: ............................................................................................................................. 155
“ACTUALIZAR Y VERIFICAR CAMBIO DE FIRMAS REGISTRADAS EN CUENTAS BANCARIAS”
............................................................................................................................................. 155
PROCESO 2: ............................................................................................................................. 157
“AJUSTE DE IVA” ................................................................................................................. 157
PROCESO 3: ............................................................................................................................. 159
“COBRO DE TARJETA ÚNICA” ............................................................................................. 159
PROCESO 4: ............................................................................................................................. 161
“COBROS POR MEDIO DE BOLETA EMPRESARIAL (BANCO DE DESARROLLO RURAL
“BANRURAL”)” .................................................................................................................... 161
PROCESO 5: ............................................................................................................................. 164
“CUADRE DE CAJA FISCAL (INGRESOS Y EGRESOS)” .......................................................... 164
PROCESO 6: ............................................................................................................................. 167
“FACTURACIÓN SERIE C” .................................................................................................... 167
PROCESO 7: ............................................................................................................................. 170
“IMPRESIÓN DE CHEQUES” ................................................................................................ 170
PROCESO 8: ............................................................................................................................. 177
“IMPRESIÓN DE SOBRES DE NÓMINAS” ............................................................................ 177
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MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 9: ............................................................................................................................. 179
“INTEGRACIÓN DE DESCUENTOS”...................................................................................... 179
PROCESO 10: ........................................................................................................................... 182
“LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DE UN BANCO COMERCIAL)” ............ 182
PROCESO 11: ........................................................................................................................... 185
“LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DEL BANCO DE GUATEMALA)” ......... 185
PROCESO 12: ........................................................................................................................... 190
“LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DE TRANSFERENCIA CABLEGRÁFICA)”
............................................................................................................................................. 190
PROCESO 13: ........................................................................................................................... 194
“NÓMINA DE DIETAS” ........................................................................................................ 194
PROCESO 14: ........................................................................................................................... 199
“NÚMERO DE CHEQUES RECHAZADOS” ............................................................................ 199
PROCESO 15: ........................................................................................................................... 201
“PAGO DE CUOTA MONTEPÍO” .......................................................................................... 201
PROCESO 16: ........................................................................................................................... 204
“PAGO DE CUOTA PRIMA DE FIANZA” ............................................................................... 204
PROCESO 17: ........................................................................................................................... 206
“PAGO DE CUOTAS DE BAJA COTIZANDO” ........................................................................ 206
Página 8 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 18: ........................................................................................................................... 208
“PAGO DE CUOTAS, ABONOS Y PRÉSTAMOS (CRÉDITO DE DIFERENTES
FINANCIAMIENTOS” ........................................................................................................... 208
PROCESO 19: ........................................................................................................................... 211
“PAGO DE DESCUENTOS JUDICIALES”................................................................................ 211
PROCESO 20: ........................................................................................................................... 216
“PAGO DE NÓMINA MENSUAL Y NÓMINA ADICIONAL” .................................................. 216
PROCESO 21: ........................................................................................................................... 220
“PEDIDO DE SUMINISTROS” ............................................................................................... 220
PROCESO 22: ........................................................................................................................... 223
“PREPARAR DOCUMENTOS DE INGRESOS” ....................................................................... 223
PROCESO 23: ........................................................................................................................... 225
“REGULARIZACIÓN CUENTA EN DÓLARES” ....................................................................... 225
PROCESO 24: ........................................................................................................................... 227
“REPORTE DE SALDOS DE LAS 11 CUENTAS DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR” .... 227
PROCESO 25: ........................................................................................................................... 229
“REPORTE DEL CORRELATIVO FACTURAS SERIE D” ........................................................... 229
PROCESO 26: ........................................................................................................................... 231
“RESUMEN DE INGRESOS Y EGRESOS MENSUALES EN CAJAS FISCALES” ......................... 231
Página 9 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 27: ........................................................................................................................... 235
“SOLICITUD DE APORTE MENSUAL A PEVECOM”.............................................................. 235
PROCESO 28: ........................................................................................................................... 237
“SOLICITUD DE APORTE ORDINARIO Y EXTRAORDINARIO MENSUAL A FINANZAS DEL
EJÉRCITO” ............................................................................................................................ 237
PROCESO 29: ........................................................................................................................... 239
“SOLICITUD DE EMISIÓN DE CHEQUERA NUEVA EN BANCOS” ......................................... 239
PROCESO 30: ........................................................................................................................... 241
“TRÁMITES DE ANULACIÓN DE CHEQUES POR VENCIMIENTO” ....................................... 241
PROCESO 31: ........................................................................................................................... 243
“VERIFICACIÓN E INGRESO DE LOS PAGOS DE ARRENDAMIENTO CORRESPONDIENTES A
CONAP, SECRETARIA, BANRURAL, CLASES PASIVAS E INTERESES A PLAZO FIJO” ........... 243
Página 10 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
SECCIÓN DE CONTABILIDAD
Página 11 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
BIENES MUEBLES
Página 12 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 1:
“ACTUALIZACIÓN DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD DE ACTIVOS FIJOS”
RESPONSABLE
Encargado de
Activos Fijos y
Fungibles
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Paso 1:
Realiza la visita a los departamentos del Instituto de Previsión
Militar para realizar la revisión e inventario de la ubicación de
bienes.
Paso 2:
Realiza el inventario de bienes almacenados en las áreas
asignadas.
Paso 3:
Archiva la impresión y el archivo electrónico (Listado de bodega
AÑO X) del inventario de bienes realizado.
Paso 4:
Informa al Subjefe de la Unidad de Administración Financiera –
UDAF- y/o Jefe de la Unidad de Administración Financiera –
UDAF- los hallazgos encontrados después de realizar el
inventario de bienes.
Paso 5:
Realiza la actualización de las tarjetas de bienes del personal
del Instituto de Previsión Militar.
Paso 6:
Ingresa al Sistema Integrado de Información Gerencial IPM, de
la siguiente forma:
1. Ingresar a ventana Financiero
2. Ingresar a ventana Activos Fijos
3. Ingresar a ventana Reportes
4. Ingresar a ventana Fijos
Paso 7:
Marca el icono de Tarjeta de Responsabilidad.
Paso 8:
Ingresa el nombre del personal a actualizar información. No se
imprime el despliegue de información de la ventana únicamente
se revisa en la pantalla el reporte.
Paso 9:
Compara los valores de las tarjetas (totales) de bienes.
Paso 10: Archiva la tarjeta de responsabilidad, si la información del
monto total es igual al de la tarjeta de responsabilidad impresa,
se considera que la tarjeta está actualizada, se revisa la
siguiente tarjeta de responsabilidad.
Paso 11: Calcula el monto de diferencia entre la información del Sistema
Integrado de Información Gerencial IPM y la tarjeta de
responsabilidad impresa si la información no es igual.
Página 13 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Paso 12: Busca en la información de la tarjeta de responsabilidad o en el
archivo del Sistema Integrado de Información Gerencial el bien
que tenga el valor que concuerde con la diferencia calculada.
Paso 13: Consulta con el responsable del bien cuál es el estado (desuso,
mal estado o inservible) y que indique la ubicación del mismo,
para realizar la actualización como baja o alta según sea el
caso.
Paso 14: Copia los datos del bien como se encuentran detallados para
darle de baja o alta.
Paso 15: Realiza el cálculo correspondiente (baja o alta).
Paso 16: Coloca el nuevo saldo en la tarjeta de responsabilidad.
Paso 17: Imprime la “Tarjeta de Responsabilidad” del Sistema Integrado
de Información Gerencial IPM.
Paso 18: Saca una fotocopia de la “Tarjeta de Responsabilidad” impresa.
Paso 19: Solicita al responsable de la tarjeta su firma en el documento
original de la “Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos”.
Paso 20: Entrega la fotocopia de la “Tarjeta de Responsabilidad” a
personal responsable del activo fijo.
Paso 21: Archiva la “Tarjeta de Responsabilidad” y “Tarjeta de
Responsabilidad de Activos Fijos” por departamentos en la
carpeta correspondiente.
Página 14 de 244
Versión:
1
PROCESO: ACTUALIZACIÓN DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD Y ACTIVOS FIJOS
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Fecha:
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
4
Informa al Subjefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- y/o Jefe
de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- los hallazgos encontrados
después de realizar el inventario de bienes.
5
Realiza la actualización de las tarjetas de bienes del personal del Instituto de
Previsión Militar.
8
Inicio
Realiza el inventario de bienes almacenados en las áreas asignadas.
Archiva la impresión y el archivo electrónico (Listado de bodega AÑO X) del
inventario de bienes realizado.
7
Encargado de Activos Fijos
y Fungibles
Realiza la visita a los departamentos del Instituto de Previsión Militar para
realizar la revisión e inventario de la ubicación de bienes.
3
6
Septiembre 2013
Ingresa al Sistema Integrado de Información Gerencial IPM
Marca el icono de Tarjeta de Responsabilidad.
Ingresa el nombre del personal a actualizar información. No se imprime el
despliegue de información de la ventana únicamente se revisa en la pantalla el
reporte.
Compara los valores de las tarjetas (totales) de bienes.
9
10
Archiva la tarjeta de responsabilidad, si la información del monto total es igual
al de la tarjeta de responsabilidad impresa, se considera que la tarjeta está
actualizada, se revisa la siguiente tarjeta de responsabilidad.
11
Calcula el monto de diferencia entre la información del Sistema Integrado de
Información Gerencial IPM y la tarjeta de responsabilidad impresa si la
información no es igual.
Continua en la página siguiente...
A
Página 1
Página 15 de 244
Versión:
1
PROCESO: ACTUALIZACIÓN DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD Y ACTIVOS FIJOS
MANUAL DE PROCESOS
Fecha:
Actividad
… Viene de la pagina anterior
12
y Fungibles
A
Busca en la información de la tarjeta de responsabilidad o en el archivo del
Sistema Integrado de Información Gerencial el bien que tenga el valor que
concuerde con la diferencia calculada.
13
Consulta con el responsable del bien cuál es el estado (desuso, mal estado o
inservible) y que indique la ubicación del mismo, para realizar la actualización
como baja o alta según sea el caso.
14
Copia los datos del bien como se encuentran detallados para darle de baja o
alta.
15
Septiembre 2013
Realiza el cálculo correspondiente (baja o alta).
16 Coloca el nuevo saldo en la tarjeta de responsabilidad.
Imprime la “Tarjeta de Responsabilidad” del Sistema Integrado de Información
17 Gerencial IPM.
18 Saca una fotocopia de la “Tarjeta de Responsabilidad” impresa.
Solicita al responsable de la tarjeta su firma en el documento original de la
19 “Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos”.
Entrega la fotocopia de la “Tarjeta de Responsabilidad” a personal responsable
20 del activo fijo.
Archiva la “Tarjeta de Responsabilidad” y “Tarjeta de Responsabilidad de
21 Activos Fijos” por departamentos en la carpeta correspondiente.
Fin del proceso.
Fin
Página 2
Página 16 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 2:
“INFORME DE ALTAS Y BAJAS DE BIENES”
RESPONSABLE
Encargado de
Activos Fijos y
Fungibles
Paso 1:
Imprime el reporte del “Balance de Comprobación de Sumas y
Saldos” generado por SICOIN.
Paso 2:
Abre el archivo en Excel de “Alzas y Bajas 200X”.
Paso 3:
Ingresa al Reporte de Activos Fijos del Sistema Integrado de
Información Gerencial IPM.
Paso 4:

Solicita estatus actual de la cuenta

Selecciona campos de reporte

Ingresa número de cuenta según el Sistema Integrado
Compara los montos de:

Reporte de Balance de Comprobación de Sumas y
Saldos.

Alzas y Bajas 200X.

Reporte de Activos Fijos del Sistema Integrado de
Paso 5:
Corrige el archivo de Excel de “Alzas y Bajas 200X” las
variaciones encontradas. (Las bajas de bienes son respaldadas
únicamente con resolución entregada por el Jefe de la Unidad
de Administración Financiera –UDAF- o Subjefe de la Unidad de
Administración Financiera –UDAF-).
Paso 6:
Redacta el Resumen del Inventario de Bienes Inmuebles que
incluya:
1. No. de Cuenta Fiscal.
2. No. de Cuenta de SICOIN.
3. Descripción del bien inmueble.
4. Subtotal.
Paso 7:
Redacta el Resumen de Alzas y Bajas de Bienes Muebles que
incluya:
Página 17 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
2. No. de Cuenta SICOIN.
3. Descripción de bienes muebles.
4. Alzas y Bajas.
Paso 8:
Redacta el Resumen del Inventario de Bienes Muebles que
incluya:
2. No. de Cuenta SICOIN.
3. Descripción del bien mueble.
4. Subtotal de monto.
5. Monto final.
Paso 9:
Solicita la revisión, firma y sello del Jefe de la Unidad de
Administración Financiera –UDAF- o Subjefe de la Unidad de
Administración Financiera –UDAF-.
Paso 10: Elabora el oficio y traslada a Gerencia para firma.
Paso 11: Envía el oficio e informe de Alzas y Bajas de Bienes al Ministerio
de Finanzas Públicas.
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PROCESO: INFORME DE ALTAS Y BAJAS DE BIENES
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Versión:
Fecha:
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
5
6
7
1
Septiembre 2013
y Fungibles
Inicio
Imprime el reporte del “Balance de Comprobación de Sumas y Saldos”
generado por SICOIN.
Abre el archivo en Excel de “Alzas y Bajas 200X”.
Ingresa al Reporte de Activos Fijos del Sistema Integrado de Información
Gerencial IPM.
Compara los montos.
Corrige el archivo de Excel de “Alzas y Bajas 200X” las variaciones
encontradas. (Las bajas de bienes son respaldadas únicamente con resolución
entregada por el Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- o
Subjefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-).
Redacta el Resumen del Inventario de Bienes Inmuebles.
Redacta el Resumen de Alzas y Bajas de Bienes Muebles.
Redacta el Resumen del Inventario de Bienes Muebles
8
9
10
Solicita la revisión, firma y sello del Jefe de la Unidad de Administración
Financiera –UDAF- o Subjefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-
Elabora el oficio y traslada a Gerencia para firma.
Envía el oficio e informe de Alzas y Bajas de Bienes al Ministerio de Finanzas
11 Públicas.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 19 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 3:
“PASES DE SALIDA DE BIENES”
RESPONSABLE
Encargado de
Activos Fijos y
Fungibles
Paso 1:
Recibe la solicitud del responsable de la salida del bien.
Paso 2:
Llena el formulario para la “Autorización para Salida de Bienes
Muebles del IPM” (Original y dos copias).
Paso 3:
Entrega el formulario para la “Autorización para Salida de
Bienes del IPM” al responsable de la salida del bien, para que
realice la solicitud de las firmas y sellos de las autoridades
indicadas en el formulario.
Paso 4:
Recibe del responsable de la salida del bien el formulario
debidamente firmado.
Paso 5:
Entrega el formulario original al responsable de la salida del
bien, para que sea entregado en Recepción.
Paso 6:
Entrega una copia del formulario al Departamento responsable
del bien.
Paso 7:
Entrega una copia del formulario a la Unidad de Administración
Financiera –UDAF-.
Paso 8:
Archiva el formulario en la carpeta de bienes pendientes de
ingreso.
Paso 9:
Recibe la notificación de ingreso del bien al Instituto.
Paso 10: Sella y firma el pase como constancia de ingreso del bien al
Instituto.
Paso 11: Archiva el pase de Salida.
Página 20 de 244
PROCESO: PASES DE SALIDA DE BIENES
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Versión:
Fecha:
Inicio
Recibe la solicitud del responsable de la salida del bien.
2
Llena el formulario para la “Autorización para Salida de Bienes Muebles del
IPM” (Original y dos copias).
3
Entrega el formulario para la “Autorización para Salida de Bienes del IPM” al
responsable de la salida del bien, para que realice la solicitud de las firmas y
sellos de las autoridades indicadas en el formulario.
4
Recibe del responsable de la salida del bien el formulario
firmado.
5
Entrega el formulario original al responsable de la salida del bien, para que sea
entregado en Recepción.
6
7
8
9
10
11
Septiembre 2013
y Fungibles
Actividad
Inicio del proceso.
1
1
debidamente
Entrega una copia del formulario al Departamento responsable del bien.
Entrega una copia del formulario a la Unidad de Administración Financiera –
UDAF-.
Archiva el formulario en la carpeta de bienes pendientes de ingreso.
Recibe la notificación de ingreso del bien al Instituto.
Sella y firma el pase como constancia de ingreso del bien al Instituto.
Archiva el pase de Salida.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 21 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 4:
“REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE ACTIVOS FUNGIBLES”
RESPONSABLE
Encargado de
Activos Fijos y
Fungibles
Paso 1:
Recibe los documentos de respaldo del Activo Fungible de la
Sección de Compras.
Paso 2:
Verifica el listado de los activos fungibles según Circular 3-57
del 01 DIC 1969 y Oficio No. 660 del 24 MAY 2000.

Bien fungible: bien perecedero generalmente menor de
un año y que su valor no es mayor de Q. 100.00 aun
cuando no se encuentre en el listado de bienes fungibles
oficial. También puede ser un bien que sea reutilizado
de otra unidad económica o entidad y que no se cuente
con
la
factura
o
Tarjeta
de
Responsabilidad
correspondiente que indique su valor.
Paso 3:
Busca en el archivo de los activos fungibles, según el
departamento el código que corresponde asignar al nuevo
activo fungible.
Paso 4:
Ingresa en el listado de asignación de bienes fungibles (archivo
en Excel) el código y descripción del activo en la sección que
corresponda al departamento a ser asignado.
Paso 5:
Coloca la etiqueta al activo fungible adquirido con el número de
inventario asignado con la máquina etiquetadora (DYMO
Organizar 1610).
Paso 6:
Imprime el listado de activos fungibles actualizado.
Paso 7:
Saca dos copias al listado de bienes fungibles.
Paso 8:
Entrega una copia del listado al responsable del Bien Fungible y
solicita su firma de aceptación en el listado de bien fungible
original.
Paso 9:
Recicla el listado anterior de bienes fungibles de la persona.
Paso 10: Archiva el listado de bienes fungibles según el departamento al
que corresponda.
Página 22 de 244
Versión:
1
PROCESO: REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE LOS ACTIVOS FUNGIBLES
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Fecha:
Actividad
Inicio del proceso.
1
Recibe los documentos de respaldo del Activo Fungible de la Sección de
Compras.
2
Verifica el listado de los activos fungibles según Circular 3-57 del 01 DIC 1969
y Oficio No. 660 del 24 MAY 2000.
3
Busca en el archivo de los activos fungibles, según el departamento el código
que corresponde asignar al nuevo activo fungible.
4
Ingresa en el listado de asignación de bienes fungibles (archivo en Excel) el
código y descripción del activo en la sección que corresponda al departamento
a ser asignado.
5
Coloca la etiqueta al activo fungible adquirido con el número de inventario
asignado con la máquina etiquetadora (DYMO Organizar 1610).
6
7
8
9
Septiembre 2013
y Fungibles
Inicio
Imprime el listado de activos fungibles actualizado.
Saca dos copias al listado de bienes fungibles.
Entrega una copia del listado al responsable del Bien Fungible y solicita su
firma de aceptación en el listado de bien fungible original.
Recicla el listado anterior de bienes fungibles de la persona.
Archiva el listado de bienes fungibles según el departamento al que
10 corresponda.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 23 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 5:
“REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO DE UNIDADES ECONÓMICAS”
RESPONSABLE
Encargado de
Activos Fijos y
Fungibles
Paso 1:
Coordina la ejecución del cronograma con la autorización del
Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- o
Subjefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-.
Paso 2:
Contacta vía telefónica al encargado de la Unidad Económica
para establecer fecha exacta de la realización de toma de
inventario físico.
Paso 3:
Imprime del listado de bienes antes de presentarse a la Unidad
Económica.
Paso 4:
Realiza la visita e inventario a la Unidad Económica.
Paso 5:
Realiza un informe de los resultados del inventario realizado a
la Unidad Económica.
Paso 6:
Informa al Jefe de la Unidad de Administración Financiera y/o
Subjefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- el
resultado del inventario realizado a la Unidad Económica.
Página 24 de 244
PROCESO: REGISTRO,
CONTROLDE
Y ACTUALIZACIÓN
DE INVENTARIOVersión:
DE UNIDADES
INSTITUTO
PREVISIÓN MILITAR
1
ECONÓMICAS
MANUAL DE PROCESOS
Fecha:
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
Septiembre 2013
y Fungibles
Inicio
Coordina la ejecución del cronograma con la autorización del Jefe de la Unidad
de Administración Financiera –UDAF- o Subjefe de la Unidad de Administración
Contacta vía telefónica al encargado de la Unidad Económica para establecer
fecha exacta de la realización de toma de inventario físico.
Imprime del listado de bienes antes de presentarse a la Unidad Económica.
Realiza la visita e inventario a la Unidad Económica.
5
Realiza un informe de los resultados del inventario realizado a la Unidad
Económica.
6
Informa al Jefe de la Unidad de Administración Financiera y/o Subjefe de la
Unidad de Administración Financiera –UDAF- el resultado del inventario
realizado a la Unidad Económica.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 25 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 6:
“REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS”
RESPONSABLE
Encargado de
Activos Fijos y
Fungibles
Paso 1:
Recibe los documentos de respaldo del Activo Fijo de la Sección
de Compras.
Paso 2:
Realiza el ingreso del activo fijo adquirido utilizando los datos
de la factura respectiva, en el Sistema Integrado de
Paso 3:
Compara los datos de la factura con la información física del
activo fijo adquirido:
1. Número de serie.
2. Marca.
3. Modelo.
Paso 4:
Saca fotocopias a la factura original, al pedido de compra y a la
orden de compra.
Paso 5:
Sella y firma las fotocopias del activo fijo adquirido.
Paso 6:
Archiva las fotocopias del activo fijo adquirido.
Paso 7:
Llena la tarjeta de “Registro de Activos”
utilizando la
información de la factura y código asignado, según el
correlativo correspondiente.
Paso 8:
Llena la “Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos”
autorizada por la Contraloría General de Cuentas con los datos
de la factura. Asignándole el Número de inventario y código de
la plaza de la persona responsable del bien, según el correlativo
utilizado y la información ingresada en el Sistema Integrado de
Paso 9:
Coloca la etiqueta de identificación al activo fijo adquirido con el
número de inventario asignado en el Sistema Integrado de
Paso 10: Imprime la “Tarjeta de Responsabilidad” del Sistema Integrado
Paso 11: Saca una fotocopia de la “Tarjeta de Responsabilidad”.
Paso 12: Solicita la firma en el original de la “Tarjeta de Responsabilidad
de Activos Fijos” al responsable del activo fijo y entrega la
Página 26 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
copia de la “Tarjeta de Responsabilidad”.
Paso 13: Archiva la “Tarjeta de Responsabilidad” en la carpeta del
Departamento en el que se encuentra asignado el personal del
IPM responsable del activo fijo.
Paso 14: Elabora e imprime mensualmente el informe para cargar los
activos fijos a Contabilidad.
Paso 15: Genera el CUR.
Paso 16: Archiva el informe.
Paso 17: Proporciona el informe a solicitud de la Gerencia, Subgerencia
de Operaciones, Subgerencia Administrativa o la Contraloría
General de Cuentas.
Página 27 de 244
Versión:
1
PROCESO: REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Fecha:
Actividad
Inicio del proceso.
1
Realiza el ingreso del activo fijo adquirido utilizando los datos de la factura
respectiva, en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM.
3
Compara los datos de la factura con la información física del activo fijo
adquirido
4
Saca fotocopias a la factura original, al pedido de compra y a la orden de
compra.
6
7
8
9
y Fungibles
Inicio
Recibe los documentos de respaldo del Activo Fijo de la Sección de Compras.
2
5
Septiembre 2013
Sella y firma las fotocopias del activo fijo adquirido.
Archiva las fotocopias del activo fijo adquirido.
Llena la tarjeta de “Registro de Activos” utilizando la información de la factura
y código asignado, según el correlativo correspondiente.
Llena la “Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos” autorizada por la Contraloría
General de Cuentas con los datos de la factura. Asignándole el Número de inventario y
código de la plaza de la persona responsable del bien, según el correlativo utilizado y la
información ingresada en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM.
Coloca la etiqueta de identificación al activo fijo adquirido con el número de
inventario asignado en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM.
Imprime la “Tarjeta de Responsabilidad” del Sistema Integrado de Información
10 Gerencial IPM.
11
Saca una fotocopia de la “Tarjeta de Responsabilidad”.
Continúa en la página siguiente...
A
Página 1
Página 28 de 244
Versión:
1
PROCESO: REGISTRO, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS
MANUAL DE PROCESOS
Fecha:
Actividad
12
Septiembre 2013
y Fungibles
A
Solicita la firma en el original de la “Tarjeta de Responsabilidad de Activos
Fijos” al responsable del activo fijo y entrega la copia de la “Tarjeta de
Responsabilidad”.
Archiva la “Tarjeta de Responsabilidad” en la carpeta del Departamento en el
13 que se encuentra asignado el personal del IPM responsable del activo fijo.
Elabora e imprime mensualmente el informe para cargar los activos fijos a
14 Contabilidad.
15
16
17
Genera el CUR.
Archiva el informe.
Proporciona el informe a solicitud de la Gerencia, Subgerencia de Operaciones,
Subgerencia Administrativa o la Contraloría General de Cuentas.
Fin del proceso.
Fin
Página 2
Página 29 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 7:
“SOLVENCIA DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD (RETIRO)”
RESPONSABLE
Encargado de
Activos Fijos y
Fungibles
Paso 1:
Recibe la solicitud de realizar el trámite de solvencia de tarjeta
de responsabilidad.
Paso 2:
Imprime la hoja de responsabilidad actualizada (dos copias).
Paso 3:
Busca la Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos original.
Paso 4:
Busca la Tarjeta de Bienes Fungibles y se saca una copia.
Paso 5:
Realiza el inventario físico de los bienes.
Paso 6:
Informa al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –
UDAF- para que tramite las acciones correspondientes si no se
encuentran todos los activos fijos y activos fungibles correctos.
Paso 7:
Firma la tarjeta de responsabilidad si todo se encuentra en
orden de la siguiente forma:
Firma del personal que se retira como constancia de la entrega
de los bienes a su cargo.
Firma de persona que recibe (encargado temporal de los
bienes).
Paso 8:
Archiva la tarjeta de responsabilidad firmada.
Paso 9:
Firma la solvencia de Tarjeta de Responsabilidad.
Paso 10: Coloca el sello de ANULADA a la Tarjeta de Responsabilidad de
Activos Fijos original.
Paso 11: Archiva la Tarjeta de Responsabilidad Original Anulada.
Página 30 de 244
Versión:
1
PROCESO: SOLVENCIA DE TARJETAS DE RESPONSABILIDAD (RETIRO)
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Fecha:
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Septiembre 2013
y Fungibles
Inicio
Recibe la solicitud de realizar el trámite de solvencia de tarjeta de
responsabilidad.
Imprime la hoja de responsabilidad actualizada (dos copias).
Busca la Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos original.
Busca la Tarjeta de Bienes Fungibles y se saca una copia.
Realiza el inventario físico de los bienes.
Informa al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF- para que
tramite las acciones correspondientes si no se encuentran todos los activos
fijos y activos fungibles correctos.
Firma la tarjeta de responsabilidad si todo se encuentra en orden
Archiva la tarjeta de responsabilidad firmada.
Firma la solvencia de Tarjeta de Responsabilidad.
Coloca el sello de ANULADA a la Tarjeta de Responsabilidad de Activos Fijos
10 original.
11
Archiva la Tarjeta de Responsabilidad Original Anulada.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 31 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
CONCILIACIONES BANCARIAS Y CONTROL DE DOCUMENTOS
Página 32 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 1:
“CONCILIACIÓN BANCARIA”
RESPONSABLE
Encargado de
Conciliaciones
Bancarias
Control de
Documentos
Paso 1:
Imprime los estados de cuenta de las diferentes cuentas
bancarias del Instituto de Previsión Militar, ingresando a la
página web de cada Institución Bancaria. Esto se realiza el
primer día laboral del mes siguiente a mes a conciliar.
Paso 2:
Imprime los “Libros de Bancos” de las cuentas del IPM a
conciliar.
Paso 3:
Ingresa en el Sistema Power Term:

Menú de conciliaciones (opción 1).

Ingreso libro de bancos (opción 6).

Reporte libro de bancos (opción 2).

Ingresa el código asignado a la Institución Bancaria.

Ingresa la fecha de saldo inicial (fecha último día del
mes anterior al mes que se está realizando la
conciliación).

Ingresa la fecha de inicio del reporte (fecha del primer
día del mes a conciliar).

Ingresa la fecha final del reporte (fecha del último día
del mes a conciliar).
Paso 4:
Revisa en el Estado de Cuenta las operaciones por concepto de
pago de cheques realizadas durante el mes.
Paso 5:
Busca el número de cheque y monto en el Libro de Bancos. Si
no se encuentra lo busca en el Listado de Cheques en
Circulación.
Paso 6:
Informa a Encargado de Tesorería si no se encuentra el número
de cheque en el Libro de Bancos o en el Listado de Cheques en
Circulación.
Paso 7:
Crea el Listado de Cheques en Circulación con la información de
la Conciliación anterior, en formato Excel.
Paso 8:
Elimina del archivo los datos marcados en el Listado de
Página 33 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Cheques en Circulación (conciliación mes anterior).
Paso 9:
Agrega los datos que no fueron marcados en el Libro de Bancos
(estos cheques se encuentran en circulación).
Paso 10: Revisa que el Listado de Depósitos no Operados contenga lo
siguiente:
Encabezado
1.
Descripción del documento “Depósitos no Operados”
2.
Nombre de la Institución Bancaria
3.
No. de cuenta
4.
Fecha: último día del mes de la conciliación
Cuadro de información:
1. Fecha del documento
2. No. de documento
3. Descripción
4. Monto
5. Total (sumatoria final de monto)
Paso 11: Revisa en el Estado de Cuenta las operaciones por concepto de
depósito realizadas durante el mes.
Paso 12: Busca el número de depósito y el monto en la información del
Libro de Bancos. Si no se encuentra busca en el Listado de
Depósitos no Operados (conciliación mes anterior).
Si se encuentran correctos el número de depósito y monto en el
Libro de Bancos, subraya con marcador fluorescente color
verde.
Si se encuentran correctos el número de depósito y monto con
la información del Listado de Deposito No Operados
(conciliación anterior), subraya con marcador fluorescente color
verde.
Si no se encuentran el número de depósito y monto en el Libro
de Bancos o en el Listado de Depósitos en Circulación se
considera como Deposito no Operado.
Paso 13: Crea el archivo de Listado de Depósitos no Operados del mes
que se está conciliando, con la información de la Conciliación
Página 34 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
anterior.
Paso 14: Agrega los datos que no fueron marcados en el Estado de
Cuenta (de esta manera se determina los Depósitos no
operados).
Paso 15: Actualiza el Listado de Notas de Crédito no Operadas,
revisando que contenga la siguiente información:
Encabezado
1. Descripción
Operadas”
del
documento
“Notas
de
Crédito
no
2. Nombre de la Institución Bancaria
3. No. de cuenta
4. Fecha: último día del mes de la conciliación
2. No. de documento
3. Descripción
4. Monto
Notas de Crédito realizadas durante el mes.
Paso 17: Busca el número de la Nota de Crédito y el monto en el Libro de
Bancos. Si no se encuentra en el Libro de Bancos busca en el
Listado de Notas de Crédito no Operadas (conciliación mes
anterior).
Si se encuentran correctos el número de Nota de Crédito y
monto en el Libro de Bancos, subraya con marcador
fluorescente color naranja.
Si se encuentran correctos el número de Nota de Crédito y
monto en el Listado de Notas de Crédito No Operadas, subraya
con marcador fluorescente color naranja.
Si no se encuentra el número de Nota de Crédito y monto en el
Libro de Bancos o en el Listado de Notas de Crédito no
Operadas se considera como Nota de Crédito no Operada.
Página 35 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Paso 18: Crea el archivo de Listado de Nota de Crédito no Operadas del
mes que se está conciliando, con la información de la
conciliación del mes anterior.
Paso 19: Agrega los datos que no fueron marcados en el Libro de Bancos
y de esta manera se determinan las Notas de Crédito no
operadas.
Paso 20: Actualiza el listado de Notas de Débito no Operadas revisando
que contenga la siguiente información:
Encabezado
1. Descripción
Operadas”
del
documento
“Notas
de
Débito
no
2. Nombre de la Institución Bancaria
3. No. de cuenta
4. Fecha: último día del mes de la conciliación
2. No. de documento
3. Descripción
4. Monto
Notas de Débito realizadas durante el mes.
Paso 22: Busca en el Libro de Bancos el número de Nota de Débito y el
monto. Si no se encuentra en el Libro de Bancos busca en el
Listado de Notas de Débito no Operadas (conciliación mes
anterior).
Si se encuentran correctos el número de Nota de Débito y el
monto en el Libro de Bancos, subraya con marcador
fluorescente color azul.
Si se encuentra el número de Nota de Débito y el monto en el
Listado de Notas de Débito no Operadas (conciliación mes
anterior) si son correctos, subraya con marcador fluorescente
color azul.
Página 36 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Si no se encuentra el número y monto en el Libro de Bancos o
en el Listado de Notas de Débito no Operadas (conciliación mes
anterior) se considera como Nota de Débito no Operada.
Paso 23: Crea el archivo del Listado de Notas de Débito no Operadas del
mes que se está conciliando, con la información de la
Conciliación anterior.
Paso 24: Agrega los datos que no fueron marcados en el Libro de Bancos
(de esta manera se determinan las Notas de Débito no
operadas).
Paso 25: Elabora la Carátula de Conciliación Bancaria revisando que
contenga la siguiente información:
Encabezado
1. Nombre de la Institución Bancaria.
2. Descripción del documento “Conciliación Bancaria”
3. No. de cuenta.
4. Fecha: último día del mes de la conciliación.
Resumen de Conciliación
1. Saldo según Banco al (fecha del último día del mes que
se está conciliando).
2. Cheques en circulación.
3. Depósitos no Operados.
4. Notas de Crédito no Operadas.
5. Notas de Débito no Operadas.
6. Saldo según libro de Bancos al (fecha del último día del
mes que se está conciliando).
7. Cuadre de la conciliación bancaria con el Libro de Bancos
y la Caja Fiscal al último día del mes que se está
conciliando.
8. Nombre y puesto del encargado de elaborar conciliación
(Encargado de Conciliaciones Bancarias y Control de
Documentos).
9. Nombre y puesto del encargado de revisar la conciliación
Página 37 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
(Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-).
10. Nombre y puesto del Visto Bueno de Auditoría Interna.
Paso 26: Coteja el monto final de la carátula con el resumen de la Caja
Fiscal y el Libro de Bancos.
Si los montos no cuadran se deben revisar nuevamente los
listados preparados anteriormente.
Si los montos cuadran se imprimen los siguiente documentos:
4 juegos de la carátula.
4 copias del Listado de Cheques en Circulación.
4 copias del Listado de Depósitos no Operados.
4 copias del Listado de Notas de Crédito no operadas.
4 copias del Listado de Notas de Debido no operadas
Paso 27: Firma y sella todas las impresiones.
Paso 28: Ordena los documentos de la siguiente forma:
1. Carátula
2. Listado de Cheques en Circulación
3. Listado de Depósitos no operados
4. Listado de Notas de Crédito no Operadas
5. Listado de Notas de Débito no Operadas
6. Estado de Cuenta
7. Libro de Bancos
8. Impresión de Listado de Conciliaciones anteriores.
Paso 29: Presenta los documentos al Jefe de la Unidad de Administración
Financiera –UDAF- para revisión.
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera
-UDAF-
Paso 30: Revisa la conciliación y si es correcta firma y sella.
Encargado de
Conciliaciones
Paso 32: Imprime los formularios autorizados por la Contraloría General
de Cuentas para cada Banco.
Paso 31: Traslada la conciliación.
Página 38 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Bancarias y
Control de
Documentos
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Paso 33: Prepara 4 juegos del Estado de Cuenta y Libro de Bancos de la
siguiente forma:

Un juego para la Unidad de Administración Financiera –
UDAF- con los originales de formularios autorizados por
la Contraloría General de Cuentas (Libro de Bancos).
Anexar impresión de estado de cuenta

Un juego para Auditoría Interna con las copias color
blanco de formularios autorizados por la Contraloría
General de Cuentas (Libro de Bancos).
Anexar
impresión de estado de cuenta

Un juego para la Contraloría General de Cuentas con las
copias color rosado de formularios autorizados por la
Contraloría General de Cuentas (Libro de Bancos).
Anexar impresión de estado de cuenta

Un juego para la Sección de Tesorería
Paso 34: Empasta los juegos de documentos de la Unidad de
Administración Financiera –UDAF- y de la Contraloría General
de Cuentas.
Paso 35: Redacta el oficio para evacuar cada juego de conciliación
bancaria a la Sección de Tesorería y para Auditoría Interna.
Solicita firma y sello de recepción de documentos en el oficio.
Paso 36: Archiva el juego de documentos de la Conciliación Bancaria.
Sección de
Tesorería
Paso 37: Archiva las Conciliaciones Bancarias.
Auditoría
Interna
Paso 38: Revisa las Conciliaciones Bancarias y las firma y sella si no se
detectan hallazgos.
Paso 39: Archiva las Conciliaciones Bancarias.
Encargado de
Conciliaciones
Bancarias y
Control de
Documentos
Paso 40: Redacta el oficio dirigido a Auditoría Interna para la entrega de
las conciliaciones del trimestre anterior para solicitar el sello de
la revisión.
Auditoría
Interna
Paso 42: Revisa las conciliaciones del trimestre anterior. Firma y sella las
conciliaciones del trimestre anterior.
Paso 41: Entrega las copias de las conciliaciones del trimestre anterior a
la Unidad de Administración Financiera –UDAF- y las copias de
la Contraloría General de Cuentas para revisión.
Paso 43: Entrega con conocimiento a la Unidad de Administración
Página 39 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Financiera –UDAF- las conciliaciones del trimestre anterior
firmadas y selladas.
Encargado de
Conciliaciones
Bancarias y
Control de
Documentos
Paso 44: Archiva las conciliaciones firmadas.
Gerencia
Paso 45: Envía el oficio a la Unidad de Administración Financiera –UDAFinformando la autorización para hacer entrega de las
conciliaciones bancarias a la Contraloría General de Cuentas.
Encargado de
Conciliaciones
Bancarias y
Control de
Documentos
Paso 46: Redacta el oficio para entregar las conciliaciones autorizadas por
Gerencia, a la Contraloría General de Cuentas.
Paso 47: Recibe y archiva las Conciliaciones después de ser revisadas por
Contraloría General de Cuentas.
Paso 48: Archiva el libro de bancos original
en
la
Unidad
de
Página 40 de 244
PROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
Encargado de
Jefe de la
Conciliaciones
Unidad de
Bancarias
Administración
Control de
Financiera
Documentos
-UDAF-
Versión:
Fecha:
Sección de
Tesorería
1
Septiembre 2013
Auditoría
Interna
Gerencia
Inicio
Imprime los estados de cuenta de las
diferentes cuentas bancarias del IPM,
ingresando a la página web de cada
Institución Bancaria.
Imprime los “Libros de Bancos” de las
cuentas del IPM a conciliar.
Ingresa en Power Term.
3
4
5
Revisa en el Estado de Cuenta las
operaciones por concepto de pago de
cheques realizadas durante el mes.
Busca el número de cheque y monto en
el Libro de Bancos. Si no se encuentra
lo busca en el Listado de Cheques en
Circulación.
6
Informa a Encargado de Tesorería si no
se encuentra el número de cheque en el
Libro de Bancos o en el Listado de
Cheques en Circulación.
7
Crea el Listado de Cheques en
Circulación con la información de la
Conciliación anterior, en formato Excel.
8
Elimina del archivo los datos marcados
en el Listado de Cheques en Circulación
(conciliación mes anterior).
9
Agrega los datos que no fueron
marcados en el Libro de Bancos (estos
cheques se encuentran en circulación).
10
Revisa que el Listado de Depósitos no
Operados contengan el encabezado y el
cuadro de información.
11
operaciones por concepto de depósito
realizadas durante el mes.
A
Página 1
Página 41 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
12
13
14
15
Actualiza el Listado de Notas de Crédito
no
Operadas,
que
contenga
el
encabezado y el cuadro de información..
16
Revisa en el Estado de Cuentas las
operaciones por concepto de Notas de
Crédito realizadas durante el mes.
18
Sección de
Tesorería
Septiembre 2013
Auditoría
Interna
Gerencia
A
Busca el número de la Nota de Crédito y
el monto en el Libro de Bancos. Si no se
encuentra en el Libro de Bancos busca
en el Listado de Notas de Crédito no
Operadas (conciliación mes anterior).
Crea el archivo de Listado de Nota de
Crédito no Operadas del mes que se está
conciliando, con la información de la
conciliación del mes anterior.
19
marcados en el Libro de Bancos y de
esta manera se determinan las Notas de
Crédito no operadas.
20
Actualiza el listado de Notas de Debito
no Operadas revisando que contenga el
encabezado y el cuadro de información.
21
operaciones por concepto de Notas de
Débito realizadas durante el mes.
22
Fecha:
1
Busca el número de depósito y el monto
en la información del Libro de Bancos.
Si no se encuentra busca en el Listado
de Depósitos no Operados (conciliación
mes anterior).
Crea el archivo de Listado de Depósitos
no Operados del mes que se está
marcados en el Estado de Cuenta (de
esta manera se determina los Depósitos
no operados).
17
Encargado de
Jefe de la
Conciliaciones
Unidad de
Bancarias
Administración
Control de
Financiera
Documentos
-UDAF-
Versión:
Busca en el Libro de Bancos el número
de Nota de Débito y el monto. Si no se
encuentra en el Libro de Bancos busca
en el Listado de Notas de Débito no
Operadas (conciliación mes anterior).
B
Página 2
Página 42 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
23
24
25
26
27
28
29
30
Encargado de
Jefe de la
Conciliaciones
Unidad de
Bancarias
Administración
Control de
Financiera
Documentos
-UDAF-
Versión:
Fecha:
Sección de
Tesorería
1
Septiembre 2013
Auditoría
Interna
Gerencia
B
Crea el archivo del Listado de Notas de
Débito no Operadas del mes que se está
marcados en el Libro de Bancos (de esta
manera se determinan las Notas de
Débito no operadas).
Elabora la Carátula de Conciliación
Bancaria revisando que contenga el
encabezado
y
el
resumen
de
conciliación.
Coteja el monto final de la carátula con
el resumen de la Caja Fiscal y el Libro de
Bancos.
Firma y sella todas las impresiones.
Ordena los documentos...
Presenta los documentos al Jefe de la
Unidad de Administración Financiera –
UDAF- para revisión.
Revisa la conciliación y si es correcta
firma y sella.
Traslada la conciliación.
31
32
33
Imprime los formularios autorizados por
la Contraloría General de Cuentas para
cada Banco.
Prepara 4 juegos del Estado de Cuentas
y Libro de Bancos...
C
Página 3
Página 43 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
34
35
36
37
38
39
40
41
Fecha:
Sección de
Tesorería
1
Septiembre 2013
Auditoría
Interna
Gerencia
C
Empasta los juegos de documentos de la
UDAF- y de la Contraloría General de
Cuentas.
Redacta el oficio para evacuar cada
juego de conciliación bancaria a la
Sección de Tesorería y para Auditoría
Interna.
Solicita firma y sello de
recepción de documentos en el oficio.
Archiva el juego de documentos de la
Conciliación Bancaria.
Archiva las Conciliaciones Bancarias.
Revisa las Conciliaciones Bancarias y las
firma y sella si no se detectan hallazgos.
Archiva las Conciliaciones Bancarias.
Redacta el oficio dirigido a Auditoría
Interna para la entrega de las
conciliaciones del trimestre anterior para
solicitar el sello de la revisión.
Entrega las copias de las conciliaciones
del trimestre anterior a la Unidad de
Administración Financiera –UDAF- y las
copias de la Contraloría General de
Cuentas para revisión.
42
Revisa las conciliaciones del trimestre
anterior. Firma y sella las conciliaciones
del trimestre anterior.
43
Entrega con conocimiento a la Unidad de
Administración Financiera –UDAF- las
conciliaciones del trimestre anterior
firmadas y selladas.
44
Encargado de
Jefe de la
Conciliaciones
Unidad de
Bancarias
Administración
Control de
Financiera
Documentos
-UDAF-
Versión:
Archiva las conciliaciones firmadas.
D
Página 4
Página 44 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
Encargado de
Jefe de la
Conciliaciones
Unidad de
Bancarias
Administración
Control de
Financiera
Documentos
-UDAF-
45
Versión:
Fecha:
Sección de
Tesorería
1
Septiembre 2013
Auditoría
Interna
Gerencia
D
Envía el oficio a la Unidad de Administración
Financiera –UDAF-informando la autorización
para hacer entrega de las conciliaciones
bancarias a la Contraloría General de
Cuentas.
46
Redacta el oficio para entregar las
conciliaciones autorizadas por Gerencia,
a la Contraloría General de Cuentas.
47
Recibe y archiva las Conciliaciones
después de ser revisadas por Contraloría
General de Cuentas.
48
Archiva el libro de bancos original en la
UDAF-.
Fin del proceso.
Fin
Página 5
Página 45 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 2:
“CONTROL DE CAJA FUERTE”
RESPONSABLE
Encargado de
Conciliaciones
Bancarias y
Control de
Documentos
Paso 1:
Asiste a la reunión programada en el área de ubicación de la
Caja Fuerte con:
1. Subgerente de Operaciones.
2. Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-.
3. Representante de Auditoría Interna.
4. Representante del Departamento de Inversiones.
Paso 2:
Brinda apoyo durante la revisión de documentos.
Paso 3:
Realiza la actualización del informe.
Paso 4:
Envía el informe actualizado al Jefe de la Unidad de
Administración Financiera –UDAF-, Auditor Interno y al
Subgerente de Operaciones.
Página 46 de 244
PROCESO: CONTROL DE CAJA FUERTE
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
1
Septiembre 2013
Encargado de Conciliaciones
Bancarias y Control de
Documentos
Inicio
Asiste a la reunión programada en el área de ubicación de la Caja Fuerte con:
Subgerente de Operaciones, Jefe de la Unidad de Administración Financiera UDAF-, Representante de Auditoria Interna y Representante del Departamento
de Inversiones.
Brinda apoyo durante la revisión de documentos.
Realiza la actualización del informe.
Envía el informe actualizado al Jefe de la Unidad de Administración Financiera
–UDAF-, Auditor Interno y al Subgerente de Operaciones.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 47 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 3:
“CONTROL DE ESCRITURA PÚBLICA DE CRÉDITOS HIPOTECARIOS A FAVOR DEL IPM”
RESPONSABLE
Encargado de
Conciliaciones
Bancarias y
Control de
Documentos
Paso 1: Recibe del Departamento de Inversiones las escrituras públicas
de los Créditos Hipotecarios.
Paso 2: Archiva los documentos de soporte de los Créditos Hipotecarios.
Paso 3: Recibe del Departamento Legal la solicitud por escrito de la
entrega de la Carta Total de Pago de la escritura pública de
Créditos.
Paso 4: Elabora la Carta Total de Pago.
Paso 5: Remite al Departamento Legal la Carta Total de Pago.
Página 48 de 244
PROCESO: CONTROL
DE ESCRITURA
PÚBLICA DE CRÉDITOS
HIPOTECARIOS
INSTITUTO
DE PREVISIÓN
MILITAR
Versión:A FAVOR
DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR
MANUAL DE PROCESOS
Fecha:
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
1
Septiembre 2013
Documentos
Inicio
Recibe del Departamento de Inversiones las escrituras públicas de los Créditos
Hipotecarios.
Archiva los documentos de soporte de los Créditos Hipotecarios.
Recibe del Departamento Legal la solicitud por escrito de la entrega de la Carta
Total de Pago de la escritura pública de Créditos.
Elabora la Carta Total de Pago.
Remite al Departamento Legal la Carta Total de Pago.
5
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 49 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 4:
“CONTROL DE MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS BANCARIAS”
RESPONSABLE
Encargado de
Conciliaciones
Bancarias y
Control de
Documentos
Paso 1:
Exporta de SICOIN el reporte de la cuenta bancaria.
Paso 2:
Compara el monto de SICOIN con el monto de la caja fiscal del
día.
Si los montos son iguales ya no se realiza ningún proceso.
Si los montos no son iguales, se comparan y revisan los montos
hasta encontrar la variación
Paso 3:
Busca los documentos que respaldan la operación según el día
y monto.
Paso 4:
Crea el CUR por el valor de la variación.
Paso 5:
Aprueba el CUR.
Paso 6:
Archiva los documentos de ingresos.
Página 50 de 244
Versión:
1
PROCESO: CONTROL DE MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS BANCARIAS
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
Fecha:
Septiembre 2013
Documentos
Inicio
Exporta de SICOIN el reporte de la cuenta bancaria.
Compara el monto de SICOIN con el monto de la caja fiscal del día.
Los montos
No son iguales
Busca los documentos que respaldan la operación según el día y
monto.
Crea el CUR por el valor de la variación
Los montos
Son iguales
5
6
Aprueba el CUR.
Archiva los documentos de ingresos.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 51 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 5:
“CONTROL DE TÍTULOS DE MEDIA PAJA DE AGUA”
RESPONSABLE
Encargado de
Conciliaciones
Bancarias y
Control de
Documentos
Paso 1: Archiva los títulos originales de media paja de agua.
Paso 2: Recibe del Departamento Legal la solicitud por escrito del
adjudicatario del bien inmueble solicitando su título de media
paja de agua.
Paso 3: Verifica la información contenida en la solicitud: dirección y
nombre.
Paso 4: Busca el título de media paja de agua.
Paso 5: Saca fotocopia al título de media paja de agua.
Paso 6: Redacta oficio.
Paso 7: Actualiza el archivo en formato Excel del control de los títulos de
media paja de agua que han sido entregados.
Paso 8: Entrega el oficio y título de media paja de agua al Departamento
Legal.
Paso 9: Archiva la fotocopia del título de media paja de agua y oficio.
Página 52 de 244
PROCESO: CONTROL DE TÍTULOS DE MEDIA PAJA DE AGUA
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Documentos
Inicio
Archiva los títulos originales de media paja de agua.
Recibe del Departamento Legal la solicitud por escrito del adjudicatario
del bien inmueble solicitando su título de media paja de agua.
Verifica la información contenida en la solicitud: dirección y nombre.
Busca el título de media paja de agua.
Saca fotocopia al título de media paja de agua.
Redacta oficio.
Actualiza el archivo en formato Excel del control de los títulos de media
paja de agua que han sido entregados.
Entrega el oficio y título de media paja de agua al Departamento Legal.
Archiva la fotocopia del título de media paja de agua y oficio.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 53 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
IMPUESTOS
Página 54 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 1:
“ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES DEL IPM ANTE LA SAT”
RESPONSABLE
Encargado de
Impuestos
Representante
Legal IPM
Encargado de
Impuestos
Paso 1:
Realiza la compra del formulario en la Superintendencia de
Administración Tributaria.
Paso 2:
Llena el formulario con la información correspondiente.
Paso 3:
Solicita la firma de autorización de la actualización de datos
generales del Instituto de Previsión Militar por parte del
representante Legal del IPM.
Paso 4:
Firma el formulario de actualización de datos generales del
Instituto de Previsión Militar.
Paso 5:
Traslada el formulario de actualización de datos generales del
Instituto de Previsión Militar a la Unidad de Administración
Paso 6:
Entrega el formulario en la Superintendencia de Administración
Tributaria.
Paso 7:
Archiva el formulario sellado por la Superintendencia de
Administración Tributaria, como constancia de la actualización
de datos.
Página 55 de 244
Versión:
PROCESO: ACTUALIZACIÓN DE DATOS GENERALES DEL IPM ANTE LA SAT
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Encargado de
Impuestos
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
Fecha:
1
Septiembre 2013
Representante Legal
IPM
Inicio
Realiza la compra del formulario en la Superintendencia de
Llena el formulario con la información correspondiente.
3
Solicita la firma de autorización de la actualización de datos
generales del Instituto de Previsión Militar por parte del
representante Legal del IPM.
4
Firma el formulario de actualización de datos generales del
5
Traslada el formulario de actualización de datos generales
del Instituto de Previsión Militar a la Unidad de
6
Entrega el formulario
7
Administración Tributaria, como constancia de la
actualización de datos.
Fin del proceso.
en
la
Superintendencia
de
Fin
Página 1
Página 56 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 2:
“DECLARACIÓN DEL IMPUESTO DE SOLIDARIDAD (ISO) TRIMESTRAL (PAGO EXENTO)”
RESPONSABLE
Encargado de
Impuestos
Paso 1:
Ingresa a la página de Banco utilizando Internet.
Paso 2:
Ingresa la información del Instituto de Previsión Militar.
Paso 3:
Realiza el pago con valor cero (0).
Paso 4:
Imprime dos constancias de la realización del pago.
Una impresión para archivo de Auditoría Interna.
Una impresión para archivo de la Unidad de Administración
Paso 5:
Traslada la constancia a Auditoría Interna.
Auditoría
Interna
Paso 6:
Revisa la constancia de pago de declaración del ISO.
Paso 7:
Archiva la constancia.
Encargado de
Impuestos
Paso 8:
Página 57 de 244
PROCESO: DECLARACIÓN
DEL IMPUESTO
DE SOLIDARIDAD
INSTITUTO
DE PREVISIÓN
MILITAR(ISO) TRIMESTRAL
Versión:
1
(PAGO EXENTO)
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
5
6
7
8
Fecha:
Septiembre 2013
Encargado de
Impuestos
Auditoría Interna
Inicio
Imprime dos constancias de la realización del pago. Una
impresión para archivo de Auditoria Interna. Una impresión
para archivo de la Unidad de Administración Financiera –
UDAF-.
Traslada la constancia a Auditoría Interna.
Revisa la constancia de pago de declaración del ISO.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 58 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 3:
“DECLARACIÓN DEL ISR TRIMESTRAL (PAGO EXENTO)”
RESPONSABLE
Encargado de
Impuestos
Paso 1:
Paso 2:
Paso 3:
Paso 4:
Imprime la constancia de la realización del pago.
Paso 5:
Página 59 de 244
PROCESO: DECLARACIÓN DEL ISR TRIMESTRAL (PAGO EXENTO)
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
5
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Encargado de Impuestos
Inicio
Imprime la constancia de la realización del pago.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 60 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 4:
“INSCRIPCIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE AUTORIDADES DEL IPM ANTE EL REGISTRO TRIBUTARIO
(RTU)”
RESPONSABLE
Encargado de
Impuestos
Paso 1:
Compra el formulario 016 en
Administración Tributaria – SAT-.
la
Superintendencia
de
Paso 2:
Llena el formulario.
Paso 3:
Solicita la firma de la autoridad a inscribir en el Registro
Tributario.
Paso 4:
Entrega el formulario a la Superintendencia de Administración
Tributaria – SAT -.
Paso 5:
Administración Tributaria – SAT - de realizada la inscripción o
actualización.
Página 61 de 244
PROCESO: INSCRIPCIÓN
Y ACTUALIZACIÓN
DE AUTORIDADES
ANTE EL
INSTITUTO
DE PREVISIÓN
MILITAR DEL IPM
Versión:
1
REGISTRO TRIBUTARIO (RTU)
MANUAL DE PROCESOS
Fecha:
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
Septiembre 2013
Inicio
Compra el formulario 016 en la Superintendencia de Administración Tributaria
– SAT-.
Llena el formulario.
Solicita la firma de la autoridad a inscribir en el Registro Tributario.
4
Entrega el formulario a la Superintendencia de Administración Tributaria – SAT
-.
5
Archiva el formulario sellado por la Superintendencia de Administración
Tributaria – SAT - de realizada la inscripción o actualización.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 62 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 5:
“INTEGRACIÓN DE DESCUENTOS JUDICIALES”
RESPONSABLE
Encargado de
Impuestos
Sección de
Tesorería
Paso 1:
Recibe la Orden Judicial (La Orden Judicial informa de la
aplicación de descuento por orden judicial).
Paso 2:
Ingresa (carga) a “Libro de descuentos judiciales” autorizado
por la Contraloría General de Cuentas.
Paso 3:
Realiza la descarga del descuento al presentar recibo.
Paso 4:
Entrega la copia de la Orden Judicial al Departamento de
Prestaciones para aplicación de descuento en nómina.
Paso 5:
Entrega el recibo por concepto de pago de descuento judicial.
Paso 6:
Crea el listado de los descuentos a operar.
Paso 7:
Envía el archivo para pago por medio del Banco.
Paso 8:
Realiza la Nota de Débito.
Paso 9:
Entrega una copia de la Nota de Débito al Encargado de
Impuestos.
Página 63 de 244
PROCESO: CONTROL
DE ESCRITURA
PÚBLICA DE CRÉDITOS
HIPOTECARIOS
INSTITUTO
DE PREVISIÓN
MILITAR
Versión:A FAVOR
DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR
MANUAL DE PROCESOS
Fecha:
Diagrama de Flujo
Encargado de
Impuestos
Actividad
Inicio del proceso.
Recibe la Orden Judicial (La Orden Judicial informa de la aplicación
de descuento por orden judicial).
2
Ingresa (carga) a “Libro de descuentos judiciales” autorizado por
la Contraloría General de Cuentas.
4
Septiembre 2013
Sección de
Tesorería
Inicio
1
3
1
Realiza la descarga del descuento al presentar recibo.
Entrega copia de la Orden Judicial al Departamento
Prestaciones para aplicación de descuento en nomina.
de
Entrega el recibo por concepto de pago de descuento judicial.
5
6
7
8
9
Crea el listado de los descuentos a operar.
Envía el archivo para pago por medio del Banco.
Realiza la Nota de Debito.
Entrega una copia de la Nota de Débito al Encargado de
Impuestos.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 64 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 6:
“INTEGRACIÓN E INGRESO DE DATOS DE FACTURAS EMITIDAS EN ASISTE LIBROS DE LA SAT”
RESPONSABLE
Encargado de
Impuestos
Paso 1:
Exporta del formato de Excel la información de facturas Serie A
y Serie C a formato ASL.
Paso 2:
Carga la información a “Asiste Libros”.
Paso 3:
Imprime (medio electrónico, no físico) el libro de ventas en
formato autorizado por la Superintendencia de Administración
Tributaria.
Paso 4:
Compara los montos de libro con los montos del reporte de
contabilidad.
Paso 5:
Traslada la información de libros a una USB.
Paso 6:
Presenta la información de libros a la Superintendencia de
Página 65 de 244
PROCESO: INTEGRACIÓN
E INGRESO
DE DATOS DEMILITAR
FACTURAS EMITIDAS
EN
INSTITUTO
DE PREVISIÓN
Versión:
1
ASISTE LIBROS DE LA SAT
MANUAL DE PROCESOS
Fecha:
Septiembre 2013
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
5
6
Inicio
Exporta del formato de Excel la información de facturas Serie A y Serie C a
formato ASL.
Carga la información a “Asiste Libros”.
Imprime (medio electrónico, no físico) el libro de ventas en formato autorizado
por la Superintendencia de Administración Tributaria.
Compara los montos de libro con los montos del reporte de contabilidad.
Traslada la información de libros a una USB.
Presenta la información de libros a la Superintendencia de Administración
Tributaria.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 66 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 7:
“PAGO DE DECLARACIÓN DEL ISR ANUAL (PAGO EXENTO) CON LOS ESTADOS FINANCIEROS
AUDITADOS”
RESPONSABLE
Encargado de
Impuestos
Paso 1:
Ingresa a la página de la Institución Bancaria.
Paso 2:
Paso 3:
Paso 4:
Imprime dos constancias de pago.
Paso 5:
Entrega la constancia de pago a Auditoría Interna.
Auditoría
Interna
Paso 6:
Realiza la revisión de pago de declaración del ISR anual.
Paso 7:
Encargado de
Impuestos
Paso 8:
Página 67 de 244
PROCESO: PAGOINSTITUTO
DE DECLARACIÓN
DEL ISR ANUAL
(PAGO EXENTO)
CON LOS
DE PREVISIÓN
MILITAR
Versión:
1
ESTADOS FINANCIEROS AUDITADOS
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
5
6
7
8
Fecha:
Encargado de
Impuestos
Septiembre 2013
Auditoría Interna
Inicio
Ingresa a la página de la Institución Bancaria.
Imprime dos constancias de pago. Una impresión para
archivo de Auditoria Interna. Una impresión para archivo
de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-.
Entrega la constancia de pago a Auditoría Interna.
Realiza la revisión de pago de declaración del ISR anual.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 68 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 8:
“PAGO DE RETENCIONES DE ISR”
RESPONSABLE
Encargado de
Impuestos
Paso 1:
Ingresa a la página del Banco.
Paso 2:
Ingresa los datos del Instituto de Previsión Militar y selecciona
la cuenta de gastos administrativos para operar el pago de
retenciones de ISR.
Paso 3:
Ingresa la siguiente información:




Paso 4:
Número de empleados.
Número de empleados exentos.
Servicios profesionales.
Servicios de representación.
Imprime dos declaraciones del pago de retenciones de ISR.
Paso 5:
Realiza la confirmación de la declaración en medio electrónico.
Paso 6:
Imprime la constancia de confirmación (pago en Bancasat).
Paso 7:
Realiza la transferencia de información (medio electrónico).
Paso 8:
Imprime el formato de confirmación de transferencia.
Paso 9:
Verifica los movimientos en la cuenta de gastos administrativos
según la Nota de Débito.
Página 69 de 244
PROCESO: PAGO DE RETENCIONES DE ISR
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Inicio
Ingresa a la página de Banco.
Ingresa los datos del Instituto de Previsión Militar y selecciona la
cuenta de gastos administrativos para operar el pago de
retenciones de ISR.
Ingresa la siguiente información: Número de empleados. Número
de empleados exentos. Servicios profesionales. Servicios de
representación.
Imprime dos declaraciones del pago de retenciones de ISR. Una
impresión para archivo de Auditoria Interna. Una impresión para
archivo de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-.
Realiza la confirmación de la declaración en medio electrónico.
5
6
7
8
9
Imprime la constancia de confirmación (pago en Bancasat).
Imprime el formato de confirmación de transferencia.
Verifica los movimientos en la cuenta de gastos administrativos
según la Nota de Debito.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 70 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 9:
“PAGO DE RETENCIONES DE IVA”
RESPONSABLE
Encargado de
Impuestos
Paso 1:
Ingresa a la página del Banco e introduce la clave asignada al
Paso 2:
Ingresa a la cuenta de gastos administrativos.
Paso 3:
Ingresa la información de Instituto de Previsión Militar para
realizar el pago de retención de IVA.
Paso 4:
Imprime dos copias de la declaración de pago de retención de
IVA.
Paso 5:
Realiza la confirmación de la declaración.
Paso 6:
Imprime la constancia de la confirmación (pago en Bancasat).
Paso 7:
Paso 8:
Imprime el archivo con la confirmación de la transferencia.
Paso 9:
Verifica el movimiento en la cuenta de gastos administrativos
del Instituto de Previsión Militar según las Notas de Débito del
pago de retención de IVA.
Página 71 de 244
PROCESO: PAGO DE RETENCIONES DE IVA
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Inicio
Ingresa a la página del Banco e introduce la clave asignada al
Ingresa a la cuenta de gastos administrativos.
Ingresa la información de Instituto de Previsión Militar para
realizar el pago de retención de IVA.
Imprime dos copias de la declaración de pago de retención de
IVA.
4
Una impresión para archivo del Departamento Financiero.
Realiza la confirmación de la declaración.
5
6
7
8
9
Imprime la constancia de la confirmación (pago en Bancasat).
Imprime el formato con la confirmación de la transferencia.
Verifica el movimiento en la cuenta de gastos administrativos del
Instituto de Previsión Militar según las Notas de Debito del pago de
retención de IVA.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 72 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
NÓMINAS
Página 73 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 1:
“DESCUENTOS DE NÓMINAS”
RESPONSABLE
Encargado de
Sección de
Contabilidad
Paso 1:
Revisa y marca los descuentos realizados en las nóminas a:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Asociaciones,
Empresas del Instituto de Previsión Militar,
Economato,
Préstamos de Crédito Hipotecario Nacional,
Farmacia
Fraternidad militar
Paso 2:
Crea el archivo de los descuentos a trabajar “Descuentos en
nóminas de xxx del xxxx” en formato Excel.
Paso 3:
Consulta al Departamento de Prestaciones si ya ha culminado la
carga de datos de nóminas en el Sistema Power Term.
Paso 4:
Revisa en el Sistema Power Term los descuentos de nóminas.
Paso 5:
Cuadra la información en el Sistema Power Term y el cuadro de
“Integración descuentos nóminas de xxx del xxxx”
**
El monto de Mar y Sol, Club la Aurora y Farmacia del
Sistema Power Term no es igual al del archivo de Excel,
se debe sumar la nómina de Finanzas y el monto del
Sistema Power Term para obtener el valor del archivo de
Excel.
**
Los montos de las demás cuentas deben cuadrar tanto en
el documento de Excel como en el Sistema Power Term
Paso 6:
Imprime los Ingresos efectuados en SICOIN.
Paso 7:
Redacta el oficio para pago de los descuentos efectuados.
Paso 8:
Proporciona el Cuadro de Descuentos a las empresas y
asociaciones beneficiarios de descuentos según mes y
descripción:
1. Ingresar al Sistema Power Term.
2. Imprimir Listado.
3. Entregar a representante de la asociación.
Paso 9:
Revisa el oficio impreso, firma y sella.
Paso 10: Genera el CUR por el valor del cheque de descuento de nómina.
Paso 11: Crea el CUR por procesamiento de datos (% de descuento) si
aplica.
Si no se ha aplicado % de descuento solo se debe generar un
CUR.
Paso 12: Revisa y aprueba el CUR.
Página 74 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Paso 13: Registra en SICOIN de ingresos.
Página 75 de 244
PROCESO: DESCUENTOS DE NÓMINAS
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
Crea el archivo de los descuentos a trabajar “Descuentos en
nóminas de xxx del xxxx” en formato Excel.
3
Consulta al Departamento de Prestaciones si ya ha culminado la
carga de datos de nóminas en el Sistema Power Term.
5
6
7
Fecha:
1
Septiembre 2013
Encargado de Sección de Contabilidad
Inicio
Revisa y marca los descuentos realizados en las nominas.
2
4
Versión:
Revisa en el Sistema Power Term los descuentos de nóminas.
Cuadra la información en el Sistema Power Term y el cuadro de
“Integración descuentos nóminas de xxx del xxxx”
Imprime los Ingresos efectuados en SICOIN.
Redacta el oficio para pago de los descuentos efectuados.
8
Proporciona el Cuadro de Descuentos a las empresas y
asociaciones beneficiarios de descuentos según mes y descripción:
9
Revisa el oficio impreso, firma y sella.
A
Página 1
Página 76 de 244
PROCESO: DESCUENTOS DE NÓMINAS
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
10
11
12
13
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Encargado de Sección de Contabilidad
A
Genera el CUR por el valor del cheque de descuento de nómina.
Crea el CUR por procesamiento de datos (% de descuento) si
aplica.
Revisa y aprueba el CUR.
Registra en SICOIN de ingresos.
Fin del proceso.
Fin
Página 2
Página 77 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 2:
“FINIQUITO DE PAGO DE LAS PRESTACIONES DE JUBILACIONES Y PENSIONES COBRADAS DE
MAS”
RESPONSABLE
Encargado de
Sección de
Contabilidad
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera
-UDAF-
Paso 1:
Recibe del afiliado la solicitud de finiquito de pago.
Paso 2:
Revisa las cuotas realizadas por el afiliado.
Paso 3:
Redacta la carta de resolución de finiquito de pago.
Paso 4:
Solicita la revisión, firma y sello de la carta de finiquito de pago
al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-.
Paso 5:
Revisa, sella y firma la carta de finiquito de pago.
Paso 6:
Traslada la carta de finiquito de pago al interesado.
Página 78 de 244
PROCESO:
FINIQUITO
DE PAGO
LAS PRESTACIONES
DE JUBILACIONES
INSTITUTO
DE DE
PREVISIÓN
MILITAR
Versión:
1
Y PENSIONES COBRADAS DE MAS
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
5
6
Fecha:
Encargado de Sección
de Contabilidad
Septiembre 2013
Jefe de la Unidad de
Administración
Financiera
UDAF-
Inicio
Recibe del afiliado la solicitud de finiquito de pago.
Revisa las cuotas realizadas por el afiliado.
Redacta la carta de resolución de finiquito de pago.
Solicita la revisión, firma y sello de la carta de finiquito de
pago al Jefe de la Unidad de Administración Financiera –
UDAF-.
Revisa, sella y firma la carta de finiquito de pago.
Traslada la carta de finiquito de pago al interesado.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 79 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
CUOTAS
Página 80 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 1:
“CERTIFICACIÓN DE JUBILACIÓN”
RESPONSABLE
Encargado de
Cuotas
Departamento
Administrativo
Encargado de
Cuotas
Paso 1:
Recibe del Departamento de Prestaciones la solicitud de
jubilación presentada por el afiliado.
Paso 2:
Traslada al
jubilación.
Paso 3:
Redacta el oficio dirigido a la Unidad de Administración
Financiera –UDAF- indicando la solicitud de jubilación.
Paso 4:
Traslada el oficio a la Unidad de Administración Financiera –
UDAF-.
Paso 5:
Recibe el oficio, firma y sella la copia.
Paso 6:
Genera el reporte del total de aportaciones por afiliado; este
permite efectuar el cálculo de tiempo cotizado y el reporte de
últimas sesenta aportaciones del afiliado.
Paso 7:
Ingresa al Sistema Power Term, selecciona:



Departamento
Administrativo
la
solicitud
de
Menú de cuotas.
Menú de consultas estadísticas.
Busca el Número de catálogo utilizando el nombre del
beneficiario.
Paso 8:
Imprime los reportes.
Paso 9:
Calcula el reporte de total de aportaciones por afiliado: revisa
en el reporte impreso el correlativo de aportaciones realizadas
cada mes y determina el tiempo de cotización.
Paso 10: Calcula el reporte de las últimas sesenta (60) aportaciones del
afiliado:


Ingresa el tiempo de servicio.
Calcula la cantidad de cuotas iguales realizadas durante las
últimas sesenta (60) aportaciones.
Paso 11: Sella y firma los reportes.
Paso 12: Asigna un número a la certificación utilizando el correlativo de
la Unidad de Administración Financiera –UDAF-.
Paso 13: Redacta la certificación de jubilación que contenga la siguiente
Página 81 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
información:





Número de la certificación.
Tiempo cotizado.
Periodo que cotizó.
Desglose de las últimas sesenta (60) cuotas de 8%.
Últimos sesenta (60) sueldos asegurados sobre los cuales
cotizó el interesado que tramita la jubilación.
Paso 14: Calcula el sueldo asegurado:
Divide la cuota dentro del 8 por ciento (8%).
Paso 15: Imprime la certificación.
Original en papel membretado del Instituto de Previsión Militar.
Tres (3) copias en papel normal (sin membrete).
Paso 16: Traslada la certificación y copias para firma.
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera –
UDAF-
Paso 17: Revisa, sella y firma la certificación y sus copias.
Secretaria
Paso 19: Entrega la certificación de la siguiente forma:
Paso 18: Traslada la certificación y copias a la Secretaria de la Unidad de

Encargado de Cuotas: copia de certificación adjuntada al
expediente que contiene cálculos matemáticos para archivo.

Departamento de Prestaciones: Certificación original y una
copia.

Departamento de Estadística: copia de la certificación.

Secretaria: copia para archivo.
Paso 20: Archiva la copia de la certificación con el sello y firma de
recepción.
Departamento
de Prestaciones
Paso 21: Entrega la certificación original al afiliado.
Página 82 de 244
PROCESO: CERTIFICACIÓN DE JUBILACIÓN
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Encargado de
Cuotas
Actividad
Inicio del proceso.
1
Fecha:
1
Septiembre 2013
Jefe de la Unidad
de Administración Departamento de
Financiera –
Prestaciones
UDAF-
Inicio
Recibe del Departamento
Prestaciones
la
solicitud
jubilación
presentada
por
afiliado.
de
de
el
2
Traslada
al
Administrativo la
jubilación.
3
Redacta el oficio dirigido a la
Unidad
de
Administración
Financiera –UDAF- indicando la
solicitud de jubilación.
4
Traslada el oficio a la Unidad de
5
Recibe el oficio,
copia.
6
Departamento
Administrativo
Versión:
Departamento
solicitud de
firma y sella la
Genera el reporte del total de
aportaciones por afiliado; este permite
efectuar el cálculo de tiempo cotizado y
el
reporte
de
últimas
sesenta
aportaciones del afiliado.
Ingresa a Power Term.
7
8
Imprime los reportes.
9
Calcula el reporte de total de
aportaciones por afiliado.
10
Calcula el reporte de las últimas
sesenta (60) aportaciones del
afiliado.
Sella y firma los reportes.
11
A
Página 1
Página 83 de 244
PROCESO: CERTIFICACIÓN DE JUBILACIÓN
MANUAL DE PROCESOS
Encargado de
Cuotas
Actividad
12
Redacta
15
Fecha:
1
Septiembre 2013
Jefe de la Unidad
de Administración Departamento de
Financiera –
Prestaciones
UDAF-
A
Asigna un número a la certificación
utilizando el correlativo de la
Unidad
de
Administración
13 jubilación.
14
Departamento
Administrativo
Versión:
la
certificación
de
Calcula el sueldo asegurado.
Imprime la certificación.
Traslada la certificación y copias
16 para firma.
Revisa, sella y firma la certificación
17 y sus copias.
18
19
20
21
Traslada la certificación y copias a
la Secretaria de la Unidad de
Entrega la certificación
Archiva la copia de la certificación
con el sello y firma de recepción.
Entrega la certificación original al
afiliado.
Fin del proceso.
Fin
Página 2
Página 84 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 2:
“CERTIFICACIONES DE CUOTAS APORTADAS AL RÉGIMEN PREVISIONAL”
RESPONSABLE
Encargado de
Cuotas
Paso 1:
Revisa en el Sistema Power Term los pagos efectuados según el
número de cuenta.
Paso 2:
Asigna un número a la certificación utilizando el correlativo de
la Unidad.
Paso 3:
Redacta la certificación que contenga:



Paso 4:
Número de la certificación.
Tiempo cotizado.
Periodo que cotizó.
Original en papel membretado del Instituto de Previsión Militar.
Una copia en papel normal (sin membrete).
Paso 5:
Traslada la certificación al Jefe de la Unidad de Administración
Financiera –UDAF- para su revisión.
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera
-UDAF-
Paso 6:
Revisa, sella y firma la certificación y sus copias.
Paso 7:
Traslada la certificación a la Secretaria de la Unidad de
Administración Financiera.
Secretaria
Paso 8:
Entrega la certificación al interesado.
Página 85 de 244
Versión:
PROCESO: CERTIFICACIONES DE CUOTAS APORTADAS AL RÉGIMEN PREVISIONAL
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
Revisa en el Sistema Power Term los pagos efectuados según
el número de cuenta.
2
Asigna un número a la certificación utilizando el correlativo
de la Unidad.
3
Redacta la certificación que contenga: Número de la
certificación. Tiempo cotizado. Periodo que cotizó.
4
5
6
7
8
Fecha:
Encargado de
Cuotas
1
Septiembre 2013
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera
-UDAF-
Secretaria
Inicio
Traslada la certificación al Jefe de la Unidad de Administración
Financiera –UDAF- para su revisión.
Revisa, sella y firma la certificación y sus copias.
Traslada la certificación a la Secretaria de la Unidad de
Administración Financiera.
Entrega la certificación al interesado.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 86 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 3:
“CUADRE MENSUAL DE CUOTAS 8% RECIBIDAS DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS DEL MINISTERIO
DE LA DEFENSA NACIONAL DEL PERSONAL DE ALTA EN EL EJÉRCITO”
RESPONSABLE
Sección de
Tesorería
Paso 1:
Recibe el cheque de cuotas y extiende recibo 29-C-99 por el
monto de la cuota de ingresos a la Dirección General de
Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional.
La Dirección General de Finanzas del Ministerio de la Defensa
Nacional emite el cheque de los depósitos de las cuentas de la
siguiente forma:
Departamento
de Informática
Encargado de
Cuotas
**
90 % del valor total de la nómina en los últimos días del
mes.
**
10 % del valor total de la nómina al siguiente fin de mes
por las nóminas adicionales (cambios de personal
efectuados durante el mes por traslados, bajas,
descensos, etc.)
Paso 2:
Realiza la carga de la información en el Sistema Power Term
para el área de cuotas de la Unidad de Administración
Financiera –UDAF-. Esto se realiza en el periodo del 26 al 30
(31) de cada mes.
Paso 3:
Envía por medio electrónico el archivo de las cuotas en formato
de Excel al encargado de cuotas.
Paso 4:
Recibe las nóminas de cuotas de la Dirección General de
Finanzas
del
Ministerio
de
la
Defensa
Nacional
(aproximadamente 2 meses después de su fecha de emisión).
Paso 5:
Carga de información en el Sistema Power Term.
Paso 6:
Ingresa a la opción de carga de cuotas Finanzas.
Paso 7:
Inserta los Datos presionando Enter y espera la carga de la
información.
Paso 8:
Verifica la carga correcta de las cuotas del mes, verificando
algunos números de catálogos al azar.
Paso 9:
Envía la respuesta al Departamento de Informática indicando la
recepción correcta del archivo y revisión en el Sistema Power
Term de la información de cuotas.
Página 87 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Paso 10: Verifica en la caja fiscal el número de recibo 29-C-99 emitido
por la cuota del 8% de la Dirección General de Finanzas del
Ministerio de la Defensa Nacional.
Paso 11: Verifica en el Sistema Power Term: Menú de cuotas.
Consulta de recibos 29C (opción 9).
Paso 12: Imprime el registro de número de recibos y cantidad ingresada
por concepto de cuotas del Sistema Power Term.
Paso 13: Guarda el archivo de Excel enviado por informática.
Paso 14: Realiza el cuadre de cuotas del 8% recibida de la Dirección
General de Finanzas del Ministerio de la Defensa de personal de
alta en el ejército con los siguientes documentos:



Recibo de ingresos extendido por la
Tesorería.
Nóminas de descuento de cuotas.
Archivo en Excel enviado por informática.
Sección
de
Paso 15: Realiza la revisión y cálculo del cuadre de montos del archivo
de Excel.
Paso 16: Realiza la sumatoria de cuotas del 8% del IPM del final de la
columna correspondiente y marca con negrita.
Paso 17: Revisa las nóminas normales:
** La información subrayada con tinta roja indica que a esta
persona no se le realizó el descuento del 8 % por cualquier
justificación.
Paso 18: Toma nota del Número de catálogo.
Paso 19: Busca el número de catálogo en el archivo de Excel y marca de
la siguiente forma:
Fondo amarillo en todas las celdas correspondientes al número
de catálogo, letras con negrita y color rojo.
Paso 20: Toma nota del valor actual de la celda de monto de cuota 8%.
Paso 21: Cambia el valor de la celda por 0.00.
Paso 22: Agrega un comentario en la celda del monto indicando: “El
valor se coloca en 0.00 por que la Dirección General de
Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional no envió monto
por valor de ….. (Valor antes anotado y cambiado por 0.00)”
Página 88 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Paso 23: Busca en el Sistema Power Term los datos laborales del afiliado
según Número de catálogo para verificar su estatus.
Paso 24: Ingresa en el archivo de Excel la información de la nómina
adicional con las siguientes columnas e información según
nómina:

Número de catálogo

Nombre y descripción del periodo,

Monto y cuotas efectuadas.

Monto total de cuotas del 8%
Paso 25: Realiza la sumatoria de la nómina adicional.
Paso 26: Realiza el cuadre de cuotas en el archivo de Excel.
Paso 27: Realiza el resumen de cuadre de cuotas con la siguiente
información:
Total cinta magnética (monto total cuota IPM 8%).
(+) Nóminas adicionales (sumatoria nómina adicional).
Total = total cinta magnética + nóminas adicionales.
No. De recibo 90 % monto
fecha
No. De recibo 10 % monto
fecha
Total recibos = monto recibo 90 % + monto recibo 10 %
Diferencia = total – total recibos
Si la diferencia es cero se considera que ya se tiene el cuadre
mensual de cuotas 8 % recibidas de la dirección de finanzas del
ministerio de la defensa nacional del personal de alta en el
ejército
Paso 28: Realiza la integración de los catálogos que se dejan con valor
Q. 0.00 por no ser remitidas las cuotas por la Dirección General
de Finanzas del Ministerio de la Defensa Nacional del personal
de alta en el ejército con la siguiente información:

Número de catálogo.

Valor de la cuota del 8 % IPM anulada (borrada y
justificada).

Sumatoria final de integración.
Página 89 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Paso 29: Imprime el cuadre mensual de cuotas 8% recibidas.
Paso 30: Archiva el cuadre mensual de cuotas 8% recibidas para efectos
de auditoría.
Página 90 de 244
PROCESO: CUADRE
MENSUAL DE
8% RECIBIDAS
DE LA DIRECCIÓN
INSTITUTO
DECUOTAS
PREVISIÓN
MILITAR
Versión: DE FINANZAS
1
DEL MINISTERIO DE LA DEFENSA NACIONAL DEL PERSONAL DE ALTA EN EL EJÉRCITO
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
5
Fecha:
Sección de
Tesorería
Septiembre 2013
Departamento de
Informática
Encargado de
Cuotas
Inicio
Recibe el cheque de cuotas y extiende recibo 29C-99 por el monto de la cuota de ingresos a la
Dirección General de Finanzas del Ministerio de la
Defensa Nacional.
Realiza la carga de la información en el Sistema
Power Term para el área de cuotas de la –UDAF-.
Esto se realiza en el periodo del 26 al 30 (31) de
cada mes.
Envía por medio electrónico el archivo de las
cuotas en formato de Excel al encargado de
cuotas.
Recibe las nóminas de cuotas de la Dirección
General de Finanzas del Ministerio de la Defensa
Nacional (aproximadamente 2 meses después de
su fecha de emisión).
Carga de información en el Sistema Power Term.
Ingresa a la opción de carga de cuotas Finanzas.
6
7
8
9
10
11
Inserta los Datos presionando Enter y espera la
carga de la información.
Verifica la carga correcta de las cuotas del mes,
verificando algunos números de catálogos al azar.
Envía la respuesta al Departamento de
Informática indicando la recepción correcta del
archivo y revisión en el Sistema Power Term de la
información de cuotas.
Verifica en la caja fiscal el número de recibo 29-C99 emitido por la cuota del 8% de la Dirección
General de Finanzas del Ministerio de la Defensa
Nacional.
Verifica en el Sistema Power Term: Menú de
cuotas.
A
Página 1
Página 91 de 244
PROCESO: CUADRE
MENSUAL DE
8% RECIBIDAS
DE LA DIRECCIÓN
INSTITUTO
DECUOTAS
PREVISIÓN
MILITAR
Versión: DE FINANZAS1
MANUAL DE PROCESOS
Sección de
Tesorería
Actividad
Fecha:
Septiembre 2013
Departamento de
Informática
Encargado de
Cuotas
A
Imprime el registro de número de recibos y
12 cantidad ingresada por concepto de cuotas del
Sistema Power Term.
Guarda
el
13 informática.
14
archivo
de
Excel
enviado
por
Realiza el cuadre de cuotas del 8% recibida de la
Defensa de personal de alta en el ejército
Realiza la revisión y cálculo del cuadre de montos
15 del archivo de Excel.
16
17
18
19
20
Realiza la sumatoria de cuotas del 8% del IPM del
final de la columna correspondiente y marca con
negrita.
Revisa las nominas normales.
Toma nota del Número de catálogo.
Busca el número de catálogo en el archivo de
Excel y marca de la siguiente forma: Fondo
amarillo en todas las celdas del número de
catálogo, letras con negrita y color rojo.
Toma nota del valor actual de la celda de monto
de cuota 8%.
Cambia el valor de la celda por 0.00.
21
22
Agrega un comentario en la celda del monto
indicando: “El valor se coloca en 0.00 por que la
Defensa Nacional no envió monto por valor de …..
B
Página 2
Página 92 de 244
PROCESO: CUADRE
MENSUAL DE
8% RECIBIDAS
DE LA DIRECCIÓN
INSTITUTO
DECUOTAS
PREVISIÓN
MILITAR
Versión: DE FINANZAS
1
MANUAL DE PROCESOS
Sección de
Tesorería
Actividad
23
Fecha:
Septiembre 2013
Departamento de
Informática
Encargado de
Cuotas
B
Busca en el Sistema Power Term los datos
laborales del afiliado según Número de catálogo
para verificar su estatus.
Ingresa en el archivo de Excel la información de la
24 nomina adicional.
25
26
27
28
29
30
Realiza la sumatoria de la nómina adicional.
Realiza el cuadre de cuotas en el archivo de Excel.
Realiza el resumen de cuadre de cuotas.
Realiza la integración de los catálogos que se
dejan con valor Q. 0.00 por no ser remitidas las
cuotas por la Dirección General de Finanzas del
Ministerio de la Defensa Nacional.
Imprime el
recibidas.
cuadre
mensual
de
cuotas
8%
Archiva el cuadre mensual de cuotas 8% recibidas
para efectos de auditoría.
Fin del proceso.
Fin
Página 3
Página 93 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 4:
“SOLICITUD PARA COTIZAR DE BAJA”
RESPONSABLE
Departamento
de Estadística
Paso 1:
Brinda atención al afiliado indicando los requisitos para realizar
la solicitud para cotizar de baja:
1. Realizar la solicitud dentro de los 3 meses después de haber
salido de baja.
2. No tener 20 años de servicio en el Ejército.
3. Llenar el formulario “Solicitud para seguir cotizando al
Instituto de Previsión Militar”.
Departamento
de Inversiones
Departamento
Legal
Paso 2:
Recibe el formulario “Solicitud para seguir cotizando al Instituto
de Previsión Militar” y anexa la hoja de ruta “Trámite para
cotizar de baja al Instituto de Previsión Militar”.
Paso 3:
Emite el dictamen de la situación del afiliado.
Paso 4:
Traslada la solicitud al Departamento de Inversiones.
Paso 5:
Emite el dictamen de la situación del afiliado en relación de
deudas pendientes y si se encuentra al día con sus pagos.
Paso 6:
Evacua el expediente con dictamen al Departamento Legal.
Paso 7:
Emite el dictamen si es procedente o no la solicitud para cotizar
de baja.
Si no es procedente la solicitud para cotizar de baja traslada el
expediente al Departamento de Prestaciones. (Paso 8)
Si es procedente la solicitud para cotizar de baja evacua el
expediente con dictamen a la Unidad de Administración
Financiera –UDAF- (Paso 9).
Departamento
de Prestaciones
Paso 8:
Emite la Resolución e informa al afiliado.
Encargado de
Cuotas
Paso 9:
Elabora el oficio dirigido al solicitante con los datos que
proporcionó en la “Solicitud para seguir cotizando al Instituto
de Previsión Militar” indicando que es procedente su solicitud
para cotizar de baja.
Paso 10: Traslada el oficio al Gerente para su autorización.
Gerente
Paso 11: Revisa y firma el oficio.
Página 94 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Paso 12: Traslada el oficio a la Unidad de Administración Financiera –
UDAF-.
Encargado de
Cuotas
Paso 13: Prepara el oficio y lo envía por correo al interesado.
Paso 14: Recibe al afiliado y actualiza la información del solicitante a
categoría de baja cotizando en el Sistema Gráfico del IPM.
Página 95 de 244
PROCESO: SOLICITUD PARA COTIZAR DE BAJA
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Departamento
de Estadística
Versión:
Fecha:
Departamento
Departamento
Departamento
de
de
Legal
Inversiones
Prestaciones
1
Septiembre 2013
Encargado
de Cuotas
Gerente
Inicio
Brinda
atención
al
afiliado
indicando los requisitos para
realizar la solicitud para cotizar de
baja
Recibe el formulario “Solicitud para
seguir cotizando al IPM” y anexa la
hoja de ruta “Trámite para cotizar
de baja al IPM”.
Emite dictamen de la situación del
afiliado.
Traslada
la
solicitud
al
Departamento de Inversiones.
Emite dictamen de la situación del
afiliado en relación de deudas
pendientes y si se encuentra al día
con sus pagos.
Evacua el expediente con dictamen
al Departamento Legal.
Emite dictamen si es procedente o
no la solicitud para cotizar de
baja.
La solicitud
Procede
La solicitud
No procede
Emite la Resolución e informa al
afiliado.
Elabora el oficio dirigido al
solicitante con los datos que
proporciono en la “Solicitud para
seguir cotizando al IPM”
Traslada el oficio al Gerente para
su autorización.
Revisa y firma el oficio.
11
A
Página 1
Página 96 de 244
PROCESO: SOLICITUD PARA COTIZAR DE BAJA
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
Departamento
de Estadística
Versión:
Fecha:
Departamento
Departamento
Departamento
de
de
Legal
Inversiones
Prestaciones
1
Septiembre 2013
Encargado
de Cuotas
12
Traslada el oficio a la Unidad de
13
Prepara el oficio y lo envía por
correo al interesado.
14
Recibe al afiliado y actualiza la
información del solicitante a
categoría de baja cotizando en el
Sistema Gráfico del IPM.
Fin del proceso.
Gerente
A
Fin
Página 2
Página 97 de 244
Versión:
MANUAL DE PROCESOS
1
Fecha:
Septiembre 2013
PROCESO 5:
“TRÁMITE DE REHABILITACIÓN”
RESPONSABLE
Departamento
Administrativo
Paso 1:
Recibe del afiliado la solicitud de rehabilitación que contenga
los siguientes requisitos:

Irse de baja a su solicitud.

Certificado médico extendido por sanidad militar.

Oficio de solicitud de rehabilitación indicando:







Encargado de
Cuotas
Solicitud explicita de rehabilitación.
Nombre completo.
Dirección.
Registro y Número de Cédula o DPI.
Número de teléfono.
Número de catálogo.
Debidamente firmado.
Paso 2:
Margina los documentos.
Paso 3:
Evacua los documentos
Paso 4:
Realiza los cálculos de:
Paso 5:
a
la
Unidad
de
Administración

Total de tiempo cotizado del
rehabilitación.
afiliado que solicita la

Periodo que cotizó el último sueldo asegurado.

Cuota del 28% que tendrá que pagar mensualmente.
Ingresa al Sistema Power Term:
Selecciona el menú de cuotas.
Genera los reportes del total de aportaciones por afiliado según
su número de catálogo.
Paso 6:
Imprime el reporte.
Paso 7:
Revisa en el reporte impreso el correlativo de aportaciones
realizadas cada mes para obtener el tiempo cotizado. Esto
permitirá determinar el total de aportaciones del afiliado.
Paso 8:
Calcula el reporte de la última aportación del afiliado:
Calcula el último sueldo asegurado utilizando la última cuota y
Página 98 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
dividiéndola entre el 8 %.
Paso 9:
Determina la última cuota a pagar mensualmente:
Multiplica el último sueldo asegurado por el 28 %.
Paso 10: Redacta el oficio de rehabilitación.
siguiente información:
El oficio debe tener la

Correlativo de oficio.

Información relacionada a los cálculos matemáticos.

Trámite: indicar a que departamento corresponde el
oficio.
Paso 11: Imprime el oficio en papel normal y dos copias.
Paso 12: Traslada el oficio para su revisión.
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera
–UDAF-
Paso 13: Revisa, firma y sella el oficio.
Secretaria
Paso 15: Entrega el oficio y documentos de la siguiente forma:
Paso 14:
Traslada el oficio a la Secretaria de la Unidad de Administración
Copia del oficio y los documentos que respaldan los cálculos a
el Encargado de Cuotas.
Oficio original
rehabilitación).
para
el
interesado
(solicitante
de
la
Departamento
de Estadística
Paso 16: Recibe el oficio, firma y sella copia como constancia de recibido.
Secretaria
Paso 18: Archiva los documentos y la copia sellada del oficio.
Paso 17: Archiva el oficio original para ser entregado a beneficiario.
Página 99 de 244
PROCESO: TRÁMITE DE REHABILITACIÓN
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Departamento
Administrativo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
5
Recibe del afiliado
rehabilitación.
Versión:
Fecha:
Encargado de Cuotas
Administración
Financiera –
UDAF-
1
Septiembre 2013
Secretaria
Departamento de
Estadística
Inicio
la
solicitud
de
Margina los documentos.
Evacua los documentos a la Unidad de
Realiza los cálculos.
Ingresa a Power Term
Imprime el reporte.
6
7
8
9
Revisa en el reporte impreso el correlativo
de aportaciones realizadas cada mes para
obtener el tiempo cotizado. Esto permitirá
determinar el total de aportaciones del
afiliado.
Calcula el reporte de la última aportación
del afiliado.
Determina la última
mensualmente.
cuota
a
pagar
Redacta el oficio de rehabilitación.
10
11
Imprime el oficio en papel normal y dos
copias.
A
Página 1
Página 100 de 244
PROCESO: TRÁMITE DE REHABILITACIÓN
MANUAL DE PROCESOS
Departamento
Administrativo
Actividad
Traslada el oficio para su revisión.
13
Revisa, firma y sella el oficio.
15
16
Fecha:
Encargado de Cuotas
Administración
Financiera –
UDAF-
1
Septiembre 2013
Secretaria
Departamento de
Estadística
A
12
14
Versión:
Traslada el oficio a la Secretaria de la
UDAF-.
Entrega el oficio y documentos.
Recibe el oficio, firma y sella copia como
constancia de recibido.
Archiva el oficio original
entregado a beneficiario.
para
ser
17
18
Archiva los documentos y la copia sellada
del oficio.
Fin del proceso.
Fin
Página 2
Página 101 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 6:
“TRASLADO DE CUOTAS”
RESPONSABLE
Departamento
de Prestaciones
Paso 1:
Brinda atención al afiliado que solicita la devolución de cuotas.
Paso 2:
Envía los documentos a la Unidad de Administración Financiera
–UDAF-.
Encargado de
Cuotas
Paso 3:
Revisa el expediente de las cuotas descontadas.
Paso 4:
Evacua el expediente al Departamento de Estadística para
validación de la devolución de las cuotas.
Departamento
de Estadística
Paso 5:
Emite el dictamen de la situación del afiliado que solicita la
devolución de las cuotas.
Paso 6:
Evacua el expediente con dictamen al Departamento de
Inversiones.
Paso 7:
Emite el dictamen de la situación del afiliado en relación de las
deudas pendientes.
Paso 8:
Evacua el expediente con el dictamen al Departamento Legal.
Departamento
Legal
Paso 9:
Emite el dictamen de devolución de las cuotas.
Encargado de
Cuotas
Paso 11: Redacta el reporte de devolución de cuotas.
Departamento
de Inversiones
Paso 10: Evacua el expediente con el dictamen
a
la
Unidad de
Paso 12: Revisa el documento en Excel nombrado “MONTEPÍO” que
contiene la información procesada anteriormente en la
providencia:

Periodos:
Indica fechas de descuento de cuotas con el mismo
monto.

Cuotas descontadas:
Monto descontado según los periodos.

No. De meses:
Cantidad de meses según periodos.
Página 102 de 244
Versión:
MANUAL DE PROCESOS

Fecha:
1
Septiembre 2013
Totales:
Resultado de multiplicar las cuotas descontadas con el
no. De meses.

Gran total:
Sumatoria de los totales.
Paso 13: Imprime dos (2) copias del reporte.
Paso 14: Redacta el oficio que firma el
Jefe
de
la
Unidad
de
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera
–UDAF-
Paso 15: Revisa el reporte, firma y sella oficio.
Encargado de
Cuotas
Paso 17: Traslada el oficio y el reporte a Auditoría Interna solicitando la
revisión del traslado de las cuotas y de el aval correspondiente.
Auditoría
Interna
Paso 18: Revisa el reporte. Firma y sella el mismo dando su aval previo
a elaborar CUR si todo es correcto.
Paso 16: Traslada el reporte y el oficio al Encargado de Cuotas.
Paso 19: Traslada el reporte a la Unidad de Administración Financiera –
UDAF-.
Encargado de
Cuotas
Paso 20: Redacta el oficio solicitando la generación y autorización del
CUR a favor de la Dirección General de Finanzas del Ministerio
de la Defensa Nacional. Este oficio no tiene correlativo (S/N).
Paso 21: Traslada el oficio al Jefe de la Unidad de Administración
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera
-UDAF-
Paso 22: Revisa, firma y sella el oficio autorizando la generación del
CUR.
Paso 23: Crea el CUR
contabilidad.
afectando
las
cuentas
de
presupuestos
y
Paso 24: Imprime el CUR y solicita el pago.
Paso 25: Evacua el CUR a la Sección de Tesorería.
Sección de
Tesorería
Paso 26: Emite el cheque correspondiente.
Paso 27: Informa a la Unidad de Administración Financiera –UDAF- la
información del cheque generado.
Página 103 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Encargado de
Cuotas
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Paso 28: Redacta el oficio dirigido al Director Financiero del Ministerio de
Finanzas Públicas, Dirección Financiera. E imprime en hoja
membretada.
Paso 29: Envía el oficio al Departamento Administrativo para solicitar
firma.
Departamento
Administrativo
Paso 30: Revisa el oficio antes de solicitar la firma del Gerente.
Gerente
Paso 32: Revisa el oficio y lo firma.
Paso 31: Traslada el oficio al Gerente.
Paso 33: Evacua el oficio al Departamento Administrativo.
Departamento
Administrativo
Paso 34: Evacua el oficio firmado a la Unidad de Administración
Encargado de
Cuotas
Paso 35: Recibe el oficio firmado.
Paso 36: Solicita el cheque a la Sección de Tesorería.
Paso 37: Saca una fotocopia al cheque y al oficio firmado.
Paso 38: Presenta personalmente al Banco de Guatemala la boleta de
depósito para efectuar el depósito de las cuotas.
Paso 39: Saca una fotocopia a la boleta de depósito.
Paso 40: Presenta personalmente en el Ministerio de Finanzas Públicas
(14vo. Nivel) Dirección Financiera, con la boleta original del
Banco de Guatemala con el oficio.
Paso 41: Recibe la indicación de presentarse en una fecha determinada
(no menos de 15 días) para solicitar el CUR en el cual se
ingresaron las cuotas a las Clases Pasivas del Estado.
Paso 42: Informa al Departamento Administrativo cuando debe enviar al
personal de Mensajería a solicitar el CUR.
Departamento
Administrativo
Paso 43: Programa el tiempo necesario para realizar la solicitud del CUR
en el Ministerio de Finanzas Públicas (14vo. Nivel) Dirección
Financiera.
Paso 44: Entrega el CUR a la Unidad de Administración Financiera –
UDAF-.
Encargado de
Cuotas
Paso 45: Redacta el oficio dirigido a la Dirección General de Finanzas del
MDN solicitando la Certificación de sueldos de la persona no
afiliada, en donde aparezcan los descuentos por concepto de
Página 104 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Montepío, adjuntando:
1. CUR del Ministerio de Finanzas Públicas.
2. Documento impreso “Montepío” (formato Excel).
Paso 46: Traslada el oficio para firma al Gerente.
Gerente
Paso 47: Revisa el oficio y lo firma.
Paso 48: Evacua el oficio a la Unidad de Administración Financiera –
UDAF-.
Encargado de
Cuotas
Paso 49: Envía el oficio a la Dirección General de Finanzas del MDN.
Página 105 de 244
PROCESO: TRASLADO DE CUOTAS
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Inicio del proceso.
1
2
Envía los documentos a la
Unidad de Administración
5
Departamento
Administrativo
Gerente
Emite el dictamen de la
situación del afiliado que
solicita la devolución de las
cuotas.
7
Emite el dictamen de la
situación del afiliado en
relación de las deudas
pendientes.
8
Evacua el expediente con el
dictamen al Departamento
Legal.
11
Sección de
Tesorería
Evacua el expediente al
Departamento de Estadística
para validación de la
6
10
Septiembre 2013
Revisa el expediente de las
cuotas descontadas.
Evacua el expediente con
dictamen al Departamento
de Inversiones.
9
Auditoría
Interna
1
Inicio
Brinda atención al afiliado
que solicita la devolución de
cuotas.
4
Fecha:
Jefe de la
Departamento
Encargado de Departamento Departamento Departamento Unidad de
de
cuotas
de Estadística de Inversiones
Legal
Administración
Prestaciones
Financiera
Actividad
3
Versión:
Emite el dictamen de
Evacua el expediente con el
dictamen a la Unidad de
Administración Financiera –
UDAF-.
Redacta el reporte
devolución de cuotas.
Continúa en la página
siguiente...
de
A
Página 1
Página 106 de 244
Versión:
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
12
Revisa el documento en
Excel
nombrado
“MONTEPIO”.
13
Imprime dos (2) copias del
reporte.
14
Redacta el oficio que firma
el Jefe de la Unidad de
UDAF-.
15
16
17
18
Fecha:
Jefe de la
Departamento
de
cuotas
Legal
Administración
Prestaciones
Financiera
Auditoría
Interna
1
Septiembre 2013
Sección de
Tesorería
Departamento
Administrativo
Gerente
A
Revisa el reporte, firma y
sella oficio.
Traslada el reporte y el
oficio al Encargado de
Cuotas.
Traslada el oficio y el
reporte a Auditoría Interna
solicitando la revisión del
traslado de las cuotas y de
el aval correspondiente.
Revisa el reporte. Firma y
sella el mismo dando su
aval previo a elaborar CUR
si todo es correcto.
19
Traslada el reporte a la
20
Redacta el oficio solicitando
la generación y autorización
del CUR a favor de la
DGFMDN.
21
Traslada el oficio al Jefe de
la Unidad de Administración
22
Revisa, firma y sella el
oficio
autorizando
la
generación del CUR.
siguiente...
B
Página 2
Página 107 de 244
Versión:
MANUAL DE PROCESOS
Jefe de la
Departamento
de
cuotas
Legal
Administración
Prestaciones
Financiera
Actividad
23
Crea el CUR afectando las
cuentas de presupuestos y
contabilidad.
24
Imprime el CUR y se solicita
el pago.
25
26
27
28
29
30
31
32
33
Fecha:
Auditoría
Interna
1
Septiembre 2013
Sección de
Tesorería
Departamento
Administrativo
Gerente
B
Evacua el CUR a la Sección
de Tesorería.
Emite
el
correspondiente.
cheque
Informa a la Unidad de
UDAF- la información del
cheque generado.
Redacta el oficio dirigido al
Director Financiero del MFP,
Dirección Financiera.
Envía
el
oficio
al
Departamento
Administrativo para solicitar
firma.
Revisa el oficio antes de
solicitar la firma del
Gerente.
Traslada
Gerente.
el
oficio
al
Revisa el oficio y lo firma.
Evacua
el
oficio
Departamento
Administrativo.
siguiente...
al
C
Página 3
Página 108 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
34
35
36
37
38
39
40
Versión:
Fecha:
Jefe de la
Departamento
de
cuotas
Legal
Administración
Prestaciones
Financiera
Auditoría
Interna
1
Septiembre 2013
Sección de
Tesorería
Departamento
Administrativo
Gerente
C
Evacua el oficio firmado a la
Recibe el oficio firmado.
Solicita el cheque a la
Sección de Tesorería.
Saca una fotocopia al
cheque y al oficio firmado.
Presenta personalmente al
Banco de Guatemala la
boleta de depósito para
efectuar el depósito de las
cuotas.
Saca una fotocopia a la
boleta de depósito.
Presenta personalmente en
el Ministerio de Finanzas
Publicas,
Dirección
Financiera.
41
Recibe la indicación de
presentarse en una fecha
determinada.
42
Informa al Departamento
Administrativo cuando debe
enviar a solicitar el CUR.
43
Programa
el
tiempo
necesario para realizar la
solicitud del CUR en el MFP.
44
Entrega el CUR a la Unidad
de
Administración
siguiente...
D
Página 4
Página 109 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
45
Redacta el oficio dirigido a
la Dirección General de
Finanzas del MDN.
46
Traslada el oficio para firma
al Gerente.
47
Versión:
Fecha:
Jefe de la
Departamento
de
cuotas
Legal
Administración
Prestaciones
Financiera
Auditoría
Interna
1
Septiembre 2013
Sección de
Tesorería
Departamento
Administrativo
Gerente
D
Revisa el oficio y lo firma.
48
Evacua el oficio a la Unidad
de
Administración
49
Envía el oficio a la Dirección
General de Finanzas del
MDN.
Fin del proceso.
Fin
Página 5
Página 110 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
SECCIÓN DE PRESUPUESTOS
Página 111 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 1:
“CIERRE FISCAL MENSUAL Y ANUAL”
RESPONSABLE
Auxiliar de
presupuestos
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera
-UDAF-
Paso 1:
Registra las provisiones de prestaciones en SICOIN y SIGES.
Paso 2:
Registra las amortizaciones en SICOIN y SIGES.
Paso 3:
Revisa ingresos y gastos en SICOIN y SIGES.
Paso 4:
UDAF- que puede realizar el proceso de Cierre.
Paso 5:
Realiza el Cierre.
Página 112 de 244
PROCESO:
CIERRE FISCAL MENSUAL Y ANUAL
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
5
Versión:
Fecha:
Auxiliar de
presupuestos
1
Septiembre 2013
Administración
Financiera
-UDAF-
Inicio
Registra las provisiones de prestaciones en SICOIN y
SIGES.
Registra las amortizaciones en SICOIN y SIGES.
Revisa los ingresos de gastos en SICOIN y SIGES.
UDAF- que puede realizar el proceso de Cierre.
Realiza el Cierre.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 113 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 2:
“FORMULACIÓN DE PROYECTO DE PRESUPUESTO AÑO N+1”
RESPONSABLE
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera
–UDAF-
Paso 1:
Recibe de la Unidad de Planificación el anteproyecto de
presupuesto de gastos.
Paso 2:
Traslada el anteproyecto de presupuesto
Encargado de Sección de Presupuestos.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 3:
Elabora el proyecto de Red Programática con apoyo de la
Unidad de Planificación y gestiona el visto bueno por medio de
hoja de ruta y Matriz de Resultados y Productos.
Paso 4:
Envía el proyecto de Red Programática al Ministerio de Finanzas
Públicas, Dirección Técnica del Presupuesto para su aprobación.
Paso 5:
Gestiona el anteproyecto de presupuesto de ingresos (solicitud
de información e integración) y cuadre de ingresos y egresos.
Paso 6:
Recibe el anteproyecto de presupuesto de gastos.
Paso 7:
Carga la información a (Fases de carga y autorización) SIGES –
SICOIN.
Paso 8:
Imprime los formularios DTP´S (Elaboración de información
solicitada en normas para formulación de anteproyecto para el
año n+1 y realiza el trámite de firma correspondiente.
Paso 9:
Elabora el oficio de envío y trámite de firmas.
de
gastos
Página 114 de 244
al
Versión:
PROCESO: FORMULACIÓN DE PROYECTO DE PRESUPUESTO AÑO N+1
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Fecha:
Administración Financiera
–UDAF-
Actividad
1
Septiembre 2013
de Presupuestos
Inicio
Inicio del proceso.
1
Recibe de la Unidad de Planificación el anteproyecto
de presupuesto de gastos.
2
Traslada el anteproyecto de presupuesto de gastos al
Encargado de Sección de Presupuestos.
3
Elabora el proyecto de Red Programática con apoyo
de la Unidad de Planificación y gestiona el visto
bueno por medio de hoja de ruta y Matriz de
Resultados y Productos.
4
Envía el proyecto de Red Programática al Ministerio
de Finanzas Públicas, Dirección Técnica del
Presupuesto para su aprobación.
5
Gestiona el anteproyecto de presupuesto de ingresos
(solicitud de información e integración) y cuadre de
ingresos y egresos.
Recibe el anteproyecto de presupuesto de gastos.
6
7
8
9
Carga la información a (Fases
autorización) SIGES – SICOIN.
de
carga
y
Imprime los formularios DTP´S (Elaboración de
información solicitada en normas para formulación de
anteproyecto para el año n+1 y realiza el trámite de
firma correspondiente.
Elabora el oficio de envío y trámite de firmas.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 115 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 3:
“INFORMES DE GESTIÓN”
RESPONSABLE
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Gerencia
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 1:
Solicita por correo electrónico la información al Departamento
de Prestaciones relacionada al total de beneficiarios por género.
Paso 2:
Solicita por correo electrónico la información al Departamento
de Informática relacionada al total de beneficiario por género,
edad, ubicación geográfica (por departamento y municipio).
Paso 3:
Recibe la información solicitada a los Departamentos.
Paso 4:
Elabora los informes de gestión presupuestaria indicados por el
Decreto que apruebe el presupuesto del año vigente que
corresponda y a la “Ley Orgánica del Presupuesto y su
Reglamento”.
Paso 5:
Elabora la integración.
Paso 6:
Elabora el oficio para evacuar cada informe de gestión a la
entidad correspondiente.
Paso 7:
Solicita la firma en el oficio a Gerencia.
Paso 8:
Revisa el oficio y firma.
Paso 9:
Traslada el oficio a la Unidad de Administración Financiera –
UDAF-.
Paso 10: Evacua el oficio
correspondiente.
e
informe
de
gestión
a
la
entidad
Página 116 de 244
PROCESO: INFORMES DE GESTIÓN
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Inicio del proceso.
2
3
4
5
6
Fecha:
Encargado de Sección de
Presupuestos
Actividad
1
Versión:
1
Septiembre 2013
Gerencia
Inicio
Solicita por correo electrónico la información al
Departamento de Prestaciones relacionada al total
de beneficiarios por género.
Solicita por correo electrónico la información al
Departamento de Informática relacionada al total
de beneficiario por género, edad, ubicación
geográfica (por departamento y municipio).
Recibe
la
información
Departamentos.
solicitada
a
los
Elabora los informes de gestión presupuestaria
indicados por el Decreto que apruebe el presupuesto del
año vigente que corresponda y a la “Ley Orgánica del
Presupuesto y su Reglamento”.
Elabora la integración.
Elabora el oficio para evacuar cada informe de
gestión a la entidad correspondiente.
Solicita la firma en el oficio a Gerencia.
7
8
9
10
Traslada el oficio a la Unidad de Administración
Evacua el oficio e informe de gestión a la entidad
correspondiente.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 117 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 4:
“MODIFICACIÓN Y AMPLIACIÓN PRESUPUESTARIA”
RESPONSABLE
Paso 1:
Recibe la autorización de Gerencia para realizar la modificación
presupuestaria.
Paso 2:
Analiza la información financiera para determinar que renglones
pueden realizarse los traslados de disponibilidad.
Paso 3:
Elabora el Anteproyecto de Resolución.
Paso 4:
Traslada por medio de la hoja de ruta al Departamento
Administrativo.
Departamento
Administrativo
Paso 5:
Da el visto bueno del Anteproyecto de Resolución.
Paso 6:
Evacua el Anteproyecto
Departamento Legal.
Departamento
Legal
Paso 7:
Da el visto bueno del Anteproyecto de Resolución si es
procedente o no la solicitud.
Paso 8:
Evacua el expediente con dictamen del Anteproyecto de
Resolución a Auditoría Interna.
Paso 9:
Da el visto bueno del Anteproyecto de Resolución si es
procedente.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Auditoría
Interna
de
Resolución
con
Paso 10: Evacua el Anteproyecto de Resolución a la
dictamen
al
Unidad de
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 11: Evacua el Anteproyecto de Resolución a Junta Directiva para su
conocimiento y autorización.
Junta Directiva
Paso 12: Analiza y aprueba Anteproyecto de Resolución.
Paso 13: Traslada el Anteproyecto de Resolución a la Unidad de
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 14: Recibe el Anteproyecto de Resolución autorizado.
Paso 15: Realiza el registro en SICOIN.
Paso 16: Imprime el CUR y los traslada al Jefe de la Unidad de
Administración Financiera –UDAF- para su visto bueno.
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera
-UDAF-
Paso 17: Revisa CUR de modificación.
Subgerencia de
Paso 19: Firma el CUR y lo traslada a Gerencia.
Paso 18: Traslada el CUR a la Subgerencia de Operaciones para firma.
Página 118 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Operaciones
Gerencia
Paso 20: Revisa el CUR.
Paso 21: Traslada el CUR firmado a la Unidad de Administración
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 22: Redacta oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto.
Departamento
Administrativo
Paso 24: Revisa la redacción y ortografía del oficio.
Gerencia
Paso 26: Revisa y firma oficio.
Paso 23: Traslada el oficio al Departamento Administrativo para revisar
redacción y ortografía.
Paso 25: Traslada el oficio a Gerencia para firma.
Paso 27: Traslada el oficio firmado a la Unidad de Administración
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 28: Elabora la justificación de gastos.
Paso 29: Envía el oficio y copia de la justificación de gastos a la Dirección
Técnica del Presupuesto.
Página 119 de 244
PROCESO: MODIFICACIÓN Y AMPLIACIÓN PRESUPUESTARIA
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Encargado de
Departamento Departamento
Sección de
Administrativo
Legal
Presupuestos
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
Auditoría
Interna
Septiembre 2013
Jefe de la
Unidad de
Subgerencia de
Junta Directiva Administración
Operaciones
Financiera
-UDAF-
Gerencia
Recibe la autorización de
Gerencia para realizar la
modificación presupuestaria.
Analiza la información financiera
para determinar que renglones
pueden realizarse los traslados
de disponibilidad.
Elabora el
Resolución.
Anteproyecto
de
4
5
Da el visto bueno del
Anteproyecto de Resolución.
6
Evacua el Anteproyecto de
Resolución con dictamen al
Departamento Legal.
7
Anteproyecto de Resolución si
es procedente o no la solicitud.
8
Evacua el expediente con
dictamen del Anteproyecto de
Resolución a Auditoría Interna.
9
Anteproyecto de Resolución si
es procedente.
11
Fecha:
1
Inicio
Traslada por medio de la hoja
de ruta al Departamento
Administrativo.
10
Versión:
Resolución a la
Unidad de
UDAF-.
Resolución a Junta Directiva
para
su
conocimiento
y
autorización.
A
Página 1
Página 120 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Encargado de
Sección de
Administrativo
Legal
Presupuestos
Actividad
Versión:
Fecha:
Auditoría
Interna
1
Septiembre 2013
Jefe de la
Unidad de
Subgerencia de
Operaciones
Financiera
-UDAF-
Gerencia
A
Analiza y aprueba Anteproyecto
12 de Resolución.
13
14
15
16
17
18
19
Traslada el Anteproyecto de
Resolución a la Unidad de
UDAF-.
Recibe el Anteproyecto
Resolución autorizado.
de
Realiza el registro en SICOIN.
Imprime el CUR y los traslada
al Jefe de la Unidad de
UDAF- para su visto bueno.
Revisa CUR de modificación.
Traslada
el
CUR
a
la
Subgerencia de Operaciones
para firma.
Firma el CUR y lo traslada a
Gerencia.
Revisa el CUR.
20
21
Traslada el CUR firmado a la
Unidad
de
Administración
22
Redacta oficio dirigido a la
Dirección
Técnica
del
Presupuesto.
B
Página 2
Página 121 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Encargado de
Sección de
Administrativo
Legal
Presupuestos
Actividad
23
Traslada
el
Departamento
para revisar
ortografía.
Versión:
Fecha:
Auditoría
Interna
1
Septiembre 2013
Jefe de la
Unidad de
Subgerencia de
Operaciones
Financiera
-UDAF-
Gerencia
B
oficio
al
Administrativo
redacción y
Revisa la redacción y ortografía
24 del oficio.
Traslada el oficio a Gerencia
25 para firma.
26
27
Revisa y firma oficio.
Traslada el oficio firmado a la
Unidad
de
Administración
Elabora
28 gastos.
29
la
justificación
de
Envía el oficio y copia de la
justificación de gastos a la
Dirección
Técnica
del
Presupuesto.
Fin del proceso.
Fin
Página 3
Página 122 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 5:
“PAGO DE DIETAS”
RESPONSABLE
Paso 1:
Recibe la nómina de dietas, previo a ser revisadas por Auditoría
Interna.
Paso 2:
Elabora el cuadre de la nómina en formato de EXCEL,
determinando los impuestos correspondientes (timbres fiscales
e ISR) para su distribución por registro presupuestario.
Paso 3:
Crea y registra la Orden de Compra en SIGES.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 4:
Autoriza la Orden de Compra.
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 5:
Crea el CUR de compromiso y su afectación presupuestaria.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 6:
Autoriza el CUR de compromiso.
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 7:
Realiza la liquidación de la Orden de Compra en SIGES.
Paso 8:
Registra los impuestos retenidos.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 9:
Autoriza la liquidación de la Orden de Compra.
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 10: Realiza el CUR de devengado.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 11: Autoriza el CUR de devengado.
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera –
UDAF-.
Paso 13: Solicita el pago.
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 12: Traslada la nómina al Jefe de la Unidad de Administración
Paso 14: Traslada la nómina al Encargado de Sección de Tesorería para
los procesos de pago.
Página 123 de 244
PROCESO: PAGO DE DIETAS
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Inicio del proceso.
2
1
Fecha:
Auxiliar de
Presupuestos
Actividad
1
Versión:
Septiembre 2013
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Jefe de la Unidad
de
Administración
Financiera
-UDAF-
Inicio
Recibe la nómina de dietas, previo a ser revisadas por
Auditoría Interna.
Elabora el cuadre de la nómina en formato de EXCEL,
determinando los impuestos correspondientes (timbres
fiscales e ISR) para su distribución por registro
presupuestario.
Crea y registra la Orden de Compra en SIGES.
3
4
5
Crea el CUR
presupuestaria.
de
compromiso
y
su
afectación
6
7
8
9
Registra los impuestos retenidos.
Realiza el CUR de devengado.
10
Autoriza el CUR de devengado.
11
A
Página 1
Página 124 de 244
PROCESO: PAGO DE DIETAS
MANUAL DE PROCESOS
la
nómina
al
Fecha:
Auxiliar de
Presupuestos
Actividad
Traslada
Versión:
1
Septiembre 2013
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Jefe de la Unidad
de
Administración
Financiera
-UDAF-
A
Jefe
12 Administración Financiera –UDAF-.
de
la
Unidad
de
13 Solicita el pago.
Traslada la nómina al Encargado de Sección de
14 Tesorería para los procesos de pago.
Fin del proceso.
Fin
Página 2
Página 125 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 6:
“PAGO DE KILOMETRAJE (MENSAJERO)”
RESPONSABLE
Paso 1:
Recibe el formulario de liquidación de viáticos, autorizado por
Auditoría Interna y la Subgerencia de Operaciones.
Paso 2:
Crea y registra la Orden de Compra.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 3:
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 4:
Crea el CUR de compromiso.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 5:
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 6:
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 7:
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 8:
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 9:
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera
-UDAF-
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 10: Traslada el expediente al Jefe de la Unidad de Administración
Financiera -UDAF-
Paso 12: Traslada el expediente a la Sección de Tesorería para emitir el
cheque.
Página 126 de 244
PROCESO: PAGO DE KILOMETRAJE (MENSAJERO)
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
Recibe el formulario de liquidación de viáticos,
autorizado por Auditoría Interna y la Subgerencia de
Operaciones.
2
3
5
7
Fecha:
Auxiliar de
Presupuestos
1
Septiembre 2013
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Jefe de la Unidad
de
Administración
Financiera
-UDAF-
Inicio
4
6
Versión:
8
9
Traslada el expediente al Jefe de la Unidad de
10 Administración Financiera -UDAF-
11
Solicita el pago.
A
Página 1
Página 127 de 244
PROCESO: PAGO DE KILOMETRAJE (MENSAJERO)
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
Versión:
Fecha:
Auxiliar de
Presupuestos
1
Septiembre 2013
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Jefe de la Unidad
de
Administración
Financiera
-UDAF-
A
Traslada el expediente a la Sección de Tesorería para
12 emitir el cheque.
Fin del proceso.
Fin
Página 2
Página 128 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 7:
“PAGO DE NÓMINAS DE PRESTACIONES DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR”
RESPONSABLE
Paso 1:
Recibe las nóminas de Auditoría Interna.
Paso 2:
Elabora el archivo en formato Excel clasificando la información
de las nóminas según el tipo de beneficiario.
Paso 3:
Elabora el archivo en formato Excel clasificando la información
de las nóminas según la Institución Bancaria en donde se
realizara el depósito.
Paso 4:
Registra el CUR en SICOIN y SIGES.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 5:
Revisa los registros SIGES-SICOIN.
Paso 6:
Autoriza el CUR de gastos.
Paso 7:
Traslada las nóminas con el resumen de registros al Encargado
de Sección de Contabilidad.
Encargado de
Sección de
Contabilidad
Paso 8:
Registra el CUR contable.
Paso 9:
Traslada la nómina con el resumen de registros al Jefe de la
Unidad de Administración Financiera –UDAF-
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera
–UDAF-
Paso 10: Solicita el pago de la nómina.
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 11: Traslada las nóminas al Encargado de Sección de Tesorería
para realizar el proceso de pago.
Página 129 de 244
Versión:
1
PROCESO: PAGO DE NÓMINAS DE PRESTACIONES DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Fecha:
Auxiliar de
Presupuestos
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Septiembre 2013
Encargado de
Sección de
Contabilidad
Jefe de la Unidad
de Administración
Financiera
-UDAF-
Inicio
Elabora el archivo en formato Excel clasificando la
información de las nóminas según el tipo de
beneficiario.
Elabora el archivo en formato Excel clasificando la
información de las nóminas según la Institución
Bancaria en donde se realizara el depósito.
Revisa los registros SIGES-SICOIN.
Autoriza el CUR de gastos.
Traslada las nóminas con el resumen de registros al
Encargado de Sección de Contabilidad.
Registra el CUR contable.
Traslada la nómina con el resumen de registros al Jefe
de la Unidad de Administración Financiera –UDAF-
Continua en la pagina siguiente...
A
Página 1
Página 130 de 244
Versión:
1
PROCESO: PAGO DE NÓMINAS DE PRESTACIONES DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
… Viene de la pagina anterior.
10
11
Auxiliar de
Presupuestos
Fecha:
Septiembre 2013
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Encargado de
Sección de
Contabilidad
Jefe de la Unidad
de Administración
Financiera
-UDAF-
A
Solicita el pago de la nómina.
Traslada las nóminas al Encargado de Sección de
Tesorería para realizar el proceso de pago.
Fin del proceso.
Fin
Página 2
Página 131 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 8:
“PAGO DE NÓMINAS DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR”
RESPONSABLE
Paso 1:
Paso 2:
Elabora la clasificación (formato Excel) de la información de las
nóminas según el tipo de pago.
Paso 3:
Elabora la clasificación (formato Excel) de la información de las
nóminas según la Institución Bancaria en donde se realizara el
depósito.
Paso 4:
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 5:
Aprueba CUR de gastos.
Paso 6:
Traslada la nómina al Encargado de Sección de Contabilidad
para que realice CUR contables correspondientes.
Encargado de
Sección de
Contabilidad
Paso 7:
Realiza CUR contables correspondientes.
Paso 8:
Traslada la nómina al Jefe de la Unidad de Administración
Financiera -UDAF-.
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera
-UDAF-
Paso 9:
Solicita el pago.
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 11: Elabora los procesos y gestiones de pago.
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 10: Traslada el expediente al Encargado de Sección de Tesorería.
Página 132 de 244
Versión:
1
PROCESO: PAGO DE NÓMINAS DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Auxiliar de
Presupuestos
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
5
6
7
Fecha:
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Septiembre 2013
Jefe de la
Encargado de
Unidad de
Encargado de
Sección de
Administración
Sección de
Contabilidad
Financiera
Tesorería
-UDAF-
Inicio
Elabora la clasificación (formato Excel) de
información de las nóminas según el tipo de pago.
la
Elabora la clasificación (formato Excel) de la
información de las nóminas según la Institución
Bancaria en donde se realizara el depósito.
Aprueba CUR de gastos.
Traslada la nómina al Encargado de Sección de
Contabilidad para que realice CUR contables
correspondientes.
Realiza CUR contables correspondientes.
8
Traslada la nómina al Jefe de
Administración Financiera -UDAF-.
9
Solicita el pago.
la
Unidad
de
A
Página 1
Página 133 de 244
Versión:
1
PROCESO: PAGO DE NÓMINAS DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
Auxiliar de
Presupuestos
Fecha:
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Septiembre 2013
Jefe de la
Encargado de
Unidad de
Encargado de
Sección de
Administración
Sección de
Contabilidad
Financiera
Tesorería
-UDAF-
A
Traslada el expediente al Encargado de Sección de
10 Tesorería.
11
Elabora los procesos y gestiones de pago.
Fin del proceso.
Fin
Página 2
Página 134 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 9:
“PROCESO DE REGISTRO EN SIGES Y SICOIN DE COMPRAS Y ADQUISICIÓN DE SERVICIOS (PRE
COMPROMISO, COMPROMISO Y DEVENGADO)”
RESPONSABLE
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 1:
Recibe de la Sección de Compras el expediente con el pedido de
compras y el encabezado de la Constancia de Disponibilidad
Presupuestaria –CDP- en los casos que corresponda.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 2:
Verifica la disponibilidad presupuestaria.
Paso 3:
Firma el pedido
expediente.
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera –
UDAF-
Paso 4:
Firma el pedido de compras.
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 5:
Elabora la estructura de la Constancia de Disponibilidad
Presupuestaria –CDP- (en los casos que corresponda).
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 6:
Autoriza la estructura de la Constancia de Disponibilidad
Presupuestaria –CDP- (en los casos que corresponda).
Paso 7:
Traslada el expediente a la Sección de Compras.
Sección de
Compras
Paso 8:
Crea, registra y autoriza la Orden de Compra.
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 9:
Encargado de
Presupuestos
Paso 10: Autoriza el CUR de compromiso.
Sección de
Compras
Paso 11: Crea, registra y autoriza la liquidación de la Orden de Compras
y tramita las firmas correspondientes.
de
compras
(si
existe)
y
devuelve
el
Paso 12: Traslada el expediente a Auditoría Interna.
Auditoría
Interna
Paso 13: Visa el expediente, verifica que el expediente cumpla con los
requisitos correspondientes.
Paso 14: Traslada el expediente a la Unidad de Administración Financiera
–UDAF-.
Encargado de
Impuestos
Paso 15: Verifica las facturas y calcula los impuestos correspondientes a
las mismas.
Auxiliar de
Activos Fijos y
Fungibles
Paso 16: Da ingreso en el Sistema auxiliar de inventarios a los bienes
muebles y fungibles adquiridos (cuando corresponda).
Página 135 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 17: Crea el CUR de devengado.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 18: Autoriza CUR de devengado.
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera
-UDAF-
Paso 20: Solicita el pago (proceso en SICOIN),
1
Septiembre 2013
Financiera -UDAFPaso 21: Traslada el expediente al Encargado de Sección de Tesorería
para los procesos de emisión de pago.
Página 136 de 244
PROCESO: PROCESOINSTITUTO
DE REGISTRO EN SIGES
Y SICOIN DE COMPRAS
Y ADQUISICIÓNVersión:
DE SERVICIOS
DE PREVISIÓN
MILITAR
1
(PRE COMPROMISO, COMPROMISO Y DEVENGADO)”
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
2
3
4
5
6
7
8
9
Jefe de la
Encargado de
Unidad de
Sección de Administración
Presupuestos Financiera
-UDAF-
Sección de
Compras
Auditoría
Interna
Septiembre 2013
Auxiliar de
Encargado de
Activos Fijos
Impuestos
y Fungibles
Inicio
Inicio del proceso.
1
Auxiliar de
Presupuestos
Fecha:
Recibe de la Sección de Compras el
expediente con el pedido de
compras y el encabezado de la CDP
en los casos que corresponda.
Verifica
la
presupuestaria.
disponibilidad
Firma el pedido de compras (si
existe) y devuelve el expediente.
Firma el pedido de compras.
Elabora la estructura de la
Constancia
de
Disponibilidad
Presupuestaria –CDP- (en los casos
que corresponda).
Autoriza la estructura de la
Constancia
de
Disponibilidad
Presupuestaria –CDP- (en los casos
que corresponda).
Traslada el expediente a la Sección
de Compras.
Crea, registra y autoriza la Orden
de Compra.
10
11
Crea, registra y autoriza la
liquidación de la Orden de Compras
y
tramita
las
firmas
correspondientes.
A
Página 1
Página 137 de 244
PROCESO: PROCESOINSTITUTO
DE REGISTRO EN DE
SIGESPREVISIÓN
Y SICOIN DE COMPRAS
Y ADQUISICIÓNVersión:
DE SERVICIOS
MILITAR
1
(PRE COMPROMISO, COMPROMISO Y DEVENGADO)”
MANUAL DE PROCESOS
Auxiliar de
Presupuestos
Actividad
Fecha:
Jefe de la
Encargado de
Unidad de
Sección de Administración
Presupuestos Financiera
-UDAF-
Traslada el expediente a Auditoría
Interna.
13
Visa el expediente, verifica que el
expediente
cumpla
con
los
requisitos correspondientes.
14
Traslada el expediente a la Unidad
de Administración Financiera –
UDAF-.
15
Verifica las facturas y calcula los
impuestos correspondientes a las
mismas.
17
18
19
20
21
Auditoría
Interna
Auxiliar de
Encargado de
Activos Fijos
Impuestos
y Fungibles
A
12
16
Sección de
Compras
Septiembre 2013
Da ingreso en el Sistema auxiliar
de inventarios a los bienes muebles
y fungibles adquiridos (cuando
corresponda).
Crea el CUR de devengado.
Autoriza CUR de devengado.
Traslada el expediente al Jefe de la
Unidad
de
Administración
Financiera -UDAFSolicita el
SICOIN),
pago
(proceso
en
Traslada
el
expediente
al
Encargado de Sección de Tesorería
para los procesos de emisión de
pago.
Fin del proceso.
Fin
Página 2
Página 138 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 10:
“REGISTRO DE INGRESOS”
RESPONSABLE
Paso 1:
Recibe al archivo electrónico en formato Excel del detalle de
cuentas contables de cada registro.
Paso 2:
Realiza la conversión de cada cuenta contable a nomenclatura
presupuestaria.
Paso 3:
Realiza el registro y solicitud en SICOIN.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 4:
Revisa y aprueba CUR de ingresos.
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 5:
Imprime el CUR, tramita las firmas.
Paso 6:
Realiza el archivo correspondiente.
Auxiliar de
Presupuestos
Página 139 de 244
PROCESO: REGISTRO DE INGRESOS
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
Recibe al archivo electrónico en formato Excel del detalle de
cuentas contables de cada registro.
2
Realiza la conversión de cada cuenta contable a nomenclatura
presupuestaria.
Auxiliar de Presupuestos
1
Septiembre 2013
Presupuetos
Inicio
Realiza el registro y solicitud en SICOIN.
3
4
5
Revisa y aprueba CUR de ingresos.
Imprime el CUR, tramita las firmas.
Realiza el archivo correspondiente.
6
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 140 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 11:
“REGISTRO Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS”
RESPONSABLE
Paso 1:
Recibe el formulario de viáticos y revisa que los datos sean
correctos.
Paso 2:
Envía por hoja de ruta el expediente a Auditoría Interna para
visa.
Paso 3:
Recibe el formulario de la liquidación de viáticos, autorizado por
Auditoría Interna y la Subgerencia Administrativa.
Paso 4:
Determina si es pago o regularización de anticipo.
Paso 5:
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 6:
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 7:
Crea el CUR de compromiso (devengado o regularización).
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 8:
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 9:
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 10: Autoriza la liquidación de la Orden de Compra.
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 11: Realiza el CUR de devengado (o regularización).
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 12: Autoriza el CUR de devengado (o regularización).
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera –
UDAF-.
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 15: Traslada el expediente al Encargado de Sección de Tesorería
para los procesos de pago correspondientes.
Página 141 de 244
PROCESO: REGISTRO Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
Recibe el formulario de viáticos y revisa que los datos
sean correctos.
2
Envía por hoja de ruta el expediente a Auditoría
Interna para visa.
4
5
6
7
8
9
Septiembre 2013
Presupuestos
-UDAF-
Inicio
1
3
1
Recibe el formulario de la liquidación de viáticos,
autorizado por Auditoría Interna y la Subgerencia
Administrativa.
Determina si es pago o regularización de anticipo.
Crea el CUR
regularización).
de
compromiso
(devengado
o
A
Página 1
Página 142 de 244
PROCESO: REGISTRO Y LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
10
11
12
13
14
15
Versión:
1
Fecha:
Septiembre 2013
Presupuestos
-UDAF-
A
Realiza el CUR de devengado (o regularización).
Autoriza el CUR de devengado (o regularización).
Solicita el pago.
Tesorería para los procesos de pago correspondientes.
Fin del proceso.
Fin
Página 2
Página 143 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 12:
“REINTEGRO DE FONDO ROTATIVO”
RESPONSABLE
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 1:
Recibe el informe del fondo Rotativo.
Paso 2:
Revisa la asignación de cada
correspondiente de cada factura.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 3:
Revisa que el registro de impuestos de cada factura este
correcto.
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 4:
Registra y solicita CUR de gasto.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 5:
Autoriza CUR de gasto.
Paso 6:
Traslada el expediente al Jefe de la Unidad de Administración
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera
-UDAF-
Paso 7:
Solicita pago.
Paso 8:
Traslada el expediente al Encargado de Sección de Tesorería.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 9:
Efectúa los procesos y gestiones de pago.
renglón
y
la
actividad
Página 144 de 244
PROCESO: REINTEGRO DE FONDO ROTATIVO
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
5
6
Versión:
Fecha:
Auxiliar de
Presupuestos
1
Septiembre 2013
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Administración
Financiera
-UDAF-
Inicio
Recibe el informe del fondo Rotativo.
Revisa la asignación de cada renglón y la actividad
correspondiente de cada factura.
Revisa que el registro de impuestos de cada factura
este correcto.
Registra y solicita CUR de gasto.
Autoriza CUR de gasto.
Solicita pago.
7
8
9
Tesorería.
Efectúa los procesos y gestiones de pago.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 145 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 13:
“REQUERIMIENTO DE CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Y/O AUDITORÍA INTERNA”
RESPONSABLE
Paso 1:
Recibe el requerimiento marginado por la Gerencia.
Paso 2:
Busca los documentos físicos indicados en el requerimiento que
corresponda a la Sección de presupuestos.
Paso 3:
Elabora un listado general de los documentos físicos.
Paso 4:
Elabora el oficio dirigido a Auditoría Interna para hacer entrega
de los documentos listados en el requerimiento.
Paso 5:
Traslada el oficio, listado general de documentos a Auditoría
Interna por hoja de ruta.
Paso 6:
Revisa los documentos y da Visto Bueno a los mismos.
indica que deben completarse los mismos.
Paso 7:
Traslada los documentos a
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 8:
Elabora oficio para realizar la entrega de documentos.
Paso 9:
Traslada el oficio a Gerencia para firma.
Gerencia
Paso 10: Revisa el oficio y firma.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Auditoría
Interna
la
Unidad
O
de Administración
Paso 11: Traslada el oficio firmado a la Unidad de Administración
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 12: Realiza la entrega de los documentos solicitados en el
requerimiento a la Contraloría General de Cuentas o Auditoría
Externa.
Página 146 de 244
PROCESO: REQUERIMIENTO
DEDE
CONTRALORÍA
GENERAL
DE CUENTAS
INSTITUTO
PREVISIÓN
MILITAR
Versión:
1
Y / O AUDITORÍA INTERNA
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
Fecha:
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Auditoría
Interna
Septiembre 2013
Gerencia
Auxiliar de
Presupuestos
Inicio
Recibe el requerimiento marginado por la Gerencia.
Busca los documentos físicos indicados en el
requerimiento que corresponda a la Sección de
presupuestos.
Elabora un listado general de los documentos físicos.
3
4
Elabora el oficio dirigido a Auditoría Interna para hacer
entrega de los documentos listados en el requerimiento.
5
Traslada el oficio, listado general de documentos a
Auditoría Interna por hoja de ruta.
6
7
8
9
Revisa los documentos y da Visto Bueno a los mismos.
O indica que deben completarse los mismos.
Traslada los documentos a la Unidad de Administración
Elabora oficio para realizar la entrega de documentos.
Traslada el oficio a Gerencia para firma.
10
11
Traslada el oficio firmado a la Unidad de Administración
A
Página 1
Página 147 de 244
PROCESO: REQUERIMIENTO
DEDE
CONTRALORÍA
GENERAL
DE CUENTAS
INSTITUTO
PREVISIÓN
MILITAR
Versión:
1
Y / O AUDITORÍA INTERNA
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
Fecha:
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Auditoría
Interna
Septiembre 2013
Gerencia
Auxiliar de
Presupuestos
A
Realiza la entrega de los documentos solicitados en el
12 requerimiento a la Contraloría General de Cuentas o
Auditoría Externa.
Fin del proceso.
Fin
Página 2
Página 148 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 14:
“TRÁMITE DE SOCORRO POR FALLECIMIENTO. PROTECCIONES PÓSTUMAS Y SEGURO DE VIDA”
RESPONSABLE
Paso 1:
Recibe el expediente visado.
Paso 2:
Revisa que en el expediente se encuentre anotado el Número
de Identificación Tributaria (NIT) y la fecha de fallecimiento.
Paso 3:
Crea y solicita Orden de Compra en SIGES.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 4:
Autoriza Orden de Compra.
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 5:
Solicita compromiso.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 6:
Autoriza compromiso.
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 7:
Registra y solicita liquidación.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 8:
Autoriza liquidación.
Auxiliar de
Presupuestos
Paso 9:
Registra y solicita devengado.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 10: Autoriza devengado y traslada el expediente al Jefe de la
Unidad de Administración Financiera –UDAF-.
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera
–UDAF-.
Paso 11: Solicita el pago y traslada el expediente al Encargado de
Sección de Tesorería
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 12: Realiza los procesos de pago.
Auxiliar de
Presupuestos
Página 149 de 244
PROCESO: TRÁMITE
DE SOCORRO
FALLECIMIENTO.
INSTITUTO
DEPOR
PREVISIÓN
MILITAR
Versión:
1
PROTECCIONES PÓSTUMAS
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
Fecha:
Auxiliar de
Presupuestos
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Septiembre 2013
Jefe de la Unidad
de Administración
Financiera
-UDAF
Encargado de
Sección de
Tesorería
Inicio
Recibe el expediente visado.
Revisa que en el expediente se encuentre anotado el
Número de Identificación Tributaria (NIT) y la fecha de
fallecimiento.
Crea y solicita Orden de Compra en SIGES.
3
4
5
Autoriza Orden de Compra.
Solicita compromiso.
Autoriza compromiso.
6
Registra y solicita liquidación.
7
8
9
10
11
Autoriza liquidación.
Registra y solicita devengado.
Autoriza devengado y traslada el expediente al Jefe de
la Unidad de Administración Financiera –UDAF-.
Solicita el pago y traslada el expediente al Encargado de
Sección de Tesorería
A
Página 1
Página 150 de 244
PROCESO: TRÁMITE
DE SOCORRO
FALLECIMIENTO.
INSTITUTO
DEPOR
PREVISIÓN
MILITAR
Versión:
1
PROTECCIONES PÓSTUMAS
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
Fecha:
Auxiliar de
Presupuestos
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Septiembre 2013
Jefe de la Unidad
de Administración
Financiera
-UDAF
Encargado de
Sección de
Tesorería
A
12 Realiza los procesos de pago.
Fin del proceso.
Fin
Página 2
Página 151 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 15:
“VERIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA”
RESPONSABLE
Paso 1:
Recibe el pedido de compra solicitando la verificación de
disponibilidad presupuestaria.
Paso 2:
Verifica la programación.
Paso 3:
Verifica la disponibilidad de presupuesto.
Paso 4:
Verifica el anteproyecto de presupuesto del Departamento,
Unidad o Sección correspondiente.
Encargado de
Sección de
Presupuestos
Paso 5:
Autoriza en la sección correspondiente del pedido de Compra si
existe disponibilidad.
Auxiliar de
presupuestos
Paso 6:
Traslada el pedido de Compra al solicitante.
Auxiliar de
presupuestos
Página 152 de 244
PROCESO: VERIFICACIÓN DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
5
6
Presupuestos
Inicio
Recibe el pedido de compra solicitando la verificación de
disponibilidad presupuestaria.
Verifica la programación.
Verifica la disponibilidad de presupuesto.
Verifica el anteproyecto de presupuesto del Departamento, Unidad
o Sección correspondiente.
Autoriza en la sección correspondiente del pedido de Compra si
existe disponibilidad.
Traslada el pedido de Compra al solicitante.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 153 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
SECCIÓN DE TESORERÍA
Página 154 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 1:
“ACTUALIZAR Y VERIFICAR CAMBIO DE FIRMAS REGISTRADAS EN CUENTAS BANCARIAS”
RESPONSABLE
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 1:
Solicita el listado de requisitos para actualizar o cambiar firmas
registradas en las cuentas bancarias, de las Instituciones
Bancarias en donde se tenga cuenta a nombre del Instituto de
Previsión Militar.
Paso 2:
Recopila la documentación solicitada por la Institución
Bancaria con las personas que tendrán firma registrada en las
cuentas bancarias.
Paso 3:
Presenta la documentación solicitada a la Institución Bancaria.
Paso 4:
Archiva los documentos.
Página 155 de 244
PROCESO: ACTUALIZAR
Y VERIFICAR
CAMBIO DE FIRMAS
REGISTRADAS
EN
INSTITUTO
DE PREVISIÓN
MILITAR
Versión:
CUENTAS BANCARIAS
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
Solicita el listado de requisitos para actualizar o cambiar firmas
registradas en las cuentas bancarias, de las Instituciones Bancarias en
donde se tenga cuenta a nombre del Instituto de Previsión Militar.
2
Recopila la documentación solicitada por la Institución Bancaria con las
personas que tendrán firma registrada en las cuentas bancarias.
Fecha:
1
Septiembre 2013
Tesorería
Inicio
Presenta la documentación solicitada a la Institución Bancaria.
3
4
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 156 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 2:
“AJUSTE DE IVA”
RESPONSABLE
Encargado de
Impuestos
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 1:
Redacta el oficio indicando que se debe realizar un ajuste de
IVA.
Paso 2:
Traslada el oficio a la Sección de Tesorería.
Paso 3:
Recibe el oficio y firma la copia del mismo como constancia de
recibido.
Paso 4:
Realiza el ingreso del ajuste en el Sistema Power Term.
Paso 5:
Realiza el ingreso del ajuste en el Sistema Integrado de
Paso 6:
Realiza la actualización del archivo “Caja Fiscal de xxx del xxxx”
en formato Excel.
Paso 7:
Archiva el oficio.
Página 157 de 244
PROCESO: AJUSTE DE IVA
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
5
6
7
Versión:
Fecha:
Encargado de
Impuestos
1
Septiembre 2013
Encargado de
Sección de
Tesorería
Inicio
Redacta el oficio indicando que se debe realizar un ajuste de IVA.
Traslada el oficio a la Sección de Tesorería.
Recibe el oficio y firma la copia del mismo como constancia de
recibido.
Realiza el ingreso del ajuste en el Sistema Power Term.
Realiza el ingreso del ajuste en el Sistema Integrado de
Realiza la actualización del archivo “Caja Fiscal de xxx del xxxx”
en formato Excel.
Archiva el oficio.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 158 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 3:
“COBRO DE TARJETA ÚNICA”
RESPONSABLE
Auxiliar de
Tesorería
Paso 1:
Imprime recibo 29-C-99 y verifica el monto impreso.
Paso 2:
Carga el archivo de boleta empresarial.
Paso 3:
Sella y firma el recibo 29-C-99.
Paso 4:
Recibe el pago correspondiente a la tarjeta única.
Paso 5:
Archiva la copia celeste del recibo 29-C-99.
Paso 6:
Prepara documentos de ingresos con las copia Amarilla del
recibo 29-C-99.
Página 159 de 244
PROCESO: COBRO DE TARJETA ÚNICA
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
Auxiliar de Tesorería
Inicio
Imprime recibo 29-C-99 y verifica el monto impreso.
Carga el archivo de boleta empresarial.
3
4
5
6
Recibe el pago correspondiente a la tarjeta única.
Prepara documentos de ingresos con las copia Amarilla del recibo
29-C-99.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 160 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 4:
“COBROS POR MEDIO DE BOLETA EMPRESARIAL (BANCO DE DESARROLLO RURAL “BANRURAL”)”
RESPONSABLE
Auxiliar de
Tesorería
Paso 1:
Envía los pagos por medio de la opción boleta empresarial
(cobro por cuenta ajena).
Paso 2:
Recibe del Banco los archivos de los cobros realizados el día
anterior, que están integrados por:





Arrendamiento.
Financiamiento.
Tarjeta Única.
Hoja Matriz.
Cuota de Baja.
Paso 3:
Revisa los archivos.
Paso 4:
Carga los archivos en el programa boleta empresarial.
Departamento
de Inversiones
Paso 5:
Remite la señal del archivo de financiamientos.
Auxiliar de
Tesorería
Paso 6:
Opera cada uno de los archivos.
Paso 7:
Imprime el recibo 29-C-99 de cada persona que integra el
archivo.
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 8:
Revisa el acreditamiento de los depósitos en la cuenta
3033858559.
Paso 9:
Imprime el estado de cuenta de los acreditamientos del día.
Paso 10: Realiza la transferencia de los fondos recaudados por medio de
boleta empresarial del XXX a las cuentas monetarias
3033376656 o 3033376692.
Paso 11: Imprime la nota de transferencia y nota de crédito.
Paso 12: Traslada la nota de transferencia y nota de crédito al Auxiliar
de Tesorería.
Auxiliar de
Tesorería
Paso 13: Archiva y opera los documentos en la caja fiscal del XXX.
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 14: Revisa las operaciones realizadas de las operaciones de boleta
empresarial en la caja fiscal XXX.
Página 161 de 244
PROCESO: COBROS
POR MEDIO
BOLETA EMPRESARIAL
INSTITUTO
DE DE
PREVISIÓN
MILITAR
Versión:
1
(BANCO DE DESARROLLO RURAL “BANRURAL”)
MANUAL DE PROCESOS
Fecha:
Septiembre 2013
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
Envía los pagos por medio de la opción boleta
empresarial (cobro por cuenta ajena).
2
Recibe del Banco los archivos de los cobros realizados el
día anterior
Departamento de Inversiones
Tesorería
Inicio
Revisa los archivos.
3
4
5
6
Carga los archivos en el programa boleta empresarial.
Remite la señal del archivo de financiamientos.
Opera cada uno de los archivos.
7
Imprime el recibo 29-C-99 de cada persona que integra
el archivo.
8
Revisa el acreditamiento de los depósitos en la cuenta
3033858559.
9
Imprime el estado de cuenta de los acreditamientos del
día.
Realiza la transferencia de los fondos recaudados por
10 medio de boleta empresarial del XXX a las cuentas
monetarias 3033376656 o 3033376692.
11
Imprime la nota de transferencia y nota de crédito.
A
Página 1
Página 162 de 244
PROCESO: COBROS
POR MEDIO
BOLETA EMPRESARIAL
INSTITUTO
DE DE
PREVISIÓN
MILITAR
(BANCO DE DESARROLLO RURAL “BANRURAL”)
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
…Viene de la página anterior
12
13
14
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Departamento de Inversiones
Tesorería
A
Traslada la nota de transferencia y nota de crédito al
Auxiliar de Tesorería.
Archiva y opera los documentos en la caja fiscal del XXX.
Revisa las operaciones realizadas de las operaciones de
boleta empresarial en la caja fiscal XXX.
Fin del Proceso
Fin
Página 2
Página 163 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 5:
“CUADRE DE CAJA FISCAL (INGRESOS Y EGRESOS)”
RESPONSABLE
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 1:
Busca los depósitos, listado de cheques emitidos y recibos 29C-99.
Paso 2:
Revisa los cálculos de IVA de cada recibo.
Paso 3:
Realiza la integración de recibos (uno por uno).
Paso 4:
Realiza la integración de la información de cheques emitidos
por número de cuenta en el archivo “Caja fiscal” en formato
Excel.
Paso 5:
Realiza la integración de depósitos.
Paso 6:
Realiza el cálculo por monto total de ingresos y egresos.
Paso 7:
Realiza la impresión.
Paso 8:
Entrega las Pruebas.
Paso 9:
Revisa el cuadre de los montos de ingresos y egresos de las
Pruebas con el archivo en Excel “Caja fiscal”.
Paso 10: Corrige la información si la información no cuadra.
Paso 11: Imprime la Caja Fiscal de ingresos y la Caja Fiscal de egresos.
Paso 12: Coloca el sello con la fecha de impresión, firman y sella la
impresión de la Caja Fiscal.
Paso 13: Revisa la Caja Fiscal y la firma y sella.
Archiva temporalmente para consulta o entrega a los
Departamentos que la soliciten para realizar otros procesos.
Página 164 de 244
PROCESO: CUADRE DE CAJA FISCAL (INGRESOS Y EGRESOS)
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Versión:
Fecha:
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
1
Septiembre 2013
de Tesorería
Inicio
Busca los depósitos, listado de cheques emitidos y recibos 29-C-99.
Revisa los cálculos de IVA de cada recibo.
Realiza la integración de recibos (uno por uno).
3
4
5
6
7
8
Realiza la integración de la información de cheques emitidos por número de cuenta
en el archivo “Caja fiscal” en formato Excel.
Realiza la integración de depósitos.
Realiza el cálculo por monto total de ingresos y egresos.
Realiza la impresión.
Entrega las Pruebas.
9
Revisa el cuadre de los montos de ingresos y egresos de las Pruebas con el archivo
en Excel “Caja fiscal”.
10
Corrige la información si la información no cuadra.
11
Imprime la Caja Fiscal de ingresos y la Caja Fiscal de egresos.
A
Página 1
Página 165 de 244
PROCESO: CUADRE DE CAJA FISCAL (INGRESOS Y EGRESOS)
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
Actividad
12
1
Septiembre 2013
de Tesorería
A
Coloca el sello con la fecha de impresión, firman y sella la impresión de la Caja Fiscal.
13 Revisa la Caja Fiscal y la firma y sella.
Archiva temporalmente para consulta o entrega a los Departamentos que la soliciten
14 para realizar otros procesos.
Fin del Proceso
Fin
Página 2
Página 166 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 6:
“FACTURACIÓN SERIE C”
RESPONSABLE
Paso 1:
Recibe la aprobación para realizar la impresión de las facturas
Serie C.
Paso 2:
Genera el archivo en el Sistema Power Term nombrado
“Generación de facturas intereses nóminas”.
Ingresa el
número de factura inicial y el mes a imprimir.
Paso 3:
Realiza la impresión de las facturas serie C.
Paso 4:
Revisa por medio electrónico y físico la impresión de facturas
serie C.
Paso 5:
Anula la factura, colocándole el sello de ANULADA, si la
impresión es incorrecta.
Paso 6:
Solicita al Departamento de Informática la anulación de la
factura, indicando el nombre de la persona a la cual se emitió la
factura.
Departamento
de Informática
Paso 7:
Anula la factura impresa en medio electrónico.
Encargado de
Impuestos
Paso 8:
Imprime la factura correcta en el Sistema Integrado de
Paso 9:
Realiza el desglose de las Facturas Serie C.
Encargado de
Impuestos
Original para el afiliado.
Copia Celeste para archivo del Encargado de Impuestos.
Copia Rosada para archivo de la Sección de Tesorería.
Paso 10: Solicita el triplicado de las facturas serie C (copia celeste).
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 11: Archiva la copia rosada para registro de caja del IPM.
Paso 12: Archiva la Factura Original (blanca) para posterior entrega al
afiliado.
Paso 13: Entrega de factura original al afiliado al ser solicitada.
Paso 14: Mantiene un registro de existencias de las Facturas Serie C.
Paso 15: Presenta a la Contraloría General de Cuentas las Facturas Serie
C al ser requeridas.
Página 167 de 244
PROCESO: FACTURACIÓN SERIE C
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
Recibe la aprobación para realizar la impresión de las
facturas Serie C.
2
Genera el archivo en el Sistema Power Term nombrado
“Generación de facturas intereses nóminas”. Ingresa el
número de factura inicial y el mes a imprimir.
Versión:
Fecha:
Encargado de
Impuestos
1
Septiembre 2013
Departamento
de Informática
Encargado de
Sección de
Tesorería
Inicio
Realiza la impresión de las facturas serie C.
3
4
Revisa por medio electrónico y físico la impresión de
facturas serie C.
5
Anula la factura, colocándole el sello de ANULADA, si la
impresión es incorrecta.
6
Solicita al Departamento de Informática la anulación de
la factura, indicando el nombre de la persona a la cual se
emitió la factura.
7
8
9
Anula la factura impresa en medio electrónico.
Imprime la factura correcta en el Sistema Integrado de
Realiza el desglose de las Facturas Serie C.
Solicita el triplicado de las facturas serie C (copia
10 celeste).
11
Archiva la copia rosada para registro de caja del IPM.
A
Página 1
Página 168 de 244
PROCESO: FACTURACIÓN SERIE C
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
Versión:
Fecha:
Encargado de
Impuestos
1
Septiembre 2013
Departamento
de Informática
Encargado de
Sección de
Tesorería
A
Archiva la Factura Original (blanca) para posterior
12 entrega al afiliado.
13 Entrega de factura original al afiliado al ser solicitada.
Mantiene un registro de existencias de las Facturas Serie
14 C.
15
Presenta a la Contraloría General de Cuentas las Facturas
Serie C al ser requeridas.
Fin del Proceso
Fin
Página 2
Página 169 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 7:
“IMPRESIÓN DE CHEQUES”
RESPONSABLE
Encargado de
Sección de
Contabilidad
Paso 1:
Genera el CUR.
Paso 2:
Traslada el CUR al Auxiliar de Tesorería.
Auxiliar de
Tesorería
Paso 3:
Recibe el CUR.
Paso 4:
Opera el cheque en SICOIN.
Paso 5:
Imprime el cheque.
Paso 6:
Revisa la impresión de los recibos con CUR.
Paso 7:
Imprime el voucher de cheque en el Sistema Power Term.
** Para cheques que no sean de Préstamos se debe ingresar en
forma manual la información de cada cheque en el Sistema
Power Term.
Paso 8:
Imprime la factura.
Paso 9:
Imprime el listado de cheques emitidos.
Paso 10:
Anexa el recibo, la factura y el cheque a los documentos de
respaldo con el CUR.
Paso 11:
Coloca el sello (en cada CUR) de páguese en la impresión del
CUR.
Paso 12:
Traslada los documentos para realizar ingreso a archivo de
Excel “Caja Fiscal de xxx del xxxx”.
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 13:
Ingresa la información al archivo de Excel “Caja Fiscal de xxx
del xxxx”.
Auxiliar de
Tesorería
Paso 14:
Entrega el listado de cheques emitidos al Encargado de Sección
de Tesorería.
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 15:
Predeclara diariamente por medio de banca virtual, los cheques
emitidos de las diferentes cuentas monetarias que el IPM tiene
constituido en los bancos del sistema bancario nacional.
Paso 16:
Imprime el listado de cheques predeclarados.
Página 170 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Paso 17:
Archiva el listado de cheques predeclarados.
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera
-UDAF-
Paso 18:
Firma en el Sistema Power Term los cheques.
Paso 19:
Traslada los cheques físicos o electrónicos al Encargado de
Sección de Tesorería para firma.
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 20:
Traslada los cheques a Auditoría Interna.
Auditoría
Interna
Paso 21:
Revisa, firma y sella los documentos de respaldo.
Paso 22:
Traslada los Cheques a la Gerencia / Subgerencia
Administrativa o Subgerencia de Operaciones para firma.
Gerencia /
Subgerencia
Administrativa
o Subgerencia
de Operaciones
Paso 23:
Firma y sella los cheques.
Paso 24:
Traslada los cheques firmados a la Sección de Tesorería.
Auxiliar de
Tesorería
Paso 25:
Recibe los cheques firmados.
Paso 26:
Solicita y recibe el documento de identificación personal del
beneficiario. El cual pude ser:


DPI (Documento Único de Identificación)
Tarjeta Única (Casos eventuales, cuando el beneficiario
es procedente de una región lejana y no posee otro
documento).
Paso 27:
Entrega el cheque y recibo 29-C-99.
Paso 28:
Solicita firma y número de DPI al beneficiario en el Boucher.
Paso 29:
Revisa que coincida la información con el documento de
identificación presentado.
Paso 30:
Solicita la documentación de soporte para adjuntarla al cheque,
recibo de caja, etc.
Paso 31:
Realiza el depósito a la cuenta personal en el Banco de
Desarrollo Social (con previa solicitud).
Paso 32:
Saca una copia al depósito.
Paso 33:
Realiza el registro de entrega de cheques en el sistema.
Página 171 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Paso 34:
Prepara los documentos de respaldo de emisión de cheque.
Paso 35:
Prepara los documentos de respaldo de emisión de cheque por
préstamos a afiliados, de la siguiente manera

Documentos para archivo de la Sección de Tesorería:
1. CUR.
2. Recibo original de préstamo.
3. Fotocopia de depósito.


Documentos para archivo II de la Sección de Tesorería:
1. Copia de recibo de préstamo.
2. Deposito Original.
Documentos para archivo del Departamento de Inversiones
1. Copia de recibo de préstamo.
2. Documentos solicitados al afiliado para trámite del
préstamo.
Paso 36:
Redacta el conocimiento para entrega de documentos al
Paso 37:
Entrega los documentos preparados al
Inversiones.
Paso 38:
Departamento de
Página 172 de 244
PROCESO: IMPRESIÓN DE CHEQUES
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
de Contabilidad
de Tesorería
Versión:
Fecha:
Administración
Financiera
-UDAF-
1
Septiembre 2013
Auditoría Interna
Gerencia /
Subgerencia
Administrativa /
Subgerencia de
Operaciones
Inicio
Genera el CUR.
Traslada el CUR al Auxiliar de
Tesorería.
Recibe el CUR.
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Opera el cheque en SICOIN.
Imprime el cheque.
Revisa la impresión de los
recibos con CUR.
Imprime el voucher de
cheque en el Sistema Power
Term.
Imprime la factura.
Imprime el listado de cheques
emitidos.
Anexa el recibo, la factura y
el cheque a los documentos
de respaldo con el CUR.
Coloca el sello (en cada CUR)
de páguese en la impresión
del CUR.
siguiente...
A
Página 1
Página 173 de 244
MANUAL DE PROCESOS
de Contabilidad
Actividad
…Viene de la página
anterior
12
14
Entrega el listado de cheques
emitidos al Encargado de
15
Predeclara diariamente por
medio de banca virtual, los
cheques emitidos.
16
Imprime el listado de cheques
predeclarados.
19
Auditoría Interna
Gerencia /
Subgerencia
Administrativa /
Subgerencia de
Operaciones
Archiva el listado de cheques
predeclarados.
Firma en el Sistema Power
Term los cheques.
Traslada los cheques físicos o
electrónicos al Encargado de
Sección de Tesorería para
firma.
Traslada los cheques
Auditoría Interna.
a
20
21
Revisa, firma y sella
documentos de respaldo.
los
22
Administración
Financiera
-UDAF-
Septiembre 2013
Traslada los documentos para
realizar ingreso a archivo de
Excel “Caja Fiscal de xxx del
xxxx”.
13
18
Fecha:
1
A
Ingresa la información al
archivo de Excel “Caja Fiscal
de xxx del xxxx”.
17
de Tesorería
Versión:
Traslada los Cheques a la
Gerencia
/
Subgerencia
Administrativa o Subgerencia
de Operaciones para firma.
siguiente...
B
Página 2
Página 174 de 244
MANUAL DE PROCESOS
de Contabilidad
Actividad
de Tesorería
Versión:
Fecha:
Administración
Financiera
-UDAF-
1
Septiembre 2013
Auditoría Interna
Gerencia /
Subgerencia
Administrativa /
Subgerencia de
Operaciones
B
23 Firma y sella los cheques.
24
25
26
Traslada
los
cheques
firmados a la Sección de
Tesorería.
Recibe
los
firmados.
cheques
Solicita
y
recibe
el
documento
de
identificación personal del
beneficiario.
Entrega el cheque y recibo
27 29-C-99.
28
29
30
31
Solicita firma y número de
DPI al beneficiario en el
Boucher.
Revisa que coincida la
información
con
el
documento
de
identificación presentado.
Solicita la documentación
de soporte para adjuntarla
al cheque, recibo de caja,
etc.
Realiza el depósito a la
cuenta personal en el
Banco de Desarrollo Social
(con previa solicitud).
32 Saca una copia al depósito.
33
Realiza el registro de
entrega de cheques en el
sistema.
C
Página 3
Página 175 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
… Viene de la pagina
anterior
34
35
de Tesorería
Fecha:
Administración
Financiera
-UDAF-
1
Septiembre 2013
Auditoría Interna
Gerencia /
Subgerencia
Administrativa /
Subgerencia de
Operaciones
C
Prepara los documentos de
respaldo de emisión de
cheque.
Prepara los documentos de
respaldo de emisión de
cheque por préstamos a
afiliados,
36
Redacta el conocimiento para
entrega de documentos al
37
Entrega
los
documentos
preparados al Departamento
de Inversiones.
38
de Contabilidad
Versión:
Fin del Proceso
Fin
Página 4
Página 176 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 8:
“IMPRESIÓN DE SOBRES DE NÓMINAS”
RESPONSABLE
Auxiliar de
Tesorería
Paso 1:
Coloca el formato de los sobres en la impresora.
Paso 2:
Genera la información en el Sistema Power Term.
Paso 3:
Supervisa la impresión de los sobres.
Paso 4:
Retira el extremo y la sección protectora de los sobres impresos
para realizar el pegado de seguridad.
Paso 5:
Clasifica los sobres según el destino. Un grupo para destinos
en el interior de la Republica y un grupo para la Ciudad Capital.
Paso 6:
Llena el formulario de “Nota de Envío para el Proceso de
Correspondencia” de “El Correo” a máquina de escribir para el
envío de los sobres de nóminas.
Paso 7:
Llama por medio telefónico a “El Correo” para que envíen a
recoger los sobres y formulario.
Paso 8:
Archiva la copia celeste después de realizar la entrega de
sobres a “El Correo”.
Página 177 de 244
PROCESO: IMPRESIÓN DE SOBRES DE NÓMINAS
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Inicio
Coloca el formato de los sobres en la impresora.
Genera la información en el Sistema Power Term.
Supervisa la impresión de los sobres.
3
4
Retira el extremo y la sección protectora de los sobres impresos para
realizar el pegado de seguridad.
5
Clasifica los sobres según el destino. Un grupo para destinos en el
interior de la Republica y un grupo para la Ciudad Capital.
6
Llena el formulario de “Nota de Envío para el Proceso de
Correspondencia” de “El Correo” a máquina de escribir para el envío de
los sobres de nóminas.
7
Llama por medio telefónico a “El Correo” para que envíen a recoger los
sobres y formulario.
8
Archiva la copia celeste después de realizar la entrega de sobres a “El
Correo”.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 178 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 9:
“INTEGRACIÓN DE DESCUENTOS”
RESPONSABLE
Auxiliar de
Tesorería
Paso 1:
Opera las cuentas de Farmacia, Club de oficiales, cuotas de
cotización, cuota de tropa, anticipos 90% y 10% en Sistema
Integrado de Información Gerencial IPM.
Paso 2:
Verifica en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM
los recibos de finanzas.
Paso 3:
Imprime el reporte y entrega al Departamento de Inversiones.
Paso 4:
Verifica el cuadre del monto en el Sistema Integrado de
Información Gerencial IPM y la integración de descuentos.
Paso 5:
Informa al Departamento de Inversiones que el dato es
correcto y cuadra.
Paso 6:
Imprime los recibos 29-C-99.
Paso 7:
Verifica los recibos 29-C-99 impresos con la integración.
Paso 8:
Envía los recibos 29-C-99 al Encargado de Caja de Finanzas del
MDN.
Paso 9:
Recibe los cheques.
Paso 10: Realiza el depósito de los cheques en la cuenta del Instituto de
Previsión Militar.
Paso 11: Opera el depósito.
Paso 12: Cuadra la integración de descuentos.
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PROCESO: INTEGRACIÓN DE DESCUENTOS
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
Opera las cuentas de Farmacia, Club de oficiales, cuotas de cotización,
cuota de tropa, anticipos 90% y 10% en Sistema Integrado de
2
Verifica en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM los
recibos de finanzas.
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Inicio
Imprime el reporte y entrega al Departamento de Inversiones.
3
4
Verifica el cuadre del monto en el Sistema Integrado de Información
Gerencial IPM y la integración de descuentos.
5
Informa al Departamento de Inversiones que el dato es correcto y
cuadra.
6
7
8
Verifica los recibos 29-C-99 impresos con la integración.
Envía los recibos 29-C-99 al Encargado de Caja de Finanzas del MDN.
Recibe los cheques.
9
Realiza el depósito de los cheques en la cuenta del Instituto de
10 Previsión Militar.
11 Opera el depósito.
Continúa en la pagina siguiente...
A
Página 1
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PROCESO: INTEGRACIÓN DE DESCUENTOS
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
A
12 Cuadra la integración de descuentos.
Fin del proceso.
Fin
Página 2
Página 181 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 10:
“LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DE UN BANCO COMERCIAL)”
RESPONSABLE
Paso 1:
Recibe la providencia y las facturas del exterior.
Paso 2:
Compra el giro bancario.
Paso 3:
Envía el giro bancario por correo con una póliza de seguro.
Paso 4:
Verifica los fondos en la cuenta monetaria en dólares ($).
Paso 5:
Solicita por medio de oficio la emisión del cheque a nombre del
Banco Comercial (quien emitirá el giro).
Paso 6:
Emite y registra el cheque en SICOIN.
Paso 7:
Entrega la documentación a Auditoría Interna para revisión.
Auditoría
Interna
Paso 8:
Revisa, firma y sella si la información es correcta.
Paso 9:
Entrega a Subgerencia de Operaciones.
Subgerencia de
Operaciones
Paso 10: Firma y sella los documentos.
Gerencia
Paso 12: Firma y sella los documentos.
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 11: Traslada los documentos a la Gerencia.
Paso 13: Traslada los documentos a la Sección de Tesorería.
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 14: Recibe la documentación firmada y sellada.
Paso 15: Realiza la compra del giro bancario en la agencia bancaria.
Paso 16: Verifica los datos de la empresa beneficiaria.
Paso 17: Entrega los documentos a una empresa de correo internacional
autorizado con póliza de seguro para el traslado del cheque. Y
solicita la firma y sello de recibido.
Paso 18: Verifica la entrega del cheque por medio de la contraseña
entregada por la empresa de correo internacional.
Paso 19: Archiva los documentos.
Página 182 de 244
Versión:
PROCESO: LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DE UN BANCO COMERCIAL)
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
Subgerencia
de
Operaciones
Gerencia
Sección de
Proveeduría
Inicio
Compra el giro bancario.
Envía el giro bancario por correo con una
póliza de seguro.
Verifica los fondos en la cuenta monetaria en
dólares ($).
5
Solicita por medio de oficio la emisión del
cheque a nombre del Banco Comercial (quien
emitirá el giro).
Emite y registra el cheque en SICOIN.
7
Entrega la documentación a Auditoría Interna
para revisión.
8
Revisa, firma y sella si la información es
correcta.
9
Auditoría
Interna
Septiembre 2013
Recibe la providencia y las facturas del
exterior.
4
6
Encargado
de Sección
de
Tesorería
Fecha:
1
10 Firma y sella los documentos.
11
Traslada los documentos a la Gerencia.
A
Página 1
Página 183 de 244
Versión:
PROCESO: LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DE UN BANCO COMERCIAL)
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
Encargado
de Sección
de
Tesorería
Fecha:
Auditoría
Interna
Subgerencia
de
Operaciones
1
Septiembre 2013
Gerencia
Sección de
Proveeduría
A
12 Firma y sella los documentos.
Traslada los documentos a la Sección de
13 Tesorería.
Recibe la documentación firmada y sellada.
14
Realiza la compra del giro bancario en la
15 agencia bancaria.
16
17
18
19
Verifica los datos de la empresa beneficiaria.
Entrega los documentos a una empresa de
correo internacional autorizado con póliza de
seguro para el traslado del cheque. Y solicita
la firma y sello de recibido.
Verifica la entrega del cheque por medio de la
contraseña entregada por la empresa de
correo internacional.
Fin del Proceso
Fin
Página 2
Página 184 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 11:
“LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DEL BANCO DE GUATEMALA)”
RESPONSABLE
Paso 1:
Paso 2:
Revisa en la página de Internet del Banco de Guatemala los
fondos en la cuenta del Instituto de Previsión Militar.
Paso 3:
Calcula la clave con la ayuda del “Mecanismo de Transacciones
de Entidades Depositantes MED” del Banco de Guatemala en
formato Excel.
Paso 4:
Redacta el oficio de pago de liquidación de facturas en papel
seguridad del Banco de Guatemala.
Paso 5:
Llena a máquina de escribir el formato de “Control Estadístico
de Divisas” Forma A-20138 del Banco de Guatemala.
Paso 6:
Paso 7:
Revisa, firma y sella el cálculo de clave, si la información es
correcta.
Paso 8:
Subgerencia de
Operaciones
Paso 9:
Firma y sella los documentos de liquidación de facturas.
Gerencia
Paso 11: Firma y sella los documentos de liquidación de facturas.
Encargado de
Sección de
Tesorería
Auditoría
Interna
Paso 10: Traslada los documentos de liquidación a la Gerencia.
Paso 12: Traslada los documentos de liquidación a la Sección de
Tesorería.
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 14: Anota el tipo de cambio del día de Dólares en el formato de
“Control Estadístico de Divisas” Forma A-20138.
Paso 15: Realiza la conversión según el cambio del día de Dólares y
anota el monto total en Quetzales en el formato de “Control
Estadístico de Divisas” Forma A-20138.
Paso 16: Saca las fotocopias a los documentos.
Paso 17: Entrega documentos al Banco de Guatemala y solicita la firma y
sello de recibido.
Página 185 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Paso 18: Revisa dos o tres días después de haber entregado los
documentos si el Banco de Guatemala ha realizado la Nota de
Débito.
Paso 19: Redacta el oficio dirigido a la Sección de
solicitando la creación de la Orden de Compra.
Proveeduría
Paso 20: Traslada el oficio a la Sección de Proveeduría.
Sección de
Proveeduría
Paso 21: Recibe y ejecuta la Orden de Compra.
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 22: Opera la Orden de Compra.
Página 186 de 244
Versión:
1
PROCESO: LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DEL BANCO DE GUATEMALA)
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
Calcula la clave con la ayuda del “Mecanismo
de Transacciones de Entidades Depositantes
MED” del Banco de Guatemala en formato
Excel.
4
Redacta el oficio de pago de liquidación de
facturas en papel seguridad del Banco de
Guatemala.
5
Llena a máquina de escribir el formato de
“Control Estadístico de Divisas” Forma A20138 del Banco de Guatemala.
7
8
9
Auditoría
Interna
Subgerencia
de
Operaciones
Septiembre 2013
Gerencia
Sección de
Proveeduría
Inicio
Recibe la providencia y las facturas del exterior del
Departamento Financiero.
Revisa en la página de Internet del Banco de
Guatemala los fondos en la cuenta del
6
Encargado
de Sección
de
Tesorería
Fecha:
para revisión.
Revisa, firma y sella el cálculo de clave, si la
información es correcta.
Firma y sella los documentos de liquidación de
facturas.
Traslada los documentos de liquidación a la
10 Gerencia.
11 facturas.
A
Página 1
Página 187 de 244
Versión:
1
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
Encargado
de Sección
de
Tesorería
Fecha:
Auditoría
Interna
Subgerencia
de
Operaciones
Septiembre 2013
Gerencia
Sección de
Proveeduría
A
12 Sección de Tesorería.
13 Recibe la documentación firmada y sellada.
14
15
16
Anota el tipo de cambio del día de Dólares en
el formato de “Control Estadístico de Divisas”
Forma A-20138.
Realiza la conversión según el cambio del día
de Dólares y anota el monto total en
Quetzales en el formato de “Control
Estadístico de Divisas” Forma A-20138.
Saca las fotocopias a los documentos.
Entrega documentos al Banco de Guatemala y
17 solicita la firma y sello de recibido.
18
Revisa dos o tres días después de haber
entregado los documentos si el Banco de
Guatemala ha realizado la Nota de Débito.
19
Redacta el oficio dirigido a la Sección de
Proveeduría solicitando la creación de la
Orden de Compra.
20
Traslada el oficio a la Sección de Proveeduría.
21 Recibe y ejecuta la Orden de Compra.
22
Opera la Orden de Compra.
B
Página 2
Página 188 de 244
Versión:
1
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
23
Encargado
de Sección
de
Tesorería
Fecha:
Auditoría
Interna
Subgerencia
de
Operaciones
Septiembre 2013
Gerencia
Sección de
Proveeduría
B
Fin del Proceso
Fin
Página 3
Página 189 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 12:
“LIQUIDACIÓN DEL EXTERIOR (PAGO POR MEDIO DE TRANSFERENCIA CABLEGRÁFICA)”
RESPONSABLE
Encargado de
Sección de
Tesorería
Auditoría
Interna
Paso 1:
Paso 2:
Revisa en la página de Internet del Banco de Guatemala los
fondos en la cuenta en dólares ($) del Instituto de Previsión
Militar.
Paso 3:
Tramita el CUR para emisión del cheque por el monto del valor
de la factura.
Paso 4:
Redacta el oficio para autorizar la transferencia cablegráfica,
indicando que se cobre la comisión por la transferencia.
Paso 5:
Llena el formato del formulario de transferencia cablegráfica.
Paso 6:
Solicita la firma de dos (2) funcionarios del Instituto de
Previsión Militar con firma registrada en el formulario.
Paso 7:
Realiza la emisión e impresión del cheque por medio de
SICOIN.
Paso 8:
Paso 9:
Revisa, firma y sella el cálculo de clave, si la información es
correcta.
Paso 10: Entrega a Subgerencia de Operaciones.
Subgerencia de
Operaciones
Gerencia
Paso 12: Traslada los documentos de liquidación a la Gerencia.
Paso 14: Traslada los documentos de liquidación a la Sección de
Tesorería.
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 16: Solicita el apoyo de la asesora de negocios el banco para
agilizar la transferencia cablegráfica.
Paso 17: Verifica que el receptor del banco realice la transferencia.
Paso 18: Verifica los datos de pago y el número de cuenta del
Página 190 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
beneficiario a acreditar.
Paso 19: Saca una copia a los documentos.
Paso 20: Adjunta una copia de la transferencia y opera junto con la
comisión.
Paso 21: Archiva los documentos en los egresos y opera en la caja fiscal.
Página 191 de 244
PROCESO: LIQUIDACIÓN
DEL EXTERIOR
(PAGO POR
MEDIO DE TRANSFERENCIA
INSTITUTO
DE PREVISIÓN
MILITAR
Versión:
CABLEGRÁFICA)
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Encargado de
Sección de
Tesorería
Actividad
Inicio del proceso.
Auditoría
Interna
Subgerencia de
Operaciones
Septiembre 2013
Gerencia
Sección de
Proveeduría
Inicio
1
Recibe la providencia y las facturas del
exterior.
2
Revisa en la página de Internet del Banco de
Guatemala los fondos en la cuenta en dólares
($) del Instituto de Previsión Militar.
3
Fecha:
1
Tramita el CUR para emisión del cheque por el
monto del valor de la factura.
4
Redacta el oficio para autorizar la
transferencia cablegráfica, indicando que se
cobre la comisión por la transferencia.
5
Llena el formato del
transferencia cablegráfica.
6
Solicita la firma de dos (2) funcionarios del
Instituto de Previsión Militar con firma
registrada en el formulario.
7
Realiza la emisión e impresión del cheque por
medio de SICOIN.
8
para revisión.
9
Revisa, firma y sella el cálculo de clave, si la
información es correcta.
formulario
de
10 Entrega a Subgerencia de Operaciones.
11 facturas.
A
Página 1
Página 192 de 244
PROCESO: LIQUIDACIÓN
DEL EXTERIOR
(PAGO POR
MEDIO DE TRANSFERENCIA
INSTITUTO
DE PREVISIÓN
MILITAR
Versión:
CABLEGRÁFICA)
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
Encargado de
Sección de
Tesorería
Fecha:
Auditoría
Interna
Subgerencia de
Operaciones
1
Septiembre 2013
Gerencia
Sección de
Proveeduría
A
12 Gerencia.
13 facturas.
14
15
16
17
18
19
Recibe la documentación firmada y sellada.
Solicita el apoyo de la asesora de negocios el
banco
para
agilizar
la
transferencia
cablegráfica.
Verifica que el receptor del banco realice la
transferencia.
Verifica los datos de pago y el número de
cuenta del beneficiario a acreditar.
Saca una copia a los documentos.
20
Adjunta una copia de la transferencia y opera
junto con la comisión.
21
Archiva los documentos en los egresos y
opera en la caja fiscal.
Fin del Proceso
Fin
Página 2
Página 193 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 13:
“NÓMINA DE DIETAS”
RESPONSABLE
Paso 1:
Recibe la nómina de dietas original impresa y el archivo por
correo electrónico de la Secretaria de Junta Directiva con la
información de la nómina a acreditar y entregar a las
Instituciones Bancarias (al recibir las nóminas ya están
revisadas y firmadas con el Vo. Bo. De Auditoría Interna).
Paso 2:
Verifica en la página de Internet de la Institución Bancaria si se
cuenta con fondos para realizar el pago de la nómina.
Paso 3:
Carga el archivo remitido por la Secretaria de Junta Directiva
en la banca virtual para el pago de la nómina.
Paso 4:
Elabora el oficio para trasladar los documentos a Auditoría
Interna para que habiliten el pago de la nómina por medio de la
banca virtual. Y revisen los oficios para la Institución Bancaria
con la que no cuenta con pago de nómina por medio de banca
electrónica.
Paso 5:
Envía los
revisión.
Auditoría
Interna
Paso 6:
Habilita los pagos de nómina por medio de la banca electrónica.
Paso 7:
Traslada los documentos a la Subgerencia Administrativa.
Subgerencia
Administrativa
Paso 8:
Revisa la banca electrónica y acredita la nómina de pago
respectiva.
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 9:
Remite el oficio junto con la nómina para el pago, si no se
cuenta con la opción de pago en banca electrónica.
Encargado de
Sección de
Tesorería
oficios y documentos a Auditoría Interna para
Paso 10: Entrega Diskette con el oficio firmado a la Institución Bancaria
correspondiente.
Paso 11: Monitorea en las páginas de Internet de las Instituciones
Bancarias la realización del débito en las cuentas. (Estado de
cuenta).
Paso 12: Imprime el estado de cuenta (con la operación de débito).
Paso 13: Prepara el archivo con la información de la nómina de dietas,
estado de cuenta, nota de débito y oficios.
Auxiliar de
Paso 14: Imprime el recibo 29-C por las retenciones realizadas.
Página 194 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Tesorería
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Paso 15: Genera el formulario de constancia de retención del régimen
simplificado.
Paso 16: Imprime el formulario SAT-1911 (original y 3 copias).
Paso 17: Sella el formulario SAT-1911.
Paso 18: Archiva el cuadriplicado del formulario SAT-1911.
Paso 19: Entrega triplicado de formulario SAT-1911 al Encargado de
Impuestos.
Paso 20: Entrega el original y la copia del formulario SAT-1911 al
interesado.
Paso 21: Redacta y envía el informe al Encargado de Impuestos.
Paso 22: Recibe y opera las notas de débito del pago de la nómina.
Paso 23: Verifica las operaciones realizadas en la caja fiscal.
Página 195 de 244
PROCESO: NÓMINA DE DIETAS
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
Carga el archivo remitido por la Secretaria
de Junta Directiva en la banca virtual para el
pago de la nómina.
5
6
7
8
Fecha:
Auditoría
Interna
1
Septiembre 2013
Subgerencia
Administrativa
Auxiliar de
Tesorería
Inicio
Recibe la nómina de dietas original impresa
y el archivo por correo electrónico de la
Secretaria de Junta Directiva con la
información de la nómina a acreditar y
entregar a las Instituciones Bancarias
Verifica en la página de Internet de la
Institución Bancaria si se cuenta con fondos
para realizar el pago de la nómina.
4
Encargado de
Sección de
Tesorería
Versión:
Elabora el oficio para trasladar los
documentos a Auditoría Interna para que
habiliten el pago de la nómina por medio de
la banca virtual. Y revisen los oficios para
la Institución Bancaria
Envía los oficios y documentos a Auditoría
Interna para revisión.
Habilita los pagos de nómina por medio de la
banca electrónica.
Traslada los documentos a la Subgerencia
Administrativa.
Revisa la banca electrónica y acredita la
nómina de pago respectiva.
9
Remite el oficio junto con la nómina para el
pago, si no se cuenta con la opción de pago
en banca electrónica.
10
Entrega Diskette con el oficio firmado a la
Institución Bancaria correspondiente.
11
Monitorea en las páginas de Internet de las
Instituciones Bancarias la realización del
débito en las cuentas. (Estado de cuenta).
A
Página 1
Página 196 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Encargado de
Sección de
Tesorería
Actividad
Versión:
Fecha:
Auditoría
Interna
1
Septiembre 2013
Subgerencia
Administrativa
Auxiliar de
Tesorería
A
Imprime el estado de cuenta (con la
12 operación de débito).
13
14
Prepara el archivo con la información
de la nómina de dietas, estado de
cuenta, nota de débito y oficios.
Imprime el recibo 29-C
retenciones realizadas.
por
las
Genera el formulario de constancia de
15 retención del régimen simplificado.
Imprime
el
formulario
16 (original y 3 copias).
17
SAT-1911
Sella el formulario SAT-1911.
Archiva el cuadriplicado del formulario
18 SAT-1911.
Entrega triplicado de formulario SAT-
19 1911 al Encargado de Impuestos.
Entrega el original y la copia del
20 formulario SAT-1911 al interesado.
Redacta y envía el informe al Encargado
21 de Impuestos.
Recibe y opera las notas de débito del
22 pago de la nómina.
B
Página 2
Página 197 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
23
Encargado de
Sección de
Tesorería
Versión:
Fecha:
Auditoría
Interna
1
Septiembre 2013
Subgerencia
Administrativa
Auxiliar de
Tesorería
B
Verifica las operaciones realizadas en la
caja fiscal.
Fin del Proceso
Fin
Página 3
Página 198 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 14:
“NÚMERO DE CHEQUES RECHAZADOS”
RESPONSABLE
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 1:
Recibe de Auditoría Interna los cheques rechazados por falta de
fondos, por mal endoso y otro motivo.
Paso 2:
Revisa el reverso del cheque rechazado el número de teléfono
anotado y llama al emisor del cheque para informarle que debe
presentarse a la Unidad de Administración Financiera –UDAFdel Instituto a cancelar el valor del cheque rechazado y un valor
adicional a Q. 100.00 por concepto de Gastos Administrativos.
Paso 3:
Informa por escrito a Auditoría Interna con copia al
Departamento en donde se originó la transacción que la
persona no se ha presentado a realizar el pago solicitado (plazo
máximo 5 días).
Paso 4:
Anota los datos en el libro de control de cheques rechazados.
Paso 5:
Presenta a los entres fiscalizadores el libro de control de
cheques rechazados al ser requerido.
Página 199 de 244
PROCESO: NÚMERO DE CHEQUES RECHAZADOS
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
5
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Tesorería
Inicio
Recibe de Auditoría Interna los cheques rechazados por falta de fondos,
por mal endoso y otro motivo.
Revisa el reverso del cheque rechazado el número de teléfono anotado y llama
al emisor del cheque para informarle que debe presentarse a la Unidad de
Administración Financiera –UDAF- del Instituto a cancelar el valor del cheque
rechazado y un valor adicional a Q. 100.00 por concepto de Gastos
Administrativos.
Informa por escrito a Auditoría Interna con copia al Departamento en donde se
originó la transacción que la persona no se ha presentado a realizar el pago
solicitado (plazo máximo 5 días).
Anota los datos en el libro de control de cheques rechazados.
Presenta a los entres fiscalizadores el libro de control de cheques
rechazados al ser requerido.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 200 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 15:
“PAGO DE CUOTA MONTEPÍO”
RESPONSABLE
Auxiliar de
Tesorería
Paso 1:
Exporta la información de la cuenta del Sistema Integrado de
Paso 2:
Carga la nómina en el Sistema Power Term (código 62) para
generar reporte de Cuota de Montepío.
Paso 3:
Cuadra la Cuota de pago de Montepío.
Paso 4:
Imprime el reporte de pago de cuota de Montepío.
Paso 5:
Redacta el oficio informativo de pago de cuota al Ministro de
Finanzas Públicas.
Paso 6:
Llena la boleta de depósito.
Paso 7:
Genera el CUR.
Paso 8:
Emite el cheque.
Paso 9:
Endosa el cheque.
Paso 10: Genera el archivo electrónico del Sistema Power Term.
Paso 11: Fotocopia la boleta de depósito para firma de recibido.
Paso 12: Entrega el depósito y oficio al Ministerio de Finanzas Públicas.
Paso 13: Busca la copia del depósito realizado el mes anterior para
solicitar copia del CUR en Finanzas Públicas.
Paso 14: Archiva la copia de la boleta de depósito y CUR.
Página 201 de 244
PROCESO: PAGO DE CUOTA MONTEPÍO
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Versión:
Fecha:
Actividad
Inicio del proceso.
1
Exporta la información de la cuenta del Sistema Integrado de Información
Gerencial IPM.
2
Carga la nómina en el Sistema Power Term (código 62) para generar reporte
de Cuota de Montepío.
1
Septiembre 2013
Inicio
Cuadra la Cuota de pago de Montepío.
3
4
5
6
7
8
9
Imprime el reporte de pago de cuota de Montepío.
Redacta el oficio informativo de pago de cuota al Ministro de Finanzas
Públicas.
Genera el CUR.
Emite el cheque.
Endosa el cheque.
10 Genera el archivo electrónico del Sistema Power Term.
11
Fotocopia la boleta de depósito para firma de recibido.
A
Página 1
Página 202 de 244
PROCESO: PAGO DE CUOTA MONTEPÍO
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
Actividad
1
Septiembre 2013
A
12 Entrega el depósito y oficio al Ministerio de Finanzas Públicas.
Busca la copia del depósito realizado el mes anterior para solicitar copia del
13 CUR en Finanzas Públicas.
14 Archiva la copia de la boleta de depósito y CUR.
Fin del Proceso
Fin
Página 2
Página 203 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 16:
“PAGO DE CUOTA PRIMA DE FIANZA”
RESPONSABLE
Auxiliar de
Tesorería
Paso 1:
Paso 2:
Carga la nómina en el Sistema Power Term (código 41) para
generar reporte de Cuota de Prima de Fianza.
Paso 3:
Cuadra la Cuota de pago de Prima de Fianza.
Paso 4:
Imprime el reporte de pago de cuota de Prima de Fianza de
personal que maneja valores.
Paso 5:
Paso 6:
Genera el CUR.
Paso 7:
Emite el cheque.
Paso 8:
Endosa el cheque.
Paso 9:
Genera el archivo electrónico del Sistema Power Term.
Paso 10: Fotocopia la boleta de depósito, para firma de recibido.
Paso 11: Entrega el cheque y el reporte de prima de fianza al Crédito
Hipotecario Nacional. Y recibe a factura que proporciona el
Crédito Hipotecario Nacional.
Página 204 de 244
PROCESO: PAGO DE CUOTA PRIMA DE FIANZA
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Versión:
Fecha:
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
Carga la nómina en el Sistema Power Term (código 41) para generar
reporte de Cuota de Prima de Fianza.
1
Septiembre 2013
Inicio
Cuadra la Cuota de pago de Prima de Fianza.
3
4
5
6
7
8
9
Imprime el reporte de pago de cuota de Prima de Fianza de personal
que maneja valores.
Genera el CUR.
Emite el cheque.
Endosa el cheque.
Genera el archivo electrónico del Sistema Power Term.
10 Fotocopia la boleta de depósito, para firma de recibido.
11
Entrega el cheque y el reporte de prima de fianza al Crédito Hipotecario
Nacional. Y recibe a factura que proporciona el Crédito Hipotecario
Nacional.
Fin del Proceso
Fin
Página 1
Página 205 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 17:
“PAGO DE CUOTAS DE BAJA COTIZANDO”
RESPONSABLE
Auxiliar de
Tesorería
Paso 1:
Ingresa al Sistema de Baja Cotizando.
Paso 2:
Imprime el recibo 29-C-99.
Paso 3:
Verifica el monto impreso en recibo 29-C-99.
Paso 4:
Recibe el pago del monto del recibo.
Paso 5:
Paso 6:
Desglosa el recibo 29-C-99.
Paso 7:
Entrega el recibo original al afiliado.
Paso 8:
Archiva la copia Celeste del recibo 29-C-99.
Paso 9:
Prepara la copia Amarilla del recibo 29-C-99 para documentos
de ingresos.
Página 206 de 244
PROCESO: PAGO DE CUOTAS DE BAJA COTIZANDO
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Inicio
Ingresa al Sistema de Baja Cotizando.
Imprime el recibo 29-C-99.
3
4
5
6
7
8
9
Desglosa el recibo 29-C-99.
Archiva la copia Celeste del recibo 29-C-99.
Prepara la copia Amarilla del recibo 29-C-99 para documentos de
ingresos.
Fin del Proceso
Fin
Página 1
Página 207 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 18:
“PAGO DE CUOTAS, ABONOS Y PRÉSTAMOS (CRÉDITO DE DIFERENTES FINANCIAMIENTOS”
RESPONSABLE
Auxiliar de
Tesorería
Paso 1:
Ingresa al Sistema de Pago de préstamos de cartera.
Paso 2:
Imprime el recibo 29-C-99 correspondiente.
Paso 3:
Paso 4:
Paso 5:
Verifica la forma de pago.
Paso 6:
Revisa y verifica que el monto entregado sea el correcto, si el
pago es en efectivo.
Paso 7:
Solicita al afiliado realizar el depósito en la ventanilla del Banco
dentro del Instituto de Previsión Militar, si el pago es con
cheque del Banco de Desarrollo Rural.
Paso 8:
Solicita al afiliado colocar al dorso del cheque el número de
teléfono y número de recibo 29-C-99 emitido, si el pago es con
cheque de otro Banco.
Paso 9:
Endosa el cheque y sella.
Paso 10: Sella y firma el recibo 29-C-99.
Paso 11: Entrega el recibo original al afiliado.
Paso 12: Archiva la copia celeste del recibo 29-C-99.
Paso 13: Preparan los documentos de ingresos con la copia Amarilla del
recibo 29-C-99.
Página 208 de 244
PROCESO: PAGO
DE CUOTAS,
Y PRÉSTAMOS
INSTITUTO
DEABONOS
PREVISIÓN
MILITAR
(CRÉDITO DE DIFERENTES FINANCIAMIENTOS)
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Versión:
Fecha:
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
1
Septiembre 2013
Inicio
Ingresa al Sistema de Pago de préstamos de cartera.
Imprime el recibo 29-C-99 correspondiente.
3
4
5
6
Verifica la forma de pago.
Revisa y verifica que el monto entregado sea el correcto, si el pago es en efectivo.
7
Solicita al afiliado realizar el depósito en la ventanilla del Banco dentro del
Instituto de Previsión Militar, si el pago es con cheque del Banco de Desarrollo
Rural.
8
Solicita al afiliado colocar al dorso del cheque el número de teléfono y número de
recibo 29-C-99 emitido, si el pago es con cheque de otro Banco.
9
Endosa el cheque y sella.
10 Sella y firma el recibo 29-C-99.
11
A
Página 1
Página 209 de 244
PROCESO: PAGO
DE CUOTAS,
Y PRÉSTAMOS
INSTITUTO
DEABONOS
PREVISIÓN
MILITAR
(CRÉDITO DE DIFERENTES FINANCIAMIENTOS)
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
Actividad
12
13
1
Septiembre 2013
A
Preparan los documentos de ingresos con la copia Amarilla del recibo 29-C-99.
Fin del Proceso
Fin
Página 2
Página 210 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 19:
“PAGO DE DESCUENTOS JUDICIALES”
RESPONSABLE
Auxiliar de
Tesorería
Paso 1:
Recibe del beneficiario el recibo sencillo por concepto de pago
de descuento judicial, que tiene:







Nombre de la persona a quien se le efectúa el
descuento.
Mes al que corresponde el descuento.
Número de teléfono del beneficiario.
NIT del beneficiario.
Número de juicio.
Monto a descontar
Firma del beneficiario.
Paso 2:
Archiva los recibos presentados por los beneficiados del pago
de descuentos judiciales.
Paso 3:
Busca los recibos entregados anteriormente correspondientes al
mes a operar (Cuando se preparen los documentos para
realizar el pago de descuentos judiciales).
Paso 4:
Elabora el resumen en formato Excel con la información de los
recibos del mes a operar.
Paso 5:
Entrega los documentos al Encargado de Sección de Tesorería
(Resumen y recibos).
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 6:
Revisa la documentación.
Paso 7:
Traslada los documentos al Auxiliar de Tesorería.
Auxiliar de
Tesorería
Paso 8:
Recibe los documentos aprobados.
Paso 9:
Ordena los datos del archivo de Excel por tipo de cuenta
(depósito o monetario) todos los descuentos judiciales.
Paso 10: Redacta el oficio de acreditamiento dirigido a Banco en donde
se realizará el depósito.
Paso 11: Traslada los documentos al Encargado de Sección de Tesorería
para revisión, firma y sello.
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 12: Revisa, firma y sella los documentos si son correctos.
Paso 13: Traslada los documentos a Auditoría Interna.
Página 211 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Auditoría
Interna
Paso 14: Realiza la revisión de los documentos.
Subgerencia
Administrativa
Paso 16: Revisa, firma y sella el oficio.
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 18: Crea el archivo con la información de los descuentos judiciales
en formato CSV.
Paso 15: Traslada los documentos a la Subgerencia Administrativa.
Paso 17: Traslada la información a la Sección de Tesorería.
Paso 19: Realiza la operación Bancaria respectiva para que se emita la
Nota de Debito en BANRURAL y Banco G&T Continental.
Paso 20: Entrega el oficio con la información a la Agencia Central del
Banco CHN.
Paso 21: Solicita el sello de entregado como constancia de recepción.
Paso 22: Imprime el estado de cuenta en donde se registró la Nota de
Débito operada.
Paso 23: Crea el CUR según la Nota de Débito.
Paso 24: Realiza la operación de Nota de Débito en la caja fiscal de
egresos.
Página 212 de 244
PROCESO: PAGO DE DESCUENTOS JUDICIALES
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
Recibe del beneficiario el recibo sencillo por concepto de
pago de descuento judicial
2
Archiva los recibos presentados por los beneficiados del
pago de descuentos judiciales.
3
Busca
los
recibos
entregados
anteriormente
correspondientes al mes a operar (Cuando se preparen los
documentos para realizar el pago de descuentos
judiciales).
4
Elabora el resumen en formato Excel con la información
de los recibos del mes a operar.
5
Entrega los documentos al Encargado de Sección de
Tesorería (Resumen y recibos).
6
7
8
9
Versión:
Fecha:
Auxiliar de
Tesorería
Encargado
de Sección
de Tesorería
1
Septiembre 2013
Auditoría
Interna
Subgerencia
Administrativa
Inicio
Revisa la documentación.
Traslada los documentos al Auxiliar de Tesorería.
Recibe los documentos aprobados.
Ordena los datos del archivo de Excel por tipo de cuenta
(depósito o monetario) todos los descuentos judiciales.
Redacta el oficio de acreditamiento dirigido a Banco en
10 donde se realizará el depósito.
Traslada los documentos al Encargado de Sección de
11 Tesorería para revisión, firma y sello.
A
Página 1
Página 213 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Fecha:
Auxiliar de
Tesorería
Actividad
… Viene de la página anterior.
Versión:
Encargado
de Sección
de Tesorería
1
Septiembre 2013
Auditoría
Interna
Subgerencia
Administrativa
A
12 Revisa, firma y sella los documentos si son correctos.
13 Traslada los documentos a Auditoría Interna.
Realiza la revisión de los documentos.
14
Traslada
los
15 Administrativa.
16
17
documentos
a
la
Subgerencia
Revisa, firma y sella el oficio.
Traslada la información a la Sección de Tesorería.
18
Crea el archivo con la información de los descuentos
judiciales en formato CSV.
19
Realiza la operación Bancaria respectiva para que se
emita la Nota de Debito en BANRURAL y Banco G&T
Continental.
Entrega el oficio con la información a la Agencia Central
20 del Banco CHN.
Solicita el sello de entregado como constancia de
21 recepción.
Imprime el estado de cuenta en donde se registró la Nota
22 de Débito operada.
B
Página 2
Página 214 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
23
Versión:
Fecha:
Auxiliar de
Tesorería
Encargado
de Sección
de Tesorería
1
Septiembre 2013
Auditoría
Interna
Subgerencia
Administrativa
B
Crea el CUR según la Nota de Débito.
Realiza la operación de Nota de Débito en la caja fiscal de
24 egresos.
25
Fin del Proceso
Fin
Página 3
Página 215 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 20:
“PAGO DE NÓMINA MENSUAL Y NÓMINA ADICIONAL”
RESPONSABLE
Encargado de
Sección de
Tesorería /
Auxiliar de
Tesorería
Paso 1:
Recibe del Departamento de Prestaciones el listado de pago de
nómina con los montos a cancelar.
Paso 2:
Recibe las nóminas entregadas por Auditoría Interna.
Paso 3:
Saca una fotocopia al resumen de nómina y la entrega al
Paso 4:
Verifica la disponibilidad bancaria en relación con el listado
remitido por el banco.
Paso 5:
Solicita la carga electrónica de los recibos al Departamento de
Inversiones o Departamento de Prestaciones según sea el caso.
Paso 6:
Recibe los archivos por correo electrónico de la nómina a
acreditar.
Paso 7:
Saca una copia del resumen de la nómina.
Paso 8:
Traslada la copia del resumen de la nómina al Departamento de
Inversiones.
Paso 9:
Solicita la carga electrónica de los descuentos al Departamento
de Inversiones y al Departamento de Prestaciones (según sea
el caso).
Paso 10: Carga la nómina por medio de la banca virtual.
Paso 11: Remite la nómina a Auditoría Interna.
Auditoría
Interna
Paso 12: Habilita por banca virtual el pago de la nómina.
Subgerencia
Administrativa
Paso 14: Acredita por banca virtual el pago de la nómina.
Auxiliar de
Tesorería
Paso 15: Imprime los recibos 29-C-99.
Paso 13: Remite la nómina a la Subgerencia Administrativa.
Paso 16: Verifica que los montos fiscales impresos en recibos 29-C-99
sean los correctos.
Página 216 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Paso 17: Opera las nóminas en el Sistema Power Term.
Paso 18: Imprimen las pruebas para verificar montos totales.
Paso 19: Verifica la operatoria realizada en la Caja Fiscal.
Página 217 de 244
PROCESO: PAGO DE NÓMINA MENSUAL Y NÓMINA ADICIONAL
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
Recibe del Departamento de Prestaciones el
listado de pago de nómina con los montos a
cancelar.
2
Recibe las nóminas entregadas por Auditoría
Interna.
3
Encargado de
Sección de
Tesorería
Versión:
Fecha:
Auxiliar de
Tesorería
1
Septiembre 2013
Auditoria
Interna
Subgerencia
Administrativa
Inicio
Saca una fotocopia al resumen de nómina y la
entrega al Departamento de Inversiones.
4
Verifica la disponibilidad bancaria en relación con
el listado remitido por el banco.
5
Solicita la carga electrónica de los recibos al
Departamento de Inversiones o Departamento
de Prestaciones según sea el caso.
6
Recibe los archivos por correo electrónico de la
nómina a acreditar.
Saca una copia del resumen de la nómina.
7
8
Traslada la copia del resumen de la nómina al
9
Solicita la carga electrónica de los descuentos al
Departamento de Inversiones y al Departamento
de Prestaciones (según sea el caso).
10
11
Carga la nómina por medio de la banca virtual.
Remite la nómina a Auditoría Interna.
Continua en la pagina siguiente ...
A
Página 1
Página 218 de 244
PROCESO: PAGO DE NÓMINA MENSUAL Y NÓMINA ADICIONAL
MANUAL DE PROCESOS
Encargado de
Sección de
Tesorería
Actividad
Versión:
Fecha:
Auxiliar de
Tesorería
1
Septiembre 2013
Auditoria
Interna
Subgerencia
Administrativa
A
12 Habilita por banca virtual el pago de la nómina.
13
Remite
la
nómina
Administrativa.
a
la
Subgerencia
Acredita por banca virtual el pago de la nómina.
14
15
Verifica que los montos fiscales impresos en
16 recibos 29-C-99 sean los correctos.
17
18
19
20
Opera las nóminas en el Sistema Power Term.
Imprimen las pruebas para verificar montos
totales.
Verifica la operatoria realizada en la Caja Fiscal.
Fin del proceso.
Fin
Página 2
Página 219 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 21:
“PEDIDO DE SUMINISTROS”
RESPONSABLE
Paso 1:
Recibe el correo electrónico de la Sección de Proveeduría en el
que indica la fecha límite para realizar el pedido de suministros.
Paso 2:
Realiza el inventario de existencias de suministros (papelería).
Paso 3:
Realiza la proyección de suministros necesarios para la
operación de la Sección de Tesorería por un periodo de tres (3)
meses.
Paso 4:
Realiza el pedido de suministros en el Proyecto SCI.
Paso 5:
Imprime el pedido de suministros.
Paso 6:
Solicita la autorización del pedido de suministros al Jefe de la
Unidad de Administración Financiera –UDAF-.
Jefe de la
Unidad de
Administración
Financiera
-UDAF-
Paso 7:
Revisa y autoriza el pedido de suministros.
Paso 8:
Traslada el pedido de suministros a la Secretaria de la Unidad
de Administración Financiera –UDAF-.
Secretaria
Paso 9:
Traslada el pedido de suministros a la Sección de Proveeduría.
Sección de
Proveeduría
Paso 10: Recibe, sella y firma de recepción de pedido de suministros.
Secretaria
Paso 11: Archiva la copia del
entrega del mismo.
Encargado de la
Sección de
Tesorería
pedido de suministros para verificar la
Paso 12: Recibe los suministros y compara con el pedido de suministros.
Paso 13: Resguarda los suministros para su uso durante la ejecución de
sus procesos.
Página 220 de 244
PROCESO: PEDIDO DE SUMINISTROS
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
Inicio del proceso.
Septiembre 2013
Secretaria
Sección de
Proveeduría
Inicio
Recibe el correo electrónico de la
Sección de Proveeduría en el que indica
la fecha límite para realizar el pedido de
suministros.
2
Realiza el inventario de existencias de
suministros (papelería).
3
Realiza la proyección de suministros
necesarios para la operación de la
Sección de Tesorería por un periodo de
tres (3) meses.
4
Realiza el pedido de suministros en el
Proyecto SCI.
5
1
Fecha:
Jefe Unidad de
Encargado de
Administración
Sección de
Financiera
Tesorería
-UDAF-
Diagrama de Flujo
1
Versión:
Imprime el pedido de suministros.
6
Solicita la autorización del pedido de
suministros al Jefe de la Unidad de
7
Revisa y autoriza
suministros.
8
Traslada el pedido de suministros a la
Secretaria
de
la
Unidad
de
9
Traslada el pedido de suministros a la
Sección de Proveeduría.
Recibe,
el
pedido
de
sella y firma de recepción de
10 pedido de suministros.
11
Archiva la copia del
pedido de
suministros para verificar la entrega del
mismo.
A
Página 1
Página 221 de 244
PROCESO: PEDIDO DE SUMINISTROS
MANUAL DE PROCESOS
Actividad
Versión:
1
Fecha:
Jefe Unidad de
Encargado de
Administración
Sección de
Financiera
Tesorería
-UDAF-
Septiembre 2013
Secretaria
Sección de
Proveeduría
A
Recibe los suministros y compara con el
12 pedido de suministros.
Resguarda los suministros para su uso
13 durante la ejecución de sus procesos.
Fin del Proceso
Fin
Página 2
Página 222 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 22:
“PREPARAR DOCUMENTOS DE INGRESOS”
RESPONSABLE
Auxiliar de
Tesorería
Paso 1:
Imprime la prueba de ingresos.
Paso 2:
Ordena las copias amarillas de los recibos 29-C-99 por
correlativo según el número de recibo.
Paso 3:
Ordena las copias amarillas de los recibos 29-C-99 por número
de cuenta afectada en cada recibo.
Paso 4:
Compara la información del desglose de cuentas de cada recibo
con la información de la prueba de ingresos.
Paso 5:
Anota en cada recibo el número de línea asignado en la prueba
en donde fue operada por cuenta.
Paso 6:
Revisa en la prueba de ingresos la numeración de recibos
anulados, todos los recibos anulados deben estar anotados en
la prueba.
Paso 7:
Prepara las boletas de los depósitos realizados, pegándolos en
una hoja cortada a medida con las dimensiones de los recibos
para evitar pérdidas.
Paso 8:
Registra en el SICOIN los depósitos, notas de crédito en
ingresos (a nivel de registro) para ser aprobado por la Sección
de Contabilidad.
Paso 9:
Ordena los documentos de ingresos de la siguiente forma:
1. No. CUR (registrado).
2. Depósitos.
3. Notas de crédito.
4. Recibos 29-C-99 por correlativo según el número de
recibo.
Paso 10: Perfora los documentos y los colocan en un folder con gancho.
Página 223 de 244
PROCESO: PREPARAR DOCUMENTOS DE INGRESOS
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
Septiembre 2013
Inicio
Ordena las copias amarillas de los recibos 29-C-99 por correlativo
según el número de recibo.
Ordena las copias amarillas de los recibos 29-C-99 por número de
cuenta afectada en cada recibo.
Compara la información del desglose de cuentas de cada recibo con la
información de la prueba de ingresos.
5
Anota en cada recibo el número de línea asignado en la prueba en
donde fue operada por cuenta.
6
Revisa en la prueba de ingresos la numeración de recibos anulados,
todos los recibos anulados deben estar anotados en la prueba.
7
Prepara las boletas de los depósitos realizados, pegándolos en una hoja
cortada a medida con las dimensiones de los recibos para evitar
pérdidas.
8
Registra en el SICOIN los depósitos, notas de crédito en ingresos (a
nivel de registro) para ser aprobado por la Sección de Contabilidad.
9
Ordena los documentos de ingresos de la siguiente forma: No. CUR
(registrado). Depósitos. Notas de crédito. Recibos 29-C-99 por
correlativo según el número de recibo.
11
Fecha:
1
Imprime la prueba de ingresos.
4
10
Versión:
Perfora los documentos y los colocan en un folder con gancho.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 224 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
1
Fecha:
Septiembre 2013
PROCESO 23:
“REGULARIZACIÓN CUENTA EN DÓLARES”
RESPONSABLE
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 1:
Registra el diferencial contable.
Paso 2:
Recibe el oficio solicitando la regularización de cuenta en
dólares.
Paso 3:
Realiza la operación en el Sistema Integrado de Información
Gerencial IPM de la regularización de cuenta en dólares.
Paso 4:
Realiza la operación en el Sistema
regularización de cuenta en dólares.
Paso 5:
Ingresa la información en el archivo de Excel “Caja Fiscal de
xxx del xxxx” y se verifica el cuadre de montos.
Power
Term
de
Página 225 de 244
la
PROCESO: REGULARIZACIÓN CUENTA EN DÓLARES
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Tesorería
Inicio
Registra el diferencial contable.
Recibe el oficio solicitando la regularización de cuenta en dólares.
Realiza la operación en el Sistema Integrado de Información Gerencial
IPM de la regularización de cuenta en dólares.
4
Realiza la operación en el Sistema Power Term de la regularización de
cuenta en dólares.
5
Ingresa la información en el archivo de Excel “Caja Fiscal de xxx del
xxxx” y se verifica el cuadre de montos.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 226 de 244
Versión:
MANUAL DE PROCESOS
1
Fecha:
Septiembre 2013
PROCESO 24:
“REPORTE DE SALDOS DE LAS 11 CUENTAS DEL INSTITUTO DE PREVISIÓN MILITAR”
RESPONSABLE
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 1:
Imprime el estado de cuenta de las 11 cuentas del Instituto de
Previsión Militar.
** Cada lunes y último día del mes.
Paso 2:
Elabora el Reporte de “Saldos estimados al ….. al ..… a las …..
hrs” “Disponible en cuentas monetarias”.
Paso 3:
Crea el reporte de “Inversiones en título de valores”.
Paso 4:
Presenta los reportes a Gerencia para revisión, firma y sello de
recepción.
Paso 5:
Saca una fotocopia a los reportes.
Paso 6:
Realiza el acreditamiento de intereses de la nota de Crédito.
Paso 7:
Archiva los reportes
acreditamiento.
para
consulta
o
validación
del
Página 227 de 244
PROCESO: REPORTE DE SALDOS DE LAS 11 CUENTAS DEL IPM
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
Imprime el estado de cuenta de las 11 cuentas del Instituto de
Previsión Militar.
2
Elabora el Reporte de “Saldos estimados al ….. al ..… a las ….. hrs”
“Disponible en cuentas monetarias”.
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Tesorería
Inicio
Crea el reporte de “Inversiones en título de valores”.
3
4
5
6
7
Presenta los reportes a Gerencia para revisión, firma y sello de
recepción.
Saca una fotocopia a los reportes.
Realiza el acreditamiento de intereses de la nota de Crédito.
Archiva los reportes para consulta o validación del acreditamiento.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 228 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 25:
“REPORTE DEL CORRELATIVO FACTURAS SERIE D”
RESPONSABLE
Auxiliar de
Tesorería
Paso 1:
Genera el reporte del Correlativo de las facturas serie D en el
Sistema Integrado de Información Gerencial IPM.
Paso 2:
Realiza una revisión y verificación de impresión según
correlativo, este se realiza con el punteo del reporte utilizando
para su verificación la copia celeste de las facturas Serie D.
Paso 3:
Elabora el informe del correlativo de facturas serie D.
Paso 4:
Sella y firma el reporte de correlativo, si todas las facturas
impresas.
Paso 5:
Anota el número, monto y descripción de la factura que no se
encuentra en el reporte (ingreso manual).
Paso 6:
Saca una copia de reporte punteado.
Paso 7:
Archiva el reporte.
Paso 8:
Actualiza el reporte si es solicitado por medio de
anulación, pago, etc.
oficio de
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PROCESO: REPORTE DEL CORRELATIVO FACTURAS SERIE A
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
Genera el reporte del Correlativo de las facturas serie D en el Sistema
2
Realiza una revisión y verificación de impresión según correlativo, este
se realiza con el punteo del reporte utilizando para su verificación la
copia celeste de las facturas Serie D.
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Inicio
Elabora el informe del correlativo de facturas serie D.
3
4
5
6
7
8
Sella y firma el reporte de correlativo, si todas las facturas impresas.
Anota el número, monto y descripción de la factura que no se encuentra
en el reporte (ingreso manual).
Saca una copia de reporte punteado.
Archiva el reporte.
Actualiza el reporte si es solicitado por medio de oficio de anulación,
pago, etc.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 230 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 26:
“RESUMEN DE INGRESOS Y EGRESOS MENSUALES EN CAJAS FISCALES”
RESPONSABLE
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 1:
Realiza el desglose (separación) de las Cajas Fiscales impresas
durante el mes, separa la original y las copias. Separa las
Cajas Fiscales Anuladas del grupo de Cajas Fiscales correctas.
Paso 2:
Ordena las Cajas Fiscales según el correlativo impreso en cada.
Paso 3:
Revisa que cada Caja Fiscal esté firmada.
Paso 4:
Imprime el resumen de Ingresos de xxx del xxxx (recibos del
mes) generado por el Sistema Integrado de Información
Gerencial IPM.
Paso 5:
Imprime el resumen de recibos anulados generados por el
Sistema Integrado de Información Gerencial IPM.
Paso 6:
Imprime el resumen de Egresos de xxx del xxxx generado por
el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM.
Paso 7:
Realiza el cuadre de la Caja Fiscal de ingresos con la
información de ingresos totales.
Paso 8:
Realiza el cuadre de la Caja Fiscal de egresos con la
información de egresos totales.
Paso 9:
Ingresa en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM
los montos de ingresos y egresos por cuentas.
Paso 10: Imprime la Caja Fiscal autorizada por la Contraloría General de
Cuentas (ingresos, egresos y recibos anulados).
Paso 11: Teclea a máquina de escribir manual la información de
existencias de formas a la caja fiscal (total de número de
recibos anulados durante el mes, la numeración de las Cajas
Fiscales utilizadas y la existencia de las mismas).
Paso 12: Sella, firma y coloca sello de la fecha de elaboración.
Paso 13: Ordena las Cajas Fiscales
Blancas ordenadas por correlativo de fecha de impresión.
Copia Celeste ordenadas por correlativo de numeración.
Copia Rosada ordenadas por correlativo de numeración.
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MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Paso 14: Archiva las Cajas Fiscales Originales y la copia rosada (colocar
en fólder con gancho).
Paso 15: Redacta el Oficio para entregar las copias celestes de las Cajas
Fiscales a la Contraloría General de Cuentas con la impresión
de ingresos y egresos.
Página 232 de 244
Versión:
1
PROCESO: RESUMEN DE INGRESOS Y EGRESOS MENSUALES EN CAJAS FISCALES
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Fecha:
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
Septiembre 2013
Tesorería
Inicio
Realiza el desglose (separación) de las Cajas Fiscales impresas durante el
mes, separa la original y las copias. Separa las Cajas Fiscales Anuladas del
grupo de Cajas Fiscales correctas.
Ordena las Cajas Fiscales según el correlativo impreso en cada.
Revisa que cada Caja Fiscal esté firmada.
3
4
Imprime el resumen de Ingresos de xxx del xxxx (recibos del mes) generado
por el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM.
5
Imprime el resumen de recibos anulados generados por el Sistema Integrado
6
Imprime el resumen de Egresos de xxx del xxxx generado por el Sistema
7
Realiza el cuadre de la Caja Fiscal de ingresos con la información de ingresos
totales.
8
Realiza el cuadre de la Caja Fiscal de egresos con la información de egresos
totales.
9
Ingresa en el Sistema Integrado de Información Gerencial IPM los montos de
ingresos y egresos por cuentas.
Imprime la Caja Fiscal autorizada por la Contraloría General de Cuentas
10 (ingresos, egresos y recibos anulados).
11
Teclea a máquina de escribir manual la información de existencias de formas a
la caja fiscal (total de número de recibos anulados durante el mes, la
numeración de las Cajas Fiscales utilizadas y la existencia de las mismas).
A
Página 1
Página 233 de 244
Versión:
1
PROCESO: RESUMEN DE INGRESOS Y EGRESOS MENSUALES EN CAJAS FISCALES
MANUAL DE PROCESOS
Fecha:
Actividad
12
13
Septiembre 2013
Tesorería
A
Sella, firma y coloca sello de la fecha de elaboración.
Ordena las Cajas Fiscales
Archiva las Cajas Fiscales Originales y la copia rosada (colocar en fólder con
14 gancho).
15
Redacta el Oficio para entregar las copias celestes de las Cajas Fiscales a la
Contraloría General de Cuentas con la impresión de ingresos y egresos.
Fin del Proceso
Fin
Página 2
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MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 27:
“SOLICITUD DE APORTE MENSUAL A PEVECOM”
RESPONSABLE
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 1:
Llama a Finanzas del Ejército los primeros ocho días del mes
para solicitar información del valor de los descuentos de
Pevecom.
Paso 2:
Realiza la emisión del recibo 29-C-99 por el valor de los
descuentos de Pevecom.
Paso 3:
Saca una fotocopia al recibo 29-C-99.
Paso 4:
Traslada el recibo original y la copia a Finanzas del Ejército y
solicita el cheque por el valor indicado en el recibo
correspondiente a los descuentos de Pevecom.
Paso 5:
Realiza el depósito del aporte mensual de Pevecom en
BANRURAL.
Paso 6:
Opera el ingreso en archivo de Excel “Caja Fiscal de xxx del
xxxx”.
Página 235 de 244
PROCESO: SOLICITUD DE APORTE MENSUAL A PEVECOM
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
Llama a Finanzas del Ejército los primeros ocho días del mes para
solicitar información del valor de los descuentos de Pevecom.
2
Realiza la emisión del recibo 29-C-99 por el valor de los descuentos de
Pevecom.
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
Tesorería
Inicio
Saca una fotocopia al recibo 29-C-99.
3
4
5
6
Traslada el recibo original y la copia a Finanzas del Ejército y solicita el
cheque por el valor indicado en el recibo correspondiente a los
descuentos de Pevecom.
Realiza el depósito del aporte mensual de Pevecom en BANRURAL.
Opera el ingreso en archivo de Excel “Caja Fiscal de xxx del xxxx”.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 236 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 28:
“SOLICITUD DE APORTE ORDINARIO Y EXTRAORDINARIO MENSUAL A FINANZAS DEL EJÉRCITO”
RESPONSABLE
Encargado de
Sección de
Tesorería /
Auxiliar de
Tesorería
Paso 1:
Redacta el oficio de solicitud del aporte mensual a Finanzas del
Ejército.
Paso 2:
Solicita la firma y sello a Gerente.
Paso 3:
Entrega a Finanzas del Ejército el oficio y los dos (2) recibos de
aporte ordinario y extraordinario. Solicita firma y sello de
recibido.
Paso 4:
Archiva el oficio.
Paso 5:
Opera los recibos en la caja fiscal.
Paso 6:
Revisa (Después de ocho o diez días de haber entregado el
oficio y recibos a Finanzas del Ejercito) en Internet en la página
de la Institución Bancaria si se ha realizado el acreditamiento
del aporte.
Paso 7:
Imprime el estado de cuenta
acreditamiento del aporte.
Paso 8:
Imprime la Nota de Crédito.
Paso 9:
Redacta el oficio dirigido al Gerente informando el
acreditamiento del aporte adjuntando la integración respectiva.
en
donde
se
verifica
Página 237 de 244
el
PROCESO: SOLICITUD
DE APORTE
Y EXTRAORDINARIO
MENSUAL A
INSTITUTO
DEORDINARIO
PREVISIÓN
MILITAR
Versión:
1
FINANZAS DEL EJÉRCITO
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
3
4
5
Tesorería /
Inicio
Solicita la firma y sello a Gerente.
Entrega a Finanzas del Ejército el oficio y los dos (2) recibos de aporte
ordinario y extraordinario. Solicita firma y sello de recibido.
Archiva el oficio.
Opera los recibos en la caja fiscal.
6
7
Imprime el estado de cuenta en donde se verifica el acreditamiento del
aporte.
9
Septiembre 2013
Redacta el oficio de solicitud del aporte mensual a Finanzas del Ejército.
Revisa (Después de ocho o diez días de haber entregado el oficio y
recibos a Finanzas del Ejercito) en Internet en la página de la Institución
Bancaria si se ha realizado el acreditamiento del aporte.
8
Fecha:
Imprime la Nota de Crédito.
Redacta el oficio dirigido al Gerente informando el acreditamiento del
aporte adjuntando la integración respectiva.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 238 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 29:
“SOLICITUD DE EMISIÓN DE CHEQUERA NUEVA EN BANCOS”
RESPONSABLE
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 1:
Redacta el oficio dirigido a la Institución Bancaria solicitando la
emisión de chequera nueva.
Paso 2:
Llena el formulario de solicitud de chequera.
Paso 3:
Entrega el oficio y formulario a la Institución Bancaria.
Paso 4:
Recoge la chequera a la Institución Bancaria.
Paso 5:
Coloca el sello de “NO NEGOCIABLE” a todos y cada uno de los
cheques incorporados en la chequera.
Paso 6:
Lleva el control de existencia de cheques en cada chequera.
Paso 7:
Presenta el control de existencia de cheques a la Contraloría
General de Cuentas al ser requerido.
Página 239 de 244
Versión:
1
PROCESO: SOLICITUD DE EMISIÓN DE CHEQUERA NUEVA EN BANCOS
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
2
Fecha:
Septiembre 2013
Tesorería
Inicio
Redacta el oficio dirigido a la Institución Bancaria solicitando la emisión
de chequera nueva.
Llena el formulario de solicitud de chequera.
Entrega el oficio y formulario a la Institución Bancaria.
3
4
5
6
7
Recoge la chequera a la Institución Bancaria.
Coloca el sello de “NO NEGOCIABLE” a todos y cada uno de los cheques
incorporados en la chequera.
Lleva el control de existencia de cheques en cada chequera.
Presenta el control de existencia de cheques a la Contraloría General de
Cuentas al ser requerido.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 240 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
1
Fecha:
Septiembre 2013
PROCESO 30:
“TRÁMITES DE ANULACIÓN DE CHEQUES POR VENCIMIENTO”
RESPONSABLE
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 1:
Determina la necesidad de anular
vencimiento de los 45 días de vigencia.
un
documento
por
Paso 2:
Elabora el oficio solicitando la operación que debe realizarse en
la caja fiscal.
Paso 3:
Opera la anulación o crédito en la caja fiscal.
Paso 4:
Elabora el oficio dirigido a los Departamentos involucrados
informando de anulación o crédito realizado.
Paso 5:
Archiva el oficio en el correlativo de fecha de emisión de la
acreditación o anulación.
Página 241 de 244
Versión:
1
PROCESO: TRÁMITES DE ANULACIÓN DE CHEQUES POR VENCIMIENTO
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
Determina la necesidad de anular un documento por vencimiento de los
45 días de vigencia.
2
Elabora el oficio solicitando la operación que debe realizarse en la caja
fiscal.
Fecha:
Septiembre 2013
Tesorería
Inicio
Opera la anulación o crédito en la caja fiscal.
3
4
Elabora el oficio dirigido a los Departamentos involucrados informando
de anulación o crédito realizado.
5
Archiva el oficio en el correlativo de fecha de emisión de la acreditación
o anulación.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
Página 242 de 244
MANUAL DE PROCESOS
Versión:
Fecha:
1
Septiembre 2013
PROCESO 31:
“VERIFICACIÓN E INGRESO DE LOS PAGOS DE ARRENDAMIENTO CORRESPONDIENTES A CONAP,
SECRETARIA, BANRURAL, CLASES PASIVAS E INTERESES A PLAZO FIJO”
RESPONSABLE
Encargado de
Sección de
Tesorería
Paso 1:
Ingresa a la página de Internet de la Institución Bancaria.
Paso 2:
Imprime el estado de cuenta en donde se verifica las
operaciones realizadas.
Paso 3:
Busca en el estado de cuenta la información del depósito por
intereses a plazo fijo según los montos. El Departamento de
Inversiones es el encargado de verificar los montos en concepto
de intereses de los certificados.
Paso 4:
Busca el número de depósito.
Paso 5:
Saca una fotocopia al certificado recibido del Departamento de
Inversiones.
Paso 6:
Actualiza el archivo “Copia de Certificados a plazo fijo XXXX”.
Paso 7:
Ingresa el recibo 29-C-99.
Paso 8:
Registra en el Sistema Power Term.
Página 243 de 244
PROCESO: VERIFICACIÓN
E INGRESO
DE LOS PAGOS DE
ARRENDAMIENTO
CORRESPONDIENTES
INSTITUTO
DE PREVISIÓN
MILITAR
Versión:
1
A CONAP. SECRETARIA, BANRURAL, CLASES PASIVAS E INTERESES A PLAZO FIJO
MANUAL DE PROCESOS
Diagrama de Flujo
Actividad
Inicio del proceso.
1
Imprime el estado de cuenta en donde se verifica las operaciones
realizadas.
3
Busca en el estado de cuenta la información del depósito por intereses a
plazo fijo según los montos. El Departamento de Inversiones es el
encargado de verificar los montos en concepto de intereses de los
certificados.
5
Septiembre 2013
Tesorería
Inicio
Ingresa a la página de Internet de la Institución Bancaria.
2
4
Fecha:
Busca el número de depósito.
Saca una fotocopia al certificado recibido del Departamento de
Inversiones.
Actualiza el archivo “Copia de Certificados a plazo fijo XXXX”.
6
7
8
Ingresa el recibo 29-C-99.
Registra en el Sistema Power Term.
Fin del proceso.
Fin
Página 1
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UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA -UDAF-

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