Public 360 - Software Innovation

Public 360°
Hvordan understøtter Public 360°
den offentlige digitaliseringsstrategi?
Realiser regeringens digitaliseringsstrategi i dag
Hvordan understøtter Public 360°
den offentlige digitaliseringsstrategi?
I 2011 udsendte regeringen en national digitaliseringsstrategi, der sætter rammerne for den
offentlige digitalisering i perioden 2011-2015. Her sættes fokus på at anvende IT til at styrke den
offentlige sektor. Samtidigt gøres det klart, at det er tvingende nødvendigt for at høste betydelige
besparelser og effektiviseringer i det offentlige, hvis vi skal opretholde et acceptabelt serviceniveau.
I det følgende gennemgås udvalgte dele af digitaliseringsstrategien, og hvordan denne kan understøttes af
Public 360°.
Digital kommunikation som naturligt
førstevalg
Hjørnestenen i den offentlige digitaliseringsstrategi er at
digital kommunikation skal være det naturlige førstevalg i
dialogen med det offentlige. Er det overhovedet muligt at føre
en dialog skal dette altså foretrækkes.
Digital kommunikation med borgere og myndigheder er en af
de lavest hængende frugter i forhold til besparelsespotentiale
i den offentlige sagsbehandling. Både i forhold til afsendelse
og modtagelse af henvendelser er der enorme gevinster at
hente ved at tilbyde borgere og myndigheder mulighed for
at kommunikere digitalt. Analyser angiver, at det er ca. 2030 gange billigere at behandle en henvendelse digitalt end
manuelt, da der er behov for en masse manuel registrering.
Endvidere medfører dette, at de videnstunge medarbejdere
bruger unødig tid på opgaver, som ikke skaber værdi.
Tilsvarende anvendes der i dag svimlende summer på
porto og kuvertering af papirbaserede breve til borgere og
myndigheder. Alene i porto anvendes i det offentlige 800
millioner kroner årligt. Skiftet til udsendelse af digitale kanaler
kan minimere dette tal betragteligt og samtidigt give en bedre
oplevelse af service.
Den digitale postkasse (borger-rettet kommunikation)
For borgerne vil det frem mod 2015 blive obligatorisk at
bruge de digitale løsninger i deres skriftlige kommunikation
med de offentlige myndigheder. Papirblanketter og formularer skal udfases sådan, at alle borgerne betjener sig selv på
nettet, og alle borgere skal have en digital postkasse, hvor
de fra 2014 kan modtage alle breve fra de offentlige myndigheder.
Public 360° understøtter i dag allerede den digitale postkasse, og har løsninger i drift hos myndigheder der korresponderer med borgere over den digitale postkasse.
I tillæg til dette understøtter Public 360° afsendelser via
de til enhver tid mest kost-effektive kanaler. Der kan helt
ned på enkeltperson niveau opsættes regler for vedkommendes mulige og foretrukne kommunikationskanaler. Det
er således ikke nødvendigt, at borgere kan modtage post
fra den digitale postkasse, for at man som myndighed kan
styrke understøttelsen af digitalt førstevalg i kommunikationen.
Logikken kan enkelt sammenfattes som følger:
1. Hvis borgeren er tilmeldt den digitale postkasse for
denne type kommunikation, sendes brevet til
borgerens digitale postkasse
2. Hvis borgeren har opgivet en e-post adresse
sendes med sikker e-post
3. Ellers sendes brevet med almindelig post
Samtidigt sørger systemet for at konvertere dokumentet
til PDF og påstemple digital signatur, så autentisitet kan
bekræftes entydigt. Som sagsbehandler bliver man således
understøttet af systemet til altid at vælge den mest effektive
kommunikationsform.
Læs mere om 360° Forsendelsesmodulet på vores
website.
Læs mere om Folketingets Ombudsmands anvendelse af digitale forsendelser og hvordan forvaltningslovens principper om autentisitet og ensartet dialog
understøttes gennem standard Public 360°.
Public 360° er en komplet løsning til modtagelse
af henvendelser fra borgere og virksomheder
med fungerende og velafprøvede mekanismer til at
behandle og registrere disse effektivt og sikkert.
Realiser regeringens digitaliseringsstrategi i dag
Datafølgeseddel (myndighedsrettet kommunikation)
Der fokuseres meget på understøttelse af digital korrespondance mellem borger og myndighed, og der er ganske rigtigt
en betydelig business case bundet op på dette. Det skal imidlertid ikke forhindre i også at kigge på muligheder for understøttelse af digital korrespondance myndigheder imellem.
Dagligt oversendes dokumenter eller hele sagskomplekser
både internt inden for en myndighed med forskellige systemer, men også myndigheder imellem.
Alt for ofte sendes denne information enten som et fysisk
brev med et sagsomslag eller som en ”dum” e-mail. Herefter
skal den modtagende myndighed så manuelt oprette informationer i deres eget system og enten registrere eller scanne
dokumenterne ind.
Med modulet 360° Datafølgeseddel er det muligt at afsende
og modtage dokumenter eller hele sager i et velstruktureret
XML format baseret på FESD standarden for oversendelse.
Standarden har haft en god succes, og er karakteriseret ved
at være så lavpraktisk at den rent faktisk virker.
Med datafølgeseddel er det muligt at strukturere hele modtagelsen, så man som myndighed kan guides igennem hele
registreringen af det oversendte materiale, og man kan
hurtigere og mere effektivt komme frem til den egentlige sagsbehandling, der var den egentlige årsag til oversendelsen. Datafølgeseddel er i drift hos en række af vores
kunder, og har gennem årene bevist sit værd.
Læs mere om 360° Datafølgeseddel på vores
hjemmeside
Alle borgere betjener sig selv på nettet
Allerede i dag er der et støt stigende antal henvendelser der
kommer digitalt, om end andelen forventes at vokse dramatisk over de næste år i takt med at den nationale digitaliseringsstrategi bliver realiseret.
Det fastslås meget klart i digitaliseringsstrategien at al
borgerhenvendelse skal ske på nettet ved 2015, og allerede
fra i år er de første initiativer startet. Omdrejningspunktet for
dette bliver borger.dk, og enhver borgerhenvendelse vil altså
udløse en digital forespørgsel til myndigheden. Dermed er
der basis for at nedbringe den manuelle sagsbehandlingstid
betragteligt og høste store effektiviseringsgevinster.
Det kræver dog at myndigheden er klar til at modtage og
behandle disse henvendelser digitalt. At en borger udfylder
en blanket elektronisk og sender den til myndigheden gør
ikke af sig selv registreringen smidig eller digital. I værste fald
ender det hele i en stor indbakke, og så er der ikke meget
vundet. Der er derfor behov for et system, som smidigt kan
håndtere henvendelser og sikre at de bliver registreret og behandlet korrekt.
Sagsoprettelse
Automatisk
arkivering
Blanket/
Formular
DKAL/
e-mail
360
Fordeling til
sagsbehandler
Med Public 360° får man en komplet løsning til modtagelse
af henvendelser med fungerende og velafprøvede mekanismer til at behandle og registrere disse effektivt. Der er understøttelse af de mest anvendte formater i forbindelse med
udveksling af data til og mellem offentlige myndigheder så
som Datafølgeseddel, den digitale postkasses udvekslingsstruktur, FESD og OIO standarderne.
Populært sagt kan Public 360° ses som en drejeskive, der
kobler en indgående korrespondance med en handling i systemet. Princippet kaldes ofte præjournalisering, og sikrer at
information bliver korrekt registreret og sendt til den rigtige
sagsbehandler i den rigtige tilstand. Dermed sikres at man
ikke opbygger nye interne flaskehalse i organisationen.
Let og overskuelig adgang til forvaltningsmæssig
information
Som en forudsætning for effektive selvbetjeningsløsninger
må information nødvendigvis kunne stilles til rådighed for
borgere og interessenter. Dette kan være postlister i den
kommunale forvaltning, borgers egen sag, afgørelser i statsforvaltningen mv.
Public 360° kommer med et rigt sæt af funktionaliteter, der
tilbyder komplette løsninger til publicering af information samt
dedikerede og veldokumenterede services til integration.
Min Sag er et sæt af webservices til integration mellem Public
360° og portaler. Formålet er sikkert og overskueligt at give
borgere og kunder adgang til egen sag og information. Der
findes mekanismer til at foretage drilldown og filreringer. Servicemodellen understøtter mulighed for at lade portalen om
at autentificere brugere, mens autoriseringen sker gennem
servicelaget. Der er dermed fuld understøttelse af den
samlede rettighedsmodel.
360° Offentlig Journal er en totalløsning for publicering
af offentlig information på internettet. Modulet understøtter
den samlede proces med publicering af postlister og dokumenter, og er målrettet alle organisationer og myndigheder,
som er underlagt offentlighedsloven. Løsningen er en
cloud-baseret implementering, så der er intet behov for
myndigheden i at opsætte dyr lokal infrastruktur.
360° Politisk Agenda er i samme familie som offentlig journal. Modulet giver mulighed for publicering af møder afholdt
i offentlige myndigheder, og som er krævet offentligjort.
Løsningen understøtter selve publiceringen fra Public
360° samt stiller faciliteter til rådighed for søgning og overblik gennem en internetadgang til informationer. Der er fuld
understøttelse af håndtering af personfølsomme data og
sager undtaget offentligheden, og bidrager til en enklere understøttelse af de forvaltningsmæssige principper om fuldt
indsyn.
Læs mere om modulerne 360° Offentlig Journal og
360° Politisk Agenda på vores hjemmeside.
Realiser regeringens digitaliseringsstrategi i dag
Digital offentlig sagsbehandling
I disse år er den offentlige forvaltning under stigende pres.
Der skal leveres service til stadigt flere borgere med stadigt
mere begrænsede ressourcer. Derfor er det tvingende nødvendigt, at myndigheder har effektive og smidige systemer,
der kan understøtte de nøgleprocesser som myndigheden
har.
I takt med at det offentlige stiller flere selvbetjeningsløsninger
til rådighed for borgere og virksomheder samt praktiserer en
stadigt mere åben forvaltning bliver omgivelserne også mere
opmærksomme på de rettigheder og muligheder de her.
Dette er positivt, men skaber samtidigt et behov for at sikre,
at der ikke opstår flaskehalse i den interne sagsbehandling,
og at man som borger oplever digitaliseringen som en reel
forbedring i både hastighed og kvalitet af den service man
får.
Med public 360° får du total understøttelse af
områder som:
Ministerbetjening giver et unikt overblik over sags portefølje
i offentlige myndigheder, som er knyttet til understøttelse af
ministeren og ministeriets forvaltning. Der er komplet overblik
over nøgleprocesser, som spørgsmål til ministeren, udarbejdelse af lovforslag og lignende. Ministerbetjening implementerer det bedste fra LEAN sagsbehandling og tilbyder totalt
overblik over den samlede sagsmængde samt detaljeret indblik i status for den enkelte sag – herunder status på arbejde med sagen i andre styrelser.
Forelæggelse er en integreret del af ministerbetjening tilbyder Public 360° understøttelse af forelæggelser. Forelæggelser er typisk formaliserede godkendelsesprocesser, som er
knyttet til dokumenter som er ment til at blive formidlet som
myndighedens autoritative svar eller stillingtagen. Der er ingen fejltolerance i den type processer, og hele forelæggelsen
er tillige ofte underlagt et betydeligt tidspres. Da det samtidigt er meget hyppigt at der begæres aktindsigt i både det
enkelte dokument, men også processen hvorunder det er
blevet udarbejdet er der gjort meget ud af entydigt at kunne
dokumentere dokumentets samlede vandring igennem de
enkelte dele af godkendelseshierarkiet.
Læs mere på vores website om hvordan forelæggelse
er taget i anvendelse hos Folketingets Ombudsmand
Public 360° tilbyder en dyb og rig funktionalitet, som er målrettet den offentlige forvaltning, og som gennem adskillige
konkrete implementeringer har vist sin styrke i form af bedre
overblik, større sikkerhed i forvaltningen og mere effektiv anvendelse af medarbejdernes tid.
Aktindsigt er en direkte konsekvens af den øgede offentlighed i forvaltningen og vi ser en klar stigning i antallet af
anmodninger om aktindsigt. Dette er både borgere der søger
om indsigt i egen sag, men også medier som søger indsigt i
store sagskomplekser eller emner. Da man som myndighed
er lovmæssigt forpligtet til at behandle disse anmodninger effektivt og uden ubegrundet ophold, er der en akut risiko for at
offentlige myndigheder bliver lagt ned i dette arbejde. Det er
ikke trivielt at tilvejebringe den information som er nødvendigt
og foretage den indholdsmæssige vurdering der skal til for at
kunne honorere disse krav. Derfor har Public 360° et komplet
modul til understøttelse af hele aktindsigtsprocessen – fra
modtagelsen af henvendelsen, over workflowet i forbindelse
med sagsbehandling og til automatiserede afsendelser af det
materiale der bevilliges indsigt i. Der er endvidere indlagt en
række statistik, så det er muligt at følge hele myndighedens
overholdelse af svarfrister og se hvilke enheder der er hårdes
belastet.
Generiske processkabeloner
I langt de fleste myndigheder er der helt særlige processer
knyttet til myndighedens primære virke. Dette er processer,
som er kritiske i forhold til den daglige drift, og som har det
med kontinuert at blive tilpassede i takt med ændret lovgivning eller offentligt fokus. Som myndighed ønsker man total
kontrol på at disse processer kan afspejles i ESDH systemerne og kan vedligeholdes uden at der skal udvikles.
Derfor har Public 360° en meget stærk generisk motor til
understøttelse af processer. Processerne oprettes og
vedligeholdes af kunden selv, og der er mulighed for at
anvende avancerede integrationsformer og logik i disse
skabeloner ved helt almindelig opsætning.
Public 360° - næste generations sags- og
dokumenthåndtering
Public 360° er en fremtidssikret løsning til sagsbehandling,
dokumenthåndtering og arkivering til offentlig forvaltning,
bygget på Microsoft SharePoint og Office.
Public 360° sikrer en effektiv og moderne digital og åben
forvaltning, samarbejde og offentlig dialog.
Læs mere om 360° Ministerbetjening,
360° Forelæggelse, 360° Aktindsigt og generiske
processkabeloner på vores website.
Public 360° er udviklet for at opfylde de offentlige
myndigheders behov for effektiv og sikker håndtering af
dokumenter, sager og information. Public 360° skaber
elektronisk samarbejde og videndeling internt og eksternt,
og sikrer bedre serviceydelse gennem effektivisering og
automatisering af processer til sagsbehandling, informationshåndtering og informationsdeling. Løsningen spiller en
central rolle i at skabe en mere åben offentlig forvaltning og
en levende demokratisk proces.
På vores hjemmeside kan du læse om hvordan
Lånekassen i Norge blandt andet har automatiseret
dele af sin sagsbehandling ved hjælp af Public 360°.
Public 360° er en ”out-of-the-box” standardløsning tilpasset
offentlig forvaltning og som gennem næsten 30 år er blevet
udviklet og optimeret i tæt samarbejde med vores kunder.
Software Innovation er med sine 300 ansatte en af Nordens førende softwarevirksomheder. Vi hjælper organisationer med at styre, håndtere og dele
dokumenter, sager og projekter. Med 25 års erfaring og kompetence på området satser vi målrettet på at bistå kunderne med at håndtere den kraftige
informationsvækst. Vi tilbyder produkter og tjenester inden for områderne informations-, dokumenthåndtering og samarbejde.
Software Innovation A/S | Kongevejen 400 C | 2840 Holte | +45 45 58 88 88 | www.software-innovation.dk | [email protected]