Referat fra møte i Fylkesmennenes fagutvalg for sak og - FM-nett

Transcription

Referat fra møte i Fylkesmennenes fagutvalg for sak og - FM-nett
Referat fra møte i Fylkesmennenes fagutvalg for sak og arkiv 5. og 6. mai
2014 i Tønsberg
Tilstede:
Administrasjonssjef Jan Erik Glad, Fylkesmannen i Vestfold (leder)
Arkivleder Unn Pedersen, Fylkesmannen i Vestfold
Arkivleder Michael Baumann, Fylkesmannen i Nordland
Arkivleder Marit Myhre Hanssen, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag
Rådgiver Solfrid Helvik, Fylkesmannen i Sogn og Fjordane
Seniorrådgiver Ole-Gunnar Drabløs, Kommunal- og
moderniseringsdepartementet (deler av møtet via Lync)
Seniorrådgiver Johnny Olsen, Kommunal- og moderniseringsdepartementet
(referent)
Forfall:
Arkivleder Karin Einarsen, Fylkesmannen i Finnmark
Dagsorden: 1. Gjennomgang og oppfølging av referat fra møte 6. mars
2. Informasjon om NESTOR v/ Alf Sverre Johnson og Gunstein Sundene
3. Systemrevisjon - arkivbegrensning
4. Status intranettsider for fagutvalget
5. Status prosjekt felles ePhorte
6. Utsendelse av dokumenter i andre formater enn PDF
7. Status Innovasjonsprosjekt – elektroniske skjemaer kap 4A pasient- og
brukerrettighetsloven
8. Sentralisering av arkiv og postmottak
9. Arkivkonferansen i Bodø
10. Alfabetisk oversikt - arkivnøkkel
11. Eventuelt
Nr. Tema:
Ansvar:
1. Gjennomgang og oppfølging av referat fra
møte 6. mars
Pasientjournal – KMD sendte et brev til HOD om
pasientjournaler 24. mars 2014. HOD har ikke gitt noen
tilbakemelding ennå. FM i Sør-Trøndelag skrev om
problemene med pasientjournaler i sitt svar til HOD på
høringen om forslag til forskrift om Norsk helsearkiv. Noen
embeter har vist til brevet fra KMD i sine høringssvar.
Reindrift – Det har skjedd lite siden forrige møte. To
forhold er ennå ikke avgjort.
Michael
Embetene som skal ha kopi av den historiske basen til
Reindriftsforvaltningen i Alta har ennå ikke fått disse. Kun
FM i Nordland har fått tilgang til den historiske basen. Det
jobbes sammen med Geir Harbak i Adjuva for å finne en
snarlig løsning for de resterende fire embetene.
1
Frist:
Integrasjonen mellom fagsystemet Grunnmur og ePhorte tar
også lengre tid enn forutsatt. Hos Reindriftsforvaltningen i
Alta er det opprettet en midlertidig løsning som sender
dokumentene med e-post til postmottakene for journalføring
i ePhorte. FM i Nordland og Evry jobber med saken.
Michael må være med på de videre diskusjonene når det
gjelder begge disse problemene.
EDU og Miljødirektoratet. Marit har vært i kontakt med
tidligere arkivlederen i Miljødirektoratet. De har akkurat
tilsatt ny arkivleder og de kommer derfor ikke til å ta i bruk
EDU på denne siden av sommeren. Marit har gitt uttrykk for
viktigheten av at de også tar i bruk EDU.
ePhorteoppgradering. FM i Sogn og Fjordane har hatt en
Norge.no-arkivdel i sitt system som tilhører Difi. De venter
nå på at de kan ta et nytt uttrekk av denne arkivdelen som
kan overføres Difi. Når det er i orden, kan oppgraderingen
av ePhorte gjøres.
Bevaring av underskrevne SepSkill-bevillinger. Unn og
Marit jobber videre med denne saken. De tar kontakt med
JD som holder på med en gjennomgang av apostiller.
Difi-rapport om meldingsutveksling. De som ga innspill
til Difi-rapporten har fått en spørreskjemaundersøkelse om
forsending av post. Hvor mye ble brukt i porto? Hvor mye
går ut via EDU osv? Vestfold, Sogn og Fjordane og Oslo og
Akershus har svart på undersøkelsen til Difi.
Utviklingen av digitale forsendelser skjer i ePhorte5. Ved
installasjon av denne vil vi få ny funksjonalitet som for
eksempel SvarUT.
Dokumentasjon av brukeradministrasjon i ePhorte. I
ePhorte loggføres det ikke hvem som gir tilganger. Unn har
sjekket i Noark 5 og har vært i kontakt med Datatilsynet.
Datatilsynet sier det er viktig med rutiner som sier hvem
som tildeler roller og hvordan dette gjøres. Hvem kan legge
inn brukere (innmelding)? Hvem kan avslutte brukere
(utmelding)? Hvem kan gi tilganger? Har man rutiner på
dette og de følges, trenger man ikke logge dette i ePhorte.
Det skal bare være et fåtall i organisasjonen som skal kunne
gjøre dette.
Digital kommunikasjon. I Sør-Trøndelag har 24
kommuner nå sagt ja til SvarUT. 22 kommuner har også
sagt ja til EDU.
2
Marit
Michael
Unn og
Marit
EDU. Sivilombudsmannen, Statens sivilrettsforvaltning og
Statens helsetilsyn har vært i kontakt med embetene og har
nå startet testing med og er i drift med noen.
Fagutvalget drøftet om de skal sendes ut en forespørsel om
status i embetene på bruk av EDU.
Kartlegging av arkivbestanden. 14 embeter har besvart
innen fristen. Tre embeter blir purret. Ett embete har søkt
om utsatt frist og fått denne forlenget til 23. mai. Det skal
lages et samledokument som skal sendes KMD før ferien.
Vergemål. Sivilrettsforvaltningen (SRF) skal ha et møte på
Gardermoen 20. mai med arkivlederne hos fylkesmennene
og en fra hvert embete som jobber med vergemål. Utkast til
program er sendt ut fra SRF. Marit og Unn skal holde en
innledning.
Det er mulig å opprette flere importsentraler i ARVEePhorte. Michael sender ut en oppskrift til embetene på
hvordan disse kan opprettes.
Vedtak om bevaring og kassasjon av nettsider
Unn og Marit har laget og sendt ut en veiledning til
embetene om bevaring og kassasjon av prosjektsider og
hvordan man søker om kassasjon av prosjektsidene.
Integrasjon av rekrutteringsverktøyet fra JobbNorge
Evry-konsulenten som skulle gjøre dette for
fylkesmannsembetene har sluttet. Det er derfor uklart hvor
langt Evry har kommet. Michael følger opp.
JobbNorge er oppe og går hos FM i Nordland.
Arkivering av artikler fra nettsider
Unn tar det opp på neste møte i portalprosjektet.
DLP – Data loss prevention. Prosjektgruppa har hatt et
siste møte. KMD skal lage et brev til embetene om SCCM
og DLP. Brevet er ikke sendt ennå, men skal etter planen bli
sendt ut før 17. mai.
2. Informasjon om NESTOR v/ Alf Sverre
Johnson og Gunstein Sundene fra Statens
helsetilsyn
Statens helsetilsyn skal i begynnelsen av juni ha et møte
med KMD for å informere om NESTOR. NESTOR ble
etabler for ca 3 år siden og er et registrerings- og
styringssystem for behandling av klage- og tilsynssaker
3
Michael
Unn og
Marit
Michael
Unn
OleGunnar
innen barnevern, helse/omsorg og sosial. Helsetilsynet har
vært opptatt av et nært samarbeid med sak-/arkivutvalget.
NESTOR-teamet i Helsetilsynet ønsker å benytte dette
møtet til å sikre seg at det ikke er noe de ikke har fanget opp
og til å diskutere veien videre.
Helsetilsynet føler at det meste er på plass innenfor
rettighetssaker og tilsyn innenfor barnevern, helse og
omsorg. Helsetilsynet jobber nå med å legge NESTOR til
rette for de planlagte tilsynene som fylkesmennene utfører
innenfor barnevern, helse/omsorg og sosial.
Helsetilsynet har vurdert fagutvalgets forslag om at
institusjonstilsynene arkiveres på en sak pr år pr
tilsynsobjekt. Helsetilsynet tar nå til etterretning embetenes
rutiner, selv om førstevalget i NESTOR i utgangspunktet er
at en hendelse, en klage og et tilsyn skal være én sak.
Statens helsetilsyn ønsker fortsatt å holde kontakten med
sak- og arkivutvalget. For fagutvalget blir det viktig å holde
dem informert om ePhorteprosjektet (sentralisering).
3. Systemrevisjon – arkivbegrensning
FM i Rogaland har spurt om hva som skal tas vare på av
dokumentasjon ved varslet tilsyn. Ved slike tilsyn kommer
det inn en rekke forskjellige typer dokumenter. Hva skal
arkiveres i ePhorte? Det varierer fra embete til embete hva
som tas vare på.
Saken var oppe på et møte mellom fagutvalget og
Riksarkivet i juni 2007. Riksarkivet sier at embetene må
foreta et skjønn. Man bør bevare lister over
dokumentasjonen man har fått og ellers arkivere særlig
viktige dokumenter.
4. Status intranettsider for fagutvalget
Marit og
Solfrid
Frank Hofslundsengen fra FM i Sogn og Fjordane har
midlertidig gått inn som prosjektleder i fm-nettprosjektet.
Delprosjektet om ekstranett skal være klart til 1. juni.
Solfrid legger inn fagutvalget i fm-nett som felles kalender.
Kalenderen gir en hovedoversikt over bl.a. fagutvalgenes
møter, slik at det kan bli lettere å unngå møtekollisjoner
med andre fagutvalg.
Det vil bli arrangert publiseringskurs for nytt FM-nett hos
KMD 28. mai og 4. juni 2014.
4
Solfrid
5. Status prosjekt felles ePhorte
Michael
Michael orienterte kort om status. Trond Persson jobber
med prosjektgruppas rapport. Gruppa har ikke avtalt noe
nytt møte ennå.
Michael har sendt et brev fra prosjektgruppa til Riksarkivet
om de ser det som noe problem å sentralisere
administreringen og lagringen av dokumentene. Det er den
tekniske driften det er snakk om å sentralisere. Arkivene og
dokumentene vil ikke bli blandet.
Styringsgruppa skal ha sitt neste møte 15. mai 2014.
Michael skal lage et notat med vurderinger av sentralisering
av arkiv og postmottak på et overordnet nivå. Fagutvalget
diskuterte punkter til dette notatet og kom med innspill til
punkter. Fagutvalget mener at dersom det skal jobbes videre
med dette, må det bli som et eget prosjekt og ses i en større
sammenheng.
6. Utsendelse av dokumenter i andre formater
enn PDF
Solfrid
Spørsmålet om oversendelse av andre formater enn PDF/A
har kommet opp.
Fylkesmennene skal forholde seg til forskrift om ITstandarder i offentlig forvaltning og ekspedere brev i PDF.
Dersom man også må sende ut i Word, må denne fila enten
legges som vedlegg eller sendes i egen forsendelse (med
bl.a. fare for dobbelt journalføring og manipullering).
Solfrid lager en artikkel om dette til fagutvalgets sider på
fm-nett.
7. Status Innovasjonsprosjekt – elektroniske
skjemaer kap 4A pasient- og
brukerrettighetsloven
Michael
Dette er et prosjekt i Nordland hvor fylkesmannen er
involvert. Michael sjekker nærmere.
8. Sentralisering av arkiv og postmottak
Se pkt 5.
Michael,
Solfrid
9. Arkivkonferansen i Bodø
Arkivkonferansen holdes i Bodø i dagene 16.-18.
5
september. Første del fra lunsj 16. til lunsj 17. er forbeholdt
arkivlederne. Fellesdelene går fra lunsj 17. til lunsj 18.
Hotell er bestilt. Fagutvalget møtes i Bodø 15. september.
og Karin
Forslag til program for konferansen ble gjennomgått.
Michael og Solfrid tar et møte i neste uke for å jobbe videre
med programmet.
10. Alfabetisk oversikt - arkivnøkkelen
Solfrid
Solfrid sjekker om det er mulig å indeksere
stikkordsregisteret slik at man kan hoppe rett til den
bokstaven stikkordet man er på jakt etter står under. Dette
må gjøres med en kopi av stikkordsregisteret, slik at vi ikke
ødelegger registeret som er laget i en gammel versjon av
Word.
11. Eventuelt
Solfrid tok opp at dersom man bruker spor endringer i Word
er det viktig at leder/saksbehandler godtar eller avviser
endringene og slår av spor endringer før man setter
journalposten til ferdig. Gjør man ikke dette, konverteres
dokumentet med spor endringer.
Solfrid tok opp at dersom man velger varsle med e-post etter
godkjenning i ePhorte, så kommer dokumenttittelen opp i
emnefeltet på e-posten. Denne kan inneholde
taushetspliktige opplysninger. Det burde for eksempel bare
vært saksnummeret som kom opp i emnefeltet. Michael
sjekker ut om dette problemet kan løses enkelt.
Marit tok opp spørsmålet om hvordan arkivene skal
håndtere røntgenbilder fra sykehus. Disse kommer nå bare
elektronisk. Fagutvalget anbefaler at arkivene spør
saksbehandler om de skal bruke dem i saksbehandlingen.
Hvis de ikke trenger bildene, legger vi inn en merknad om
det på journalposten. Hvis saksbehandler trenger dem, kan
arkivet prøve å ta skjermdump av røntgenbildene og lime de
inn i Word-dokumenter som pdf-konverteres.
Unn tok opp en sak som kom opp på styringsgruppemøte
om felles ePhorte. Skal fylkesmennene legge ut informasjon
på hjemmesidene om hva slags opplysninger vi lagrer om
enkeltpersoner? I følge Datatilsynet er ikke dette et må-krav,
men man kan gjøre det. FM i Vest-Agder har laget en
veiledning om hva de gjør når noen spør om hva
fylkesmannen har lagret av personopplysninger.
Fagutvalget anbefaler at innsyn om personopplysninger
6
Michael
behandles som andre innsyn.
Evry bestemte i fjor at ePhorte Produktforumet skal legges
ned og startes opp på nytt som to produktforumer, et for
kommuner og et for statlige etater. Fagutvalget foreslår at
Michael fortsetter som representant for
fylkesmannsembetene i produktforumet for stat. Evry skal
ha en fast sekretær for forumene.
Øivind Christoffersen fra KMD bør inviteres til et møte i
fagutvalget i høst for å snakke om prosjektene sine. Han kan
også være aktuell med et innlegg på arkivkonferansen. OleGunnar undersøker om hva som passer.
Nytt fra test- og brukerstøttesenteret i Nordland
Flere har irritert seg over at det bare vises Word-dokumenter
når man velger ”hent fil fra disk” og at en da må klikke på
”all files” gang på gang. Løsning for det er funnet. En
config-innstilling kan endres til at det som standard vises
”all files”. Info finnes på tips og triks-siden fra testsenteret.
Lenke:
http://ephortesupport/tipsogtriks/Lists/Posts/Post.aspx?ID=7
3
7
Michael
OleGunnar

Similar documents