ניצה רוגוזינסקי - IIA ישראל - איגוד מבקרים פנימיים בישראל

Comments

Transcription

ניצה רוגוזינסקי - IIA ישראל - איגוד מבקרים פנימיים בישראל
‫כתיבה אפקטיבית‬
‫של דוחות ביקורת‬
‫איגוד המבקרים הפנימיים‬
‫מרץ ‪2015‬‬
‫ערכה‪ :‬רו"ח ניצה רוגוזינסקי‬
‫???????????????‬
‫• כמה לדעתכם יש להשקיע בכתיבת דוח ביקורת?‬
‫• האם הגודל קובע?‬
‫• מהי החשיבות של דוח ביקורת?‬
‫•‬
‫• מהי מטרת דוח ביקורת?‬
‫• מהו דוח ביקורת איכותי וטוב? מה הקריטריונים לדוח ביקורת טוב?‬
‫‪1‬‬
‫מה בהרצאה ‪...‬‬
‫• מבוא‬
‫• חוקים והנחיות רלוונטיים‬
‫• עקרונות‬
‫• סוגי דוחות‬
‫• מבנה דוח ביקורת – הצגת פורמט דוח לדוגמא‬
‫• מועד הפצה‬
‫‪2‬‬
‫מבוא‬
‫מבוא‪-‬הגורמים המשפיעים על איכות הדוח‬
‫‪4‬‬
‫מבוא‪ -‬למה זה חשוב לנו?‬
‫• דוח הביקורת הוא הראיה הפיזית באמצעותה נשמר התיעוד‬
‫וה"זיכרון הארגוני" של הפער בין הרצוי למצוי‪.‬‬
‫• המניע לביצוע פעולה מתקנת בארגון הינו באמצעות הצגה‬
‫נכונה של הפער בין הרצוי למצוי‪.‬‬
‫‪5‬‬
‫מבוא‪ -‬למה זה חשוב לנו? (המשך‪)..‬‬
‫• ניסוח הממצאים והצגתם (כתיבת הדוח) הינו החלק המרכזי‬
‫בהנעת החברה לבצע שינויים (בעקבות הביקורת)‪.‬‬
‫• הדוח הוא התוצר של עבודתנו‪ ,‬ואם לא ננסח אותו נכון‪ ,‬זה לא‬
‫ישנה עד כמה העבודה שלנו הייתה טובה‪.‬‬
‫‪6‬‬
‫חוקים תקנות‬
‫והנחיות מקצועיות‬
‫חוקים‪ ,‬תקנות והנחיות מקצועיות‬
‫חוק הביקורת הפנימית‬
‫סעיף ‪ - 6‬דיווח‬
‫(א) מבקר פנימי יגיש לממונה‪...‬דין וחשבון על ממצאיו‪.‬‬
‫(ג) כל דין וחשבון שיגיש מבקר פנימי יהיה בכתב; הוא יכלול בו‬
‫את מסקנותיו‪ ,‬והוא רשאי לכלול בו את המלצותיו‪.‬‬
‫חוק החברות‬
‫סעיף ‪ - 152‬הגשת דין וחשבון‬
‫המבקר הפנימי יגיש דין וחשבון על ממצאיו ליושב ראש‬
‫הדירקטוריון‪ ,‬למנהל הכללי וליושב ראש ועדת הביקורת;‬
‫דין וחשבון בנוגע לעניינים שבדק לפי סעיף ‪ 150‬יימסר למי שהטיל‬
‫על המבקר הפנימי את עריכת הביקורת‪.‬‬
‫חוקים‪ ,‬תקנות והנחיות מקצועיות – (המשך‪)...‬‬
‫הנחיה מקצועית מס' ‪ - 1‬דוחות של הביקורת הפנימית‬
‫[‪ ]2400‬דיווח על התוצאות‬
‫מבקרים פנימיים חייבים לדווח על תוצאות מטלת ביקורת‪.‬‬
‫[‪ ]2410‬קריטריונים לדיווח‬
‫הדיווח חייב לכלול את מטרות מטלת ביקורת‪ ,‬היקף‪ ,‬מסקנות‬
‫מתאימות‪ ,‬המלצות ותוכניות ליישומן‪.‬‬
‫חוקים‪ ,‬תקנות והנחיות מקצועיות –(המשך‪)...‬‬
‫הנחיה מקצועית מס' ‪ - 1‬דוחות של הביקורת הפנימית‬
‫‪ – 2410.A1‬הדוח הסופי של תוצאות מטלת ביקורת‪ ,‬חייב לכלול‪ ,‬על‪-‬פי‬
‫העניין‪ ,‬חוות דעת כללית של מבקרים פנימיים ו‪/‬או‬
‫מסקנותיהם‪.‬‬
‫‪–2410.A2‬רצוי שבדוח הסופי‪ ,‬יביעו מבקרים פנימיים הערכה לביצועים‬
‫משביעי רצון‪.‬‬
‫[‪ ]2420‬איכות הדיווחים‬
‫הדיווחים חייבים להיות מדויקים‪ ,‬אובייקטיביים‪ ,‬ברורים‪ ,‬תמציתיים‪,‬‬
‫מועילים‪ ,‬שלמים ובמועד‪.‬‬
‫עקרונות לכתיבת דוחות‬
‫עקרונות לכתיבת דוחות‬
‫• שימוש יעיל בכותרות‬
‫• עזרים ויזואליים ‪ -‬תמונות‪ ,‬תרשימים וטבלאות‬
‫• ממצה וממוקד ‪ -‬להימנע מחזרות מיותרות‬
‫• עובדות מוצקות וראיות‬
‫• בהיר‪ ,‬שפה פשוטה‪.‬‬
‫• שימוש במינוחים טכניים ‪ -‬מילון מונחים או נספח‬
‫‪12‬‬
‫עקרונות לכתיבת דוחות (המשך‪)...‬‬
‫• אובייקטיבי‪ ,‬לא מגמתי ולא מוטה‬
‫• מדויק‪ ,‬מושלם ורלוונטי‬
‫• להימנע משפה שלילית‬
‫• מידע נחוץ‬
‫• לא להעמיס משפטים‬
‫‪13‬‬
‫עקרונות לכתיבת דוחות (המשך‪)...‬‬
‫• לא ליצור כתב אישום‬
‫• חלוקת מידע‬
‫• העדר שימוש בשמות עובדים‬
‫• לוגי ומובנה‬
‫• שמירת ורסיות‬
‫‪14‬‬
‫סוגי דיווח‬
‫סוגי דיווח‬
‫א‪ -‬בע"פ (חייב להיות תיעוד כתוב לדיווח) – מומלץ להמעיט‬
‫ב‪ -‬בכתב‬
‫‪ ‬דוח ביקורת‬
‫‪ ‬מיידי (דוח המוצג תוך כדי הביקורת ולפני השלמתו)‬
‫‪ ‬תמצית דוח (יכולה להיות מופצת בנפרד מהדוח)‬
‫‪ ‬דוח מלא‬
‫‪ ‬דוח בדיקה‬
‫‪ ‬דוח מעקב‬
‫‪ ‬מצגת‬
‫‪ ‬מכתב‬
‫‪16‬‬
‫מבנה הדוח‬
‫מבנה דוח ביקורת‬
‫דף שער‬
‫תוכן עניינים‬
‫רקע כללי‬
‫תמצית מנהלים‬
‫גוף הדוח‬
‫רקע‬
‫ממצא‬
‫משמעות‬
‫המלצה‬
‫תגובות‬
‫נספחים‬
‫‪18‬‬
‫גוף הדוח‬
‫• שם הדוח‬
‫• רקע‬
‫• ממצא (יש לחלק לפרקים ותתי פרקים‪ ,‬השלכה‪/‬משמעות)‬
‫• דירוג הממצאים או הסיכונים (גבוה‪ ,‬בינוני ונמוך)‬
‫• המלצה‬
‫• תגובת מבוקרים‬
‫‪19‬‬
‫רקע כללי בדוח‬
‫• חשיבות הנושא הנבדק ומדוע נבדק‬
‫• תיאור מילולי של התהליך הקיים (ניתן להציג בתרשימים)‬
‫• גורמים מעורבים‬
‫• מערכות מידע‬
‫• נתונים כספיים‬
‫• חוק‪/‬תקנה‪/‬נוהל‪/‬הנחייה רלוונטיים‬
‫• קשרי גומלין וממשקים עם הסביבה‬
‫‪20‬‬
‫עיקרי ממצאים‬
‫• התקציר מכיל רק את עיקרי הממצאים‪.‬‬
‫• עיקרי הדוח‪ -‬סדר הצגה‪ ,‬הפנייה‪.‬‬
‫• מספור כמו בגוף הדוח‬
‫• עדיף לא לכלול‪ :‬תרשימים‪ ,‬גרפים‪ ,‬טבלאות ואמצעים ויזואליים‬
‫• חשוב לזכור יהיו קוראים שיסתפקו אך ורק בקריאת התמצית‪ .‬על‬
‫התמצית לייצג נאמנה את הכתוב בדוח‪.‬‬
‫‪21‬‬
‫עיקרי ממצאים – מועד הפצה‬
‫תמצית מועברת למבוקר רק לאחר אימות ממצאים וקבלת תגובות‬
‫לדוח‪:‬‬
‫‪ .1‬מאלץ את המבוקר לקרוא את כל הדוח‪.‬‬
‫‪ .2‬חוסך עבודה כפולה ‪ -‬ייתכנו שינויים בעקבות קבלת תגובות‬
‫ואימות ממצאים‪.‬‬
‫‪22‬‬
‫ממצאים‬
‫• לפרט איך הגענו לממצא‬
‫• כמה מתוך כמה?‬
‫• ממצא אינו מבוסס על שיחות בלבד‬
‫• ממצא צריך להיות מבוסס על בדיקות עצמאיות‪ ,‬מבססות‪ ,‬בלתי‬
‫תלויות‪ ,‬מדגם מייצג ו‪/‬או ניתוח דוחות‬
‫• ממצאים מאומתים‪.‬‬
‫• חובה השלכה‪ ,‬ואם ניתן לכמת כספית‬
‫‪23‬‬
‫ממצאים ‪( -‬המשך‪)...‬‬
‫• עובדות‬
‫• תיאור אופן ביצוע הבדיקה ‪/‬ציון מקור (שיחות‪ ,‬מדגם‪ ,‬עיון בחומר)‬
‫• תוצאות הבדיקה‬
‫• דיוק‬
‫• חיובי‪/‬שלילי ‪ -‬הצגת כל הממצאים!‬
‫• פירוט כל הראיות התומכות בממצא‬
‫‪24‬‬
‫ממצאים‪( -‬המשך‪)...‬‬
‫• אין להסתפק בממצא תוצאתי‬
‫• מי? כמה? מתי? איך? למה? מדוע?‬
‫‪25‬‬
‫ממצאים‪(-‬המשך‪)...‬‬
‫מטרת הבדיקה‬
‫• מהו ממצא ?‬
‫בחינת מצב קיים‬
‫כן‬
‫לא ממצא‬
‫האם בהתאם לקריטריון הערכה?‬
‫לא‬
‫ממצא‬
‫‪26‬‬
‫דירוג הממצאים‬
‫• תעדוף‬
‫• מהותיות‬
‫• "שפה אחידה"‬
‫‪27‬‬
‫המלצת הביקורת‪( -‬המשך‪)...‬‬
‫• לכל ממצא המלצה‬
‫• אופרטיביות וישימות‬
‫• מפורטת ( החברה צריכה להגביר את הבקרות‪-‬לא!)‬
‫• מדויקת‬
‫• המלצות לא מקובלות‬
‫• מומלץ לבצע‪/...‬מומלץ לשקול‪/...‬יש לבצע‬
‫‪28‬‬
‫המלצת הביקורת‪(-‬המשך‪)...‬‬
‫• המערכת תבצע בקרה‬
‫• לפתח מודול‬
‫• ליישם נוהל‪/‬הוראת דין‬
‫• לתחקר את הליקויים‪/‬אירוע‬
‫• להגביר את הפיקוח‪/‬בקרה‬
‫• למנות גורם‬
‫• להפיק דוח חריגים‬
‫‪29‬‬
‫המלצת הביקורת‪(-‬המשך‪)..‬‬
‫הידע הנדרש לצורך כתיבת ההמלצה‪:‬‬
‫• הכרת הנושא‬
‫• הכרת נהלי החברה‬
‫• הכרת חוקים‬
‫• הכרת השוק‬
‫• הכרה במגבלות הקיימות‬
‫‪30‬‬
‫תגובות לדוח ביקורת‬
‫• בתגובות בא לידי ביטוי היחס לביקורת ו"השיניים"‬
‫• יש לוודא כי התגובות ענייניות‪ ,‬בהירות ומתייחסות לממצא‬
‫ולהמלצה‪.‬‬
‫• לוודא כי תגובות אינן סותרות את הממצאים‪ .‬ככל שכן‪ ,‬יש‬
‫לבצע השלמות ובדיקה חוזרת‪ .‬יש לפנות למבוקרים לקבל‬
‫אסמכתאות תומכות בתגובות שלהם‪.‬‬
‫‪31‬‬
‫תגובות לדוח ביקורת‪(-‬המשך‪)...‬‬
‫• לבדוק נכונות התגובות‪.‬‬
‫• כל תגובה חייבת להתייחס ללו"ז ולגורם אחראי‪.‬‬
‫• תגובות לדוחות מעקב‪.‬‬
‫‪32‬‬
‫תגובות לדוח ביקורת‪( -‬המשך‪)...‬‬
‫• המנהל הבכיר ביותר נדרש להגיב לדוח (סמנכ"ל)‬
‫• תגובות בכתב‬
‫• ניתן לחלק את תגובות המבוקר ל‪:2-‬‬
‫‪‬התייחסות לממצאים ולעובדות‬
‫‪‬התייחסות להמלצות‬
‫• תאריך יעד לקבלת תגובות‬
‫• מתן זמן מענה לתגובות‬
‫‪33‬‬
‫הפצת דוח הביקורת‬
‫הפצת דוח הביקורת‬
‫רגע לפני הפצת הדוח ‪ -‬איזה שלב הינו קריטי לביצוע?‬
‫‪35‬‬
‫הפצת דוח הביקורת‪(-‬המשך‪)...‬‬
‫• שיחות סגירה‬
‫• אימות ממצאים‬
‫• השלמת מידע וקבלת הבהרות‬
‫• קבלת תובנות נוספות‬
‫• ממצאים נוספים‬
‫• הגנות‪ ,‬שקיפות ושוויוניות‬
‫‪36‬‬
‫הפצת דוח הביקורת‪(-‬המשך‪)...‬‬
‫• מועד הפקת הדוח – עמידה בלוחות זמנים !‬
‫– לצורך כך‪ ,‬כבר בעת הפצת הטיוטה למבוקרים‪ ,‬יש לתאם ישיבה‬
‫עתידית ולא להמתין לקבלת התגובות‪.‬‬
‫– מס' ימים לפני תום המועד לקבלת תגובות מוצע לשלוח תזכורת‬
‫לקבלת תגובות‪.‬‬
‫– כל בקשה לדחייה בלו"ז שנקבע מותנית באישור המבקר‪/‬ת הפנימי‪/‬ת‪.‬‬
‫– בכל קושי‪/‬עיכוב בקבלת תגובות‪ ,‬יש ליידע את המבקר‪/‬ת הפנימי‪/‬ת‪.‬‬
‫• הפצת הדוח‪:‬‬
‫– הפצת הדוח תהיה לגורמים המבוקרים – סמנכ"לים‬
‫– הדוח יופץ בפורמט שאינו מאפשר שינוי (‪)PDF‬‬
‫‪37‬‬
‫הפצת דוח הביקורת‬
‫• למי מופץ הדוח‪:‬‬
‫–‬
‫–‬
‫–‬
‫–‬
‫–‬
‫–‬
‫–‬
‫–‬
‫–‬
‫הגוף המבוקר‬
‫מנכ"ל‬
‫יו"ר דירקטוריון‬
‫יו"ר ועדת ביקורת‬
‫מנהל‪/‬ת סיכונים‬
‫יועצ‪/‬ת משפטי‬
‫רו"ח מבקרים‬
‫יחידת ה‪SOX-‬‬
‫רשות החברות‬
‫להבחין בין דוח ביקורת לדוח בדיקה ו‪/‬או דוח רגיש‬
‫‪38‬‬
‫הגהה טכנית‬
‫• הגהה של מספרים‪ ,‬גרפים דיאגראמות (הגהה מעגלית)‬
‫• ניסוחים‬
‫• חישובים‬
‫• רצף סעיפים‬
‫• עימוד‬
‫• עיצוב‬
‫• תוכן עניינים‬
‫‪39‬‬
‫הגורמים המשפיעים על איכות דוח ביקורת‬
‫‪40‬‬