APLICATIVO IOPS PERFIL APOYO A LA SUPERVISIÓN Y/O SUPERVISOR

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Código: F-TE-017
PROCESO: Mantenimiento y Soporte Tic
Formato Manual de Usuario
Perfil Apoyo a la Supervisión y/o Supervisor
Versión: 0
Fecha: 14 de Abril de
2014
Página: 1 de 18
APLICATIVO IOPS
PERFIL APOYO A LA SUPERVISIÓN Y/O
SUPERVISOR
Manual De Usuario
Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195
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Código: F-TE-017
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Contenido
1.
INTRODUCCIÓN....................................................................................................................... 3
2.
DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO.................................................................................... 4
2.1. Uso de Contraseñas.................................................................................................................. 4
2.2. Lineamiento Ambiental – Hacia un Cultura… “CERO SI SE PUEDE”. Lineamiento: “Política
Cero Papel”. Directiva INT-1725 de 21 de marzo de 2013............................................................. 4
2.3. Uso de Exploradores ................................................................................................................ 5
2.4. Para tener en cuenta................................................................................................................ 6
3.
ACCESO AL APLICATIVO........................................................................................................... 7
4.
F-AD-SC-001 ............................................................................................................................ 9
5.
4.1.
Calificación Informe de Ejecución ....................................................................................... 9
4.2.
Calificación Informe Final de Supervisión ......................................................................... 16
4.3.
Generación de Informes de Ejecución y de Supervisión ................................................... 16
CERRAR SESIÓN ..................................................................................................................... 18
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1. INTRODUCCIÓN.
El aplicativo Formatos Digitales, es un aplicativo que permite sistematizar los diferentes
formatos utilizados por la entidad convirtiéndolos en formularios que pueden ser
utilizados desde cualquier explorador de internet de versión reciente, estos formatos nos
permiten la generación de documentos digitales.
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2. DESCRIPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO
2.1. Uso de Contraseñas
El usuario del sistema debe ser consciente que la contraseña es de uso personal e
intransferible y es responsable por el manejo adecuado que de a la misma, la cual no
deberá ser revelada, divulgada o expuesta por ningún motivo, evitando exponer a los
sistemas informáticos de abuso intencional o accidental, cualquier acción que sea llevada
a cabo bajo esta circunstancia no exime al funcionario de la responsabilidad por algún tipo
de daño, pérdida, modificación, sustracción o eliminación de información sensible a la
entidad.
La asignación de contraseñas para el acceso y uso de las aplicaciones estará en cabeza de
la Subdirección de Investigación e Información previa autorización formal del jefe del área.
El usuario del sistema con acceso a estas aplicaciones es responsable por los cambios que
se generen bajo su autenticación.
Las cuentas de usuario, funcionarios y contratistas, que se desvinculen de la entidad, o
que se les terminen sus contratos de prestación de servicios, se desactivaran de
inmediato. Es responsabilidad de los Directores y Subdirectores de las diferentes
dependencias informar oportunamente a la Subdirección de investigación e Información la
creación, modificación y eliminación de las cuentas de usuarios.
2.2. Lineamiento Ambiental – Hacia un Cultura… “CERO SI SE PUEDE”.
Lineamiento: “Política Cero Papel”. Directiva INT-1725 de 21 de marzo de
2013.
La constitución Política de Colombia en su artículo 79, establece que: “todas las personas tienen
derecho a gozar de un ambiente sano. La ley garantizará la participación de la comunidad en las
decisiones que puedan afectarlo. Es deber del Estado proteger la diversidad e integridad del
ambiente, conservar las áreas de especial importancia ecológica y fomentar la educación para el
logro de estos fines”.
Mediante la directiva presidencial 04 de 2012, se fortalece la política cero papel, como estrategia
del Plan Nacional de Desarrollo 2010 – 2014. “Cero Papel que consiste en la sustitución de los
flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, sustentados en la utilización de
Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. Esta estrategia, además de los impactos
a favor del medio ambiente, tiene por objeto incrementar la eficiencia administrativa”.
El acuerdo 489 de 2012 por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y
de Obras Públicas para Bogotá D.C. 2012 – 2016. “Bogotá Humana”, en su segundo eje “un
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territorio que enfrenta el cambio climático y se ordena alrededor del agua”, determina dentro de
su objeto y alcance “(…) Bogotá Humana reconoce La necesidad urgente que tiene el distrito de
superar el modelo de ciudad depredador del medio ambiente (…) se buscará reducir en forma
permanente y creciente la generación de residuos en todas las actividades (…)” en el punto 5:
“Reducir la cantidad de basuras y escombros que produce la ciudad. Se promoverá el cambio en la
cultura del tratamiento de las basuras en la ciudad tenga un nivel que permita la sostenibilidad
ambiental de la ciudad”.
Por tal razón, se ha establecido el lineamiento para la implementación y apropiación de una
CULTURA AMBIENTAL al interior de la Secretaría Distrital de Integración Social, donde los
funcionarios y contratistas, apoyado desde el área de Gestión Ambiental, se comprometen a
minimizar el impacto ambiental negativo, formulando el lineamientos hacia una cultura … “cero si
se puede”
El objetivo general del lineamiento hacia una cultura … “cero si se puede” , es generar una cultura
ambiental dentro de la entidad, enmarcada en un sistema de mejora continua transversal a cada
uno de los procesos que permita interactuar sinérgicamente con la misionalidad y el talento
humano de la SDIS mediante la adopción e implementación de las políticas necesarias para el
óptimo uso de los recursos (Residuos sólidos aprovechables, agua, energía y papel), enmarcado en
un sistema de mejora continua e integral que comprende todos los elementos, componentes,
procesos, actividades e individuos de las actividades misionales de la entidad, estableciendo
cuatro políticas estratégicas:
1.
2.
3.
4.
Política Cero Papel
Política Cero Desperdicio de Agua
Política Cero Desperdicio de Energía
Política Cero Basura
De acuerdo con lo anterior, se solicita a todos los funcionarios y contratistas de la entidad para
que en el menor tiempo posible implementen el lineamiento y sus cuatro políticas estratégicas de
la presente directiva, los cuales permiten desarrollar prácticas ambientales de prevención y
mitigación de los impactos ambientales y el cumplimiento de los demás lineamientos, planes,
programas y políticas emitidas por el Área de Gestión Ambiental.
2.3. Uso de Exploradores
Para una mejor experiencia en el manejo de la aplicación se recomienda utilizar los
siguientes navegadores:
Google Chrome
Mozilla Firefox
Opera
Safari
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2.4. Para tener en cuenta
Desplazamiento: Desplazarse por el formato con la tecla Tab. Ubicación de la tecla Tab, en
la siguiente imagen:
Formato Fecha:
Para los campos que soliciten fecha, utilizar el formato:
DD/MM/AAAA, coloque en números el día, el mes, siempre usando dos (2) dígitos y el año
con cuatro (4) dígitos.
Explorador de Internet:
Puede utilizar cualquier explorador de internet, para
acceder al aplicativo, entre ellos puede encontrar: Internet explorer a partir de la versión 10,
google chrome, mozilla firefox, entre otros.
Si su equipo tiene instalado el sistema operativo Windows XP, por favor no utilice internet
explorer, pues la máxima actualización que este explorador permite en este sistema
operativo es la versión internet explorer 8. En este explorador el aplicativo no funciona
debidamente. Se sugiere para estos casos la instalación del explorador: google chrome.
Formato Número: Para los campos que soliciten valores, NO utilizar puntos, comas, ni ningún
tipo de separador, esto es: si el valor que paga por salud el $153.500, escriba en el campo
153500. Tampoco utilice signo pesos ($) ó signo porcentaje (%). En caso de tener que utilizar
decimales el tipo de separador recomendado es el punto (.).
Tipo de Anexos: Es importante tener en cuenta que solo se puede cargar un archivo por
cada tipo de anexo. Esto es, si el pago de salud y pensión contiene dos (2) recibos o dos (2)
hojas, conviértalo en un solo archivo y adjúntelo. Debe seguir el mismo procedimiento si su
bitácora de actividades contiene más de un archivo; conviértalo en uno solo para poder
adjuntarlo al informe.
Los archivos pdf que se carguen a cada informe NO pueden tener un peso superior a 2 megas.
Si su archivo pdf, pesa más de 2 megas, el aplicativo le mostrara una ventana con un error y
no le permitirá subir el archivo.
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3. ACCESO AL APLICATIVO
Para ingresar al aplicativo digite en la barra de direcciones de su explorador de internet:
iops.sdis.gov.co, seguido de la tecla: Enter. (Por favor ni digite www., o http://).
Aparecerá la dirección como aparece en la imagen a continuación:
Una vez se valide la URL, aparecerá la siguiente ventana:
Ingrese su usuario y su contraseña. De acuerdo con los lineamientos de la Subdirección de
Investigación e Información, el usuario y contraseña que se utiliza en este aplicativo es el
mismo que se utiliza en el aplicativo de inventarios.
Siempre su usuario es su número de cédula. Si es la primera vez que va a ingresar, su
contraseña es el número de cédula escrito al revés, esto es:
Usuario:
Contraseña:
12345678
87654321
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En caso de olvido de contraseña, por favor haga una solicitud de cambio de contraseña,
envíe un correo a la siguiente dirección: [email protected], escriba
claramente su requerimiento, e incluya sus datos básicos: número de documento de
identificación, nombre completo y de ser necesario incluya el número de contrato y la
vigencia. También sea claro en cuanto al aplicativo que está utilizando o para el cual
requiere el soporte.
Cuando el usuario y la contraseña sean validados el aplicativo le mostrará el menú con la
opción del formulario: F-AD-EC-02, seguido de la opción: F-AD-SC-001, como lo muestra la
imagen a continuación, de clic sobre la opción F-AD-SC-001:
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4. F-AD-SC-001
De clic sobre el menú F-AD-SC-001.
4.1.
Calificación Informe de Ejecución
La lista a continuación es la misma que se vera tanto en el perfil de Apoyo a la Supervisión
como en la del perfil del Supervisor.
El aplicativo le mostrará una lista que contiene los informes que se encuentran bajo su
perfil; estos son los informes que le corresponde calificar y aprobar o no aprobar. Los
datos que encontrara en cada registro son:
Número del contrato.
Fecha del contrato. (Fecha de firma o suscripción)
Nombre del contratista.
Periodo de presentación del informe. (Fecha inicial y fecha final del periodo)
Soportes. (anexos o archivos que el contratista adjunto al informe de ejecución)
Actividades. (Corresponde al número de actividades o la cantidad de actividades que
el contratista incluyo en su informe de ejecución.)
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Para diferenciar los informes, de acuerdo con la imagen anterior, tenga en cuenta lo
siguiente:
Los registros que aparecen sin indicador al lado del número del contrato,
corresponden a los informes que no han sido revisados por el Apoyo a la Supervisión.
Estos son los que debe calificar el Apoyo a la Supervisión.
Los registros que aparecen con un indicador de color Verde al lado del número del
contrato, corresponden a los informes que ya fueron calificados por el Apoyo a la
Supervisión y que están listos para que el Supervisor del contrato los califique y
autorice.
Los registros que aparecen con un indicador de color Rosado al lado del número del
contrato, corresponden a los informes que no tienen asignado un Apoyo a la
Supervisión y por tanto el Supervisor debe hacer la calificación completa del informe.
Para empezar la calificación de los informes de supervisión, ubique el puntero del mouse
sobre el número del contrato que va a revisar y haga un clic sobre él; el aplicativo le
desplegará el formato de informe de supervisión. Para calificar el informe de supervisión
por parte del Apoyo a la Supervisión y/o Supervisor, haga clic sobre el botón Nuevo, este
comando activa la edición del formato. Si Ud., no da clic sobre este botón no podrá iniciar
la respectiva verificación.
De acuerdo con la imagen a continuación:
Para visualizar las actividades que incluyo el contratista en el informe de ejecución,
haga clic sobre el número correspondiente en la columna Actividades, se desplegarán
las actividades.
Apoyo a la Supervisión: Escriba el número de cédula de ciudadanía del apoyo a la
supervisión y oprima la tecla Tab, en el siguiente campo aparecerá automáticamente
el nombre correspondiente.
¿Se reporta algún desempeño deficiente o a mejorar?:
botón Sí o No, según corresponda.
Haga clic sobre el
Cumplimiento del Objeto:
Escriba las observaciones pertinentes. Campo
de texto que le permite digitar texto sobre el cuadro o copiar y pegar desde otro
documento.
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Anexos:
De acuerdo con la imagen a continuación, existen dos (2) tipos de anexos, el
primero corresponde al pago de “Salud, Pensión y Riesgos Profesionales”, el segundo
corresponde a la “Bitácora de Actividades”. Para ver el archivo haga clic sobre el icono
correspondiente al anexo, se abrirá el archivo adjunto en una venta o pestaña adicional
dependiendo del explorador que esté utilizando:
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Posteriormente, debe calificar una a una las obligaciones específicas, las opciones de calificación,
son:
Deficiente.
A mejorar.
Satisfactorio.
Sobresaliente.
No aplica.
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La última parte del formato contiene las siguientes opciones.
Recomendaciones o sugerencias acerca del desempeño del contratista. Cuadro de texto,
escriba la observación correspondiente.
Declaraciones y propuestas del contratista ante un eventual desempeño deficiente o a
mejorar de las obligaciones. Cuadro de texto, escriba la observación correspondiente.
Resultado esperado al momento de finalizar el contrato. Cuadro de texto, escriba la
observación correspondiente.
Riesgo en el manejo de los recursos. Cuadro de texto, escriba la observación
correspondiente.
¿Existe plan de mejoramiento? De clic sobre el botón Sí o No, según corresponda.
¿Entregó informe de ejecución? De clic sobre el botón Sí o No, según corresponda.
¿Procede pago en este periodo? El Apoyo a la Supervisión, puede dar clic sobre el botón NO,
si el informe debe ser devuelto. El Supervisor y solo el Supervisor, podrá dar clic sobre el
botón SI y el informe queda debidamente aprobado.
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Información cualitativa y cuantitativa de la ejecución del contrato / convenio, de acuerdo a
las metas del proyecto al que pertenece. Cuadro de texto, escriba la observación
correspondiente.
Otras observaciones relevantes del supervisor. Cuadro de texto, escriba la observación
correspondiente.
Recuerde guardar la información. El aplicativo le mostrara una ventana de confirmación, así:
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Una vez haya terminado de calificar el informe de supervisión y haya grabado la información
correspondiente, de clic sobre el encabezado de columna “Contrato”, el aplicativo le volverá a
mostrar la lista. Repita el procedimiento para los siguientes informes que va a calificar.
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4.2.
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Calificación Informe Final de Supervisión
Cumplimiento de Objeto y Obligaciones Contractuales: De clic sobre el botón Sí o No, según
corresponda, en el cuadro de texto escriba la observación a que haya lugar.
Cumplimiento de Aportes a Seguridad Social Integral y/o Parafiscales: De clic sobre el botón
Sí o No, según corresponda.
Observaciones del Supervisor / Interventor: En el cuadro de texto escriba la observación a
que haya lugar.
4.3.
Generación de Informes de Ejecución y de Supervisión
Está calificación le corresponde hacerla únicamente al supervisor del contrato. Consiste
en dar clic en el botón Sí de la opción ¿Procede pago en este periodo?. Una vez el
supervisor del contrato grabe la información, automáticamente se generarán los archivos
pdf correspondientes a los informes de ejecución y de supervisión.
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El informe desaparecerá de la lista de calificables en el perfil Apoyo a la Supervisión y/o
Supervisor.
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5. CERRAR SESIÓN
Para cerrar su sesión, haga clic sobre la opción “Salir”, del menú.
ELABORO
REVISO
APROBO
NOMBRE
Patricia Casas Rodríguez
Virginia Alemán Casas
Carlos Vladimir Cobo Ramírez
CARGO
Contratistas la Subdirección de
Investigación e Información
Subdirectora de la Subdirección de
Investigación e Información
Director de la Dirección de Análisis y
Diseño Estratégico
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