Aktindsigt - revideret vejledning

n
vejled
ing
aktindsigt
Du har modtaget en anmodning
om aktindsigt fra en person, der
ikke er part i en sag – hvad gør du?
Indhold
1. Indledende bemærkninger
3
2. Procedure for behandling af sager om aktindsigt efter offentlighedsloven
3. Juridisk bistand
5
4. Offentlighedslovens regler om aktindsigt
4.1 Hovedregel – aktindsigt i det hele
5
5
4.2 Særlige regler for visse oplysninger og dokumenter
6
4.2.1. Interne dokumenter 6
4.2.2. Oplysninger om enkeltpersoners private herunder økonomiske forhold 7
4.2.3. oplysninger om drifts- eller forretningsforhold mv. 7
4.2.4. Væsentlige hensyn til private og offentlige interesser
4.3 Sager, som indeholder korrespondance med KL
4.4 Meroffentlighed
7
7
7
4.5 Afslag skal begrundes – også afslag på meroffentlighed
4.6 Klagevejledning
8
4.7 Tidsfrister for hvornår en anmodning skal besvares
5. Journalisering af sager om aktindsigt
9
9
7
4
1. Indledende bemærkninger
Der skal sondres mellem aktindsigt efter offentlighedsloven (OFL) og forvaltningsloven (FVL):
ofl
OFL regulerer retten til aktindsigt for enhver, og gælder for al
virksomhed, der udøves af myndigheder inden for den offentlige
forvaltning
Fvl
FVL regulerer retten til aktindsigt
for parter, og gælder behandlingen af sager, hvor der er eller vil
blive truffet afgørelse af en forvaltningsmyndighed.
Denne vejledning vedrører aktindsigtsanmodninger efter offentlighedsloven1.
Overvej at tage kontakt til den der spørger
Det er ofte en god idé at kontakte den, der har anmodet om aktindsigt, hvis man er i tvivl om omfanget af anmodningen eller vurderer, at det kan være hensigtsmæssigt at forsøge at få anmodningen
”skåret til”.
F.eks. sender journalister ofte relativt ”brede” anmodninger om aktindsigt, selvom de reelt kun er interesserede i et afgrænset stykke information. Det er ikke udtryk for modvilje at forsøge at få en anmodning om aktindsigt præciseret. Det udtrykker blot et ønske om at kunne behandle anmodningen så
smidigt og hurtigt som muligt. Samtidig undgår den, der har anmodet om aktindsigt, at få fremsendt
irrelevant information. Præcisering sparer dermed tid og ressourcer for alle.
Anmodninger om aktindsigt i journaler, der udarbejdes af sundheds-personale (tandlæger, sundhedsplejersker og læger) skal
behandles efter reglerne i Sundhedsloven. Det berøres ikke yderligere i denne vejledning.
1
3
2. Procedure for sagsbehandling
1.
1.
Anmodning om aktindsigt
modtages
2.
Orientering af Ledelsessekretariatet og relevante chefer
Anmodningen sendes straks til
besvarelse i den relevante afdeling.
Inden afsendelse af svar skal sagsbehandleren sende sit ledelses4.
godkendte svar til relevante chefer og Ledelsessekretariatet med
henblik på eventuel orientering af
rådmand. Sagsbehandleren følger op telefonisk ved opkald til Ledelsessekretariatet (tlf.
89 40 34 01). Svar må ikke afsendes, før end
det er aftalt med Ledelsessekretariatet.
2.
3.
Udarbejdelse af svar
i relevant afdeling
Sagsbehandleren orienterer
straks relevante chefer og Ledelsessekretariatet på mail:
[email protected]
4.
Udkast til svar fremsendes
til Ledelsessekretariatet
3.
5.
Svar afsendes
til ansøger
Svaret udarbejdes. Vær opmærksom på offentlighedslovens tidsfrister. (Se mere om
tidsfrister i afsnit 4.7)
Inden tidsfristens udløb afsendes
svar – afslag skal altid begrundes.
5.
Såfremt en anmodning ikke er
imødekommet/afslået inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, skal
ansøger orienteres om forsinkelsens årsag
samt hvornår anmodningen kan forventes
færdigbehandlet.
4
3. Juridisk
bistand
Hvis man er i tvivl om besvarelsen af en
anmodning om aktindsigt, kan Fællessekretariatets jurister kontaktes via mail:
[email protected] eller telefon: 29607428 (Helle Betina Hansen) eller
23374969 (Agnete Ellerup).
Særligt om personalesager
Ved anmodning om aktindsigt i personalesager skal man rådføre sig med Personaleafdelingens jurister, som træffes via
mail: [email protected] eller telefon:
41857176 (Sarah Overby).
4. Offentlighedslovens
regler om aktindsigt
4.1 Hovedregel – aktindsigt i det hele
Aarhus Kommune tilstræber størst mulig åbenhed. Udgangspunktet er, at der
skal gives aktindsigt i alle dokumenter i en sag.
Dog gælder der særlige regler for nogle dokumenter og dokumenttyper.
5
4.2 Særlige regler for visse oplysninger og dokumenter
4.2.1 Interne dokumenter:
Der skal kun gives aktindsigt i interne23 arbejdsdokumenter, når de:
foreligger i endelig form4 OG opfylder ét af disse kriterier:
1
de gengiver indholdet af den endelige beslutning vedrørende en sags afgørelse,
2
de alene indeholder en gengivelse af oplysninger, der har været pligt til at notere (jf. notatpligten),
3
de er selvstændige dokumenter som er udarbejdet for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed
med hensyn til en sags faktiske omstændigheder,
4
de indeholder generelle retningslinjer for behandlingen af bestemte sagstyper,
5
de indeholder en systematiseret gengivelse af praksis på bestemte sagsområder,
6
de indeholder oplysninger om en sags faktiske grundlag (egentlige faktuelle oplysninger, f.eks. at der er indmeldt
765 børn i X skole),
7
de indeholder faglige vurderinger. Faglige vurderinger omfatter kun ”rene” faglige vurderinger, f.eks. af lægefaglig,
økonomisk eller juridisk karakter. Vurderingerne skal vedrøre sagens umiddelbare indhold. Politiske og strategiske
vurderinger er ikke omfattet.
ommunikation mellem forvaltningen og en selvejende eller private institutioner anses ikke som interne dokumenter
K
Der gælder særlige regler for kommunikationen mellem en skole og forvaltningen. Ved tvivl, spørg juristerne i Fællessekretariatet.
4
Det betyder, at der ikke gives aktindsigt i foreløbige overvejelser eller udkast til referater, breve, notater mm.
2
3
6
4.2.2 Oplysninger om enkeltpersoners private herunder
økonomiske forhold
4.3 Sager, som indeholder korrespondance
med KL
Der er ikke adgang til aktindsigt i oplysninger om enkeltpersoners private forhold.
KL har anmodet om at blive kontaktet, hvis en anmodning om aktindsigt omfatter materiale fra KL. KL skal kontaktes på følgende mailadresse: [email protected]
Omfattet af bestemmelsen er f.eks. cpr-numre og oplysninger om
race, misbrug, væsentlige sociale problemer, religion, hudfarve, samt
politiske, foreningsmæssige, strafbare, helbredsmæssige og seksuelle
forhold.
4.2.3 oplysninger om drifts- eller forretningsforhold mv.
Der er ikke adgang til aktindsigt i oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold el.
lign., hvis det er af væsentlig økonomisk betydning for den person
eller virksomhed, oplysningerne angår, at anmodning ikke imødekommes.
Juridisk Service i Borgmesterens Afdeling har udarbejdet en vejledning
i håndtering af begæringer om aktindsigt i udbudssager. Læs vejledningen her (findes også på Medarbejderportalen).
4.2.4 Væsentlige hensyn til private og offentlige interesser
Retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang, det er nødvendigt
til beskyttelse af væsentlige hensyn til private og offentlige interesser.
Denne bestemmelse har et meget snævert anvendelsesområde og vil
derfor kun meget sjældent kunne anvendes.
4.4 Meroffentlighed
Selvom et dokument kan undtages fra aktindsigt, skal man altid
overveje, om der er noget til hinder for alligevel at udlevere det. Det
kaldes meroffentlighed.
4.5 Afslag skal begrundes – også afslag på
meroffentlighed
Hvis dokumenter eller oplysninger undtages fra aktindsigt, skal det
skrives i besvarelsen, hvilket dokument, man har undtaget helt eller
delvist, og med hvilken hjemmel og begrundelse.
F.eks. kan det skrives: ”Visse oplysninger i dokument 1 er undtaget
fra aktindsigt, jf. OFL § 30, nr. 1, fordi der er tale om oplysninger om
enkeltpersoner private forhold.”
Man skal også begrunde, hvis man giver afslag på meroffentlighed.
Man kan feks. skrive, at man har overvejet at give aktindsigt efter
meroffentlighedsprincippet, og hvorfor man ikke vil give det.
7
4.6 Klagevejledning
Der skal altid gives klagevejledning, når dokumenter eller oplysninger undtages fra aktindsigt.
Klageadgangen følges med klageadgangen i den sag, der søges aktindsigt i.
Derfor skal det først afklares, om der er klageadgang (klageinstans) i forhold til den sag, der søges aktindsigt i.
Når det er afklaret, indsættes én af følgende formuleringer i svaret:
Klagevejledning:
a) hvis der er
klageadgang
”Det følger af offentlighedslovens § 37, at afgørelsen om aktindsigt kan
påklages særskilt og direkte til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den sag, anmodningen om aktindsigt vedrører. Denne afgørelse kan derfor påklages
til XX. Klagen fremsendes til undertegnede, som fremsender sagen til
XX, med mindre Børn og Unge efter en fornyet gennemgang af sagen på
baggrund af den indkomne klage beslutter at ændre afgørelsen.”
Hvis Børn og Unge fastholder afgørelsen, skal sagsbehandleren snarest
og som udgangspunkt senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen af klagen
videresende sagen og dens dokumenter til klageinstansen.
Klagevejledning:
B) hvis der
ikke er en
klageadgang
”Det følger af offentlighedslovens § 38, at afgørelsen om aktindsigt
kan påklages til Tilsynet med kommunerne, som henhører under
Statsforvaltningen. Klagen fremsendes til undertegnede, som fremsender sagen til Tilsynet, med mindre Børn og Unge efter en fornyet
gennemgang af sagen på baggrund af den indkomne klage beslutter
at ændre afgørelsen.”
Hvis Børn og Unge fastholder afgørelsen, skal sagsbehandleren snarest
og som udgangspunkt senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen af
klagen videresende sagen og dens dokumenter til klageinstansen.
8
5. Journalisering
af sager om aktindsigt
4.7 Tidsfrister for hvornår en anmodning skal besvares
Hvis en anmodning ikke er imødekommet/afslået inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, skal ansøger orienteres om forsinkelsens årsag samt hvornår anmodningen
kan forventes færdigbehandlet.
Hver gang Børn og Unge modtager en anmodning om
aktindsigt, oprettes en ny sag i eDoc. Det er den afdeling, der sagsbehandler svaret, der er ansvarlig for
oprettelsen af sagen i eDoc. Vejledning til journalisering af aktindsigtssager i eDoc findes på BUportalen.
Vejledning i oprettelse af aktindsigtssag
Ukomplicerede sager med få dokumenter
1-2 arbejdsdage
Sager med få dokumenter, som kræver lidt mere overvejelse
3-7 arbejdsdage
Særlige tilfælde med komplicerede sager (et stort antal dokumenter eller behov for afklaring af juridisk komplicerede spørgsmål)
14 arbejdsdage
Helt særlige tilfælde med meget stort antal dokumenter
40 arbejdsdage