Procurement - Logistikprogrammet.org

Kort om Effso
Effso utvecklar Inköpsorganisationer
•
•
•
•
•
Hjälpa till med rekrytering
Hyra ut resurskonsulter vid arbetstoppar
Träna befintlig personal genom workshops
Tillhandahålla en verktygslåda
Står för inköp av indirekt material
Jobbar heltäckande men BARA inom INKÖP
Kurslitteratur
Kurslitteratur - obligatorisk:
• Inköp och Supply Chain Management, Arjan J van Weele
ISBN 978-91-44-07427-6
• Kompendium ”Inköp är roligt”
• Avtalsrätten - en introduktion. Ramberg
ISBN: 978-91-39-20509-8
Referenslitteratur:
• Professionellt Inköp. L.E, Gadde. H, Håkansson
ISBN: 978-91-44-00692-5
• Category Management in Purchasing, Jonathan O’Brian
ISBN 978-0-7494-5257-5
• Effso – Toolbox (www.effso.se)
Bra informationskanaler
Offentlig upphandling
www.konkurrensverket.se
Silf – Sveriges Inköp & Logistik Förbund
www.silf.se
International Federation for Purchasing & Supply Management
www.ifpsm.org
Researching, Developing, Networking and Sharing Innovation
and Best Practice in Purchasing Transformation Worldwide
www.futurepurchasing.com
Andra intressanta sidor.
•
•
•
•
•
•
•
CAPS
APICS
CIPS
ELA
IPSERA
ISM
Karriärssajt
www.capsresearch.org
www.apics.org
www.cips.org
www.elalog.org
www.ipsera.org
www.ism.ws
www.inkop24.idg.se
5
Dagens agenda
1. Kursintroduktion
2. Introduktion inköp
•
•
•
•
•
•
Grund
Historik
Inköpsrollen
Några begrepp – introduktion till van Weele
Inköps kontaktytor
Trender
6
Kursupplägg
• Introduktion och grunder
• Operativt inköp
• Taktiskt inköp
• Strategiskt inköp
The purchasing process on two levels
Identification of
the need
Draft and conclude
contract
Determine
Sourcing
strategy
Functional specification
Delivery
Order
Define
evaluation
criteria
Negotiate
Receive
invoice
Pay
Evaluate bids
Repeat if needed
Invite bids
Select suppliers
Identify
potential
suppliers
Organisation
Taktiskt v/s strategiskt inköp
Tydliga begrepp inte etablerade
En tankemodell är att se på tidsfaktorn:
Operativt
Taktiskt
Strategiskt
tisdag den 13 november
2012
0 - 0,5 år
0,5 - 2 år
2 år >
10
The International Federation of Purchasing and
Supply Management
When talking about purchasing IFPSM means
• ”The management of the company’s external resources in
such a way that the supply of all goods, services, capabilities
and knowledge which are necessary for running, maintaining
and managing the company’s primary and support activities
is secured at the most favorable conditions ”
By Prof. Dr.A.J.van Weele.
When talking about procurement and supply
IFPSM means
• Procurement/Supply includes all activities required in order
to get the product from the supplier to its final destination.
It encompasses the purchasing function, stores, traffic and
transportation, quality assurance and quality control,
allowing companies to make decisions based on total cost of
ownership
• Procurement >>>Project environment
• Supply >>>Manufacturing environment
By Prof. Dr. A.J. van Weele
Definition av inköp:
”Inköp täcker alla aktiviteter som
bidrar till att företaget mottar en
externfaktura”
Jmf eng
Inköp = Sourcing & Procurement
Inköp = Upphandling & Inköp
14
Sex typfall av inköp
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Utrustning
Komponenter
Råvaror och material
Förnödenheter
Tjänster
Utveckling
15
Dagens agenda
1. Kursintroduktion
2. Introduktion inköp
•
•
•
•
•
•
Grund
Historik
Inköpsrollen
Några begrepp – introduktion till van Weele
Inköps kontaktytor
Trender
16
Gustav Vasa som inköpare
”I kunglig nåd har jag låtit tillsäga Eder att utslå
tusen harneskpålar och tiotusen pilspetsar
Detta mitt påbud haven I ej förkommit!
Vid fara att till förnöjelse för Stockholms
borgerskap någon lämplig helgafton låta Edra
huvuden falla för yxan å Stortorget, tillsäger jag
Eder ånyo att rätta Eder efter mina önskningar”
Gustav Vasa till Kronobruket Kungshammaren vid Nora
på 1500-talet
Gustav Vasa (ca 1496-1520)
Gutalagen från 1200 talet
Caupir thu uxa tha royn hann vm thria
daga …lastir fylgia hanum tueir. ann en
hann ai dragr. annar en hann briautr
Köper du oxe, pröva honom då i tre
dagar. Två fel följa honom: det ena,
om han ej drager, den andra, om han
bryter hägnad.
Kort historisk återblick
Trender som skapat förändring
Ökad teknisk komplexitet – specialisering
Fokus på kärnverksamhet – outsourcing
Andel inköpt värde av total kostnader i företag ökar
Globalisering
Kundorderstyrd produktion & ökad betydelse av låg kapitalbindning
Mindre produktions batcher
Flera produktvarianter
Krav på kortare ledtider från leverantör
Konsekvenser av förändring
Ökat fokus på inköpsverksamhet
Ökat fokus på leverantörsbas – konkurrensfördel
Dagens agenda
1. Kursintroduktion
2. Introduktion inköp
•
•
•
•
•
•
Grund
Historik
Inköpsrollen
Några begrepp – introduktion till van Weele
Inköps kontaktytor
Trender
20
The role of purchasing in the value chain
Supply Chain Management
Purchasing 3 tasks (Van Weele)
Value improvement:
- Business orientation
- Improving customer
value proposition
- ESI in NPD
- Alliance management
Value
Materials cost reduction:
- Purchasing savings
- Doing more with less
- Agressive sourcing
- Contract management
2
Risk management:
Risk
Cost
1
- Single vs multiple
sourcing
- Performance based
contracting
- Buyer dependence
- Supplier dependence
- Financial position
- Proprietary
knowledge
Traditional agenda of procurement is gradually changing…
Source: A van Weele,
24
Purchasing roles
Commercial dimension
Technical dimension
•Supply market research
•Supplier visits
•Requests for quotations
•Evaluate quotations
•Negotiations with suppliers
•Determine specifications
•Audit suppliers’ quality organisation
•Value analysis
•Quality Control
•Supplier selection
•Draw up contract
Purchasing function
Logistical dimension
•Optimisation of ordering policy
•Order expediting and follow-up
•Incoming inspection
•Monitoring delivery reliability
Administrative dimension
•Order handling, expediting and
filing
•Checking supplier invoices
•Checking payments to supplier
Role of Procurement
• Sales is absolutely necessary for business
• Sales gives a profit opportunity
• Sales is in focus in most businesses
• Sales can also create problems and losses
• Sales increase means at best 10 % bottom
line impact
• Procurement brings profit to business
Role of Procurement
A van Weele
• Cost
(cost reduction)
Björn Axelsson
• Rationalization role
(cost reduction)
• Value
• Developing role
(end customer value creation)
(end customer value creation)
• Risk
(Risk Management)
• Structure role
(Impact on supplier market)
Roller
SIS - Standard
• ”Att leda en mervärdesskapande Inköpsorganisation”
(CWA-PUMA ; SIS-CWA 15896-1:2009)
• Inköp finns även berört i ISO 9001
Commonalities and differences
Logistics
• From supplier to customer
• Products for the end
customer
• Inbound and outbound
• Concepts and layouts
• Activity driven
Procurement
• From supplier to customer
• Products for the end
customer
• Inbound
• MRO’s
• Investments
• Value driven (then as best)
31
Supply Chain
 Logistics and Procurement
 Two silos
 One process
 Different coverage
 Fight or cooperation
 Semantics
32
The way forward
 Can Procurement and Logistics meet?
Obstacles:
Semantics
”Religion” (Stubborn people)
Solution:
Work together and learn from each other
33
Dagens agenda
1. Kursintroduktion
2. Introduktion inköp
•
•
•
•
•
•
Grund
Historik
Inköpsrollen
Några begrepp – introduktion till van Weele
Inköps kontaktytor
Trender
Definition of concepts
Operational
Source: Purchasing and SCM 5th ed. by A.J. Van Weele
Semantics
•
•
•
•
•
•
Logistics
Material handling
Transport
Warehousing
Supply Chain
Value Chain
•
•
•
•
•
•
Buying
Purchasing
Procurement
Supply Management
Sourcing
Category Management
Kraljic’s purchasing matrix for
choice of strategy
High
Financial
impact
Low
Competitive
procurement
Partnership
Leverage items
Strategic items
System agreemente-business solution
Reliable supply search alternative
Standard items
Bottleneck items
Low
Supply risk
High
Source: van Weele, Purchasing and Supply
Chain Management, 2002
37
Kraljics matris
Basplagg
Bijouterier
Kända
designers
Eget smink
Dagens agenda
1. Kursintroduktion
2. Introduktion inköp
•
•
•
•
•
•
Grund
Historik
Inköpsrollen
Några begrepp – introduktion till van Weele
Inköps kontaktytor
Trender
Kommunikation med leverantör
Köpare
Offertförfrågan
Offert
Beställning
Ordererkännande
Orderändring
Leveransplan - JIT
Faktura
Leveransbesked
Lager rapporter
Pris/artikeldata
Betalning/kontoställning
Kommersiell tvist
Säljare
Administrativt utbyte av information
tisdag den 13 november
2012
40
Funktioner som inköp arbetar med i en
större organisation.
 Planering
 Logistik
 Marknad
 Försäljning
 Transport och skeppning
 Produktion och lager
 Ekonomi
 Internleverantörer
 Produktutveckling - mkt viktigt och ofta ett eftersatt område.
 Kvalitet
 Ledningsgrupp.
tisdag den 13 november
2012
41
Inköparens kontaktmönster
Från 1978,
Håkansson & Wootz
Kontakt med leverantör som procentuell del av total
arbetstid:
Kontakt med leverantör
Kontakt internt
Annat arbete (utan kontakt)
21 %
45 %
34 %
Dagens agenda
1. Kursintroduktion
2. Introduktion inköp
•
•
•
•
•
•
Grund
Historik
Inköpsrollen
Några begrepp – introduktion till van Weele
Inköps kontaktytor
Trender
Purchasing and Supply development
Effectiveness/
Cumulative
savings
CENTER-LED
DECENTRALISED
FUNCTIONAL FOCUS
CROSS FUNCTIONAL FOCUS
Time
Transactional Commercial
orientation
orientation
Purchasing
coordination
Internal
integration
External
integration
Value chain
integration
Source: A van Weele, Purchasing and
Supply Management 2002
Purchasing and Supply development
Effectiveness/
Cumulative
savings
Retailers
DECENTRALISED
FUNCTIONAL FOCUS Food &
Financial
beverages
services
Public
Pharma
utilities
Transactional
orientation
Commercial
orientation
CENTER-LED
Consumer Automotive
electronics
CROSS FUNCTIONAL FOCUS
Telecom
Time
Purchasing
coordination
Internal
integration
External
integration
Value chain
integration
Focus
•Serve the
Factory
•Reduce cost
•Savings though
synergy
•Total cost of
ownership
•Supply chain
optimization
•Total Customer
Satisfaction
Activities
•Clerial
•Order
processing
•Commercial
•Tendering
•Negotiating
•Approved
suppliers list
•Commercial
•Contracting
•Global
sourcing
•Cross functional
buying teams
•Systems
integration
•Vendor rating
•Performance
based contracts
•Outsourcing
•EDI/Internet
•E-commmerce
•Cost models
•Customer driven
activities
•Contract manufacturing
•Supplier development
•Global supplier network
Dilemmas
•Initial purchasing •Supplier base
•Control of
management
purchasing
expenditure
•Contract
management
•Ethics
•Communication
and information
infrastructure
•Social resistance
•Internationlaization
•HRM
Source: A van Weele, Purchasing and Supply
Management 2002
TRENDS in Procurement
 Risk Management
 CSR incl. “Global Warming”
 Supplier development
 Global perspective
 Logistics integration
 Low cost trade/sourcing (Best Cost)
 Long AND short term views
 Strategic approach
TRENDS in Procurement
 Integration in the company business (Closer
to business)
 Procurement interacting with top
management
 Top Mgt – New insights and new demands
 Interfere in the supplier markets
 Proactive
 Value creation
Passiv V/S Aktiv inköpsorganisation
Passiv (då)
• Väntar på att bli uppsökt av leverantörer
och bli informerad om möjliga lösningar
• Alternativ presenteras och bedöms av
inköpsenheten. Problemlösningarna
utvecklas av leverantör enskilt. Inköp
väljer från marknadens meny.
• Spenderar pengar. En dominerande
strävan är att spara på utgifterna. Låga
kostnader för inköpsenheten och minsta
möjliga spendering eftersträvas.
• Övertygas av leverantören om att den
erbjudna problemlösningen är bäst.
Passivt genom ja eller nej på propåer.
Aktiv (nu)
•
•
•
•
Söker själv upp leverantörer för att
finna de bästa resurserna.
Informerar om egna behov och
önskemål och ”skapar” lösningar
tillsammans med leverantörer.
Skapar värden till gagn för
företagets bästa.
Kostnadseffektivitet är viktigt men
också inslag av affärsutveckling.
Övertygar leverantören om att
företaget är en intressant partner
med intressanta behov. En relation
som kan vara stimulerande, lönsam
och lärorik
Generic Procurement process
Needs
analysis
process
Market
analysis
process
Agreement
process
Supply
process
Payment &
Follow-up
process
Purchasing (SCM) position and impact on business
High
Bottom line
impact
Low
Low
SCM position
High
Inköp Grunder
Bikupa
• Vad kan Inköps bidrag vara till organisationen?
• Hur påverkar Inköp organisationens resultat?
10 minuter
Grunder sammanfattning
• Inköp hanterar relationerna med leverantörerna
• Leverantörerna levererar varor och eller tjänster
• Leverantörerna återfinns i ”Leverantörsreskontran”
(ej LÖN eller SKATT)
• Inköp består av olika moment från direkt
operativt till strategiskt
• Inköp innebär såväl administrativt arbete som
affärsbedömningar
• Inköp kan utföras av flera än de som arbetar
med Inköp som huvudsyssla (Ekonomi,
Marknad, IT, Tekn Utv., Etc.)
• Inköp kan omfatta 15 – 90 % av
kostnadsmassan
• Inköp har därför (varierande men ofta) stor
påverkan på resultatet (Vinst eller budgetram)
• Inköp omfattar ibland hela ”Supply Chain”
• Inköp kan även definieras som den
affärsslutande delen (Avtal – Beställning)
• Inköp kan organiseras på många olika sätt
både vad avser HUR men även VAR man är
placerad
• Ansvaret måste definieras i den aktuella
organisationen – finns ingen allmängiltig
definition
• Inköp har en standard (CWA-PUMA ; SIS-CWA
15896-1:2009) där en bred definition gjorts
som avser ”Att leda en mervärdesskapande
Inköpsorganisation”
• Inköp finns även berört i ISO 9001
• Supply Chain Management (SCM) betyder ”Att
leda hela området från leverantörens
leverantör till slutkund”
• Value Chain avser samma sak men med fokus
på var kundvärde skapas
• Inköp är enbart värdeskapande då det sätts i
ett samband
• Samband kan vara Budget (för enhet eller hela
organisationen – affärsverksamhet respektive
anslagsverksamhet)
• Inköps bidrag kan vara att ”få mer för
pengarna” (Anslagsverksamhet) eller att ”spara
på pengarna” (Affärsverksamhet) men även att
”skapa mervärden” (Kundtillfredsställelse)