Daljša besedila – uporaba slogov in izdelava avtomatskega kazala
Transcription
Daljša besedila – uporaba slogov in izdelava avtomatskega kazala
Much Višja strokovna šola Daljša besedila – uporaba slogov in izdelava avtomatskega kazala v MS Wordu (delavnica) Pripravila: Darja Habjanič Marec 2008 Kazalo 1 Uvod..........................................................................................3 2 Priprava strani ..............................................................................3 3 Oblikovanje glave in noge strani ........................................................4 3. 1. 4 Gumbi za oblikovanje glave in noge ............................................4 Slogi ..........................................................................................5 4. 1. Spreminjanje oziroma prilagajanje sloga ..........................................5 5 Izdelava samodejnega kazala vsebine ..................................................7 5. 1. Posodabljanje kazala ..................................................................8 6 Dodatek - Koristna orodja pri delu z daljšimi dokumenti ...........................8 6. 1. Najdi in zamenjaj ......................................................................8 6. 2. Poimenovanje slik in tabel ter vstavljanje kazala ................................8 2 1 Uvod Ko oblikujemo daljša besedila, ki jih moramo oddati v pregled, oceno ali objavo, moramo pogosto upoštevati tudi navodila za oblikovanje. Zato se nam bo nekaj več časa namenjenega načrtovanju in predpripravi zelo obrestovalo. Napotki, ki sledijo, so nastali za lažje upoštevanje Navodili za izdelavo in zagovor diplomskega dela Much Višje strokovne šole. Zaslonske slike se navezujejo na Microsoft Office Word 2003. 2 Priprava strani Pogovorno okno za vnos podatkov povezanih s pripravo strani najdemo v prvem meniju Datoteka, kjer izberemo Priprava strani. Najpogostejše informacije za pripravo strani so: - robovi strani – zgoraj, na dnu, levo in desno - postavitev glave in noge za prvo stran, lihe in sode strani Izbira zrcalnih robov je uporabna, če tiskate obojestransko. Vaja1 1. 2. Pripravite stran z naslednjimi zahtevami glede robov: levi – 3 cm desni 2,5 cm zgornji – 2,5 cm na dnu – 2 cm Nastavimo glavo in nogo - Drugače za prvo stran 3 3 Oblikovanje glave in noge strani Možnost oblikovanja glave in noge strani pričnemo z menijem Pogled, kjer izberemo Glava in noga. Če smo izbrali v pogovornem oknu Priprava strani možnost Glava in noga Drugače za prvo stran, moramo glavo in nogo oblikovati dvakrat. Enkrat na prvi strani in nato na naslednji strani. 3. 1. Gumbi za oblikovanje glave in noge Pomen gumbov od leve proti desni: - vstavi številko strani - vstavi število strani - oblikuj številko strani - vstavi datum - vstavi uro - priprava strani - skrij/pokaži besedilo - poveži s prejšnjo - prehod med glavo in nogo - prejšnja - naslednja Vaja2 V nogo strani vstavimo številko strani – desno poravnano. 4 4 Slogi Slog imenujemo vnaprej določene lastnosti odstavka oziroma dela besedila do uporabe tipke Enter. Največja prednost uporabe slogov je v zagotovljeni enotnosti oblikovanja skozi celotno daljše besedilo in enostavno kasnejše spreminjanje oblikovanja delov besedila. Ko spremenimo lastnosti sloga, se spremenijo vsi deli besedila, za katera smo ta slog uporabili. Naslednja velika prednost uporabe slogov za naslove poglavij je izdelava samodejnega kazala vsebine. Urejevalnik Word ima nekaj slogov že vnaprej pripravljenih. Vnaprej pripravljene sloge lahko spreminjamo ali na njihovi osnovi oblikujemo lastne. Ob vstopu v urejevalnik je praviloma na voljo slog z imenom Navaden. Kateri slog je v uporabi, vidite v orodni vrstici. S klikom na puščico ob nazivu sloga, pregledate seznam že pripravljenih slogov. Iz tega seznama jih tudi lahko izbirate za uporabo. 4. 1. Spreminjanje oziroma prilagajanje sloga Smiselno je, da si sloge pripravimo pred vnosom besedila. V meniju Oblika izberemo Slog in oblikovanje ali v orodni vrstici ustrezni gumb Na desni strani zaslona se pokaže podokno opravil. Izberemo slog, ki ga želimo prilagoditi. S klikom nanj v seznamu in nato na puščico ob njem, ki kaže navzdol, izberemo možnost Spremeni … 5 Slog vsebuje informacije o oblikovanju: - Pisave in vse njene lastnosti Odstavka in vse njegove lastnosti Nastavitve tabulatorjev Obrobah Jeziku Oštevilčenju Bližnjičnih tipkah Nekaj sprememb sloga lahko opravimo že preko orodnih gumbov v pogovornem oknu, za druge pa moramo odpreti nova pogovorna okna z gumbom Če želimo, da so spremembe sloga uporabljene na že oblikovanem besedilu, kliknemo v možnost Samodejno posodobi. Če želimo spremenjen slog uporabljati v vseh naslednjih novih dokumentih, ne le v trenutnem, kliknemo možnost Dodaj predlogi. Obe izbiri najdemo na dnu pogovornega okna Spremeni slog. 6 Vaja3 Pripravimo sloge z naslednjimi lastnostmi: - Navaden – Times New Roman, 12pt, razmik med vrsticami 1,5, obojestranska poravnava Naslov 1 – Times New Roman 14 pt, velike črke, krepko, prelomi strani pred, razmik za: 24 pt Naslov 2 – Times New Roman 12 pt, velike črke, razmik pred 12 pt, razmik po 12pt Naslov 3 – Times New Roman 12 pt, male črke, krepko, pred 12 pt Naslov 4 – Times New Roman 12 pt, male črke, pred 12 pt 5 Izdelava samodejnega kazala vsebine Samodejno kazalo lahko izdelamo, če smo uporabili sloge za naslove poglavij in podpoglavij. Utripalko postavimo na mesto, kjer želimo vstaviti kazalo. V meniju Vstavi izberemo Sklic in nato Kazala. V pogovornem oknu izberemo kartico Kazalo vsebine. Če ste uporabili več kot 3 ravni naslovov in jih želite prikazati v kazalu, morate do označiti v pogovornem oknu. Napake v kazalu so pogosto posledica uporabe sloga naslovov v besedilu, kjer tega sicer nismo nameravali. 7 5. 1. Posodabljanje kazala Po vseh sprememba besedila in preden daljše besedilo natisnemo, moramo kazalo posodobiti. Najlažje to naredimo s klikom na kazalo in izbiro tipke F9. Vaja4 Zapišite nekaj besedila z uporabo različnih naslovnih slogov. Vstavite kazalo vsebine. 6 Dodatek - Koristna orodja pri delu z daljšimi dokumenti 6. 1. Najdi in zamenjaj Če se nam je pripetilo, da smo napačno uporabili pojme ali je med izdelavo dokumenta prišlo do sprememb, je popravljanje daljšega besedila lahko zelo zamudno. V meniju Urejanje nam Word ponuja koristno orodje Najdi in zamenjaj. Tako z enim ukazom lahko zamenjamo neustrezno besedilo z novim. 6. 2. Poimenovanje slik in tabel ter vstavljanje kazala Slike in tabele je v daljših besedilih smiselno poimenovati, da se lahko v besedilu lažje sklicujemo na njih. Če slike in tabele niso omenjene v besedilu, niso dosegle 8 svojega namena. Če za poimenovanje uporabimo Wordovo orodje, si ob zaključku poenostavimo izdelavo zahtevanega kazala slik in tabel. Ob sliki ali tabeli – običajno nad – izberemo v meniju Vstavljanje - Napis Izberite gum Nova oznaka. Poimenujte jo npr. Slika.V polje napis zapišite naslov slike npr. Slika1: Graf rasti cen goriva v letu 2007. Če boste dosledno uporabljali to možnost, boste lahko ločeno izdelali kazalo za uporabljene slike in kazalo za uporabljene tabele v besedilu. Kazalo slik in tabel vstavimo podobno kot kazalo vsebine preko menija Vstavljanje – Sklic in izbira Kazala. V pogovornem oknu izberemo kartico Kazalo slik. V polju Oznaka napisa izberemo ali želimo kazalo slik ali tabel. Seveda, če smo pri izbiri napisov slike in tabele ločevali. 9