Lean-projektimallilla - A

Uusi jäsen esittäytyy
Turun seudun energian
monipolttovoimalaitoksen
rakennusprojekti allianssimallilla.
A-Insinöörit hakee tuottavuutta
Lean-projektimallilla
Teksti: Jyrki Keinänen
Suomalaisissa rakennushankkeissa on 80-luvulta lähtien ollut käytössä kymmenkunta
vakiintunutta projektitoteutusmallia. Mallien erot ovat syntyneet siitä, kenelle on kuulunut suunnittelu-, hankinta- tai toteutusvastuu. Projekteja on pilkottu osiin ja johdettu
hajautetulla peruskaavalla: suunnittele, toteuta ja valvo. Kansainväliset projektien johtamistavat ovat kehittyneet enemmän kohti yhteistoimintaa. A-Insinöörit on ollut mukana
yhteistoiminnallisilla malleilla toteutetuissa hankkeissa ja lähtenyt niiden ja perinteisistä malleista saatujen kokemusten pohjalta kehittämään uutta, arvonluontiin keskittyvää
Lean-projektimallia.
56
T
eollisuusrakentamisen vuosista lähtien perinteiset projektimallit ovat keskittyneet
projektin jakamiseen osiin, tehtävien pilkkomiseen ja tunnistettujen tehtävien tiukkaan
johtamiseen. Tehtävien hallinnollista itsenäisyyttä on varmistettu eristämällä ne: On puskuroitu
materiaaleja ja aikaa tehtävien ympärille. Mallit ovat
jättäneet vähemmälle huomiolle tehtävien väliset
riippuvuudet ja projektien kokonaisoptimoinnin. Mallit eivät ole ottaneet kantaa odottelun, tarkastuksien,
siirtämisten, uudelleen tekemisen, puskurien tai muunkaan hukan poistamiseen. Myöskään asiakkaan liiketoiminnan tai käyttäjien vaatimusten ei ole annettu
riittävästi vaikuttaa hankkeiden kulkuun.
Integroivat projektimallit ratkovat perinteisiä projektitoiminnan ongelmia parhaiten. Niissäkin on todettu omat haasteensa. Esimerkiksi allianssimallin
hankintaprosessi on pitkä ja kallis ja projektipäällikön
henkilöriski korostuu. Projektien johtamisen teoriatkaan eivät tunnista ratkaisuja projekteissa koettuihin
monimutkaisiin ongelmiin. Projektituotantoa ei ole
saatu organisoitua teollisuustuotannon kaltaisesti
luotettavaksi ja ennakoivaksi tuotannonalaksi.
Kauppakeskus Ratinan rakennushanke Tampereella
rakennuttajakonsulttitoimeksiannolla.
A-Insinöörien projektimalli ponnistaa
historiasta ja käytännöstä
A-Insinöörit on jo yli 50 vuotta toiminut suomalainen,
partneripohjainen konsulttitoimisto, jonka päätoimialat ovat rakenne-, infra- ja kalliosuunnittelu sekä
ydinjätehuollon suunnittelu ja projektien johtaminen.
A-Insinöörit on johtanut projekteja kaikilla Suomessa
käytössä olevilla malleilla. Tällä hetkellä toteutamme
perinteisellä rakennuttamismallilla kauppakeskus Ratinaa Tampereella, projektinjohtopalveluna (PJP) Akatemiatalon saneerausta Turussa ja allianssimallilla mm.
Turun seudun energian monipolttoainevoimalaitoksen
rakennusprojektia Naantalissa ja hybridimallilla Oulun
Tulevaisuuden Sairaalaa.
A-Insinöörit ei ole välttynyt projektitoiminnan ongelmilta ja on siksi päättänyt yhdistää pitkän kokemuksen, projektinjohtamisen tutkimustiedon sekä
kokemukset integroiduista malleista ja lähtenyt rakentamaan arvon tuottoon perustuvaa konseptia.
Yrityksessä on meneillään kehityshanke, jossa rakennusprojekti on tarkoitus optimoida pitkänä suunnittelun ja tuotannon arvoketjuna ja antaa asiakkaalle
lupaus säästöstä tai muusta arvosta. Tavoitteena on
teollisuustuotannon tasoon tähtäävä luotettavuus ja
ennakoitavuus.
Uudessa mallissa rakennusprojekti nähdään tilapäisenä tehtaana, jonka suunnittelun, tuotannon ja
johtamisen prosessit pystytetään kohteen ympärille.
Kokonaisuuden halutaan olevan enemmän kuin osiensa summa. Malli perustuu vahvasti Lean-periaatteille.
Akatemiatalon saneeraus Turussa PJP-mallilla.
Arvon tuottaminen asiakkaalle
Lean-periaatteen mukaisesti vain asiakkaalle arvoa
tuottavia tehtäviä kannattaa toteuttaa. Ei-arvoa
tuottavat tehtävät pitää eliminoida. Tavoiteltavat arvot johdetaan mallissamme hankkeen liiketoimintasuunnitelmasta (business case) ja liitetään hankkeesta
tavoiteltaviin hyötyihin.
Yleisimmät rakennushankkeissa tavoiteltavat arvot
Oulun Tulevaisuuden sairaala 2030 –hanke hybridimallilla.
PROJEKTITOIMINTA 2/2015
57
Projektimalliin on tuotu uusi vaihe;
edellytysten luominen
ovat kustannuksissa ja aikataulussa pysyminen. Tutkimusten mukaan tietomallien paremmalla hyödyntämisellä, virheettömällä suunnittelulla, hukan poistamisella prosessista ja läpimenoajan lyhentämisellä voidaan
rakennushankkeen tuotantokustannuksista säästää
5 - 20 %. Arvon luomista voi liittyä myös muunlaisiin
asioihin, kuten ennustettavuus, ikävien yllätysten välttäminen, onnistuneet ratkaisut, elinkaaritehokkuus,
käyttäjien tyytyväisyys, ekologisuus jne.
Arvo ei kuitenkaan ole valmiina palveluprosessissa.
Sitä ei ensin tuoteta ja sitten välitetä. Arvo luodaan
vuorovaikutuksessa ja yhdessä kehittämällä asiakkaan, käyttäjien ja muiden hankkeeseen osallistuvien
kanssa. A-Insinöörien roolina on mahdollistaa arvon
syntyminen, ratkaista ongelmia yhdessä kumppaneiden kanssa, kuljettaa vuorovaikutusprosessia, luoda
parempia menettelyjä ja estää arvon tuhoutuminen
esimerkiksi hukan muodossa. Kaikissa tapauksissa asiakkaalle synnytettävä arvo perustuu hyödyn tuottamiseen - palvelumme on oltava asiakkaallemme kustannuksiaan arvokkaampaa.
Fasilitoiva ote
Mallin työmenetelmiin kuuluu fasilitointi. Sen avulla
useat kokoukset muutetaan työpajoiksi. Fasilitoivan
otteen etuja ovat ryhmän asiantuntemuksen saaminen laajemmin hankkeen käyttöön, kommunikaation
paraneminen visuaalisuuden kautta ja yhteisten tavoitteiden esillä pitämisen helppous.
Monet työmenetelmät, kuten ryhmätyönä tehtävä
riskienhallintasuunnitelma, vuorovaikutteinen aikataulusuunnittelu (Last Planner System) ja uusien ratkaisujen ideointi, vaativat onnistuakseen työpajatyyppistä
työskentelyä. Perinteinen vaativa, toteava tai kirjaava
kulttuuri ei tuota riittävästi yhteistoimintaa kompleksisten ongelmien ratkaisemiseksi ja uusien innovaatioiden löytämiseksi.
Edellytysten luominen A-pajassa
Projektimalliin on tuotu uusi vaihe; edellytysten luominen. Vaiheessa tarkennetaan asiakkaan tavoittelemat
hyödyt. Näin tiedetään, mitä arvoa halutaan tuottaa ja
mitä arvoa tuottamatonta voidaan eliminoida. Tämä
vaatii liiketoimintasuunnitelman läpikäyntiä tai tarvittaessa sen rakentamista aloitustyöpajoissa. Edellytysten luomisvaiheessa varmistetaan myös lähtötietoja
ja laaditaan alustavat kustannusarviot investointipäätöksen tueksi.
Samalla auditoidaan potentiaalisia palveluntuottajakumppaneita ja laaditaan tietomallinnuksen hyödyntämisen päätavoitteet – myös kohteen ylläpidon osalta. Perustetaan myös vähintään tilapäinen yhteinen
työtila – Big Room, jolle laaditaan omat pelisäännöt.
Hanke voidaan laittaa liikkeelle, kun menestymisen
edellytykset ovat voimassa.
Suunnittelun ja tuotannon vuoropuhelu
Rakennushankkeiden perusongelmia on ollut suunnittelun ja rakennustuotannon vaivalloinen integraatio
sujuvaksi arvoketjuksi. Perinteisesti suunnittelija suunnittelee ja rakentaja rakentaa. A-Insinöörien mallin
lähtökohtana on suunnitella kohde ja tuotantoprosessi
samanaikaisesti, integroituna. Näin pyritään varmistamaan kohteen rakennettavuus, kustannustehokkuus,
sujuva käyttöönotto ja kohteen elinkaarelle asetettujen tavoitteiden täyttyminen. Tämä vaatii nykyisistä
tehtäväluetteloista poikkeamista ja projektin osittelua
eri tavalla kuin aiemmin (kaavio 1).
Suunnittelijat ja kustannusten kannalta keskeiset
toimijat kytketään hankkeeseen samanaikaisesti tai
heti peräkkäin ja mielellään yhteisellä sopimuksella tai
perussopimusten päälle solmittavalla yhteistoimintasopimuksella. Integroidut toimijat kehittävät keskenään ja yhteistyössä tilaajan kanssa hankkeesta liiketoimintatavoitteita vastaavan projektin. Integroidussa
prosessissa suunnitellaan sekä kohdetta että rakennusprosessia samanaikaisesti säästöjen aikaansaamiseksi. Esimerkiksi suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden
yhteistyönä tapahtuu kohteen modulointi siten, että
prosessiin voidaan tuoda valmisosia ja saavuttaa sekä
aika-, kustannus- että laatuhyötyjä.
Tietomallit yhdistävät suunnittelijat,
urakoitsijat, tilaajan ja käyttäjät
Ajantasaisen tiedon jakamisella hankeosapuolien kesken on rakentamisessa suuri merkitys. Digitaalisessa
muodossa oleva, tietoa sisältävä kolmiulotteinen tietomalli helpottaa sekä kohteen hahmottamista että
tiedon oikeellisuuden ja ristiriidattomuuden varmistamista. Visualisointien avulla kommunikaatio eri tahojen
kanssa täsmentyy ja tehostuu.
Tietomallinnus parantaa myös suunnittelun laatua.
Silmämääräisen tarkastelun lisäksi sekä yksittäisille
suunnittelutietomalleille että yhdistelmämalleille tehdään aina törmäystarkastelut ja mallien laadunvarmistus. Nämä katselmukset vähentävät suunnitteluvirheitä ja työmaalla eteen tulevia yllätyksiä ja alentavat
virhekustannuksia.
Toiminnallisen suunnittelun perusteet
Edellytysten
luominen
Projektin
kehittäminen
Projektin
toteutus
Kaavio 1. Edellytysten luomisessa tarvitaan näkemys sekä asiakkaan
liiketoimintasuunnitelmasta että käyttäjien tarpeista.
58
Käyttö ja huolto
Business case
Toiminta
Perinteiset mallit
Uusi malli
Projektin
vaiheistus
Osallistujat kytketään mukaan hankintapaketeittain
hankkeen edetessä
Edellytysten luonnin jälkeen keskeiset palveluntuottajat
kytketään mukaan hankkeeseen
Urakoitsijan
osallistuminen
suunnitteluun
Suunnittelija suunnittelee ja urakoitsija urakoi
Urakoitsija osallistuu rakennettavuuden ja
kustannustehokkuuden suunnitteluun
Kokoukset
Kirjataan toteutuneet ja tekemättä olevat tehtävät
Useat kokoukset ovat työpajoja, joissa ennakoidaan tulevaa ja
rakennetaan luotettavuutta prosessiin
Tietomallinnus
Tietomallit tulostetaan kuvina projektipankkiin
Tietomalleja käytetään yhteisenä tiedon tallennus-,
jako- ja jalostuskanavana myös työmaalla
Sopimusvelvoitteet
Kukin sopijapuoli huolehtii omien
sopimusvelvoitteidensa hoitamisesta
Yhteistoimintasopimuksella ja yhteisillä kannustimilla laajennetaan
huolehtimista ja innovointia yli omien sopimusrajojen
Riskienhallinta
Kukin hallitsee omaan sopimukseensa liittyvät riskit
Hankkeen tavoitteisiin kohdistuvat riskit tunnistetaan ja
hallitaan yhdessä
Arvon luominen
asiakkaalle
Tuotettavat arvot on määritelty sopimuksessa
Arvoa luodaan asiakkaan liiketoimintaan yhteisesti ja
raportoidaan projektin aikana ”arvoa rahalle” -periaatteella
Kaavio 2. Perinteisten mallien ja uuden mallin välisiä eroja.
Tietomallintamisen tavoitteena on tuottaa lisäarvoa muun muassa seuraavien hyötyjen kautta:
- Ajantasaisen ja laadukkaan tiedon jakaminen ja
yhteiskäyttö
- Suunnitelmamuutoksissa tarvittavan ajan
väheneminen
-0-virhesuunnittelu
- Reaaliaikainen määrälaskentatieto
- Tehokkaampi sähköinen kilpailuttaminen
- Erilaisten simulointien, kuten energialaskelmien,
palotilanteiden tai kustannusvaihtoehtojen nopea
luominen
- Rakennettavuusanalyysien kautta syntyvä
suunnitelmien parempi rakennettavuus
- Suunnittelun visuaalisuus; käyttäjävaatimusten
varmistaminen kolmiulotteisesta, mahdollisimman
hyvin todellisuutta vastaavasta kuvauksesta
- Työmaa-automaation ja koneohjauksen
mahdollistuminen
- Ylläpidon tehostuminen toteutusmallia käyttämällä
Tietomallintaminen on toimintatapa, joka vaatii kurinalaisuutta ja järjestelmällisyyttä, mutta toimii
hyvänä selkärankana tiedon kuljettamisessa, jalostamisessa ja lisäarvon luomisessa hankkeen aikana ja
ylläpidon eri vaiheissa. Kun suunnittelun ja toteutuksen
aikana syntynyt relevantti tieto lopulta integroidaan
sensoreiden (IoT), käyttäjien ja huoltajien tuottamaan
tietoon, saadaan aikaiseksi kokonaan uudenlainen ylläpitoinfrastruktuuri.
Perinteisten projektimallien puutteellisuuksia ratkova lähestymistapa soveltuu toivottavasti monenlaisiin
projekteihin ja mahdollistaa erityisesti investointiprojektien tehostumisen ja tuottavuuden kasvun. Lopullisena tavoitteena on käytön ja ylläpidon palveleminen
tiedolla, jota on jalostettu sekä hankkeessa että kohteen käytön aikana.
Odotamme totuttujen
tapojen haastamista
A-Insinöörien suunnittelupalvelut tuotetaan asiakkaille projekteina ja toisaalta keskeisiin palveluihimme kuuluu investointiprojektien johtaminen, joten on
luonnollista, että olemme hakeutuneet projektitoimintaa edustavan asiantuntijajärjestön, PRY:n jäseniksi.
Yhdistys ja sen jäsenet tarjoavat hyvän vertaisryhmän
jakaa parhaita käytäntöjä ja oppia muilta ja toisilta
aloilta. Odotamme PRY:ltä avauksia projektitoiminnan
totuttujen tapojen haastamiseen ja projektitoiminnan
tuottavuuden kehittämiseen. Projekteiksi organisoidun suunnittelun ja projektituotannon tuottavuuden
kehittämisen avulla saamme asiakkaammekin menestymään omassa tehtävässään.
Käyttö ja ylläpitokin hyötyvät
Projektituotanto on viime vuosina saanut lisäpotkua
Lean-ajattelusta ja allianssimalleista. A-Insinöörit on
tehnyt strategisen päätöksen kehittää projektimalli,
jossa yhdistetään suunnittelun, tuotannon ja projektinjohtamisen modernit menetelmät arvon luontia palvelevaksi kokonaisuudeksi. Kehitettävän mallin eroja
perinteisiin malleihin nähden on esitetty kaaviossa 2.
Jyrki Keinänen
Toimitusjohtaja
A-Insinöörit Oy
PROJEKTITOIMINTA 2/2015
59