Vejledning til XMO SMS Løsning

XMO - SMS
Vejledning til XMO SMS Løsning
XMO SMS funktionalitet
Indhold
Når SMS løsningen aktiveres af XMO..................................................................................... - 2 Hvordan opsættes så standard-typerne ”SMS” samt ”INGEN”? Og hvordan opsættes
tidspunkt for afsendelse af SMS i forbindelse med oprettelse af tid i aftalebogen. ............. - 2 Forudsætninger for at sende SMS. ........................................................................................ - 3 Oprettelse af en tid. ............................................................................................................... - 4 Afsendelse af flere SMS’er på en gang................................................................................... - 5 Flytning af en aftale................................................................................................................ - 7 -
Der findes grundlæggende 4 funktioner:
1. Oprettelse af tid i aftalebogen for indeværende dag.
a. SMS sendes med det samme
b. Standardtekst: Du har en tid hos XMO Lægerne d. 30. maj kl. 15:00
2. Oprettelse af tid i aftalebogen de efterfølgende dage
a. SMS sendes kl. 20 dagen før aftalen, med mindre man i klinikken selv sætter op,
hvor mange timer i forvejen, patienten skal notificeres (se næste afsnit).
b. Standardtekst: Du har en tid hos XMO Lægerne d. 30. maj kl. 15:00
3. Send SMS når aftale flyttes i aftalebogen
a. SMS sendes når aftalen indsættes igen
b. Standardtekst: Din tid hos XMO Lægerne d. 30. maj kl. 13:00 er blevet flyttet til d.
30. maj kl. 14:55
4. Send SMS ved aflysning af aftale
a. SMS sendes når aftalen slettes i aftalebogen
b. Standardtekst: Din tid hos XMO Lægerne d. 30. maj kl. 14:55 er blevet aflyst
Standardteksten henter klinikkens navn fra klinikoplysningerne i XMO, det vil sige den klinik, som
behandleren er tilknyttet. I ovenstående eksempel vil det betyde, at klinikken hedder ”XMO
Lægerne”.
Side - 1 - af 7
Når SMS løsningen aktiveres af XMO
Samme dag XMO aktiverer SMS løsningen i systemet, er det op til klinikken at få tilpasset
løsningen, så den passer til klinikkens behov. Denne vejledning gennemgår de generelle
opsætninger ved XMO SMS.
Når SMS er aktiveret i systemet vil klinikken ikke bemærke en synlig ændring – ved første øjekast.
Som standard er SMS-løsningen nemlig sat op til INGEN notifikationer (SMS’er) at sende afsted til
patienter.
For at ændre i dette opsæt skelnes der mellem de to opsætningsmuligheder ”SMS” samt
”INGEN”. Disse opsætninger defineres som klinikkens STANDARD TYPE.
•
•
Hvis SMS er valgt i feltet Type, sætter systemet automatisk en markering på alle aftaler at
patienten skal have en notifikation.
Hvis Ingen er valgt i feltet Type, skal man manuelt sætte en markering på alle aftaler at
patienten skal have en notifikation. (Det er denne type som SMS løsningen er sat op med
når den først aktiveres i XMO)
Hvordan opsættes så standard-typerne ”SMS” samt ”INGEN”? Og hvordan opsættes
tidspunkt for afsendelse af SMS i forbindelse med oprettelse af tid i aftalebogen.
1. Gå i Vedligehold -> Andre kartoteker -> Klinikker
2. Markér den klinik ændringerne ønskes foretaget for og tryk ’Ret’. Nu åbnes nedenstående
vindue.
3. I bunden af vinduet kan man sætte ’timer før’ til det ønskede antal. Sættes det til fx 2,
sendes der en SMS 2 timer før aftaletidspunktet. Som standard står den til 0 timer, hvilket
betyder, at afsendelsen sker kl. 20:00 aftenen i forvejen.
Side - 2 - af 7
NB. Dette gælder ikke ved oprettelse af tid på indeværende dag – her sendes SMS’en med det
samme.
•
•
Vælges der SMS i feltet Type, sætter systemet automatisk en markering på alle aftaler at
patienten skal have en notifikation.
Vælges der Ingen i feltet Type, skal man manuelt sætte en markering på alle aftaler at
patienten skal have en notifikation.
o Dog med den undtagelse, at hvis man på patienten har sat en markering der
hedder SMS, så vil denne patient ALTID få en notifikationsmarkering på alle
aftaler.
o Man kan også på patienten vælge Ingen, hvilket gør at denne patient ikke vil have
en notifikation uanset hvad der er valgt i klinikoplysninger.
Forudsætninger for at sende SMS.
Der skal være et mobilnummer på patienten i feltet ’Tlf. mobil’ på patientens stamdata.
Side - 3 - af 7
Dernæst vælges fanen Aftalebog på patienten.
Her kan man nederst i billedet opsætte notifikation.
Standard (klinik): dette betyder at man følger den opsætning der er lavet på klinikken.
Ingen: dette betyder at uanset hvad der er sat op på klinik, så vil patienten ikke have en SMS.
SMS: dette betyder at hvis denne vælges vil patienten modtage en SMS selv om dette ikke er sat
op på klinik opsætningen.
Oprettelse af en tid.
Når der oprettes en tid skal der i detaljesektionen være et flueben i ”send Notifikation til patient”
– se nedenstående. Dette flueben er sat på som standard.
Side - 4 - af 7
OBS! Feltet ”Send Notifikation til patient” kan ikke markeres hvis der på patienten er valgt Ingen i
notifikation. Se tidligere afsnit.
Afsendelse af flere SMS’er på en gang.
Ønsker man at aflyse en hel dags aftaler for en bestemt behandler, kan det gøres nemt og hurtigt.
1. Højreklik et tilfældigt sted i den pågældende behandlers kolonne i tidsbestillingen og vælg
’Aflys alle aftaler for valgte ressource’.
Side - 5 - af 7
2. SMS’erne sendes til patienterne. Svar Ja eller Nej til spørgsmålet om, hvorvidt aftalerne
også skal slettes fra aftalebogen.
Side - 6 - af 7
Flytning af en aftale.
Hvis man flytter en aftale i tidsbestillingen på en patient, hvor der er SMS notifikation, vil
systemet spørge om det skal sende en notifikation til patienten om flytningen.
Hvis man flytter flere aftaler som er kædet sammen (samme aftale på flere ressourcer) kommer
der kun én SMS til patienten.
Side - 7 - af 7