Hogia MobiLast, produktfolder - Hogia
Transcription
Hogia MobiLast, produktfolder - Hogia
Hogia MobiLast – Ett öppet och flexibelt system som främjar din lönsamhet! Hogia MobiLast är ett IT-verktyg, byggt på de senaste informations- och kommunikationsteknologierna för att förenkla arbetet inom ditt företag. Det är ett användarvänligt och öppet Windows-system vilket gör det enkelt med kopplingar till t ex ekonomisystemet. Hogia MobiLast är ett standardsystem som används av transportföretag för att boka, planera, fakturera och följa upp sina egna eller andras fordon. MobiLast är uppbyggt av moduler som kan kombineras på olika sätt så att det passar för en lång rad olika verksamheter. Starka band till Hogias ekonomisystem Naturligtvis går det att kombinera Hogias breda utbud av ekonomisystem med funktionerna i MobiLast. Du som kund kan välja ekonomisystem efter just dina behov. Vi kan erbjuda allt från det avancerade Hogia Affärssystem till Hogia Ekonomi Compact Edition. Terminalsystem 3PL lager Transport.system Ekonomisystem Löne-/HRsystem Ensam är inte stark! Att kunna bygga en stark systemlösning med hjälp av kopplingar till andra system är en nyckelfaktor i MobiLast. Vi har en öppenhet som gör att vi gärna ser att andra företag kopplar sina system till MobiLast. Det skall vara enkelt att koppla ihop systemen och det måste vara kostnadseffektivt för våra kunder. Därför lämnar vi gärna ut våra gränssnitt, utan kostnad till våra partners. Att vi verkligen tror på öppna system där kunden har sin frihet att välja inte bara mellan olika funktioner utan också kunna välja vilka leverantörer som man vill anlita tror vi är framtiden. Kund Har två funktioner dels som kundregister, men fungerar även som ett adressregister. Nyckelfält är kundnamn, kundkod, kundnummer och kundreferens vilket samtliga är sökbara vid orderregistrering. Kundnamnet kan användas till sökningar i systemet. Du har möjlighet att ange om leveransadressen även ska gälla som fakturaadress eller om fakturaadressen ska vara en separat adress. Här finns plats för att lägga in uppgifter om kundens öppettider, lunchtider, hämt- och leveranstider. Vid orderregistrering känner systemet av vilka tider som gäller för den valda kunden och hämtar dessa. Systemet hanterar även kundreferenser som kan kopplas till kund eller adresspost och väljs vid orderregistrering. Artiklar och prissättning I Hogia MobiLast lägger du upp dina artiklar och prissätter dem. Priset visas per enhet på transportorder. Artikeltyperna kan vara manuella eller fasta och anger vilken sorts artikel det är. Om det är en transport eller kanske en avgift/skatt som ska debiteras kunden så behandlas dessa artiklar på olika sätt i systemet. Du kan koppla en artikel till en specifik prislista (Microsoft Excel). Givetvis kan du skriva ut en artikellista. Enheter Enhetsregistret består av 15 stycken prefix och suffix som är tänkta att användas för beskrivning av godsets karaktär. Exempel är ett visst antal, vikt, volym eller egna enheter. Namn på såväl prefix (t ex vikt) som suffix (t ex kg), definieras av användaren. Fordon I fordonsregistret skriver du in alla grunddata rörande fordonet. Du kan dela in dina fordon i olika fordonstyper så att du enkelt vid orderregistreringen vet om fordonet passar för uppdraget. Dessa uppgifter definierar du helt själv. I fordonsregistret finns för varje utrustningsalternativ en kryssruta som kan kryssas i beroende på vilken typ av utrustning eller egenskaper ett fordon har. Dessa alternativ finns sedan tillgängliga även i orderformuläret för respektive order, vilket ger möjlighet att för varje order markera om uppdraget kräver en speciell utrustning, exempelvis baklift. Om man lastlägger en order på ett fordon som inte uppfyller de kriterier som man har angett för fordonet får man en varning i systemet. Förare Förarregistret innehåller uppgifter om förare med ID och namn samt vilken transportör föraren kör för. Dessa uppgifter återfinner man sedan i orderformuläret där man kan knyta ihop en förare med ett fordon. Orderregistrering I orderformuläret sker det dagliga arbetet med att registrera order. De uppgifter man hämtar från underliggande register för att fylla ordern, sparas ned på ordern. Detta innebär att du kan ändra uppgifterna på ordern utan att behöva ändra dem i aktuellt register. Det får också som konsekvens att om du ändrar uppgifter på en kund i kundregistret kommer dessa inte att ändras på order som redan är registrerade. De nya uppgifterna kommer först att användas då du skapar en ny order eller går in på den gamla ordern och väljer kunder eller andra uppgifter på nytt. För hantering av återkommande order/stående order finns funktionen ”fasta order”. Här registreras hur ofta en order skall förekomma under en tidsperiod. Via en genereringsfunktion skapas automatiskt alla fasta order under vald period. Transportplanering Transportplaneringen i orderlistan är ”hjärtat” i Hogia MobiLast. Den är utvecklad för att kunna erbjuda maximal flexibilitet för användaren. Olika användare vill se olika typer av information om en order. Ekonomiavdelningen vill kanske bara se vilka order som är klara att fakturera, en trafikledare vill kanske bara se de order han/hon har registrerat och en annan vill se samtliga order lagda på ett specifikt fordon. Hogias MobiLast ger dig möjlighet att själv bestämma vilken information du vill se om ordern. Du kan registrera en order även om du vid registreringstillfället saknar all information, t ex kan fordonet bestämmas vid ett senare tillfälle. Varje order i listan har en färg som visar vilken status ordern har. I orderlistan har man en samlad bild över alla order, det har lagts stor vikt vid möjligheten att göra individuella anpassningar. Fakturering När dina transporter är utförda fakturerar ni direkt i MobiLast. En standardfakturalayout för debet- och kreditfaktura följer med i MobiLast. Vill du ha en egen fakturalayout så hjälper vi till med det. När faktureringen är klar skapas en kundreskontrafil som exporteras till ekonomisystemet. Verksamhet/flera kontor Har du flera kontor kan du dela upp användare, kunder och fordon i olika verksamheter eller geografiska kontor/områden. Det används även till att knyta ordern till rätt verksamhet/kontor och möjliggör fakturering, avräkning och redovisning för olika juridiska enheter/bolag. Avräkning Är en funktion som används när en tredje part t ex åkare, grusgrop ska ha ersättning för en utförd tjänst/material. Ersättningen dras som procentsats på inkört belopp eller som fasta belopp och här skapas avräkningsnotor, betalningslistor och leverantörsreskontrafil. Utskrifter Det är möjligt att skriva ut listor för: XX XX XX XX XX XX artiklar kunder order fordon fordonsgrupper varugrupper XX förare XX kontor XX statistiklista för order/fordon XX statistik för varje enskild order Behörighetsnivåer Administrerar samt kategoriserar vilken behörighet användaren ska ha i systemet t ex transportplanerare, ekonom etc. Efterregistrering av fraktsedlar ”Snabbstansning” av order/fraktsedel med begränsad mängd uppgifter för att man enkelt och snabbt ska kunna registrera de transporter som kommer in först efter de har utförts. Teknisk information Integrationer/EMI Ytterligare funktionalitet kan tillföras systemet genom integrationer till andra system. Idag finns ett antal färdiga partnerintegrationer vilka säljs som paketerade standardkopplingar. En paketerad standardkoppling är en färdig integration som är klar och testad av respektive leverantör. Den är enkel att få på plats och komma igång med och innebär inte några överraskande kostnader för kunden. I våra integrationer används Hogia EMI vilken kan delas upp i delkomponenterna EMI Gränssnitt och EMI Service. Hogia EMI Gränssnitt är en skriftlig gränssnittsspecifikation, som två olika leverantörer kan anpassa sina respektive produkter/programvaror till, för att därigenom skapa en väl fungerande kommunikation mellan de båda produkterna/programvarorna. EMI Gränssnitt består av en uppsättning XML-meddelanden innehållandes en datamängd formaterat på ett standardiserat sätt. Installation och utbildning Installation av Hogia MobiLast och ekonomisystem på server och klienter offereras separat tillsammans med utbildning och grundkonfigurering av basdata på plats hos er. Det är även möjligt att få företagsanpassad konfiguration av rapporter och fakturalayouter. Serviceabonnemang (SAB) Serviceabonnemanget ger dig som kund tryggheten att Hogia Transport Management Systems, nu och i framtiden, tar ansvar för att på programvaran upprätthålla den kompetens som krävs för vidareutveckling, support mm. I Serviceabonnemanget ingår bl a telefonsupport och uppdateringar av programvaran. Systemkrav Systemkraven gäller generellt för att Hogia MobiLast ska fungera i enklaste möjliga miljö. Server Microsoft Windows 2003 Server Microsoft Windows SQL Server 2005 Fjärrstyrningsmöjligheter (VPN, RD, pcAnywhere, TS) Arbetsplats/klient Microsoft Windows XP Professional Microsoft Windows Vista Tilläggsmoduler Hogia MobiLast Dokumenthantering Samla alla relevanta dokument på ett ställe. Med dokumenthanteringsmodulen finns möjlighet att koppla valfria dokument till registren transportör, fordon, kund och order i Hogia MobiLast. Koppla t ex en bild på reklamerat gods till en order eller en bild på fordonet i fordonsregistret. g4 resursplanering Med G4 Resursplanering sköter du enkelt planering och allokering av dina tillgängliga resurser. Du får stöd i din resursplanering genom systemets resurslista som går att sortera och filtrera på en rad olika sätt. Att sortera på ledig eller upptagen, tur- eller köordning, filtrera efter maskintyp och utrustning eller se när en viss resurs gick ut på jobb är några exempel. Kontakt Möjlighet att spara valfritt antal kontakter per kund samt få dem som förslag vid orderregistrering. En kontakt kan kopplas till både en kund- och adresspost vilket gör det möjligt för en kontakt att vara kopplad till flera poster samtidigt. Ekonomi När du har behov av att fakturera eller avräkna dina transport-order. Ekonomimodulen innehåller följande funktioner: Fakturering – fakturera direkt i Hogia MobiLast. Avräkning – en funktion som används när en tredje part, t ex åkare, grusgrop etc ska ha ersättning för utförd tjänst eller material. Artiklar och prissättning/prisberäkning – lägg upp dina artiklar och prissätt dem direkt i Hogia MobiLast. Här finns också versionshantering av prislistor vilket förenklar arbetet vid eventuella prishöjningar. EkonomiPlus En integration mellan Hogia MobiLast och Hogias ekonomi- och affärssystem. Du sparar tid då systemet hjälper dig att importera filer efter fakturering och avräkning. Tack vare två-vägskommunikationen mellan systemen säkerställs korrekt information, t ex att rätt konto används på en artikel. Projektuppföljning (ekonomisk uppföljning) Projektuppföljning ger dig möjlighet att i Hogia MobiLast, märka en order med de projekt som används i Hogias ekonomi- eller affärssystem. Är ordern märkt med ett projekt-nummer genereras projekttransaktioner på både orderns intäkt (fakturering) och kostnad (avräkning). Det finns även möjlighet att projektmärka ett littera. Projektuppföljning förutsätter tilläggsmodulen EkonomiPlus. Rutt/uppdrag Ett samlingsbegrepp för planering och återrapportering av en eller flera order och kallas även tur eller slinga. Eftersom modulen är integrerad med orderformulär och orderlista kan man bl a planera tills det kostnadsmässigt blir en bra rutt. Hogia Transport Management Systems AB Tel 0303-667 70 | [email protected] | www.hogia.se/tms Genom att boka upp resursen som upptagen från en viss tidpunkt förändras resursens status och du ser snabbt och enkelt om den är tillgänglig då du t ex får förfrågan om ett nytt jobb. Om du vet när jobbet avslutas finns även möjlighet att sätta en sluttid som automatiskt uppdaterar resursens status till ledig. Om ingen sluttid är avtalad så kan man sätta jobbets status till ”tills vidare”. Anläggning och uthyrning Anläggning – hanterar olika materialplatser, t ex grusgrop med separata artikelregister med unika eller generella avräkningspriser, saldohantering. Uthyrning – uthyrning av t ex container, anläggnings-maskiner och transporter där informationen är integrerad med orderhanteringen. Här genereras underlag för fakturering av kund samt eventuell avräkning till transportör (ägare av uthyrningsobjektet). Avståndsberäkning En modul som automatiskt beräknar exakt avstånd i km mellan avsändare och mottagare med bästa vägval, baserat på RouteLogiX (RouteLogiX ingår ej). Modulen underlättar taxering och man slipper vänta på chafförens körrapport för att få rätt antal km. Mobildata Är fordonet utrustat med mobildata är det möjligt att direkt vid registrering av order eller från orderlista, skicka ut en eller flera order till valt fordon via integrerat mobildatasystem. Information om t ex status på leverans kan sedan återrapporteras till Hogia MobiLast från fordonet. Hogia MobiLast är integrerat med flertalet kända mobildataleverantörer, kontakta oss för mer information. Översiktsvy I översiktsvyn får du bra överblick över dina linjer, urval eller grupper. Översiktsvyn kopplas med fördel ihop med fordons- samt orderlistan för att förenkla planering och skapa en överblick i användarens vardag. Översiktsvyn visar också t ex lastläggningsgrad, summering samt oplanerade order för respektive urval, linjer eller grupper.