Avena Event - WordPress.com

Focus sur Claire Grimaud
(M1 MELS)
« La confiance n’empêche pas le contrôle. »



Lieu du stage : Avena Event (Viroflay)
Poste : Assistante chef de projet évènementiel, 6 mois
Maître de stage : Laurent Sturtz (Président/Co-Fondateur d’Avena Event)
Parlons de ta structure d’accueil.
Claire : Avena Event est une jeune agence évènementielle (fondée il y a 5 ans), qui intervient
en France, en Europe et en Afrique. Elle a pour vocation de concevoir des événements sportifs
pour le compte de ses clients privés ou publics, de réaliser des prestations spécifiques dans le
cadre d’événements déjà existants et/ou d’apporter son expertise pour conseiller ses clients
dans l’organisation de leurs propres événements. Après avoir récemment développé une
compétence experte dans le chronométrage, Avena Event s’est également spécialisée dans
l’organisation d’événements sportifs caritatifs. Le principe est de proposer aux associations et
aux entreprises de mobiliser les énergies autour d’objectifs sportifs fédérateurs et solidaires
via la collecte de fonds au profit d’une cause. Cette activité, qui connaît un « boom » chez les
organisateurs d’évènements sportifs, représente la majorité des projets déployés par Avena
Event.
Quelles sont tes missions lors de ce stage ?
Claire : Mon stage se découpe en deux périodes. Durant les deux premiers mois, j’ai travaillé
sur l’organisation de l’Eco-Trail de Paris (13 000 participants), pour lequel j’étais chargé de la
gestion en amont et sur le terrain des différents sites de l’évènement. J’ai également travaillé
sur la Verticale de la Tour Eiffel : première course ascentionnelle du monument de 1665
marches. En amont, j’ai aidé à déployer la mise en place administrative et logistique du site.
Le jour J, j’étais responsable de l’étage arrivée pour assurer le bon déroulement de la course,
en gérant le flux des coureurs, les officiels, les différents médias, le direct TV, les bénévoles,
le montage et démontage rapide, le système anti-dopage etc…
La seconde période de mon stage correspond à la préparation de la « saison lourde » d’Avena
Event (mai, juin et juillet). Cette période est chargée de nombreux petits évènements pour
lesquels je suis principalement chargée du recrutement de tous les bénévoles, de leur gestion,
et de la préparation de toutes les parties animations. Les évènements sont moindres (quelques
milliers de participants, une logistique simple…) mais pour ma part très formateurs : cela
permet de gérer un projet dans son intégralité et d’avoir une visibilité sur tous ses apsects
organisationnels. Il s’agit aussi de gérer une masse de travail importante sur une période très
réduite avec des dead lines très courtes.
Quelles sont les raisons pour lesquelles tu as choisi ce stage ?
Claire : J’ai choisi Avena Event pour sa petite taille : une TPE est pour moi l’idéal pour
toucher à de nombreuses tâches très variées et se voir confier des responsabilités. Je m’étais
aussi renseignée sur l’agence et j’ai été séduite par le fait qu’elle est composée d’une équipe
jeune, dynamique et tournée vers l’apprentissage. De plus, Avena Event est actuellement dans
un tournant avec de plus en plus d’appels d’offres remportés et une réelle volonté de
développement continu. J’ai également pensé qu’une agence qui œuvre auprès de plusieurs
clients et qui est spécialisée dans la course à pied, était un moyen pertinent de développer mon
réseau dans ce secteur.
Une conclusion sur ton stage ?
Claire : Je suis pour le moment très satisfaite du stage que je réalise chez Avena Event. J’ai
été particulièrement bien accueillie au sein de la structure et les liens créés avec les différents
acteurs me permettent de mener à bien mes missions dans les meilleures conditions.
Professionnellement parlant, j’ai su être demandeuse de responsabilités et de tâches plus
décisives. Je ne regrette donc pas d’avoir choisi ce stage, car j’y apprends beaucoup de choses
très variées. Avec un domaine d’intervention très large et des missions variées, je côtoie de
près le secteur dans lequel je souhaite évoluer à long terme, tout en développant mon
portefeuille de compétences.