Projektitoiminta lehti nro 2/2013

??
Luova projektinhallinta
Projektijohtamisen uusi ulottuvuus
Teksti: Karel Åkerlund
Artikkeli perustuu tammikuussa 2013 julkaistuun CPM® Creative Project Management eli
Luova Projektinhallinta -teokseen, jonka on julkaissut PLUS Akatemia. Teos on vastaus
projektitoimintatapojen tämänhetkisiin haasteisiin. Artikkelissa tarkastellaan projektitoiminnan ongelmakenttää, esitetään ratkaisuja ja tuodaan esille uusia luovia mahdollisuuksia. Tarkastelussa on myös se, miten suomalaiset projektiammattilaiset voisivat olla
maailmanluokan edelläkävijöitä.
12
G0
G1
G2
G3
Projektin johtaminen ja hallinta
Idea,
tarve
Valmistelu
Projektin
suunnittelu
Projektin toteuttaminen
ja ohjaus
A
B
C
E
Projektin toteuttaminen
Tehdään
G4
Raportointi
ohjaus
Kun tammikuussa 2013 neljäkymmentä
projektipäällikköä oli kokoontunut seminaariin ja heiltä kysyttiin: ”Onko kenelläkään
ollut ongelmia projektien läpiviemisessä?”,
läsnäolijoista 99% nosti kätensä. Tämä on
ihmeellistä, sillä monet heistä ovat suorittaneet projektipäällikkösertifioinnin. Olen
joutunut tämän kysymykseen eteen useasti
valmentaessani projektipäälliköitä.
Ongelmat ovat yleensä olleet hyvin
konkreettisia kuten, miten saada projektin
jäsenet ja organisaatio tuottamaan haluttu lopputulos. Haasteellisinta on projektin
toteutusvaihe. Projektipäälliköt kyllä tuntevat, mitä eri termit tarkoittavat ja voivat
vuolaasti keskustella projektitoiminnasta. Ongelmana on erilaisten menetelmien
määrä ja niiden osaaminen. Projektipäälliköiden tulee oppia luovuutta erilaisten menetelmien käytössä. Jopa samassa projektissa voi käyttää monia eri tapoja. Tärkeintä
on, että projekti onnistuu. Joissain projekteissa menetelmänä riittää Scrum, toisissa
toimii Prince tai yrityksen oma malli. Tarvi-
Ohjausryhmäjohtaminen
Lopettaminen Hyötyjen
arviointi
D
F
Ohjaus
Projektityötapojen kehittäminen
murroksessa
Tekeillä
Valmis
Tehdään
Tuotos
Kuva 1. CPM projektimalli
Tekeillä
Valmis
Tuotos
Lopputuotos
taan luovaa ajattelua eri välineiden käytöstä samassa projektissa. Nyt näitä välineitä
on aivan liian vähän, ja usein ollaan kiinni
yhdessä projektitoimintatavassa.
Suomessa laajempi panostus projektitoiminnan kehittämiseen alkoi 90-luvun
lopulla. Sen käynnistämisessä keskeinen
rooli oli Projektiyhdistyksellä ja sen aloittamalla projektipäälliköiden osaamisen IPMA
henkilösertifioinnilla. Tänään sertifioituja
suomalaisia projektipäälliköitä on jo useita
tuhansia. Toinen keskeinen tekijä on 2003
käynnistetyt nykymalliset Projektipäivät,
joiden kehittämisessä olen ollut mukana.
Projektipäivät kokoavat vuosittain yhteen
projektiammattilaisia tasaamaan tietojaan.
Projektityömallien taustalla
Suomessa projektityömalleina on pääsääntöisesti käytetty Gantt-pohjaisia laiva- ja rakennusteollisuuden toimintamalleja. Kuitenkin suurin ryhmä projekteista on
toiminnan kehittämistä ja ICT-projekteja,
joissa em. menetelmät usein ovat liian raskaita. Myöhemmin 2000-luvulla mukaan
kuvaan ovat tulleet ketterä Scrum-työmalli
ja englantilainen julkishallinnon Prince. Yritykset ovat kehittäneet omia hieman erilaisia projektityömallejaan. Muun muassa
Elisa yhtiölle on vuonna 2000 kehitetty
ProMet® konsepti (kuva 1), jonka johdannaisia on paljon mm. ABC-, AMS- ja 4Dmallit. Mallien kehittämisessä on otettu
oppia Project Management Instituten
BMBOK-prosessikuvauksista sekä muiden
yritysten aiemmin tekemistä työmalleista.
Myös hyvänä oppaana on ollut IPMAn projektijohdon pätevyysmäärittelykirja NCB eli
National Competence Baseline.
Erityisen haastavaa on projektissa silloin,
kun ketterä Scrum-projekti kasvaa laajemmaksi kuin odotettiin. Toisaalta miten
saada laajan projektin toteutus toimimaan
ketterästi. Olemme jääneet liiaksi Ganttkaavioiden vangiksi. Tähän on esitetty vastaukseksi CPM® -projektityömallia, jossa
on mukana luovuus sekä Lean- ja Kanbanajattelu. CPM sisältää Kanban Board -piirteitä ja soveltuu siten paremmin toiminnan
ja palvelujen kehittämiseen. Myös ICT-ratkaisujen tuottamiseen CPM tarjoaa projektille luovia mahdollisuuksia.
Kanban ja Lean tarjoavat
luovuutta projektille
Nykyaikaiset ICT-projektit keskittyvät yhä
enemmän palvelujen kehittämiseen. Silloin
tarvitaan visuaalisempia esitystapoja, joita
kaikki projektin osapuolet ymmärtävät.
Kanban on japanilainen esitystapa ja se
tarkoittaa korttia tai merkkiä. Sitä käytetään osana mm. Toyotan Lean-tuotantojärjestelmää. Kanban Board on havainnol-
aportti
T il a n n e r
Ohjausprosessi
Tilaus
Projektin
asettaminen
Projektin
suunnittelu
Toteutuksen
ohjaus
Projektin
päättäminen
Johtamis- ja hallintaprosessi
Toteutusprosessi (systeemityöprosessi)
Projektin
tuotos
Sovellus A
Sovellus B
Palvelin
Vaihe 1
Tietoliikenne
Vaihe 1
Laajat verkot
Vaihe 1
Outsourcing
Projektin
tuotos
Kuva 2. Elisan ProMet konsepti
linen esitystapa ja se tarkastelee projektia
kolmesta näkökulmasta: aika, tehtävät ja
työryhmä. Työpöytä (Board) on informatiivinen työtila, jonka kolme vaihetta ovat:
”tehdään”, ”työn alla” ja ”valmis”. Selkeä
havainnollistettu nykytila tarjoaa itsenäiseen yhteistyöhön motivoivan työskentelytavan. Menetelmä antaa johdolle laajan
kokonaiskuvan ja työryhmälle tarkennetun
kuvauksen. Lean tarkoittaa, että tehdään
kaikki kerralla kuntoon. Periaatetta tulee
noudattaa myös projektitoiminnassa. Siksi
yrityksillä tulee olla projektimenetelmä, jota
kehitetään edelleen.
Luovan projektinhallinnan
IT-ratkaisut
Suurille Gantt-pohjaisille projekteille löytyy omia IT-järjestelmiä. Myös Scrumille on
omat järjestelmänsä. Suurin osa projekteista jää suurien ja pienien projektin välille, eikä
niille ei ole sopivaa IT-järjestelmää. CPM:ää
tukeva IT-järjestelmän tulee perustua
Gantt-kaavioiden sijaan tehtävän tikettijärjestelmään. CPM soveltuu erinomaisesti
esim. suomalaisiin julkishallinnon projekteihin, IT- ja palvelukehitysprojekteihin.
Luovasta projektiajattelusta voitaisiin
tehdä suomalainen vientituote, joka ratkaisee Princen ja Scrumin ongelmat. Miksi
me emme voisi tuottaa maailmalle hyvää
toimintamallia englantilaisten ja amerikkalaisten rinnalle tai olla vielä parempia?
Olemmehan tuottaneet maailmalle Linuxin,
MySql:n, GSM-puhelimet jne. Suomalaisten
etuna on laaja kansainvälinen tuntemus
maailmasta, jota tukee monipuolinen kielitaito. Projekteissa tulisi toimia kuin tuntemattoman sotilaan Antti Rokka tiukassa
tilanteessa sanoi kaverilleen ”Elä sie hötkyile, otetaan ihan rauhallisest ja toimitaan
sit näin.” Se on todellista tilanneluovuutta.
Tätä luovuttaa tarvitaan nyt projektipäälliköiden osaamisessa.
Karel Åkerlund on projektitoiminnan kehittäjänä ja valmentajana PLUS Akatemiassa. Se perustettiin 2012 projekti- ja palvelujohtamisen koulutus- ja kehitysorganisaatioksi.
Aiemmin Åkerlund on toiminut Amsonic konsulttiyhtiössä,
partner valmentajana Sovelto Oyj:ssä ja projektiliiketoiminnan kehittäjänä ja -johtajana Elisa konsernissa.
CPM® Creative Project Management ISBN 97895267901-1-4 (paperi) ja ISBN 978-95267901-0-7 (PDF)
kirjan ovat toimittaneet Pasi Malmi HTT ja Karel Åkerlund
KM. Teos on ilmaisena jakelussa pdf-versiona osoitteessa
www.plusakatemia.com
Projektitoiminta 1/2013
13