TYÖMAAREKISTERI

TYÖMAAREKISTERI
Käyttöohje versio 01
Työmaarekisteri
Sisältö
1.
Työmaarekisteri ........................................................................................................................... 2
2.
Ilmoita-palvelu ............................................................................................................................ 2
3.
Käyttäjätunnukset ...................................................................................................................... 3
4.
Käyttöoikeudet ........................................................................................................................... 3
5.
Työmaan perustaminen ............................................................................................................ 6
6.
Työmaan perusnäkymä............................................................................................................. 7
6.1.
Päätoteuttajan lisääminen ................................................................................................ 7
6.2.
Rakennuttajan nimeäminen ............................................................................................. 8
6.3.
Työmaan hallinnoija............................................................................................................ 8
7.
Työmaalle rekisteröityminen ..................................................................................................... 9
7.1.
Toimittajaketju ..................................................................................................................... 9
8.
Urakkatiedot.............................................................................................................................. 10
9.
Työntekijätiedot ........................................................................................................................ 11
10.
Raportointi ............................................................................................................................. 13
11.
Huomioitavaa ....................................................................................................................... 15
1
Työmaarekisteri
1. Työmaarekisteri
Työmaarekisteri on työkalu yhteisen työmaan verotusmenettelylain vaatimusten
mukaista urakka- ja työntekijätietojen keräämistä, raportointia ja arkistointia
varten. Työmaarekisterissä luodaan työmaita, joille järjestelmä luo automaattisesti
työmaakohtaisen tunnisteen, Työmaa-avaimen. Työmaa-avainta hyödynnetään
tietojen keruussa ja raportoinnissa. Kaikki Työmaarekisterin kautta lähetetyt raportit
arkistoidaan järjestelmään. Työmaarekisteriin kuuluu myös Vahti-palvelu, joka on
tarkoitettu työturvallisuuslain mukaisen työntekijä- ja perehdytysluettelon ylläpitoa
varten.
Työmaarekisterin aloitusnäkymä.
2. Ilmoita-palvelu
Ilmoita-palvelussa hallinnoidaan yrityksen työntekijä- ja yhteystietoja, ja sen kautta on
mahdollista tilata myös VALTTI-kortteja. Jokainen yhteisellä työmaalla työskentelevä
työnantaja ilmoittaa omat työntekijänsä ensin veronumero.fi Ilmoita-palveluun, minkä
jälkeen työnantaja rekisteröityy tilaajalta saamallaan Työmaa-avaimella työmaalle
Ilmoita-palvelun Työmaalle rekisteröinti –välilehden kautta. Rekisteröinnin yhteydessä
Ilmoita-palveluun syötetyt tiedot siirtyvät automaattisesti tilaajan Työmaarekisteriin,
mikäli se on käytössä. Tietojen hallinnointi Ilmoita-palvelussa on maksutonta. Ilmoita-palvelun käyttohjeet veronumero.fi/kayttohjeet.
2
Työmaarekisteri
Ilmoita-palvelun aloitusnäkymä.
3. Käyttäjätunnukset
Työmaarekisteriin kirjaudutaan veronumero.fi-sivulta henkilökohtaisella
käyttäjätunnuksella (sähköpostiosoite). Palveluun pääsy edellyttää, että yritykselle on
luotu tili tilaajavastuu.fi-palvelussa. Jotta yrityksen käyttäjiä voi myöhemmässä
vaiheessa luvittaa Työmaarekisteri-käyttäjiksi, on näillä käyttäjillä oltava käyttäjätunnus
luotuna tilaajavastuu.fi-palvelussa. Tilaajavastuu.fi-palveluun nimetyt pääkäyttäjät
ovat pääkäyttäjiä myös veronumero.fi-palvelussa, ja voivat luoda lisää
käyttäjätunnuksia.
HUOM! Ilmoita-palvelun käyttöoikeudet eroavat Työmaarekisterin käyttöoikeuksista,
sillä Ilmoita-palvelussa hallinnoidaan yrityksen työntekijätietoja. Lisätietoja Ilmoitapalvelun käyttoohjeessa veronumero.fi/kayttohjeet.
4. Käyttöoikeudet
Työmaarekisterin käyttöoikeuksien perustaminen on monivaiheinen. Yrityksen
pääkäyttäjä luo ensin tunnuksen tilaajavastuu.fi-palveluun ja aktivoi Valvojan, mikäli
kyseinen palvelu on käytössä. Tämän jälkeen käyttöoikeus lisätään veronumero.fipalvelun Työmaarekisteriin.
Vaihe1: Tilaajavastuu.fi-tunnukset ja Valvoja-palvelun aktivointi
Kirjaudu sisään palveluun tilaajavastuu.fi ja mene kohtaan ”Käyttäjien hallinta”.
Käyttäjätunnusten luominen on mahdollista vain pääkäyttäjäominaisuuksilla. Jos et
tiedä organisaatiosi pääkäyttäjää, voit ottaa yhteyttä [email protected]
3
Työmaarekisteri
Tunnusten luominen edellyttää pääkäyttäjätunnuksia ja alkaa painamalla Käyttäjien hallinta-linkkiä.
Mene tämän jälkeen kohtaan ”Luo uusi käyttäjä” ja täytä kaikki vaaditut kentät.
Salasana tulee olla ohjeistusten mukainen, mutta sitä ei tarvitse kirjata ylös tässä
vaiheessa. Paina lopuksi ”Luo käyttäjä”.
Pääkäyttäjä: Pääkäyttäjä voi hallinnoida tunnuksia sekä tilaajavastuu.fi- että
veronumero.fi- sivuilla
Peruskäyttäjä: Peruskäyttäjällä ei ole käyttäjähallinnointiominaisuuksia tilaajavastuu.fitai veronumero.fi– sivuilla. Peruskäyttäjälle täytyy aina erikseen aktivoida oikeudet
Työmaarekisterissä.
JOS YRITYKSELLÄ ON VALVOJA-PALVELU KÄYTÖSSÄ: Siirry tämän jälkeen yläpalkin
kohtaan ”Yrityksen tiedot” ja sitten ”Siirry Valvojan hallintasivulle”. Selaa sivulla alas
kohtaan ”Valvoja-palvelun käyttäjät” ja paina kohdasta ”Lisää käyttäjiä”.
Valvoja-tunnuksen aktivointi.
Aktivoi täppä näytölle avautuvasta uudesta ikkunasta sen käyttäjän/käyttäjien
kohdalta, joille haluat aktivoida Valvoja-palvelun ja paina hyväksy.
4
Työmaarekisteri
Käyttäjän aktivointi.
Salasanan lähetys uudelle käyttäjälle tapahtuu seuraavalla tavalla: Kirjaudu ulos
palvelusta ja siirry tilaajavastuu.fi-etusivulle ja paina”Unohtuiko salasanasi?”-linkkiä.
Kirjoita luomasi käyttäjätunnus (sähköpostiosoite) kenttään ja paina ”Hyväksy tiedot”.
Uudelle käyttäjälle lähetetään automaattinen viesti, jonka kautta hän voi aktivoida
itselleen oman salasanan. HUOM! Linkki on vain yhden päivän voimassa, joten
tarvittaessa salasanan lähetyksen voi tehdä uudelleen.
Vaihe 2: Työmaarekisteri-käyttöoikeudet
Jos käyttäjällä ei ole pääkäyttäjäoikeuksia, tulee Työmaarekisterikohtaiset
käyttöoikeudet aktivoida vielä erikseen palvelussa. Kirjaudu sisään veronumero.fi ja
mene yläpalkista Työmaarekisteri-sovellus välilehdelle. Luvitus tapahtuu
Käyttöoikeudet-painikkeen kautta.
Työmaarekisteri-käyttöoikeudet.
HUOM! Varmista, että olet oikean yrityksen käyttöoikeuksissa valitsemalla
pudotusvalikosta oikea yritys, mikäli toimit käyttäjänä useamman organisaation alla.
Voit luvittaa käyttäjälle eritasoisia oikeuksia, ja oikeuksia voi olla samaan aikaan useaa
tasoa:
5
Työmaarekisteri
Työmaakäyttäjä: Käyttäjä näkee ainoastaan kyseisen työmaan tiedot. Rakennuttaja
ei näe päätoteuttajan työntekijätietoja. Työmaakäyttäjä ei pääse luomaan uusia
työmaita tai muokkaamaan työmaan tietoja.
Kaikki työmaat: Käyttäjä näkee yrityksen kaikki luodut työmaat. Rakennuttaja ei näe
päätoteuttajan työntekijätietoja. Kaikki työmaat –käyttäjä ei pääse luomaan uusia
työmaita.
Perusta työmaita: Perusta työmaita –käyttäjä pystyy luomaan uusia työmaita, ja näkee
ainoastaan kaikkien perustamiensa työmaiden tiedot.
5. Työmaan perustaminen
Työmaa perustetaan työmaarekisterissä Perusta työmaa-painikkeella, ja ainoastaan
Perusta työmaita –käyttöoikeuden omaavat henkilöt saavat perustaa työmaita.
Pakollisena tietona työmaata perustettaessa on ainoastaan työmaan nimi. Kun
työmaa on perustettu, vahvistaa järjestelmä perustetun työmaan ja antaa työmaan
yksilöivän tunnisteen, Työmaa-avaimen.
Työmaakohtaisen käyttöoikeuden voi antaa vasta työmaan perustamisen jälkeen.
HUOM! Raportointiin vaaditut yrityksen työntekijä- ja yhteystiedot syötetään Ilmoitapalveluun.
Työmaan perustaminen.
Työmaa-avain.
6
Työmaarekisteri
6. Työmaan perusnäkymä
Työmaan tietoja voi muokata työmaan perusnäkymässä. Suositeltavaa on, että kaikki
kentät täytetään ja pidetään myös ajan tasalla.
Työmaan perusnäkymä.
Työmaan tilaa voi muokata:
Luonnos: Työmaa vielä luonnosvaiheessa, ei toimintaa
Aktiivinen: Työmaa on aktiivinen, työmaalta raportoidaan kuukausittain
Keskeytetty: Työmaa on keskeytetty, työmaalla ei toistaiseksi toimintaa
Päättynyt: Työmaa on päättynyt, työmaan raportointi on päättynyt
6.1.
Päätoteuttajan lisääminen
Työmaalle tulee aina nimetä päätoteuttaja ja syöttää päätoteuttajan yhteyshenkilön
tiedot. Päätoteuttajan voi lisätä joko nimellä tai y-tunnuksella.
7
Työmaarekisteri
Yrityshaku
6.2.
Rakennuttajan nimeäminen
Myös rakennuttaja nimetään työmaakohtaisesti. Rakennuttaja voidaan lisätä joko
nimellä tai y-tunnuksella.
Yrityshaku
HUOM! Päätoteuttaja ja rakennuttaja voivat olla työmaalla sama yritys.
6.3.
Työmaan hallinnoija
Työmaan hallinnoija on automaattisesti työmaa-avaimen perustanut yritys. Kun
perustat työmaita, tulee yrityksestäsi automaattisesti kyseisen työmaan hallinnoija.
Työmaan hallinnoija on ainoa taho, joka näkee kyseisen työmaan työntekijätiedot.
Työmaan hallinnoija nimetään työmaakohtaisesti. Työmaan hallinnoija voidaan lisätä
joko nimellä tai y-tunnuksella.
HUOM! Jos rakennuttaja perustaa työmaan, tulee hallinnointi luovuttaa
päätoteuttajalle, mikäli päätoteuttaja raportoi työntekijätiedot Työmaarekisterin
kautta.
8
Työmaarekisteri
Hallinnoinnin luovuttaminen.
7. Työmaalle rekisteröinti
Raportointia varten hankittavat tiedot kerätään osittain Ilmoita-palvelun Työmaalle
rekisteröinti –välilehden kautta. Kaikki työnantajat ilmoittavat mm. oman tilaajansa,
urakan lajin ja urakan keston työmaakohtaisesti tilaajalta saamallaan Työmaaavaimella. Jokainen Työmaarekisteriä käyttävä tilaaja saa näkyviin oman urakkaketjun
työmaakohtaisesti rekisteröityneet yritykset, ja näitä tietoja ei tarvitse kerätä erikseen.
Työmaalle rekisteröinti esitellään tarkemmin Ilmoita-palvelun käyttöohjeessa
veronumero.fi/kayttoohjeet.
7.1.
Toimittajaketju
Toimittajaketju muodostuu työmaalle rekisteröityneistä yrityksistä. Näkymä on avoin
aina omasta roolista urakkaketjussa alaspäin. Rakennuttaja näkee koko
urakointiketjun ja päätoteuttaja kaikki omat alihankkijansa ja heidän alihankkijansa.
Toimittajaketju.
9
Työmaarekisteri
8. Urakkatiedot
Kuukausittain Verohallinnolle raportoitavat urakkatiedot raportoidaan
Työmaarekisteriin kerääntyneen tiedon perusteella. Ilmoita-palvelun kautta saadut
tiedot ja manuaalisesti syötettävä sopimussumma kattavat tilaajan ilmoitusmenettelyn
urakkatietojen osalta vuoden 2014 loppuun saakka. Laskuihin liittyvät tiedot
raportoidaan 2015 alkaen.
Urakkatiedot-päänäkymä.
Urakkatiedot-välilehdelle ilmestyvä listaus perustuu Ilmoita-palvelun kautta työmaalle
tehtyihin työmaalle rekisteröinteihin. Tilaajan tulee syöttää urakkasumma manuaalisesti
painamalla kynä-painiketta.
Urakkatietojen muokkaus.
Jos työnantaja ei ole rekisteröitynyt työmaalle, on tilaajan mahdollista syöttää tiedot
myös itse.
10
Työmaarekisteri
Sopimuskumppanin lisääminen tilaajan toimesta.
Tilaajan on mahdollista saada tiedot urakkaraportointia varten kahdella tavalla:
1. Työnantaja rekisteröityy veronumero.fi Ilmoita-palvelun kautta työmaalle tilaajalta
saamalla Työmaa-avaimella ja ilmoittaa tarvittavat tiedot. Työnantaja on
vastuussa tietojen oikeellisuudesta. Tilaaja syöttää sopimussumman manuaalisesti.
2. Tilaaja syöttää tiedot itse Urakkatiedot-välilehdeltä. Tiedot syötetään menemällä
kohtaan Sopimukset ja tämän jälkeen Lisää sopimus. Tilaaja on vastuussa tietojen
oikeellisuudesta. HUOM! Ainoastaan Ilmoita-palveluun tietoja syöttäneitä yrityksiä
on mahdollista lisätä Sopimukset-välilehdelle.
9. Työntekijätiedot
Työntekijätietoja voi syöttää manuaalisesti, sekä yhdistää yrityksen omaan sähköiseen
kulunvalvontajärjestelmään. Mikäli olette kiinnostuneita kulunvalvonnan integroinnista,
olkaa yhteydessä [email protected].
11
Työmaarekisteri
Työntekijätietojen lisääminen tapahtuu Työntekijätiedot-välilehdeltä Kulkutiedotpainikkeesta ja tämän jälkeen Lisää kulkutietoja.
Työntekijätiedot-päänäkymä.
Työntekijätiedon lisääminen.
Työntekijätietoja voi syöttää joko VALTTI-kortissa olevan tunnisteen perusteella tai
veronumerolla. VALTTI-tunniste on oranssin VALTTI-älykortin alalaidassa viivakoodin
alapuolella oleva numerosarja. Työntekijätietoja voi syöttää useampi kerrallaan.
Veronumerot tai VALTTI-tunnisteet tulee olla rivivälein eroteltuna, jotta lisääminen on
mahdollista.
12
Työmaarekisteri
VALTTI-tunniste.
Työntekijätietoja voi syöttää riippuen leiman tyypistä:
Päiväyhteenveto: Listauksessa näytetään päivämäärä, jolloin työntekijä on lisätty
työmaalle.
Kuukausiyhteenveto: Listauksessa näytetään kuukausi, jolloin työntekijä on lisätty
työmaalle.
Sisään: Listauksessa näytetään päivä ja kellonaika, jolloin työntekijä on lisätty
työmaalle.
Ulos: Listauksessa näytetään päivä ja kellonaika, jolloin työntekijä on kirjattu ulos
työmaalta.
HUOM! Varmista, että syöttämäsi veronumero on oikein. Järjestelmä tunnistaa
työntekijän automaattisesti, mikäli se on syötetty Ilmoita-palveluun. Jos veronumeroa
ei löydy, on listauksessa näkyvissä ainoastaan veronumero.
Työntekijätietojen kuukausittainen koontilistaus näkyy välilehdellä Työntekijät.
Työntekijät-vällehti.
10.
Raportointi
Työmaarekisterin kautta tapahtuva kuukausittainen raportointi perustuu Ilmoitapalvelun kautta saatuihin tietoihin, Työmaarekisteriin manuaalisesti syötettyihin tietoihin
sekä mahdollisista Työmaarekisteriin integroitujen järjestelmien kautta saatuihin
tietoihin (esim. kulkutiedot).
Raportointia on kahta tyyppiä riippuen yrityksen roolista:
13
Työmaarekisteri
Urakkaraportointi: Kaikki työmaan tilaajat raportoivat kuukausittain urakkasummat,
jotka ylittävät 15 000 euroa.
Työntekijäraportointi: Päätoteuttaja raportoi kuukausittain kaikki työmaalla
työskennelleet työntekijät, mikäli yhteisen rakennustyömaan kokorakennushankkeen
arvo on yli 15 000 euroa.
Ilmoitukset verottajalle –välilehdellä näkyy tilanne Verohallinnolle raportoiduista
tiedoista. Näkymässä on mahdollista selata Työmaarekisteriin arkistoituja raportteja eri
kuukausilta. Järjestelmä osoittaa värillä, mikä kyseisen kuukauden raportin status on:
Punainen: Raporttia ei ole lähetetty, tai tiedot raportilla ovat muuttuneet
Työmaarekisteriin ilmoitettujen tietojen perusteella.
Oranssi: Raportti on lähetetty ja on jonossa Verohallinnolle lähetettäväksi.
Vihreä: Raportti on lähetetty onnistuneesti Verohallinnolle, eikä Työmaarekisteriin
ilmoitettujen tietojen perusteella tiedot ole muuttuneet raportilla.
Ilmoitukset verottajalle –välilehti.
Raportti on tarkastettavissa joko txt- tai pdf –muodossa ennen sen lähettämistä.
14
Työmaarekisteri
Esimerkki raportista pdf-muodossa.
HUOM! Työmaarekisteri koostaa raportin sinne kertyneistä tiedoista, mutta jokaisen
raportoijan tulee tarkistaa koostettu raportti ennen lähettämistä.
Raportointi edellyttää KATSO-tunnisteita. Kun raportti on tarkistettu ja lähetysvalmiina,
paina Lähetä raportti verottajalle omilla KATSO-tunnisteillasi –painiketta. Järjestelmä
pyytää KATSO-tunnisteet, eikä niitä tallenneta järjestelmään missään vaiheessa. Kun
tunnistautuminen on onnistunut, siirtyy lähetetty raportti jonoon ja muuttuu oranssiksi.
Kun raportti on lähetetty onnistuneesti Verohallinnolle, muuttuu raportti vihreäksi.
11.
Huomioitavaa
Tässä osiossa käydään läpi Työmaarekisterin toiminnallisuuksissa huomioitavia asioita.
Työmaarekisterissä ei ole poisto-ominaisuutta. Tällä hetkellä mm. työmaita,
ilmoittautumisia, sopimuksia tai työntekijätietoja ei voi poistaa. Jos esimerkiksi työmaa
on syötetty väärin, tulee väärin syötetty työmaa merkitä tilaan ”Päättynyt” ja nimetä
alkuun esim. ”Älä käytä”, jolloin väärää Työmaa-avainta ei käytetä. Työmaalle
rekisteröinti tulee tehdä uudelleen, mikäli työnantaja on ilmoittautunut väärälle
työmaalle.
Työmaan luonti on sovittava työmaakohtaisesti. Rakennuttajan ja päätoteuttajan
tulee sopia työmaakohtaisesti siitä, kumpi taho perustaa työmaan Työmaarekisteriin.
Myöhemmin syksyllä Työmaa-avaimia on mahdollista yhdistää.
Työmaarekisterissä ei ole tällä hetkellä testausominaisuutta. Jos yritykselläsi on tarvetta
testata Työmaarekisteriä, voitte pyytää tunnukset Työmaarekisteri-betaan
[email protected].
15
Työmaarekisteri
Sivu-urakoitsijat Työmaarekisterissä. Sivu-urakoitsijat, kuten muutkin urakoitsijat,
rekisteröityvät työmaalle Ilmoita-palvelussa. Rakennuttaja voi halutessaan lisätä
urakoitsijat itse Sopimukset-välilehdellä. Rakennuttajan on hyvä muistuttaa sivuurakoitsijoita ilmoittamaan tiedot työntekijöistä myös päätoteuttajalle
työntekijäraportointia varten.
Roolit Työmaarekisterissä. Työmaarekisterin termit Rakennuttaja ja Päätoteuttaja
perustuvat laissa määriteltyihin rooleihin. Työmaarekisterissä on mahdollista määritellä
työmaalle vain yksi rakennuttaja ja yksi päätoteuttaja. Työmaan hallinnoijalla on
ainoana pääsy työntekijätietoihin.
Tietojen vienti excelissä. Toistaiseksi vain osassa Työmaarekisterin ominaisuuksia tietoja
on mahdollista syöttää massana excelissä. Näitä toiminnallisuuksia kehitetään syksyn
aikana.
Tietojen tuonti excelissä ja listaustoiminnot. Tällä hetkellä Työmaarekisteristä ei ole
saatavilla listausta työmaista tai työntekijöistä. Tätä toiminnallisuutta kehitetään syksyn
aikana.
Integroidut järjestelmät. Mikäli yritykselläsi on käytössä Työmaarekisteriin integroitu
kulunvalvonta- tai taloushallinnon järjestelmä, ole yhteydessä suoraan
järjestelmätoimittajaan ongelmatilanteissa.
Työmaa-avainta voi käyttää myös ilman Työmaarekisteriä. Jos sopimuskumppanillasi
on käytössä oma järjestelmä ilmoitusmenettelyn hoitamiseen, voi Työmaa-avainta
kuitenkin käyttää. Ilmoita-palvelun Työmaalle rekisteröinti –toiminto on maksuton.
Laskutietojen raportointi. Laskutietoja ei tarvitse raportoida 2014 aikana Verohallinnon
myöntämän huojennuksen puitteissa. Työmaarekisterin laskutietojen raportointia
kehitetään edelleen syksyn aikana ja raportointi on mahdollista viimeistään 2015
alkaen.
16