Riktlinjer runt disputationskostnader

Institutionen för Kirurgiska Vetenskaper
2013-05-29
Riktlinjer runt disputationskostnader
Varför riktlinjer?
Doktorander ställer ofta frågor om vad som ”ingår” vid disputationen, d.v.s vem betalar
vad? IKV har saknat riktlinjer för detta. Kostnaden för disputationer har dock skjutit i höjden och flera grupper har begränsat med fakultetsmedel. Institutionsstyrelsen har nu beslutat att från höstterminen 2013 ska följande gälla:
Fakultetsmedel för respektive grupp bekostar:
• Baspaket för mingel och förtäring för betygsnämnden, max 2000 kr.
• Opponentmiddag. Reglerna för extern representation tillåter kostnader för
lunch/middag/buffé på upp till 650 kr/person, inklusive moms. (2010-02-23 UFV
2010/26)
• Opponentarvode; resor för opponent och betygsnämndsledamöter, hotell för opponent.
• Blomma till den som disputerar.
• Eventuellt en del av tryckkostnaden för avhandlingen.
Ograduerade medel:
• Doktoranden ska söka ograduerade medel varje år som registrerad doktorand.
Ograduerade medel ska huvudsakligen användas för att bekosta tryckning och språkgranskning av avhandlingen.
Handledarens egna medel eller doktoranden bekostar:
• Dyrare mingel (fler personer, dyrare catering, snittar etc) tas från handledarens anslag
om handledaren har medel på universitetet och godkänner detta. Alternativt betalar
doktoranden själv. Detsamma gäller för eventuell lokalhyra, t.ex. Gustavianum.
Dessa riktlinjer bör begränsa den del av kostnaden för en disputation som tas från fakultetsmedel till runt 30 - 40 000. Handledarna får ökat ansvar för att bevaka kostnaderna
men kan välja dyrare alternativ om de vill bekosta detta med egna medel.
(Overheadkostnad tillkommer i samtliga beräkningar)
1
Institutionen för Kirurgiska Vetenskaper
2013-05-29
Mer om kostnader och finansiering
Avhandlingen
Språkgranskning och tryckning av avhandlingen ska företrädesvis bekostas av ograduerade
medel. Handledaren ansvarar för att doktoranden är medveten om vikten av att söka ograduerade medel redan från första året som antagen. Kostnaden för tryckning varierar. Antal ex
påverkar, men även antal sidor och färgbilder. Alla avhandlingar publiceras elektroniskt, det
går därför utmärkt att distribuera länk till avhandlingen istället för att skicka den i pappersform, t.ex. till ämnesföreträdare runt om i landet.
Alla doktorander har inte samma förutsättningar för att få ihop ograduerade medel till hela
kostnaden. Ograduerade medel får sökas högst 4 gånger. Första gången beviljas ett halvt belopp, för ansökan nr 2-4 hela belopp. Beloppen varierar beroende på ämnet. Forskning som
hänförs till Hjärt- & kärl får 13 160 kr som helt belopp (år 2013), andra kan ha 7 140 kr som
helt belopp. Om doktoranden registreras för halvfart ges halvt belopp, (en fjärdedel första
året).
Om inte doktoranden har sökt ograduerade medel får handledaren bekosta tryckning och
språkgranskning av egna forskningsmedel. Tryckning och språkgranskning kan delvis betalas av
fakultetsmedel men inte med mer än 20 000 kr och främst då doktoranden har ansökt ograduerade medel men tillhör en kategori som endast får låga belopp varje år. Riktvärde för upplaga
av avhandlingen är 200-250 ex.
Lokal, mingel mm
Inom sjukhuset finns lämpliga lokaler för disputationer. Det finns flera fördelar med att använda sjukhusets lokaler. Det kostar ingenting, kollegor inom sjukvården har lättare att närvara
och möjligheten att få hjälp vid arrangemanget är avsevärt större. Vissa lokaler är hårt bokade
men disputation ger som regel företräde.
För det traditionella minglet och förtäring för betygsnämnden kan fakultetsanslag belastas
med upp till 2 000 kr. Chips, salta pinnar, fruktfat, cider och eventuellt mousserande vin för
minglet. Kaffe och bulle, eventuellt även sallad eller lunchmacka med dryck för betygsnämnden. Kontrollera gärna i förväg om betygsnämnden önskar någon förtäring.
En gratulationsblomma till doktoranden efter godkänd disputation ska ingå.
Några forskargrupper har som tradition att köpa en present till opponenten. Det är sällsynt på
andra enheter och lärosäten och inget som ska belasta fakultetsmedel.
Merkostnader för lokal eller andra särskilda önskemål
På Gustavianum tillkommer hyra, räkna med mellan 4 700 kr och 6 500 kr beroende på dag och
vilka lokaler som önskas. Mingel och förtäring för betygsnämnd utanför sjukhuset blir dyrare
och dessutom kan personalkostnader tillkomma. Detta är en frivillig extra kostnad som inte
ska belasta gruppens fakultetsmedel. Om handledaren har andra medel som kan disponeras
för ändmålet och vill finansiera går det bra annars får doktoranden själv stå för dessa kostnader.
2
Institutionen för Kirurgiska Vetenskaper
2013-05-29
Kostnader för opponent och betygsnämnd:
Opponentarvodet är 12 000 kr, det blir 19 824 kr inklusive semesterersättning och lönebikostnader. Resor och hotell för opponent och resor för betygsnämndsledamöter bekostas av gruppens fakultetsmedel. Resekostnaderna kan bli höga om opponenten kommer från utlandet.
Opponenten bjuds på middag kvällen före disputation
Tänk på miljön! – Hur många ex behöver tryckas av avhandlingen?
Pressmeddelandet som sammanställs inför disputationen kan e-postas tillsammans med en
länk till avhandlingen. Det kan ersätta en del av de fysiska postutskicken, exempelvis till professorer runt om i landet. Den elektroniska versionen innehåller ”Kappan” d.v.s. sammanfattningen, första delen av avhandlingen. Det räcker för de flesta.
Sammanfattning
Vad
Språkgranskning
Tryckning
Finansiering
Ograduerade medel
Ograduerade medel
Middag med opponent
Fakultetsmedel för normalstandard
Fakultetsmedel för normalstandard
Fakultetsmedel
Handledare eller doktorand
Hotell och resa opponent
samt resor betygsnämnd
Opponentarvode
Lokalhyra
Mingel + eventuellt lunch till
betygsnämnd
Blomma till doktorand
Kommentar
Doktoranden söker, handledare skjuter till medel om
inte doktoranden sökt ograd.
Max 20 000 kr från fakultetsmedel.
Riktlinje: Respektera regler
för extern representation
Boka inte de dyraste alternativen
Fakultetsmedel
Betalas inte av fakultetsmedel eftersom gratisalternativ
finns
Upp till 2 000 kr
Fakultetsmedel
Riktlinje 400-450 kr
3