2013-06-07 protokoll.pdf

Porsgrunn kommune
Kontrollutvalget
Møteprotokoll fra Porsgrunn kommune - kontrollutvalget
Møtedato: 07.06.2013
Møtested:
Møteleder:
Porsgrunn rådhus, møterom 3 etg
Ivar Moen
Forfall:
Leder
Medlem
Svein Tore Uldal
Torhild Wahlstrøm
Til stede:
Nestleder
Medlem
Medlem
Varamedlem
Varamedlem
Ivar Moen
Edvard Garmo
Inger Nilsen
Per Solli
Christian Moulin
Sekretær
Øystein Bergh
Oppdragsrevisor
Forvaltningsrevisor
Ass. revisjonssjef
Lisbet Fines
Anne Sæterdal (sak 33/2013)
Berit Dalvik (sak 28/2013)
Kommunalsjef
Kommunalsjef
Personalsjef
HMS-sjef
Virksomhetsleder
Fagleder
Økonomisjef
Konst. virksomhetsleder
Inger Lysa (sak 27/2013)
Ingrid Elisabeth Kåss (sak 33/2013)
Hildegunn Sørbø (sak 29, 30/2013)
Anne-Karin Nordmo (sak 29, 30/2013)
Terje Madsen (sak 31/2013)
Anette Birkelid Lekman (sak 31/2013)
Hans Jacob Solheim (sak 32, 33/2013)
Heidi Ekornrød Pedersen (sak 33/2013)
Innkallinga blei godkjent.
Dokumentene er mottatt på nettbrett og epost. Uheldig med dokumenter på epost siden
det ikke er mulig å skrive på de. Dokumentene legges over på serveren for senere bruk.
Saklista blei godkjent.
Sakene blei behandla slik: 26 – 34/2013
Porsgrunn, 07.06.2013
Ivar Moen
Nestleder/møteleder
Temark
Postboks 4
3833 BØ
Telefon
97646606 (dir.)
Øystein Bergh
Sekretær
E-post:
[email protected]
Internett:
www.temark.no
Foretaksregisteret:
987 993 766
Bankkonto:
5083 05 41508
SAKLISTE
Sak nr.
Arkivsaknr.
26/13
13/322
GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 07.05.13
27/13
13/290
HEISTAD SKOLE OG BRUK AV AREALER
28/13
13/294
SELSKAPSKONTROLL AV PORSGRUNN UTVIKLING AS OG KJØLNES
BYGG AS
29/13
13/289
SYKEFRAVÆRET I KOMMUNEN
30/13
13/293
HMS-RAPPORTERING 1. TERTIAL 2013
31/13
13/325
VEDLIKEHOLD OG OPPFØLGING AV EIENDOMSMASSEN
32/13
13/295
ØKONOMIRAPPORT 1. TERTIAL 2013
33/13
13/221
FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT RUSOMSORG OG PSYKISK
HELSE DEL 2
34/13
13/323
REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 07.06.2013
Side 2 av 7
Sak nr. 26/13
GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 07.05.13
Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget
Møteprotokoll 07.05.13 godkjennes.
Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget
Møteleder la fram protokollen fra møte 07.05.2013.
Enstemmig vedtatt.
Forslag til vedtak
Møteprotokoll 07.05.13 godkjennes.
Sak nr. 27/13
HEISTAD SKOLE OG BRUK AV AREALER
Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget


Kontrollutvalget tar saken til informasjon.
Kontrollutvalget følger med på sakens utvikling.
Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget
Møteleder la fram bakgrunnen for saken og kommenterte medieoppslagene.
Kommunalsjef Inger Lysa redegjorde for modellen som blir brukt for å kommunisere med
brukergruppene. Hun trakk fram hovedelementene som ble vektlagt ved bygging av
skolen. Ved en slik stor investering er det behov for en innkjøringsperiode. Det gjelder
både bruken og bygningsmassen. Teknisk er det muligheter for enkelte påbygninger, bl.a.
bod.
Kommunalsjefen poengterte at hele bygget er for alle brukerne. Det krever endring i
rutiner og vaner.
Møteleder la fram forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt:

Kontrollutvalget tar saken til informasjon.

Kontrollutvalget følger med på sakens utvikling.
Forslag til vedtak
Uten innstilling.
Side 3 av 7
Sak nr. 28/13
SELSKAPSKONTROLL AV PORSGRUNN UTVIKLING AS OG KJØLNES BYGG AS
Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget
Kontrollutvalget innstiller til bystyret:
Kontrollutvalget slutter seg til de anbefalinger som er fremsatt av revisjonen i
eierskapskontrollens følgende kulepunkter:

Fastsette instrukser for styret og den daglige ledelsen med særlig vekt på
klar intern ansvars- og oppgavefordeling.

Foreta en egenevaluering hvert år både når det gjelder kompetanse og
arbeid.

Gis jevnlig mulighet til ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal
gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling.

Gjennomføre egne styreseminarer hvor fokus går på roller, ansvar og
oppgaver.

Fastsette en årlig plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og
gjennomføring.

Gi en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport.
Dersom dette ikke er gjort skal det forklares.
Det innskjerpes at alle formelle krav i henhold til gjeldende lovgiving herunder aksjelov,
innrapportering til Brønnøysundregistrene m.m. skal følges.
Videre ber kontrollutvalget om at kommunestyret tar opp til vurdering den politiske
representasjon i styrene ut fra habilitetsreglene. KS har i pkt 14 om Eierskap, selskapsledelse
og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak stilt seg kritisk til bruk
av ledende politikere i selskapsstyrene da dette fører til stadig inhabilitet ved behandling i
politiske organer.
Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget
Revisor viste til bestillingen av selskapskontrollen. Hun presenterte rapporten.
Christian Moulin la fram forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt:
Kontrollutvalget slutter seg til de anbefalinger som er fremsatt av revisjonen i
eierskapskontrollens følgende kulepunkter:

Fastsette instrukser for styret og den daglige ledelsen med særlig vekt på klar
intern ansvars- og oppgavefordeling.

Foreta en egenevaluering hvert år både når det gjelder kompetanse og
arbeid.

Gis jevnlig mulighet til ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal gis
opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling.

Gjennomføre egne styreseminarer hvor fokus går på roller, ansvar og
oppgaver.

Fastsette en årlig plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og
gjennomføring.

Gi en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport.
Dersom dette ikke er gjort skal det forklares.
Det innskjerpes at alle formelle krav i henhold til gjeldende lovgiving herunder aksjelov,
innrapportering til Brønnøysundregistrene m.m. skal følges.
Side 4 av 7
Videre ber kontrollutvalget om at kommunestyret tar opp til vurdering den politiske
representasjon i styrene ut fra habilitetsreglene. KS har i pkt 14 om Eierskap, selskapsledelse
og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak stilt seg kritisk til bruk
av ledende politikere i selskapsstyrene da dette fører til stadig inhabilitet ved behandling i
politiske organer.
Forslag til vedtak
Kontrollutvalget innstiller til bystyret:
Bystyret tar rapporten fra selskapskontrollen av Porsgrunn Utvikling AS og Kjølnes
Bygg AS til orientering.
Bystyret viser til kap 4 i rapporten og ber administrasjon i kommunen og i selskapene
vurdere revisjon sine anbefalinger og gi bystyret tilbakemelding innen 6 måneder.
Sak nr. 29/13
SYKEFRAVÆRET I KOMMUNEN
Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget
Kontrollutvalget tar redegjørelsen om arbeidet med reduksjon av sykefraværet til
orientering.
Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget
Personalsjefen redegjorde for sykefraværet i kommunen og utviklingen siste tertiale.
Det ble referert til følgende dokumenter:

Prosjekt “Oppfølging av gravide arbeidstakere - reduksjon av sykefravær
blant gravide” – Oppsummering fra innlegg i Kontrollutvalget 7/6-13

Sluttrapport: Hvor langt går arbeidsgivers tilretteleggingsplikt, jfr. AML § 46, og hvordan skal arbeidsforhold avvikles når en arbeidstaker ikke kan vende
tilbake til arbeid?
Dokumentene er sendt kontrollutvalget på epost.
Vedtaket var enstemmig.
Forslag til vedtak
Kontrollutvalget tar redegjørelsen om arbeidet med reduksjon av sykefraværet til
orientering.
Sak nr. 30/13
HMS-RAPPORTERING 1. TERTIAL 2013
Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget
Kontrollutvalget tar HMS-rapportering 1. tertial 2013 til orientering.
Side 5 av 7
Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget
HMS-sjefen presenterte tertialrapporten for 1/2013.
Vedtaket var enstemmig.
Forslag til vedtak
Kontrollutvalget tar HMS-rapportering 1. tertial 2013 til orientering.
Sak nr. 31/13
VEDLIKEHOLD OG OPPFØLGING AV EIENDOMSMASSEN
Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget
Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om vedlikehold og oppfølging av
eiendomsmassen i Porsgrunn kommune til orientering.
Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget
Eiendomssjef Terje Madsen redegjorde for vedlikeholdet av kommunens bygg og de
prioriteringene kommunen gjør. Det er etterslep i vedlikeholdet. En høy investeringstakt
bidrar til bedre kvalitet på bygningsmassen.
For informasjon er foilene sendt kontrollutvalget på epost.
Vedtaket var enstemmig.
Forslag til vedtak
Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om vedlikehold og oppfølging av
eiendomsmassen i Porsgrunn kommune til orientering.
Sak nr. 32/13
ØKONOMIRAPPORT 1. TERTIAL 2013
Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget
Kontrollutvalget tar økonomirapport 1. tertial 2013 til orientering.
Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget
Økonomisjefen la fram rapporten fra 1. tertial 2013 og gikk igjennom kommunens
økonomiske situasjon.
Vedtaket var enstemmig.
Forslag til vedtak
Side 6 av 7
Kontrollutvalget tar økonomirapport 1. tertial 2013 til orientering.
Sak nr. 33/13
FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT RUSOMSORG OG PSYKISK HELSE DEL 2
Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget
Kontrollutvalget har mottatt og fått presentert Forvaltningsrevisjonsprosjektet
Rusomsorg og psykisk helse Del 2.
Kontrollutvalget utsetter sluttbehandlingen til neste møte.
Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget
Møteleder redegjorde for prosjektet som kontrollutvalget hadde bestilt. Første del av
prosjektet er sendt til bystyret og er politisk behandlet.
Møteleder satte fram følgende forslag til vedtak som ble enstemmig vedtatt:
Kontrollutvalget har mottatt og fått presentert Forvaltningsrevisjonsprosjektet
Rusomsorg og psykisk helse Del 2.
Kontrollutvalget utsetter sluttbehandlingen til neste møte.
Forslag til vedtak
Uten innstilling.
Sak nr. 34/13
REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 07.06.2013
Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget
Saken tas til orientering.
Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget
Per Solli tok opp følgende sak:
I 17 mai-toget i Skien går det en ryddegjeng i slutten av toget. De fikk
sammenhengende applaus. Etter utført jobb får de «penger i handa». Dette som en
del av prosjektet «Kommune-service». Et positivt tiltak som også bør vurderes i
Porsgrunn.
Forslag til vedtak
Sakene tas til orientering.
Side 7 av 7