Fivaldi ostolaskujen kierrätys

Fivaldi ostolaskujen kierrätys
29.5.2012
Fivaldi ostolaskujen kierrätys
1
Fivaldi ostolaskujen kierrätys
29.5.2012
Sisältö
Fivaldi ostolaskujen kierrätys ............................................................................................................................ 1
1.
Yleistä .................................................................................................................................................... 3
2.
Palvelunhallinta ..................................................................................................................................... 3
3.
Perusasetukset ...................................................................................................................................... 5
4.
Laskun tallentaminen ............................................................................................................................ 8
5.
Laskun käsittely ................................................................................................................................... 13
6.
Laskun tiliöinti...................................................................................................................................... 15
2
Fivaldi ostolaskujen kierrätys
29.5.2012
1. Yleistä
Fivaldi ostolaskujen kierrätysjärjestelmä on Fivaldi- ostoreskontraan liitettävä lisäpalvelu. Ostolaskujen
kierrätys mahdollistaa ostolaskujen sähköisen kierrätyksen ja hyväksynnän olemassa olevien
käyttäjätunnusten kesken. Verkkolaskujen vastaanotto on mahdollista Finvoice –muodossa. Ostolaskujen
kierrätystä varten on mahdollista hankkia käyttäjätunnuksia, joilla ainoastaan laskun hyväksyntä on
mahdollista, eikä niillä näin ollen ole pääsyä Fivaldi sovelluksiin.
2. Palvelunhallinta
Palvelunhallinnan Rekisterit –valikosta kytketään Kierrätysryhmät niille käyttäjätunnuksille, joille halutaan
antaa oikeus perustaa ja muokata ostolaskujen kierrätyksen kierrätysryhmiä sekä muita perustietoja.
3
Fivaldi ostolaskujen kierrätys
29.5.2012
Web –sovelluksissa määritellään ostolaskujen käsittelijöiden käyttöoikeudet.
Ostolaskujen kierrätys
käyttö: pääsy ostolaskujen kierrätykseen
muutos: laskun tietojen ja tiliöinti tietojen muutosoikeus
lisäys: tiliöintirivin lisäys
poisto: oikeus poistaa lasku kierrätyksestä
Kaikkien laskujen lukuoikeus: käyttäjä näkee muutkin kuin itsellensä osoitetut laskut
Laskujen syöttö: oikeus tallentaa uusia laskuja kierrätykseen
Laskun hylkäys: oikeus hylätä käsiteltävänä oleva lasku
4
Fivaldi ostolaskujen kierrätys
29.5.2012
3. Perusasetukset
Ostolaskujen kierrätyksen perustiedot määritellään Kierrätysryhmät –rekisterissä.
5
Fivaldi ostolaskujen kierrätys
29.5.2012
Kierrätysryhmien perustaminen aloitetaan ”Uusi kierrätysryhmä ” –painikkeella. Laskun tallennusvaihetta ei
huomioida kierrätysryhmiä perustettaessa, tallennusvaihe tapahtuu ennen laskun lähettämistä
kierrätysryhmään. Uusia askeleita saadaan lisättyä kierrätysryhmään hiiren kakkospainikkeella. Askeleita
tulee olla vähintään yksi, mutta niiden maksimimäärää ei ole rajattu. Edellisen askeleen tulee käsitellä
lasku, ennen laskun siirtymistä seuraavan askeleen käsiteltäväksi. Jokaiselle askeleelle määritellään
vähintään yksi käyttäjätunnus.
Mikäli askeleessa on useampi kuin yksi käyttäjä, voidaan Askeleen käsittelytapa –valinnalla määritellä
tarvitseeko kaikkien käsittelijöiden käsitellä lasku. Yksi käsittelee –valinnalla ensimmäinen käsittelijän
jälkeen lasku siirtyy seuraavaan askeleeseen. Käsittelijöille voidaan valita varahenkilöt askelkohtaisesti.
Aika, jonka jälkeen lasku siirtyy varahenkilön käsiteltäväksi määritellään perustiedot –välilehdellä.
kenttätietojen muokkaus –painikkeella voidaan askelkohtaisesti määritellä ruudulla näytettävät kentät
laskua käsiteltäessä.
6
Fivaldi ostolaskujen kierrätys
29.5.2012
Perustiedot –välilehdellä määritellään monenko päivän jälkeen laskut annetaan varahenkilön käsiteltäväksi.
Laskuista on mahdollista lähettää sähköposti- sekä tekstiviestimuistutukset, lähettäjät ja ajankohdat
määritellään perustiedoissa. Tekstiviestilähetys on erikseen tilattava lisäpalvelu.
7
Fivaldi ostolaskujen kierrätys
29.5.2012
4. Laskun tallentaminen
Ostolaskujen kierrätystä käytetään Fivaldi Web –sivulta. Uuden laskun tallentaminen aloitetaan Tuo
laskujen kuvia –valinnalla. Tässä vaiheessa laskujen tulee olla skannattuina.
8
Fivaldi ostolaskujen kierrätys
29.5.2012
Ostolaskut siirtyvät fivaldin Arkisto –sovellukseen. Ruudulta voidaan jatkaa suoraan Jatka –komennolla.
Skannatut laskut noudetaan Browse –painikkeella valitusta hakemistosta Fivaldin arkistoon
käsittelemättömiksi ostolaskuiksi.
9
Fivaldi ostolaskujen kierrätys
29.5.2012
Useita laskuja voidaan valita kerralla normaaleilla Windowsin komennoilla. Esim. pitämällä pohjassa vaihto
–näppäintä alimman kuvan kohdalla, saadaan valittua kaikki kuvat ensimmäisestä alimmaiseen kuvaan.
10
Fivaldi ostolaskujen kierrätys
29.5.2012
Ohjelma ilmoittaa kuvien lataamisen valmistuttua.
Latausikkuna suljetaan latauksen valmistuttua.
11
Fivaldi ostolaskujen kierrätys
29.5.2012
Laskun syöttö –valinnalla aloitetaan em. kuvien syöttäminen laskuiksi. Skannatut tiedostot näkyvät
valikossa. Laskun tiedot tallennetaan tiedosto kerrallaan. Tallentamisessa voidaan käyttää viivakoodin
lukijaa. Kun kaikki laskun tiedot on tallennettu, saadaan lasku lähetettyä valitus kierrätysryhmän
käsiteltäväksi ”Lähetä kiertoon” -painikkeella.
12
Fivaldi ostolaskujen kierrätys
29.5.2012
Kierrätysryhmän vaihetiedot on mahdollista avata ruudulle. Perustietojen asetuksilla saadaan määriteltyä,
onko ostolaskujen syöttäjällä oikeus poistaa käsittelijöitä kyseisen laskun kierrosta.
5. Laskun käsittely
Kun lasku on onnistuneesti tallennettu ja lähetetty valittuun kierrätysryhmään, ilmestyvät kyseiselle
tarkastajalle osoitetut laskut vihreällä värillä ostolaskujen kierrätyksen selailuruudulle. Lasku valitaan
käsiteltäväksi klikkaamalla haluttua laskua. Laskuille on suodatukset ja järjestelyt ruudulla olevilla
kriteereillä.
13
Fivaldi ostolaskujen kierrätys
29.5.2012
Laskulle voidaan lisätä vapaamuotoinen kommentti. Vaihetiedoista nähdään kyseisen kierrätysryhmän
rakenne ja kierron tilanne. Lasku tiliöidään ruudun alareunan Laskurivit osiossa Lisää rivi –komennolla.
Kommentin lisäys
14
Fivaldi ostolaskujen kierrätys
29.5.2012
Vaihetiedot
Vaihetietojen alapuolella olevilla toiminnoilla lasku voidaan palauttaa/siirtää edelliselle käsittelijälle
uudelleen käsiteltäväksi. Hylkää toiminnolla lasku palautuu takaisin syöttövaiheeseen, jolloin laskun
kierrätysryhmää on mahdollista vaihtaa. Laskun poistaminen on mahdollista Hylkää –toiminnon jälkeen.
6. Laskun tiliöinti ja reskontraan vienti
Lasku tiliöidään ruudun alareunan Laskurivit osiossa. Lisää rivi –valinnalla lisätään uusia tiliöintirivejä. Mikäli
lasku tiliöidään useammalle tiliöintiriville, saadaan uusia rivejä Lisää rivi –toiminnolla.Tiliöintirivit on myös
mahdollista poistaa joko yksitellen tai useita kerralla. Lasku voidaan käyttöoikeuksista riippuen tiliöidä
missä tahansa kierrätyksen vaiheessa. Lasku on oltava kokonaan tiliöity kierron viimeisessä vaiheessa
ennen reskontraan siirtoa.
15
Fivaldi ostolaskujen kierrätys
29.5.2012
Kun lasku on käsitelty, lasku siirtyy kierrätysryhmässä seuraavalle askeleelle käsiteltäväksi. Laskun vihreä
väri on muuttuu valkoiseksi laskuilta jotka ovat jollain toisella käsittelijällä käsiteltävänä.
16
Fivaldi ostolaskujen kierrätys
29.5.2012
Laskun ollessa kierrätysryhmän viimeisellä askeleella, näkyy ruudulla Vie reskontraan –valinta. Laskun
täytyy olla kokonaan tiliöity ennen reskontraan vientiä. Reskontraan viennin yhteydessä lasku saa
tositenumeron ja siirtyy myös kirjanpitoon.
7. Ostoreskontra
Laskun kuvaa ja kierrätystietoja päästää tarkastelemaan ostoreskontran Näytä kierrätys –painikkeella.
17