MANUAL DE CALIDAD COLEGIOS EN CONCESIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE COLSUBSIDIO

MANUAL DE CALIDAD
COLEGIOS EN CONCESIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE
COLSUBSIDIO
BOGOTÁ
2012
TABLA DE CONTENIDO
1. Generalidades del Sistema de Gestión de Calidad
3
1.1. Estructura del Manual de Calidad…………………………………………………………… 3
1.2. Políticas sobre el manejo del Manual de Calidad…………………………………………
3
1.3. Control de cambios…………………………………………………………………………… 3
1.4. Disposiciones generales……………………………………………………………………… 4
1.5. Objetivos del Manual de Calidad……………………………………………………………
4
1.6. Definiciones y abreviaturas…………………………………………………………………… 4
2. Presentación de la Organización
5
2.1. Caja de Compensación Familiar COLSUBSIDIO…………………………………………… 5
2.2. Horizonte Institucional Colegios en Concesión y administración………………………… 5
3. Descripción del Sistema de Gestión de Calidad
6
3.1. Política de Calidad……………………………………………………………………………… 6
3.2. Objetivos de Calidad Corporativos…………………………………………………………… 6
3.3. Calidad de la Educación en Colsubsidio…………………………………………………….. 7
3.4. Objetivos específicos de la Calidad en Educación………………………………………….. 7
3.5. Alcance del Sistema de Gestión de Calidad……………………………………………….. 7
3.6. Responsabilidad del jefe de Departamento de Educación Formal en el SGC ………… 7
3.7. Reglamento de los Comités de Calidad……………………………………………………… 8
4. Descripción de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad
8
4.1. Mapa de procesos………………………………………………………………………………. 9
4.2. Caracterización de procesos…………………………………………………………………... 9
4.3. Matriz general de procesos, procedimientos e indicadores……………………………….. 11
4.4. Procesos contratados externamente………………………………………………………… 11
4.5. Matriz de procesos y procedimientos detallada………………………………………………12
Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio
Manual de Calidad
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MANUAL DE CALIDAD COLEGIOS EN CONCESIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE
COLSUBSIDIO
1. GENERALIDADES DEL MANUAL DE CALIDAD
1.1. Estructura del Manual de Calidad
El Manual de calidad contiene el alcance del Sistema de Gestión de Calidad, los procedimientos,
documentos establecidos para el sistema y la descripción de la interacción entre los procesos.
El Manual se encuentra estructurado de la siguiente manera:




Generalidades del Sistema de Gestión de Calidad
Presentación de la organización
Descripción del Sistema de Gestión de Calidad
Descripción de procesos
1.2. Políticas sobre el Manual de Calidad




La aprobación del Manual de Calidad es responsabilidad del Jefe del Departamento de
Educación Formal de Colsubsidio
La publicación del Manual de Calidad se realizará a través de la página Web de cada
institución educativa.
La consolidación y actualización del Manual de Calidad es responsabilidad del Comité de
Calidad de tercer nivel.
La información contenida en el Manual de Calidad es de uso exclusivo de Educación Formal de
Colsubsidio.
1.3. Control de cambios
La versión y la descripción de los cambios del Manual se identifican según formato anexo. Así
mismo, quedarán registrados en las actas de reunión del Comité de Calidad.
ASPECTO DEL
SGC A
MEJORAR
MANUAL
PROCEDIMIENTO
FORMATO
DOCUMENTO
INSTRUCTIVO
VERSIÓN
MEJORADA
CÓDIGO
FECHA
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El Manual cambia de versión cuando se identifiquen cambios de gran impacto que afecten el
Sistema de Gestión de Calidad. Esta decisión se toma en el Comité de Calidad de tercer nivel,
teniendo en cuenta la información suministrada por los Comités de primer y segundo nivel.
Igualmente le corresponde a este Comité definir la metodología, la periodicidad y fuentes de
verificación para hacer los ajustes al Sistema de Gestión de Calidad.
Los documentos que hacen parte del Manual se controlan a través de la versión de cada uno de
ellos.
1.4. Disposiciones Generales
Este Manual es de obligatorio cumplimiento para todos los procesos que hacen parte del Sistema
de Gestión de Calidad en los colegios en concesión y administración de Colsubsidio.
1.5. Objetivo del Manual
Describir el Sistema de Gestión de Calidad de los colegios en concesión y administración de
Colsubsidio, con el fin de garantizar la prestación de servicios educativos acordes con las
necesidades del Cliente, los requisitos Legales y los de la Organización.
1.6. Definiciones y Abreviaturas
DEFINICIONES
Manual de Calidad: documento que especifica el Sistema de Gestión de Calidad. Incluye misión,
visión, direccionamiento estratégico, valores, caracterización y mapas de procesos,
procedimientos, formatos e instructivos involucrados.
Política de Calidad: intenciones globales y orientación de la organización relativas a la calidad.
Debe ser coherente con la política global de Colsubsidio y proporciona el marco de referencia para
la definición de los objetivos de calidad.
Objetivos de Calidad: son los elementos programáticos que expresan la finalidad hacia la cual
se enfocan las acciones que dan cumplimiento a la Misión y Visión. Se basan en la política de
calidad.
Caracterización de procesos: metodología que permite identificar los procesos necesarios del
Sistema de Gestión de Calidad y su aplicación a través de la organización, la secuencia e
interacción de estos procesos, los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la
operación como el control de estos son eficaces.
Mapa de Proceso: metodología que permite describir de manera general los procesos que hacen
parte del SGC, la secuencia e interacción con otros procesos.
Comité de Calidad: corresponde al equipo de Rectores de los Colegios encargado de liderar y
administrar el SGC.
Líderes Siglo XXI: programa realizado por la Fundación Nutresa con el fin de motivar y formar
equipos educativos en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad en sus instituciones.
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Factores clave de éxito: son conceptos pertinentes que dan cuenta del horizonte institucional y
son: ser una Red de instituciones educativas, Educación de calidad, Liderazgo con responsabilidad
social.
Direccionamiento estratégico: es la política administrativa que orienta y garantiza que el
horizonte de la organización se operacionalice en las instituciones educativas.
Tablero de indicadores: es una herramienta que recoge los elementos de medición de los
procedimientos.
ABREVIATURAS
SGC: Sistema de Gestión de Calidad
HI: Horizonte Institucional
IED: Institución Educativa Distrital
FCE: Factor clave de éxito
SED: Secretaría de educación del distrito
PHVA: Planear hacer, verificar y actuar
PEI: Proyecto Educativo Institucional
PEC: Proyecto Educativo Colsubsidio
NEE: Necesidades educativas especiales
FO: Formato
FODE: Formato de Direccionamiento estratégico
FOM: Formato Misional
FOA: Formato de Apoyo
IT: Instructivo de Trabajo
2. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
2.1. Caja de Compensación Familiar COLSUBSIDIO
La Caja Colombiana de Subsidio Familiar, COLSUBSIDIO es una persona jurídica de derecho
privado, sin ánimo de lucro, organizada como Corporación, que cumple funciones de protección y
seguridad social y se halla sometida al control y vigilancia del Estado, en la forma establecida por
la Constitución Nacional y las leyes de la República. Su personería jurídica le fue reconocida por
Resolución número 3286 del 4 de diciembre de 1957 del Ministerio de Justicia.
El objeto social es el recaudo y administración de la prestación social subsidio familiar, así como
todas las actividades relacionadas con sus servicios, la protección y la seguridad social, conforme
con las disposiciones que regulen cada materia.
En cumplimiento de su misión, en el año 1999 le fue otorgada por licitación con la SED, la
concesión de 2 colegios en la localidad de Engativá. En el año 2004 la Gobernación de
Cundinamarca, le otorgó mediante licitación la administración de un Colegio en el municipio de
Sopó. En el año 2005, luego de un proceso de fusión con Comfenalco asumió la administración de
3 colegios en concesión de la localidad de San Cristóbal. Para efectos de viabilizar la gestión
académica los colegios de Colsubsidio conforman una red de instituciones educativas.
La relación de la Caja Colombiana de Subsidio Familiar y los Colegios en Concesión y
administración está dada por los compromisos establecidos entre la SED y el Departamento de
Cundinamarca, quienes construyeron y dotaron los colegios y Colsubsidio como Caja de
Compensación transfiere su experiencia en la administración de los mismos.
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2.2. Horizonte institucional de los colegios Concesión y en Administración
MISIÓN: En los colegios brindamos a la población infantil y juvenil una educación integral con
calidad para el desarrollo de sus capacidades físicas, afectivas, intelectuales, productivas y
sociales, orientada al mejoramiento de las condiciones de vida y a la construcción de una sociedad
más solidaria, armónica y equitativa.
VISIÓN: Como integrantes de la red educativa los colegios para el año 2014 trabajan por ser
instituciones educativas reconocidas a nivel nacional e internacional por la calidad y pertinencia del
modelo educativo, la transparencia y efectividad de la gestión y, por el liderazgo social y productivo
de los egresados en la construcción de una Colombia más justa, solidaria y en paz.
PERFIL DEL EGRESADO: Los egresados de los colegios Colsubsidio son personas con una
sólida formación ética, científica, tecnológica y cultural, con competencias intelectuales, sociales y
productivas y con proyectos de vida orientados al liderazgo y al servicio.
OBJETIVO INSTITUCIONAL: Ofrecer educación de calidad para la formación integral de personas
con competencias sociales, intelectuales y productivas, constructoras de su proyecto de vida y de
una sociedad más justa, solidaria y en paz.
VALORES
Respeto al ser humano y sus derechos: Estamos comprometidos con la construcción y
preservación de condiciones de vida dignas que contribuyan al desarrollo humano integral.
Integridad: Somos coherentes con nuestra razón de ser, actuamos con rectitud, honestidad,
responsabilidad y total transparencia y la promovemos en toda la comunidad educativa.
Solidaridad: Buscamos la práctica de la mutua ayuda entre las organizaciones y las personas que
contribuyan al mejoramiento de las condiciones de vida de la población, en especial la de mayor
vulnerabilidad.
Equidad: Brindamos trato digno sin discriminación, proporcionando igualdad de oportunidades de
acceso y desarrollo al bienestar.
Diligencia: Estamos comprometidos con el logro de los objetivos y metas del Proyecto Educativo
Institucional, haciendo las cosas bien, con interés, prontitud y efectividad.
3. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
3.1. Política de Calidad
Estamos comprometidos con la satisfacción de nuestros clientes, mejorando continuamente la
prestación de nuestros servicios, haciéndolos cada vez más competitivos dentro del marco de la
protección y seguridad social.
Para ello, nos apoyamos en un talento humano competente que actúa consecuentemente con los
elementos de nuestra cultura organizacional, con procesos ágiles y flexibles, enfocados hacia la
optimización de los recursos y la obtención de resultados.
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3.2. Objetivos de Calidad Corporativos
Garantizar la preferencia de nuestros clientes por la calidad del servicio, desarrollando productos
competitivos en términos de calidad, precio, oportunidad y prestación, que superen sus
expectativas.
Garantizar que nuestro personal cuente con las competencias, habilidades y recursos necesarios
para el desarrollo exitoso de su labor.
Mejorar continuamente nuestra gestión por procesos, apoyados en la infraestructura necesaria con
el fin de superar las expectativas de nuestros clientes.
3.3. Calidad de la Educación en Colsubsidio
Es un sistema de mejoramiento continuo cuyo objetivo es contribuir a la formación integral de la
población infantil y juvenil, mediante el desarrollo de competencias sociales, intelectuales y
productivas aplicables a sus proyectos de vida, de manera que favorezca la construcción de una
sociedad solidaria, armónica y equitativa, en coherencia con los proyectos educativos locales y
nacionales.
Los colegios en Concesión y Administración de Colsubsidio tienen la misión de entregar a la
sociedad egresados con una sólida formación ética, científica, tecnológica y cultural, con
competencias intelectuales, sociales y productivas y un proyecto de vida orientado al liderazgo,
que favorezca la construcción de una sociedad solidaria, armónica y equitativa.
Ante el amplio reto de cobertura educativa trazado por la Organización y las exigencias nacionales
de calidad, queremos garantizar los máximos estándares de calidad, mediante procesos que
unifiquen y racionalicen la gestión en todos los colegios de Colsubsidio, con el ánimo de brindar un
servicio educativo que se destaque por su excelencia, integralidad y mejoramiento continuo.
3.4. Objetivos Específicos de la Calidad en Educación
Lograr la satisfacción de las comunidades educativas atendidas mediante la prestación de un
servicio educativo que propende por el desarrollo humano integral reconocido por su
competitividad y por el logro del perfil del estudiante establecido en el Proyecto Educativo
Colsubsidio.
Garantizar procesos ágiles, pertinentes y eficientes soportados en una infraestructura y tecnología
adecuada para la prestación óptima del servicio.
Contar con un equipo humano comprometido, competente y en permanente actualización que
comparta la filosofía, misión, visión y valores institucionales y garantice la dinamización del
Proyecto Educativo Colsubsidio.
Garantizar un modelo educativo sostenible y equitativo mediante la consecución y ejecución de
recursos de acuerdo con la ley y la filosofía institucional.
3.5. Alcance del Sistema de Gestión de Calidad
Prestación del Servicio Educativo en los niveles de educación preescolar, básica primaria, básica
secundaria y media para los Colegios: Las Mercedes, Torquigua, San Vicente, Nueva Roma, San
Cayetano y Complejo Educativo Integral de Sopó CEIS-Colsubsidio.
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3.6. Responsabilidad del Jefe del Departamento de Educación formal en el SGC.
El Jefe de Departamento de Educación formal actuará con independencia de otras
responsabilidades como Representante de la Gerencia sobre los asuntos relacionados con el
Sistema de Gestión de Calidad y en consecuencia tendrá los siguientes niveles de responsabilidad.
- Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el
Sistema de Gestión de Calidad.
- Informar a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y de
cualquier necesidad de mejora.
3.7. Reglamento de los Comités de Calidad
El presente reglamento pretende establecer las áreas de responsabilidad de las diferentes
instancias con el fin de crear una cultura de mejoramiento continuo. Existen tres niveles de Comités
de Calidad: Comité de primer nivel, segundo nivel y tercer nivel.
El Comité de primer nivel está integrado por el Rector, el Coordinador de calidad, el Coordinador
de comunicación y mercadeo, el Coordinador de sistematización y/o documentación, el
Coordinador de evaluación, medición o seguimiento, el Coordinador de conceptualización y el
Coordinador de ambiente escolar, con representación del Equipo Directivo, de profesores, padres
de familia y estudiantes.
El Comité de segundo nivel está conformado por los Rectores de cada colegio y los respectivos
Coordinadores de Calidad.
El Comité de tercer nivel está integrado por la Jefe del Departamento de Educación Formal, el
Coordinador Académico del Departamento y los Rectores.
Estos Comités tendrán su propia reglamentación que asegure el cumplimiento de las áreas de
responsabilidad para la cual fueron creados.
4. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE LOS COLEGIOS EN CONCESIÓN Y
ADMINISTRACIÓN.
El Sistema de Gestión de Calidad consta de tres factores claves de éxito, ocho procesos, doce
procedimientos, tres instructivos de trabajo, sesenta y nueve formatos y noventa y cinco
documentos.
Para la construcción de los procesos, procedimientos y actividades se ha tenido en cuenta el ciclo
PHVA con el fin de generar una cultura de mejoramiento continuo.
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4.1. Mapa de procesos
4.2.
4.3.
4.2. Caracterización de procesos
4.2.1.
Direccionamiento Estratégico
Tiene como fin establecer los lineamientos que orientan la acción institucional con el propósito de
alcanzar las metas y los objetivos. Se compone de dos procedimientos:


Formular el Plan Estratégico Institucional
Formular el Plan de Mejoramiento Institucional y el Plan Operativo Anual.
4.2.2.
Gestión de Calidad
Tiene como objetivo desarrollar las acciones que aseguren un mejoramiento continuo y
reconocimientos externos. Se compone de dos procedimientos:


Atender los requerimientos de la Comunidad Educativa (quejas, solicitudes, felicitaciones y
sugerencias)
Establecer estándares de operación del Sistema de Gestión de Calidad
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4.2.3.
Gestión Curricular
Tiene como objetivo diseñar, desarrollar, evaluar y mejorar los diferentes componentes
curriculares con el fin de alcanzar la formación integral de los estudiantes. Se compone de dos
procedimientos:


Ajustar e implementar el Currículo
Evaluar el aprendizaje de los estudiantes
4.2.4.
Gestión de la Convivencia
Tiene como fin diseñar, desarrollar, evaluar y mejorar la convivencia con la intencionalidad de
propiciar un ambiente escolar sano y agradable. Consta de un procedimiento:

Ajustar e implementar la Gestión de la Convivencia
4.2.5.
Proyección comunitaria
Tiene como objetivo desarrollar acciones educativas que permitan mejorar la calidad de vida de la
comunidad. Consta de un procedimiento:

Ajustar e implementar el Proyecto Social Comunitario
4.2.6.
Bienestar Escolar
Tiene como objetivo brindar un conjunto de servicios que posibiliten el apoyo y mejoramiento del
bienestar institucional. Lo conforma el procedimiento:

Ajustar e implementar los servicios de bienestar escolar
4.2.7.
Gestión del Desarrollo Humano
Tiene como objetivo gestionar el recurso humano necesario e idóneo para garantizar la calidad en
la prestación del servicio. Por ser un proceso administrado directamente por la Gerencia de
Gestión Humana no se incluye en el presente Manual.
4.2.8.
Administración planta física, recursos e información
Tiene como objetivo administrar los recursos físicos e informativos con el fin de garantizar la
calidad en la prestación del servicio. Se compone de tres procedimientos:
 Realizar matrícula y mantener la cobertura
 Administrar espacios físicos y dotación
 Elaborar y ejecutar el presupuesto de Ingresos y Gastos
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4.3. Matriz general de procesos, procedimientos e indicadores
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
Formular el Plan Estratégico Institucional
P1
Direccionamiento
Formular y ejecutar el plan de
Estratégico
ESTRATÉGICO
P2
P3
Gestión de
Calidad
mejoramiento Institucional y el Plan
Operativo Anual.
Atender los requerimientos de la
Comunidad Educativa (quejas,
solicitudes, felicitaciones y sugerencias)
PR-01
PR-02
Cumplimiento plan de
mejoramiento
PR-03
Atención de los
requerimientos de la
comunidad
Establecer estándares de operación del
Sistema de Gestión de Calidad
PR-04
Ajustar e implementar el Currículo
PR-05
Evaluar el aprendizaje de los estudiantes
PR-06
PR-07
Gestión
Curricular
MISIONAL
P4
Gestión de la
Convivencia
Ajustar e implementar la gestión de la
convivencia
P5
Gestión de la
Comunidad
Ajustar e implementar el proyecto Social
comunitario
PR-08
Ajustar e implementar los servicios de
bienestar escolar
PR-09
P6 Bienestar Escolar
P7
Gestión del
Talento Humano
APOYO
Administración
INDICADORES
Cumplimiento de las
metas estratégicas
Efectividad de las
acciones de mejora
Nivel de satisfacción
Cumplimiento plan de
estudios
Efectividad de los
proyectos
Certificación de
formación laboral
Proyecto de vida
Promoción
Desempeño Pruebas
SABER
Índice de Conflicto
escolar
Efectividad de los
proyectos comunitarios
Ubicación de
Egresados
Efectividad servicios de
bienestar.
Índice de
accidentalidad
Realizar la gestión del talento humano
(ESTE PROCESO Y SUS PROCEDIMIENTOS CORRESPONDEN A
LA DIVISIÓN GESTIÓN HUMANA)
Realizar matrícula y mantener la
cobertura.
P8 de la planta física Administrar Espacios físicos y dotación
y recursos.
Elaborar y ejecutar el presupuesto de
Ingresos y Gastos
PR-10
Cobertura
PR-11
Cumplimiento del Plan
de Mantenimiento
PR-12
Ejecución presupuestal
4.4. Procesos contratados externamente
En el Departamento de Educación Formal se tienen procesos de apoyo con otras unidades de
servicio que soportan la operación de la prestación del servicio educativo. Éstos son: Alimentos y
Bebidas, Infraestructura, Apoyo Legal, Gestión Humana, Gestión de Compras, Comunicaciones,
Tecnología e informática, los cuales se controlan mediante el seguimiento de proveedor interno.
De igual manera se cuenta con proveedores externos a Colsubsidio que contribuyen en la
operación del servicio educativo.
4.5. Matriz de procesos y procedimientos detallada
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OBJETIVO
Establecer los lineamientos que orientan la acción institucional con el fin de
alcanzar las metas y los objetivos.
PROCESO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
ÁREA
ESTRATÉGICO
PROVEEDOR
Rectoría
Cada Área
Comité
Directivo
Jefe de
Departamento
de Educación
Formal
Secretaría de
Educación
Comité
Directivo
ENTRADA
Resultados
consolidados
de la
evaluación
institucional
Cierre del
tablero de
indicadores
DOFA por
gestión
Diagnóstico
Institucional
Lineamientos
de Colsubsidio
Lineamientos
de Política
Pública
Horizonte
Institucional
CONSOLIDADO
DE
ACTIVIDADES
SALIDA
CLIENTE
Realizar
Diagnóstico
Institucional
COMITÉ
DIRECTIVO
Diagnóstico
Institucional
Comité
Directivo
Revisar y
ajustar el
Horizonte
institucional
COMITÉ
DIRECTIVO
Formular el
plan
estratégico
Institucional.
COMITÉ
DIRECTIVO
Horizonte
Institucional
Plan
Estratégico
Institucional
Comité
Directivo
Consejo
Directivo
PROCEDIMIENTO
INDICADORES
PR-01
Formular el
Plan
Estratégico
Institucional
Cumplimiento
de las metas
estratégicas
OBJETIVO
Establecer los lineamientos que orientan la acción institucional con el fin de
alcanzar las metas y los objetivos.
PROCESO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
ÁREA
ESTRATÉGICO
PROVEEDOR
Comité
Directivo
Consejo
Directivo
Comité
Directivo
Comité de Calidad
Rectoría
ENTRADA
Plan
Estratégico
Institucional
Plan de
mejoramiento
Plan operativo
Plan
Estratégico,
plan de
mejoramiento
y plan de
operativo
aprobado
Informes por
Gestión
Tablero de
Indicadores
Informe de
seguimiento a
planeación
institucional
CONSOLIDADO
DE
ACTIVIDADES
Aprobar el plan
estratégico, el
plan de
mejoramiento y el
plan operativo
CONSEJO
DIRECTIVO
Divulgar el plan
estratégico, el
plan de
mejoramiento y el
plan operativo
COMITÉ
DIRECTIVO
Realizar
seguimiento al
plan de
mejoramiento
Institucional, los
planes operativos
y al tablero de
indicadores
Institucional
COMITÉ
DIRECTIVO
Generar acciones
de mejora.
COMITÉ
DIRECTIVO
SALIDA
Plan
estratégico
aprobado
Plan de
mejoramiento
Plan operativo
Actas de
Reunión
Informe de
seguimiento a
planeación
institucional
Actas de
Reuniones
CLIENTE
PROCEDIMIENTO
INDICADORES
Comunidad
educativa
Rectoría
Comité
Directivo
PR-02
Formular el
plan de
mejoramiento
Institucional y
el Plan
Operativo
Anual.
Cumplimiento
del plan de
mejoramiento
Consejo
Directivo
Jefe de
departamento
educación
formal
Acciones de
Mejora
Comité de
Calidad
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OBJETIVO
Desarrollar las acciones que aseguren un mejoramiento continuo y
reconocimientos externos.
PROCESO
GESTIÓN DE LA CALIDAD
ÁREA
ESTRATÉGICO
PROVEEDOR
Rectoría
Cliente interno o
externo
Comité de
Calidad
ENTRADA
CONSOLIDADO
DE
ACTIVIDADES
SALIDA
CLIENTE
Política de
Calidad y
protocolo de
Servicio al
Cliente
Socializar la
Política de
Calidad y
protocolo de
Servicio al
Cliente
COMITÉ
DIRECTIVO
Actas de
reunión
La Comunidad
educativa
Quejas,
solicitudes,
felicitaciones y
sugerencias
Atender los
requerimientos
de la
Comunidad
Educativa
(quejas,
solicitudes,
felicitaciones y
sugerencias)
COMITÉ
DIRECTIVO
Informe y
respuesta
quejas,
solicitudes,
felicitaciones y
sugerencias
Encuesta de
satisfacción
validada
Medir la
satisfacción
COMITÉ DE
CALIDAD
Resultados
encuesta de
satisfacción
Rectoría
PROCEDIMIENTO
PR-03 Atender
los
requerimientos
de la Comunidad
Educativa
(quejas,
solicitudes,
felicitaciones y
sugerencias)
INDICADORES
Atención de
los
requerimientos
de la
comunidad
Rectoría
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OBJETIVO
Desarrollar las acciones que aseguren un mejoramiento continuo y
reconocimientos externos.
PROCESO
GESTIÓN DE LA CALIDAD
ÁREA
ESTRATEGICO
PROVEEDOR
Consejo
Directivo
Comité de
Calidad
ENTRADA
Planeación
Institucional.
Plan de trabajo
SGC
Comité de
Calidad
Manual de
Procesos y
procedimientos
ajustado
Comité de
Calidad
Manual de
Procesos y
procedimientos
ajustado
Comité Calidad
Plan de trabajo
SGC
Manual de
Calidad
CONSOLIDADO
DE
ACTIVIDADES
Planear el
sistema de
gestión de
calidad
COMITÉ
CALIDAD
Establecer
estándares de
operación del
sistema de
calidad
COMITÉ DE
CALIDAD
Divulgar el
Sistema de
Gestión de
calidad
COMITÉ DE
CALIDAD
Implementar los
estándares de
calidad
COMITÉ DE
CALIDAD
Realizar
seguimiento al
Sistema de
Gestión de
Calidad
Auditorías
COMITÉ DE
CALIDAD
SALIDA
CLIENTE
Plan de trabajo
SGC
Comité
Directivo
Manual de
Procesos y
procedimientos
ajustado
Comunidad
educativa
Actas de
reunión
Actas de
entrega de
documentos
Comité de
Calidad
Informe de
auditoría
Rectoría
PROCEDIMIENTO
INDICADORES
PR-04
Establecer
estándares de
operación del
Sistema de
Gestión de
Calidad
Efectividad de
las acciones de
mejora
Nivel de
satisfacción
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PROCESO
OBJETIVO
GESTIÓN CURRICULAR
Diseñar, desarrollar, evaluar y mejorar los diferentes componentes curriculares con
el fin de alcanzar la formación integral de los estudiantes
ÁREA
MISIONALES
PROVEEDOR
Comité Calidad
Consejo
académico
ENTRADA
CONSOLIDADO
DE
ACTIVIDADES
SALIDA
Tablero
Indicadores
Académicos
Realizar el
diagnóstico de
los
componentes
curriculares
CONSEJO
ACADÉMICO
DOFA
Componentes
Curriculares
DOFA
Componentes
Curriculares
Plan estratégico
institucional
Revisar y ajustar
el currículo
CONSEJO
ACADÉMICO
CLIENTE
PROCEDIMIENTO
INDICADORES
Comité
Directivo
Red Curricular
Redes
académicas
Currículo
ajustado: Plan
de estudios,
SIEE, Proyectos
Institucionales
Actas de
reunión
Planeación
trimestral
Plan Operativo
Rectoría
Consejo
Académico
Rectoría
Consejo
académico
Currículo
ajustado
Divulgar e
implementar los
ajustes
curriculares
CONSEJO
ACADEMICO
Consejo
académico
Currículo
ajustado
Verificar la
implementación
del Currículo
COORDINACIÓN
ACADÉMICA
Informe de
seguimiento al
plan de estudios
Plan Operativo
Rectoría
Consejo
Académico
Coordinación
Académica
Informe de
seguimiento al
plan de estudios
Generar acciones
de mejora
CONSEJO
ACADEMICO
Acciones de
Mejora
Comité de
Calidad
Consejo
Académico
PR-05
Ajustar e
implementar el
currículo
Cumplimiento
plan de
estudios
Efectividad de
los proyectos
Certificación
de formación
laboral
Proyecto de
Vida
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OBJETIVO
Diseñar, desarrollar, evaluar y mejorar los diferentes componentes curriculares con
el fin de alcanzar la formación integral de los estudiantes
PROCESO
GESTIÓN CURRICULAR
ÁREA
MISIONALES
PROVEEDOR
MEN
Secretaria
SED
Docente
Rectoría
ENTRADA
SIEE
Cronograma
SIIE
Base de datos
Pruebas
internas y
externas
Modelo de
evaluación
definido por la
SED
Informes
parciales y
boletines de
valoración
Resultados
Evaluación
externa
CONSOLIDADO
DE
ACTIVIDADES
Revisar los
criterios y
procedimientos
establecidos en
el SIEE (Diseño
Curricular)
COMITÉ
DIRECTIVO
Implementar el
proceso de
Evaluación de
estudiantes
DOCENTES
CONSEJO
ACADÉMICO
Participar en la
evaluación
externa
RECTORIA
Realizar
seguimiento y
retroalimentació
n a lo largo del
proceso de
ejecución
SALIDA
Cronograma
Boletín de
valoraciones
Constancias de
desempeño, de
estudio, libros
de registro
Boletín de
valoraciones
Informe de
evaluación
Actas de
Reunión
Seguimiento a
estudiantes
DOCENTES
CONSEJO
ACADÉMICO
Plan de
mejoramiento
Generar
acciones de
mejora
Acciones de
Mejora
CLIENTE
PROCEDIMIENTO
INDICADORES
Coordinación
académica
Familias
Familias
Rectoría
PR-06 Evaluar el
aprendizaje de
los estudiantes
Promoción de
Estudiantes
Desempeño en
Pruebas
SABER
Familias
Consejo
Académico
Comité de
Calidad
COORDINACIÓN
ACADEMICA
Sistema de Gestión de Calidad Colegios Concesión y Administración de Colsubsidio
Manual de Calidad
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OBJETIVO
Diseñar, desarrollar, evaluar y mejorar la convivencia con el fin de propiciar un
ambiente escolar sano y agradable
PROCESO
GESTIÓN DE LA CONVIVENCIA
ÁREA
MISIONALES
PROVEEDOR
ENTRADA
Coordinadores
Académicos
Diagnóstico de
la Gestión de la
Convivencia
Comité Directivo
Ajustes al
modelo de
gestión de la
convivencia
Coordinadores
académicas
Modelo de
gestión de la
convivencia
CONSOLIDADO
DE
ACTIVIDADES
Revisar y
ajustar las
estrategia de
gestión de la
convivencia
COMITÉ
DIRECTIVO
Divulgar los
ajustes de la
estrategia de
gestión de la
convivencia
SALIDA
CLIENTE
Manual de
Convivencia
ajustado
Comité
directivo
Actas de
reunión
Seguimiento a
estudiantes con
el debido
proceso
INDICADORES
Toda la
comunidad
COORDINACIÓN
CONVIVENCIA
Implementar la
estrategia de
gestión de la
convivencia
escolar
PROCEDIMIENTO
PR-07
Ajustar e
implementar la
Gestión de la
convivencia
Índice de
Conflicto
escolar
Docentes
COORDINACIÓN
ACADÉMICA
Coordinadores
Académicos
Plan Operativo
Realizar
seguimiento a la
convivencia
escolar
Informe de los
resultados
Rectoría
Acciones de
Mejora
Comité de
Calidad
COORDINACIÓN
ACADEMICA
Coordinadores
Académicos
Informe de los
resultados
Generar
acciones de
mejora
COORDINACIÓN
ACADEMICA
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Manual de Calidad
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OBJETIVO
Desarrollar acciones educativas que permitan mejorar la calidad de vida de la
comunidad
PROCESO
PROYECCIÓN COMUNITARIA
ÁREA
MISIONALES
PROVEEDOR
ENTRADA
Comité Directivo
Diagnóstico
institucional
Apoyo Escolar
Diagnóstico
comunitario
Rectoría
Proyecto
comunitario
Apoyo escolar
Plan de acción
Apoyo escolar
Proyecto
comunitario
Rectoría
Informe de
seguimiento al
Proyecto
comunitario
CONSOLIDADO
DE
ACTIVIDADES
Realizar
diagnóstico
comunitario
TRABAJO
SOCIAL
Revisar y ajustar
el proyecto
comunitario
TRABAJO
SOCIAL
Divulgar el
proyecto
comunitario
TRABAJO
SOCIAL
Implementar el
proyecto
comunitario
incluido proyecto
de vida
TRABAJO
SOCIAL
Realizar
seguimiento al
proyecto
comunitario
COMITÉ
DIRECTIVO
Generar
acciones de
mejora
TRABAJO
SOCIAL
SALIDA
CLIENTE
DOFA del
proyecto
comunitario
Rectoría
Proyecto
comunitario
Rectoría
Actas de
reunión
Actas de
entrega de
documentos
Apoyo Escolar
PROCEDIMIENTO
PR-08
Ajustar e
implementar el
proyecto
comunitario
Informe de
seguimiento al
Proyecto
comunitario
Plan de mejora
del proyecto
comunitario
INDICADORES
Efectividad del
proyecto social
comunitario
Ubicación de
egresados
Rectoría
Apoyo escolar
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OBJETIVO
PROCESO
ÁREA
PROVEEDOR
ENTRADA
Brindar un conjunto de servicios que posibiliten el apoyo y mejoramiento del
bienestar institucional
BIENESTAR ESCOLAR
APOYO
Tablero de
indicadores
Comité Directivo
Diagnóstico
Institucional.
Comité Directivo
Plan estratégico
institucional.
Plan de mejoramiento
institucional.
Plan Operativo.
Diagnóstico de
Bienestar Estudiantil
Consejo Directivo
Programa de
bienestar
aprobado.
Consejo directivo
Enfermería,
Orientación
Escolar,
Trabajo social,
Biblioteca
Comité Directivo
Programa de
bienestar
aprobado.
Planes operativos
de Bienestar
estudiantil.
Encuesta de
satisfacción
Resultados de los
indicadores de
Bienestar escolar.
Retroalimentación
del programa de
Bienestar.
CONSOLIDADO
DE
ACTIVIDADES
Realizar y ajustar
diagnóstico de
bienestar
estudiantil.
ORIENTACIÓN E.
Revisar y ajustar
los programas de
bienestar
estudiantil.
ORIENTACIÓN
ESCOLAR
Divulgación del
programa de
bienestar
estudiantil.
ORIENTACIÓN
ESCOLAR
Implementar el
programa de
bienestar
estudiantil
ORIENTACIÓN
ESCOLAR
Realizar
Seguimiento al
desarrollo del
programa de
bienestar
estudiantil.
COMITÉ
DIRECTIVO
Generar acciones
de mejora
ORIENTACIÓN
ESCOLAR
SALIDA
CLIENTE
DOFA de
Bienestar
Estudiantil.
Apoyo escolar
Coordinación
administrativa
Programa de
bienestar
ajustado.
Consejo
Directivo.
Actas de reunión
Actas de entrega
de documentos
Coordinación
administrativa.
Resultados de los
indicadores de
Bienestar escolar.
Retroalimentación
del programa de
Bienestar.
Comité directivo
Plan de
mejoramiento.
Enfermería,
Orientación
escolar,
Trabajo social,
Biblioteca
PROCEDIMIENTO
PR-09
Ajustar e
implementar
programas de
bienestar
escolar
INDICADORES
Efectividad de
los servicios
de bienestar
Índice de
accidentalidad
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CONSOLIDADO
DE
ACTIVIDADES
SALIDA
CLIENTE
Verificación planta
de personal
Realizar
requerimientos de
necesidades de
planta de personal
RECTORIA
Planta de
personal ajustada
Gestión humana
Informe de
desempeños de
colaboradores
Informe de
evaluación clima
organizacional
Identificación de
necesidades de
formación del
personal
COMITÉ
DIRECTIVO
Plan de formación
del personal
Gestión Humana
Listado de
candidatos
Comité Directivo
Plan de atención
de necesidades
del personal
Selección de
personal
RECTORIA
Implementar el plan
de formación del
personal
COMITÉ
DIRECTIVO
Realizar
seguimiento plan de
formación
COMITÉ
DIRECTIVO
Participar en la
evaluación Clima
Organizacional GPTW
RECTORIA
Hacer evaluación de
Gestión de
desarrollo
COMITÉ
DIRECTIVO
Comité Directivo
Gestión Humana
Gestión Humana
Rectoría
Plan de formación
de personal
Gestión humana
Proceso diseñado
por el proveedor
Gestión humana
Líder de cada
equipo
Proceso Gestión
del desarrollo
para el logro de
resultados
Competencias y
Metas del modelo
de gestión de
desarrollo
humano
APOYO
OBJETIVO
Gestionar el recurso humano necesario e idóneo para garantizar la calidad en la
prestación del servicio.
PROCESO
GESTION DEL TALENTO HUMANO
ÁREA
APOYO
ENTRADA
PROVEEDOR
Generar acciones
de mejora.
RECTORIA
PROCEDIMIENTO
INDICADORES
Realizar la
gestión del
talento humano
Clima laboral
Rectoría
Gestión humana
Ficha Entrevista
técnica
Gestión humana
Actas de
asistencia a
actividades de
formación
Coordinadores.
Informe de
cumplimiento del
plan de formación
Coordinaciones
Informe medición
Clima
Organizacional
Rectoría
Informe de
gestión del
desarrollo
Comité directivo
Resultados del
seguimiento de
objetivos de
desarrollo
Comité calidad
(ESTE PROCESO Y
SUS
PROCEDIMIENTOS
CORRESPONDEN A
LA GERENCIA DE
GESTIÓN HUMANA)
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PROCESO
OBJETIVO
ADMINISTRACIÓN DE LA PLANTA FÍSICA Y RECURSOS
Gestionar los recursos físicos e informativos con el fin de garantizar la calidad en
la prestación del servicio
ÁREA
APOYO
PROVEEDOR
ENTRADA
SED
Estado de
matrícula
SED
Base de datos
SED
Rectoría
Rectoría
Reporte de
matrículas
Informe del
estado de
matricula
CONSOLIDADO
DE
ACTIVIDADES
Realizar
proyección de
matrícula
RECTORIA
Seguimiento a
los procesos de
matrícula y
mantenimiento
de cobertura.
RECTORIA
Formalización
de matrícula
SECRETARIA
ACADEMICA
Generar
acciones de
mejora
RECTORÍA
SALIDA
CLIENTE
Reporte de
cupos
disponibles
SED
Informe estado
de matrícula
Rectoría
Coordinación
administrativa
del
departamento
Libro de
matrículas
Carpeta
actualizada del
estudiante
Bases de datos
actualizadas.
SED
Institucional
Acciones de
mejora
Secretaría
académica
SED
PROCEDIMIENTO
PR-10
Realizar
matrícula y
mantener la
cobertura
INDICADORES
Cobertura
Comité de
Calidad
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OBJETIVO
Gestionar los recursos físicos e informativos con el fin de garantizar la calidad
en la prestación del servicio
PROCESO
ADMINISTRACIÓN DE LA PLANTA FÍSICA Y RECURSOS
ÁREA
APOYO
PROVEEDOR
ENTRADA
Coordinadores
Requerimientos
de los planes
operativos de
las áreas
académicas y
administrativas
Rectoría
Proyección
presupuestal
Rectoría
Plan de
mantenimiento
Rectoría
Presupuesto
Rectoría
Plan de
mantenimiento
CONSOLIDADO
DE
ACTIVIDADES
Realizar
diagnóstico de
las necesidades
en recursos e
infraestructura
Rectoría
Informe de
ejecución del plan
de mantenimiento
Proyección
presupuestal
CLIENTE
PROCEDIMIENTO
INDICADORES
Cumplimiento
del Plan de
Mantenimiento
Rectoría
PR-11
Administrar
recursos e
infraestructura
COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
Ejecución del
presupuesto
Institucional
RECTORIA
Ejecución plan
mantenimiento
COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
Seguimiento de
la ejecución del
presupuesto.
RECTORIA
Seguimiento de
la ejecución del
plan de
mantenimiento
COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
Informe de
ejecución
presupuestal
SALIDA
Generar
acciones de
mejora
COORDINACIÓN
ADMINISTRATIVA
Informe de
ejecución
presupuestal
Rectoría
Coordinación
administrativa del
departamento
Informe de
ejecución del
plan de
mantenimiento
Rectoría
Coordinación
administrativa
del
departamento
Acciones de
Mejora
Comité de
Calidad
PR-12 Elaborar y
ejecutar el
presupuesto de
ingresos y
gastos
Cumplimiento
ejecución
presupuestal
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Manual de Calidad
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ANEXOS
Se anexa un CD que contiene los formatos, el maestro de documentos, el tablero
de indicadores, los procedimientos y el manual de calidad, con el fin de soportar
todo el sistema documental y que debe mantenerse hasta tanto se realicen y se
aprueben cambios a los mismos en nuevas versiones.