Guide d`utilisation - Le coffre-fort

 Guide d'utilisation Coffre fort Primobox Mieux connaître l’interface 2
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1 – Liste des différents espaces de classement 2 – Barre d’outils 3 – Emplacement des documents 4 – Zone d’accès à mon compte
5 – Barre d’outils des fonctionnalités relatives aux documents 6 – Fonctionnalités EY (fiches de paie, attestation…)
La barre d’outils (2 et 5) Tant qu’aucun document n’est sélectionné, la barre d’outils (2) comporte seulement quatre icônes. Les icônes (5) propres à la gestion d’un document, s’activeront dès que le document sera sélectionné Documents reçus non lus •
Cette fonction vous permet de visualiser rapidement les derniers documents importés qui n’ont pas été ouverts Mes documents favoris •
Vous pouvez désigner à l’aide de l’étoile en face de votre document, des favoris. Ils apparaitront directement en cliquant sur cette icône Rechercher un document •
Cette fonction permet de rechercher un document dans la plateforme •
Importer Cette fonction permet d’importer un ou plusieurs fichiers qui se trouvent dans votre ordinateur vers votre plateforme MyPrimobox. En cliquant sur l’icône « Importer », une fenêtre s’ouvre : Sélectionnez le dossier de destination du document à importer Récupérer votre document à l’aide du bouton « Parcourir » Cliquez sur « Importer » Importation terminée, vous retrouvez votre document dans le dossier choisi. Astuce : pour importer plusieurs documents, il vous suffit de maintenir la touche « majuscule » et de les sélectionner. Votre espace sécurisé •
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Le coffre-­‐fort vous permet de conserver vos documents électroniques originaux au sein des infrastructures sécurisées de la caisse des dépôts. Vous pouvez également y déposer vos documents importants préalablement numérisés comme votre contrat de mariage, vos actes notariés, les certificats d’authenticité d’un bien….. Les documents électroniquement signés par Ernst & Young (fiches de paie, contrats, etc…) sont automatiquement déposés à la Caisse des dépôts avec une sécurité optimale, service offert par Ernst & Young. L’archivage à valeur probante de vos documents personnels est un service payant. Vos documents professionnels RH et vos documents personnels importants (factures, attestations d’assurance, certificats de scolarité, etc …) sont hébergés via les infrastructures d’hébergement d’IBM chez Aspaway Mail •
Cet outil permet d’envoyer un document par mail. Sélectionnez le document à envoyer, puis cliquez sur l’icône « mail », une fenêtre « Envoi de document par e-­‐mail » s’ouvre Renseignez l’adresse mail du destinataire, le sujet et le message. Vous avez la possibilité de choisir si vous souhaitez envoyer votre document en pièce jointe ou en lien téléchargeable avec une durée de validité que vous définissez. •
Fax Cet outil permet d’envoyer un document PDF par fax. Sélectionnez le document, cliquez sur l’icône « fax », une fenêtre « envoyer un fax » s’ouvre Renseignez le n° de fax du destinataire puis validez. Attention : Service payant – se rapporter à la rubrique « mon compte » pour voir le nombre de crédits disponibles. Si vos crédits sont épuisés, vous pouvez en acheter directement via cette rubrique. Courrier Cet outil permet d’envoyer un document PDF par courrier. Sélectionnez le document, cliquez sur l’icône « courrier », renseignez tous les champs de la fenêtre. Attention : Service payant – se rapporter à la rubrique « mon compte » pour voir le nombre de crédits disponibles. Si vos crédits sont épuisés, vous pouvez en acheter directement via cette rubrique. Renommer • Pour renommer un document, il suffit de le sélectionner et de cliquer sur l’icône « Renommer ». Cette icône est valable uniquement pour les fichiers. Astuce : Vous pouvez également renommer votre fichier en double cliquant dessus. Couper, Copier, Coller •
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Les fonctions « Couper », « Copier » et « Coller » permettent de déplacer un document d’un espace à un autre. Il suffit de sélectionner le document à déplacer, puis choisir l’option « Couper » ou « Copier » puis de choisir le dossier dans lequel on souhaite ranger le fichier et cliquer sur « Coller ». Astuce : Vous pouvez également faire glisser le document sélectionné dans le dossier de destination. Supprimer •
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Vous avez la possibilité de supprimer un document de votre coffre-­‐fort, en le sélectionnant et en cliquant sur l’icône « supprimer » Rappel : Si vous supprimez un document archivé à la caisse des dépôts, celui-­‐ci restera toujours archivé durant la période payée et visible dans l’onglet « Archives CDC » Rappels •
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Cette fonction permet d’indiquer un rappel sur un document. Date de validité d’un passeport, rappel de paiement d’une facture, fin de contrat d’entretien, etc… Sélectionnez votre document puis cliquez sur l’icône « rappel ». Entrez la date d’échéance du document, puis la date de rappel à laquelle vous souhaitez recevoir le mail qui vous sera adressé pour le rappel Puis cliquez sur « Ajoutez ». •
Commentaires Zone de texte permettant de noter une information directement rattachée au document (ex : date de paiement d’une facture….) Sélectionnez votre document et cliquez sur l’icône « Commentaire ». Entrez votre commentaire, puis ajoutez. L’historique de vos commentaires apparaît dans la fenêtre. Comment visualiser vos commentaires et vos rappels ? Une encoche verte apparaît dans les colonnes commentaires ou rappels, lorsque vous en avez déposé. Pour y accéder, il vous suffira de sélectionner le document et de cliquer sur l’icône correspondante. Barre d’outils des dossiers et sous dossiers Flèche simple : A partir de l’écran d’accueil, seule cette flèche simple apparaît, elle vous permet d’ajouter un dossier. Flèche double : Apparaît dès que vous avez sélectionné un dossier, et vous permet de rajouter un sous-­‐dossier. Touche « R » : Vous permet de renommer le dossier ou sous-­‐dossier sélectionné. Touche « X » : Vous permet de supprimer le dossier ou sous-­‐dossier sélectionné. Accéder à mon compte Vous pouvez mettre à jour vos données personnelles dans la rubrique « Mon Compte » ou consulter les informations relatives à votre abonnement et le modifier si vous le souhaitez. Vous accédez à la rubrique « Mon Compte » en cliquant directement en haut à gauche de l’interface sur l’icône « Mon Compte ». Chaque collaborateur dispose d’un espace de stockage d’1 Go, lui permettant ainsi d’importer dans sa plateforme environ 10000 documents courants. Vous pouvez, à partir de cet espace : • Modifier vos informations personnelles : Nom, Prénom, adresse e-­‐mail et n° de téléphone. • Modifier votre mot de passe : une fois la modification effectuée, vous recevrez une confirmation par mail. • Acheter de nouveaux crédits. Les crédits sont nécessaires pour l’envoi d’un document par fax, par courrier ou pour archiver un document personnel dans le coffre-­‐fort à la CDC-­‐Arkhinéo ou si vous dépassez votre espace de stockage de 1 Go. Les documents Ernst & young (contrat, fiches de paie….) sont archivés gratuitement dans le coffre fort électronique. • Vous pouvez visualiser l’ensemble de vos consommations en cliquant sur le bouton « Suivi Conso ». Zones de recherche Zone de recherche d’un document dans la liste des documents qui s’affichent Zone de recherche d’un dossier ou sous dossier Mes fonctionnalités EY Ce bandeau permet d’accéder à l’ensemble de vos fonctionnalités EY (historique de vos fiches de paie dématérialisées, demande d’attestation…). Lors de la première connexion, et pour plus de sécurité, vous devez vous munir de votre dernière fiche de paie et indiquer votre salaire mensuel brut et votre date d’ancienneté. Vous êtes alors identifié, vos fonctionnalités sont activées. Vous accéderez à l’historique de vos fiches de paie en version dématérialisée. Ce symbole assure que le bulletin de paie est bien hébergé à la caisse des dépôts. Pour adopter la fiche de paie au format électronique, cliquez simplement sur le bouton « j’accepte ». Important : Cette opération est réversible. Vous pouvez à tout moment revenir à la version papier de vos bulletins de paie. En allant dans « mon compte EY » et en désactivant la fonction. Toute activation ou désactivation de la fonction avant le 10 du mois, sera prise en compte pour la paie du mois en cours. Passé cette date, votre demande sera prise en compte sur la paie du mois suivant. Les fonctionnalités Ernst & Young étant activées, vous retrouverez l’ensemble des fonctionnalités Ernst & Young via l’icône « Mon compte EY ». Accès à votre compte et aux fonctionnalités Ernst & Young Nous vous souhaitons une bonne navigation dans votre coffre-­‐fort électronique ! Si vous rencontrez un problème vous pouvez contacter le support MyPrimobox du lundi au vendredi de 9h00 à 12h30 et de 14h00 à 18h00