LUL 14.1 - Rapportering och hantering av avvikelser och förbättringar

Gäller för:
MILJÖLEDNINGSSYSTEM
Dokumentnamn:
Landstinget i Uppsala län Rapportering och hantering av
miljörelaterade avvikelser/
förbättringar i MedControl
Handläggare:
Godkänd:
Per Carlsson
Marta Fallgren
Dokumentnr:
Sida:
LUL 14.1
1(3)
Version:
Gäller fr.o.m.:
4
2015-02-12
Rapportering och hantering av miljörelaterade
avvikelser/förbättringar i MedControl
Syfte
Syftet med denna rutin är att fastställa hur en miljöavvikelse och förslag till förbättringar, som
uppkommer i verksamheten, skall hanteras.
Omfattning
Denna rutin omfattar avvikelser som uppkommer i verksamheten samt förslag till
förbättringar av miljöarbetet. Det gäller exempelvis avvikelser och förbättringsförslag som
lämnas av medarbetarna i verksamheterna och som gäller miljön. Rutinen ska inte förväxlas
med avvikelser och noteringar som uppkommer vid intern och extern miljörevision.
Avvikelser som handlar om arbetsmiljö, säkerhet, mm ärr inte miljöavvikelser och omfattas
därför inte heller av denna rutin.
Definition
En miljöavvikelse sker då miljölagstiftning och/eller styrande dokument för miljöarbetet inte
följs. Miljöavvikelser är sådana som kan klassificeras under begreppen avfall, resursslöseri,
kemiska produkter, transporter och utsläpp. Exempel på en miljöavvikelser är:
 felaktig hantering av kemikalier. Exempelvis utsläpp av miljöfarliga kemikalier till
mark, luft och vatten
 felmärkning av farligt avfall
 systematiska fel och större brister vid källsortering. Exempelvis då möjlighet att
sortera plast saknas
 belysning är påslagen i många rum där ingen vistas
 arbetsplats som kontinuerligt avviker från Resepolicy för Landstinget i Uppsala län.
Exempel på förslag till förbättrande åtgärder:
 Byte av farlig kemikalie till mindre farlig
 En åtgärd som medför lägre energianvändning
 En miljöförbättrande åtgärd som genomförts på en enhet och som avdelningen vill
tipsa andra enheter om.
Tillämpning
En miljöavvikelse eller ett förbättringsförslag kan hanteras på olika sätt beroende på om det
finns tillgång till avvikelsehanteringssystemet Medcontrol eller inte.
Gäller för:
MILJÖLEDNINGSSYSTEM
Dokumentnamn:
Landstinget i Uppsala län Rapportering och hantering av
miljörelaterade avvikelser/
förbättringar i MedControl
Handläggare:
Godkänd:
Per Carlsson
Marta Fallgren
Dokumentnr:
Sida:
LUL 14.1
2(3)
Version:
Gäller fr.o.m.:
4
2015-02-12
Rapportering och handläggning i Medcontrol
Rapportering och handläggning sker i avvikelsehanteringssystemet MedControl, som finns på
Navet. En miljöavvikelse eller ett förbättringsförslag kan även meddelas till
miljösamordnaren. Miljösamordnaren hanterar sedan avvikelsen/förbättringsförslaget i
Medcontrol.
De olika rollerna som finns i systemet beskrivs nedan.
Rapportör
Grundroll för all personal. Rapportören ska så snart som möjligt efter att en avvikelse
framkommit rapportera det i Medcontrol. Rapporten skickas automatiskt via e-post till
förvaltningens/divisionens miljösamordnare som är ärendeansvarig för miljöfrågor.
Ärendeansvarig (Förvaltningens eller divisionens miljösamordnare)
Ärendeansvarig håller ihop ärendehanteringen och kan själv utreda och avsluta ärenden eller
tilldela andra personer roller i ärendet, vanligen berörda chefer. Vid behov kan utredningen
vidareförmedlas till annan enhet, exempelvis landstingets Miljö- och kemienhet.
Orsaksutredare
Ansvarar för att orsaken till avvikelsen utreds. Flera enheter kan vara inblandade i orsaksutredningen. Orsaksutredaren utreder omständigheterna som förelegat vid händelsen och gör en
bedömning av vad händelsen kan ha orsakats av. Orsaksutredningen ligger till grund för
vilken/vilka åtgärder som ska vidtas. Orsaksutredare kan vara verksamhetschefen, en samordnare eller en annan person.
Åtgärdsansvarig
Berörd chef ansvarar för att åtgärder vidtas för att förhindra att problemet uppstår igen.
Uppföljningsansvarig
Berörd chef bevakar att beslutad åtgärd genomförts på planerat sätt inom planerad tid och fått
avsedd effekt.
Avslutning av ett ärende
Ett ärende avslutas i samband med uppföljningen av ärendeansvarig. Ärenden bör publiceras i
den öppna databasen i lärande syfte. Publicerade ärenden är avidentifierade så att inte
personnamn på personal visas. När ärendet är stängt sker automatiskt en återkoppling till
rapportören via e-post. Alla som har en roll i ett ärende kan se hur långt bearbetningen gått
genom ”visa mina ärenden”.
Gäller för:
MILJÖLEDNINGSSYSTEM
Dokumentnamn:
Landstinget i Uppsala län Rapportering och hantering av
miljörelaterade avvikelser/
förbättringar i MedControl
Handläggare:
Godkänd:
Per Carlsson
Marta Fallgren
Dokumentnr:
Sida:
LUL 14.1
3(3)
Version:
Gäller fr.o.m.:
4
2015-02-12
Manuell rapportering och handläggning
Rapportering och handläggning manuellt sker på följande sätt:
Rapportering
En avvikelse rapporteras på en speciell blankett (se LUL 14.2). Blanketten finns i respektive
förvaltnings miljöhandbok samt på Navet. Rapporten skickas till förvaltningens/divisionens
miljösamordnare som är ärendeansvarig. Ärendeansvarig skickar blanketten vidare till berörd
chef för vidare hantering.
Orsaksutredning
Orsaksutredning och framtagande av åtgärdsförslag görs av berörd chef i samråd med
miljöombud. Även andra funktioner kan medverka vid orsaksutredning, t ex
förvaltningens/divisionens miljösamordnare eller landstingets Miljö- och kemienhet.
Åtgärder och uppföljning
Berörda chefer är ansvariga för att lämpliga åtgärder vidtas, följs upp och att personalen
informeras. Därefter skickas blanketten tillbaka till ärendeansvarig (miljösamordnare).
Genomförda åtgärder dokumenteras i avvikelserapporten och en kopia skickas till
förvaltningens/divisionens miljösamordnare. Originalet förvaras på arbetsplatsen.
Sammanställning
Förvaltningens/divisionens miljösamordnare gör en årlig sammanställning av
förvaltningens/divisionens avvikelser som underlag till förvaltningsledningens genomgångar.
En kopia på sammanställningen skickas till landstingets miljö- och kemienhet.
Ansvarig för rutinens tillämpning
Landstingsdirektör och förvaltningschef ansvarar för att rutinen tillämpas.
Tillhörande dokumentation
Avvikelserapporter
Sammanställning över förvaltningars och/eller divisionens avvikelserapporter
LUL 14.2 Avvikelseblankett