v1.0 SLA Arithma-FT - OKQ8 Shared Service
Transcription
v1.0 SLA Arithma-FT - OKQ8 Shared Service
Bilaga XX - SLA - Service Level Agreement, FT Sammanställd 2014-04-28 Kund: FT Beskrivning av tjänstens omfattning samt arbetsfördelning mellan Arithma och Kunden Version 1.0 Ansvar Nr 1 Moment Franchise Kund Arithma Frekvens/Deadline Gränssnitt Kommentar Leverantörs-fakturor Skicka fakturor till scanningspartner Kund skall i första hand ändra faktura adress hos leverantören så fakturan går direkt till scanningspartner och i andra hand skicka manuellt via post till scanningsleverantör Ansvarar för avtal med Kunden skickar löpande scanningspartner och levererar en fakturor till adress som Franchisetagaren skall Scanningspartner använda. Meddelar när fakturor kan skickas upp till scanningspartner samt tillhandahåller adresslappar vid behov. Post Arithma ansvarar för kostnader mot Scanningspartner. I priset ingår 1500st fakt/år till kund. Skickar fakturor till Arithma Kunden skickar OKQ8-fakturor och kortfakturor (t.ex. Handelsbanken) med samtliga kvittounderlag konterade till Arithma Arithma hanterar och konterar OKQ8 Löpande fakturor och fakturor med kvittonnderlag. Saknas kvittounderlag så bokas kostnaden som ej avdragsgill. Post Kunden står för eventuella påminnelser och dröjsmålsräntor som inte beror på Arithmas brist i leverans. Saknade fakturor Kunden ansvarar för att efterlysa eventuellt saknade fakturor. Påminnelser/inkasso skickas till Arithma med bifogad fakturakopia. Ser arithma att det finns bankdragningar utan fakturaunderlag kontaktar Arithma kunden. Löpande E-mail, telefon, post Kunden står för eventuella påminnelser och dröjsmålsräntor som inte beror på Arithmas brist i leverans. Kontrollerar inscannade parametrar och skickar till kund i systemet Dagligen Via fakturahanteringssystem som Arithma tillhandahåller 1.1 1.2 1.3 Ankomstregistra fakturor 1.4 Kontering av fakturor 1.5 Kunden konterar fakturna Arithma förkonterar lämpliga fakturor Löpande (t.ex. Tobak). Via fakturahanterings- Är fakturan inte konterad eller inte system som Arithma korrekt konterad skickas den tillbaka tillhandahåller till kunden. Konteringshjälp Kunden godkänner att Arithma konterar fakturorna. Arithma konterar fakturorna och kontaktar kunden vid behov. Löpande Via fakturahanterings- Debiteras enligt gällande timtaxa . system som Arithma tillhandahåller Signering av fakturor Kunden kontrollerar fakturan och Arithma skickar betalningsfiler på godkänner den för betalning. signerade belopp till bank. Kund kontrollerar i Via fakturahanterings- Kunden ansvarar för bankavtal och systemet löpande. Arithma system som Arithma eventuella kostnader för skickar betalningsfiler tillhandahåller betalningsfiler. tisdagar och torsdagar. Periodiseringar Kund periodiserar fakturor vid behov. Arithma kontrollerar utförda periodiseringar. Löpande Via fakturahanterings- Arithma ser alltid till att rätt system som Arithma periodiseringar är gjorda vid ett tillhandahåller bokslut. Om kund vill att Arithma korrigerar missade periodiseringar månadsvis så debiterar Arithma enligt gällande timtaxa. Utredningar Kund står för kostnader hänförliga till utredningar som t.ex. dubbelbetalningar och saknade betalningar. Arithma står för kostnader hänförliga till utredningar som t.ex. dubbelbetalningar och saknade betalningar som beror på Arithma. Löpande E-mail, post Frågor/support kring fakturahantering Utbildning i fakturahanteringssystem Kontaktar Arithma vid osäkerhet. Supportar och utbildar kund vid frågor Löpande E-mail, telefon Kunden får en grundutbildning via Utbildar kund via telefon. Finns telefon utav Arithma. Vid behov tillgängliga för utbildning igen om så kontaktar kunden Arithma för behov uppstår från kunden. löpande utbildning. Telefon 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 Vid uppstart, löpande Debiteras enligt gällande timtaxa Om kund vill ha utbildning på plats så debiteras resekostnader enligt gällande timtaxa. Vill kund komma till Arithma för utbildning så debiteras inget. 2 Kundfakturor Inslag i kassan Kunden slår in allt som skall Stämmer av avstämningsunderlaget faktureras mot Övrig kredit i mot det som är fakturerat. kassan och skickar avstämningsunderlag tillsammans med månadsrapporten. Löpande E-mail, post Fakturaunderlag Kunden skickar in ett attesterat Arithma skapar kundfaktura efter underlag konterat med angivna kundens underlag och skickar ut. faktureringsadresser tillsammans med kopia utav underlag som skall skickas med fakturan. Löpande E-mail, post Kostnader för 60 fakturor per år ingår i avtalet, allt utöver det faktureras årsvis till en kostnad utav 100 kr/faktura. Avstämning kundreskontra Kunden kontrollerar Arithma skickar ut en kundreskontra Löpande kundreskontralistan och till kunden samt skickar ut påminnelser återkopplar till Arithma om någon till fakturahantering. faktura skall tas som kundförlust. E-mail Arithma har ej något samarbete med en indrivningsbyrå. Om kunden vill anlita en indrivningsbyrå så står kunden för omkostnaderna. Kostnader för 12 påminnelser per år ingår i avtalet med Arithma, allt utöver det faktureras årsvis till en kostnad utav 50 kr/påminnelse. Kund egen fakturering Kunden sköter själv faktureringen. Allt som faktureras slås in på Övrig kredit varje månad. Kund tillhandahåller kundreskontralista varje månad. E-mail, post Arithma bokar bort de differenser som uppkommer enligt avstämningar. Post Utredningar där Arithma tvingas kontakta leverantör för saknade underlag debiteras enligt gällande timtaxa 2.1 2.2 2.3 2.4 3 Arithma bokar alla betalningar för Månadsvis fakturor mot Övrig kredit och stämmer av det kontot mot kundens inskickade material. Likvidkonton Bankkonto Skickar in kvitton och information Stämmer av bankkontot mot de om utbetalningar. Undersöker underlag som har skickats in (kvitton, saknade underlag. leverantörsfakturor m.m.) Återkoppplar till kund vilka underlag som saknas. Om ett underlag har efterfrågats 2 gånger men ej erhållits så bokar Arithma kostnaden som ej avdragsgill. Lån Skickar in underlag om tagna lån samt underlag på amorteringar/ränta för lånet. Månadsvis 3.1 3.2 Stämmer av lånet mot de underlag som har skickats in. Återkopplar till kund vilka underlag som saknas. Post 4 Stationsrapport Station och försäljningsrapport Kund skickar in avstämd Registrerar enligt inskickat material. Stationsrapport, Hjälper till att utreda Försäljningsrapport och Drivmedel differenser/oklarheter. försäljningsrapport. Kommenterar vid differenser/oklarheter. Månadsvis. Alla underlag Post, E-mail Arithma tillhanda den 5:e i månaden. Arithma skicka ut resultat senast den 12:e arbetsdagen efter komplett inkommet underlag. Vid upprepade förseningar äger Arithma rätt att extradebitera merarbete enligt gällande timtaxa. Arithma kan också ta kontakt med FC för att meddela att kund behöver hjälp med administrationen. 4.1 Presentkort Kund skickar in presentkort som använts som betalningsmedel under månaden. Stämmer av mot vad som är inslaget och kommenterar vid differens. Räknar presentkorten och skickar en Se 4.1 faktura till OK Detaljhandel när inskickade presentkort överstiger 1.000 kr. Arithma återkopplar till kund om presentkort ej skickas in under året. Post, E-mail Skickas inga presentkort in utav kunden så kan Arithma ej fakturera och kunden får då ej ersättning för sina presentkort. Prisändring Kund fyller i prisändringsblankett och skickar in tillsammans med månadsavslut. Arithma registrerar blankett. Se 4.1 E-mail, post Skickas prisändring ej in så kan kund ej se på rapporterna hur mycket prisändringen har påverkat drivmedelsmarginalen. Egna uttag och Inkuranser från Kund skickar in utskriven lista från Arithma registrerar enligt de underlag Se 4.1 BOS BOS tillsammans med som skcikas in. månadsrapporten. E-mail, post Skickas eget uttag och inkuranser ej in så kan kund ej se på rapporterna hur mycket dessa har påverkat marginalerna Dagskasseavstämning Kund skickar in avstämningsunderlag där det går att följa hur mycket som är inslaget i kassan samt vilka dagskassor som är bankade tillsammans. Kommenterar vid differenser. Arithma stämmer av dagskassorna Se 4.1 enligt avstämningsunderlag mot insatta medel på bankkontot. Återkopplar till kund vid differenser mellan avstämning och insatta medel. E-mail, post Skickas avstämningsunderlag ej in utav kund så kan Arithma ej stämma av vilket kan leda till kassadifferenser som ej går att utreda utan kommer att bokas som kostnad. Avstämning Posten Kund skickar in avstämningsunderlag där det går att följa hur mycket som är inslaget i kassan samt vad som är betalat via bankkontot. Arithma stämmer av Se 4.1 avstämningsunderlaget mot betalningar på bankkontot. Återkopplar till kund vid differenser mellan avstämning och insatta medel. E-mail, post Skickas avstämningsunderlag ej in utav kund så kan Arithma ej stämma av vilket kan leda till differenser som ej går att utreda utan kommer att bokas som kostnad. 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 Ut och Inbetalningar Kund kontrollerar inslagna in och utbetalningar samt skickar in konterade underlag för allt. Bokar enligt konterat underlag. Saknas Se 4.1 underlag så bokas kostnaden som ej avdragsgill. E-mail, post Skickas avstämningsunderlag ej in utav kund så kan Arithma ej stämma av vilket kan leda till differenser som ej går att utreda utan kommer att bokas som kostnad. Övrig kredit avstämningsrapport Kund skickar in en Arithma stämmer av rapporten och avstämningsrapport för Övrig bokar differenser som kostnader. Kredit som stämmer mot det som är inslaget i kassan. Kommenterar vid differenser. Se 4.1 E-mail, post Skickas avstämningsunderlag ej in utav kund så kan Arithma ej stämma av vilket kan leda till differenser som ej går att utreda utan kommer att bokas som kostnad. Avstämning Privpak /DHL Kund skickar in en avstämningsrapport för Privpak/DHL som stämmer mot det som är inslaget i kassan. Kommenterar vid differenser. Se 4.1 E-mail, post Skickas avstämningsunderlag ej in utav kund så kan Arithma ej stämma av vilket kan leda till differenser som ej går att utreda utan kommer att bokas som kostnad. Inventering drivmedel Skall månadsvis sammanställa och Bokar underlaget. Om underlaget Se 4.1 skicka in inventeringsunderlaget. avviker från bokförda värden kontaktar Arithma kund för vidare utredning. Post, E-mail Vid upprepade förseningar äger Arithma rätt att extradebitera merarbete enligt gällande timtaxa. Svinn drivmedel Skall följa gällande FT avtal och få Arithma fakturerar drivmedelsvinn svinnersättning godkänt av FC enligt inskickade belopp. innan fakturering. Enligt överenskommelse mellan kund och FC. Post, E-mail Vid behov sammanställer Arithma drivmedelssvinnet enligt siffrorna som Arithma har fått in i sitt system. Debiteras enligt gällande timtaxa. Storinventering torra varor Inventerar och skickar in ifylld inventerings-sammanställning tillsammans med underlagen från BOS. Arithma Rekommenderar Post storinventering 1-3 gånger per år. Underlagen tillhanda senast den 10:e i månaden efter. 4.7 4.8 4.9 5 Arithma stämmer av rapporten och bokar differenser som kostnader. Inventering av lagervaror 5.1 5.2 Tar in de inventerade värdet i systemet och får då ut verklig marginal. Arithma återkopplar vid ovanliga marginaler och ändrar marginal vid behov. Kunden måste kontrollera att allt i BOS listorna är inventerat och innehåller rimliga värden. Vill kund att Arithma gör detta så debiteras det enligt gällande timtaxa. 5.3 Månadsinventering torra varor Skickar in utskriven lagervärdeslista varugrupp från BOS. 5.4 Tar in de inventerade värdet i systemet Se 4.1 och får då ut verklig marginal. Arithma återkopplar vid konstiga differenser. Post Kunden måste kontrollera att allt i BOS listorna är inventerat och innehåller rimliga värden. Vill kund att Arithma gör detta så debiteras det enligt gällande timtaxa. 6 Anläggnings-register Inventarieförteckning 6.1 Inköp inventarie 6.2 Kunden går igenom inventarieförteckningen och meddelar om någon inventarie är skrotad. Kund konterar faktura mot konto 11800 samt skriver en kommentar hur många år som inventarien skall skrivas av på. Avskrivningar 6.4 7 E-mail Löpande vid inköp Via fakturahanteringssystem som Arithma tillhandahåller. Kund skickar in underlag på vilken Arithma uppdaterar inventarie som är såld och till inventarieförteckningen och bokför vilket pris den är såld. eventuell vinst/förlust vid försäljning. Löpande vid försäljning 7.1 Godkänner de kundansvariga på Arithma som deklarationsombud för Skatteverkets E-tjänster. Vid uppstart samt löpande Papper och sedan vid förändringar elektroniskt. Kontoavstämningar Upprättar och deklarerar skattedeklaration elektroniskt. Stämmer av Skattekonto och meddelar Löpande kund om det är ett negativt saldo. Kvittens från skatteverket skickas ut av Arithma vid efterfrågan. E-mail Löneadministrativa tjänster Inrapportering enligt gällande Skickar in underlag till tidsplan lönekontoret. För över fil alternativt knappar in manuella underlag Se tidsplan 8.1 Månadsmail/information till lön. 8.2 Post, E-mail Övrig redovisning Skattedeklaration 7.2 8 Årsvis Arithma skriver av Månadsvis anläggningstillgången varje månad tills det att bokföringsvärdet är 0. 6.3 Försäljning inventarie Arithma tillhandahåller en inventarieförteckning till kunden. Skrotar inventarier enligt kunds återkoppling. Arithma lägger upp anläggningstillgången enligt avskrivningstid som kund meddelar. Skickar information till Kontroll efter underlaget. Nödvändiga Se tidsplan lönekontoret om gällande korrigeringar i lön. bevakningar, ex långtidssjuka samt lediga. Lönekontoret levererar mall som ska användas av samtliga Underlagen inskickade efter deadline debiteras med 500 kr dag (arbetsdagar) 1-5 vid senare inlämning debiteras 1000 kr ytterligare. Lönekontoret tar fram mall. Manuella underlag Skickar in manuella underlag till lönekontoret via mail eller post. OBS måste vara underlag levererat från lönekontoret Arithma Tar fram underlag till kunden. Hanterar Se tidsplan de manuella underlagen. Underlagen inskickade efter deadline debiteras med 500 kr dag (arbetsdagar) 1-5 vid senare inlämning debiteras 1000 kr ytterligare. Lönegrupper/ Lönerevision Ansvarar för att infomrera lönekontoret om när anställd ska flyttas upp i ny lönegrupp Lönekontoret ändrar enligt inkommande underlag. För ändring innevarande månad, ska underlag inkomma senast den 4:e samma månad. korrigeringar och retroaktiva beräkningar pga sent inkommande underlag debiteras enligt gällande timtaxa. Utmätningar Underlag skickas till lönekontoret. Gör avdrag på lön, rapport skickas till FT-gruppen, vilka sköter betalning till kronofogden. Ev nödvändig rapportering till KF görs av lön. Underlag måste leveras till lönekontoret utan dröjsmål. Eventuell förfrågningar görs av lönekontoret Lönebidrag Underlag skickas till lönekontoret. Fylls i av lönekontoret och skickas in. Löneväxling Underlag om lönväxling lämnas in till lönekontoret Ska varje månad godkänna löneutbetalningen Ändrar själv/alternativt skickar underlag till lönekontoret Lägger in i lön och bevakar att gällande dragning utförs. Skickar underlag till kund som ska sigernas. När lönekontoret ändrar schema görs detta enligt underlag. Se tidsplan i samband med löneutbetalningen Infomration om ändring måste komma in till lönekontoret 2 veckor innan ändringen ska aktivieras. Hur detta går till sätts upp med kunden. När lönekontoret sköter schemaändringen utgår timdebitering enligt gällande timtaxa. Statistik Beställning skickas till lönekontoret Utförs enligt underlag beställning måste läggas 2 veckor innan deadline. Debiteras enligt gällande timtaxa. Arbetsgivarintyg Beställning skickas till lönekontoret. Fyller i sid 1 , skriver under och skickar till den anställde. Vid nytt avtal, skicka in till lönekontoret Lämnar in beställning med underlag till Arithma-lönekontoret Tar fram sid 2 och ev 3 på intyget. Mailar tillbaka till kunden. Intyget skrivs ut retuneras Mail inom 48 timmar. Ev frågor kring intyget besvarars i första hand av kunden. 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 Godkännande av löner Flex - ändring av schema Tilläggstjänst: Debiteras enligt gällande timtaxa. Uträkningar görs ej av lönekontoret. 8.9 8.10 8.11 8.12 Kollektivavtal Anställningsavtal 8.13 8.14 Rapporter ej standard beställning görs till lönekontoret Uppdaterar i systemen enligt avtal. Mail/post Tar fram anställningsavtal och skickar Leverans inom 3 dagar till kunden via mail. Tar fram underlag efter beställning. och levererar till kunden vid beställning. Skapar rapporter och skickar Enligt ök Mail Mail Viktigt att detta kommer in snarast möjligt. Tilläggstjänst. Debiteras enligt gällande timtaxa. Tilläggstjänst. Debiteras enligt gällande timtaxa 9 Bokslut, årsredovisning och deklaration Information vid bokslut och deklaration Arithma informerar vilka moment som Årsvis skall göras och när de skall göras. Arithma informerar även löpande hur resultatet är vid efter olika delmoment. Exempel på moment: bokslutsdispositioner, nötter i årsredovisningen, K10, KU31. Kund står för kostnaden för revisorn. Kostnaden för att Arithma upprättar årsbokslut ingår i avtalet. 9.1 Årsredovisning Kund anlitar en Revisor och meddelar Revisorns kontaktuppgifter till Arithma. Arithma upprättar en Årsredovisning enligt gällande regler som skickas till Revisor för granskning. Årsvis Bokslutsdispositioner Kund återkopplar till Arithma om han/hon är nöjd med förslaget eller om en ändring skall ske. Arithma räknar fram ett förslag på bokslutsdispositioner och meddelar dessa till kund. Gör eventuella ändringar efter diskussion med kund. Årsvis Utdelning Kund meddelar Arithma hur mycket som skall tas i utdelning till varje delägare. Påskrift årsredovisning Kund läser igenom Årsredovisningen och godkänner genom att skriva på och skicka vidare till Arithma alternativt direkt till Revisor. Arithma meddelar kund hur mycket Årsvis som finns att ta ut i utdelning. Arithma skriver in utdelningen i årsredovisningen. Arithma skickar ut en kopia på hela Årsvis Årsredovisning till kund efter godkännande utav Revisor. Deklaration Ink2 Kund skickar in påskriven INK2 till Arithma deklarerar enligt den Arithma årsredovisning som är inskickad till Bolagsverket. Kopia på deklarationen skickas ut till kund. Årsvis K10 Kund bifogar erhållet underlag med sin privata deklaration. Arithma skapar en K10 blankett och skickar ut till kunden. Årsvis K10 är en bilaga som visar om någon utdelning har tagits under året samt hur mycket som ägaren har kvar i sparat utdelningsutrymme. KU31 Kund får en kopia på inskickat KU31 Arithma rapporterar in KU31 till Skatteverket. Årsvis KU31 är en kontrolluppgift för utdelning. Uppgiften lämnas i början på det nya året. 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 Kontrollbalansräkning Kunden meddelar sin Revisor att en kontrollbalansräkning skall upprättas. Kunden gör en storinventering för den månad som kontrollbalansräkningen skall upprättas. Arithma informerar kunden om att en Vid behov kontrollbalansräkning måste upprättas samt upprättar en kontrollabalansräkning som lämnas till Revisorn. Tidplan Kund skickar in alla underlag enligt gällande Frekvens/Deadline. Kund efterfrågar Engagemangsspecifikation från sin bank. Om alla underlag inkommer enligt tidplan så skall Arithma kunna skicka årsbokslutet 8 veckor efter bokslutsdatum till Revisorn för granskning. Om kund ej gör en inventering så måste Arithma använda sig utav de lagervärden som finns i ekonomisystemet vilket ger en osäkerhet i lagervärdet vid en revision. 9.9 9.10 10 Årsvis Återrapportering till kund Månadsrapportering Kunden går in på anvisad webbadress och analyserar de rapporter som Arithma tillhandahåller. Arithma tillhandahåller ett mail som Månadsvis meddelar att perioden är klar. Arithma kommenterar också stora händelser under månaden som kan hjälpa kund vid analys utav resultatet. Webb-rapporter, mail Balansräkning samt Resultaträkning skickas till kund efter önskemål. Rapporter Kunden kommer med förslag på förbättringar på befintliga rapporter alternativt helt nya rapporter. Arithma ändrar befintliga rapporter samt skapar nya rapporter om det är möjligt enligt tillgängligt rapporteringsverktyg. Löpande Mail, rapport-verktyg Pärmar/Kartonger Kund tar emot allt bokföringsmaterial och arkiverar enligt lagar och regler. Vid behov Post Ny kund hos Arithma Kund tillhandahåller en bokslutspärm med avstämda underlag. Arithma behåller materialet så länge som det är nödvändigt för att kunna följa bokföringen. Arithma skickar sedan all boföring till kund för arkivering. Arithma lägger upp kunden i nödvändiga system. Arithma lägger in IB-värden från föregående bokslut enligt de underlag som kunden tillhandahåller. 10.1 10.2 11 Övrigt 11.1 11.2 För att få till en så smidig övergång som möjligt så tar Arithma bara över nya kunder vid bokslutsdatum. Uppkommer det merarbete t.ex. om avstämningsunderlagen saknas så debiteras det enligt gällande timtaxa. 12 Avslut av avtal Uppsägning 12.1 Material hos Scanningsleverantör 12.2 Material hos Arithma. 12.3 13 13.1 13.2 Kund kan säga upp avtal enligt specifikationer i befintligt avtal. Om Arithma ej erhåller betalning för sina faktura så har de rätt att säga upp avtalet. Kund meddelar om de vill ha Arithma kontaktar scanningsleverantör tillgång till allt inscannat material. och ber dem skicka ut allt material till kunden. Post Post Vid uppsägning utav avtal så skickar Arithma allt bokföringsmaterial som finns tillgängligt till kund. Post Fakturering Fakturering enligt avtal Arithma fakturerar ut enligt avtal Extradebitering Fakturerar när det går tillsammans med avtalsfaktureringen. Vid mycket extradebitering så faktureras det ut vid behov. Enligt avtal Faktura Faktura Om Kund och Arithma är överens så kan avtalet sägas upp med omedelbar verkan. Kostnaden som uppkommer från scanningsleverantören står kunden för. Kostnaden som uppkommer vid frakt står kunden för.