STRATEGISK UPPHANDLING Vad är det, och varför är det viktigt för

STRATEGISK UPPHANDLING
Vad är det, och varför är det viktigt för min
verksamhet?
Björn Axelsson
Professor
Handelshögskolan i Stockholm
Vem är jag?
 Olof A Söderberg professor i marknadsföring vid Handelshögskolan i
Stockholm sedan 2002
 Personlig professur 2005-2009 Sveriges första inköpsprofessor!
 Tidigare Uppsala Universitet och 4 år vid Internationella Handelshögskolan
i Jönköping
 Doktorsexamen från Uppsala, 1981
 Chef för Uppsala Executive MBA Program under 12 år
 Ansvarig för SOI:s certifiering av strategiska upphandlare
 Undervisar i B2B- marknadsföring och företags inköp
 Aktuell forskning: Utmaningar för marknadsföring och försäljning vid
övergång från produkt- till lösningsförsäljning, hur att utveckla
inköpsorganisationer.
 Ett par relevanta böcker: “Buying Business Services” och “Developing
Sourcing Capabilities”
 Gift, tre barn, 5 barnbarn
 Hängiven tennisspelare!
Vad innebär strategiskt, taktiskt och
operativt inköp?
 Det operativa
 De vardagliga avropen på befintliga avtal, effektuering,
uppföljning / kontroll.
 Det taktiska
 Normala upphandlingar: behovsanalys, specifikation,
konkurrensutsättning, analys, val av leverantör.
 Det strategiska
 ?
Hur kan inköp skapa värde?
Bidrag från
leverantörer
SÄNKA KOSTNADER
-Lägre inköpspriser
-Effektivisera hanteringen
av leverantörer (rutiner)
-Effektivare logistik
EFFEKTIVARE RESURSANVÄNDNING
-Utrustning (tillgänglighet,
serviceavtal, etc)
-Medarbetares produktivitet
ANVÄNDARNYTTA
-Kundanpassad lösning
-Flexibilitet och service
-Kvalitetsförbättringar
Resultat:
Stöd till kärnfunktionerna (mer och
bättre x, y, z
service för
pengarna)
Effekter av grundläggande – taktisk påverkan…
Pris
kostnad
Förnyelse
och värde
Pris kontrollerat genom
taktiskt agerande
Ofta ganska
små
förbättringar
(efter de
initiala)!
Kostnader
oförändrade
Förnyelsetakten
sjunker
Tid
Efter O’Brien 2011
Att sänka priset: Exempel på frågor










Kan vi få bättre priser genom att köpa större volymer?
Kan vi få bättre priser genom att höja avtalstroheten
Finns företag i försörjningskedjan som är “för lönsamma”?
Finns andra (t ex konkurrenter eller systerbolag) som är
duktigare än vi – vilka leverantörer har de?
Har kostnaderna i aktuell bransch sjunkit utan att vi sett någon
prisreduktion?
Drar våra leverantörer nytta av skalfördelar?
Är det överkapaciteter på marknaden?
Har våra volymer ökat utan att vi sett någon effekt på de priser vi
betalar?
Har vi konkurrensutsatt leverantörerna i närtid? Vad lärde vi oss
av det?
Är vi på rätt inköpsmarknad (geografiskt och eller branschvis)?
Vad innebär strategiskt inköp?
 Det strategiska
 Tidsperspektivet
 Själva affären:
 Vad man efterfrågar från leverantörer och
leverantörsmarknader
 Kärnfunktioner eller stödjande verksamhet?
 Enklare standardlösningar eller mer komplexa?
 Volymer, ekonomiskt värde, risk
 Organiserandet
 Hur man inriktar och ”driver” arbetet:
 Nivå i organisationen, rapportering
 Resurser, kompetenser, ”verktyg”
 Systematik, uthållighet
Hur skapa de större förbättringarna!
Effektivare
funktion
GENOMGRIPANDE
FÖRBÄTTRING
Innovation
kraftigt stärkt
KONTINUERLIG FÖRBÄTTRING GM
PRISFOKUS OCH TAKTISKT
ARBETSSÄTT
Utgångsläge
Innovation gradvis stärkt
GÖRA SOM ALLTID;
innovation sjunker
Investering!
Tid
Efter O’Brien, 2011
Att sänka kostnader och skapa mer värde:
Exempel på frågor
 Kan vi reducera antalet leverantörer? Kan vi bredda affären t ex addera
volymer (en produktmix) till vissa leverantörer? Potential?
 Vad driver kostnader i det vi köper? Kan vi ändra våra krav, förenkla?
 Kan den produkt / tjänst vi köper bättre anpassas till leverantörens
verksamhet (produktion, distribution, administrativa rutiner)? Kan vi t ex
anpassa beställningstidpunkt och leverans till vad som bäst gynnar
leverantören (utan att missgynna oss)? Effekter av det?
 Kan vi anpassa produktens prestanda till vad som blir optimalt för oss? Vad
vet vi om värdet för oss av skilda funktioner? Vad i produkterna skapar
kvalitetsproblem – och hur begränsa det? Kan vi kravställa så att vi skapar
nya lösningar?
 Skall vi dela upp en sammansatt order mellan flera leverantörer? Skall vi
lägga en del av affären direkt hos leverantörens leverantör?
 Kan vi få leverantören att samlasta med andra av våra leverantörer och
sänka logistikkostnader?
 Var i försörjningskedjan kan vi ha störst påverkan på de totala kostnaderna?
Några innovativa exempel
 Kommuners distributionscentral för närtransporter
 Systeminköp av kontorsmaterial
 Organisera annorlunda för att möjliggöra utveckling av
specialistkompetens. T ex. Inköp Gävleborg!
 Hållbarhetsaspekter vid livsmedelsköp
 Blöjor till äldreboenden produktkostnad vs värde i
användning
 Äldrevård differentierad mot specifika segment (t ex
kultur och språkbaserat)
Skillnad privat – offentligt?
 Ja, och nej……
Viktigt att ta ett samlat grepp
• Inköpsstrategi, mål och
policy?
• Verksamhetsplaner?
• Resurser?
• Roller och ansvar?
• Rapportering?
• Inköps involvering i det
som köps?
Organisation
Process
• Avropsrutiner?
• Kontrakthantering?
• Leverantörshantering
(konkurrens / samarbete,
förhandling, dialog, etc)
•Finns relevant
kompetens på plats?
•Inköps status?
Strategi
Mätetal
HR
IT
• Finns mätetal på plats
som stödjer målen?
• System för mätning
och uppföljning?
•Används system för att
skapa data om “vart
pengarna tar vägen”
• Finns automatiska
avrops- och
betalningsprocesser?
FOKUS PÅ GRUNDLÄGGANDE “INFRASTRUKTUR”!
Viktigt med en genomtänkt process för
”kategori”-styrning
Nuläge
Leverantörs
-marknad
En mycket
viktig del som
kräver stort
engagemang
Mål
Ev. förnyelse
Starkt fokus
här i samband med
större upphandlingar.
Implementering
Navigera
Starkt fokus
här under
vardagsarbetet.
En återkommande erfarenhet…
Samla
Volymer
Standardisera Samordna Konsolidera
produktvalen artiklar
leverantörsbasen
Bygg upp inköpsexpertis
Erfarenhet: Pris/kostnad per
enhet sjunker påtagligt med
ett strukturerat arbetssätt…
Offentliga inköp: från kameral till strategisk
1. ADMINISTRATIV
(operativ)
2. KOMMERSIELL VÄRDESKAPANDE (taktisk)
3. STRATEGISK
 Säkerställa att inköpen är förenliga med
upphandlingslagarna
 Processa inköpsorder
 Stödja affärsområdena enligt deras önskemål
 Administrativa och kamerala inköpsuppgifter.
 -- Assistera verksamheterna och skapa värde
 Tillsammans med verksamheterna skapa bästa värde
 Designa inköp så att det kan bidra till värdeskapande
 Utnyttja köpkraft tvärs över alla verksamheter
 Säkerställa att allt konkurrensupphandlas
 -- Utforma inköpsstrategier som stödjer verksamheten i
dess strategier
 Medverka vid TILLSKAPANDET av dessa
verksamhetsstrategier
 Medverka i GENOMFÖRANDET av affärsstrategier
 Tillhandahålla information och analyser av
leverantörsmarknader (marknadsundersökningar,
marknads- och leverantörsanalys)
Vad betyder detta för er?
(Några röster från den privata sidan..)
”Verksamhetsplanen är
nyckeln. Se till att successivt
uppdatera den och flytta fram
positionerna. Tydliggör
kraven på inköp. Då kommer
energin” S-E S
Säkerställ att det finns
överensstämmelse mellan
verksamhetskrav och inköp hela vägen
upp i organisationen. Mät, följ upp,
rapportera och agera på avvikelser.!”
HJ
”Våra inköpsmål läggs fast i dialog med högre
ledningsnivåer. Dessa intresserar sig för uppföljningar
och är – genom den förstålse de successivt fått förberedda när verksamheten kan behöva förstärkt stöd
för att lösa sin uppgift.” HJ
”Inled en förändringsprocess med det som kan lösas
enkelt. Gå gradvis mot tuffare utmaningar. Därmed
växer inköp in i sin mer strategiska roll”. S-A S
”Följ upp. Redovisa konkreta resultat. Skapa mål
och åtaganden. Gör årliga fylliga rapporter om hur
inköp utvecklats” PH
”Det blir alltmer vanligt att delar ur verksamhetsledningen fortlöpande ingår i de inköpsteam som
hanterar de mest strategiska inköpen.” BA
Hur ofta händer det att kommunfullmäktige ägnar en hel dag åt inköpsfrågor?
Roller i upphandling / inköp
Ledare
Strategisk
upphandlare
Operativ
upphandlare
Kompetensområden
KOMPETENS
-Identifiera och
”se” möjligheter
-Analysera och
värdera
-Driva
förändring i
arbetet med
kategorier och i
projekt
Kompetensområden för SOI-certifikatet
Affärsmannaskap
Juridik
Nivåer:
A. Känna till
B. Kunna
C. Behärska
Analytisk och
kommunikativ
förmåga
Ekonomi,
kalkyler
Organisationskunskap
Tack!