PRAVILNIK O POVRAČILU STROŠKOV V ZVEZI Z DELOM

PRAVILNIK O POVRAČILU STROŠKOV V ZVEZI Z DELOM Januar 2013
Pravilnik o povračilu stroškov v zvezi z delom
Na podlagi 49. člena Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (Ur. l. RS, št. 16/07 UPB‐5), v skladu Zakonom o višini povračil stroškov v zvezi z delom in nekaterih drugih prejemkov člena (Ur. l. RS, št. 87/97, 9/98 in 48/01), v skladu z Zakonom za uravnoteženje javnih financ (Ur. l. RS 40/12) in Kolektivno pogodbo za dejavnost vzgoje in izobraževanja v RS, je v.d. direktorja zavoda Šolski center Kranj, Kidričeva cesta 55, Kranj, v nadaljnjem besedilu zavod, v na sprejel naslednji: PRAVILNIK O POVRAČILU STROŠKOV V ZVEZI Z DELOM 1. člen S tem pravilnikom se urejajo pravice in obveznosti zaposlenih na ŠC Kranj, v nadaljnjem besedilu delavci, do povračila stroškov v zvezi z delom in sicer potnih stroškov, dnevnic, terenskega dodatka, stroškov nočnin, prehrane med delom ter prevoza na delo in z dela. Pravilnik opredeljuje tudi način izdaje in obračuna potnega naloga ter izplačil na tej osnovi. 2. člen Povračila stroškov, opredeljena v tem pravilniku, se ne vštevajo v davčno osnovo do višine, ki jo opredeljuje Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja. POTNI STROŠKI 3. člen Delavec ima pravico do povračila stroškov, ki nastanejo za prevoz, kadar je napoten na službeno pot izven kraja sedeža zavoda. Za napotitev izven sedeža zavoda, se šteje pot, ki je daljša od dveh kilometrov. 4. člen Če delavec potuje z javnim prevozom in predloži vozno karto, ima pravico do povračila celotnih stroškov javnega prevoza. Če ne predloži vozne karte ali drugega potrdila, iz katerega je razvidna višina stroška, se za določitev višine stroška prevoza uporabljajo cene, ki so objavljene na spletnih staneh javnih prevoznikov. Listino, iz katere je razvidno, da je bila storitev prevoza opravljena, mora zaposleni priložiti tudi v primeru, da je bila vozovnica plačana preko računa izstavljenega neposredno na naslov zavoda. Stroški, plačni na podlagi računov, se štejejo, kot akontacija potnih stroškov in se v primeru neopravičene odsotnosti delavca na službeni poti, povrnejo pod enakimi pogoji, kot akontacija. 5. člen Če je delavec na službeno pot napoten z lastnim vozilom, ima pravico do povrnitve stroškov uporabe lastnega vozila, ki se obračunavajo kot kilometrina. Oddaljenost med kraji v Sloveniji se za obračun določijo na podlagi podatkov iz Karte telefonskega imenika Slovenije. Obračun razdalje za kraje izven Slovenije se naredi na podlagi izračuna razdalj med kraji na spletišču AMZS. Kadar delavec iz upravičenih razlogov opravi več kilometrov, kot znaša razdalja med kraji ugotovljena po določilih drugega in tretjega odstavka tega člena, to navede v poročilu o službeni poti. Po predhodni odobritvi vodje organizacijske enote, ki je delavca napotil na službeno pot, se kilometrina obračuna na tej osnovi. 6. člen Višina kilometrine se obračunava v skladu z veljavnimi predpisi. 2 Pravilnik o povračilu stroškov v zvezi z delom
DNEVNICE 7. člen Dnevnice se obračunajo, kot nadomestilo povračilo stroškov prehrane zaposlenemu za tri obroke dnevno, kadar je na službeni poti. 8. člen Do dnevnice iz prejšnjega člena, v višini 16,00 EUR, je delavec upravičen, če potovanje traja več kot 12 ur. Če ima zaposleni na službenem potovanju organizirano prehrano v celoti, mu dnevnica ne pripada. Če ima na službenem potovanju zagotovljen zajtrk, se mu dnevnica zmanjša za 20 %, če ima zagotovljeno kosilo ali večerjo, se mu dnevnica za vsak obrok zmanjša za 40 %. Višina dnevnice se spreminja skladno z veljavnimi predpisi. Za službeno potovanje, ki traja od 6 do 8 ur je delavec upravičen do dnevnice, ki je enaka vrednosti povračila prehrane med delom. Če je na službenem potovanju od 8 do 12 ur, mu pripada dnevnica v višini dveh nadomestili za prehrano med delom. 9. člen Dnevnice za potovanje v tujino se obračunavajo v skladu z Uredbo za povračilo stroškov za službena potovanja v tujino in sicer: • za potovanje, ki traja od 14 do 24 ur se obračuna 100% dnevnica; • za potovanje, ki traja od 8 do 14 ur se obračuna 75% dnevnica; • za potovanje, ki traja od 6 do 8 ur se obračuna 25% dnevnica; Višina dnevnice za obračun je razvidna iz priloge uredbe iz prvega odstavka tega člena. Višina dnevnice se zmanjša skladno z določili uredbe, kadar je na službeni poti zagotovljena prehrana. TERENSKI DODATEK 10. člen Terenski dodatek predstavlja povračilo stroškov prehrane v času dela na terenu, če je delo organizirano izven sedeža zavoda in traja najmanj dva dni zaporedoma. Višina terenskega dodatka znaša 21 % dnevnice za odsotnost nad 12 ur. Terenski dodatek in dnevnica se izključujeta. 11. člen Delavcu pripada dodatek v višini 50 % dnevnice za službeno odsotnost nad 12 ur enkrat v šolskem letu za spremstvo dijakov ne eni ekskurziji in dveh športnih oziroma kulturnih dnevih, če traja ekskurzija ali športni oziroma kulturni dan več kot 8 ur in poteka najmanj 15 km izven sedeža zavoda. Delavec sam poda zahtevek skupaj z evidenco, iz katere je razvidna upravičenost do dodatka. Ta dodatek in dnevnica se ne izključujeta. STROŠKI NOČNIN 12. člen Stroški prenočevanja na službeni poti se povrnejo v višini dejanskih stroškov, ki so predhodno odobreni, na podlagi predloženega računa. Stroški nočnin se lahko plačajo tudi na podlagi računa, izstavljenega neposredno na naslov zavoda, v tem primeru se izda naročilnica. V primeru, da so stroški nočnine plačani na podlagi predračuna, se štejejo kot akontacija potnih stroškov. 3 Pravilnik o povračilu stroškov v zvezi z delom
OSTALI STROŠKI NA SLUŽBENI POTI 13. člen Med ostale stroške na službeni poti se brez predhodne odobritve vštevajo parkirnine, cestnine, letališke takse in druge običajne pristojbine. Nastali stroški se priznavajo na podlagi predloženih dokazil. Vsi dodatni stroški morajo biti predhodno odobreni. Le v primeru, ko stroškov predhodno ni bilo mogoče predvideti, se lahko priznajo na podlagi posebne odobritve odgovorne osebe. Za vse stroške morajo biti predložena dokazila. PREHRANA MED DELOM 14. člen Delavec prejeme povračilo stroškov prehrane med delom za vsak dan prisotnosti na delu. Če delo opravlja na domu, mora biti to opredeljeno v pogodbi o zaposlitvi. Višina regresirane prehrane znaša 3,54 EUR na dan in se usklajuje skladno s spremembami, objavljenimi v Uradnem listu RS. Delavcu je upravičen do regresa za prehrano med delom, kadar je njegova dnevna prisotnost na delu več kot 4 ure. Do regresa za prehrano med delom za prisotnost, ki je enaka ali krajša od štirih ur dnevno so upravičeni delavci, ki imajo krajši delovni čas na podlagi zakona. PREVOZ NA DELO 15. člen Delavcu pripada povračilo stroškov prevoza na delo in z dela v višini javnega prevoza. Pravica do nadomestila pripada delavcu, če je kraj iz katerega dnevno prihaja na delo po najkrajši poti oddaljen več kot dva kilometra od sedeža zavoda oziroma od najbližje postaje javnega prevoza. Oddaljenost se določijo na podlagi podatkov iz Karte telefonskega imenika Slovenije. Delavcu se povrne stroške javnega prevoza v višini mesečne vozovnice za javni prevoz. V primeru da, zmnožek dnevnih vozovnic in prihodov na delo ne presega vrednosti mesečne vozovnice, se delavcu obračunavajo dnevne vozovnice. V primeru, da delavec s potrdilom dokaže nakup mesečne vozovnice, se mu le‐ta povrne v celoti. Če prevoz z javnim prevoznim sredstvom ni mogoč, ima delavec pravico do obračuna znižane kilometrine, v višini 8 % cene neosvinčenega motornega bencina ‐ 95 oktanov za vsak kilometer. 16. člen Delavec je dolžan na posebnem obrazcu, ki je Priloga 1 tega pravilnika, oddati podatke za obračun potnih stroškov. V obrazcu morajo biti navedeni: kraj bivanja, kraj iz katerega delavec dnevno prihaja na delo, cena dnevne in mesečne vozovnica javnega prevoza. V primeru uveljavljanja kilometrine, mora biti navedena tudi navedena razdalja od kraja prihoda na delo do sedeža zavoda in vzrok za uveljavljanje kilometrine. Podatke za obračun povračila stroškov prevoza na delo delavec odda praviloma ob nastopu dela, oziroma ko so izpolnjeni pogoji za povračilo stroškov. Delavec ponovno izpolni obrazec ob morebitnih spremembah (cene prevozov, relacije). Za obračun v tekočem mesecu, mora pravilno izpolnjen obrazec oddati v računovodstvu najkasneje do 20. v tekočem mesecu. V primeru zamude, se prvi obračun na podlagi spremenjenih podatkov opravi v naslednjem mesecu brez poračuna za nazaj. POSTOPEK IZDAJE IN OBRAČUN POTNEGA NALOGA 17. člen Potni nalog mora biti izdan vedno pred začetkom službene poti. 4 Pravilnik o povračilu stroškov v zvezi z delom
Potni nalog se izda na sedežu Šolskega centra na podlagi sklepa o napotitvi delavca na službeno pot, ki ga izda vodja posamezne organizacijske enote. Potek in opis posameznih nalog pri izdaji in obračunu potnega naloga je razviden iz Priloge 2 tega pravilnika. 18. člen Na podlagi izstavljenega potnega naloga, se v primeru večjih predvidenih stroškov lahko izplača akontacija. Delavec lahko zaprosi za izplačilo akontacije na podlagi natančne specifikacije v naprej znanih stroškov. Specifikaciji morajo biti predloženi dokumenti in predračuni, če jih je mogoče pridobiti. Akontacija potnih stroškov se izplača na podlagi predhodne odobritve odredbodajalca. Izplačilo se opravi na osebni račun delavca. 19. člen Najkasneje v 8 dneh po opravljeni službeni poti, mora delavec oddati poročilo o službeni poti vodji organizacijske enote, ki ga je napotil na službeno pot. Če je bila izplačana akontacija previsoka glede na dejanske stroške, mora delavec razliko vrniti najkasneje v 8 dneh po končani poti, v nasprotnem primeru se mu razlika obračuna pri izplačilu plače. Če delavec ne odda poročila v predvidenem roku, se mu lahko zadrži izplačilo povračila stroškov na podlagi potnega naloga. 20. člen Vodja organizacijske enote odda potrjeno poročilo o službeni poti z označenimi stroški službene poti skupaj z potnim nalogom in prilogami v računovodstvu, kjer se naredi obračun stroškov. 21. člen Izplačilo potnih nalogov se opravi praviloma enkrat mesečno do 10. v mesecu. Izplačajo se le potni nalogi, ki so predhodno odobreni s strani odredbodajalca. Potni stroški se nakažejo neposredno na osebni račun delavca. Od davčno nepriznanih stroškov se dajatve obračunajo skupaj s plačo. Delavcu se po elektronski pošti pošlje obvestilo o izplačilu, ki je zaščiteno z geslom. Iz obvestila je razvidno kateri nalogi so bilo izplačani. Tisti delavci, ki nimajo elektronskega naslova dvignejo obvestilo o izplačilu v računovodstvu Šolskega centra. 22. člen Delavec, si lahko v računovodstvu Šolskega centra ogleda obračun potnega naloga, ki mu je bil izplačan. Delavec, ki se z izplačilom potnega naloga ne strinja, lahko v osmih dneh od prejema obvestila poda ugovor zoper izplačilo. KONČNE DOLOČBE 23. člen Ta pravilnik začne veljati, ko ga podpiše direktor. Za obračun povračila stroškov v zvezi z delom se začne uporabljati s 4.1.2013. V Kranju, 4.1.2013 5 Pravilnik o povračilu stroškov v zvezi z delom
Jože Drenovec, univ. dipl.org., v.d. direktorja ŠC Kranj PRILOGA 1
IZJAVA Zaposleni (a) ____________________________________________________________________ na delovnem mestu,_________________________________, v enoti ______________izjavljam: 1. Moje bivališče je: _____________________________________________________________ (kraj, ulica in hišna številka) 2. Dnevno se vozim na delo _______________________________________________________ (kraj, ulica in hišna številka) 3. Razdalja od kraja bivališča do delovnega mesta znaša: _______________________________ 4. Razdalja od kraja, od koder se vozim na delo delovnega mesta znaša: ___________________ 5. Razdalja od kraja iz 2. točke do postaje javnega prevoza, od koder uveljavljam nadomestilo znaša ____________ 6. Uveljavljam povračilo stroškov: † javnega prevoza _________________________________________ (vrsta) † kilometrine, ker javni prevoz ni mogoč glede na določila Aneksa KP VIZ 7. Cena vozovnice: Vrsta Relacija Cena v EUR Enosmerna vozovnica Mesečna vozovnica Enosmerna vozovnica Mesečna vozovnica Pavšalna vozovnica (mestni promet) Žetoni, kuponska karta Priloge: a To izjavo dajem zaradi uveljavljanja pravice do povračila stroškov prevoza na delo in z dela za razdaljo od kraja navedenega pod 1. oziroma 2. točko te izjave, do delovnega mesta. Jamčim, da so v tej izjavi navedeni podatki, od katerih je odvisna višina povračila za prevozne stroške, točni in popolni, in tudi, da bom javil sleherno spremembo, ki vpliva na izplačilo tega povračila, najkasneje v osmih dneh od nastanka spremembe. Seznanjen(a) sem, da je navajanje neresničnih podatkov v izjavi lahko kaznivo dejanje goljufije in kot takšno podlaga za izredno odpoved pogodbe o zaposlitvi v skladu s 111. členom Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS št. 42/02). 6 Pravilnik o povračilu stroškov v zvezi z delom
V ______________________, dne __________ PRILOGA 2 Podpis________________________ POTNI NALOG Od izdaje do likvidacije KDO KAJ ‐ KOMU ODOBRITEV KDAJ Delavec Predloži vabilo ali drugo dokumentacijo iz katere izhaja potreba po službeni poti. Predloži jo ravnatelju, vodji enote oz. direktorju, odvisno od vzroka poti. Ob nastanku vzroka za službeno pot oz. ob napotitvi. Vodja projekta, koordinator aktivnosti Izda predlog sklepa o napotitvi na službeno pot in ga predloži vodji organizacijske enote, ki je odgovoren za evidenco prisotnosti delavca, v potrditev. Izda predlog sklepa o napotitvi na službeno pot in ga predloži vodji organizacijske enote v potrditev. Na podlagi predhodno usklajenega programa na kolegiju, ravnatelj, vodja enote ali direktor odobri službeno pot‐ izda sklep. Na podlagi predhodno usklajenega programa na kolegiju, ravnatelj, vodja enote ali direktor odobri službeno pot – izda sklep. Na podlagi predhodno usklajenega programa na kolegiju, ravnatelj, vodja enote ali direktor odobri službeno pot – izda sklep. Na podlagi predhodno usklajenega programa na kolegiju, ravnatelj, vodja enote ali direktor odobri službeno pot – izda sklep. Ob nastanku vzroka za službeno pot oz. ob napotitvi. Direktor, ravnatelj Ravnatelj, vodja enote, direktor (odgovoren za Obvesti delavca o napotitvi na službeno pot. vodenje evidence prisotnosti delavca na delu) Vodja projekta, koordinator aktivnosti Delavec Pisarniški referent Delavec Ravnatelj, vodja enote, direktor Računovodstvo Računovodstvo Delavec Izda predlog sklepa o napotitvi na službeno pot in ga predloži vodji organizacijske enote v potrditev. Predloži zahtevek za izdajo potnega naloga v tajništvu. Izstavi potni nalog (ime in priimek delavca, datum izdaje, namen in trajanje poti, vrsta in kritje stroškov). Izpolni poročilo o službeni poti, priloži vsa dokazila o nastalih stroških in nalog odda v podpisniku sklepa. Označi vrsto upravičenih stroškov in preda dokumentacijo v računovodstvo. Naredi obračun potnega naloga.
Izplača potni nalog z nakazilom na TRR delavca. Pošlje obvestilo delavcu po elektronski pošti. Si lahko ogleda obračun, ali poda ugovor na obračun. 7 Ob nastanku vzroka za službeno pot oz. ob napotitvi. Ob nastanku vzroka za službeno pot oz. ob napotitvi. Ob nastanku vzroka za službeno pot oz. ob napotitvi. Pred službeno potjo.
Potni nalog podpiše direktor oz. Pred službeno potjo.
njegov pooblaščenec. V 8. dneh po končani službeni poti. Sproti. Izplačilo stroškov odobri direktor oz. njegov pooblaščenec. Pred izplačilom. 10. v mesecu oz. prvi delovni dan, ki temu sledi. V 8. dneh
Pravilnik o povračilu stroškov v zvezi z delom
Računovodstvo Likvidirane naloge arhivira in vodi ustrezne evidence po stroškovnih mestih. V 8 dneh po izplačilu.
DIAGRAM POTEKA 8 Pravilnik o povračilu stroškov v zvezi z delom
DELAVEC
VODJA
PROJEKTA,
KOORDINATOR
AKTIVNOSTI
DIREKTOR,
RAVNATELJ
RAVNATELJ
VODJA ENOTE
DIREKTOR
(odgovoren za
evidenco
prisotnosti
delavca)
ZAČETEK
PODLAGA ZA SLUŽBENO
POT
RAČUNOVODSTVO
ODREDBODAJALEC
POROČILO O
OPRAVLJENI POTI
PREDLOG
SKLEPA O
NAPOTIVI
ZAČETEK
NAPTILO NA
SLUŽBENO POT
PREDLOG
SKLEPA O
NAPOTIVI
ZAČETEK
NAPTILO NA
SLUŽBENO POT
ZAČETEK
NAPTILO NA
SLUŽBENO POT
SKPEP O NAPOTITVI
TAJNIŠTVO
DIREKTOR
POTNI NALOG
ODOBRITEV
STROŠKOV
IZPIS POTNEGA NALOGA
ODOBRITEV POTNEGA NALOGA
OBRAČUN
POTNEGA NALOGA
IZPLAČILO IN LIKVIDACIJA
POTNEGA NALOGA
ODOBRITEV IZPLAČILA
9 KONEC