Word 2010 fördjupning.pdf

Formatmallar
Avsnitt
Spalter
Innehållsförteckning
Index
Fotnoter
Bokmärken
Fält
Massutskick
Mallar
Byggblock
Britt Tågmark
[email protected]
Senast ändrad 2014-12-26
Innehåll
FORMATMALLAR.......................................................................................................................... 1
ANVÄNDA FORMATMALL........................................................................................................................... 1
ÄNDRA FORMATMALL............................................................................................................................... 2
SKAPA NY FORMATMALL ........................................................................................................................... 3
RADERA FORMATERING ............................................................................................................................ 4
DETALJGRANSKA FORMATERING ................................................................................................................. 4
KOPIERA FORMATMALL ............................................................................................................................. 5
NUMRERADE RUBRIKER ............................................................................................................................ 6
NAVIGERINGSFÖNSTRET ............................................................................................................................ 7
AVSNITT ....................................................................................................................................... 8
INFOGA AVSNITTSBRYTNING ...................................................................................................................... 8
SPALTER ....................................................................................................................................... 9
INFOGA SPALTER ...................................................................................................................................... 9
REDIGERA SPALTER .................................................................................................................................. 9
INFOGA SPALTBRYTNING ......................................................................................................................... 10
BALANSERA SPALTER .............................................................................................................................. 10
SIDHUVUDEN OCH SIDFÖTTER .................................................................................................... 11
INNEHÅLLSFÖRTECKNING ........................................................................................................... 13
SKAPA INNEHÅLLSFÖRTECKNING ............................................................................................................... 13
UPPDATERA INNEHÅLLSFÖRTECKNING ....................................................................................................... 14
INDEX ........................................................................................................................................ 15
MARKERA INDEXORD.............................................................................................................................. 15
UNDERORDNADE INDEXORD .................................................................................................................... 16
INFOGA INDEX ....................................................................................................................................... 16
UPPDATERA ETT INDEX ........................................................................................................................... 16
FOTNOTER OCH KOMMENTARER ................................................................................................ 17
FOTNOTER OCH SLUTKOMMENTARER ........................................................................................................ 17
KOMMENTARER .................................................................................................................................... 17
BOKMÄRKEN OCH KORSREFERENSER .......................................................................................... 18
INFOGA BOKMÄRKEN .............................................................................................................................. 18
KORSREFERENSER .................................................................................................................................. 19
SPÅRA ÄNDRINGAR OCH JÄMFÖRA DOKUMENT ......................................................................... 20
GRANSKA ÄNDRINGAR ............................................................................................................................ 20
SAMMANFOGA OCH JÄMFÖRA DOKUMENT ................................................................................................ 21
VERSIONER ................................................................................................................................ 22
STÄNGA UTAN ATT SPARA ....................................................................................................................... 22
AUTOMATISKT SPARADE VERSIONER.......................................................................................................... 22
JÄMFÖR SIDA VID SIDA............................................................................................................... 22
Britt Tågmark
DOKUMENTMALLAR................................................................................................................... 23
SKAPA MALL ......................................................................................................................................... 24
ANVÄNDA EGEN DOKUMENTMALL ............................................................................................................ 25
REDIGERA MALL .................................................................................................................................... 25
SPARA MALLEN I HEMKATALOGEN............................................................................................................. 25
STANDARDBREV, KUVERT OCH ETIKETTER .................................................................................. 26
KÄLLDOKUMENT, MOTTAGARLISTA ........................................................................................................... 27
MENYFLIKEN UTSKICK ............................................................................................................................ 27
HUVUDDOKUMENT ................................................................................................................................ 28
BREV ................................................................................................................................................... 28
E-POST ................................................................................................................................................ 31
ETIKETTER ............................................................................................................................................ 33
FÄLT........................................................................................................................................... 37
VISA FÄLTKODER. ................................................................................................................................... 37
INFOGA FÄLTKODER................................................................................................................................ 37
UPPDATERA FÄLTKODER.......................................................................................................................... 38
LÄNKA FORMATMALL TILL SIDHUVUD ........................................................................................................ 38
FORMULÄR ................................................................................................................................ 39
FORMULÄR I WORD 2003 RESPEKTIVE WORD 2010 ................................................................................... 39
INNEHÅLLSKONTROLLER .......................................................................................................................... 40
EGENSKAPER ......................................................................................................................................... 40
TIDIGARE VERKTYG ................................................................................................................................. 41
SKYDDA FORMULÄRET ............................................................................................................................ 43
BYGGBLOCK ............................................................................................................................... 44
ANVÄNDA BYGGBLOCK ........................................................................................................................... 44
SKAPA BYGGBLOCK................................................................................................................................. 45
REDIGERA BYGGBLOCK ............................................................................................................................ 45
REDIGERA EGENSKAPER OCH TA BORT BYGGBLOCK....................................................................................... 46
AUTOTEXT ............................................................................................................................................ 46
VATTENSTÄMPEL ....................................................................................................................... 47
SPARA VATTENSTÄMPEL .......................................................................................................................... 47
GRAFIK....................................................................................................................................... 49
TEXTRUTOR .......................................................................................................................................... 49
GRUPPERING ........................................................................................................................................ 50
FLYTTA GRAFIK ...................................................................................................................................... 51
RUTNÄT ............................................................................................................................................... 51
MATEMATISKA EKVATIONER ...................................................................................................... 52
DIAGRAM OCH ORGANISATIONSSCHEMA ................................................................................... 53
REDIGERA EN EGEN ORDLISTA .................................................................................................... 53
MER OM TEXTFORMATERING ..................................................................................................... 54
ANFANG............................................................................................................................................... 54
KAPITÄLER ............................................................................................................................................ 54
BÄDDA IN TECKENSNITT .......................................................................................................................... 55
MER OM STYCKEFORMAT ........................................................................................................... 56
DIALOGRUTAN STYCKE ............................................................................................................................ 56
SKRIVSKYDDA DOKUMENT ......................................................................................................... 58
ÅTERSKAPA FILER ....................................................................................................................... 58
RÄDDA DOKUMENT PÅ VÄG ATT KRASCHA .................................................................................................. 58
MENYFLIKAR, ANPASSADE .......................................................................................................... 59
TA BORT PERSONLIG INFORMATION .......................................................................................................... 60
MAKRON ................................................................................................................................... 61
SPELA IN MAKRO ................................................................................................................................... 61
ANVÄNDA MAKRO ................................................................................................................................. 61
LÄGGA TILL MAKROT I SNABBÅTKOMSTFÄLTET ............................................................................................ 62
TIPS & TRIX ................................................................................................................................ 63
INDEX ........................................................................................................................................ 64
Britt Tågmark
Formatmallar - Använda formatmall
Formatmallar
En formatmall styr utseendet på text och stycken. Det häfte du nu läser i, innehåller
formatmallen Normal för den löpande texten, samt olika rubrikmallar. Om du ändrar
formatmallen för en huvudrubrik, t ex ändrar teckensnitt från Arial till Comic Sans, ändras
alla andra huvudrubriker samtidigt. Du slipper sitta och ändra rubrik efter rubrik. Det är ett
effektivt sätt att arbeta och du får ett enhetligt utseende i ditt dokument.
Formatmallar kan du använda antingen direkt när du skriver in texten eller i efterhand när
du redigerar.
Använda formatmall

Placera insättningspunkten på raden som ska bli en rubrik.

Menyfliken Start

Välj önskad rubriknivå
Kortkommandon
Rubrik 1 – 3 ska vara kopplade till kortkommandon.
För att få Rubrik 1 väljer du Ctrl +Alt + 1 och Rubrik 3, Alt + 3. Än så länge gör en bugg att
Rubrik 2 inte är kopplad till kortkommando, men kopplingen går att göra manuellt.
1
Formatmallar - Ändra formatmall
Ändra formatmall
1. Menyfliken Start
2. Klicka på pilen längst till
höger i gruppen Format
3. Klicka på listpilen till
höger om den
formatmall du vill ändra
4. Klicka på Ändra
5. Välj önskad formatering
i dialogrutan Ändra
formatmall
6. Om snabbalternativen
inte räcker till, klickar du
på knappen Format
längst ner till vänster för
ytterligare inställningar
7. Klicka OK
8. Nu ändras samtliga stycken som är formaterade med denna formatmall.
2
Formatmallar - Skapa ny formatmall
Skapa ny formatmall
Ibland behöver du skapa en ny formatmall för att komplettera de som är inlagda som
standard. Det fungerar på ungefär samma sätt som när du ändrar en formatmall.
1. Menyfliken Start
2. Klicka på pilen längst till höger i
gruppen Format
3. Klicka på knappen Nytt format
längst ner till vänster
4. Namnge formatmallen
5. Välj önskad typ, i fältet Typ.
6. I rutan Baserad på väljer du
grundutseende.
7. I rutan Formatmall för följande
stycke väljer du vad som ska hända
när du trycker på Enter. Vanligt är
att välja Normal eller brödtext där.
8. Välj utseende i rutorna för
formatering, eller klicka på
knappen Format fler alternativ.
9. Klicka OK
10. Bestäm hur du vill att
formatmallen ska vara tillgänglig
framöver längst ner i dialogrutan.
3
Formatmallar - Radera formatering
Radera formatering
Alla format du använder visas i Formatmallar. Om du använder mycket manuell
formatering, kan listan bli väldigt lång. För att snygga till dokumentet kan du rensa bland
formaten. När du tar bort formaten finns texten fortfarande kvar.
1. Klicka på listpilen till höger om
formatet
2. Först kan du välja Markera alla
instanser för att kontrollera var i
texten formatet finns
3. Radera formatet genom att välja
Ta bort
4. Svara OK på frågan om du vill ta
bort formatet.
Detaljgranska formatering
1. Du kan detaljgranska formatering
genom att trycka på Shift + F1.
2. I fönstret visas sedan all
formatering för den text du klickar
i.
4
Formatmallar - Kopiera formatmall
Kopiera formatmall
Istället för att ändra eller skapa nya formatmallar kan du använda dem som finns i andra
mallar eller dokument. Då kan du använda mallhanteraren. Det är ovant att använda den i
början, men mallhanteraren är mycket effektiv.
Kopiera formatmall med mallhanteraren
1. Klicka på knappen Hantera
formatmallar i rutan
Formatmallar
2. Klicka på knappen Importera/Exportera längst ner till vänster
3. Fliken
Formatmallar
4. Klicka på knappen Stäng i den högra listan.
5. Nu ändrar knappen utseende och heter Öppna, klicka på knappen Öppna.
6. I fältet Filformat väljer du Word-dokument om formatmallen du vill kopiera finns i ett
dokument, annars låter du filformatet Dokumentmallar vara kvar.
7. Leta reda på ditt dokument och Öppna det.
8. Markera önskad formatmall i högra listan.
9. Klicka på knappen Kopiera
10. Klicka på knappen Ja till allt i dialogrutan
Stäng Mallhanteraren genom att klicka på knappen Stäng längst ner till höger i dialogrutan.
5
Formatmallar - Numrerade rubriker
Numrerade rubriker
När du använder formatmallar finns möjlighet att låta Word numrera rubriknivåerna.
1. Menyfliken Start
2. Knappen Flernivålista
3. Välj det inramade alternativet
Du kan sedan justera
rubrikformatmallarna genom att justera
indrag.
6
Formatmallar - Navigeringsfönstret
Navigeringsfönstret
Med navigeringsfönstret får du en snabb överblick över dina rubriker.
1. Menyfliken Visa
2. Bocka i rutan Navigeringsfönstret
3. Navigera i dokumentet genom att
klicka på olika rubrikformat
4. Klicka på pilar till vänster om
rubriknamnet för att dölja eller visa
underrubriker
5. Högerklicka på en rubrik, välj Visa
rubriknivåer och därefter vilken
rubriknivå du generellt vill visa
Via snabbmenyn kan du även strukturera om
dokumentet
Genom att dra en rubrik uppåt eller neråt,
flyttas hela texten som hör till rubriken.
7
Avsnitt - Infoga avsnittsbrytning
Avsnitt
Ett dokument kan bestå av ett eller flera avsnitt. Om dokumentet består av flera avsnitt,
kan du betrakta det som flera olika dokument som är sammanfogade till ett enda. Som
standard visas inte avsnittsbrytningarna i Word 2010 i statusraden. När du arbetar med
avsnitt är det bra att lägga till dem.
Visa avsnittsbrytningar
1. Högerklicka på sidnumreringen i statusraden
2. Bocka för Avsnitt
I statusraden visas nu vilket avsnitt som insättningspunkten är placerad i.
När du börjar arbeta med mer avancerade dokument är det vanligt att använda olika typer
av avsnittsbrytningar. I avsnittsbrytningen lagras avsnittets alla formateringar, som
marginaler, spalter, pappersformat, pappersorientering, sidnummer, sidhuvud och sidfot.
Typen av vald avsnittsbrytning bestämmer var det nya textavsnittet börjar.
Om ett dokument innehåller flera kapitel kan det indelas i avsnitt. Den här lathunden är
indelad i avsnitt.
Infoga avsnittsbrytning
1. Menyflik Sidlayout
2. Välj Brytningar
3. Välj önskad brytning, till varje förslag
finns en instruktiv förklaring
Ta bort avsnittsbrytning
Klicka på avsnittsbrytningen eller markera den och tryck på tangenten Delete.
8
Spalter - Infoga spalter
Spalter
Spalter används för att skapa textkolumner och är vanliga i tidningar och tidskrifter. Text i
spalter flödar över automatiskt från botten av en spalt till toppen av nästa spalt allt
eftersom de fylls.
För att kunna byta från en spalt till dubbla spalter i samma dokument, krävs att
dokumentet delas i avsnitt. Det sker automatiskt om du skriver texten först, markerar delar
av den och därefter delar den i spalter.
Infoga spalter
1. Markera den text du vill ska indelas i spalter.
OBS! Markera aldrig sista enterslaget i dokumentet. Om du gör det visas bara en
spalt.
2. Menyfliken Sidlayout
3. Klicka på knappen Spalter
4. Markera önskat antal spalter. Dessa blir automatiskt lika breda.
Redigera spalter
1. Menyfliken Sidlayout
2. Knappen Spalter
3. Välj Fler spalter
4. Ange antal spalter,
eventuell Linje mellan
spalterna, Avstånd
mellan spalterna och
Spaltbredd
5. Bocka i rutan Samma
spaltbredd om du vill att
alla spalterna ska vara
lika breda.
9
Spalter - Infoga spaltbrytning
Infoga spaltbrytning
Med hjälp av en spaltbrytning kan du flytta
text till nästa spalt, utan att den första
spalten är fylld.
1. Placera insättningspunkten där du
vill infoga spaltbrytningen.
2. Menyfliken Sidlayout
3. Knappen Brytningar
4. Välj Spaltbrytning
Balansera spalter
Förmodligen är textspalterna inte lika
långa. Detta justerar du genom att infoga
en löpande avsnittsbrytning.
1. Placera insättningspunkten i slutet
av dokumentet.
2. Menyfliken Sidlayout
3. Knappen Brytningar
4. Välj Löpande avsnittsbrytning
10
Sidhuvuden och sidfötter - Balansera spalter
Sidhuvuden och sidfötter
Långa dokument kan bli lättare att överblicka om de får sidhuvud och sidfot. Genomgång av
hur du arbetar med sidhuvuden och sidfötter finns i grundhäftet om Word.
Skapa olika sidhuvud/sidfot för udda och jämna sidor
I det här häftet varierar sidhuvud och sidfot beroende på om du är på en höger- eller en
vänstersida. Det finns en sidnumrering och i sidhuvudet anges olika rubriknivåer. Dessa är
infogade som fält, se sidan 37.
1. Dubbelklicka i sidhuvudet eller sidfoten, menyfliken Verktyg för sidhuvud och
sidfot visas
2. Bocka i rutan Annorlunda udda/jämna sidor
3. Menyfliken Sidlayout
4. Välj gruppen Utskriftsformat och lilla pilen längst ner till höger
5. Fliken Marginaler
6. I rutan Flera sidor markerar du Motstående sidor
7. Ställ in marginaler. Höger/vänster heter nu insida/utsida
8. Dubbelklicka i sidhuvudet igen
9. Växla mellan udda och jämn sida genom att klicka på knapparna Föregående resp
Nästa och skriv i önskad text.
Avsnitt med olika sidhuvuden
Om ett dokument är indelat i flera avsnitt kan du välja olika sidhuvuden för olika avsnitt.
Varje avsnitt kan börja med sidnummer 1.
1. Dubbelklicka i sidhuvudet eller sidfoten, menyfliken Verktyg för sidhuvud och
sidfot visas
2. Skriv in den text du vill visa i första avsnittet.
3. Klicka på knappen Visa nästa
4. Klicka på knappen Länka till föregående
för att bryta
länken mellan sidhuvudena. Som standard är knappen intryckt.
5. Skriv in den text du vill använda i detta avsnitt.
6. Fortsätt på liknande sätt genom dokumentet.
11
Sidhuvuden och sidfötter - Balansera spalter
Börja varje avsnitt med sidnummer 1
1. Klicka på knappen Sidnummer på
menyfliken Verktyg för sidhuvud
och sidfot eller menyfliken Infoga
2. Välj Formatera sidnummer
3. Markera Börja med
Då visas automatiskt siffran 1 i
rutan
4. Klicka OK
Annorlunda förstasida
Det är inte alltid det passar att lägga in sidhuvud och sidfot på första sidan i ett dokument.
Du kanske har ett försättsblad. Då kan du välja ett annat utseende för förstasidan.
1. Menyfliken Verktyg för sidhuvud och sidfot
2. Bocka i rutan Annorlunda förstasida.
12
Innehållsförteckning - Skapa innehållsförteckning
Innehållsförteckning
Om du har använt dig av de formatmallar som Word erbjuder är det lätt att skapa en
innehållsförteckning.
Skapa innehållsförteckning
1. Placera insättningspunkten där innehållsförteckningen ska infogas.
2. Menyfliken Referenser
3. Klicka på knappen
Innehållsförteckning
längst till vänster
4. Välj något av förslagen,
ett par av alternativen
skapar Automatiska
innehållsförteckningar
eller klicka på
alternativet Infoga
innehållsförteckning
längre ner i listan
5. Välj ett format i rutan
Format
6. Välj hur många rubriknivåer som ska visas i rutan Visa nivåer
7. Välj om sidnummer ska visas och om det ska vara någon utfyllnadslinje mellan rubrik och
sidhänvisning
I rutan Förhandsgranska ser du hur du hur innehållsförteckningen kommer att se ut. Rutan
till höger visar hur den kommer att se ut om du sparar dokumentet som en webbsida.
13
Innehållsförteckning - Uppdatera innehållsförteckning
Uppdatera innehållsförteckning
När du fortsätter arbeta med ditt dokument blir innehållsförteckningen snabbt inaktuell. Du
lägger till sidor och redigerar rubriker. Innehållsförteckningen uppdateras inte automatiskt.
Lätt att missa vid utskrift!
För att uppdatera innehållsförteckningen
klickar du på knappen Uppdatera tabell
som finns i gruppen
Innehållsförteckning. Du kan även högerklicka i
innehållsförteckningen och välja Uppdatera
fält i snabbmenyn.
Oftast vill du uppdatera hela tabellen, eftersom du förmodligen har lagt till rubriker, ändrat
dem eller ändrat rubriknivå.
Ta för vana att uppdatera innehållsförteckningen det sista du gör innan utskrift!
14
Index - Markera indexord
Index
Ett index är en sammanställning av ord som är praktiska att söka/slå upp i ett dokument.
Längst bak i den här lathunden finns ett index, ett register.
Markera indexord
Leta reda på det första ordet eller frasen du vill ha med i indexet och markera. Tryck
tangentkombination Alt + Shift + X eller:
1. Menyfliken Referenser
2. Klicka på knappen Markera
indexord
3. Det markerade ordet visas i
rutan Huvudpost. Du kan
redigera ordet om du vill.
4. Klicka på knappen Markera
eller Markera alla.
Ett indexfält infogas efter det markerade
ordet. Fältet syns om du väljer att visa
osynliga tecken.
15
Index - Underordnade indexord
Underordnade indexord
Indexord kan visas i olika nivåer. En huvudpost kan följas av flera underposter.
1. Placera insättningspunkten i texten dit hänvisning ska ske.
2. Tryck Alt + Shift + X
3. Skriv huvudordet efter Huvudpost.
4. Skriv det underordnade indexordet efter Underpost.
5. Knappen Markera
Infoga index
När alla ord är markerade är det dags att sammanställa sakregistret.
1. Placera insättningspunkten där indexet ska infogas.
2. Knappen Infoga index på menyfliken Referenser
3. Fliken Index
4. Välj format
5. Bestäm om
sidnumren ska
högerjusteras.
6. Välj antal spalter
och eventuell
tabbutfyllnad.
Uppdatera ett index
Det är likadant med ett index som med många andra fält, att det inte uppdateras
automatiskt. För att uppdatera ett index placerar du insättningspunkten på index och
klickar på knappen Uppdatera index
Uppdatera fält i snabbmenyn.
16
. Du kan även högerklicka och välja
Fotnoter och kommentarer - Fotnoter och slutkommentarer
Fotnoter och kommentarer
Fotnoter och slutkommentarer
Fotnoter och slutkommentarer infogas i ett dokument för att förklara delar av texten eller
för att göra hänvisningar av olika slag. Fotnoter placeras vanligtvis längst ner på sidan. Både
fotnoter och slutkommentarer infogas och numreras automatiskt.
1. Placera insättningspunkten där
fotnoten eller slutkommentaren ska
infogas.
2. Menyfliken Referenser
3. Knappen Infoga fotnot eller knappen
Infoga slutkommentar
4. Skriv in noten/kommentaren i fotnotsfönstret.
Kortkommandot för fotnot är Alt + Ctrl + F och för slutkommentar Alt + Ctrl + D.
När du håller musen över fotnoten visas texten i en ruta.
Kommentarer
Kommentarer är anteckningar som du kan lägga till texten. Det kan till exempel gälla
kom-ihåg-noteringar av olika slag. Kommentarerna visas normalt inte, och skrivs normalt
inte heller ut.
Skapa kommentar
1. Placera insättningspunkten eller markera texten där kommentaren ska infogas.
2. Menyfliken Granska
3. Knappen Ny kommentar
4. I pratbubblan skriver du kommentaren
Redigera kommentar
Redigera kommentaren genom att klicka i pratbubblan och skriv den nya texten.
Ta bort kommentar
Ta bort en kommentar genom att högerklicka och välj Ta bort kommentar i snabbmenyn.
17
Bokmärken och korsreferenser - Infoga bokmärken
Bokmärken och korsreferenser
Den som läser böcker använder ofta ett bokmärke för att snabbt hitta tillbaka. I Word
används bokmärken för att namnge en plats i dokumentet. I det här häftet används
bokmärken i kombination med korsreferenser för att skapa hänvisningar till olika sidor, ”läs
mera på sidan 12”.
Infoga bokmärken
1. Placera insättningspunkten där du vill ha ett bokmärke.
2. Menyflik Infoga
3. Välj Bokmärke
4. Namnge bokmärket
Bokmärkesnamnet måste inledas med en bokstav och får inte innehålla mellanslag.
Visning av bokmärken
För att se var det finns bokmärken kan du visa dessa osynliga tecken.
1. Menyfliken Arkiv
2. Välj Alternativ
3. Välj Avancerat
4. Rulla ner till Visa
dokumentinnehåll
5. Bocka i rutan
Visa bokmärken
18
6. Bokmärket visas som en I-balk
eller med hakparenteser
Bokmärken och korsreferenser - Korsreferenser
Korsreferenser
En korsreferens talar om för läsaren var det kan finnas mer information. Du kan bland
annat hänvisa till rubrikformatmallar och bokmärken. Det finns många möjligheter, alldeles
för omfattande för det här häftet. Här beskrivs möjligheten att automatiskt hänvisa till en
sida med hjälp av bokmärken.
1. Skapa bokmärket
2. Placera
insättningspunkten där
du vill infoga en
korsreferens
3. Menyfliken Infoga
4. Välj Korsreferens i
gruppen Länkar
5. Välj Bokmärke i rutan
Referenstyp
6. Välj Sidnummer i rutan
Referera till.
7. Markera bokmärket
8. Klicka på Infoga
19
Spåra ändringar och jämföra dokument - Granska ändringar
Spåra ändringar och jämföra dokument
När du arbetar med dokument kan du granska redigeringar under arbetets gång. Detta kan
vara mycket användbart när andra korrekturläser dokumentet. Varje granskare tilldelas
automatiskt olika färg. Färgerna går att justera. I dokumentet markeras borttagen text med
genomstruken text och tillägg till texten är understruken. När du håller musen över
redigerad text visas granskarens namn och klockslag.
1. Menyfliken Granska
2. Välj knappen Spåra ändringar
3. Nu markeras alla ändringar i dokumentet.
Granska ändringar
När dokumentet är genomgånget ska du bestämma om ändringarna ska accepteras eller ej.
1. I listrutan Visa för granskning kan
du välja om och hur du vill visa
ändringarna.
2. Med hjälp av knapparna till höger
arbetar du dig igenom
dokumentet
3. Du kan även välja att direkt
acceptera alla ändringar i
dokumentet
Tips! Möjlighet finns att högerklicka på en ändring och välja acceptera/ignorera i
snabbmenyn.
20
Spåra ändringar och jämföra dokument - Sammanfoga och jämföra dokument
Sammanfoga och jämföra dokument
Om du inte vill använda funktionen granska ändringar finns det ett utmärkt hjälpmedel i
funktionen Jämför dokument. Du kanske har skickat ett dokument till en kollega för
synpunkter. När du får tillbaka det undrar du vilka redigeringar kollegan egentligen utfört.
Du slipper att sitta och jämföra dokumenten för hand.
1. Menyfliken Granska
2. Knappen Jämför
3. Välj Jämför alternativt
Kombinera
4. Öppna Ursprungligt
dokument samt
Reviderat dokument
5. Ändringar markeras och
du kan acceptera eller
ignorera dessa.
21
Versioner - Stänga utan att spara
Versioner
Stänga utan att spara
Om du stänger en fil utan att spara den beskrivs i grundhäftet hur du återskapar den.
Automatiskt sparade versioner
1. Menyfliken Arkiv
2. Välj Info i menyn till
vänster
3. Versioner, välj valfri
version
Jämför tidigare version med aktuell version
När du väljer en tidigare version kan du Återställa men även Jämföra via den gula listen
som visas i dokumentet.
Menyfliken Granska aktiveras och du ser skillnaderna mellan dokumenten och kan
bestämma vilka ändringar du vill behålla.
Jämför sida vid sida
Om du har två dokument öppna kan du jämföra dem sida vid sida och synkronisera
rullningen för att snabbt jämföra innehållet i dokumenten.
1. Öppna de dokument du vill jämföra
2. Menyfliken Visa
3. Välj knappen Visa sida vid sida
4. Markera önskat dokument
5. Knappen Synkroniserad rullning
6. Med knappen Återställ fönsterläge
dokumentens standardposition
är aktiv som standard
återställer du
7. Tryck på knappen Visa sida vid sida igen för att återgå till vanliga visningsläget
22
Dokumentmallar - Automatiskt sparade versioner
Dokumentmallar
En dokumentmall är ett dokument som ligger till grund för andra (nya) dokument. Det kan
vara alltifrån ett tomt brevpapper med egna inställningar för tabbar och marginaler, till en
blankett med egna menyer och inbyggd automatik för att hämta in uppgifter, makron,
autotexter med mera.
Ett vanligt dokument är alltid kopplat till en viss dokumentmall. Dokumentmallar och
dokument har olika filsymboler och filtillägg.
Filsymbol
Filnamn
Dokumentmall:
Mallnamn.dotx
Dokument:
Word fortsättningskurs.docx
Var finns dokumentmallarna?
För att programmet ska kunna hitta och använda dokumentmallar måste de lagras i
specifika mappar. Lagringsställe beror bland annat på vilken version av Word du har och
vilket operativsystem som finns på datorn. Du kan behöva söka för att hitta var mallarna
finns på just din dator.
Word 2010 exempel
C:\Documents and Settings\”användarnamn”\AppData\Roaming\Microsoft\Mallar
Visa mallmappen och visa filtillägg
När du arbetar med mallar kan det underlätta om du visar filtillägg.
Windows 7
1. Öppna Utforskaren
2. Meny Ordna
3. Välj Mapp-och
sökalternativ
4. Fliken Visning
5. Markera Visa dolda filer,
mappar och enheter
6. Ta bort bocken i rutan
Dölj filnamnstillägg för
kända filtyper.
7. Klicka OK
23
Dokumentmallar - Skapa mall
Skapa mall
Det enklaste sättet att skapa en mall är att utgå från ett dokument där du gör alla
inställningar som du vill ska finnas i mallen. Det kan vara marginaländringar, tabbar eller en
tabell med formulärfält. När du är nöjd med mallen ska den sparas.
1. Gör i ordning dokumentmallen
2. Menyfliken Arkiv/Spara som
3. Byt filformat till Dokumentmall
(*.dotx)
4. Klicka på
mappen
Mallar allra
längst upp till
vänster under
symbolen för
Microsoft
Word
5. Spara
eventuellt
mallen i en
undermapp
till
mallmappen.
6. Du har
möjlighet att
skapa en
egen mapp
för mallar.
Den visas
som en flik
när du väljer
menyfliken
Arkiv, Nytt
och Mina
mallar
24
Dokumentmallar - Använda egen dokumentmall
Använda egen dokumentmall
1. Menyfliken Arkiv/Nytt
2. Välj Mina mallar
3. Välj lämplig mapp/flik
4. Markera mallen
5. Klicka på OK, eller dubbelklicka på mallen. En kopia öppnas. Mallen är omvandlad
till ett vanligt dokument, så du riskerar inte att fördärva mallen.
Redigera mall
Ibland kan du behöva redigera själva mallen.
1. Menyfliken Arkiv/Öppna
2. Leta reda på mappen med mallar
3. Markera mallen och klicka på OK, eller dubbelklicka på mallen. Originalet öppnas.
Spara mallen i hemkatalogen
För att komma åt mallen från olika datorer eller säkert ha mallen kvar när datorn installeras
om, kan du spara mallen i hemkatalogen. Du använder ett dokument baserat på mallen
genom att öppna Utforskaren och dubbelklicka på mallen.
25
Standardbrev, kuvert och etiketter - Spara mallen i hemkatalogen
Standardbrev, kuvert och etiketter
Word har inbyggda funktioner som underlättar när du ska skriva ut adressetiketter eller
kuvert. Du anger vilken typ av kuvert eller etikett du använder och kopplar ihop det hela
med ett adressregister. Samma funktion kan du använda när du skapar standardbrev.
Källdokument, mottagarlista
Huvuddokument
Färdigt resultat
Utdokument
Kopplingsinstruktioner
Arbetet kan delas upp i fyra steg:
1. Skapa ett register, källdokumentet
2.
Skapa själva brevet, huvuddokumentet
3.
Skriva brevet och lägga in koder för adresser och liknande
4.
Skriva ut breven, kopplad utskrift
Du kan som alltid välja olika ordningsföljd för ditt arbete. Jag anser att det är lättast att
skapa registret, källdokumentet först. Många gånger finns det ett färdigt adressregister att
använda.
26
Standardbrev, kuvert och etiketter - Källdokument, mottagarlista
Källdokument, mottagarlista
Källdokumentet innehåller de uppgifter som ska infogas som fält i huvuddokumentet. Ett
källdokument innehåller någon form av register. Du kan skapa registret i en tabell i Word
eller använda register från Excel eller Access.
Skapa källdokument
Skapa källdokumentet direkt i en tabell. Redigering (ändra information, lägga till och ta bort
poster) görs också enklast direkt i tabellen. Du bör vara noga med att information i
källdokumentet är inskriven på exakt rätt sätt. Vill du att ortsnamn alltid ska anges med
versaler, skriver du så i källdokumentet.
Menyfliken Utskick
För att skapa massutskick av olika slag utgår du från menyfliken Utskick. Den innehåller alla
kommandon som finns i guiden Koppla dokument och dessutom ett antal kommandon till.
Knappen Infoga kopplingsinstruktion är mycket användbar.
27
Standardbrev, kuvert och etiketter - Huvuddokument
Huvuddokument
Ett huvuddokument är det dokument som ska ligga till grund för utskriften i sin helhet. Ett
huvuddokument kan vara vanlig text, etikettark eller kuvert. I huvuddokumentet skriver du
det som ska återkomma på samtliga utskrifter, eller gör inställningar för marginaler och
etiketter.
1. Menyfliken Utskick
2. Knappen Starta koppling av
dokument
3. Välj ett alternativ eller använd
Steg för steg-guiden Koppla
dokument.
Brev
Koppla brevet till adresslista
1. Knappen Starta koppling av
dokument
2. Välj Brev
3. Knappen Välj mottagare
4. Om du har en befintlig lista,
exempelvis i Excel klickar du på
alternativet Använd befintlig lista
och letar reda på ditt
adressregister bland mappar och
filer och öppnar det.
28
Standardbrev, kuvert och etiketter - Brev
5. Markera bladet där din adresslista
finns om du använder en Excel-fil
Knappen Redigera
mottagarlista när
du vill filtrera listan
och skicka till ett
urval av mottagare
29
Standardbrev, kuvert och etiketter -
Skriv brevet
1. Skriv brevet och lämna utrymme
för att lägga in fält
2. Knappen Infoga
kopplingsinstruktion, klicka gärna
i underkanten så visas fälten i en
lista
3. Genom att klicka och infoga fälten
skapas kopplingsinstruktioner på
lämpliga ställen i brevet
4. Förhandsgranska breven
5. Du kan redigera mottagarlistan
genom att bläddra med pilarna
Skriva ut
1. Knappen Slutför och koppla
2. Här finns möjlighet att koppla
direkt till skrivare. Jag
rekommenderar att du väljer
alternativet Redigera enskilda
dokument. Då har du möjlighet att
först förhandsgranska
slutresultatet.
3. Oftast väljer du alternativet Alla
poster (filtreringen har du gjort
innan)
4. Klicka OK i rutan
Spara huvuddokument och utskriftsdokument
Spara ditt huvuddokument, gärna med tillägget huvuddokument i filnamnet. Då vet du att
det finns kopplingsinstruktioner i dokumentet. Om du gör en inbjudan till en konferens kan
du döpa filen till Inbjudan till konferens, huvuddokument.
Utskriftsdokumenten sparas i en egen fil, det finns en ”avsnittsbrytning nästa sida”, mellan
varje brev. Ibland är det inte aktuellt att spara utskriftsdokumenten, kopplingarna finns i
ditt huvuddokument.
30
Standardbrev, kuvert och etiketter - E-post
E-post
Det går att skapa ”personlig” e-post via Word och Outlook. Då kan du skriva en personlig
hälsningsfras till var och en, och mailet är adresserat till den enskilde mottagaren.
Koppla e-postmeddelandet till adresslista
1. Knappen Starta koppling av
dokument
2. Välj E-postmeddelanden
3. Knappen Välj mottagare
4. Om du har en befintlig lista,
exempelvis i Excel klickar du på
alternativet Använd befintlig lista
och letar reda på ditt
adressregister bland mappar och
filer och öppnar det. Du kan även
utgå från Outlook och Välj från
Outlook-kontakter
6. Markera bladet där din adresslista
finns om du använder en Excel-fil.
Om du använder
Outlook-kontakter får du
eventuellt välja kontaktmapp
Knappen Redigera
mottagarlista när
du vill filtrera listan
och skicka till ett
urval av mottagare
31
Standardbrev, kuvert och etiketter - E-post
Skriv e-postmeddelandet
1. Skriv brevet och lämna utrymme för att lägga in fält
2. Knappen Infoga kopplingsinstruktion, klicka gärna i
underkanten så visas fälten i en lista
3. Genom att klicka och infoga fälten skapas
kopplingsinstruktioner på lämpliga ställen i e-brevet
4. Förhandsgranska breven
5. Du kan redigera mottagarlistan
genom att bläddra med pilarna
Skicka e-post
1. Knappen Slutför och koppla
2. Välj alternativet Skicka
e-postmeddelanden
3. I rutan Till väljer du rubriken som
innehåller dina e-postadresser
4. Skriv i en Ämnesrad precis som
när du skickar e-post
5. När du klickar på OK börjar e-post
att skickas, så se till att allt ser bra
ut innan dess!
32
Standardbrev, kuvert och etiketter - Etiketter
Etiketter
Ställa in etikettstorlek och antal
1. Knappen Starta koppling av
dokument
2. Välj Etiketter
3. I rutan Etikettalternativ
väljer du någon av de
fördefinierade etiketterna
och produktnummer. Om
du tittar på
etikettinformationen till
höger, ser du hur stor
etiketten kommer att bli.
Du kan räkna ut hur många
som ryms på en A4-sida
Skapa egen etikettblankett
Du kommer att råka ut för att ingen av de fördefinierade etikettblanketterna passar. Då får
du skapa en egen etikettblankett.
1. Börja med att leta reda på
en etikett som påminner i
storlek om de etiketter du
har och markera etiketten.
2. Klicka på knappen Ny etikett
i rutan Etikettalternativ
3. Ge etiketten ett namn.
4. Ställ in höjd och bredd och
gör övriga inställningar. Mät
noga med linjal på ditt
etikettark. Du har stor nytta
av exempelrutan, i vilken
alla begrepp beskrivs.
5. Klicka OK
33
Standardbrev, kuvert och etiketter - Etiketter
Koppla etikett till adresslista
1. Knappen Välj mottagare
2. Om du har en befintlig lista,
exempelvis i Excel klickar du på
alternativet Använd befintlig lista
och letar reda på ditt
adressregister bland mappar och
filer och öppnar det.
3. Markera bladet där din adresslista
finns om du använder en Excel-fil.
Knappen Redigera
mottagarlista när
du vill filtrera listan
och skicka till ett
urval av mottagare
34
Standardbrev, kuvert och etiketter - Etiketter
Etikettarket visas förberett för koppling av mottagare
1. Klicka in dig i första etiketten
2. Knappen Infoga kopplingsinstruktion, klicka
gärna i underkanten så visas fälten i en lista
3. Genom att klicka och infoga fälten skapas
kopplingsinstruktioner på första etiketten
4. Knappen Uppdatera etiketter för att föra över
layouten till hela etikettarket
5. Förhandsgranska etiketterna
6. Du kan redigera mottagarlistan
genom att bläddra med pilarna
35
Standardbrev, kuvert och etiketter - Etiketter
Skriva ut
5. Knappen Slutför och koppla
6. Här finns möjlighet att koppla
direkt till skrivare. Jag
rekommenderar att du väljer
alternativet Redigera enskilda
dokument. Då har du möjlighet att
först förhandsgranska
slutresultatet.
7. Oftast väljer du alternativet Alla
poster (filtreringen har du gjort
innan)
8. Klicka OK i rutan
36
Fält - Visa fältkoder.
Fält
Fältkoder ger dig möjlighet att infoga dynamiska data, det är information som ändras över
tiden. Om du till exempel lägger in ett datumfält ändras datum varje gång du öppnar
dokumentet. Den automatiska sidnumreringsfunktionen är också ett bra exempel på hur
fältkoder fungerar, liksom möjligheten att automatiskt skapa en innehållsförteckning.
Visa fältkoder.
För det mesta är fältkoderna inte synliga eftersom det viktiga är vad de infogar i
dokumentet och inte själva koderna. Ju vanare Wordanvändare du blir, desto oftare
kommer du att vilja kontrollera fältkoder i ditt dokument.
För att visa fältkoder trycker du Alt + F9. Tryck samma tangentkombination för att dölja
koderna igen. Du kan även högerklicka på ett fält och välja Växla fältkoder i snabbmenyn.
Detta är koden för automatisk uppdatering av datum.
Koden står alltid inom klamrar, ofta kallade måsvingar.
Snedstrecket innebär att det följer ytterligare förutsättningar för koden, en så kallad växel. I
det här fallet innebär ordet Mergeformat att formatering bibehålls vid uppdatering.
Infoga fältkoder
1. Menyfliken Infoga
2. Knappen Snabbdelar
3. Välj Fält
4. Välj Kategori.
5. Välj fält i rutan
Fältnamn. Du får en
beskrivning av koden
längre ner i
dialogrutan.
6. Välj önskad
Fältegenskap
7. Klicka eventuellt på
knappen Fältkoder
för att lägga till
ytterligare
egenskaper.
37
Fält - Uppdatera fältkoder
Uppdatera fältkoder
Informationen som visas i de olika fältkoderna i ditt dokument kan vara inaktuella när du
skriver ut dokumentet. Då måste du uppdatera dina fält. Markera all text och tryck på
tangenten F9. För att uppdatera enstaka koder kan du högerklicka och välja Uppdatera fält
i snabbmenyn.
Länka formatmall till sidhuvud
I den här lathunden finns formatmallarna Rubrik 1 och Rubrik 2 i sidhuvudet. De uppdateras
automatiskt, vilket är tidsbesparande och ger en översikt för läsaren.
1. Dubbelklicka i
Sidhuvudet
2. Menyfliken Infoga
3. Knappen Snabbdelar
4. Välj Fält
5. Välj Länkar och
referenser i rutan
Kategorier
6. Välj StyleRef i rutan
Fältnamn
7. Välj Rubrik1 i rutan
Formatmallsnamn
8. Klicka OK
De formatmallsnamn som har definierats i dokumentet visas i Fältegenskaper.
38
Formulär - Formulär i Word 2003 respektive Word 2010
Formulär
Det går att skapa så kallade skärmformulär, som är anpassade för att användas enbart i
datorn. Dessa fyller du i direkt på skärmen. Du kan också skapa vanliga pappersformulär
med kryssrutor och liknande. När du ska göra ett formulär börjar du med att skapa en
tabell. Du får sedan infoga textrutor, kryssrutor med mera i din tabell.
För att kunna skapa formulär i Word 2010 måste du först visa menyfliken Utvecklare.
1. Menyfliken Arkiv
2. Välj Alternativ
3. Välj Anpassa menyfliksområdet
4. Bock för Utvecklare i rutan till
höger under Primära flikar
5. Klicka OK
Formulär i Word 2003 respektive Word 2010
I Word 2010 finns en uppsättning nya
innehållskontroller. De erbjuder mer
funktionalitet, men fungerar enbart i
Word 2010.
När du arbetar i en blandmiljö med olika
Office-versioner finns de äldre verktygen
tillgängliga under knappen Tidigare
verktyg.
Här beskrivs först de nya kontrollerna och
på sidan 41 den äldre uppsättningen.
39
Formulär - Innehållskontroller
Innehållskontroller
RTF-innehållskontroll
Infogar en textruta där texten går att formatera och lägga till flera stycken
Innehållskontroll för oformaterad text
Infogar en textruta med oformaterad text, du kan inte trycka på Enter för att
skapa fler stycken
Bildinnehållskontroll
Lägger till en bild och du styr storleken på bilden
Innehållskontroll för byggblocksgalleriet
Styr innehåll till vissa byggblock
Innehållskontroll för kombinationsrutor
I en kombinationsruta kan användarna välja i alternativ i en lista eller skriva
egen text
Innehållskontroll för listrutor
I en listruta är användarna låsta till de förvalda alternativen
Innehållskontroll för datumväljare
Ger möjlighet att välja datum i en kalender
Innehållskontroll för kryssrutor
Ger möjlighet att bocka i ruta på skärmen
Tidigare verktyg
Öppnar de äldre formulärverktygen
Egenskaper
Klicka på knappen Egenskaper
för att göra
inställningar för kontrollen. Genom att
ange en Titel får användaren lite
ytterligare information vid markering av
kontrollen.
I kombinationsrutor och listrutor fyller
du i alternativen.
40
Formulär - Tidigare verktyg
Tidigare verktyg
Textfält
En av de vanligaste delarna i ett formulär med plats för användaren att skriva
text.
Kryssruta (formulärkontroll)
Kryssrutor är också vanliga i formulär. Om ett formulär ska fyllas i på skärmen
kan användaren kryssa eller ta bort krysset i rutan.
Kombinationsruta (formulärkontroll)
Detta formulärfält är endast användbart i ett formulär på skärmen.
Infoga vågrät ram
Visa fältskuggning
Som standard är formulärfält skuggade. Klicka på knappen för att växla mellan
aktiv och inaktiv skuggning.
Återställ formulärfält
Textruta
För att öppna dialogrutan
Textrutealternativ klickar du på
knappen Egenskaper eller
dubbelklickar på själva
textrutan.
Notera att du kan lägga till
hjälptexter för att underlätta för
användaren.
41
Formulär - Tidigare verktyg
Kryssruta
När du infogar en kryssruta får
du möjlighet att ändra storleken
på rutan. Du kan även
bestämma om rutan ska vara
ikryssad som standard.
Kombinationsruta
I Word 2010 heter själva
kontrollen Kombinationsruta,
men när du öppnar
egenskaperna är det en listruta.
När du infogar en listruta skriver
du det första alternativet du vill
ha i rutan Listelement och
klickar på knappen Lägg till eller
trycker på tangenten Enter.
Listrutan fungerar inte förrän du
skyddar ditt formulär.
42
- Skydda formuläret
Skydda formuläret
1. Knappen Begränsa redigering
2. Bocka i rutan Tillåt endast den här
typen av redigering i dokumentet
3. Markera Fylla i formulär i listrutan
4. Klicka på knappen Ja, starta
tvingande skydd.
Om knappen är inaktiverad är du i
Designläge, avmarkera knappen då
5. Välj eventuellt ett lösenord. Detta
måste du i så fall komma ihåg!
43
Byggblock - Använda byggblock
Byggblock
Byggblock består av dokumentdelar som du kan infoga i dina dokument. Byggblocken finns i
olika gallerier och du kan givetvis lägga till egna byggblock. Med byggblock minskar behovet
av makron. En del byggblock är placerade under egna knappar, till exempel Sidhuvud/sidfot
och Försättsblad. Du kan redigera befintliga byggblock eller skapa egna.
Använda byggblock
Byggblock finns
representerade under
många av knapparna i
Word. I exemplet till
höger infogas
sidnummer och det finns
olika typer av
formateringar att välja
bland. Varje formatering
är ett byggblock.
Vissa byggblock
innehåller möjlighet att
placera blocket på fler
ställen i dokumentet.
Högerklicka och välj i
snabbmenyn.
Tips!
Du kan lägga till ett byggblock i ditt dokument genom att placera insättningspunkten där du
vill infoga byggblocket, skriva byggblockets namn och trycka på funktionstangenten F3. Det
tar lite tid i början, men om du ofta infogar samma typ av byggblock är det effektivt.
44
Byggblock - Skapa byggblock
Skapa byggblock
Genom att markera text, tabell, bilder eller andra objekt kan du spara markeringen som ett
byggblock.
1. Markera text eller objekt
2. Menyfliken Infoga
3. Knappen Snabbdelar
4. Välj Spara markering i
snabbdelsgalleriet
5. Ge byggblocket ett namn
6. Välj Galleri. Om du behåller
galleriet Allmän visas
byggblocket direkt vid knappen
Snabbdelar
7. I vissa gallerier kan du välja
Kategori. Du kan även skapa
egna kategorier vilket är
användbart vid sortering av
byggblocken
8. Skriv eventuellt en Beskrivning.
Den visas som ett skärmtips i
snabbdelsgalleriet.
9. Välj var du vill Spara byggblocket. Ofta kan du behålla förvalet Building
Blocks.dotx
10. Under Alternativ bestämmer du om byggblocket ska infogas med endast
innehåll, som ett eget stycke eller på en egen sida.
Redigera byggblock
Om du vill göra förändringar i innehållet i
ett byggblock sparar du det nya blocket
med samma namn och i samma galleri
som det tidigare. Svara Ja på frågan om
du vill definiera om byggblocksposten.
45
Byggblock - Redigera egenskaper och ta bort byggblock
Redigera egenskaper och ta bort byggblock
1. Knappen
Snabbdelar
2. Ordna byggblock
3. Markera ett
byggblock i listan
4. Knappen Redigera
egenskaper
5. Gör önskade
justeringar och
svara Ja på frågan
om du vill definiera
om
byggblocksposten.
6. Använd knappen Ta bort om du vill radera blocket
Autotext
Autotexter återfinns numera under byggblock. Genom att spara i galleriet Autotext kan du
använda autoavslutafunktionen när du vill infoga din autotext. Om du vill ignorera
förslaget, fortsätter du bara och skriver.
1. Följ instruktionen för att skapa ett
byggblock
2. Lägg texten i galleriet Autotext
3. Skriv ett namn på autotexten, eller
acceptera det föreslagna. Välj alltid
minst 4 bokstäver, annars fungerar
inte
46
Vattenstämpel - Spara vattenstämpel
Vattenstämpel
Med en vattenstämpel kan du göra läsaren uppmärksam på betydelsen av dokumentet.
1. Menyfliken
Sidlayout
2. Välj knappen
Vattenstämpel
3. Välj något av de
förvalda exemplen
eller klicka på
Anpassad
vattenstämpel
4. Markera Bildvattenstämpel eller Textvattenstämpel
5. Gör önskade inställningar
6. Klicka OK
7. Vattenstämpeln är redigeringsbar i Sidhuvud/Sidfotsläge.
Spara vattenstämpel
Den anpassade vattenstämpeln går att spara för återanvändning och finns bland de övriga
vattenstämplarna.
1. Skapa vattenstämpel med egen
text först
2. Menyfliken Infoga
3. Knappen Sidhuvud
4. Alternativet Redigera Sidhuvud
5. Markera vattenstämpeln
6. Menyfliken Infoga
47
Vattenstämpel - Spara vattenstämpel
7. Knappen Snabbdelar
8. Alternativet Spara markering i
snabbdelsgalleriet
9. Ge byggblocket ett namn
10. Listpilen vid Galleri
11. Välj Vattenstämplar
Nästa gång finns den anpassade
vattenstämpeln att välja i listan
48
Grafik - Textrutor
Grafik
Beskrivning av hur du infogar ClipArt-bilder och fotografier samt använder WordArt finns i
grundhäftet.
Textrutor
En textruta tillåter dig att skriva text fritt på arbetsytan. Du kan komplettera grafik med
förklarande textrutor och pilar. I Word 2010 finns fördefinierade textrutor. Här beskrivs hur
du ritar egna textrutor.
Rita textruta
1. Menyfliken Infoga
2. Knappen Figurer, välj Textruta
3. Skriv text och formatera på vanligt sätt
Ändra storlek på textruta
1. Klicka på textrutan
2. Ändra storlek på textrutan genom att dra i ett
handtag
Lägga till figurer
1. Menyfliken Infoga
2. Knappen Figurer
3. Välj figur
4. Håll ner vänster musknapp och forma figuren.
Släpp upp musknappen.
5. Du skapar en likformig figur genom att hålla ner
Shift-tangenten medan du ritar. Släpp upp
musknappen först och sedan Shift.
6. Med hjälp av det gula justeringshandtaget, ”den
gula diamanten” som finns i många figurer
ändrar du formen på den viktigaste detaljen i
figuren.
49
Grafik - Gruppering
Skriva text i ritade figurer
Det ger trevliga effekter att skriva text i andra figurer än fyrkantiga textrutor. Du behöver
inte göra en textruta ovanpå din figur, då får du två objekt att hålla reda på. Numera kan du
skriva direkt i din figur
Länkade textrutor
Broschyrer och informationsblad innehåller ofta fortsättningartiklar där du börjar läsa på
sidan ett och sedan fortsätter texten på sidan åtta. Då är det praktiskt att använda länkade
textrutor.
1. Infoga två textrutor.
2. Klicka i den textruta som ska vara den första i
länk-kedjan.
3. Klicka på knappen Skapa länk på menyfliken
Ritverktyg
4. Muspekaren ändrar utseende till en bägare.
5. Klicka i den andra textrutan, den som du vill att texten ska flöda över till.
6. Skriv eller klistra in text i den första textrutan. När rutan är full fortsätter texten
automatiskt i nästa textruta. Du kan länka andra figurer än textrutor, till exempel
cirklar. Då måste du först högerklicka på figuren och välja Lägg till text.
Gruppering
När du har ritat egna objekt i ditt dokument kan det ibland vara lämpligt att lägga samman
dem till ett enda objekt för att lättare kunna flytta dem - gruppera objekten.
1. Markera de objekt som ska grupperas.
Klicka på ett objekt som ska ingå i grupperingen, håll
ner tangenten Shift och klicka på resten av objekten.
2. Klicka på menyfliken Ritverktyg om den inte är
aktiverad.
3. Knappen Gruppera
50
Grafik - Flytta grafik
Flytta grafik
1. Håll muspekaren över objektet till dess en ”fyrspetspil”
dyker upp.
2. Håll ner vänster musknapp och dra till önskat läge.
3. Om du drar i handtagen ändrar du storleken!
Ibland är det dock lättare att arbeta med tangentbordet. Markera objektet och använd
piltangenterna för att flytta. När du vill arbeta med små förflyttningar håller du ner Ctrl +
piltangent.
Rutnät
Visa rutnät (stödlinjer)
När du arbetar med flera objekt och ska placera dessa i
förhållande till varandra underlättas arbetet om du visar det
dolda rutnätet
1. Menyfliken Visa
2. Bocka för alternativet Stödlinjer
Koppla bort rutnät
Alla objekt är fästa mot ett dolt rutnät. Detta är oftast till hjälp eftersom objekten hakar fast
i rutnätet. För att tillfälligt koppla bort rutnätet håller du ner Alt-tangenten samtidigt som
du flyttar objektet.
51
Matematiska ekvationer - Rutnät
Matematiska ekvationer
Matematiska formler innehåller vanligtvis symboler och tecken som är ovanliga i andra
dokument. Du kan presentera dem snyggt med hjälp av verktyget Ekvation
1. Placera insättningspunkten där formeln ska infogas.
2. Menyflik Infoga
3. Klicka direkt på knappen Ekvation för att starta med en
tom ekvation eller klicka på pilen för att visa ett antal
inbyggda ekvationer
4. Menyfliken Ekvationsverktyg visas
5. Använd knapparna till att skapa en formel.
Det här verktyget kräver en del övning!
√9 = 3
1
1
3
+ =
2
4
4
𝑛
𝑛
𝑘 3 (1 + √𝑘)
𝑘 3 (1 + √𝑘)
∑
≥ ∫
2
2
2
52
1
Diagram och organisationsschema - Rutnät
Diagram och organisationsschema
Funktionerna runt diagram och organisationsschema beskrivs i PowerPoint-häftet.
Redigera en egen ordlista
Du kan redigera ordlistan som innehåller de ord du lagt till via stavningskontrollen.
1. Menyflik
Arkiv
2. Alternativ
3. Språkkontroll
4. Knappen
Egna ordlistor
5. Klicka på knappen Redigera ordlista i dialogrutan Egna ordlistor
6. Ordlistan
öppnas med
filnamnet
EGENORDL.DIC.
Använd vanlig
ordbehandling
för att
redigera, lägga
till och ta bort
ord.
7. Klicka OK.
53
Mer om textformatering - Anfang
Mer om textformatering
Läs grundhäftet i Word om du vill lära dig grundläggande formatering av text och stycken.
Anfang
Du kan skapa dekorativa och stora bokstäver som inleder ett stycke.
1. Ställ insättningspunkten i det stycke som ska få
en anfang.
2. Menyfliken Infoga
3. Klicka på knappen Anfang
4. Välj i listan eller gå direkt till Alternativ för
anfang där du kan välja läge, teckensnitt, antal
nedsänkta rader och hur långt ifrån själva
texten din anfang ska vara.
Kapitäler
KAPITÄLER ser ut precis som versaler fast förminskade. De används ofta tillsammans med
fullstora versaler i samband med titlar och rubriker.
1. Markera texten du vill
formatera
2. Menyfliken Start
3. Klicka på pilen längst
ner till höger i
gruppen Tecken
4. Dialogrutan Tecken
visas, bocka i rutan
Kapitäler
54
Mer om textformatering - Bädda in teckensnitt
Bädda in teckensnitt
När du har använt ett spännande teckensnitt som du misstänker inte finns på
mottagardatorn, kan du ”skicka med” teckensnittet.
1. Knappen Spara
2. Knappen
Verktyg i Spara
som rutan
3. Välj Alternativ
för Spara
4. Bocka i rutan
Bädda in
teckensnitt i
filen
5. Bocka ev i rutan
Bädda endast
in de tecken
osv… Detta kan
minska
dokumentets
storlek.
55
Mer om styckeformat - Dialogrutan stycke
Mer om styckeformat
Dialogrutan stycke
Fliken indrag och avstånd
Här har du möjlighet ändra
styckejustering och göra olika indrag.
Mycket användbart är möjlighet att
styra avstånd före och efter text. I
Word 2010 är standardinställningen
avstånd efter 10 punkter. På detta
sätt skapas automatiskt luft i
dokument.
Du kan ändra radavstånd.
Standardinställningen i Word 2010 är
1,15, vilket ger ett litet avstånd
mellan raderna. Du kan välja
exempelvis dubbelt radavstånd eller
själv ställa in valfritt avstånd.
56
Mer om styckeformat - Dialogrutan stycke
Fliken textflöde
Kontroll av enstaka rader
Förhindrar att enstaka rader blir
ensamma i början eller slutet av
en sida.
Håll ihop med nästa
Förhindrar att en sidbrytning
görs mellan det markerade
stycket och det följande. Jag
använder ofta alternativet när
sidbrytningen delar en tabell
mitt i en rad. Det finns alternativ
i tabellegenskaper som ska
förhindra detta, men min
uppfattning är att det inte alltid
fungerar.
Håll ihop rader
Detta förhindrar att en
sidbrytning görs mitt i ett stycke
Sidbrytning före
Detta infogar en sidbrytning före det markerade stycket. Det här alternativet kan vara
valt när du inte hittar en manuell sidbrytning och texten inte fyller sidan.
Utelämna radnummer
Om du har en radnumrering aktivt i dokumentet, utelämnar detta alternativ radnumren
från det markerade stycket.
Avstava inte
Om du mot förmodan har automatisk avstavning påkopplat, förhindras avstavningen
här.
57
Skrivskydda dokument - Rädda dokument på väg att krascha
Skrivskydda dokument
Du kan skrivskydda dokument så att det exempelvis markeras som slutgiltigt, eller så att
ingen oavsiktligt gör förändringar i dokumentet. Du kan även lägga på ett lösenord, men du
måste komma ihåg lösenordet!
1. Menyfliken Arkiv
2. Alternativ Info
3. Knappen Skydda dokument
4. Gör önskade inställningar
Återskapa filer
När Word har hängt sig eller om du glömmer att spara filer finns det en del möjligheter att
rädda dokumenten. Detta beskrivs i grundhäftet.
Rädda dokument på väg att krascha
Förr eller senare kommer du att råka ut för dokument som krånglar. De hänger sig, tappar
formatering och så vidare. Om dokumentet går att öppna, kan räddningen ibland vara att
bygga upp dokumentet på nytt.
1. Markera all text i dokumentet som krånglar och kopiera texten
2. Ta fram ett Nytt dokument klistra in texten
3. Knappen Inklistringsalternativ
4. Välj Behåll endast text
Nu måste du börja om med rubrikmallar
och annan formatering, men det går ofta
ganska fort.
58
Menyflikar, anpassade - Rädda dokument på väg att krascha
Menyflikar, anpassade
Du kan skapa egna menyflikar, anpassa befintliga, byta namn och ordning på dem.
1. Menyfliken Arkiv
2. Välj Anpassa menyfliksområdet
3. I rutan till höger kan du lägga till Ny flik, Lägga till ny grupp och Byta namn
4. Med pilarna allra längst till höger kan du ändra ordning på flikarna
5. Markera kommandon i rutan till vänster och Lägg till på valfri flik till höger.
6. Via knappen Byt namn kan du i vissa fall ändra ikon som är knuten till gruppen eller
till ett enskilt kommando
7. Ta bort anpassade menyflikar genom att högerklicka och välja Ta bort
8. Via knappen Återställ kan du ta bort alla anpassningar
9. Genom Importera/Exportera kan du exportera anpassningar och importera dessa
på en annan dator
59
Menyflikar, anpassade - Ta bort personlig information
Ta bort personlig information
När du skickar en kopia av dokument till andra eller publicerar det på Internet kan du rensa
bort filegenskaper, exempelvis författare och senast sparat av. Vissa rensningar går inte att
ångra, därför kan det vara bra att börja med att kopiera dokumentet. Då har du ett original
du kan återgå till
1. Menyfliken Arkiv
2. Alternativ Info i
menyn till vänster
3. Kontrollera
dokument
4. Bocka eventuellt ur
alternativ
5. Knappen Kontrollera
6. I exemplet hittades
bland annat författare
och beskurna bilder.
Genom att trycka på
knappen Ta bort alla
under respektive
avsnitt går det att öka
säkerheten.
7. Använd Kontrollera
igen när du gjort
önskade
borttagningar
60
Makron - Spela in makro
Makron
Makron är instruktioner till Word att utföra en eller flera aktioner. Alla kommandon som är
inbyggda i Word är makron. Det kan löna sig att automatisera vanliga uppgifter för att spara
tid. Du kan spela in ett makro med makroinspelaren. Den fungerar ungefär som en vanlig
bandspelare. Du kan spara makrot i normalmallen eller i ett specifikt dokument. I Word
2010 kan du fundera på att lägga till byggblock istället, se sidan 44.
Spela in makro
1. Menyfliken
Utvecklare
2. Knappen Spela in
makro
3. Döp makrot. Namnet
får inte innehålla
mellanslag
4. Ange eventuellt en
beskrivning av
makrot.
5. Du kan redan nu
koppla makrot till ett
verktygsfält eller till
tangentbordet, men
jag brukar vänta med
det.
6. Klicka OK
7. Nu kommer du tillbaka till själva dokumentet.
Ett kassettband symboliserar inspelningen.
8. För att spela in makrot gör du alla de handgrepp
och val du vill att makrot ska utföra. När du är
klar med inspelningen klickar du på knappen
Stoppa inspelning.
Använda makro
1. Knappen Makron
2. Markera makrot och klicka på knappen Kör
61
- Lägga till makrot i Snabbåtkomstfältet
Lägga till makrot i Snabbåtkomstfältet
1. Klicka på pilen Anpassa
verktygsfältet Snabbåtkomst
2. Välj Fler kommandon
3. Välj kommandon från: och
markera Makron
4. Markera önskat makro och klicka
på knappen Lägg till
5. Markera makrot i högerspalten
och klicka på knappen Ändra
6. Välj en Passande Symbol
7. Ändra Visningsnamn
8. Klicka OK
62
Tips & Trix - Lägga till makrot i Snabbåtkomstfältet
Tips & Trix
ASCII-koder
Alla tecken vi skriver på tangentbordet kan även skrivas med så kallade ASCII-koder. ASCII
betyder American Standard Code for Information Interchange och är den mest spridda
datatekniska tabellen över hur bokstäver och andra tecken översätts till datakod. Emellanåt
kan det vara enda möjligheten att själv skriva ASCII-koder och ibland är det ett snabbt val.
Koderna skrivs med Alt-tangenten plus en sifferkombination på numeriska tangentbordet.
Bokstaven A är Alt + 65.
Gradtecknet ° skrivs Alt + 0176 eller Alt + 248
Upphöjt till två ² är Alt + 0178
Upphöjt till tre ³ är Alt + 0179
Upphöjd och nedsänkt text
Du kan även skriva upphöjd och nedsänkt text på följande sätt.
Upphöjd text: Ctrl + + (ej plus-tecknet på numeriska tangentbordet) ger m2.
Nedsänkt text: Ctrl + Shift + = ger t ex H2O.
För att återställa till ”normal” text upprepar du kommandot, dvs för att återställa upphöjd
text använder du Ctrl + + igen.
Fortsätt där du slutade
Om du ofta redigerar ett dokument, kan du snabbt återgå till det ställe du senast
redigerade genom att trycka på Shift + F5. Det fungerar på dokument du skapat själv.
63
Index
Index
A
adressetiketter ............................................. 33
anfang .......................................................... 54
annorlunda förstasida .................................. 12
ASCII-koder ................................................... 63
autotext ........................................................ 46
avsnitt ............................................................. 8
avstånd efter ................................................ 56
avstånd före ................................................. 56
G
grafik ............................................................ 49
textrutor.................................................. 49
gruppering ................................................... 50
H
huvuddokument .......................................... 28
håll ihop rader ............................................. 57
B
I
balansera spalter .......................................... 10
bokmärken ................................................... 18
brev .............................................................. 28
byggblock ..................................................... 44
bädda in teckensnitt ..................................... 55
index ............................................................ 15
indrag........................................................... 56
infoga avsnittsbrytning .................................. 8
infoga bokmärken ........................................ 18
innehållsförteckning .................................... 13
innehållskontroll .......................................... 40
D
dokumentmallar ........................................... 23
dokumentskydd............................................ 58
dokumentöversikt .......................................... 7
E
egenordlista ................................................. 53
ekvationer .................................................... 52
e-postutskick ................................................ 31
etikettblankett ............................................. 33
etiketter........................................................ 33
F
figurer, rita ................................................... 49
filtillägg ......................................................... 23
formatera text .............................................. 54
formatmallar .................................................. 1
formler ......................................................... 52
formulär ....................................................... 39
kombinationsruta .................................... 42
kryssruta .................................................. 42
skydda...................................................... 43
textruta .................................................... 41
fotnot ........................................................... 17
fält ................................................................ 37
fältkoder ....................................................... 37
64
J
jämföra dokument ............................20, 21, 22
K
kapitäler ....................................................... 54
kombinationsruta ........................................ 42
kommentar .................................................. 17
kontroller ..................................................... 40
kopiera formatmall ........................................ 5
koppla dokument ........................................ 26
korsreferenser ............................................. 18
kryssruta ...................................................... 42
källdokument ............................................... 27
L
länkade textrutor ......................................... 50
M
makron ........................................................ 61
mallar ........................................................... 23
mallhanteraren .............................................. 5
mallmapp ..................................................... 23
markera indexord ........................................ 15
massutskick.................................................. 26
menyflikar
anpassa ................................................... 59
Index - Lägga till makrot i Snabbåtkomstfältet
N
S
navigeringsfönstret ........................................ 7
nedsänkt text ............................................... 63
numrerade rubriker ....................................... 6
sammanfoga dokument ...............................21
sidhuvud och sidfot ......................................11
sidnumrering ................................................12
skriva text .....................................................50
skrivskydd .....................................................58
skydda dokument .........................................58
slutkommentar .............................................17
spaltbrytning ................................................10
spalter.............................................................9
spåra ändringar ............................................20
standardbrev ................................................26
styckeformat ................................................56
stödlinjer ......................................................51
O
ordlista, redigera .......................................... 53
P
personlig information .................................. 60
R
rubrikmallar.................................................... 1
rutnät ........................................................... 51
T
ta bort personlig information .......................60
teckensnitt, bädda in ....................................55
text ...............................................................50
textflöde .......................................................57
textrutor, länkade.........................................50
tidigare verktyg.............................................41
tips & trix ......................................................63
U
upphöjd text .................................................63
V,W
vattenstämpel ..............................................47
versioner.......................................................22
Å
återskapa filer ...............................................58
65