Brukermanual PDF - ToolsForSchools

Tools for Schools har som mål å være et
verktøy for å lette skoledagen.
Viktige verktøy vil her være reservasjon
av rom, utleie av utstyr og medier,
timeplan, prøveplan, periodeplan
kalender etc.
-2–
Innholdsfortegnelse
1
2
Hvordan fungerer Tools for Schools .................................................................................. 3
Ikke påloggende brukere .................................................................................................... 4
2.1 Se på reservasjoner ...................................................................................................... 4
2.2 Lese periodeplaner ....................................................................................................... 6
3
Brukere med passord .......................................................................................................... 7
3.1 Logout .......................................................................................................................... 7
3.2 Reservasjoner............................................................................................................... 7
3.2.1
Reservasjon med timeplan ................................................................................... 7
3.2.2
Reservasjon sortert etter dato ............................................................................... 8
3.2.3
Reservasjon på tid .............................................................................................. 10
3.2.4
Oversikt over egne reservasjoner ....................................................................... 10
3.2.5
AV-medier .......................................................................................................... 11
3.3 Verktøy ...................................................................................................................... 11
3.3.1
Kalender ............................................................................................................. 11
3.3.2
Periodeplan ......................................................................................................... 12
3.3.3
Mine periodeplaner ............................................................................................ 14
3.4 Redigere grunnleggende brukerdata .......................................................................... 14
3.4.1
Redigere brukerformasjon .................................................................................. 14
3.4.2
Endre passord ..................................................................................................... 15
3.5 Fag ............................................................................................................................. 15
4
Administratorbrukene....................................................................................................... 16
4.1 Firmaopplysninger ..................................................................................................... 16
4.2 Import fra andre skolesystemer ................................................................................. 17
4.2.1
Import fra Novachem ......................................................................................... 17
4.3 Brukertyper ................................................................................................................ 22
4.4 Grupper for rom og utstyr .......................................................................................... 23
4.5 Tilgangsgrupper ......................................................................................................... 23
4.6 Rom og utstyr ............................................................................................................ 24
4.7 Reservasjonsøkter ...................................................................................................... 25
4.8 Medietyper ................................................................................................................. 26
4.9 Fag ............................................................................................................................. 26
4.10
Grupper .................................................................................................................. 26
4.11
Gruppeelever .......................................................................................................... 26
4.12
Faglærere................................................................................................................ 26
4.13
Trinn....................................................................................................................... 26
4.14
Diverse ................................................................................................................... 27
4.15
Brukere ................................................................................................................... 28
4.16
Timeplan (Faste økter) ........................................................................................... 28
4.17
Fakturaoversikt ...................................................................................................... 29
4.18
Planleggingsperioder.............................................................................................. 29
4.19
AV-medier med programmer ................................................................................. 30
4.20
Rombytte ................................................................................................................ 30
Tools for Schools
-3–
1 Hvordan fungerer Tools for Schools
På en skole vil de daglige rutiner bli enklere å administrere med et digitalt verktøy. Tools for
Schools har et mål å oppfylle mange av de verktøyene som vil gjøre skolehverdagen enklere.
Eksempler på slike verktøy vil være
• Planleggingsarbeid, som timeplan, møteplan, prøveplan, periodeplan
• Gi meldinger, som et internt meldingssystem
• Reservasjon av rom og utstyr
• Kalender, som også er integrert med reservasjon av rom og møter, som vil kunne være
åpen for visse typer kalenderhendelser, eller personlig for andre kalenderhendelser
• Prøveavholdelse, hvor ikke bare prøver kan avholdes, men også få hjelp til rettingen
• Holde orden på AV-utstyr
Programmet har fem typer brukere:
• Alle har tilgang til å se reservasjoner, kalenderhendelser og prøveplaner som er valgt å
være åpne for alle.
• Serviecepersonale, etc, dvs brukere som har fått tildelt brukernavn og passord kan
logge seg inn i systemet. Disse brukerne kan få tilgang til å reservere økter, samt endre
på egne brukerdata. De kan motta meldinger og se sin personlige kalender.
• Elever kan i tillegg også avholde prøver m.m.
• Lærere kan foruten å reservere økter og endre egne brukerdata, også skrive
periodeplaner og låne AV-utstyr.
• Ledelsen har like rettigheter som lærere og i tillegg kan de legge inn alle typer
kalenderhendelser og de kan overskrive timer og reservasjoner. Grunnen til at de må
få kunne overskrive reservasjoner, er f.eks. i forbindelser med heldagsprøver, kurs ol.
må de kunne reserverere rommet. (Ved overskriving av reservasjoner og timer, vil
selvsagt alle som blir berørt få melding om det.)
• Administratorbrukerne kan endre på alle systemets innstillinger, som å legge inn nye
objekter (rom, utstyr e.l.), opprette nye brukere, endre passord til brukere…
Reservasjonssystemet er svært enkelt å bruke, men for administratorbrukerne vil det være en
fordel å kjenne til alle systemets deler. Denne brukerveiledningen er derfor først og fremst til
bruk for administratorbrukerne, men de første to sidene bør alle lese.
Før systemet kan tas i bruk, må alle nødvendige data registreres. Dette blir forklart i kapittel 4
som er beregnet for administratorbrukerne.
I denne brukerveiledingen går vi kort igjennom alle menyvalgene i programmet. For en
utfyllende forklaring til hvert skjermbilde, kan du velge menyvalget Hjelp/Hjelp til
gjeldende side på alle sidene i reservasjonssystemet.
Tools for Schools
-4–
2 Ikke påloggende brukere
Brukerne som ikke er pålogget har tilgang til å se på reservasjoner, faste økter (timeplan),
kalender og eventuelle periodeplaner kan leses. Det er opp til admin-bruker om han velger om
ikke påloggede brukere skal kunne se timeplan/reservasjoner eller ikke.
2.1 Se på reservasjoner
En kan se på reservasjoner på to måter, så hvilken måte du velger å benytte avhenger av hva
du ønsker å få oversikt over.
Måte 1 - Timeplan:
Menyvalget Reservasjoner|Timeplan
I timeplanen ser vi timer og reservasjoner for det rommet eller eventuelt utstyr en måtte velge.
Hvilke grupper og rom som vises i nedtrekkslistene er det skolens admin-brukere som
bestemmer. (Dersom det ikke er laget noen grupper, vil Alle rom vises som standard.)
Hvilken uke i timeplanen som skal vises, velges enten ved å bla med Forrige- og Nesteknappene, en kan oppgi år og uke i tekstboksene for det, eller en kan velge uke i kalenderen.
I timeplanen over ser vi at det meste i denne uken er timeplanlagt, men det er tre økter her
som er ledige. Merk at ikke påloggede brukere kan ikke foreta reservasjoner, så det er derfor
Tools for Schools
-5–
heller ikke noen valg for det her. Således er Gjøremål, Kalendergruppe og Kalendertype grået
ut og ikke mulig å velge.
Merk også at det er forskjellige farger på timene:
•
•
•
Lys grønn indikerer vanlig time for en gruppe.
Sterk grønn indikerer at flere grupper er lagt på samme time
Gul farge indikerer at en reservasjon er foretatt
Ved å museklikke på timene i oversikten, vil du få frem et dialogvindu som viser mer
informasjon om timen/reservasjonen.
Måte 2 - Sortert etter dato:
Menyvalget Reservasjoner|Sortert etter dato
Med dette menyvalget vil en få frem en side hvor ønsket romgruppe (evt. utstyrsgruppe) kan
velges, og ved å velge en dato i kalenderen, vil alle rommene i den gruppen vises for den
aktuelle datoen. Dette menyvalget er med andre ord greit når du skal få en rask oversikt over
alle ledige rom en gitt dag.
Ved å museklikke den aktuelle dagen i kalenderen, vil en få frem en oversikt over alle
reservasjoner og faste økter den dagen for den valgte romgruppen.
Tools for Schools
-6–
Ved å museklikke på en linje, vil linjen bli merket med gult. Der er for at du lettere skal
kunne finne frem, særlig om du har så mange økter at det ikke er plass til alle i ett
skjermbilde.
Videre vil Rom-navnet som musepekeren er plassert over kunne få en beskrivelse av rommet
samt antall plasser. Dette forutsetter at Admin-brukeren har skrevet inn data for dette.
2.2 Lese periodeplaner
Menyvalget Verktøy|Periodeplaner
Alle lærere bør skrive periodeplaner i sine fag. Noen liker å ta en uke om gangen, mens andre
foretrekker lengre perioder. Noen skoler har faste perioder som alle lærerne skal forholde seg
til.
Ved å museklikke på overskiftsradene (den blå linjen med den mørkeblå skriften), vil
oversikten bli sortert alfabetisk på den kolonnen du klikket på. I bildet over er periodeplanene
sortert på Fag. Det er også mulig å filtrere periodeplanene på enkelte lærere. Det gjøres ved å
velge en av lærerne i nedtrekkslisten.
Selve periodeplanene leses ved å museklikke på forstørrelsesglasset. Periodeplanen vil da
komme frem i ett nytt vindu.
Tools for Schools
-7–
3 Brukere med passord
Brukere som har fått tildelt brukernavn og passord, kan logge seg inn ved å museklikke
menyvalget Login. Etter at innloggingen er foretatt, vil en få frem nye menyvalg:
Vi ser først at Login-knappen er byttet ut med en Logout knapp, og vi har noen nye
menyvalg. Hvilke menyvalg som vises er avhengig av hvilke rettigheter brukeren er tilegnet
systemet.
•
•
•
•
•
Servicepesonale etc, har muligheten til å endre sine personalia og foreta reservasjoner
og se på kalenderen.
Elevene har tilgang til sine fag, og kan se oppslag og avholde prøver.
Lærere har i tillegg muligheten til å skrive periodeplaner og registrere utlån av AVmedier og se og registrere kalenderhendelser
Ledelsen har like rettigheter som lærere og i tillegg kan de legge inn alle typer
kalenderhendelser og de kan overskrive timer og reservasjoner.
Admin brukere har i tillegg muligheten til å administrere systemet.
3.1 Logout
For sikkerheten sin skyld, bør du logge av når du er ferdig, men du blir også logget ut
automatisk når du avslutter Web-leseren din. Det er viktig at sikkerheten tas vare på, slik at alt
som ligger inne i systemet er reelt. Admin-brukere må selvsagt være ekstra forsiktige.
3.2 Reservasjoner
Reservasjoner av rom på nett har vist seg å være veldig nyttet, men det forutsetter at alle
brukere gjør det, og på den måten forhindre at kollisjoner skjer på rom eller utstyr. Hvilke
grupper, rom og utstyr som en kan foreta reservasjoner på blir bestemt og lagt inn av skolens
admin-brukere. Det er også skolens admin-brukere som bestemmer hvem som skal få lov til å
reservere de ulike rommene.
3.2.1 Reservasjon med timeplan
Menyvalget Reservasjoner|Timeplan
Når bruker er pålogget kan han foreta reservasjoner og i tillegg legge til kalenderhendelser.
Når du kommer inn i dette bildet, ser du i utgangspunktet ikke noen timeplan. Timeplanen
kommer frem etter at du har valgt hvilket rom timeplanen skal vises for.
Når vi skal velge rom, må en først velge i hvilken gruppe rommet ligger. Hvilke grupper som
ligger her er bestemt av en av skolens admin-brukere.
I figuren over ser vi at det er lagt inn grupper for Spesialrom, Klasserom, Grupperom og
Utstyr. Dersom admin-bruker ikke har lagt inn noen gruppering av rommene, blir det kun
stående en gruppe med navn Alle i denne nedtrekkslisten.
Tools for Schools
-8–
Etter at gruppe er valgt, kan en velge hvilket rom en vil foreta reservasjon i.
For å velge hvilken uke en vil vise timeplanen for, kan en enten bruke Forrige og Neste
knappene som du finner like over nedtrekkslistene (ved siden av Lagre-knapen). Du kan også
skrive inn År og Uke i tekstboksene for det, eller du kan bruke kalender-ikonet som er
plassert mellom tekstboksen Uke og nedtrekkslisten for Kalendergruppe.
I tekstboksen for Gjøremål kan du skrive inn en grunn for reservasjonen, som f.eks. at du
skal ha et møte eller vurdering. I figuren under er Planlegge heldag skrevet inn som gjøremål.
Dersom skolen bruker systemets kalenderfunksjon, bør møter, vurderingssituasjoner m.m.
alltid kombineres med de to siste nedtrekkslistene for Kalendergruppe og Kalendertype.
Kalendergruppe vil vise de gruppene du holder møter med, mens Kalendertype angir hvilken
type kalendertype reservasjonen gjelder. Kalendergruppene legger de enkelte brukerne selv
inn med menyvalget Verktøy|Kalendergrupper, mens Kalendertype er faste i systemet
(Aktivitet, Møte, Fravær, Fridag og Vurdering).
Merk at for å reservere et rom, så museklikkes ganske enkelt den økten som du ønsker. Hvilke
økter som er ledige vil selvsagt kunne variere, ikke bare på grunn av reservasjoner, men også
fordi admin-bruker kan ha lagt inn ulike timeplaner fra uke til uke (perioder).
For å lagre de valg du har gjort, må du trykke på Lagre-knappen.
Admin og administrative brukere kan overskrive reservasjoner og timeplan. Det vil være
nødvendig f.eks. ved heldagsprøver. Alle berørte lærere vil da automatisk få en melding om at
rommet er opptatt, og at de bør reservere seg på et annet rom for denne timen. (Denne
meldingen blir selvsagt kun sendt dersom de berørte brukerne har fått innlagt en gyldig e-post
adresse.)
3.2.2 Reservasjon sortert etter dato
Menyvalget Reservasjoner|Sortert etter dato
Når en bruker er pålogget, vil han kunne foretat reservasjoner for valgt dag i kalenderen
(menyvalget ”Reservasjoner/Sortert etter objekt”).
Tools for Schools
-9–
Først velger en her
hvilken Romgruppe
en vil ha listet opp,
og deretter velges
den aktuelle dagen i
kalenderen. En vil
deretter få frem en
opplisting av alle
rom (eller evt.
utstyr) i den valgte
romgruppen.
I figuren over ser at mange av rommene er opptatt, men de plassene hvor det er
avkrysningsbokser er det ledig.
Dersom du ønsker å reservere en eller flere økter, museklikker du ganske enkelt på
avkrysningsboksene i de øktene du ønsker. Du kan også oppgi grunn for reservasjonen i
boksen øverst på siden. Eventuell grunn som oppgis for reservasjonen vil være lik for alle
øktene som er valgt.
Merk at det er mulig å museklikke på linjen slik at den blir merket med gult. Det er for at du
lettere skal finne frem, særlig om du har så mange økter at det ikke blir plass på et
skjermbilde.
Dersom du museklikker Lagre-knappen vil reservasjonen bli foretatt.
Tools for Schools
- 10 –
3.2.3 Reservasjon på tid
Menyvalget Reservasjoner|Reservasjon på tid
Reservasjon på tid er veldig lik reservasjon med timeplan som ble gjennomgått i kapittel 3.2.
Forskjellen er at i stedet for å kun kunne avkrysse valgte økter, kan en med dette menyvalget
oppgi reservasjon uavhengig av økter. Det kan f.eks. være at du kun behøver å bruke en halv
økt.
3.2.4 Oversikt over egne reservasjoner
Menyvalget Reservasjoner|Mine reserverte økter
Reservasjon på tid er veldig lik reservasjon med timeplan som ble gjennomgått i kapittel 3.2.
Forskjellen er at i stedet for å kun kunne avkrysse valgte økter, kan en med dette menyvalget
oppgi reservasjon uavhengig av økter. Det kan f.eks. være at du kun behøver å bruke en halv
økt.
I figuren over ser vi at den innloggede brukeren har foretatt to reservsjoner. Disse
reservasjonene kan slettes eller endres.
Reservasonen slettes enkelt ved å først avkrysse den eller de økter som en ønsker slettet, og
utfører deretter selve slettingen med Slette-knappen.
Dersom en ønsker å gjøre en endring på reservasjonen, kan en klikke på blyanten på
reservasjonen. Linjen endrer seg da til redigeringsmodus:
En kan da endre tidspunktet for reservasjonen eller teksten på gjøremålet. Merk at
tidspunktene kan kun gjøres mindre, og ikke større.
Lagre endringene med å klikke på Diskett-bildet. Du avbryter redigeringen uten å lagre med
bildet av blyanten med rød strek over.
Tools for Schools
- 11 –
3.2.5 AV-medier
Menyvalget Reservasjoner|AV-media
Dersom en admin-bruker har lagt inn skolens AV-medier, kan påloggede brukere foreta lån av
disse. I figuren under ser vi nederst på siden er en film utlånt til brukeren som er innlogget, og
han har hentet frem ett nytt medie han ønske å låne. For å foreta lånet, museklikkes på
Bekreft utlån-knappen.
Innlevering foregår ved at det museklikkes på avkrysningsboksen for det mediet som skal
innleveres, og bekrefter dette med Bekreft innlevering-knappen.
3.3 Verktøy
ToolsForSchools har verktøy som skal lette hverdagen til lærere og elever.
3.3.1 Kalender
På en skole skjer det masse, så en spesialsydd kalender for den enkelte må jo være en drøm.
Med kalenderen i ToolsForSchools vil en kunne vise kalendere som viser informasjon for
alle, men det er også en egen kalender hvor kun det som berører den enkelte lærer/elev blir
tatt med.
3.3.1.1 Kalender
3.3.1.2 Min kalender
3.3.1.3 Min agenda
3.3.1.4 Kalendergrupper
3.3.1.5 Sjekk om gruppe er ledig
3.3.1.6 Mine kalenderaktiviteter
Tools for Schools
- 12 –
3.3.2 Periodeplan
Alle lærere skal skrive periodeplan i sine fag. Den kan enten være uke for uke, eller det kan
være en periode som går over flere uker. Noen skoler følger faste oppsatte
planleggingsperioder, som nok er det greieste for elevene. Andre skoler lar de enkelte lærere
selv få bestemme lengden på perioden planen skal gå over.
3.3.2.1 Periodeplaner
3.3.2.2 Redigere periodeplan
Her får du frem en html-editor, som fungerer stort sett på samme måte som tekstbehandleren
Microsoft Word. Ved å velge fag og periode, og deretter museklikke ny-knappen (som er
plassert øverst på siden), vil du få frem periodeplanen ferdig utfylt med faginfo og datoer med
ukenr.
På denne måten skriver du periodeplanene mye raskere, og du slipper alt det kjedelige
arbeidet.
Tools for Schools
- 13 –
Husk at siden du blir automatisk utlogget etter 30 minutter uten aktivitet, er det viktig at du
lagrer minst en gang i halvtimen, ellers vil du miste det du skriver inn.
Tabellen kommer ferdig utfylt med datoer etc, men det er selvsagt fullt mulig å legge inn nye
rader, og da selv fylle ut dato etc. Du kan også slette rader. Bruk i så tilvelle verktøylinjen for
tabell.
Tools for Schools
- 14 –
3.3.3 Mine periodeplaner
Dette lister ut de periodeplaner du har skrevet. Du kan også velge om de ikke skal vises for
elevene. Dersom du har endret dette, lagres endringene med Lagre-knappen.
Det vil være aktuelt å skjule periodeplanene i forbindelse med nytt skoleår, dersom du ikke vil
vise elevene periodeplanene fra i fjor.
3.4 Redigere grunnleggende brukerdata
Det meste av informasjon er det en av Admin-brukerne som har lagt inn, men du kan selv
endre på noen av dine registrerte data.
3.4.1 Redigere brukerformasjon
Her kan du endre personalia, (navn, adresse telefon, e-post, hjemmeside og fagområde).
Det er viktig at du påser at e-posten alltid er riktig, fordi dersom du glemmer passordet ditt,
kan du i innloggingsbildet klikke at du ønsker å få tilsendt brukernavn og passord til e-post.
Dersom du sier ja til ønsket kvittering på sletting av reservasjon, vil du få en e-post til den
oppgitte adressen din med en melding om hvilken reservasjon som er slettet.
Dersom du ligger inne med flere økter på samme dag, vil kun en av øktene vises på en dag
dersom det er valgt Nei i boksen for Legge inn alle øktene på periodeplanen. Dersom du
velger Ja vil alle øktene vises på periodeplanen.
Navn, Telefon og Stilling/fagområder er kun nødvendig for å vise en korrekt ansatt-oversikt
(jf. kapittel 4.7).
Tools for Schools
- 15 –
3.4.2 Endre passord
Som i alle systemer, bør du bytte passord av og til. Det gjør du ved å gå på Rediger/Endre
passord. For å sikre at det er deg selv som gjør dette, må du først skrive inn det passordet du
logget deg på med.
3.5 Fag
Dersom du vil bruke reservasjon.net til å skrive periodeplaner (se kapittel 3.8), må du legge
inn de fag du vil skrive periodeplaner for.
Du legger inn nye fag ved å museklikke Nytt fag –linken. Du får da frem et skjermbilde du
må fylle ut:
Her oppgir en koden for faget og hva faget heter. En må så oppgi hvilke dager faget
undervises. I skjermbildet over ser at fagrupppen er oppgitt til å være 3ITA, og faget heter
Systemutvikling. Faget undervises hver mandag og torsdag, og i tillegg annenhver onsdag
(partalsuker).
Tools for Schools
- 16 –
4 Administratorbrukene
Når en administratorbruker logger seg på, vil han ha i utgangspunktet ha samme skjermbilde
og muligheter som øvrige brukere med brukernavn og passord (se kapittel 3). Imidlertid har
administratorbrukerne mer rettigheter, så administratorbrukeren vil ha ett ekstra menyelement
kalt Admin-meny som har en del menyvalg. Administratorbrukeren vil også kunne
overskrive de faste øktene i timeplanen og kan overskrive andre brukeres økter, endre andre
brukeres passord etc.
4.1 Firmaopplysninger
Menyvalget Admin meny/Faste Data/Firmaopplysninger
Her oppgis opplysninger om navn, adresse, tlf og E-mail .
Videre kan du endre på om du vil bruke periode- eller ukeplaner, hvor periodeplaner er det
vanligste å bruke på den videregående skole.
Tools for Schools
- 17 –
Feltene for skolestart og skoleslutt angir det tidsrommet som timeplanen skal vises for.
Dersom det skal være mulig å foreta reservasjoner også om kvelden, oppgis tidspunktet på
den tiden det ikke lengre skal være mulig å reservere rom.
Dersom skolen vil det skal være mulig å foreta reservasjoner i helgen velges Ja i feltet for Vis
helg i timeplanen, ellers vil det nok gi best oversikt om Nei velges.
Feltet Vise Reservasjon på tid angir om menyvalget for dette skal vises. Du kan lese mer om
reservasjon på tid i kapittel 3.2.3.
Feltet Vise AV-media angir om menyvalget for dette skal vises. Dersom skolen f.eks. har eget
bibliotek, er det sannsynligvis bedre å bruke bibloteksystemet enn denne funksjonen.
De siste feltene angir fakturainformasjon. Merk at alle fylker og kommuner krever nå ehffaktura, og det er da veldig viktig at et korrekt referansenummer oppgis i feltet for Deres
fakturareferanse.
Bekreft endringer med Lagre-knappen.
4.2 Import fra andre skolesystemer
Menyvalget Admin meny/Importer grunndata
De fleste skoler bruker et system for å legge timeplaner. Siden de systemene inneholder alle
opplysningene som reservasjon.net trenger, er det lurt å importere de dataene. Foreløpig har vi
laget et importsystem for gp-Untis og Sats/NovaChem. I disse systemene kan en lage en fil
som inneholder alle dataene som trengs for å ta reservasjon.net i bruk.
For å legge inn dataene, må du først lage importfilen, så følger du instruksjonene som fremkommer. Mer informsjon finner du via menyvlaget Admin meny|Importer grimmdata.
Det er omtrent samme fremgangsmåte om en velger gp-Untis og Sats/Novachem, men
hvordan eksportfilen opprettes er selvsagt forskjellige. I det neste underkapitelet blir det gått
gjennom hvordan det gjøres hvor Novachem er benyttet.
4.2.1 Import fra Novachem
Import fra Novachem gjøres på følgende måte:
1. Først må du lage filen du skal importere til systemet. Denne filen lager du i Novachem.
•
Start opp Novachem. Velg menyvalget Innstilling/Eksport/Import. Oppgi her et
filnavn med etternavn txt i tekstboksen for Eksport-filnavn. Det er lurt å begynne
filnavnet med et drev, slik at du er sikker på at du finner igjen filen senere, for
eksempel c:\timeplan.txt. Påse også at det står en eller annen ID i tekstboksen for ID.
•
Opprett selve filen så med menyvalget Fil/Eksport/Sats skole, og bekreft
overføringen med OK-knappen.
2. Gå så inn i ToolsforSchools og logg deg inn med en admin-bruker. Velg menyvalget
Admin meny|Importer grunndata.:
Tools for Schools
- 18 –
3. Klikk av for import fra Novachem og bekreft valg med knappen Fortsett med importen:
4. I dette skjermvinduet må du angi hvilken fil som skal brukes for importen. Dette er den
filen som du laget i punkt 1 over. Bruk Bla gjennom-knappen, og åpne den filen. (Det er
da viktig at du husker hvor du lagret filen og hvor du lagret den i del 1 over. Bekreft valgt
fil med Importer knappen.
Første sted av importen går da i gang. På store skoler med trege internettlinjer kan dette ta
litt tid, men vanligvis går det veldig fort.
På den neste siden ser du bildet som kommer frem når dette trinnet er fullført. Du ser at
det er flere skilleark, som da viser ansatte, fag, timer, timeplan, rom, grupper og perioder
som er innlagt på teksfilen du har importert. Det vinduet som vises er de opplysningene du
må supplere med for å fullføre importen.
Dersom du får en feilmelding, eller skillearkene ikke inneholder noen data, betyr det at du
har gjort noe feil, som f.eks. kan være at du har valgt en feil fil i punkt 3 over.
Tools for Schools
- 19 –
5. Her er det viktig å svare nøyaktig på spørsmålene som du finner i skillearket Import data
som er vist over. Aller først bør en gå gjennom skillearkene for å se om opplysningene ser
riktige ut. Dersom noe er feil, som f.eks. periodedatoene, bør dette rettes opp i
NovaChem, og deretter lage en ny importfil. I skillearket Import data går du gjennom
alle punktene, hvor det er en gruppe for data om ansatte og en gruppe for timeplan:
Tools for Schools
- 20 –
Ansatte:
Oppgi her et passord som da blir likt for alle de ansatte. Dette passordet blir kun satt
første gang de ansatte blir importert. De ansatte kan og bør selv endre passordet til
det de måtte ønske. Ved senere importer, vil ikke passordene og det som er blitt
registrert om de ansatte ved første gangs import, bli endret ved senere importer.
Alle ansatte må tilknyttes en brukertype, som du selv bestemmer navnet på. Det kan
f.eks. være Ledelsen, Pedagogisk personale, Tolker, Kontorpersonale ... Siden det
ved import alltid vil være fleste av lærere på en skole, bør det være den brukertypen
som blir satt under importen. Etter at importen er ferdig, settes de rette brukertypene
på de importere ansatte i menyvalget Admin meny|Brukere. Husk at dette blir ikke
senere endret ved ny import, det er med andre ord noe som kun gjøres ved første
import. Ved første gangs import kan du oppgi et navn på gruppen i boksen for det
(f.eks. Pedagogisk personale), men vanligvis vil du velge en gruppe i
kombinasjonsboksen, slik som vist på forrige side.
Det må også angis hvilken tilgangsgruppe de importere ansatte skal plasseres i. Ved
første gangs import kan du opprette en ny tilgangsgruppe her ved å skrive inn et
navn i tekstboksen for det, men vanligvis vil dette velges i kombinasjonsboksen for
det. Dersom du skriverer inn et navn på gruppen i tekstboksen, vil alle rom som blir
importert bli satt inn i gruppen, dvs. at brukerne vil få lov til å reservere alle rom på
skolen. I menyvalget Admin meny|Tilgangsgrupper kan du selv opprette og endre
grupper.
Timeplan:
Først angis årstallet som timeplanen skal gjelde for, hvor da skoleåret 2013/2014
angis med 2013.
Lengden på timene oppgis i minutter. Dette tallet vil danne grunnlaget for hvor lenge
timene/øktene vil vare. Dette kan senere endres i menyvalget Admin
meny|Reservasjonsøkter, men vanligvis har alle skole like lange økter, så det vil
trolig ikke være nødvendig.
I spørsmålet om du vil legge inn starten på timene, svarer du første gang her Ja:
Dersom du senere endrer starten på timene i menyvalget Admin
meny|Reservasjonsøkter, er det da viktig at du ved senere importer svarer Nei på
dette spørsmålet, for ellers vil du overskrive endringene du gjorde under importen.
Dette kan nok være fort gjort å glemme, så det er med andre ord lurt å legge inn
korrekte tider i Novachem. Vanligvis vil dette være timer på kvelden om skolen skal
Tools for Schools
- 21 –
tillate reservasjoner også på kveldstid når det ikke er ordinær undervisning på
skolen.
Dersom du ønsker at timeplanen også skal settes opp for helgedagene, krysser du
av på Ja-boksen. Vanligvis svarer nok de fleste skolene Nei her.
I Novachem kan en velge om vil arbeide med perioder eller uker. Du må her angi om
du vil at systemet skal importere timeplanoppsetter fra Perioder eller Uker. Om du
ikke vet selv hva som er brukt i Novachem, så prøv først med Perioder. Om
timeplanen som blir importert da blir feil, så importerer du på nytt, men velger da
uker. (Husk for fremtidige importer hva du valgte her. Det er lurt å lage en huskeliste
til deg selv, noe du kan gjøre i tekstboksen nederst på importsiden.)
På spørsmålet om du ønsker å legge inn periodene kan nok også være litt vanskelig,
rett og slett fordi det er ikke alle som arbeider med Novachem som gidder å
oppdatere periodene i Novachem. Dersom perioden er feil i Novachem, blir de
selvsagt også feil her, men da med et større problem. Periodene angir når
reservasjoner skal kunne foretas, som dersom periodene er feil, vil ikke brukerne
kunne reservere alle dagene. Dersom periodene i novachem er riktige, svarer du
med andre ord Ja på dette spørsmålet. Er periodene i Novachem feil, svarer du nei
her, og oppretter selv periodene i menyvalget Admin meny|Perioder. Du kan da
ganske enkelt legge inn periodene som start og slutt på året. Se mer om dette i
hjelpen under menyvalget Admin meny|Perioder. Det beste er selvsagt om
periodene stemmer i Novachem, siden da er alle fridager lagt inn, og dermed
mulighet for å reservere kurs etc. på rom som ellers ville være timeplanlagt.
Det siste spørsmålet er om timer innlagt i ToolsForSchools skal slettes. Admin bruker
kan redigere timeplanen med menyvalget Admin meny|Timeplan (Faste økter).
Dersom du vil slette endringer som er gjort her svarer du da Ja her, ellers svarer du
Nei om du vil beholde de endringene som er gjort. Det blir spesielt viktig å svare Nei
her om du selv har lagt inn grupperom eller utstyr som ikke er innlagt i Novachem.
Selve importen starter du når alle spørsmålene er fylt ut med Utfør importenknappen.
Tools for Schools
- 22 –
4.3 Brukertyper
Menyvalget Admin meny|Brukertyper
Det er mulig å knytte de ansatte opp mot den gruppen de hører under. I figuren under er det et
eksempel på hvordan dette kan se ut:
I figuren over ser vi at det er lagt inn ulike brukertyper. Du kan selvsagt kalle brukertypene
det du måtte ønske.
Uker vil i hvilket tidsintervall brukerne kan foreta reservasjoner. Reservasjonsperiode er satt
som 50 til standard, men kan være et tall mellom 1 og 254. Du kan også skrive inn tallet 0
(null), noe som vil medføre at brukertypen ikke kan foreta reservasjoner i det hele tatt. Dette
kan f.eks. være aktuelt å sett i sommerferien dersom du ikke ønsker at noen skal kunne legge
inn reservasjoner før årets nye timeplan er lagt inn.
Fra kl og Til kl angir når på dagen reservsjoner skal få lov til å legges inn av de ulike
brukertypene.
Dersom det ikke er noen avkrysning for Ansattliste, vil brukerne under denne brukertypen
ikke bli opplistet på ansattlisten, se kapittel xx.
Startside angir hvilken side som skal vises etter at en bruker er pålogget. Det kan velges
mellom Velkomstside, Reserver rom Timeplan, Reserver sortert etter dato, eller Min kalender.
Dersom du ønsker å legge til brukertyper klikker du på Legg til brukertype-knappen. Du
endrer en brukertype ved å klikke på blyanten på den brukertypen du vil endre:
Tools for Schools
- 23 –
4.4 Grupper for rom og utstyr
Menyvalget Admin meny|Grupper rom/utstyr
Dersom en skole har mange rom, vil det være lurt å opprette grupper. En kan f.eks. opprette
grupper for klasserom, grupperom og spesialrom. Eventuelt kan en dele rommene inn i
grupper etter etasjer, bygg e.l.
I figuren over er det laget en gruppe for Klasserom, og har avkrysset de rommene som skal
inngå i den gruppen. Lagre endringer med Lagre-knappen.
En legger til nye grupper med Legg til gruppe-knappen, og en kan slette grupper med Slettknappen.
4.5 Tilgangsgrupper
Menyvalget Admin meny|Tilgangsgrupper
En tilgangsguppe angir hvilke rom og utstyr brukerne kan reservere. Alle brukerne må være
tilknyttet en tilgangsgruppe, noe som settes via menyvalget Admin meny|Brukere.
Du kan legge inn flere tilgangsgrupper, hvor du da har forskjellige objekter tilknyttet de ulike
gruppene. Brukerne kan reservere for de rommene som er avkrysset.
Tools for Schools
- 24 –
For å hurtig merke eller fjerne alle objektene for en gruppe, kan du museklikke på boksen for
merk alle.
Du oppretter nye tilgangsgrupper med Legg til gruppe-knappen, lagrer endringer med
Lagre-knappen (disketten), og sletter gruppen med Slette-knappen (det røde krysset). Merk at
du kan ikke slette grupper som har brukere tilknyttet.
4.6 Rom og utstyr
Menyvalget Admin meny|Rom og utstyr
Vanligvis vil rommene bli importert til systemet, men du kan også legge til rom eller utstyr
selv. Det kan også være lurt å legge inn en beskrivelse. Dersom rommet er importert, angis
det med avhakingen:
En legger til nye rom med Legg til-knappen, og en endrer et rom ved å klikke på blyanten på
det aktuelle rommet eller utstyret:
Etter at de ønskede dataene er innskrevet bekreftes valg med Lagre-knappen. Feltene
Beskrivelse og Antallplasser vil kunne gi en bedre oversikt/foklaring til brukerne når de
foretar reservasjon.
Perioder
Menyvalget Admin meny|Perioder
ToolsForSchools støtter perioder, slik at ploging etc. er mulig å timeplanlegge. For hver
periode som opprettes, må det angi hvilke datoer som skal inngå i denne perioden:
Tools for Schools
- 25 –
I figuren over ser vi øverst at det er opprettet en periode med navnet Generell. Ved å klikke på
mappen (som du finner mellom blyanten og x-knappen for sletting) får du frem en grid hvor
du kan legge inn alle datointervaller som inngår i perioden.
4.7 Reservasjonsøkter
Menyvalget Admin meny|Rom og utstyr
For å gjøre reservasjoner så enkelt som mulig, må en sette opp økter for når reservasjoner skal
være mulig. Disse øktene vil normalt sett følge skolens timeplan. I dette vinduet angis start og
sluttid for alle øktene på alle dagene. Merk at dagene angis med 0 for mandag, 1 for tirsdag
osv:
Tools for Schools
- 26 –
4.8 Medietyper
Menyvalget Admin meny/Medietype
Medietyper må registreres før AV-medier kan registreres (menyvalget Admin meny/AVmedier med programmer).
4.9 Fag
Menyvalget Admin meny|Brukere
4.10 Grupper
Menyvalget Admin meny|Brukere
4.11 Gruppeelever
Menyvalget Admin meny|Brukere
4.12 Faglærere
Menyvalget Admin meny|Brukere
4.13 Trinn
Menyvalget Admin meny|Brukere
Tools for Schools
- 27 –
4.14 Diverse
Menyvalget Admin meny/Faste data/Diverse
Her vil det komme linker til sider som kan være aktuelle for noen skoler/bedrifter, men som
ikke direkte behøver å ha noe med reservasjonssystemet å gjøre. Siden her vil være et resultat
av ønsker som måtte komme fra administratorbrukere eller andre brukere.
I skrivende stund er det tatt med to tillegg:
•
Ansattoversikt
Gir en oversikt over alle ansatte, sortert gruppevis på
ansattype og deretter etter navn.
•
Reservasjonsoversikt
Dersom skolen din har en PC hvor elevene henter
informasjon på, vil denne være grei, fordi siden
oppdateres hvert 2. minutt automatisk.
Tools for Schools
- 28 –
4.15 Brukere
Menyvalget Admin meny|Brukere
Administratorbrukere kan endre personalia og passord for brukerne. Nye brukere kan legges
til og slettes.
Dersom flere ansatte skal legges inn, kan det være lurt å bruke importmuligheten. Dersom kun
de ansatte skal importeres, benyttes Importer brukere –linken som vist i bildet over. Dersom
skolen din benytter gp-Untis, er det mulig å importere alle de nødvendige data til reservasjonssystemet derfra. I så tilfelle bruker du menyvalget Admin meny/Importer.
På store skoler kan det fort bli mange brukere innlagt, og det kan da være lurt å sile ut
brukeryper ve å sette på Filter. Husk også på at en kan klikke på tittelen i overskriftsraden for
å sortere stigene/synkende på det feltet.
En kan legge til nye brukere med Legg til bruker -knappen, eller en kan endre en bruker ved
å klikke på blyanten for den aktuelle brukeren:
De første feltene her er nokså selvforklarende, men de tre siste kan i utgangspunktet se noe
like ut. Se kapitlene 4.3, 4.4 og 4.5 for en nærmere forklaring til disse feltene.
4.16 Timeplan (Faste økter)
Menyvalget Admin meny|Timeplan (Faste økter)
Mange rom eller utstyr (objekter) vil være opptatt til faste tider. Disse tidene legges inn som
”faste økter” slik at det ikke er mulig for andre å reservere disse øktene (bortsett fra at
administratorbrukerne kan foreta rombytte, jf. kapittel 4.17). Før timeplanen kan registreres,
må selvsagt rommene (jf. kapittel 4.3) være lagt inn. Forøvrig vil nok timeplanen være
Tools for Schools
- 29 –
importert fra et skolesystem, som Novachem, men du kan endre timeplanen om det er
ønskelig.
Det er mulig å legge inn timeplaner over perioder, og en kan legge timer som ikke inngår i de
faste øktene om det er ønskelig. I så tilfelle kan det oppgis i boksene Fra kl -Til kl.
4.17 Fakturaoversikt
Menyvalget Admin meny/Fakturaoversikt
For å bestille systemet, går du på dette menyvalget. Svar i så fall bekreftende på at du godtar
betingelsene.
Etter at du har kjøpt systemet, vil du i dette menyvalget få en oversikt over dine fakturaer, og
du kan skrive ut fakturaen herfra.
Dersom du har installert gratisprogrammet AcrobatReader kan du også skrive ut fakturaen i
PDF-format. Fordelen med PDF-utskrift er at utskriften blir svært bra, fordi AcrobatReader er
et program som er installert på din egen PC.
Dersom du velger å skrive ut i HTML-format, går det greit det også, men ulempen er at
utskriften blir ikke så nøyaktig. Utskriften må foretas med hjelp av print-knappen i nettleseren
din, slik at topp- og bunntekster blir med på fakturaen.
4.18 Planleggingsperioder
Menyvalget Admin meny|Planleggingsperioder
Før systemet tas i bruk, bør det tas stilling til hvordan periodeplanene skal lages. Dersom det
skal skrives ukeplaner, må det settes i firmaopplysningene (menyvalget Admin
meny|Firmaopplysninger). Dersom periodeplanene skal skrives ut fra en
Tools for Schools
- 30 –
planleggingsperiode, må det avgjøres om det skal være felles planleggingsperioder på skolen
eller ikke.
Dersom det skal benyttes felles planleggingsperioder, bør disse periodene legges inn før de
ansatte tar systemet i bruk.
I bildet under ser du eksempel på planleggingsperioder som er lagt inn:
Selve periodeplanene lager lærerne med menyvalget Verktøy|Rediger periodeplan.
4.19 AV-medier med programmer
Menyvalget Admin meny/Slette reservasjoner
Før brukerne kan foreta utlån av AV-medier, må selvsagt av mediene registreres. Med dette
menyvalget registreres de ulike AV-mediene skolen har, samt hvilke program som er på
mediet.
Før AV-mediene kan registreres, må du ha registrert medietypene (menyvalget Admin
meny/Faste data/Medietyper).
4.20 Rombytte
Det er ikke noe eget menyvalg for rombytte, men rombytte kan gjøres i reservasjonsvinduene.
I reservasjonsvinduene kan administratorbrukbrukeren overskrive de faste øktene. Dette vil
Tools for Schools
- 31 –
være aktuelt i forbindelse med rombytte, f.eks. ved heldagsprøver. Ved rombytte, kan grunn
for rombyttingen oppgis.
Tools for Schools