Procès-verbal de la réunion du conseil d

CONSEIL D’ADMINISTRATION
Date :
9 mars 2015
Heure :
18 h 30
Lieu :
Stade Olympique
Procès-verbal
Sont présents :
Michel Riendeau, président démissionnaire
Daniel Aucoin, vp marketing
Charles-Antoine Lessard-Tremblay, vp clubs
Hubert Blouin, secrétaire-trésorier
Cédric Alliguié, vp régates
Vincent Côté, vp développement via Skype
Est absent :
Richard Cabana, vp haute performance
1. Vérification du quorum et mot de bienvenue du président démissionnaire
1.1 Nomination d’un secrétaire de réunion (Daniel Aucoin)
2. Adoption de l’ordre du jour
Ajout des points 6.3, 6.4 et 6.5; retrait du point 10.4;
CA propose CALT appuie
3. Adoption du procès-verbal de la réunion du 2 février 2015
HB propose, DA appuie unanime
4. Affaires découlant du procès-verbal de la réunion du 2 février 2015
4.1 Le nouveau secrétaire-trésorier doit mettre à jour les infos de l’AQA auprès du Registre des
entreprises du Québec.
Nous avons reçu notre code ClicSÉCUR.
Action à suivre
4.2 Vincent Côté doit contacter le Registre des entreprises du Québec pour obtenir le numéro
ClicSÉCUR de l’AQA. FAIT
4.3 Michel Riendeau doit corriger le mandat du comité Éthique et gouvernance et envoyer les
corrections à DA.
Action à suivre MR et DA vont se reparler
4.4 Daniel Aucoin va envoyer la composition du nouveau conseil d’administration de l’AQA à
RCA, au MELS, au RLSQ et à la Caisse Desjardins De Lorimier-Villeray. FAIT
4.5 Hubert Blouin doit appeler Guylaine Bernier, ou lui écrire, simplement pour l’informer qu’à
titre de secrétaire-trésorier de l’AQA, il est le nouveau représentant de l’AQA auprès du Fonds
des Maîtres. FAIT
4.6 DA doit envoyer les coordonnées de GB et les règlements du Fonds des Maîtres à HB. FAIT
4.7 RC va appeler Sid Murdoch pour connaitre la date-butoir et le processus pour émettre des
commentaires sur le système d’enregistrement de RCA.
Action à suivre
DA va écrire à Sid pour que Hubert devienne administrateur du système en
remplacement de PC et en indiquant qu’un éventuel employé sera également
administrateur.
Question de Hubert.
J’ai fait faire le chèque à RCA pour les montants manquants. La teneuse de livre du RLSQ m’a
dit qu’elle facturerait les clubs. Comment ça marche ?
DA explique comment les clubs «acceptent» leurs membres dans le système d’enregistrement
de RCA. Dès l’acceptation, RCA émet une facture à l’AQA; l’AQA paye cette facture à RCA et
facture les clubs. Les clubs payent à l’AQA les enregistrements RCA et AQA.
4.8 CALT doit demander aux clubs leurs commentaires. FAIT
Un seul courriel reçu. Matteo Cendamo demande clarification pour les régates ERA. Le CAM
perd de l’argent
4.9 au nom de l’AQA, DA va envoyer une lettre à Location Légaré avec les noms des clubs
dûment enregistrés auprès de l’AQA. FAIT
4.10 RC doit parler au comité technique avant le 28 février. FAIT
4.11 RC doit parler aux clubs de l’Ontario et des Maritimes pour savoir s’ils pensent participer
aux régates ERA.
Voir point 8.4.
4.12 VC doit parler à Catherine Paquin ou Jean Anderson pour régler la situation des
inscriptions des canotiers de glace.
Cette action a été faite, mais les canotiers ne semblent pas membres de RCA pour la
saison en cours !?!?!
Action à suivre
Action : Il faut dire à Catherine Paquin ou Jean Anderson que chaque membre doit
absolument être enregistré AVANT d’aller sur l’eau.
4.13 DA va envoyer cahier de charge de régates d’ergo à CA. FAIT
4.14 HB, MR et VC doivent faire l’inventaire des bateaux d’aviron de mer de l’AQA et savoir où
ils se trouvent.
MR indique qu’il a trouvé un inventaire qui semble pas mal à jour.
Action : HB doit s’assurer que l’inventaire soit complet.
Action : VC doit écrire à Capitale pour régler une facture de réparation et s’assurer que
des contrats de location soient émis, remplis et payés AVANT la saison estivale 2015.
Action : VC doit écrire à Alma pour s’assurer que des contrats de location soit émis,
remplis et payés AVANT la saison estivale 2015.
4.14a VC demandera à Charles Hauss à propos des bateaux, rames, remorque d’aviron de mer
pour connaître le véritable inventaire de l’AQA.
En suivi voir 4.14
4.14b MR va vérifier le disque dur de l’ordinateur de l’AQA pour l’inventaire des équipements.
FAIT
4.14c HB doit vérifier si les clubs d’Alma et de la Capitale payent pour la location de ces
bateaux.
En suivi voir 4.14
4.15 DA et CA doivent travailler pour le cahier de charge et les communications-marketing du
championnat québécois d’aviron en salle.
En suivi
Action DA et CA doivent envoyer à UdeM le plus vite possible.
4.16 HB fera une recherche au sujet des frais d’inscriptions des fédérations provinciales
d’aviron hors-Québec et des autres sports au Québec. FAIT
L’AQA est dans les prix comparativement à l’Ontario et la Colombie-Britannique. On ne
changera pas nos prix.
À suivre par rapport aux autres fédérations québécoises de sport.
4.17 VC doit faire recherches dès maintenant en vue des Jeux du Québec de 2016 pour
permettre de promouvoir l’aviron dans de nouvelles régions en 2015.
VC : L'aviron doit être représenté par des équipes présentes dans 11 régions "Jeux du Québec".
Présentement, nous avons des clubs dans 9 régions. Par contre, plusieurs de ses clubs n'ont
pas de structure d'accueil adéquate pour développer une équipe compétitive dans le groupe
d'âge ciblée en suivant les recommandations du DLTA. Ma recommandation : aller de l'avant
avec le circuit "Coupe du Québec", inciter les clubs à développer des entraineurs qui suivront
les recommandations du DLTA et du PSDE de l'AQA en participant au camp de suivi du CDE et
en orientant l'achat d'équipement selon les recommandations du DLTA.
5. Mot du président démissionnaire (Michel Riendeau)
5.1 Commentaires sur le Comité éthique et gouvernance À revoir
5.2 Commentaires sur Rôle et responsabilités À revoir
6. Mot du Secrétaire-Trésorier (Hubert Blouin)
6.1 Commentaires sur Rôle et responsabilités À revoir
6.2 Commentaires sur le Comité Fonds des Maîtres À revoir
6.3 Budget 2015-2016
MR suggère que HB lance le travail du budget 2015-2016. Et que chaque vp fasse ses
demandes à HB. VC a déjà demandé des montants pour deux comités.
VC : On fait des demandes et HB décidera ce qu’il peut donner.
DA Suggère que les demandes soient faites en fonction du plan d’orientation.
CALT : Mon comité peut-il demander ? Réponse Oui.
VC : Alain Rochon a fait parvenir son budget. C’est dans la cour de Cédric.
CA : Oui, je sais.
Action : que chaque vice-président fasse ses demandes auprès d’HB
6.4 1er avril, avertir les clubs pour les enregistrements
Action : DA va préparer un courriel que HB devra envoyer aux clubs (processus RCA,
prix des enregistrements clubs, membres.
Action : HB devra envoyer ce courriel aux clubs
6.5 Plan d’orientation long terme
Action DA va envoyer le plan aux autres membres du CA
7. Mot du V.-P. Club (Charles-Antoine Lessard-Tremblay)
7.1 Commentaires sur Rôle et responsabilités À revoir
7.2 Réunion du comité des présidents À revoir
CALT : J’ai envoyé le procès verbal à tout le monde. Matteo Cendamo a été le seul a envoyé
commentaires.
Commentaire 1 : le CAM ne veut pas organiser les régates ERA parce que celles-ci ne sont pas
rentables.
Commentaire 2 : Sanction canots à glace. Déjà fait part de mes commentaires à CA.
VC : Catherine Paquin connaît très mal le dossier. Il y avait entente pour l’hiver 2013-2014
comme année test. Les gens d’aviron de glace s’attendent à avoir des avantages. Mais nous
n’avons aucune preuve qu’ils sont liés à nous pour la saison actuelle. Il semble qu'aucun
membre de l'association n'ait payé une cotisation pour l'année en cours. Il semble que
l'association n'a payé qu'une cotisation "club" pour l'année 2014. Les courses pour l'année
2015 étant terminées, cette situation devra être clarifiée pour l'année 2016. Ma
recommandation : étudier la possibilité que les équipes de canots à glace deviennent membres
dans les clubs d'aviron existants (les équipes de Québec à Québec et les équipes de Montréal
dans un club intéressé à les accueillir - Lachine peut-être?). On doit favoriser un
rapprochement avec le canot à glace, mais ça doit se faire de la bonne façon.
Il faut la volonté des canotiers et des clubs actuels afin qu’ils s’associent. On ne devrait pas
créer une nouvelle entité, qui ne répond pas aux besoins de nos membres.
Action : VC va écrire à Catherine pour expliquer entente future.
Action découlant : écrire aux clubs actuels de l’AQA d’accueillir les gens d’aviron de
glace.
Commentaire 3 de MC : Il a démissionné du comité de sanction des régate.
CA : À la suite de cette démission, je pensais mettre ce comité au comité des juges-arbitres
pour passer de deux comités à un seul.
Action : CA va parler à Alain Rochon pour créer ce sous-comité.
VC : J’appuie au maximum.
Action : CA va demander à RCA si un comité au lieu de deux est OK.
Commentaire 4 de MC : Il y a actuellement des travaux au quartier des athlètes.
8. Mot du V.-P. Haute-Performance (Richard Cabana)
8.1 Commentaires sur Rôle et responsabilités À revoir
8.2 Commentaires sur le Comité technique À revoir
8.3 Suivi CDE
DA : Il y a eu un camp de suivi du CDE le 28 février avec des athlètes et des entraîneurs de
plusieurs clubs avec tests et présentations. Il y a aussi eu une réunion d’information pour les
entraîneurs donnée par Gavin McKay.
8.4 Régates ERA
DA : Lors du camp du 28 février, nous avons discuté des régates ERA à bâtons rompus. Nous
avons alors convenu de mettre toutes les idées au clair lors d’une réunion le mardi 3 mars.
D’abord nous remercions Matteo Cendamo de nous avoir très rapidement fourni le budget
2015 prévus pour l’organisation des régates.
Les conclusions du groupe de travail formé de VC, RC, GM, KS et DA sont les suivantes : l’AQA
offrira trois événements ERA aux clubs de l’ERA.
1-16 mai : camp d’initiation aux régates avec différents ateliers pour préparer les CSSRA;
2-4 juillet : Finale ERA des clubs avec accumulation de points pour gagner le trophée
Comstock;
3-3 ou 17 octobre : Régate ERA scolaire
L’objectif de ce programme est de respecter le DLTA et de rentabiliser les trois activités mises
ensemble dans un budget global.
Action : RC doit contacter les clubs de l’ERA pour proposer ce programme.
9. Mot du V.-P. Développement (Vincent Côté)
9.1 Commentaires sur Rôle et responsabilités À revoir
9.1a La promotion de l’aviron chez les jeunes n’apparaît pas dans son mandat.
9.2 Commentaires sur le Comité Aviron de mer À revoir
9.3 Commentaires sur le comité Aviron de randonnée À revoir
Hors d’ordre : MR et HB feront le suivi auprès de la Caisse Desjardins pour les signatures et le
code Accès D.
HB, VC et RC peuvent l’obtenir.
10. Mot du V.-P. Régates (Cédric Alliguié)
10.1 Commentaires sur Rôle et responsabilités À revoir
10.2 Commentaires sur le Comité des Juges-arbitres À revoir
10.3 Commentaires sur le comité Sanction des régates et de la Sécurité Déjà vu
11. Mot du v-p Marketing – Communications (Daniel Aucoin)
11.1 Commentaires sur Rôle et responsabilités À revoir
11.2 Commentaires sur le Comité Placements Sports À revoir
11.3 Faire adopter la résolution suivante :
En raison d’une erreur administrative de l’AQA, le Club d’aviron de Boucherville a perdu
1600$ de dons Placements Sports en 2014 parce que des chèques remis en juillet n’ont jamais
été déposés. Cette erreur de l’AQA a fait perdre de l’argent à l’AQA et des équipements au CAB.
DA propose que le CAB profite d’une mesure exceptionnelle qui ne coûtera rien à l’AQA pour
compenser cette erreur. Ainsi, les prochains 1600$ de dons Placements Sports récoltés par le
CAB permettront à ce club de profiter d’un total de 4800$ d’équipements de l’AQA dédiés au
développement de l’aviron.
DA est appuyé de : CA
Unanime
11.4 Infolettre mensuelle de l’AQA ou infolettre mensuelle pour chacun des clubs ?
DA a fait parvenir un sondage aux clubs, mais aussi parlé à différentes personnes et se pose
une question, une question qui doit être relayée aux présidents de club.
Plutôt que de rédiger une infolettre provinciale envoyée à tout le monde, est-ce que l’AQA ne
devrait pas aider les clubs à rédiger leurs infolettres locales; de les distribuer aux lecteurs
locaux et d’ensuite les diffuser sur le Facebook de l’AQA ?
11.5 En 2015, je ne chercherai pas vraiment de nouveaux revenus; je préférerais préparer le
terrain pour signer des ententes pour l’année 2016.
VC Déception du livre 150 ans qui a été présenté à l’Assemblée nationale et qui n’a pas été
promu par l’AQA et les clubs. Une chance unique qui semble avoir été ratée.
DA Je ne commencerai rien en communications avant de pouvoir faire de suivi.
VC Je n’accuse personne. Je trouve déplorable que l’AQA et les clubs n’aient rien fait.
12. Varia
CA : demande calendrier des régates.
CA : si ERA scolaire il n’y a pas de comité organisateur de la régate.
CA : Est-ce que cette régate pourrait être présentée à Sherbrooke.
VC : La régate des jeunes pourrait être à Deauville.
13. Dates des prochaines réunions
13.1- Les prochaines réunions du CA se tiendront les 13 avril, 15 juin (on sait déjà que HB et
CALT absents), 14 septembre, 12 octobre et 21 novembre AGA
14. Levée de l’assemblée
20h32 fin de la réunion.