Beretning og Referat - søndergård nord måløv

REFERAT
Grundejerforeningen Søndergård Nord – ordinær generalforsamling
Mødedato:
25. april 2013, kl. 15.00
Mødested:
DEAS A/S, Dirch Passers Allé 76, 2000 Frederiksberg
Fremmødte:
Der var repræsenteret 6 af foreningens 11 medlemmer, repræsenterende
226 af foreningens i alt stemmeberettigede 321 fordelingstal.
Repræsenteret:
Bestyrelsen fra repræsenteret ved formand Jens Jørgen Kristensen samt bestyrelsesmedlemmerne Saso Nedelkovski samt Jens Løth.
DEAS var repræsenteret ved ejendomsadministrator, Peter Westerdahl.
Referent:
Peter Westerdahl, DEAS A/S
Der forelå følgende
Dagsorden:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Valg af dirigent
Formandens beretning
Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse
Forelæggelse og godkendelse af budget for det kommende regnskabsår
Fastsættelse af kontingent og eventuelle bidrag
Forslag fra bestyrelsen
6.1 Bestyrelsen foreslår følgende ændringer til grundejerforeningens vedtægter:
§ 5. Foreningens daglige ledelse varetages af en bestyrelse på 5-7 medlemmer ændres til 3-5
medlemmer.
§ 10. Kontingent betales forud for et halvår ad gangen, med forfaldsdato henholdsvis 15. maj og
15. november ændres til 1. januar og 1. juli.
7. Valg af bestyrelsesmedlemmer, suppleanter, revisor og revisorsuppleanter.
8. Eventuelt.
1.
Valg af dirigent
Formanden bød velkommen og foreslog Peter Westerdahl valgt som dirigent. Da der ikke var
andre forslag blev Peter Westerdahl valgt.
Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen var indkaldt i henhold til vedtægternes bestemmelser, og dermed lovlig og beslutningsdygtig, idet vedtagelse af de fremsatte forslag under pkt. 6 kræver kvalificeret flertal.
Med generalforsamlingens samtykke besluttede dirigenten at behandle dagsordenens punkt 4
og 5 under ét.
2.
Formandens beretning
Formanden aflagde beretning:
Som medlem af Tvillingegårds bestyrelse spurgte jeg ind til status for grundejerforeningen, idet
vi jo betalte kontingent til foreningen.
Jeg fandt en nedlagt forening idet der ikke var nogen bestyrelse, den tidligere bestyrelse var
DEAS A/S
Dirch Passers Allé 76
2000 Frederiksberg
www.deas.dk
Tel +45 70 30 20 20
[email protected]
cvr. 20 28 34 16
Regionskontorer:
Aalborg
Aarhus
Kolding
ejd.9-020
udtrådt af foreningen.
Jeg blev enig med administratoren fra DEAS (Peter Westerdahl) om indkaldelse af en ekstraordinær generalforsamling. Denne blev afholdt den 22. august 2012, og der mødte 21 medlemmer op.
Til bestyrelsen blev valgt: fra Søparken: Saso Nedelkovski, fra KAB: Jens Løth og fra Tvillingegård 1: Jens Jørgen Kristensen, som blev valgt som formand.
Der blev enighed om at få fuldført foreningens opgaver i henhold til lokalplan 102.02.
Det har således været detektivens år, med at få indhentet oplysningerne for status på foreningen. Men jeg synes selv vi 3 i bestyrelsen har fået grundejerforeningen til at opfylde diverse
krav i lokalplanen og vedtægterne. Her skal det nævnes at vi ikke kunne opfylde vedtægternes
bestemmelser om at få valgt 5 medlemmer til bestyrelsen.
Formanden for Søfryd 2, Bent Kiemer havde ikke modtaget indkaldelse, idet denne ikke var videresendt at ejerforeningens administrator, og Bent Kiemer påtalte lovligheden af en ikke fyldestgørende bestyrelse. Vi kontaktede administrator og advokat Iben Winsløv, for at sikre lovligheden af dette. Resultat blev at der lovmæssigt ikke er nogen hindring i dette, blot skulle den
reducerede bestyrelse ikke træffe store økonomiske dispositioner.
Der er ikke stillet krav om indkaldelse til en fornyet ekstraordinær generalforsamling.
Fra tidligere bestyrelsesmedlemmer Lars Gjørret og Vibeke Rischel er modtaget diverse materiale om grundejerforeningen.
Advokat Iben Winsløv blev indkaldt til et møde hvor vi gennemgik udkast til vedtægter for affaldspladsen. Efter tilrettelser og møder med grundejerforeningen Søndergård Syd (Ole Kveiborg) blev vedtægterne godkendt og underskrevet.
Vi har gennemgået udgifter/regnskaber for affaldspladsen og har nu indgået en aftale om betaling af de udgifter der påhviler grundejerforeningen Søndergård Syd for dens medlemmers brug
af affaldspladsen fra 2010 – 2012.
Bestyrelsen for affaldspladsen blev valgt på et møde med Iben Winsløw, og formand blev formanden for Søndergård Nord, og Ole Kveiborg blev valgt som menigt bestyrelsesmedlem.
Der har været en del kontakt med Ballerup Kommune, Vestforbrænding og vognmanden der
har en medarbejder ansat til drift af pladsen. Vi arbejder på at få udleveret kontrakten med
vognmanden, dette er ikke lykkedes endnu, trods henvendelser til både Vestforbrænding og
Ballerup Kommune. Der arbejdes fortsat på det.
For grundejerforeningen Søndergård Nord er der rettet flere henvendelser vedr. lokalplanen der
indeholder ansvarsområdet for Søndergårds Sø.
Grundejerforeningen har fået oprettet en web-site www.gfsøndergårdnord.dk
Dirigenten efterlyste kommentarer til den aflagte beregning.
Da der ikke var flere der ønskede ordet, konstaterede dirigenten at beretningen var taget til efterretning.
3.
Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse
Administrator gennemgik regnskabet, og fremhævede en række positioner, herunder revisor
påtegning, afvigelser i forhold til årets budget, årets resultat samt egenkapitalens størrelse.
Herefter efterlyste dirigenten bemærkninger til regnskabet.
2/4
ejd. 9-020
Det blev præciseret, at når Grf. Søndergård Syd har indbetalt deres andel af udgifterne til affaldspladsen skal disse midler alene tilgå de oprindelige foreninger i samme forhold som de er
indbetalt.
Det blev besluttet at beløbet der udgør kr. 314.684 optages som skyldig omkostning, hvorefter
næste generalforsamling kan beslutte udlodning af beløbet.
Da ikke flere ønskede ordet satte dirigenten regnskabet til afstemning. Regnskabet blev enstemmigt godkendt.
4.
5.
Forelæggelse og godkendelse af budget for det kommende regnskabsår samt
Fastsættelse af kontingent og eventuelle bidrag.
Administrator gennemgik bestyrelsens budgetforslag.
Som følge af at en stor del af udgifter nu lægges over i Grundejerforeningen Søndergård Affaldsplads, hvortil også Grundejerforeningen Søndergård Syd bidrager, er det muligt at reducere kontingentet, idet udgifterne fremadrettet primært vil bestå af kontingent til affaldspladsen
samt et reduceret administrationshonorar samt udgifter til bestyrelsesansvarsforsikring og revision af regnskabet.
Herefter efterlyste dirigenten bemærkninger til budgetforslaget.
Da ikke flere ønskede ordet konstaterede dirigenten at budgettet og kontingentforslaget var
vedtaget.
Indtægter
Grundejerforeningskontingent
Indtægter i alt
234.000
234.000
Udgifter
Bidrag til grundejerforening m.m.
Forsikringer og abonnementer
Administrationshonorar, DEAS A/S
Øvrige adm.omkostninger
Udgifter i alt
Driftsresultat
210.000
3.000
13.000
8.000
234.000
0
Der vil efterfølgende ske en regulering i forhold til det allerede i 2013 opkrævede beløb.
6.
3/4
Forslag fra bestyrelsen
Formanden oplyste at ændring af § 5 følger af, at det er svært at få valgt medlemmer til bestyrelsen, og at en bestyrelse på 3-5 medlemmer synes passende i forhold til foreningens størrelse
og mængden af opgaverne.
ejd. 9-020
Administrator oplyste at ændring af §10 følger af, at det skaber likviditetsproblemer når indbetalingerne først finder sted i maj og november, idet mange udgifter ligger først på året, bl.a.
kontingent til Grundejerforeningen Søndergård Affaldsplads der forfalder i februar og august.
Herefter satte dirigenten begge forslag til afstemning.
For stemte 226 stemmer
Imod stemte 0 stemmer.
Der var ingen blanke eller ugyldige stemmer.
Da mere end 2/3 af foreningens medlemmer efter fordelingstal har stemt for forslagene, er disse endeligt vedtaget.
7.
Valg af bestyrelsesmedlemmer, suppleanter, revisor og revisorsuppleanter
Jens Jørgen Kristensen havde tilkendegivet at være villig til genvalg.
Jens Løth ønskede ikke genvalg.
Saso Nedelkovski modtog ikke genvalg som følge af at han fratræder sin stilling hos Pension
Danmark.
Der var genvalg til Jens Jørgen Kristensen som formand for foreningen.
Der var nyvalg til Flemming Madsen, E/F Søfryd 2, John Carstens, Ballerup Ejendomskontor
samt Mette Haarup, DEAS A/S på vegne af Pension Danmark.
8.
Eventuelt
En fremadrettet opgave er fælleshuset som Ballerup Kommune er forpligtet til at opføre. Der er
igangværende ideoplæg.
Omkring affaldspladsen er der evt. overlap i opkrævning hos ejerne. Kommunen oplyser at opkrævningen dækker kommunens andel af udgifterne.
Dirigenten hævede generalforsamlingen kl. 16:00 og takkede for en god og saglig debat.
Underskrift:
Dato:
Dato: 31. maj 2013
Bestyrelsen:
Dirigent
_________________________
Formand
_________________________
4/4
ejd. 9-020