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SUBSECRETARIA DE SALUD PÚBLICA PROGRAMA TERRITORIOS SALUDABLES “SALUD PARA EL BUEN VIVIR” GUÍA OPERATIVA SIVIGILA – RED E.S.E. IPS VIGENCIA ABRIL 2015 – ENERO 2016 VERSION No. 1 Fecha de Elaboración: 17 de Marzo 2015 Fecha de Actualización: 17 de Marzo 2015 Página 1 de 28 CONTENIDO 1. SIGLAS...……………………………….......................................3 2. GLOSARIO…………………………………………………………4-6 3. JUSTIFICACIÓN…………………………………………………..7 4. OBJETIVOS………………………………………………………..8 5. REFERENTE NORMATIVO……………………………………...9 6. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN………………...10-11 7. LINEAMIENTOS GENERALES…………………………………..12-18 8. ACTIVIDADES Y PRODUCTOS………………………………….19-25 9. TALENTO HUMANO……………………………………………….26 10. RECURSOS LOGÍSTICO…………………………………………27 11. BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………….28 Página 2 de 28 1. SIGLAS COVE: Comité de Vigilancia Epidemiológico EAPB: Empresa Administradora de Planes de Beneficio. EISP: Eventos de Interés en Salud Pública. ESE: Empresa Social del Estado IEC: Investigación Epidemiológica de Campo. IPS: Institución Prestadora de salud. PNS: Cumplimiento en la Notificación Positiva, Negativa, Silenciosa. RIPS: Registro individual de Prestación de servicios SIVIGILA: Sistema de Vigilancia en Salud Pública UI: Unidad Informadora. UND: Unidad Notificadora Departamental o Distrital. UNL: Unidad Notificadora Local. UPGD: Unidad Primaria Generadora de Datos. Página 3 de 28 2. GLOSARIO Asistencias técnicas: Acompañamiento de las ESEs y UPGD de manera personalizada y periódica, con el objetivo de verificar el proceso de la vigilancia, aplicando listas de chequeo que permitan monitorear y cuantificar el nivel de adherencia al proceso. Caracterización a UPGD: Las ESE consolidan la información propia de la ficha de caracterización del sistema de vigilancia con el objetivo de contar con información actualizada y veraz de los responsables del proceso en las UPGD y datos básicos como dirección, teléfono, correo electrónico, que permiten el fortalecimiento de los canales de comunicación entre las ESE y las UPGD. COVE SIVIGILA: Espacio de análisis de información, retroalimentación y socialización de protocolos de vigilancia en salud pública, actualización de temáticas de interés para la vigilancia como son los eventos de notificación obligatoria, que se desarrolla una ve z al mes y al cual asiste el equipo de SIVIGILA de una de las localidades del Distrito. Eventos: Sucesos o circunstancias que pueden modificar o incidir en la situación de salud de un individuo o una comunidad y que para efectos del presente decreto, se clasifican en condiciones fisiológicas, enfermedades, discapacidades y muertes; factores protectores y factores de riesgo relacionados con condiciones del medio ambiente, consumo y comportamiento; acciones de protección específica, detección temprana y atención de enfermedades y demás factores determinantes asociados. Eventos de Interés en Salud Pública: Aquellos eventos considerados como importantes o trascendentes para la salud colectiva por parte del Ministerio de la Protección Social, teniendo en cuenta criterios de frecuencia, gravedad, comportamiento epidemiológico, posibilidades de prevención, costo-efectividad de las intervenciones, e interés público; que además, requieren ser enfrentados con medidas de salud pública. Notificación Obligatoria: Reporte que deben generar todos los integrantes del Sistema de Vigilancia en Salud Publica, que generen información de interés en Página 4 de 28 salud pública, dentro de los términos de estructura de datos, responsabilidad, clasificación, periodicidad, y destino señalados en los mismos y observando los estándares de calidad, veracidad y oportunidad de la información notificada. Notificación Positiva: Atención de eventos de interés en Salud Publica en la IPS, que sean Notificados oportunamente, de manera semanal o inmediata. Notificación Negativa: No se presentan eventos de interés en Salud Publica en la IPS y se informa oportunamente de manera semanal. Notificación Silenciosa: La UPGD no emite ningún reporte, ni positivo, ni negativo, durante la semana correspondiente. Notificación Tardía: La UPGD envía la Notificación en fechas posteriores a las establecidas. Protocolo de Vigilancia en Salud Pública: Es la guía técnica y operativa que estandariza los criterios, procedimientos y actividades que permiten sistematizar las actividades de vigilancia de los eventos de interés en salud pública. Sistema de Vigilancia en Salud Pública - SIVIGILA: Conjunto de usuarios, normas, procedimientos, recursos técnicos, financieros y de talento humano, organizados entre sí para la recopilación, aná lisis, interpretación, actualización, divulgación y evaluación sistemática y oportuna de la información sobre eventos en salud, para la orientación de las acciones de prevención y control en salud pública. Unidad Notificadora: Es la entidad pública responsable de la investigación, confirmación y configuración de los eventos de interés en salud pública, con base en la información suministrada por las Unidades Primarias Generadoras de Datos y cualquier otra información obtenida a través de procedimientos epidemiológicos. Unidad Primaria Generadora de Datos - UPGD: Es la entidad pública o privada que capta la ocurrencia de eventos de interés en salud pública y genera información útil y necesaria para los fines del Sistema de Vigilancia en Salud Pública – SIVIGILA Unidad Informadora: Es la entidad pública o privada diferente a las UPGD notificadoras que capta la ocurrencia de eventos de interés en salud pública y Página 5 de 28 genera información útil y necesaria para los fines del Sistema de Vigilancia en Salud Pública, SIVIGILA y cuya regularidad de notificación es esporádica de acuerdo con los eventos de salud pública que se identifiquen o de acuerdo a su especialidad. Unidad Primaria Generadora de Datos UPGD Crítica: Es la entidad pública o privada que en el marco de la vigilancia no cumple con los estándares de acuerdo a la normatividad; el reporte oportuno de la notificación inmediata o semanal, además de 4 semanas negativas y de más de 3 semanas consecutivas de silencio, considerada además como una unidad generadora de da tos en riesgo para la vigilancia. Vigilancia en Salud Publica: Proceso sistemático y constante de la recolección, análisis, interpretación y divulgación de los datos específicos relacionados con la salud, para su utilización en la planificación, ejecución y evaluación de la práctica en salud pública. Página 6 de 28 3. JUSTIFICACIÓN La vigilancia en salud pública es un sistema capaz de registrar, consolidar y analizar los datos de interés en salud pública con el fin de realizar acciones oportunas que permitan mejorar las condiciones de vida de los individuos y la comunidad; es por esto que todos los integrantes que generen información de interés, deberán realizar la notificación de aquellos eventos de reporte obligatorio definidos en los modelos y protocolos de vigilancia, dentro de los términos de estructura de datos, responsabilidad, clasificación, periodicidad y destino señalados en los mismos observando los estándares de calidad, veracidad y oportunidad de la información notificada. Es por esto que la subdirección de Vigilancia en Salud Publica de la Secretaria Distrital de Salud, en cumplimiento de sus funciones planteadas por la Ley 1122 de 2007, el Decreto 3518 de 2006, y el Reglamento Sanitario Internacional (RSI 2005), emite los lineamientos para vigencia Abril 2015 – Enero 2016 que orientan las acciones que se van a desarrollar en el proceso de vigilancia de los EISP a través del sistema de información SIVIGILA del Distrito. Página 7 de 28 4. OBJETIVO GENERAL Garantizar la notificación de Eventos de interés en Salud Pública a través del sistema de información SIVIGILA según los términos de estructura de datos, responsabilidad, clasificación, periodicidad y destino por parte de cada uno de los actores que intervienen en el proceso de vigilancia en salud pública. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Garantizar el funcionamiento con calidad del sistema de información SIVIGILA en UPGD y UI acivas en el Distrito. Realizar asesoría y asistencia técnica periódicas a las UPGD y UI garantizando la adherencia al proceso. Garantiza la calidad de la información registrada en la base de datos Garantizar el ajuste oportuno de los eventos que lo requieran según protocolos Realizar el análisis de la información para toma de decisiones y realización de acciones correspondientes según el evento. Fortalecer el enlace entre los diferentes subsistemas que cuenten con EISP dentro del sistema de información. Página 8 de 28 5. REFERENTE NORMATIVO Dentro de las Normas que se sustenta la Vigilancia en Salud Pública de eventos de interés - SIVIGILA es la siguiente: Ley 9 de 1979 (Código Sanitario Nacional). Constitución Política de 1991 (Art.48 y Art. 49). Ley 100 de 1993 (SGSSS) – Ley 1122 de 2007 - Ley 1438 de 2011. Ley 715 de 2001 (Sistema General de Participaciones: Recursos y Potencias). Resolución 412 de 2000 (Actividades, Procedimientos e intervenciones de demanda inducida, normas técnicas y guías para la atención de enfermedades de interés en salud Publica). Decreto 3518 de 2006 (Creación y reglamentación del Sistema de Vigilancia en Salud Publica). Página 9 de 28 6. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN El Sistema de Vigilancia en Salud Pública es uno de los principales provisores de información sobre la condición o estado de salud de una población. Por su naturaleza, marco normativo, importancia y por la especificidad de los datos que maneja; la información resultante del proceso de vigilancia en salud pública, tiene una alta sensibilidad, tal como lo indica la ley 1581 de 2012 en su artículo 5. El artículo 19 del decreto 3518, especifica que “La información relativa a laIdentidad de las personas, obtenida durante el proceso de vigilancia en salud pública, es de carácter confidencial y será utilizada exclusivamente por parte de las autoridades sanitarias para fines de la vigilancia, o por las autoridades judiciales, siempre que medie solicitud previa del juez de conocimiento. Para el efecto, el Ministerio de la Protección Social reglamentará la obtención, uso, administración y seguridad de la información de salud”. Así mismo, la confidencialidad de estos datos está amparada en la ley estatutaria 1266 de 2008, donde se detalla que todas las instituciones tanto privadas como públicas están obligadas a garantizar la completa reserva de la información que manejan. Por consiguiente, el manejo y uso de esta información implica una responsabilidad legal para los administradores de los datos de la vigilancia en salud pública. Para ello la Subdirección de Vigilancia en Salud Pública de la Secretaria Distrital de Salud, establece que: 1. El uso de la información de vigilancia en salud pública tiene una finalidad ampliamente descrita dentro del decreto 3518 de 2006 en su artículo 4to; la cual todos los administradores de esta deben conocer y garantizar. 2. La reproducción y/o entrega a terceros de las bases de datos de cada uno de los subsistemas de Vigilancia en Salud Pública, debe regirse bajo la normatividad vigente. El uso indebido de esta información debe ser notificado de forma inmediata a la Secretaria Distrital de Salud. 3. En los casos específicos que la normatividad permita el suministro efectivo de la información; dicho proceso debe realizarse bajo la supervisión de la Subdirección de Vigilancia en Salud Pública, donde a través de los mecanismos establecidos por la Subdirección se garanticen el uso adecuado de esta información. Página 10 de 28 4. Es necesario que desde el proceso de captura del dato, hasta la sistematización y procesamiento de la información; se garantice el máximo nivel de veracidad y calidad de la misma; ya que el incurrir en consignar información no veraz o diferente a la aportada por los usuarios en el momento del registro, tiene implicaciones legales y administrativas; puesto que a partir de la misma se identifica a la población potencialmente beneficiaria de proyectos y programa de la Administración Distrital. 5. Las instituciones deben garantizar la seguridad de la información; aplicando las medidas que sean necesarias para garantizar, la integridad de los datos, evitar adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado. 6. Cuando haya lugar a cambios y/o rotación del talento humano dentro de los procesos que se establecen para la Vigilancia en Salud Pública en lo local; se deberá reportar a cada uno de los referentes distritales encargados del proceso. Página 11 de 28 7. LINEAMIENTOS GENERALES PLAN DE ACCIÓN Ajustar el plan de acción de vigilancia en Salud Publica de acuerdo a la matriz de contratación de la nueva vigencia dando cumplimiento a las actividades establecidas en cada uno de los lineamientos. SEGUIMIENTO A PLAN DE ACCIÓN Para la vigencia se deberá realizar 4 Seguimiento al Plan de acción con los requerimientos establecidos (DOFA, Plan de Mejoramiento, (Actas de Seguimiento), teniendo en cuenta el mismos orden que se tuvo en el Plan de Acción Inicial y en el formato único entregado por secretaria Distrital de salud, en el cual se hará seguimiento al cumplimiento de las metas instauradas en el plan de acción de la vigencia adicionalmente se deberá adicionar informe en Word que refleje la gestión realizada para dar cumplimiento a cada una de las actividades establecidas en los lineamientos; para las ESE que cuentan con más de una localidad el seguimiento lo debe realizar por separado para poder identificar el cumplimiento a metas por cada una de ellas. Para su envió es necesario que se creen carpetas por subproceso es decir será un tablero por subproceso con su respectivo informe MATRIZ 869 La Matriz del Proyecto 869 deberá ser enviado de forma mensual el primer día hábil de cada mes en el formato establecido por secretaria Distrital de Salud de forma acumulada de Enero a Diciembre de 2015. ASESORÍAS Y ASISTENCIAS TÉCNICAS a) Para las UPGD en el periodo de Abril a Agosto se deberá garantizar visitas al 85% del total de UPGD que cada localidad cuenta activas en el sistema con el fin de dar cumplimiento al 100% semestral, en el periodo de septiembre a enero 2016 se deberá garantizar visitas nuevamente al 85% del total de UPGD que cada localidad cuenta activas en el sistema , deberán tener su Página 12 de 28 respectivo cronograma soportadas con actas, listas de chequeo y firmas de asistencia. b) Si en las asesorías y asistencias técnicas se establecen planes de mejoramiento o compromisos, es importante que se realice seguimiento a los mismos no mayor al mes de haber realizado la visita. c) Para las UI en este periodo de deberá garantizar visitas de acompañamiento al 83% del total de UI activas en el sistema, como soporte se deberá contar con acta y lista de asistencia. (la lista de chequeo solo aplica para UPGD) . d) Las UPGD y UI que ingresen nuevas a la red de vigilancia de cada localidad deberán contar con su respectiva capacitación e instalación de aplicativo SIVIGILA en su última versión y asegurar visita de asesoría y asistencia técnica para verificar la adherencia al proceso ; para las Unidades Informadoras solo se le instalara a aquellas instituciones que cuenten con sistema de cómputo. e) Los tableros de control solo serán evaluados a las UPGD activas en el sistema de de vigilancia en cada localidad; deberán ser enviados vía correo electrónico a la Secretaria Distrital de Salud [email protected] mensualmente dentro de los 10 primeros días en los formatos establecidos, los cuales mostraran los indicadores evaluados en las visitas de asesoría y asistencia técnica realizadas en el mes inmediatamente anterior y los indicadores de cumplimiento de cada UPGD. NOTIFICACIÓN f) Durante el periodo, las ESE y el 100% de las UPGD y UI activas deberán contar con la instalación del aplicativo SIVIGILA 2015 Versión 1.3. garantizando la integridad de los datos y que la estructura de los datos notificados sea compatible con la versión utilizada por quien consolida la información. g) Es importante que la ESE garantice que en sus UPGD y UI el aplicativo no podrá ser utilizado en más de un computador por institución, el soporte técnico solo lo podrá realizar la ESE a la que pertenece la IPS, Deberán actualizar la Página 13 de 28 caracterización de la UPGD o UI en el momento en que la institución cambie de razón social, la persona responsable de la notificación cambie entre otros y es indispensable la utilización paralela tanto de fichas como del aplicativo de la misma versión para no dificultar el flujo de información. h) Cada ESE deberá garantizar que la caracterización de sus UPGD y UI esté de acuerdo al código de habilitación emitido por la Secretaria de Salud lo cual implica que en la variable donde se pregunta si es UI se diligencie la opción 1=si o 2=no. i) Deberán Utilizar el dígito 9 en la sexta posición para microscopistas, albergues temporales, ámbitos comunitarios, ámbitos escolares y aquellos notificadores que no cuenten con código de habilitación, en los demás casos deberá conservarse el código de habilitación. j) Todos los integrantes del Sistema de Vigilancia en Salud Pública, que generen información de interés, deberán realizar la notificación de aquellos eventos de reporte obligatorio definidos en los modelos y protocolos de vigilancia, dentro de los términos de estructura de datos, responsabilidad, clasificación, periodicidad y destino señalados en los mismos, observando los estándares de calidad, veracidad y oportunidad de la información notificada; para tal fin el flujo de la información debe cumplir con los tiempos establecidos. k) La notificación semanal de las UPGD a las E. S. E. deberá realizarla los días lunes de cada semana antes de las 3:00 pm sin exceptuar los días Festivos, las E.S.E. enviaran la notificación a la Secretaria Distrital de Salud los días martes de cada semana antes de las 3:00 pm, sin importar que sea día festivo. Página 14 de 28 l) Se requiere la revisión de los archivos planos cargados al aplicativo antes del envío de la notificación a la SDS, de tal manera que si las UPGD que notificaron oportunamente y no pudieron cargar por problemas técnicos, se identifique cuáles son, se envíen los archivos planos adjuntos con la notificación, se describa el problema en el correo y se busquen los mecanismos necesarios para resolver el problema, teniendo en cuenta el Proceso de SIVIGILA. m) Las ESE deberán implementar el proceso de notificación inmediata y notificar de forma diaria antes de las 3:00 pm los eventos de notificación inmediata (ver anexo tabla de codificación de eventos) a través de la herramienta de notificación inmediata del aplicativo SIVIGILA 2015 Versión 1.3 exceptuando los días (martes, sábados, domingos y festivos) garantizando que dichos eventos ingresen con calidad al sistema, de la misma manera y de acuerdo a la dinámica de cada localidad este proceso también deberán realizarlo las UPGD. n) Los eventos notificados en el SIVIGILA que requieren ajuste, deben reflejarse en el sistema de información dentro de las cuatro (4) semanas siguientes a su notificación exceptuando aquellos eventos que por su protocolo o su seguimiento sea mayor a cuatro (4) semanas; las Empresas Sociales del Estado (ESES) deberán garantizar el flujo continuo de esta información así Página 15 de 28 como verificar mensualmente que las UPGD estructuren y mantengan actualizadas las bases de datos sobre los eventos en salud sujetos a vigilancia de acuerdo con los estándares de información establecidos es decir que deberán contar con un consecutivo por localidad de todos aquellos casos que fueron notificados y requieren intervención por parte de otra localidad. o) Se hace indispensable que la ESE de cumplimiento a los siguientes indicadores, cabe aclarar que el cumplimiento al indicador de oportunidad debe ser acorde a lo establecido en los lineamientos de cada uno de los eventos de interés en salud publica debido a que muchos pueden ingresar posterior por Búsqueda activa o cuando se realizan cruces entre el programa de TBC, estadísticas vitales entre otros. Cumplimiento en la entrega del reporte semanal INDICADOR Unidades Primarias Generadoras de Datos Unidades Notificadoras Locales Unidades Notificadoras Departamentales Oportunidad en el ajuste de casos Cumplimiento en el ajuste de casos Oportunidad en la notificación semanal Porcentaje de silencio epidemiológico META Mínimo el 86% Mínimo el 95% 100% 30 días promedio 100% Máximo 7 días 0% Página 16 de 28 OTRAS ACTIVIDADES p) Las ESE deberán participar en el comité SIVIGILA de manera mensual según disposición del aula para reunión; cada mes estará a cargo de dos ESE; por tanto cada una de las ESES que tenga a cargo el comité deberá solicitar una reunión con el nivel central en la primera o segunda semana del mes para la planeación del comité; estas ESES serán las voceras de los demás referentes para incluir los temas en la agenda del comité; y deberán estar a cargo del desarrollo del comité según acuerdos con el nivel central. Las ESES deberán elaborar la agenda y enviarla 8 días después de la reunión a todos los equipos SIVIGILA locales, gestionar el aula de reunión, garantizar el video beam y se encargaran de enviar un acta preliminar del comité a nivel central para ser revisada 8 días después de terminado el comité. ESES Responsables del comité SIVIGILA 2015 Mes San Cristóbal – Centro Oriente Rafael Uribe - Nazaret Tunjuelito - Vista hermosa Abril Mayo Junio Usaquén - Engativa Julio Suba - Fontibon Sur - Usme Bosa - Chapinero Agosto Septiembre Octubre Centro Oriente - Tunjuelito Noviembre Todas las localidades Chapinero - San Cristóbal Diciembre Enero 2016 q) Es necesario que la ESE realice como mínimo las siguientes realimentaciones: 1. Fallas o errores en la notificación semanal, 2. Tableros de control y 3. Ajustes realizados a los eventos dentro de las cuatro semanas posteriores a su notificación, lo anterior debera ser soportado a la firma auditora. r) Garantizar articulación permanente con referente de trasmisibles, Estadísticas Vitales, Salud Sexual y reprod uctiva, ASIS, Urgencias y emergencias y demás Página 17 de 28 procesos de vigilancia que favorezcan el adecuado manejo y ajuste de la información en la base de datos SIVIGILA. BASE IEC s) Base de datos intervenciones epidemiológicas de campo con calidad y oportunidad: El técnico deberá ingresar de manera permanente las intervenciones epidemiológicas de campo que lleguen a la oficina de epidemiologia; la base debe ser digitada con calidad utilizando únicamente los códigos asignados para cada variable; se deberá verificar calidad de la base antes de enviarla a la SDS, la base debe ser enviada el último día hábil de la semana antes de las 5pm. t) Si la calidad de la base no cumple se glosara. Así mismo se aclara que la base de datos no deberá tener casos repetidos; ni casillas vacías; ni casos en los que la intervención no se haya cerrado en e l 2014 (es decir si se cerraron casos en el 2014 estos no deben estar incluidos en la base 2015). u) Verificar concordancia entre la base SIVIGILA y la base de intervenciones. De manera permanente se deberá verificar que los eventos notificados que requieren intervención estén en ambas bases. (Ver Anexo Codificación de Eventos), Si la concordancia de las bases no cumple con el indicador se glosara. Página 18 de 28 8. ACTIVIDADES Y PRODUCTOS PRODUCTO Realización de ajuste al plan de acción de vigilancia en salud pública para todos los Subprocesos ACTIVIDAD MEDIO DE VERIFICACION PERIODICIDAD Y FECHA DE ENTREGA DE PRODUCTOS PERFIL Realizar un plan de acción de vigilancia en salud pública para cada uno de los Coordinador de subprocesos en formato Plan de acción radicado en medio 15 de Abril de 2015 vigilancia en salud establecido. magnético en fecha establecida y radicado en medio pública Local y referentes de aprobado por SDS. magnético procesos 1. Informe Word 2. Tablero Plan de Acción 1. Tablero de control de seguimiento al plan de Realización de acción en formato Excel Seguimiento a establecido por la SDS, con Plan de acción sus respectivas graficas. de vigilancia en 2. Matriz DOFA (Debilidades, salud pública Oportunidades Fortalezas y para todos los Amenazas) Subprocesos 3. Acta mensual de trabajo de discusión de tablero de seguimiento a plan de Informes radicados en medio magnético: Seguimiento a Plan de acción radicado en medio magnético en fechas establecidas y aprobado por SDS. 1. Enero, Febrero y Marzo el 20 Abril de 2015. 2. Abril, Mayo y Junio el 10 de Julio de 2015. 3. Julio, Agosto y Septiembre el 13 de Octubre de 2015. 4. Octubre, Noviembre y Coordinador de vigilancia en salud pública Local y referentes de procesos Página 19 de 28 acción. 4. Plan de mejoramiento. 5. Informe Word en la que refleje la gestión realizada para dar cumplimiento a las actividades planteadas en el plan de acción. Desarrollar la Matriz del Matriz 869 enviado vía correo Desarrollar la proyecto de inversión vigente electrónico con calidad en formato Matriz del (869) de forma acumulada, establecido a Proyecto 869 en formato establecido por [email protected] Secretaria Distrital de Salud. Cada ESE debe garantizar 1. Instalación que el 100% de las UPGD y SIVIGILA 2015 UI activas tengan instalado el Versión 1. aplicativo SIVIGILA 2015 versión 1.3 Diciembre el 12 enero de 2016 El primer día hábil de cada mes. Verificación en base de Nivel central UPGD por localidad con Aplicativo SIVIGILA 2015 29 Mayo de 2015 Versión 1.0 Coordinador de vigilancia en salud pública Local y referentes de procesos Referente, Profesional de Apoyo y técnico SIVIGILA Página 20 de 28 Asesoría y asistencia técnica a las UPGD y UI que pertenecen a la red en vigilancia. En Salud Publica 4. 1. Cronograma de visitas por E.S.E, a las respectivas UPGDs y UI activas en el sistema. 2. Asesoría y asistencia técnica con calidad a las UPGD con los siguientes requisitos: Acta, Listas de chequeo establecido por SDS y lista de Asistencia de quienes participan en la visita. 3. Asesoría y asistencia técnica, a las UPGD críticas en el proceso. 4. Seguimiento al plan de mejoramiento no mayor a un mes. 1. 2. 3. 4. 1. Para el periodo de Abril – Agosto 2015 Soportar el 85% de Cronograma en la vigencia de visitas de acuerdo al las Visitas de asesoría y número total de UPGD asistencia técnica. que cuenta cada Actas y listas de chequeo de localidad visitas de Asesorías y 2. Para el periodo de asistencias Técnicas con Septiembre - Enero calidad de acuerdo al 2015 Soportar el 85% Referente, cronograma establecido. de visitas de acuerdo Profesional de Actas y listados de asistencias al número total de Apoyo SIVIGILA para las unidades informadoras UPGD que cuenta Actas de Seguimiento a cada localidad UPGDs criticas 3. Para las UI activas soportar el 83% de visitas durante la vigencia. 4. Para las UPGD críticas se debe soportar las correspondientes en el mes. Página 21 de 28 1. 1. Tablero de control de indicadores SIVIGILA acuerdo a las visitas realizadas mensualmente a las UPGD. 2. Evaluación de indicadores SIVIGILA en formato establecido por la SDS. 3. Retroalimentación de Seguimiento y tableros de control del retroalimentaci comportamiento de la ón a UPGDS UPGD en COVE local o espacios establecidos por la ESE. 4. Retroalimentación semanal sobre las fallas encontradas en la notificación de eventos de interés en salud Pública. 5. Retroalimentación a las 1 y 2 Tableros de control acumulados enviados vía correo electrónico 5. Actas de socialización y retroalimentación en COVE local. 4 y 5 soportes de Retroalimentación de fallas en la notificación y ajustes de eventos. 6 Ajustes oportunos en base, y seguimiento a eventos notificados por otras localidades. 7 Asistencia participativa a los COVES SIVIGILA, Actas. 1y2 Mensualmente los 10 primeros días de cada mes. 3. Mensualmente 4y5 Semanal y mensualmente Profesional Especializado, Profesional de Apoyo Técnico en Sistemas. 6. Mensual 7. Mensual Página 22 de 28 UPGDs con respecto a los ajustes realizados a los eventos que ingresan al SIVIGILA que lo requieren. 6. Realizar seguimiento a información retroalimentada por SDS a través del Drive 7. Asistir y participar en los Comités mensuales de SIVIGILA, de acuerdo a la programación establecida por la SDS, teniendo en cuenta que la ESE a la cual le corresponda la organización tendrá la responsabilidad de: Acta de planeación del comité Agenda enviada al nivel Página 23 de 28 local Acta del comité el cual se debe enviar a los 8 días para su distribución al resto de ESE con las presentaciones 1. Enviar archivos planos 1. Soportes de envió vía correo SIVIGILA con la electrónico a notificación de la semana [email protected] correspondiente, (archivos planos de la semana, cumpliendo los criterios xls de los planos, SIANIEPS y para el ingreso de datos y la calidad en el Reporte de UPGD) diligenciamiento de las 2. Soporte de cierre temporal o variables. definitivo de UPGD o UI 2. Realizar seguimiento a la 3. Casos sospechosos y probables caracterización de UPGD ajustados dentro de las 4 y UI con informe oportuno semanas posteriores a la de cierre o ingreso nuevo. notificación 3. Garantizar el ajuste de los eventos que ingresan a la 4. Soporte de envió cada periodo base como sospechosos epidemiológico con la Mantenimiento, y probables dentro de las notificación de la semana seguimiento y 4 semanas posteriores a correspondiente depuración de la notificación. 1. El segundo día hábil de la semana antes de la 3:00 pm sin importar días festivos para la notificación diaria inmediata tener Profesional en cuenta el mismo Especializado, horario. Profesional de 2. Seguimiento Apoyo y Técnico Mensual y soportes de en Sistemas. cierre con copia a SDS. 3. Casos ajustados mensualmente. 4. Cada periodo epidemiológico el segundo día hábil de la Página 24 de 28 bases de datos 4. Cada periodo 5. Matriz semanal en formato de SIVIGILA epidemiológico con la Excell, con la lista de UPGD notificación de la semana activas semanales, correspondientes deberán seleccionando las UPGD que anexar un archivo xls de enviaron la notificación RIPS, UPGD depurado. cuadro consolidado mensual, 5. Consolidar los archivos con el cumplimiento. planos de la notificación de diagnósticos RIPS, mediante la herramienta informática SIANIESP Base de datos Intervenciones Epidemiológica s de campo semana antes de la 3:00 pm sin importar días festivos. 5. Localidad: Entrega semanal de la notificación consolidado UPGD: Entrega mes vencido. 1. Ingreso de las Intervenciones Epidemiológicas de Campo a la base con Profesional calidad y oportunidad Envío de la base de Intervenciones en las fechas establecidas a 1. Ultimo día hábil de la Especializado, de los eventos que [email protected] semana antes de las Profesional de residen en la Nota: la calidad de la base debe 5:00 pm Apoyo y Técnico localidad. ser revisada antes de enviarla. en Sistemas. 2. Verificación de concordancia entre la base de IEC y SIVIGILA. Página 25 de 28 9. TALENTO HUMANO Para la operación armónica del Sistema de Vigilancia Epidemiológica de los eventos de Interés Salud Pública (SIVIGILA) se requiere: 1. Red de vigilancia: Constituida por las Unidades Primarias Generadoras de Datos UPGD, Unidades Informadoras UI y Empresas Sociales del Estado. 2. Subsistema de información: Constituido por el conjunto de recursos, normas, base de datos y procedimientos técnicos propios del sistema para garantizar la recopilación, ingreso y análisis de la información generada por la red de vigilancia. 3. Personal capacitado y con experiencia en SIVIGILA y en vigilancia epidemiológica, el equipo SIVIGILA debe estar conformado de la siguiente manera teniendo en cuenta las especificaciones consignadas en el acta de negociación de cada ESE. REFERENTE SIVIGILA: Profesional de la salud Especializado (Epidemiologia, Auditoria, Salud Publica) con experiencia mínima de un año en SIVIGILA y/o certificado en la norma de competencia laboral No. 230101199 denominada “Determinar la presencia de eventos de interés en salud pública a partir de las definiciones de casos de salud pública”. PROFESIONAL DE APOYO: Profesional universitario en Enfermería o profesional de la salud con experiencia mínima de un año en SIVIGILA y/o certificado en la norma de competencia laboral No. 230101199 denominada “Determinar la presencia de eventos de interés en salud pública a partir de las definiciones de casos de salud pública”. TÉCNICO EN SISTEMAS: Para la administración, consolidación y depuración de base de datos con experiencia mínimo un año en SIVIGILA y/o certificado en la norma de competencia laboral N° 230101202 denominada “Sistematizar la información de vigilancia en salud pública de acuerdo con los lineamientos y requerimientos del ente administrativo y rector” AUXILIAR: Auxiliar de Enfermería con experiencia como mínimo de un año en SIVIGILA o Salud Publica. Página 26 de 28 10. RECURSOS LOGÍSTICOS Insumo Justificación Vehículo para realizar las visitas de El SIVIGILA debe contar con vehículos campo y asesoría y asistencias para dar respuesta oportuna a los técnicas a UPGD y UI. intervenciones de los eventos y poder cumplir con el cronograma de asesorías y asistencias técnicas a la UPGD y UI Computador: Con las siguientes especificaciones: Procesador: con velocidad superior a Disponer de Equipos de cómputo y 1,6 GHz, preferiblemente procesador archivo sistematizado para el sistema Core o core dúo. Memoria RAM: 2GB de vigilancia SIVIGILA. Navegador: Internet Explorer 7 o superior Sistema Operativo: Windows vista, Windows 7. Espacio libre en disco duro: 300 megas Velocidad requerida de navegación: 2 Mbps Internet Los computadores deben contar con internet para garantizar la comunicación con la red de vigilancia y la notificación oportuna de casos. Acceso a escáner teléfono y celular Para la recepción oportuna de casos y suministrados por la ESE la realización de las acciones correspondientes al evento. Papelería y Fotocopias Como medio de verificación de las actividades del sistema de vigilancia. Página 27 de 28 11. BIBLIOGRAFIA Ministerio de Protección Social. (2006) Decreto 3518 de 2006. Sistema de Vigilancia en Salud Pública. Recuperado el día 25 de Abril de la pagina http://www.minproteccionsocial.gov.co/Normatividad/DECRETO%203518% 20DE%202006.pdf. Ministerio de protección Social. (2007) Decreto 3039 2007. Plan nacional de Salud Publica. Recuperado el día 25 de Abril de la pagina http://www.casanare.gov.co/index.php?idcategoria=1418 Ministerio de protección Social. (1979) Ley 9 de 1979. Sistema de Vigilancia y Control Sanitario. Recuperado el día 25 de Abril de la pagina http://copaso.upbbga.edu.co/legislacion/ley_9_1979.Codigo%20Sanitario% 20Nacional.pdf Ministerio de protección Social. (1983) Decreto 1562 de 1983. Vigilancia en Salud Pública. Recuperado el día 25 de Abril de la pagina http://www.cntv.org.co/cntv_bop/basedoc/decreto/1984/decreto_1562_1984. html Instituto Nacional de Salud. Reunión nacional de vigilancia 2014 página http://aulavirtual.ins.gov.co/ins_gea_cursos/php/material_consulta.php Instituto Nacional Salud. Lineamiento Nacional para la vigilancia de eventos de interés en salud Publica 2015 Página 28 de 28