Primer seminarske naloge OPP

Univerza v Mariboru
Fakulteta za organizacijske vede
Izgradnja informacijskega sistema za spremljanje
opravljenih izpitov izrednih študentov
(seminarska naloga)
Predmet: Organizacija pisarniškega poslovanja
Nosilec predmeta: dr. Eva Jereb
Študent: ime in priimek
Vpisna številka: xxxxxxxx
Način študija: izredni
Program in smer: Visokošolski – Organizacija in management poslovnih in delovnih sistemov
Letnik: 2
Študijsko leto: 09/2010
Kraj študija: Kranj
Datum opravljanja vaj: xx.xx.2010
Kraj, datum: kraj, xx.xx.2010
Izgradnja informacijskega sistema
Stran 1
POVZETEK
Celotno nalogo lahko razdelim na dva dela. V prvem delu sem predstavil orodje za izgradnjo
informacijskega sistema MS ACCESS. Prikazal dejansko izgradnjo podatkovne baze.
V drugem delu naloge pa sem se posvetil uporabi izgrajene podatkovne baze na primeru in
uporabnost programa pri mojem vsakdanjem delu.
Ključne besede:
MS ACCESS, izgradnja podatkovne baze, poročila, poizvedbe, spajanje dokumentov
Izgradnja informacijskega sistema
Stran 2
Kazalo vsebine:
1. UVOD
………………………………………………………………………….4
2. IZGRADNJA INFORMACIJSKEGA SISTEMA
…………………………..5
2.1. Kreiranje tabele ………………………………………………………………….5
2.2. Relacije ………………………………………………………………………....6
2.3.Obrazec
…………………………………………………………………………7
2.4.Poročilo …………………………………………………………………………7
2.5.Poizvedba
…………………………………………………………………9
3. SPAJANJE DOKUMENTOV
…………………………………………………10
3.1.Predloga obvestila in spajanje po koraki
…………………………………10
4. UPORABA TEGA ORODJA PRI MOJEM VSAKDANJEM DELU …………12
5. ZAKLJUČEK
………………………………………………………………...12
6. LITERATURA
………………………………………………………………...13
Kazalo slik:
Slika 1: Tabela – študent
………………………………………………………………….5
Slika 2: Tabela – predmet ………………………………………………………………….5
Slika 3: tabela - opravljeni predmet ………………………………………………………….6
Slika 4: Relacije
………………………………………………………………………….6
Slika 5: Vpis podatkov
………………………………………………………………….7
Slika 6: Poročilo
………………………………………………………………………….8
Slika 7: Popravljanje naslova poročila
………………………………………………….8
Slika 8: Vnos novega polja v obrazec
………………………………………………….9
Slika 9: Izdelava poizvedbe ………………………………………………………………….9
Slika 10: Poizvedba ………………………………………………………………………...10
Slika 11: Predloga z vstavljenimi polji za spajanje …………………………………………11
Slika 12: Spajanje dokumentov uspešno izvedeno …………………………………………11
Izgradnja informacijskega sistema
Stran 3
1. UVOD
Microsoft Access je eden izmed sistemov za upravljanje relacijskih podatkovnih baz. Deluje v
operacijskem sistemu Microsoft Windows in je del paketa Microsoft Office.
Sistem za upravljanje podatkovnih baz je namenjen zbiranju, organiziranju in vzdrţevanju
podatkov, ki jih lahko na različne načine obdelujemo, pregledujemo, spreminjamo,
preračunavamo in grafično predstavljamo na monitorju, papirju ali svetovnem spletu.
MS Access je zelo razširjen in preprost za uporabo. Od Pedagoškega inštituta ni zahteval
nobenih dodatnih vlaganj v programsko opremo saj imamo ţe vsi na osebnih računalnikih
nameščen MS Access.
Microsoft Office Access 2007 omogoča hitro in preprosto sledenje podatkom in poročanje o
njih z izboljšanim uporabniškim vmesnikom Microsoft Office Fluent in moţnostmi
interaktivnega načrtovanja, za katere ne potrebujemo obseţnega znanja o zbirkah podatkov.
Začnemo preprosto z ţe ustvarjenimi programi, ki jih nato spreminjamo in prilagajamo svojim
spreminjajočim se poslovnim potrebam. Podatke zbiramo z obrazci v e-pošti ali pa jih
uvozimo iz zunanjih programov. Mogoče je ustvariti in urediti natančna poročila, v katerih so
prikazani, razvrščeni in filtrirani podatki, ki so zdruţeni v skupine, tako da na osnovi teh laţje
sprejemamo odločitve.
Izgradnja informacijskega sistema
Stran 4
2. IZGRADNJA INFORMACIJSKEGA SISTEMA
Za nalogo sem si zastavil izgradnjo informacijskega sistema za spremljanje
opravljenih izpitov izrednih študentov. Takoj po zagonu programa MS Access sem ustvaril
prazno zbirko podatkov in jo shranil.
2.1. Kreiranje tabele
Ustvaril sem tri različne tabele s podatki. Ustvari→načrt tabele Prva tabela vsebuje podatke
o študentih: šifra študenta, priimek in ime, naslov in pošto. V prvo vrstico v stolpcu Ime polja
sem vpisal šifro študenta. Podatkovni tip sem izbral besedilo. Zaradi hitrejšega iskanja po bazi
sem velikost polja zmanjšal. Funkcijo Zahtevano sem spremenil v DA. Po enakem postopku
sem vpisal še ostale podatke, le da so vsak v svoji vrstici. Ko so bila vsa imena polj vpisana,
ravno tako podatkovni tip, velikost polja in zahteva spremenjena v DA je bilo potrebno
dodeliti primarni ključ. To sem storil tako, da sem z miško z desnim klikom označil ţeleno
vrstico in pritisnil Primarni ključ. V tem primeru je primarni ključ dobilo polje s šifro
študenta.
Slika 1: Tabela - študent
Do druge tabele sem prišel prek klikov Ustvari→načrt tabele.
Druga tabela vsebuje podatke o predmetih: šifra predmeta, naziv predmeta, predavatelj.
Ponovil sem postopek kot pri prvi tabeli. Primarni ključ sem dodelil šifri predmeta.
Slika 2: Tabela - predmet
Izgradnja informacijskega sistema
Stran 5
Pri tretji tabeli se je stvar ponovno ponovila. Tretja tabela vsebuje podatke o opravljenih
predmetih: šifra študenta, šifra predmeta, datum opravljene obveznosti, ocena. Ko so bili
podatki vpisani je bilo potrebno dodeliti še primarni ključ. V tem primeru so morale tri vrstice
dobiti primarni ključ. To sem storil tako, da sem vse tri izbrane vrste označil in kliknil na
ikono Primarni ključ.
Slika 3: tabela - opravljeni predmet
2.2. Relacije
Nadaljevanje mojega dela je potekalo z izdelavo relacij. Orodja za zbirke podatkov→Relacije.
V polje relacij sem dodal vse tri ustvarjene tabele. Smiselno sem jih povezal in uredil relacijo.
Pri urejanju sem označil tudi polje Vzpostavi referenčno integriteto→Ustvari. Ker sem moral
povezati tri tabele sem to storil dvakrat.
Slika 4: Relacije
Izgradnja informacijskega sistema
Stran 6
2.3. Obrazec
Ko sem imel tabele pripravljene sem lahko začel z ustvarjanjem obrazcev. Ustvari→Več
obrazcev→Čarovnik za obrazce. Odprl se je čarovnik za obrazce. Izbral sem tabelo za katero
sem naredil obrazec. Vse podatke iz levega okna sem s pomočjo dvojne puščice prestavil v
desno okno. Če bi ţelel le en podatek prestaviti ga bi označil in uporabil enojno puščico ali pa
dvoklik na miški. Kliknil sem Naprej in izbral ţeleno postavitev podatkov v obrazcu.
Ponovno klik na Naprej, da sem izbral slog. Po zadnjem kliku na Naprej sem le še vpisal
naslov obrazca in kliknil Dokončaj. Tak postopek sem ponovil še dvakrat, le da sem za vsak
obrazec posebej izbral drugo tabelo v prvem »pogovornem« oknu. Nato je sledil vpis
podatkov v obrazce.
Slika 5: Vpis podatkov
2.4. Poročilo
Naslednja naloga je bila izdelati poročilo iz baze podatkov, ki sem jo predhodno naredil.
Ustvari→Čarovnik za poročila. Odprlo se je pogovorno okno za poročila. Izbral sem tabelo iz
katere sem ţelel črpati podatke. V desno okno sem prenesel polja, ki sem jih ţelel imeti v
poročilu. Nato sem kliknil → na ravni zdruţevanja. V tem oknu nisem popolnoma nič
spreminjal. → Naslednje okno sprašuje Kako želite razvrstiti zapise s podrobnostmi in katere
povzetke želite pokazati poleg njih. Tudi iz tega okna sem brez popravkov nadaljeval s klikom
Naprej. V naslednjem sem izbral postavitev za poročilo. → Izbral sem slog poročila → Vpisal
sem naslov poročila in kliknil na Dokončaj.
Izgradnja informacijskega sistema
Stran 7
Slika 6: Poročilo
Ker z naslovom poročila nisem bil zadovoljen sem se odločil, da naredim korekcijo naslova.
Ko sem imel odprto poročilo sem v levem zgornjem kotu ekrana kliknil na Ogled → Pogled
načrta. Odprlo se je okno kot je prikazano na spodnji sliki.
Slika 7: Popravljanje naslova poročila
Če hočemo v poročilu še kakšen dodaten podatek, pa ga nismo v tabelo vnesli, moramo z
desnim klikom na obrazec in odpreti Pogled načrta. Ko se nam odpre načrt obrazca iz orodne
vrstice prenesemo Polje z besedilom in ga uredimo.
Izgradnja informacijskega sistema
Stran 8
Slika 8: Vnos novega polja v obrazec
2.5. Poizvedba
V nadaljevanju sem se ukvarjal s poizvedbo. Poizvedbo sem začel na sledeči način. Ustvari
→ Načrt poizvedbe. Odpre se pogovorno okno v katerem sem izbral tabele iz katerih sem
črpal podatke za poizvedbo in jih dodal. Iz vsake tabele sem v spodnjo tabelo prenesel ţelena
polja. Ko sem vsa ţelena polja prenesel sem dodal še kriterij po katerem sem naredil
poizvedbo. V mojem primeru sem naredil poizvedbo, kdo je naredil matematiko.
Slika 9: Izdelava poizvedbe
Izgradnja informacijskega sistema
Stran 9
Slika 10: Poizvedba
Za laţje nadaljnje delo sem vse kriterije pobrisal in shranil poizvedbo o opravljenih izpitov
brez kriterijev. Tako sem si pripravil vse podatke za delo v MS WORD.
3. SPAJANJE DOKUMENTOV
Zaprl se MS ACCESS in odprl MS WORD kjer sem spajal dokumente po korakih.
3.1. Predloga obvestila in spajanje po korakih
Na prazen dokument sem v levi zgornji kot vpisal podatke pošiljatelja. V desni zgornji kot
sem dodal datum. Mesto za naslovnika sem pustil prazno. Napisal sem še tekst obvestila
vendar brez podatkov Kdaj, Kateri predmet in s kakšno oceno je kdo opravil izpit. Ko sem
imel predlogo pripravljeno sem kliknil na Pošiljanje → Začni spajanje dokumentov →
Čarovnik za spajanje dokumentov po korakih.
Prvi korak: Izbral sem vrsto dokumenta. Pismo
Drugi korak: Izbral sem začetni dokument. Uporabi trenutni dokument
Tretji korak: Izbral sem prejemnike. Uporabi obstoječ seznam. Kliknil sem Prebrskaj in v
dokumentih našel shranjeno bazo podatkov, ki sem jo predhodno ustvaril MS ACCESSu.
Odprlo se je pogovorno okno v katerem sem izbral tabelo, ki sem jo potreboval. Izbral sem
poizvedbo, ker edino v tej tabeli so vsi podatki skupaj, ki sem jih potreboval za dokončanje
obvestila. Nato sem šel na Pošiljanje → Vstavi polje za spajanje. V predlogo sem na točno
določena mesta vstavil vsa potrebna polja, ki sem jih potreboval za dokončanje.
Izgradnja informacijskega sistema
Stran 10
Slika 11: Predloga z vstavljenimi polji za spajanje
Nato sem nadaljeval spajanje dokumentov po korakih.
Korak 4: Ker sem imel predlogo pisma ţe napisano sem ta korak lahko preskočil
Korak 5: Urejanje prejemnikov. Ker ţelim poslati pismo vsem, ki so v bazi tudi tukaj nisem
nič spreminjal.
Korak 6: Dokončanje spajanja. V tem koraku sem dokončal spajanje in v predogledu
pogledal ali je dokument ustrezen.
Slika 12: Spajanje dokumentov uspešno izvedeno
Izgradnja informacijskega sistema
Stran 11
4. UPORABA TEGA ORODJA PRI MOJEM VSAKDANJEM DELU
Po kratkem razmisleku, kje bi lahko uporabil ta program v sluţbi za olajšanje vsakodnevnega
dela, sem hitro prišel na idejo, da si izgradim informacijski sistem za pregled nad SOPi
(Standardni operativni postopek) in TPPji (Tehnološki proizvodni postopek). To se je
izkazalo za zelo odlično. Ţe v enem dnevu sem prihranil veliko časa pri iskanju oznak in šifer,
prej navedenih dokumentov. Zelo dobro je, ker lahko bazo podatkov zelo enostavno
dopolnjuješ ali popravljaš. V prihodnje imam namen ustvariti še en informacijski sistem in
sicer za pregled nad proizvodnjo dokumentacijo. Poleg uporabe SDMSa je to še en program,
ki mi je v veliko pomoč, pri vodenju in nadzoru v DE v kateri delujem.
5. ZAKLJUČEK
V seminarski nalogi sem izgradil informacijski sistem s pomočjo katerega ima lahko vodja
neke organizacije pregled nad izobraţevanjem zaposlenih. V nekaj trenutkih lahko vidi
podatke za vsakega posameznika, kako, kje in kdaj je bil uspešen pri opravljanju študijskih
obveznosti.
Izgradnja informacijskega sistema
Stran 12
6. LITERATURA
Eva Jereb & Janez Jereb (2000). Organizacija pisarniškega poslovanja
Razvoj aplikacij v MS Access-u: http://www.microera.si/silci/access2.html
Sedej Renata. Diplomska naloga:
http://www.google.si/search?hl=sl&q=MS+ACCESS&btnG=Iskanje&meta=cr%3DcountrySI
&aq=f&oq
Davor Bonačič. Priročnik za Access 97
http://lisa.unmb.si/osebje/bonacic/predmeti/orodja_za_razvoj_aplikacij_in_vs3/index.htm
Izgradnja informacijskega sistema
Stran 13