Sluttrapport Melamartnan

Transcription

Sluttrapport Melamartnan
Rapport fra Melamartnan 2012
Mandat
Sluttrapporten for Melamartnan 2010 ble behandlet i Overhalla kommunestyre 20. juni 2011 med
følgende vedtak:
1. Kommunestyret tar rapporten fra Melamartnan 2010 til orientering. Kommunestyret vil
samtidig takke alle involverte frivillige for gjennomføring av et flott arrangement.
2. I tråd med tidligere kommunestyrevedtak tar Overhalla kommune sikte på at det formelle
eierskapet til Melamartnan overføres til en lokalt forankret privat virksomhet som kan
forvalte og videreutvikle arrangementet. Overhalla kommune vil ta initiativ til etablering
av en slik virksomhet, med målsetting om at et selskap skal være etablert innen
sommeren 2012.
3. Av hensyn til nødvendig framdrift for planlegging og gjennomføring av Melamartnan
2012, påtar Overhalla kommune seg å stå som eier for arrangementet også i 2012.
4. Overføring av eierskapet til nytt selskap forutsettes å være sluttført innen utgangen av
2012. Overføringen av eierskapet tas opp i egen sak til kommunestyret i 2012.
5. Det forutsettes at økonomistyringen for arrangementet i 2012 gjennomgås og styrkes for
best mulig å sikre et tilfredsstillende økonomisk resultat.
6. Det opprettes et interimsstyre som jobber med den formelle selskapsdannelsen.
Dette består av Ragnar Prestvik, Knut Flåtter, økonomisjef Roger Hasselvold, en
representant for MNS Utvikling, samt 2 representanter for aktuelle lag og organisasjoner.
Dette mandatet ble gitt styringsgruppa av Overhalla kommune i november 2011:
Det vises til kommunestyrets tidligere behandlinger av Melamartnan 2008 og 2010, her under vedtak om at
kommunen også skal stå som eier av arrangementet i 2012. Kommunestyrets vedtak legger også føringer for en
styrket økonomioppfølging for gjennomføringa i 2012.
I oppstarten av arbeidet med Melamartnan 2012 fikk styringsgruppa følgende mandat:
Ut fra kommunestyrets vedtak vil rådmannen presisere følgende mandat og forutsetninger til
styringsgruppa:
-
Det skal oppnevnes ei styringsgruppe på om lag 10 medlemmer som planlegger og gjennomfører
Melamartnan 2012. Leder for styringsgruppa er Ragnar Prestvik. Leder for styringsgruppa har fullmakt
til å fatte beslutninger og ta nødvendige veivalg etter nødvendig drøfting i gruppa.
-
Martnan skal gjennomføres i tråd med ideene for gjenskaping av Melamartnan og i samsvar med de to
foregående arrangement.
-
Formannskapet skal innen utgangen av 1. kvartal 2012 behandle og godkjenne sammensetning av
gruppa, samt budsjett og planer/program for martnan.
-
Martnan skal føre streng og kontinuerlig kontroll med kostnader og framlegge et budsjett med et
resultat som tilsier en tilstrekkelig utbetaling av midler for dugnadsinnsats. I dette ligger også at det
skal fastsettes en tydelig ansvars- og rollefordeling mellom de involverte, samt at tilstrekkelig
detaljerte rutiner skal være fastsatt på et tidligst mulig stadium.
-
Styringsgruppas leder samt økonomiansvarlig plikter å rapportere jevnlig til kommunens
rådmann/økonomisjef om budsjett/økonomisk situasjon. Det gjennomføres jevnlige kontaktmøter i
perioden fram mot martnan 2012.
-
Styringsgruppa skal tydeliggjøre ansvarsområder for sine medlemmer - med budsjett.
-
Styringsgruppa gjør selv avtaler med samarbeidspartnere i næringslivet.
-
Styringsgruppa søker selv om økonomiske bidrag fra offentlige instanser (fylkeskommunen, evt.
statlige instanser) - festivaltilskudd og midler til utviklingsprosjekter som gagner både martnan og
lokalsamfunnet på Melen.
-
Styringsgruppa gis fullmakt til å engasjere prosjektmedarbeidere innenfor eget budsjett (i et omfang
som er akseptabelt i forhold til totalbudsjettet).
-
Styringsgruppa skal innen utgangen av 1. kvartal 2013 avlegge rapport for martnan 2012.
Trond Stenvik
Rådmann Overhalla kommune
Styringsgruppa/martnaskomiteen
Med utgangspunkt i mandatet fra Overhalla formannskap/kommunestyre og erfaringer fra de to
første martnasarrangementene, startet styringsgruppa for Melamartnan 2012 sitt arbeid høsten
2011.
I tråd med erfaringene fra de to første arrangementene, og intensjonen om å skulle “overlevere”
martnan til en ny eier, har det vært lagt ned mye arbeid i å finne en hensiktsmessig organisasjon der
oppgavene og ansvaret har vært tydelig fordelt.
Flere av deltakerne i styringsgruppa de to første martnasarrangementene ønsket ikke å fortsette.
Etablering av ny organisasjonsstruktur medførte noe prøving/feiling både i forhold til fornuftig
fordeling av oppgaver og mht aktuelle personer.
Dette medførte en del skifte av mannskap under vegs, men fra april har vi hatt de samme personene
på plass i komiteen.
Oppgavefordeling:
-
Mat/forpleining
Arena
Program
Lokalhistorie
Økonomi
Påmeldinger/web/info
Mannskap
Styringsgruppa har hatt 20
møter fra september 2011 og
fram til martnan. Fra
desember-august med ca ett
møte i måneden, i september
ukentlig og i martnasuka
daglig.
Komiteen har siden april
bestått av Ragnar Prestvik
(leder), Sveinung Aune
(økonomi), Tone Lian
(program), Karen Hasselvold
(mat), Sverre Johannes Rygh
(lokalhistorie), Sverre Samuel
Homstad (arena), Dagfinn Johansen (web/påmelding/info), Heidi Husby (mannskap).
Jørn Opdahl fra Namsos Næringsforening Arrangement AS ble engasjert til konkrete oppgaver i
sluttspurten.
Anne-Lise Grande Vollan har fulgt komiteens arbeid fra stiftelsen av Melamartnan SA 23. april og
fram til martnan som observatør.
Prosjektleder for de to første martnaene, Knut Flåtter, meddelte i april at han ikke ønsket å forlenge
engasjementet. Komiteen engasjerte Jørn Opdahl i Namsos Næringsforening Arrangement i 100
timer i innspurten med hovedvekt på avvikling av kveldsarrangementene pluss div. praktisk bistand.
Opdahl fulgte komiteens arbeid fra mai til oktober.
Komiteens leder har vært sekretær fra april. Funksjonen som leder for sekretariat falt ut i løpet av
sommeren, og oppgavene knyttet til dette ble også ivaretatt av leder i samarbeid med øvrige som
hadde sekretariatet som base.
I komiteens møter har det vært fokus på rapportering fra de ulike komiteer og godkjenning av ideer
og tiltak som er blitt foreslått.
Det har vært sterkt engasjement blant styringsgruppas medlemmer – og dedikert innsats for å skape
en god martna.
En annen viktig oppgave har vært å sikre god økonomisk styring og kontroll, der det har vært et
overordnet mål å sikre overskudd – og dermed bidrag til lag/foreninger som har ytt dugnadsinnsats.
Etter to innledende arrangement med til dels betydelige investeringer og anskaffelser, ble det uttrykt
ganske tydelig fra lag og foreninger at det er knyttet forventning til overskudd – og dermed
utbetaling av godtgjørelse for dugnadsinnsats.
Dette er også et vesentlig moment i forbindelse med at Melamartnan skifter eierskap etter årets
arrangement. Etter tre arrangementer med Overhalla kommune som eier, skal arrangementet i
framtida eies av lag og organisasjoner gjennom det nystiftede selskapet Melamartnan SA. Dette
innebærer et mer sårbart eierskap uten vesentlig kapital å tære på. Dette var derfor også et sterkt
insitament til å skape et arrangement i 2012 med overskudd. Martnan måtte dokumentere
bærekraft.
Det var derfor mange grunner til å gjennomføre et martnasarrangement i 2012 preget av nøkternhet,
samtidig som suksessfaktorene fra 2008 og 2010 måtte videreføres – og noe nytt måtte komme til.
Markedsføring
Det ble tidlig inngått avtale med Namdalsavisa om markedsføring av Melamartnan. En avtale som
omfattet produksjon og innrykk av 10 annonser, (herav 3 helsider og ei dobbeltside), plakater,
program mm.
Leder har fulgt opp markedsføringsavtalene med NA med innhold/budskap, og også hatt ansvar for
annonser i Trønder-Avisa, Adresseavisen og skjermreklame i Namsos.
I tillegg til avisannonser, program og skjermreklame, er det laget bannere for å sette opp på Skage og
Øyesvold, samt plakater som er distribuert/satt opp rundt om i distriktet og noen laminerte,
permanente plakater for oppsetting i strategiske vegkryss.
Lokal presse ble invitert ved flere anledninger for å lage forhåndsomtaler. NA møtte opp ved alle
anledninger, mens T-A uteble. Et par uker før martnan ble det sendt tipsliste til begge aviser om
aktuelle saker som kunne lages. NA laget flere sider forhåndsomtale i henhold til inngått avtale. T-A
laget en notis som sammendrag av tipsene som ble oversendt.
Leder var i september i møte med NRK om å lage innslag fra martnan. Vi var forespeilet tv-opptak til
Midtnytt.
Under martnan var NA til stede begge dager. T-A var til stede med nettjournalister under åpninga
men hadde ingenting i papiravisa. NRK hadde radioinnslag fredag.
Vi fastslår at vi ikke fikk den markedsføringa vi ønsket på Innherred, men er tilfreds med lokal
markedsføring i Namdalen. Det kan imidlertid arbeides med bevisst, langsiktig og intenst med
markedsføringstiltak som kan medføre økt interesse fra et større omland.
Det er investert i noe materiell som kan brukes ved framtidige martnaer.
Nettsiden
Etter at styringsgruppen ble omorganisert, overtok Dagfinn Johansen ansvaret for nettsiden i andre
halvdel av april 2012. Arbeidet startet da straks med å oppdatere siden. På dette tidspunktet var ikke
påmeldingssystemet stengt/ oppdatert fra forrige martna. Påmeldinger ble derfor sendt til en epostadresse som ikke lenger var aktiv. Dette var uheldig og det ble ordnet opp i dette så fort som det
lot seg gjøre..
Med noen få unntak, ble hovedstrukturen på nettsiden videreført. Det virket som strukturen
fungerte bra også i år.
Nytt av året var at en ungdom med filmkompetanse ble engasjert til å gjøre filmopptak. Opptakene
kan brukes i forbindelse med markedsføring og i forbindelse med undervisning i skoler i regionen.
Overhalla kommune sin YouTube-konto ble benyttet til å legge ut filmene. De er etterpå
systematisert på Melamartnan sin hjemmeside.
Det er en liten utfordring å få til litt spennende design på siden, hvis kun ett dynamisk nyhetsfelt blir
brukt på hovedsiden. I år ble det derfor brukt både statiske og dynamiske nyhetsfelt. Facebookgruppen er også brukt i kombinasjon med martnan sin egen nettside, noe som også vil være viktig
også neste gang.
Veien videre:
- Påmeldingsskjema må straks stenges etter at martnan er gjennomført. Dette er gjort etter årets
martna.
Det er viktig å prioritere videreutvikling av nettsiden og bruk av sosiale medier. Nettsiden må ha
2 hovedhensikter:
- gi god informasjon til deltakende parter.
- gi presis informasjon og inneholde elementer som gir publikum lyst til å besøke martnan.
- det må være enkelt å se når nettsiden er blitt aktiv igjen fram mot ny martna (etter naturlig
periode i dvale)
Økonomigruppa
Forarbeid:
Lage skjema, gjenbruk og endring av skjema fra tidligere martnaer.
Planlegging. Programmering av kasser, viktig å gjøre det enkelt.
Bestilling av terminaler og veksel.
Veksel:
Kjøpte veksel for 100.000,-, se vekseloversikt. All veksel for hele fredag ble pakket i konvolutter på
torsdag. Gikk ganske greit, men ble litt lite med 50-lapper. Så det må vurdere ved neste gang ved
bestilling. Gjenbruk av veksel, 10 og 20 telles opp kr 500,- i hver pose. Det ble nok veksel etter at vi
”kjøpte” flere 50 og 100 kr på Sparebank 1.
Må også regne med enda mer bruk av kortterminal etter hvert.
Terminaler:
8 terminaler, 2 i stortelt, 2 i nedre telt, 1 i fjøset, 2 ved billettsalg, 1 i sekretariatet. Vi mener at det
ikke er nødvendig med terminal i fjøset, kun ca 3000 i løpet av hele helga. Kundene har mulighet til å
ta ut penger i sekretariatet, og har alltid med noen penger.
Det er heller ikke nødvendig med 2 terminaler i nedre telt, for lite brukt i forhold til kostnader. 1
terminal koster 1000 + 50 kr dagen i leie.
Ca 100.000 i kontantuttak og 240.000 brukt på terminaler, bra økning fra sist.
Kasse:
Første året med kassaapparat, fungerte greit. Veldig lite feil, virket som de som betjente dette kom
fort inn i det. Kassene ble programmert på enkel måte, noe som er viktig i forhold til
feiltransaksjoner.
Bemanning/organisering:
Fungerte veldig bra, et godt team… Må være 3 på vakt, og alltid 1 igjen i lokalet. Mindre belastning
på hver enkelt hvis vi holder oss mer til vaktlista. Neste martna bør penger/kasser og terminaler
hentes av ”brukerstedet”, da kan vi holde oss mer til vaktlista. Tidligpulje og senpulje, 4 timers økter.
Tilgjengelig på tlf. ellers.
Billetter og penger bør kanskje organiseres fra økonomigruppa. Fordel i forhold til avstemming og ett
kontaktpunkt for brukerstedene.
Uansett hvordan dette gjøres skal det være 2 stk som transporterer penger.
Henting og bringing av penger, loggføring fungerte bra.
Arbeidsplass:
God plass på scenen, trenger litt plass for kasser, terminaler og opptelling, greit skjermet av
skjermbrett. Det lille rommet ble også brukt og avlåst innimellom.
Tellemaskin, regnemaskin, strekk, konvolutter, tape, penner, stiftemaskin, plastposer, m.m. var
nyttige hjelpemidler.
Arbeidsoppgaver/gjennomføring:
Alle på brukerstedene bør få ordentlig informasjon om hvordan pengehenting m.m. skal foregå og
hvem som skal hente penger.
Kasseskjema og hovedkasseskjema fungerte bra, viktig at beløp føres på riktig plass straks etter
opptelling.
Alltid 2 stk. tellet etter henting på brukersted.
Hovedkasse avstemt ved dagens slutt.
Vakter (Jørn) kom med penger/billetter etter sluttsalg på kvelden. Veldig greit å ha en bil til
disposisjon på kvelden.
Diverse observasjoner ellers:
Merking og skilting må bli mye bedre, dette må være ferdig torsdag kveld. Merking over matutsalg,
hva selges hvor. Tydelig hvor kø starter og kasse er.
Når det er salg i Nerteltet, bør det også være mer
aktivitet som trekker mer folk dit.
Bro mellom uthuset ved Melasal’n og over til
Speten. Ble mye trafikk over plenen til Ragnhild.
Gratisbilletter: Bør kanskje vurderes, strammes
noe inn. Potensial for mer billettsalg.
Dugnadskafe: Godt tilbud, men virket ikke som så
mange av de voksne benyttet seg av tilbudet. En
flott mulighet til å skape ”samhørighet” blant
dugnadsfolket.
Potetpub: Har større potensial. Kan åpnes
tidligere på dagen, og kanskje være åpne lengre
utover natta. Vakthold utenfor, mer lys, kanskje
en ”spillemann”.
Sponsorarrangement opptok mye av beste tid på lørdag.
Sponsorer – samarbeidspartnere
Arbeidet med sponsorer startet før sommerferien. Opplegget fulgte tidligere arrangement med
sponsoravtaler på ulike nivå (ytelser/gjenytelser). Målet var å sikre 3-4 større sponsorer (verdi 50.000
kroner eller mer i form av penger eller tjenester/andre ytelser), samt en del i mellomnivåene (20.000
og 10.000 kroner). I år ble det dessuten satt opp et nivå 4 med verdi 5000 kroner med sikte på å nå
flere mindre, lokale samarbeidspartnere.
Martnans gjenytelser har i hovedsak vært profilering i program og annonser, samt billetter.
Salg av sponsoravtaler har i hovedsak vært utført av leder samt av Tor Martin Mentsen.
Vi oppnådde ikke målet for salg av avtaler. I nivå 1 (50.000 eller mer) fikk vi bare en sponsor. I nivå 2
(20.000-50.000) fikk vi 3 sponsorer. I de to laveste nivåene oppnådde vi noen flere avtaler, flere av
dem i form av gratis tjenester/ytelser/varer.
I år ble salgsinnsatsen gjort på våren/forsommeren (større avtaler) og august/september (laveste
nivåer). Erkjennelsen er at vi må selge avtalene vesentlig tidligere. Helst et års tid før
martnasarrangementet for de største samarbeidspartnerne og tidlig i arrangementsåret for de øvrige
– av flere grunner: Samarbeidspartnernes årsbudsjetter for slike avtaler, og for å kunne lage gode
profileringsopplegg. For en del tjeneste-/vareleverandører kan det fortsatt være aktuelt å tegne slike
avtaler i innspurten til martnan.
Et planlagt sponsorarrangement i Kafe Fjøset lørdag kveld ble avlyst på grunn av manglende
påmelding. En av samarbeidspartnerne (Ocem) ønsket å delta i arrangementet, og vi ble enige om et
tilpasset opplegg i Potetkjelleren.
Oversikt over sponsorer:
Fakturerte:
Ocem, NTE, Sparebank 1 SMN, Skogplanter Midt-Norge , Korpsservice Skage, Høstland Caravan,
Bygger’n Overhalla, Spar Skage.
Total verdi kr. 80.000
Avtaler som omfatter varer/tjenester/rabatter:
NA (markedsføring),Blengsli & Sønn (leiebil), Otto Moe (leiebil), Avis (leiebil), Retura (renovasjon),
Flasnes Transport (kjølebil og transport), Lindsethmo Transport (grus/maskin).
Knut Wallum (maskin, graving).
Total verdi, ikke fakturerte bidrag kr. 203.000
Utstillere
12. mai fikk alle utstillere fra forrige martna tilsendt invitasjon til deltakelse – enten per e-post eller
sendt i posten.
I tillegg ble ca 90 andre utstillere kontaktet enten per e-post eller telefon.
Før ferien hadde 18 utstillere meldt seg på. Flere av disse meldte seg imidlertid av igjen med ulike
begrunnelser – mest p g a pris.
Påmeldingene gikk tregt utover sensommeren/ tidlig høst men endte til slutt med 29 betalende
utstillere (31 totalt medregnet Sparebank 1 og Namdal historielag).
Inntekt utstillere 2012: kr 110.500,- (m/moms: kr 138.125,-)
Fristen for påmelding var opprinnelig urealistisk og denne ble til slutt endret til 15. september (de
siste kom etter dette). Det er mulig at annonsering utenfor Namdalen burde vært mer vektlagt.
Annonsering i Adresseavisen i siste fase så ut til å ha en viss effekt.
Melamartnan var også representert på Rennebumartnan, Trøndersk Matfestival i Trondheim og
andre plasser. Effekten av dette vet vi for lite om, men det var uansett viktig kontakt med aktuelle
utstillere.
Mange utstillere mente prisen var for høy og meldte seg ikke på pga dette.
Vi fikk gode tilbakemeldinger fra de utstillerne som kom, men også disse er nok så entydige i sin
holdning til prisen. Det er for dyrt (se nedenfor)
Det var lite salg siste time fredag og lørdag. Første time lørdag var det også dårlig besøk i
utstillergata.
50 % av 28 betalende utstillere svarte på vår evaluering. 1 utstiller møtte ikke opp.
Hvor mange av den resterende halvparten (de som ikke har svart) som ønsker å komme tilbake, er et
uavklart spørsmål.
Resultat av utstillerevalueringen.
Svarprosent: 50
(6= best)
1
2
3
Informasjon til utstillere på forhånd:
0%
7,10 %
7,10 %
14,30 % 42,90 %
28,60 %
Påmeldingsopplegget:
0%
7,10 %
7,10 %
7,10 %
35,70 %
42,90 %
Oppfølging og service
0%
0%
0%
0%
42,90 %
57,10 %
Prisen
14,30 % 28,60 %
4
5
28,60 % 14,30 % 14,30 %
0%
Plassering på området
0%
0%
7,10 %
Mottakelse og oppfølging på martnan
0%
0%
0%
0%
35,70 %
64,30 %
Bodene, tilrettelegging
0%
0%
0%
0%
28,60 %
71,40 %
7,10 %
0%
14,30 % 21,40 % 28,60 %
28,60 %
Helhetsinntrykket ditt (som utstiller)
0%
7,10 %
7,10 %
7,10 %
35,70 %
42,90 %
Helhetsinntrykket (på hele martnan)
0%
0%
0%
7,10 %
42,90 %
50 %
Salg og respons fra publikum
21,40 % 28,60 %
6
42,90 %
12 av 14 svarer at de ønsker å delta neste gang med noen forbehold.
Generelle kommentarer fra utstillerne:










For mange med spekemat
Påmelding 2 ganger da første ikke ble registrert.
Kan gjerne stå på solsiden
Deltar videre hvis det ikke blir for dyrt.
Lite salg fredag. Åpning kl 12 kanskje
Deltakelse videre avhenger helt av pris.
Hvorfor ikke lørdag og søndag? Lite salg på fredag. En martna handler vel om å omsette varer
eller?
Gjerne mer underholdning der bodene er.
En har ikke krysset av for deltakelse i 2014, men sa ved avreise at han ville delta.
Matbodene må stå med sola i ryggen.
Neste gang: mer husdyr (sau, gris og høns)
Litt dyrt men bra kvalitet på boder og plassering.
Vi med mat må helst ha sola i ryggen.
Om det blir deltakelse neste gang vil være avhengig av hvilken helg det blir.
Evalueringen fra sist ble ikke lest godt nok! Utstillere med matprodukter bør stå med sola i ryggen!
Forslag til endringer
- Prisen for utstillere bør reduseres. Selv om antallet da vil stige, vil etter all sannsynlighet inntekten
ikke bli særlig høyere. Likevel bør 40 utstillere med variert utvalg være et klart mål neste gang.
- Utstillerbodene bør stenge kl 17.00 både fredag og lørdag. Hvis det ikke legges opp til spesielle
underholdningsinnslag fra kl 10.00 i utstillerområdet, har det ingen hensikt å åpne bodene før kl
11.00 på lørdag.
- Egen bod for kaffekoking ble ikke benyttet av utstillerne. Unødvendig å rigge opp dette neste gang.
Imidlertid er det viktig å ta runder med kaffe og noe å bite i til utstillerne. Dette ble gjort 1 gang hver
dag i år og blir satt stor pris på.
- 2 personer må regnes med i mannskapsstyrken for å dekke til bodene med plast torsdag kveld og
fredag kveld og fjerning av plast fredag morgen og lørdag morgen.
Sekretariatet (martnaskontoret)
5 personer delte på ansvaret i sekretariatet. I tillegg var 1 sjåfør tilgjengelig kontinuerlig – han hadde
base i sekretariatet. Sjåføren hadde få ad-hoc kjøreoppdrag – noe som var et tegn på god
planlegging. Det ble laget en form for turnus slik at vi også fikk mulighet til å være litt på martna. Det
var alltid minst 2 stykker til stede i sekretariatet.
I sekretariatet var det stor aktivitet fra morgen til kveld. Her ble
inngangsbilletter og parkeringsbilletter utlevert tidlig på
morgenen. Økonomigruppa bidro med supplering når det var
behov for det. Restbilletter ble innlevert i sekretariatet, og
totaloversikt ble ført inn på skjemaer og rapportert til
økonomigruppa.
Både utstillere og publikum var innom sekretariatet av mange
ulike grunner. Det var salg av diverse produkter og billetter til
kveldsarrangementene. I tillegg var det muligheter for
kontantuttak her. Det var til tider meget travelt, da mange
benyttet seg av muligheten for kontantuttak. Samlet gjennom
martnan var det et kontantuttak på ca 100 000,-. Det var viktig at
økonomigruppa var i nærheten slik at de på kort varsel kunne
komme med påfyll av kontanter. Samarbeidet mellom
økonomigruppa og sekretariat er viktig for å få en god flyt slik at
publikum opplever god service fra sekretariatet.
Det var mange gode tilbakemeldinger fra publikum, så det var en fryd å jobbe i sekretariatet.
Dugnadsfolket meldte seg også i sekretariatet av mange ulike grunner, så det er viktig at vaktlister og
arbeidsinstrukser ligger tilgjengelig i sekretariatet. I tillegg var det en del artister som møtte opp i
sekretariatet, og de ble godt mottatt av artistvertene.
Det ble under martnan tatt bilder/videoer som ble lagt ut på nettet fortløpende fra sekretariatet.
Dugnadsfolk og skoleelever var innom dugnadskafeen, så i sekretariatet var det folksomt store deler
av dagen.
Glemte/mistet gjenstander ble innlevert her og tatt vare på. I etterkant av martna’n har vi forsøkt å
finne eierne til de forskjellige gjenstandene – uten å ha lyktes med det pr d.d.
Billetter
Priser:
Styringsgruppa ønsket bedre kontroll med antall besøkende og besluttet tidlig å ha nummererte
billetter ved inngang til martnasområdet (dagbilletter). For å gjøre det enklere å betjene billettsalget,
ble antall billett-typer redusert fra 4 til 2 (voksne og barn). Prisene ble satt til 150,- for voksne og 20,for barn.
Dagbillettene ble ikke lagt ut til forhåndssalg.
Det ble bestilt nye, nummererte billetter, fire ulike farger, 5000 stk av hver farge. Disse er ikke
merket med årstall og kan brukes ved seinere martnasarrangementer.
Dugnadsmannskaper fikk unummererte billetter fra forrige martna. Det samme fikk skoleelever og
ledsagere som skulle delta i tablåer og Barnas marked. Alle skoleelever i Overhalla fikk fri inngang
fredag.
Billettsalget fungerte godt, og målet om å få samsvar mellom antall utdelte billetter og inntekter i
kassa, ble godt ivaretatt.
Fredag ble det solgt ca 1000 billetter (pluss cirka 1000 fribilletter til skoleelever og dugnadsfolk).
Lørdag ble det solgt ca 1810 billetter (pluss cirka 600 fribilletter til skoleelever og dugnadsfolk).
Dette er noe lavere enn i 2010.
Billettsalget på dagtid ble ivaretatt av OIL Friidrettsgruppa som hadde to skift hver dag.
Til kveldsforestillingene ble det bestilt billetter på Kulturhuset i Namsos, og salget lagt ut for
elektronisk bestilling på kulturhusets nettside i tillegg til fysisk salg på Spar Skage og JB Bok&Cafe.
Det ble dessuten solgt billetter på martnaskontoret under martnan samt på døra begge kvelder.
Det var ikke noe vesentlig forhåndssalg før i innspurten. Det ble solgt 93 billetter på nett, 200
billetter på Spar Skage og 52 billetter på JB Bok&Cafe.
Under forestillingene var det satt opp eget mannskap til salg av billetter.
Arena
Organisering:
Delt opp i 3 hovedansvarsområder:
Telt:
Ansvarlig Jan Inge Risberg
Boder:
Ansvarlig Endre Solbakken (oppsetting)
Trygve Sagmo (nedtaking)
Gjerding/pynting område:
Ansvarlig Steinar Ingebrigtsen
Totalansvarlig for arenaområdet: Sverre Homstad
Dette fungerte godt, da delansvarlige har hatt denne jobben før og vet hva som skal gjøres.
Alle gjorde en fantastisk god innsats. Også matservering til dugnadsfolket fungerte godt.
Ansvarlig for flg. gjøremål:
-
-
Oppsetting av boder for utstillere, på aktivitetsområdet, barnas marked og billettboder,
totalt 50 stk.
Nedtaking og lagring av boder og materiell.
Rydding av arenaområde, dvs. ved ferjested, stier, områder for historiske tablåer, hele veien
for historiske vandringer, rundt Nergata, ved aktivitetsområdet, samt alle lokaler som blir
brukt (Læmmen, Kafe Fjøset, Stabburet, Pub Potetkjeller). Rydding av området etter
martnan.
Oppsetting av 2 telt og innredning av disse.
Nedtaking av telta samt opplasting på bil
Oppsetting og nedtaking av gjerder, skilting, pynting på området.
Legging av permanent vannledning fra kommunalt vatn til vannpost nedenfor storteltet.
- Følge opp utbygging av bedre strømforsyning
til området.
- Orden/renhold (søppel, toaletter, osv.).
Arbeidet:
-
-
-
- Graving for strøm startet i midten av august og
var ferdig i god tid før martnan. Installasjon av strøm
kom vi også i mål med selv om streik i NTE skapte litt
spenning. Vi har fått det meste fast installert og slipper
løse kabler til alt. Det er av sikkerhetsmessige grunner
også lagt permanent kabel til et lyspunkt ved
ferjestedet. Vi måtte imidlertid legge en midlertidig
kabel for Askil Holm-festen som kom med
overaskende stort strømbehov. Vannledning ble lagt i
samme grøft som strømkabel et stykke for å spare
arbeid. Det ble lånt gravemaskin og resten av
gravearbeidene ble gjort på dugnad.
Begynte i god tid med boder, og dette arbeidet ble ferdig som planlagt. Kom en del ekstra
arbeid i tillegg til planlagt arbeid (ekstra bod for kaffekoking, understell til oppvaskbenker
etc.), men det ble løst i rett tid. Utstillere godt fornøyd med bodene. Ny lagerplass for boder
og gulvplater. Da lageret i Øyesvold skal selges, måtte vi finne annet alternativ. Etter litt
diskusjon med grunneier ble løsningen et skjermet areal mellom Mælen og Fornes for
bodene. Området er oppfylt og oppgruset. Gulvplater blir lagret i låve hos Tore Undrum.
Litt utfordringer med mannskap på teltrigging pga elgjakt, innhøsting, men det løste seg.
Telta ble satt opp lørdag og søndag uka før og tatt ned søndag etter martnan. Bør ha større
fokus på sikkerhet rundt teltoppsetting/nedtaking. Krav om hjelm, verneutstyr?
Helt nødvendig å ha en «vaktmester» under arrangementet, mye småting som må løses,
småelektrisk, rørlegging, etc. Fungerte godt i år.
Pynting i telta ble utført av Hagelaget.
Utfordringer:
-
Hvis mye regn under arrangementet må det til annet parkeringsareal. Helt uaktuelt å bruke
stubbåker. I verste fall må det parkeres på Skage og skyttelbusser til Melen.
Bør kunne bygge over «handlegata» hvis mye regn. Krever mye arbeid og må planlegges i god
tid, men dette skaper en triveligere atmosfære. Vil nok koste en del.
Forbedringer:
-
-
Handikap-parkering kan løses ved å bruke noe av idrettsplassen på Melen. Innkjøring
nedenfor Jan Arne Opdal. Dette kan det reklameres for. Alternativt kan en ha transport fra pplass lenger unna til inngangen.
Må ha mer lys på Melen generelt, spesielt i kryss v/Skarland, ved toppen av Stubakken mot
parkeringa og ved Potetkjelleren pub.
Må innkjøpes flere skjøteledninger. Nå måtte det lånes fra mange private.
Bør være mer kritisk til det vi leier. Nå fikk vi f.eks. leie 2 varmvannstanker fra Høylandet som
ikke fungerte. Dette medførte at vi måtte kjøpe 2 nye i full fart.
-
-
Bør ha mer aktiviteter på Martnasøyra (aktivitetsområdet). Barnas Marked kunne vært flyttet
dit. Det var til dels lite folk i perioder, og det er unødvendig å ha et stort mattelt der hvis vi
ikke trekker mer folk til området. Foreslår å ha et mindre telt der hvis det ikke blir mer
aktivitet.
Bedre tilrettelagt område for campingvogner, bobiler med strøm, sanitær osv.
Gulv på bodene bør lages ferdig på forhånd og lagres ferdig. Vil da spare mye tid på
montering.
Kommunikasjon ved bruk av jaktradioer fungerte ikke godt nok. Kanskje er det nok med bare
mobiltelefoner?
Selv om opprydding etter martnan fungerte rimelig greit, er det viktig at dette planlegges
detaljert tidlig.
Andre ting utenom Arena til slutt:
Det bør være et tilbud til dem fra 15-18 år. Dette var savnet i år.
Kalvemønstring og flere aktiviteter på nerområdet. Må skapes mer liv der.
Dugnadsfolket bør takkes på en eller annen måte for at de skal føle at innsatsen deres blir verdsatt.
Mat/forpleining
Matkomitèen:
Begynte jobben med å rekruttere medlemmer i matkomitèen i april. Besluttet tidlig å forespørre
tidligere matkomitè-folk, pluss noen nye krefter med tanke på videre rekruttering.
Både Margrethe Skilleås (som senere viste seg å bli bortreist under selve martnan) og Kirsten Hildrum
kom med i komitèen fra starten av, i tillegg til Kathrine Wallum som ny. De to første med
hovedansvar for Nerteltet og Kathrine med hovedansvar for Øverteltet.
Etter hvert ble komitèen utvidet med Unn Karen Grongstad og Kari Hatland med ansvar for KafeFjøsè, Kjell Solli som medansvarlig i Nerteltet, da det ble klart at Margrethe Skilleås ble bortreist
under arrangementet, og Målfrid Solbakken som medansvarlig i Øverteltet. I tillegg har kokk Arve
Larsen, med ansvar for frivilligsentralen, deltatt på møtene. Ellers deltok Heidi Husby og Sveinung
Aune i noen møter.
Vi fikk leie Frivilligsentralens lokaler under martnan for kr. 10 000,- Dette inkluderte også leie av bil.
Matkomitèen har hatt 8 møter siden april, og et informasjonsmøte med alle dugnadsarbeiderne, i
Kafe Fjøse’ i slutten av september.
Virksomhetsplan og skjenkebevilling:
Det ble laget en virksomhetsplan knyttet til mat- og drikkesalget som ble sendt til mattilsynet i
forkant av martnan, samt at det ble søkt om skjenkebevilling samlet for hele arrangementet.
Serveringsstedene:
I år som ved tidligere år, ble det besluttet å servere mat/kaffe i Nerteltet og i Øverteltet, samt
kaffesalg i Kafe Fjøse’. Åpningstidene fulgte arrangementet for øvrig. Samt at vi åpnet Potetpuben kl.
20.00 hver kveld. I etterkant ser vi at denne burde åpnet kl. 18.00 slik at de som ønsket en øl mens de
ventet på arrangementene i teltet kunne møtes her. Dette ville rett nok blitt litt vanskelig på lørdag, i
og med at det ble arrangert sponsortreff/middag her før festen. Dette på forespørsel fra Ocem.
Fungerte faktisk veldig bra, og de var godt fornøyd med tilbudet.
Når det er sagt så opplever de som har ansvaret for Potetbupen at dette er et populært tilbud, og at
det stort sett alltid er god stemning og mye folk her. Ble imidlertid roligere utover kvelden og på
lørdag stengte de kl. 24.00. Dette også etter ønske fra teltansvarlig som heller ville ha folket ned i
teltet. Konklusjonen er nok at vi bør åpne tidligere og heller stenge tidligere. Til neste arrangement
må man huske å ta med brus og vann i tillegg til andre drikkevarer.
Ellers ble det arrangert et lukket arrangement i
regi av Overhalla kommune i Kafe Fjøse’ på
fredagskvelden. Her fikk matkomitèen ansvaret
for pynting og matservering. Fungerte veldig
bra. Noen av dugnadsfolkene ble igjen etter
endt dagsøkt, og bisto med serveringen. Gode
tilbakemeldinger fra dugnadsarbeiderne i
etterkant på at dette var et positivt tiltak de
syntes det var ok å bidra til.
Varelager:
I forkant av martnan ble tidligere restlageret
ved Frivilligsentralen gjennomgått, og det ble
konkludert med at det var svært lite som måtte
bestilles. Supplerte med litt servietter,
tørkepapir og div småtterier. Ellers var det
vinglass og ølglass som ble bestilt. I etterkant av
bestillingen ble det besluttet ikke å dele ut
ølglass under festene – med mindre folk
insisterte. Dette medførte mye mindre
etterspørsel, samt mye mindre opprydding i
etterkant!
I etterkant av årets martna har vi igjen
gjennomgått restlageret og funnet at vi stort sett har varer nok til ytterligere en martna.
Bestillingsbehovet for Melamartnan 2014 er notert allerede!
Lager under selve arrangementet:
Varelager under arrangementet ble besluttet fordelt rundt om på serveringsstedene. Samt et
hovedlager i Kafe Fjøse’. Dette fungerte meget bra, og resulterte i liten transport av varer under
arrangementet.
Mat-/drikke-lager ble også fordelt ut på serveringsstedene for å unngå transport underveis. Ved
Øverteltet fikk vi låne en kjølebil av Flasnes Transport. Denne var ikke særlig stor, men fungerte
veldig godt med tanke på behov. Ble plassert i umiddelbar nærhet til matsalget, og gjorde det enkelt
å supplere under veis.
Ved Nerteltet lånte vi tilhenger med kapell av Arve Larsen, og denne fungerte på samme måte som
kjølebilen ved Øverteltet. I Kafe Fjøse’ ble lageret/kjøkkenet i bakkant benyttet.
Det at vi plasserte ut varene i forkant gjorde supplering underveis mye enklere enn tidligere, og vi
fikk mindre behov for transport mellom matserveringsstedene slik vi hadde ved tidligere martna.
Mattransporten:
Mattransporten fungerte optimalt denne gangen! Det ble tidlig besluttet at vi måtte gjøre det litt
annerledes idet evalueringer viste at dette fungerte dårlig for to år siden. Vi bestemte oss derfor for å
ha tre biler, med en sjåfør i hver, tilgjengelig gjennom hele martnan. I stedet for at kommunikasjonen
gikk gjennom sjåførene, foregikk all kommunikasjon mellom matlederne på serveringsstedene og
Arve Larsen på Frivilligsentralen.
Tilbakemeldingen i etterkant viser at dette var en suksess, og ingen har meldt at de måtte vente på
matforsyning under årets martna!
Øverteltet og Kafe Fjøse’ benyttet veien om Sverre Samuel Homstad som transportvei. Fungerte
svært bra idet de slapp å kjøre gjennom martnasområdet.
Matsorter og matmengder:
Største utfordringen i starten var å finne ut hvilke matmengder som var bestilt, og ikke minst hvor
mye som var solgt de to tidligere martnaene. Vanskelig å finne ut av idet det er lite info om hva som
ble solgt under martnan og hvor mye som ble videresolgt til Frivilligsentralen i etterkant.
Besluttet etter hvert å gå for rundt 1/3 av det som ble bestilt av mat for to år siden (dette ut fra et
estimat om hva som ble solgt sist). Det betyr at det i år ble bestilt 550 kg melagryte til en kostpris på
105,- pr. kilo inkl. moms og 800 kg rømmegrøt til 335,- for 8 kilo. Årets gryte ble besluttet bestilt fra
Overhalla storkjøkken, da de sa seg villige til å gi samme pris som Matgrossisten, som ble benyttet for
to år siden. Dette viste seg å være et godt valg! Fikk gode tilbakemeldinger på at gryta var svært god,
og det var lettvint å ha produksjonen så nær at vi kunne hente underveis (lettet behovet for
kjølelager).
Som tilbehør ble det i år bestilt 330 kg potetmos til 68,50 pr. kilo fra Matgrosissten.
Rømmegrøten ble i år, som for to år siden, bestilt på Spar Skage. PS. Før neste martna må vi kjøpe
små termokanner for å ha det smeltede grøtsmøret i. Blir fort kaldt!
I etterkant satt vi igjen med nesten halvparten av maten også denne gangen. Av 550 kg Melagryte
gikk det med 282 kg, og vi satt igjen med en rest på 265 kg. (Av dette er nå ca. 140 kg videresolgt til
kostpris).
Av 330 kg potetmos gikk om lag halvparten med. Solgt ca. 168 kg, rest på 162 kg, hvorav ca. 14 kg er
solgt i etterkant til kostpris. Her får vi et tap på om lag 10 000,Av 800 kg rømmegrøt ble det solgt 328 kg. 120 kg fikk vi returnert og av restlageret på 352 kg er det
nå ca. 16 kg som ikke er videresolgt til kostpris.
Priser:
Matprisene ble som følger: Melagryte 120,- (kostpris pr. porsjon ca. 45,-), Rømmegrøt 100,- (kostpris
ca 15,-), Pølse m/brød 30,- (kostpris ca. 5,00,-) Helstekt grise-tallerken 80,-, kaffe og kaffekaker 20,-,
Brus 30. Svært få kommentarer / klager på prisene!
I forkant av martnan ble det laget store
og oversiktlige prisplakater som vi hengte
opp lett synlig på serveringsstedene.
Virket å fungere greit, selv om det alltid
er noen som ikke har sett dem selv om de
står rett foran dem!
Vi brukte to betalingsterminaler i
Øverteltet, to i Nerteltet og en i Kafefjøset. Med tanke på nye arrangement
må man vurdere behovet for to i
Nerteltet og evt. om man burde kuttet ut
terminalen i Kafe Fjøse’ da denne ble lite
brukt.
Valg av hovedleverandør for varekjøp:
Det ble også ganske tidlig besluttet å
benytte Spar Skage som hovedleverandør
til hele arrangementet idet de ga oss
konkurransedyktige priser på alt (fikk 7,5
% avslag på alt vi handlet, samt noen
varer hvor vi forhandlet pris i forkant). I
tillegg stilte de kjølelager til disposisjon
og ga oss gode returavtaler på alle varer.
Konklusjonen er at dette var et meget
klokt valg idet daglig leder viste seg å bli
en positiv ressurs gjennom hele arrangementet med tanke på suppleringer under veis, og ikke minst
returen i etterkant. Gjør det også mulig for oss å få en god oversikt i etterkant over hva som gikk med
av alle matsorter med tanke på neste arrangement.
Kaffeleverandør:
Når det gjelder valg av kaffeprodukt ble det tidlig bestemt at dette skulle være Kjeldsberg i tråd med
gamle tradisjoner. Selve kaffekjøpet ble foretatt gjennom Spar Skage til 53,- pr. ½ kg som viste seg å
være en veldig god pris.
Vi skulle herfra få låne to stortraktere gratis, samt en mengde store termo-kaffekanner. Dette viste
seg å bli mye om og men, men her tok Per Flågan masse ansvar og resultatet ble at han både kom
med trakteren og hentet den igjen. Avtalen var at vi skulle få låne to traktere, men det viste seg etter
hvert at den ene av deres to traktere var ødelagt. Pga. at det var mye kaos rundt kaffetraktningen for
to år siden, var mange av dugnadsarbeiderne «stresset» på dette med kaffetraktingen og det ble
etter hvert besluttet at Melamartnan, Namsosmartnan og Overhalla Idrettslag spleiset på en ny
stortrakter. Behov til neste martna vil være å supplere med noen store termokanner.
Stortrakterne ble plassert i hvert sitt telt, mens vi lånte to kantinetraktere på Solvoll og to på Gimle
for å ha i Kafe Fjøse’. Resultatet var at kaffetraktingen fungerte smertefritt denne gangen. Ikke meldt
om noen flaskehalser her!
Kaffekaker:
Det ble i forkant av martnan besluttet å redusere på antall kaffebrød-sorter, og det ble også besluttet
at de tre sortene som ble bakt (sjokoladekake, vokkofuri og kanelboller) skulle bakes etter samme
oppskrift, slik at vi ikke sto med like mange sorter som det var skuffkaker! I antall ble det bakt 30
skuffkaker hver med sjokoladekake og vokkofuri og bakt 660 kanelboller. Restlageret her ble 10
skuffkaker med vokkofuri, 4 skuffkaker med Sjokoladekake og 4 poser med kanelboller.
I både Nerteltet og Kafe Fjøse’ ble kanelbollene varmet før salg, noe som var veldig populært. I tillegg
ble det laget i underkant av 70 liter skeibladkakrøre. Skeibladkakene var svært populær, og
etterspørselen stor. Røra ble laget på Frivilligsentralen og kjørt ut sammen med øvrig mattransport.
Måtte supplere råvarer underveis da det var større etterspørsel enn forventet. Størst på fredag, slik
at vi kanskje dimensjonerte litt for mye med tanke på lørdag? Ble igjen et par bøtter med røre!
Pølsesalg:
I år ble det også besluttet å selge pølse med brød, i tillegg til at dette også var maten som ble tilbudt
dugnadsfolket. Av ca. 3000 pølser, solgte vi nesten 2000 pølser under arrangementet. Særlig på
fredag var pølsesalget stort allerede fra morgen av når alle skolebarna kom (en del av dem fikk gratis
som takk for innsatsen, men mange kjøpte pølser i tillegg).
I etterkant kan man vel tenke at en del av de besøkende valgte å kjøpe pølse med brød i stedet for
middag, men tror likevel det medførte mersalg idet man kanskje ikke tror at alle barna og
ungdommene som valgte pølse ville kjøpt middag i stedet! (vi skulle solgt mange middager for å veie
opp for 50.000-60 000 i pølseinntekter!) Det ble også solgt pølse under festene både fredag og
lørdag. Også her en god del etterspørsel! PS! Til neste martna må vi kjøpe pølseholdere for å legge
pølsene i før salg med tanke på de som kjøper flere enn en pølse!
Helgrillet gris:
På lørdag prøvde vi oss på en nyvinning i martnassammenheng. Nemlig helgrilling av gris. Et
populært tiltak som ble godt mottatt og etter hvert utsolgt. Ble stekt og solgt utenfor inngangen til
Kafe Fjøse’. Organisert av Arve Larsen.
Øl og vin:
I år, som tidligere, var det spredt salg av øl og vin på dagtid. Tror samtidig er det greit at tilbudet er
der da noen etterspør det. Solgte i år ca. 1700 ølbokser med Dahls pils. Bestemte oss tidlig for å velge
kun bokser i år, da tidligere år viste at tappekraner medførte både en del svinn og også noe trøbbel
med tanke på å få den funksjonell.
Det ble underveis supplert med både rødvin og hvitvin. Til sammen gikk det med 27 bokser à 3 liter
rødvin og 10 bokser med hvitvin. Vi solgte også alle flaskene med Smirnoff rusbrus som ble bestilt.
Etterspørselen etter snacks var liten, som ved tidligere martna. Det var langt større etterspørsel etter
pølser utpå natta! Ellers fungerte øl- og vinsalget svært bra. Vi var godt bemannet innenfor disken og
ingen måtte stå i øl/vin-kø. Valget om å benytte «bonger» gjorde også jobben bak serveringsdisken
svært greit! Få klager på pris og bruken av bonger.
Brus:
Brussalget var også bra, men her ser vi at vi
ved neste arrangement kan redusere antallet
sorter noe. Det som etterspørres er Pepsi
Max, Coca Cola, og Fanta, samt noe Villa og
Ingefærøl. Og noen få flasker alkoholfritt øl
bør være tilgjengelig.
T-skjorter:
Når det gjelder T-skjorter med Melamartnalogo så var det mange som fulgte
oppfordringen om gjenbruk, og vi har fortsatt
T-skjorter på lager til neste arrangement også.
Matservering til dugnadsfolket:
Når det gjelder mat til dugnadsfolket ble det denne gangen bestemt at alle som hjalp til skulle møte
opp på Mælasalen og få servert pølse med brød og kaffe m/kaker. Dette for at vi skulle lage et
system som ble rettferdig for alle!
Erfaringen etterpå er at dette nok fungerte best for barna, og de som evt. hjalp til andre plasser enn
på serveringsstedene. For dem ble det litt uhensiktsmessig å gå innom Melasalen for å få seg en
pølse når de «sto oppi» pølsekjelen hele dagen. Mange benyttet seg ikke av tilbudet i Melasalen og
følte nok på at det ikke var særlig «dugnadsvennlig» å ikke få serveringa der de var. Burde nok også
fått kaffe og «nåkkå» attåt der de var?! (PS! de fleste fikk kaffe). Dette må vi se på til neste gang!
Øverteltet:
Fungerte veldig bra at matserveringen ble helt i enden av teltet, og ikke på langsida som tidligere. Ble
langt bedre plass til serveringspersonalet. De var godt bemannet og det var grei flyt i serveringen.
Fungerte veldig bra på lørdag med å benytte «bongteltet» som vaske/ryddeplass! Lett og god tilgang
på lagervarer, mat og drikke. Fungerte veldig bra at mattransporten fikk benytte veien i bakkant, om
Sverre Samuel! Godt fornøyd med at de hadde fordelt arbeidsoppgavene til dugnadsfolket i forkant
slik at alle visste hva de skulle gjøre når de kom. Alle tok mye ansvar og ting fungerte.
Nerteltet:
Lagde serveringsdisk av bord fra Solvoll og innkjøpte hobbyplank. Ble veldig praktisk og fungerte bra.
God plass bak disken også der. Godt bemannet, men ganske lite matsalg i perioder. Varierte veldig
med hvor mye aktivitet der var på Martnasøyra. Ble for kaldt i perioder da varmekanonen fungerte
dårlig!
Kafe Fjøse’:
En utfordring å finne gode løsninger for betaling. Valgte å ta matsalget og betalingen fra
«forbrettet». Fikk noen små sure kommentarer på at dette var upraktisk, men de fleste aksepterte at
de var i et fjøs og ikke på restaurant!
Ellers fungerte det veldig bra i Kafè Fjøse’. Godt bemannet og godt salg. Folk herfra bisto også til
salget av grisetallerken på lørdag. Hadde fire kantinetraktere til disposisjon, og hadde kaffe ferdig
traktet til en hver tid! Ble for kaldt på lageret/kjøkkenet for de som oppholdt seg her. Ble supplert
med en vifteovn under veis, men ikke godt nok. Må kanskje tenke på litt mer isolering av
portsystemet til neste martna?
Matservering til dugnadsfolket i forkant av martnan:
Litt frem og tilbake i forkant på om de ønsket dette eller ikke, men ble etter hvert klart at det var et
ønske om matservering to dager i uka. Dette ble organisert og gjennomført stort sett av lokale
damer. Veldig gode tilbakemeldinger på at dette blir satt pris på! Viktig tiltak!
Opprydding søndag:
Fungerte svært godt. Matlederne sammen med noen få frivillige møtte i god tid på søndag, og vi
samarbeidet om å rydde og kjøre overskuddslageret tilbake til Frivilligsentralen. Laget en oversikt
over gjenværende varer, samt gjenværende matvarer. Vi fikk benytte kjølebilen til Flasnes til å kjøre
returvarer tilbake til Spar Skage. Her skrev vi liste over alt vi leverte inn. På mandag dro Kari Hatland
tilbake og kjørte alle ølbokser og brusflasker gjennom returmaskina deres.
Alt i alt har vi kun fått gode tilbakemeldinger på at det fungerte på serveringsstedene!
Mannskap
Da mannskapsansvarlig kom inn i styringsgruppa på vårparten i 2012 var allerede en del
dugnadsoppgaver knyttet til gjennomføringen av Melamartnan ivaretatt. Det ble utarbeidet en liste
over dugnadsoppgaver å jobbe videre med. Gjennom nettsiden og facebook-siden til Melamartnan
oppfordret vi alle til å melde seg til dugnadsarbeid. I tillegg ble det annonsert i NA. Dette fikk vi veldig
liten respons på.
Vi fant det naturlig at andelseiere i Melamartnan SA ble utfordret på å bidra, og det ble i medio juni
sendt en forespørsel til alle andelseiere. Pga ferietid fikk disse frist til 1. august med å gi
tilbakemelding. Da vi kun hadde fått noen få tilbakemeldinger sendte vi påminnelse 24.7, men da
fristen utløp 1. august var det fortsatt mange vi ikke hadde hørt i fra. Det ble da tatt telefonisk
kontakt for å forsikre at alle hadde mottatt forespørselen.
Overraskende mange av andelseierne uttrykte at de ikke kunne ta på seg oppdrag i forbindelse med
Melamartnan 2012, og det er spesielt interessant at det kun var friidrettsgruppa som tok på seg
oppdrag fra Overhalla idrettslag. Det vil være naturlig at styret i Melamartnan SA tar et møte med
andelseiere i god tid før gjennomføring av ny Melamartna for å få klargjort hvor mange som kan
bidra i neste runde.
Store oppgaver som parkering, billettsalg ved inngang og vakthold på lørdagsfesten ble ivaretatt av
andelseiere. (Andre oppgaver - som ikke stod på vår liste, var også ivaretatt av andelseiere). For å
ivareta resterende oppgaver ifht dugnadslisten tok vi kontakt med andre lag/foreninger uten å lykkes
i særlig stor grad. Dette er en tidkrevende jobb hvor lag/foreninger trengte tid for å ta dette opp i
sine styrer.
Etter noen negative tilbakemeldinger (og tiden begynte å bli knapp) startet jobben med å skaffe
dugnadsmannskap selv. Direkte kontakt, telefonisk kontakt, SMS og Facebook ble benyttet i dette
arbeidet. I denne jobben fikk vi forståelsen av at ikke alle er like begeistret for Melamartnan, men
heldigvis har vi også mange martnasentusiaster - så alle vaktene ble etter hvert besatt. Når det
gjelder vaktlistene for utsalgsstedene, opplevde vi her at folk trakk seg av forskjellige grunner – dette
gjorde at vi jobbet med å fylle disse vaktlistene helt opp til martnashelga. Da martnan var i gang
hadde vi lite frafall - noe som gjorde at martnan ble gjennomført ”knirkefritt”
I tillegg til å delta på møter i styringsgruppa deltok mannskapsansvarlig også på møter i
matkomiteen, på informasjonsmøter med ”historisk vandring”-gjengen og serveringspersonalet. På
informasjonsmøtene hadde vi utdeling av dugnadsbilletter og matbonger. Utdeling av
dugnadsbilletter og matbonger i forkant av martnan ble tidkrevende da det ikke kunne delegeres til
lag og foreninger i så stor grad som ønskelig.
I tillegg til å skaffe mannskap lå det også til
rollen å sette opp vaktlister. Her ble et
skjema utformet i excel. Dette ble presentert
i styringsgruppa, og det ble informert om at
dette skjemaet skulle brukes ifht mannskap.
Dette ble ikke etterfulgt av alle – noe som
gjorde at det ble merarbeid da listene skulle
samordnes i en samleliste. Hvis alle hadde
benyttet denne listen hadde kopiere-/limefunksjonen forenklet overføringen til en
samleliste.
Med en slik samleliste kan vi sortere listen alt etter hvilke opplysninger vi har behov for. Vi hadde
bl.a. en alfabetisk navneliste liggende i sekretariatet, i tillegg til egne vaktlister for hver oppgave.
Dugnadskafeen fikk ei liste sortert etter tidspunkt slik at de kunne ha oversikt på når
dugnadsmannskap var ”ventet” i dugnadskafeen.
Den alfabetiske lista ga også god oversikt over personer som hadde tatt på seg flere
dugnadsoppgaver – noe som ble viktig å ha oversikt over både ifht dobbelt-bookinger og ifht utdeling
av dugnadsbillettene. For å få til dette optimalt burde alle vaktlistene være inkludert i denne
samlelista på et tidligere tidspunkt enn de ble denne gangen, men i all hovedsak ga denne lista en
god oversikt. De samme listene blir brukt ifht timeregnskap til de forskjellige lag og foreninger, og de
gir oversikt over hvor mange dugnadsbilletter vi har delt ut.
I tillegg til vaktlister over dugnadsfolket er det også laget lister over artistene/andre kulturinnslag
som har mottatt dugnadsbilletter. På den måten kan vi sette en verdi på hver artistopptreden, i
tillegg til evt. honorar. Det ble også laget oversikt over antall skoleelever/voksne som var involvert i
tablåer og barnas marked. Disse fikk også utlevert dugnadsbilletter.
Når det gjelder goder til dugnadsfolket ble følgende bestemt:




Fri inngang dugnadsdagen. De som er satt opp på dugnad før og etter arrangementet får fri
inngang 1 dag. (Man må jobbe minimum 4 timer for å få fri inngang)
Fri parkering (eget parkeringsområde)
Etter endt dugnadsøkt blir det enkel servering i Melasalen.
T-skjorter til funksjonærer og serveringspersonale (vi oppfordrer til gjenbruk fra forrige
arrangement).
350 dugnadsarbeidere har vært i sving for å
gjennomføre Melamartnan 2012.
Vi opplevde at det var mange som hadde Tskjorter fra før, og som tok oppfordringen om
gjenbruk. Restlager ble brukt, og det er
fortsatt T-skjorter på lager. Fredag var det 61
innløste matbonger, på lørdag var det 89
innløste matbonger. Vårt inntrykk er at
dugnadskafeen ble et godt samlingspunkt for
dugnadsfolket.
I tillegg hadde vi 556 skoleelever og 106 lærere/voksne på fredag (5,24 elever pr voksen). På lørdag
var det 87 skoleelever og 20 lærere/voksne (4,35 elever pr voksen). Alle disse fikk utdelt
dugnadsbillett – til sammen 769 billetter. I tillegg fikk elevene som hadde oppdrag for Melamartnan
pølse m/brød – det var 230 innløste ”pølse-lapper”.
Når det gjelder artister, og de som gjennomførte andre kulturinnslag, så ble det delt ut ca 250
dugnadsbilletter til disse. Disse hadde også fri parkering, men ingen matservering. I tillegg hadde vi
ca 50 inviterte gjester fredagskvelden som også hadde fri inngang på dagtid.
Til sammen så blir dette 1 539 billetter fordelt på 896 voksenbilletter og 643 barnebilletter. Dette er
et høyt tall, og vi utfordrer en ny styringsgruppe til å finne løsninger for å redusere dette.
I dugnadskafeen på Melasal’n hadde vi lagt ut dugnadslister og evalueringsskjema. Vi skulle ønske at
det hadde kommet inn flere både evalueringsskjemaer og dugnadslister i løpet av martnashelga. Vi
var muligens ikke flinke nok til å informere om disse skjemaene underveis. Ut fra de få
evalueringsskjemaene som kom inn (7 stk) så har det kommet noen forslag til forbedringsområder –
supert med slike tilbakemeldinger. I og med at det kom inn såpass få evalueringsskjemaer er det
ikke laget statistikker ifht de forskjellige punktene vi ønsket tilbakemelding på, men det er i all
hovedsak høy score på de fleste punktene.
Når det gjelder timeoversikt så er dette arbeidet pr i dag ikke ferdig. Den alfabetiske navnelista er til
stor hjelp i dette arbeidet, men det krever noe arbeid for å få alle timene godskrevet riktig
lag/forening. Her bør man finne en god og effektiv måte å løse dette på i framtidige arrangement.
Det handler nok mest om god informasjon i forkant, og kanskje kunne matbongen vært
informasjonskilden også ifht dette. Det kan se ut til at vi kommer et sted mellom 3500-4000
dugnadstimer.
Program
Komiteen har bestått av Käthe Mentsen-Ristad, Lena Moa, Marianne Øyesvold, Tone Grande og Tone
Lian. Tone Lian har vært leder og deltaker i styringsgruppa.
Komiteen ble opprettet i februar, med første møte i mars. Erfaringsvis er dette litt sent, spesielt med
tanke på å skaffe hovedtrekkplaster for kveldsunderholdning.
Det er i år første gang vi har hatt egen programkomite, og det anbefales absolutt for videre
arrangement.
Gruppa ble raskt enige om å bygge på
erfaringene fra de to første
martnaene, men med en del
fornyelse. Vi syns det var viktig å
bruke lokale krefter, men ikke
nødvendigvis bare fra Overhalla
kommune. Namsos, Høylandet og
Grong ble således også representert i
tillegg til de «langveisfarende».
Nytt av året var at de fleste
amatørene underholdt kun mot gratis
inngang. Tidligere år har de fått
honorar i tillegg. Det ble utarbeidet tydelige kontrakter og beskrivelse av oppdrag, og misforståelser
er dermed unngått. Disse anbefales å brukes.
Til kveldsunderholdning var det begge kvelder fokus på å booke aktører som ikke er i øvre prisklasse.
Dette vanskeliggjør valg av artist, men vi er fornøyde med hvordan det ble.
Det ble i mai hentet tilbud på lydleveranse fra to hold, og Terje Watterud i Scenemann.no ble valgt.
Samarbeidet med han har vært svært godt. Lyden har vært gjennomgående god, og alle amatører blir
behandlet på en god måte. Kostnadene på lyd skulle gjerne vært lavere, men god lyd er en
forutsetning for å få den kvaliteten man ønsker. (Tilbud på lyd bør innhentes enda tidligere. Aktuelle
aktører var i år ledige, men det har man ingen
garanti for).
Åpninga fikk i år en spesiell deltakelse, da
tilfeldighetene (og god kommunikasjon med
ordfører Per Olav Tyldum) gjorde at ei
regionrådssamling ble lagt til Overhalla. Vi fikk
tidlig beskjed om at ordførerne kunne brukes
som vi ville i åpninga, og Tone Grande lot
kreativiteten få fritt spillerom. Når vi i tillegg
fikk 185 barn som sang martnassangen til Terje
Eggens trekkspill, Nordre Skage skytterlag med
salutt og andre statister som simulerte
«martnasaktivitet» foran de ankomne gjestene,
er vi svært fornøyd med årets åpning.
I tillegg kan vi bare rette en gedigen takk til de
som har kontakt med værgudene…!
Over 30 tidsfestede programinnslag, 5 ulike
utstillinger og mange aktiviteter som gikk hele
dagene krever planlegging og koordinering. Alle
fikk tildelt egen martnasvert
(programkomiteen), og vi introduserte artister der det var nødvendig.
Til kveldsunderholdning lørdag var det egen artistvert, som besørget mat og drikke og det som
eventuelt måtte være av behov. Backstage var på Melasalen, og vi har inntrykk av at dette fungerte
fint.
Det ble innhentet navnelister fra alle deltakerne, og sendt adgangsbevis i forkant. Dessverre var det
noen lag som ikke hadde navnelistene klare før martnasuka, og som dermed ikke fikk
adgangstegnene i posten tidsnok. Arbeidet med å innhente navnelister startet flere uker i forveien,
men var altså en tidkrevende prosess. Her må man enten finne et nytt system, eller være enda
tydeligere i kravene på tidsfrist. Adgangstegnene ble for øvrig sendt sammen med et velkomstbrev
og info om martnasvert. Tilbakemelding fra aktørene viser at dette ble opplevd som positivt.
OPPSUMMERING ETTER EVALUERING FRA DE SOM UNDERHOLDT
1 = lite fornøyd, 6 = svært fornøyd
1
2
3
4
5
6
II
IIIIIII
II
IIII
IIIIIII
I
IIIIII
IIII
IIIII
IIII
Gjennomføring av arr.
I
IIIII
IIIII
Tilrettelegging fra arrangør
I
IIIII
IIIII
IIIII
IIIII
IIIII
IIIII
Info på forhånd
Oppgaven du har hatt
Oppfølging og service
Profilering/PR
Hva betyr det for deg å delta
I
I
Helhetsinntykk
I
«Spesielle ting du vil nevne»:
-
Tablåene fungerte svært godt denne gangen, elevene var godt forberedt og motiverte –
super gjennomføring! Ellers ønsker vi å nevne Barnas marked som var nytt for året, vårt
inntrykk er at dette var en stor suksess, noe som ble bekreftet av fornøyde elever, lærere og
foreldre. Elevmedvirkningen under arrangementet anser vi som svært viktig, da aktivitetene
er identitetsbyggende m.m.
-
Det hadde vært fint med en litt tettere kontakt med hovedstyret i forkant av arrangementet.
-
Vi er strålende fornøyd, flott å få inngangsbilletter i posten på forhånd.
-
Kanskje kan vi la grendene spille en rolle, ved å gi for eksempel Øysletta ansvar for
kaffekokinga, Flasnes vakthold, Vestergårdene parkering, Skilleås osv., neste gang. Da får vi
også med de som ikke er med gjennom organisasjoner, som idrettsgrupper, historielaget og
lignende.
-
Varm velkomst, trivelig vert, trivelig lydtekniker, martna som oser av positiv lagånd
«Forbedringsområder»:
-
Kan konserter, foredrag og lignende på dagtid foregå i Nerteltet slik at de ikke blir forstyrret
av matsalg?
-
Barnas marked kan med fordel utvides til å gjelde flere skoler/elever.
-
Litt lite tid for musikerne å være hundre prosent sikker på lydsjekk og linjesjekk.
-
Føler kanskje at vi nede på sletta blir glemt og er litt på utsida. Mange kommer seg ikke ned
på dette området. Mangler fristende plakater for å gå ned.
-
Salutten burde kanskje vært publisert på forhånd da en del publikummere ikke var forberedt
på smellene.
«Kan du tenke deg å delta på martnan senere»:
-
Rungende ja fra alle.
PROGRAMDETALJER
Program
Evaluering
Åpninga
Fungerte som planlagt. Salutt/skudd burde vært varslet, dvs ”laderopet”
burde vært over høyttaler. Bruk av bærbart lydanlegg fungerte fint.
Historiske tablå
Viktig læring for barna, og trekker mye folk, spesielt fredag.
Gode tilbakemeldinger, passe stor.
Skotthyllkonkurranse Fungerte greit. Mange lag med mange deltakere resulterte i mange
gratisbilletter (inngang). Må vurderes neste gang.
Historisk vandring
Ny rute om Bjønngropa og med mange nye opptrinn ble kjørt kompakt med
start 1230 og ferdig ca 1630. Godt oppmøte også i år, gode tilbakemeldinger.
Fortsatt noe å gå på når det gjelder bedre skilting og kunngjøring.
Nytt lydutstyr fungerte meget bra!
Madam Meyerutstilling
Årets Madam Meyer-utstilling var minimalistisk og videobasert i den ene
siloen, og med godt besøk og gode tilbakemeldinger. Den krever en
guid/forteller. Det bør være oppvarming f.eksterassevarmer i siloen, men obs
brannfare.
Barnas Marked
Nyskapning i år. Gode tilbakemeldinger, trekker mye folk da mange barn er
involvert. Kan utvides.
Fotoutstilling Kåre
Skarland
God respons, gir martnan større bredde. Kan kanskje vises i en silo, og da
kombinert med utstilling av gamle gjenstander.
Salgsutstilling Liv
Aursand (stabburet)
Salg av egne keramikk-produkter, i tillegg til Melakruset. Det ble i forkant
produsert 150 krus, med en salgspris på kr 350. Alle ble solgt, samt en
etterbestilling på noen krus.
Rian-Galleriet
Utstilling i den ene siloen om Johs. Rians liv og virke. Foredrag annenhver
time, bilder og video. Godt oppmøte .
Konsert: Overhalla
kulturskole
Fungerte fint. Godt oppmøte i teltet.
Allsang/konsert: Stig
Hollup og Bengt-Åge
Nordbakk
Fungerte fint. Positivt innslag med tekst på lerret.
Danseoppvisning
Namdalsringen
Mange flotte oppvisninger. Valgte å flytte seg fra martnasøyra da det var lite
folk der. Noen fulgte imidlertid programmet og gikk dit for å se, men fant
ingen dansere.
Konsert: Overhalla
mannskor
Fungerte fint. Noen tilbakemeldinger på ”uro” i salen, dvs folk som pratet
mens de spiste middag.
Utekonsert: Skage
skolekorps
Fungerte fint. Korpset ønsker i etterkant at de kunne spilt en time tidligere da
det var litt lite folk igjen på området.
Fredag kveld:
Variert og fin kveld. Noen tilbakemeldinger på at det tok for lang tid å skifte
mellom storbandet og Melafolk.
Eventyrstund
Fungerte fint.
Konsert:
Mandarinsaft
Fungerte fint, men kunne gjerne vært enda flere barn tilstede. Mulig
markedsføringen har vært for dårlig på akkurat dette?
Kjærringbæring
Fint organisert, men liten deltakelse.
Sirkusskole
Fungerte fint, med mange aktive barn.
Utekonsert:
Overhalla
musikkorps
Fungerte fint.
Konsert: Koreill
Flott konsert, men lokalet ble for lite. Koreill ønsket selv et mindre lokale enn
teltet, men Læmmen ble overfylt. Det bør ved en senere anledning beregnes
hvor mange publikum det er forsvarlig å ta inn, og ”stenge” dørene når det er
fullt.
Konsert: Høylandet
vokalensemble
Fungerte fint.
Kåseri: Tor Erik
Jenstad
Flott kåseri, men Øverteltet blir litt for stort og urolig. Dette er et innslag som
fortjener at publikum lytter og deltar.
Mainnjevning
Fungerte fint, men litt treg påmelding. Litt sent lørdag ettermiddag gjorde
også at det var langt mindre publikum enn de to foregående år.
Konsert: Ellens
danseorkester
Fungerte fint.
Lørdag kveld:
Variert og bra kveld. Mange lokale, gode band som fikk vist seg fram, og som
fikk folk i feststemning. Askil kom på til slutt og spilte med fullt trøkk.
Lokalhistorisk del
Det er gruppas oppfatning at Melamartnan 2012, både når
det gjelder lokalhistorisk del og arrangement forøvrig var
godt organisert og ble gjennomført på en god måte. Det
lokalhistoriske innholdet i martnan er en bærende del av
arrangementet, og for å sikre dette i framtida må det
lokalhistoriske alltid være representert i styringsgruppen.
Kommentarer til det lokalhistoriske innholdet 2012.
1. Årets Madam Meyer-utstilling var minimalistisk og
videobasert i den ene siloen, og med godt besøk og gode
tilbakemeldinger. Den krever en guide/forteller. Det bør
være oppvarming f.eks terassevarmer i siloen, men obs
brannfare.
2. Tablåer. Viktig læring for barna, og trekker mye
folk, spesielt fredag. Gode tilbakemeldinger, passe stor.
3. Barnas marked, nyskapning i år. Gode
tilbakemeldinger, trekker mye folk da mange barn er
involvert. Kan utvides.
Bjørnar og Reidar må utvide «staben» med en person for å gjennomføre dette i framtida.
4. Fotoutstilling Kåre Skarland. God respons, gir martnan større bredde.
Kan med fordel vises i en silo, og da kombinert med utstilling av gamle gjenstander.
5. Historisk vandring. Ny rute om Bjønngropa og med mange nye opptrinn ble kjørt kompakt
med start 12.30 og ferdig ca 16.30. Godt oppmøte også i år, gode tilbakemeldinger.
Fortsatt noe å gå på når det gjelder bedre skilting og kunngjøring.
Nytt lydutstyr fungerte meget bra!
Kommentarer og ting som kan gjøres bedre for martnan generelt:
1. Markedsføringsansvarlig som kan sørge for å promotere martnan i media som radio, TV, flere
aviser, større arrangement utenom Overhalla/Namsos og på Innherred og Trondheim
generelt. Vi må legge lista høyere og få vist fram dette på et bredere plan!
2. Viktige aktører som f.eks
guider, skuespillere mfl må kles opp i
tidsriktige kostymer. Dette kan i
neste omgang brukes i
markedsføringa, f.eks rollespill og
innslagreklame på store sentra,
andre martnaer ol. (Kostymer kan kjøpes rimelig på eBay).
3. En synlig utroper med lydanlegg evt. speakertjeneste er meget viktig.
4. Planlegginga av lokalhistorisk innhold må starte i god tid før påfølgende martna, f.eks 1 år
før!! Det må alltid tenkes fornying av stoff, innhold og opptrinn med basis fra den gamle
martnan.
Oppsummering








Medlemmene i martnaskomiteen (styringsgruppa) har arbeidet målbevisst, systematisk og
ivaretatt sine ansvarsområder meget godt i forbindelse med Melamartnan 2012.
Komiteen opplever å ha levert en martna med god kvalitet, stort mangfold og sterk lojalitet
til martnans ideer.
Overordna målsettinger om å rigge en organisasjon som er egna for å ta martnan videre med
nytt eierskap, med god økonomisk styring, er blitt godt ivaretatt. Nøktern budsjettering og
satsing, samtidig som martnans ide, sjel og innhold ble ivaretatt, kan være en vanskelig
balansegang.
Komiteen har vært organisert slik at de ulike hovedarbeidsområdene har vært delegert til
funksjonsledere med klare ansvarsområder. Dette har fungert svært godt.
Det er arbeidet «instrukser» for de forskjellige ansvarsområdene. Instruksene og
enkeltrapportene er de viktigste styringsredskapene for ny komite med evt. nye medlemmer.
Justering/komplettering av ansvarsområder er nødvendig før oppstart av forberedelser til ny
martna.
Det er viktig å etablere et «årshjul» med målsetting/huskeliste for de viktigste oppgavene og
når de må løses. God organisering er en forutsetning for å kunne levere et godt
martnasarrangement.
Vi har i 2012 redusert kostnadene vesentlig og leverer et regnskap i godt samsvar med
budsjettet. Budsjettet ble løpende oppdatert fram til arrangementet. Samtidig unngikk vi
overraskende innkjøp og kostnader i innspurten slik at martnans resultat først og fremst var
avhengig av publikumsoppmøte og de inntektene vi greide å hente under arrangementet.
Været i begynnelsen av oktober bidrar til at Melamartnan kan være en risikosport. Praktfullt
høstvær bidro til at forventningene ble innfridd og vel så det fredag. Dårlig værprognose og
formiddagsregn i omlandet var ganske
sikkert en vesentlig årsak til at
publikumstallet lørdag gikk vesentlig ned i
forhold til martnan i 2010.
 Inntektsmessig har vi, tross en del
lavere publikumstall enn foregående
martna, utnyttet potensialet vesentlig bedre
– med justering av priser og streng
vurdering av innkjøp.
 Det er utarbeidet skriftlige avtaler
med sentrale aktører; utleiere av arealer og
bygg, aktører og andre. Det er svært viktig at disse er konkrete og godt
diskutert/kommunisert før undertegning – og under vegs.

Martnaskomiteen vil, tross et meget vellykket arrangement i 2012, presentere flere
grunnleggende problemstillinger om framtidas arrangement som nye eiere må ta stilling til.
Utfordringer for framtidas martna:

















Eierskap – stabilt, ryddig og aktivt
God styring – tydelig mandat/fullmakter til martnaskomiteen og god rolleavklaring
Policy – ivareta martnans grunnleggende ideer og profil
Policy – ivareta martnans renomme og sikre bred interesse for arrangementet
Program – programprofil og mangfold
Program – utvikling av innhold
Økonomi – sikre Melamartnan SA tilstrekkelig grunnkapital
Økonomi – sikre solide samarbeidspartnere som bidrar til trygg økonomi
Økonomi – framtidig prispolitikk (bl.a. for utstillere)
Økonomi – tydelig beskrivelse av hvordan overskudd skal fordeles
Avtaler – langsiktige avtaler som gir forutsigbar drift for martnan
Frivillighet – hvordan rekruttere mannskap i framtida
Frivillighet – hvordan skal innsatsen godtgjøres
Rammevilkår – utvikling av infrastruktur, utstyr og arrangementsmessige forhold
Rammevilkår – sikre gode lagringsforhold
Forankring – sikre at martnan gir merverdi for lokalsamfunnet
Forankring – på Melen, Skage, Overhalla, Namdalen, Trøndelag – i nevnte rekkefølge
Melen 9. januar 2013
Ragnar Prestvik
Tone Lian
Heidi Husby
Dagfinn Johansen
Karen Hasselvold
Sveinung Aune
Sverre Homstad
Sverre Rygh
VEDLEGG:
-
Regnskap for Melamartnan 2012
Oppsummering fra åpent evalueringsmøte på Melen 9. januar 2013
Innsendt synspunkt fra en publikummer
Forslag til årshjul
MELAMARTNA 2012
Endelige tall 25.02.2013
Faktiske tall
Inntekter
Billettinntekter
Salgsinntekt
Tilskudd/sponsor
Totale inntekter
Regnskap
539 410
535 586
223 130
1 298 126
Budsjett
721 000
451 000
227 000
1 399 000
Avvik
-181 590
84 586
-3 870
-100 874
% av
budsjett
75 %
119 %
98 %
93 %
Kostnader
Kjøp av varer og tjenester/leie
utstyr/annonser
Strøm og leie av lokaler
Inventar og utstyr
Totale kostnader
Regnskap
Budsjett
Avvik
% av
budsjett
919 783
96 850
51 269
1 067 903
1 033 000
146 000
50 000
1 229 000
-113 217
-49 150
1 269
-161 097
89 %
66 %
103 %
87 %
Utbetaling dugnadsinnsats
?
200 000
230 223
-30 000
60 223
Inntekter
Billettinntekter
Salgsinntekt
Tilskudd/sponsor
Totale inntekter
Regnskap
539 000
536 000
223 000
1 298 000
Budsjett
721 000
451 000
227 000
1 399 000
Avvik
-182 000
85 000
-4 000
-101 000
% av budsjett
75 %
119 %
98 %
93 %
Kostnader
Kjøp av varer og tjenester/leie
utstyr/annonser
Strøm og leie av lokaler
Inventar og utstyr
Totale kostnader
Regnskap
Budsjett
Avvik
% av budsjett
920 000
97 000
51 000
1 068 000
1 033 000
146 000
50 000
1 229 000
-113 000
-49 000
1 000
-161 000
89 %
66 %
102 %
87 %
?
200 000
230 000
-30 000
Overskudd
Avrundet til nærmeste 1000
Utbetaling dugnadsinnsats
Overskudd
60 000
Kostnader
1 400 000
1 200 000
1 000 000
800 000
600 000
Regnskap
400 000
Budsjett
200 000
Avvik
0
-200 000
-400 000
Kjøp av varer og
tjenester/leie
utstyr/annonser
Strøm og leie av
lokaler
Inventar og utstyr
Totale kostnader
Inntekter
1 600 000
1 400 000
1 200 000
1 000 000
800 000
Regnskap
600 000
Budsjett
400 000
Avvik
200 000
0
-200 000
-400 000
Billettinntekter
Salgsinntekt
Tilskudd/sponsor
Totale inntekter
VEDLEGG 2:
INNKOMNE SYNSPUNKTER OM MARTNAN 2012 PÅ DUGNADSFESTEN 9/1-13
Viktig å videreføre:











Åpning ved fergeleiet. Bruke vesentlig flere båter.
Viktig å bygge martnan på samme lest
Bruke lokale krefter i stedet for dyre band/artister
Bruke barn i tablåer/underholdning – samarbeide med skolene
Det gode samarbeidet med Museet Midt
God økonomisk styring og god organisering
Pynting av Melen og nærområdet
Bruken av lokale krefter til underholdning
At programmet er godt
Stimulering til fortsatt glød for dugnadsinnsats
Tablå, konserter, utstillinger, historisk vandring, fest
Ta ut eller endre:









Dans på de gamle dansesalongene
Bedre/mer bruk av Martnasøyra
Flytte boder fra leikeplassen/fotballbanen til Martnasøyra slik at det blir mer aktivitet der
Handikapparkering på leikeplassen/fotballbanen
Bedre system/avtaler for påmelding av utstillere
Lavere priser for utstillere
Bedre annonsering av program (utroper) slik at flere blir klar over hvor/når ting skjer –
spesielt på Marntnasøyra
Dugnadsgjengen bør godskrives med mer mat under selve martnan
Vesentlig sterkere fokus på NAMSEN. I utstillinger, program, skyss over elva, flere båter osv.
Hva skjer på andre sida (Homstad)?
Hvordan godskrive/verdsette dugnadsinnsatsen:







Ta godt vare på dugnadsfolket!
Mer tilgang på mat til dugnadsfolk som var lenge på vakt
Utbetaling/godskriving må diskuteres med og styres av nytt styre
Behov for/viktig å sette av til grunnkapital for nytt selskap
De som ikke setter av timer til lag/foreninger, kan sette av til martnan
Litt utbetaling til det laget hver enkelt vil støtte – noe må avsettes til «reservefond»
Mer goder til de som yter en innsats for arrangementet. Ikke ta det som en selvfølge at
lokalbefolkninga stiller opp
Hvordan opprettholde «eierskapet» til martnan:


Dugnadsfolk må følle at de gjør noe «godt» for seg sjøl, og noe godt for «kundene»
Dersom arrangementet blir vellykket, opprettholdes eierskapet. Da vil det være mindre
spørsmål om honorar for dugnadsinnsatsen
Hvordan skape merverdi for Melen/Overhalla:





Øke kvaliteten på hele martnan opp til nivået som er på åpningsseremonien
Bygge ut folkelivet. Folk må få ta seg en svingom – ikke bare se på
Bruke musikk fra tida med den gamle martnan
Dans på de gamle dansesalongene
Å være positive til arrangementet både under martnan og i ettertid
VEDLEGG 3:
«Ein utfløtta overhallnings syn på neste martna».
Gratulerer med vel gjennomført enda en gang. Kona og jeg trivdes der i år også.
Jeg har i det følende gjort meg noen tanker om neste arrangement.
Det er viktig at man nå prøver å stramme opp arrangementet litt slik at det ikke glir inn i altfor stor
gjenkjennelighet fra gang til gang.
1. Det må i selve opplegget bedre illustreres at det er det gamle markedet som skal anes bak alt
man gjør. Autentiske marknadsvarer må få en egen bod og fra denne har man auksjon ved
dagens slutt begge dager. Jeg tenker da på små sildtønner, speket kjøtt, røkt kjøtt, spekelaks
og røkalaks, klenning og gomme på matsiden. Votter, skjerf, ordentlige ulluer og småplagg
ellers. Gjerne også håndlagete ting for øvrig som f.eks sopelimer og andre praktiske småting.
Vev og sykunst er ikke gitt plass i utstillingen, den burde gis plass og legges opp sammen med
en bedre presentert bunadsutstilling. Her må det også lages tekst. I tillegg bør det
auksjoneres ut en Namsbåt og en pram, laget av lokal (namdalsk) båtbygger, ved markedets
avslutning. Dette arrangeres av historielaget som på forhånd bør ha to personer som legger
inn et garantikjøp av båtene f.eks til h.h.v. 25.000.- og 15.000.-. Dette beløp vil da også måtte
være start utbudspris. Slik unngår en tap hvis minstepris ikke oppnås på auksjonen.
2. Tablåene er gode, men de bør strammes kraftig opp i regien. Vi burde også hatt en
fremstilling av et kommunestyremøte hvor slutten på Mælamartnan står på kartet.
Meierisaken på 1890 tallet kunne også være en sak på dette møtet, her kunne mange lokale
poenger bli luftet. Skolesaken kunne også gi mange saker til ettertanke.
3. Historielaget må på sin stand ha en nyutgivelse av meldingsbladet skrevet til Martnan med
markedshistorisk stoff. Salget av dette ville sikkert gi inntekter og en salgspakke burde
samtidig omfatte medlemskap i historielaget.
4. Tre familier burde kles opp i gamle klær og demonstrere sjøfamilien, fjellfamilien (samer) og
dalfamilien. Disse burde være gjennomgangsfigurer sammen med dem som allerede er
utpekt til det.
Håper noen av synspunktene kan være til nytte.
Med vennlig hilsen
Georg Ovesen
FORSLAG TIL ÅRSHJUL FOR MELAMARTNAN
Måned/evt. uke
September året før
Oktober/november
Oktober/november
Oktober/november
November-januar
Januar
Januar
Januar
Februar
Februar
Januar-mars
Januar-mars
Januar-mars
Januar-oktober
Februar-september
Mars-mai
Mars-mai
Mars-mai
Mars-juni
Mars-juni
Mai-august
August-september
August
August-oktober
1.sept.-20.oktober
1.september
1.september
1.september
1.-20.september
15.september
15. september
15. september
15.sept-1.oktober
20. september
25. september
25. september
28. september
3.-4. oktober 2014
15. oktober
Oktober-desember
Januar
Oppgave
Oppnevning av martnaskomite. Mandat.
Oppstart martnaskomiteen
Grunneieravtaler
Søke festivaltilskudd fylkeskommunen
Inngå avtaler med hovedsponsorer
Rammeprogram
Avklare eventuelle investeringsbehov
Første budsjettforslag
Invitere utstillere
Markedsføringsplan
Avtaler/booking store programinnslag
Avtaler store utstyrs-/materiellbehov
Definere mannskapsbehov, avtale med
lag/org. om fordeling av viktige oppgaver
Løpende oppdatering av hjemmeside
Aktivt innsalg utstillere
Sponsoravtaler, generelle
Programavtaler
Søke evt. tilskudd
Sponsoravtaler, leverandører
Produsere kaker mv
Produsere utstyr/materiell mv
Klargjøring av arena
Bestille materiell (billetter, forbr.utstyr)
Løpende markedsføring av martnan (
Leie av bygninger/grunn Mælen gård
Avklaring opplegg med gjester osv
Invitere til sponsorarrangement
Endelig, komplett program
Oppsetting av boder, gjerder mm
Påmeldingsfrist sponsorarrangement
Påmeldingsfrist utstillere
Mannskapslistene komplette
Tid for detaljer
Matleveranser (middag)
Oppsetting av telt
Klargjøring av parkeringsområder mm
Etablering av martnaskontor
MARTNA
Ferdig nedrigga
Evaluering
Avlevering regnskap og rapport
Ansvar
Styret Melamartnan SA
Leder i komiteen
Melamartnan SA
Leder
Leder/markedsansvarlig
Programkomiteen
Hele komiteen
Økonomiansvarlig
Utstilleransvarlig
Markedsansvarlig
Programkomiteen
Hele komiteen
Mannskapsansvarlig
Web-ansvarlig
Utstilleransvarlig
Markedsansvarlig
Programkomiteen
Leder, komiteen
Markedsansvarlig/alle
Matansvarlig
Arenaansvarlig
Arenaansvarlig
Alle komiteer
Markedsansvarlig
Leder/arenaansvarlig
Leder
Leder/markedsansvarlig
Programkomiteen
Arenaansvarlig
Markedsansvarlig
Utstilleransvarlig
Mannskapsansvarlig
Alle
Matansvarlig
Arenaansvarlig
Arenaansvarlig
Alle
Alle
Alle
Alle
Alle

Similar documents