PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI

Transcription

PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI
Käyttöohje
LUOTTAMUKSELLINEN
Versio
2.0
Digia OYJ | HIOMOTIE 19 | 00380 HELSINKI | PUH 010 313 3000 | FAX 010 313 3700
KOTIPAIKKA: HELSINKI | Y-TUNNUS: 083 1312-4 | WWW.DIGIA.COM
PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI - KÄYTTÖOHJE
LUOTTAMUKSELLINEN
SISÄLLYSLUETTELO
1
2
3
YLEISTÄ ............................................................................................... 3
1.1
Käyttäjätunnukset ja järjestelmään kirjautuminen ..................................... 3
1.2
Järjestelmän rakenne ............................................................................. 3
OMAVALVONTASUUNNITELMA ................................................................ 5
2.1
Rakenne ............................................................................................... 6
2.2
Omavalvontadokumentit ......................................................................... 7
MYYMÄLÄN PERUSTIEDOT ...................................................................... 9
3.1
Uuden myymälän luominen ..................................................................... 9
3.2
Myymälän perustietojen muokkaaminen ..................................................10
4
KÄYTTÄJIEN HALLINTA ........................................................................ 20
5
OMAVALVONTALOMAKKEET .................................................................. 22
5.1
Lämpötilavalvonta.................................................................................23
5.2
Vastaanottotarkastus ............................................................................24
5.3
Jäähdytettynä myytävät tuotteet ............................................................24
5.4
Siivouksen ja puhdistuksen aistinvarainen seuranta ..................................24
5.5
Puhtausnäytteiden seuranta ...................................................................24
5.6
Jätehuolto-ohjelman aistinvarainen seuranta ............................................24
5.7
Astiahuolto...........................................................................................24
5.8
Tuhoeläintorjunta .................................................................................25
5.9
Asiakaspalautteet .................................................................................25
5.10
Ruokamyrkytysepäilyt ...........................................................................25
5.11
Naudanlihaerien kirjaaminen ..................................................................25
5.12
Naudanlihan merkintäjärjestelmä / Virheet ja korjaavat toimenpiteet ..........25
5.13
Henkilökunnan perehtyminen omavalvontaan ...........................................25
5.14
Hygieniaosaamistestin suorittaneet .........................................................25
5.15
Konsulentit ja tilapäiset ulkopuoliset toimijat ............................................25
5.16
Tupakan, alkoholin ja nikotiinivalmisteiden myynnin omavalvonta...............26
5.17
Pelaaminen sekä tietokone- ja konsolipelien, elokuvien ja lehtien myynti .....26
6
TAPAHTUMIEN SELAUS ........................................................................ 27
7
MUISTUTUKSET .................................................................................. 29
8
RAPORTIT .......................................................................................... 32
8.1
Tapahtumaraportti ................................................................................32
8.2
Poikkeamaraportti .................................................................................34
8.3
Tapahtumien tilastoraportti ....................................................................35
8.4
Järjestelmän tilastoraportti ....................................................................35
Omavalvonta_kayttoohje.doc
Sivu 2 / 37
Copyright © Digia, All rights reserved.
1
1.1
LUOTTAMUKSELLINEN
YLEISTÄ
Käyttäjätunnukset ja järjestelmään kirjautuminen
Kirjaudu järjestelmään antamalla käyttäjätunnus ja salasana niille varattuihin kenttiin. Antaessasi
käyttäjätunnusta pienillä ja isoilla kirjaimilla ei ole merkitystä, mutta salasana tulee syöttää pienet
ja isot kirjaimet huomioiden.
Voit kirjautua järjestelmään myös myymäläkohtaisilla yleiskäyttäjätunnuksilla. Jos kirjaudut
yleiskäyttäjätunnuksilla, järjestelmä kysyy erikseen etu- ja sukunimesi.
1.2
Järjestelmän rakenne
Annettuasi käyttäjätunnuksesi ja salasanasi pääset järjestelmän pääsivulle.
Perustiedot-otsikon alla olevista linkeistä pääset tarkastelemaan omavalvontasuunnitelmaa sekä
muokkaamaan ja tarkastelemaan myymälän perustietoja ja käyttäjiä.
Omavalvontatapahtumat-otsikon alla olevista linkeistä pääset kirjaamaan ja tarkastelemaan
omavalvontatapahtumia sekä lisäämään ja käsittelemään muistutuksia.
Raportit-otsikon alla olevista linkeistä pääset tarkastelemaan tapahtuma- ja poikkeamaraportteja.
Napauttamalla hiirellä vasemmassa yläkulmassa olevaa PTY:n logoa, pääset kaikilta järjestelmän
sivuilta pääsivulle.
Sivu 3 / 37
LUOTTAMUKSELLINEN
Koulutus-otsikon alta löydät linkin ikärajapassien selaukseen ja hallintaan. Otsikon alta löydät
myös linkit suomen- ja ruotsinkielisiin ikärajapassioppaisiin.
Ohjeet-otsikon alta löydät linkin PTY:n omavalvontaohjeistukseen sekä järjestelmän käyttöohjeen
(tämä dokumentti).
Ylä-oikealla olevaa Kirjaudu ulos -linkkiä napauttamalla kirjaudut pois järjestelmästä, linkki löytyy
aina käyttöliittymän oikealta puolelta ylhäällä.
Etusivun alalaidasta löydät myös Muistutukset-osion, jos myymälä tai ketju on asettanut
muistutuksia kirjauksien teolle.
Sivu 4 / 37
2
LUOTTAMUKSELLINEN
OMAVALVONTASUUNNITELMA
Omavalvontasuunnitelma-linkin kautta pääset tarkastelemaan omavalvontasuunnitelmaa.
Valitse myymälä, jonka omavalvontasuunnitelmaa haluat tarkastella ja napauta Hae-painiketta.
Mikäli käyttäjätunnuksesi on nimetty myymälätasolle, järjestelmä ohjaa sinut suoraan oman
myymäläsi omavalvontasuunnitelmaan.
Omavalvontasuunnitelman tietoja ylläpidetään Myymälän perustiedot -linkin kautta.
Sivu 5 / 37
2.1
LUOTTAMUKSELLINEN
Rakenne
Omavalvontasuunnitelma koostuu seuraavista osa-alueista:
•
Myymälän perustiedot
•
Omavalvontadokumentit
o
Kaupparyhmän yhteiset dokumentit
o
Myymälän omat dokumentit
•
Yhteyshenkilöt
•
Vastuualueet
•
Omavalvontaseurantapisteet
•
Kylmäkalusteet
•
Jätehuolto, puhtaanapito ja tuholaistorjunta
•
Näytteenottosuunnitelma
•
Tavarantoimittajien laatuarvioinnit
•
Myymälän toiminnot
Alla on käyty tarkemmin huomionarvoisia kohtia omavalvontasuunnitelmasta.
Sivu 6 / 37
2.2
LUOTTAMUKSELLINEN
Omavalvontadokumenttien alla on nähtävissä sekä kaupparyhmän määrittelemät yhteiset
omavalvontadokumentit että myymälän itse tallentamat dokumentit.
2.2.1
Omavalvontadokumenttien kuittaaminen luetuksi
Myymälän henkilöstö voi kuitata omavalvontadokumentin luetuksi omavalvontasuunnitelman
kautta. Luetuksi voi kuitata niin kaupparyhmän kautta myymälään ohjatut dokumentit kuin
myymälän itse lisäämät dokumentit. Luetuksi merkitseminen tapahtuu valitsemalla linkki Avaa
halutun dokumentin kohdalla. Linkki on merkitty punaisella ympyrällä alla olevaan kuvaan.
Dokumenttia ei voi merkitä luetuksi, jos sitä ei ole avattu luettavaksi käynnissä olevan
selainistunnon (tietopankkiin kirjautumisen) aikana.
Linkkiä painalla avautuu dialogi, johon voit syöttää nimesi. Esitäytettynä on kirjautuneen käyttäjän
nimi, mutta jos myymälässä on käytössä yhteistunnus pitäisi nimeksi korjata dokumentin lukeneen
käyttäjän nimi. Voit antaa myös vapaaehtoiset kommentit dokumentin luvusta.
Kuittaus tallentuu painamalla Merkitse luetuksi -painiketta. Voit peruuttaa dialogin painamalla
raksia oikeassa yläkulmassa.
Sivu 7 / 37
2.2.2
LUOTTAMUKSELLINEN
Omalvontadokumenttien kommentointi
Myymälän pääkäyttäjä voi antaa tarkentavat kommentit kaupparyhmän antamaan dokumenttiin.
Kommenttien avulla voidaan kertoa myymäläkohtaista lisätietoa tai poikkeamia yleiseen
kuvaukseen.
Myymälän pääkäyttäjälle on näkyvissä kaupparyhmän dokumentin yhteydessä linkki Lisää tai
Muokkaa, jotka on merkitty alla olevaan kuvaan punaisella ympyrällä. Lisää-linkki näytetään jos
dokumenttiin ei liity kommentteja. Muokkaa linkki näytetään jos kommentti löytyy jo ennestään.
Linkkiä painalla avautuu dialogi, jolla kommentin muokkaus on mahdollista. Talletus tapahtuu
painamalla Tallenna-painiketta. Voit peruuttaa dialogin painamalla raksia oikeassa yläkulmassa.
Voit kasvattaa avatutuneen syöttöikkunan kokoa raahaamalla hiiren painike pohjassa
ala-oikealla olevasta vinoviivoitetusta reunasta.
Sivu 8 / 37
3
LUOTTAMUKSELLINEN
MYYMÄLÄN PERUSTIEDOT
Myymälän perustiedot -linkin kautta pääset luomaan uusia myymälätietoja, muokkaamaan
järjestelmässä olemassa olevien myymälöiden tietoja ja poistamaan myymälätietoja. Päivittämällä
myymälän perustietoja, päivität samalla myymälän omavalvontasuunnitelmaa.
Pakolliset tiedot on merkitty *-merkillä. Mikäli pakollisia tietoja ei ole annettu, järjestelmä ei
tallenna antamiasi tietoja.
3.1
Uuden myymälän luominen
Luodessasi uuden myymälän tietoja järjestelmään, valitse ensin kaupparyhmä, johon
haluat myymälän liittää. Napauta tämän jälkeen >> -painiketta, jolloin pääset
valitsemaan ketjun, johon haluat uuden myymälän liittää. Mikäli haluat vaihtaa
Kaupparyhmä- tai Ketju -tietoja, napauta ao. kentän perässä olevaa Vaihda painiketta. Napauta tämän jälkeen Luo uusi myymälä -painiketta.
Määrittele avautuvaan ikkunaan uuden myymälän perustiedot.
Sivu 9 / 37
3.2
LUOTTAMUKSELLINEN
Myymälän perustietojen muokkaaminen
Omavalvontasuunnitelma-linkistä pääset tarkastelemaan myymälän omavalvontasuunnitelmaa,
jonka sisältö esiteltiin tarkemmin luvussa 2.
HUOM. Useasti yksittäisen tietokokonaisuuden yhteydessä on tarjolla myös linkki PTY:n
tarjoamaan ohjeistukseen aiheesta. Löydät linkin sivun vasemmasta alalaidasta nimellä
Omavalvontaohjeistus.
3.2.1
Omavalvontadokumetit-linkistä pääset tarkastelemaan, lisäämään ja poistamaan omavalvontaan
liittyviä dokumentteja.
Sivu 10 / 37
LUOTTAMUKSELLINEN
Omavalvontadokumentin lisääminen
Omavalvontaohjeistuksen kohta, johon ohje liittyy kertoo PTY:n omavalvontasuunnitelman
otsikkojaottelun mukaisen omavalvonnan osa-alueen johon dokumentin sisältö kohdistuu. Voit
jättää valinnan antamatta (valitsemalla valinnan Ei koske nimettyä kohtaa).
Liitteen nimi on tarkentavaa tietoa otsikon alla, voit jättää nimen antamatta jos olet määritellyt
omavalvontaohjeistuksen kohdan.
Sähköinen dokumentti lisätään dokumenttiin painamalla Browse… tai Selaa…-painiketta ja
määrittelemällä hakupolun tietokoneeltasi. Tallenna dokumentti tietopankkiin painamalla Lisää
dokumentti -painiketta. Tämän jälkeen järjestelmä pyytää sinulta vielä kuvauksen
tekemistäsi muutoksista Omavalvontasuunnitelman päivitys –kirjauksen muodossa.
Omavalvontadokumenttien muokkaaminen
Talletetut dokumentit näet sivun alalaidassa. Pääset muokkaamaan tai poistamaan tietoja
napauttamalla ko. rivin perässä olevia Muokkaa- ja Poista -painikkeita.
Ohjeistuksen kohta -tiedon lisäys vanhoille dokumenteille, joilta se puuttuu
Vanhoilta omavalvontadokumenteilta saattaa puuttua omavalvontaohjeistuksen kohta -tieto, jolloin
ne esitetään myymälän omavalvontasuunnitelmassa kohdassa Ei ryhmää / tyyppiä.
Ryhmätiedon saat lisättyä myymälän perustietojen omavalvontadokumentit-sivulla
muokkaamalla olemassa olevan dokumentin tietoja Muokkaa-painikkeella.
Sivu 11 / 37
3.2.2
LUOTTAMUKSELLINEN
Kaupparyhmän omavalvontadokumentit
Kaupparyhmän omavalvontadokumentit –sivulla voit ilmoittaa ne dokumentit, joita sovelletaan
myymälän harjoittamassa toiminnassa. Dokumenttien hallintasivulle pääset myymälän
päätietosivulta linkin Kaupparyhmän dokumentit kautta.
Järjestelmä pyytää syöttämään jokaiselle dokumentille tiedon siitä, että onko kyseinen dokumentti
myymälän käytössä. Jos valitset Käytössä-valinnan dokumentille, ilmestyy se myymäläsi
omavalvontasuunnitelman.
Tallenna tiedot painamalla Tallenna-painiketta tehtyäsi valinnat.
Järjestelmä tarkistaa myymälän pääkäyttäjän kirjautumisen yhteydessä, että onko kaupparyhmä
toimittanut uusia dokumentteja, joihin myymälä ei ole vielä ottanut kantaa. Jos dokumentteja
löytyy, näytetään myymälän pääkäyttäjälle ilmoitus tietopankin pääsivulla.
Omavalvontasuunnitelma-sivulla pystyt myös antamaan lisäkommentteja ja tarkennuksia
dokumenttiin liittyen (katso kohta 2.2.2).
Sivu 12 / 37
3.2.3
LUOTTAMUKSELLINEN
Yhteyshenkilöt
Yhteyshenkilöt-linkistä pääset lisäämään ja muokkaamaan myymälän yhteyshenkilötietoja.
Aloita uuden yhteyshenkilön tietojen lisääminen valitsemalla aluksi yhteyshenkilön tyyppi
hakuselaimen vaihtoehdoista. Saat avattua hakuselaimen napauttamalla Tyyppi-kentän perässä
olevaa alavetovalikkopainiketta.
Tyyppi voi olla esimerkiksi omavalvonnan vastuuhenkilö myymälässä tai sidosryhmien
yhteyshenkilö. Anna muut yhteyshenkilön tiedot ja napauta Lisää-painiketta. Kaikki myymälän
yhteyshenkilötiedot näkyvät sivun alalaidassa ja pääset muokkaamaan tai tarvittaessa poistamaan
tietoja napauttamalla ao. yhteyshenkilön tietojen rivin perässä olevia Muokkaa- ja Poista painikkeita.
Sivu 13 / 37
3.2.4
LUOTTAMUKSELLINEN
Kylmäkalusteet
Kylmäkalusteet–linkistä pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan tietoja myymälän kylmätiloista
tai -kalusteista ja niiden sijainnista.
Voit lisätä tietoa myymälän kylmäkalusteista antamalla Kylmätila/ -laite -tieto sille varattuun
kenttään. Valitse Sijainti-kentän hakuselaimesta kylmätilan / -laitteen sijaintitieto. Sijainti voi olla
joko Myyntitila tai Takatila. Voit myös valita vapaaehtoisen tiedon ryhmästä, joka jaottelee
kylmäkalusteet omavalvontasuunnitelmalla ryhmäkohtaisesti.
Napauta Lisää-painiketta, jolloin järjestelmä tallentaa tiedon ja se näkyy sivun alalaidassa.
Sivu 14 / 37
3.2.5
LUOTTAMUKSELLINEN
Jätehuolto, puhtaanapito ja tuholaistorjunta
Jätehuolto, puhtaanapito ja tuholaistorjunta –linkin kautta pääset tarkastelemaan ja
muokkaamaan tietoja, kuinka jätehuolto, puhtaanapito ja tuholaistorjunta on myymälässä
järjestetty.
Mikäli tehtävä on annettu ulkopuolisen yrityksen hoidettavaksi, merkitse tiedon perässä oleva
valintaruutu valituksi napauttamalla sitä hiirellä. Kuvaus-kenttään voit kirjoittaa vapaamuotoisen
kuvauksen, kuinka tehtävän toteutus on suunniteltu. Tallenna tiedot napauttamalla Tallennapainiketta.
Sivu 15 / 37
3.2.6
LUOTTAMUKSELLINEN
Näytteenottosuunnitelma
Näytteenottosuunnitelma–linkistä pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan myymälän
näytteenottosuunnitelmaa.
Anna Päivämäärä-kenttään suunnitelman alkupäivämäärä muodossa pp.kk.vvvv. Valitse
Tuoteryhmä-kentän hakuselaimesta tuoteryhmä, jonka näytteenottosuunnitelmaa olet
lisäämässä. Tarkenna halutessasi tietoa tuotetasolle lisäämällä suunnitelmaan Tuote-tieto.
Syötä Näytteitä / vuosi -kenttään numeerinen tieto, kuinka monta kertaa vuodessa näyte
otetaan.
Lisää Tutkimuspaketti- ja Näytteenoton suorittaja –kenttiin tiedot ja napauta Tallennapainiketta. Tallennetut näytteenottosuunnitelman tiedot näet sivun alalaidassa, mistä pääset
muokkaamaan ja poistamaan tietoja napauttamalla rivin perässä olevia Muokkaa- ja Poista painikkeita.
Sivu 16 / 37
3.2.7
LUOTTAMUKSELLINEN
Tavarantoimittajien laatuarvioinnit
Tavarantoimittajien laatuarvioinnit -linkistä pääset lisäämään ja muokkaamaan
tavarantoimittajien tietoja.
Napauttamalla Luo uusi tavarantoimittaja -painiketta pääset lisäämään uuden
tavarantoimittajan yhteystiedot, tiedot tavarantoimittajan omavalvontasuunnitelmasta sekä
tuotevastuu- ja reklamaatiotilanteista. Listan tavarantoimittajista näet Tavarantoimittajien
laatuarvioinnit-sivulla. Tavarantoimittajien tietoja pääset muokkaamaan napauttamalla linkkiä
haluamasi tavarantoimittajan nimen kohdalta.
Sivu 17 / 37
LUOTTAMUKSELLINEN
Napauttamalla Muokkaa-painiketta järjestelmä vapauttaa sivun kentät käyttöösi ja pääset
muuttamaan tietoja.
Napauttamalla Luo uusi tuote-painiketta pääset halutessasi lisäämään tavarantoimittajalle
tuotetietoja. Toimittajalle tallennetut tuotteet näkyvät Toimittajan laatuarviointi-sivun
alalaidassa.
Sivu 18 / 37
3.2.8
LUOTTAMUKSELLINEN
Muut myymälän perustiedot
Vastuualueet–linkistä pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan myymälän vastuualueita sekä
kunkin alueen vastuu- ja varahenkilöiden tietoja.
Omavalvontaseurantapisteet–linkistä pääset lisäämään ja muokkaamaan
omavalvontasuunnitelman mukaisia seurantapisteitä.
Sivu 19 / 37
4
LUOTTAMUKSELLINEN
KÄYTTÄJIEN HALLINTA
Käyttäjien hallinta –linkistä pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan käyttäjätietoja sekä luomaan
uusia käyttäjiä järjestelmään.
Hakiessasi tietoja käyttäjistä, voit käyttää hakukriteereinä käyttäjätunnusta, käyttäjän etunimeä
tai sukunimeä. Valitse, haluatko tarkastella aktiiviseksi vai lukituksi määriteltyjä käyttäjiä.
Kaikki-valinnalla saat listauksen kaikista hakukriteereihin sopivista käyttäjistä huolimatta siitä,
onko käyttäjä määritelty aktiiviseksi vai lukituksi. Hakutulokset saat näkyviin napauttamalla Haepainiketta. Käyttäjien tietoja pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan käyttäjätunnuksen linkistä.
Käyttäjätiedot ovat omavalvontajärjestelmässä hierarkkisesti.
Käyttäjätietojen muutosoikeus on sidottu käyttöoikeushierarkiaan. Voit luoda uusia ja
muuttaa oikeushierarkiassa alemmalla tasolla olevien käyttäjien tietoja.
Sivu 20 / 37
LUOTTAMUKSELLINEN
Luodessasi uuden käyttäjän tietoja valitse Kaupparyhmä-, Ketju- ja Myymälä -kenttien
hakuselaimesta tiedot, joihin käyttäjän liität. Pääset muuttamaan tietoja napauttamalla kentän
perässä olevaa Vaihda-painiketta.
Anna käyttäjälle käyttäjätunnus, etunimi ja sukunimi. Määrittele käyttäjälle
Omavalvontajärjestelmän salasana ja varmista antamasi kirjoittamalla salasana uudelleen
Salasanan varmistus-kenttään. Voit halutessasi kertoa myös käyttäjän sähköpostiosoitteen
hallinnollisena tietona.
Määrittele käyttäjä joko aktiiviseksi tai lukituksi. Lukituksi määrittelemäsi käyttäjät eivät pääse
kirjautumaan järjestelmään. Voit myös valita valinnan Salasana vaihdettava, jolloin käyttäjää
pyydetään vaihtamaan salasana ensimmäisellä kirjautumiskerralla.
Määrittele käyttäjälle oikeushierarkian mukainen profiili sekä käyttäjän tyyppi. Käyttäjän profiilissa
voi käyttää valintaa Ei oikeutta myymälätietoihin, jos käyttäjälle halutaan antaa oikeus vain
esimerkiksi koulutustietojen selaamiseen. Jos käyttäjällä ei ole oikeutta myymälätietoihin, käyttäjä
ei pääse käsiksi tapahtumakirjauksiin, myymälän tietoihin tai muihin raportteihin.
Omavalvontakoulutussuoritusten ylläpito-valinnalla käyttäjälle annetaan oikeus selata ja
luoda oikeushierarkiansa mukaisesti koulutussuorituksia. Tämä oikeus lisää profiilin mukaisia
oikeuksia koulutussuoritusten osalta.
Vastuullisten valvojien ylläpito-valinnalla käyttäjälle annetaan oikeus luoda oikeushierarkiansa
mukaisesti myymälöihin uusia vastuullisia valvojia. Tämä oikeus lisää profiilin mukaisia oikeuksia
koulutussuoritusten osalta.
Käyttäjä voi olla joko Normaali käyttäjä -tyyppinen, jolloin käyttäjällä on henkilökohtainen
käyttäjätunnus, tai Myymälätunnus -tyyppinen, jolloin käyttäjä kirjautuu järjestelmään
myymäläkohtaisilla yleistunnuksilla ja kirjautumisen yhteydessä järjestelmä kysyy erikseen
käyttäjän etu- ja sukunimen.
Sivu 21 / 37
5
LUOTTAMUKSELLINEN
OMAVALVONTALOMAKKEET
Pääsivun Omavalvontalomakkeet-linkistä pääset kirjaamaan tietoja omavalvontalomakkeille.
Linkistä avautuvalla sivulla näet omavalvontalomakkeet ja lomakkeen nimeä napauttamalla pääset
kirjaamaan omavalvontatietoja kyseiselle lomakkeelle.
Osa lomakkeiden kentistä voit jättää täyttämättä. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä.
Anna päivämäärät aina muodossa pp.kk.vvvv.
Järjestelmä tallentaa kaikille lomakkeille automaattisesti kirjauspäivämäärän, jolloin tapahtuma on
kirjattu järjestelmään. Tapahtumapäivämäärän oletuksena on myös kirjauspäivämäärä, mutta voit
muuttaa päivämäärän tapahtuman mukaiseksi.
Järjestelmä tuo lomakkeelle kuittaaja-tiedon kirjaajan käyttäjätunnuksen mukaan.
Järjestelmä tekee tarkistuksen lomakkeille kirjatuista lämpötilojen mittaustuloksista. Jos kirjaamasi
lämpötila poikkeaa lakisääteisistä raja-arvoista, on kyseessä ns. ylityskirjaus. Anna
ylityskirjauksissa aina Toimenpiteet-kenttään tieto poikkeamien johdosta tehdyistä
toimenpiteistä. Ylityskirjauksissa järjestelmä antaa huomautuksen sivun ylälaitaan eikä tallenna
tietoja ensimmäisellä tallennuskerralla. Tarkista kirjaamiesi tietojen oikeellisuus ja tallenna lomake
uudelleen.
Myymälän peruskäyttäjä voi korjata kirjauksiaan yhden vuorokauden sisällä kirjauksen
tekemisestä. Myymälän pääkäyttäjä voi korjata kirjauksia vuoden ajan kirjauksen tekemisestä.
Sivu 22 / 37
5.1
LUOTTAMUKSELLINEN
Lämpötilavalvonta
Kirjaa lomakkeelle lämpötilavalvontaan liittyvät havainnot ja lämpötilan mittaustulos
kokonaislukuna (astetta) kalustekohtaisesti. Voit syöttää tiedot haluamillesi kalusteille ja jättää
haluamiesi kalusteiden tiedot kertomatta.
Järjestelmä luo automaattisesti jokaista kalustetta kohden omavalvontakirjauksen järjestelmään.
Tämä tarkoittaa sitä, että jos kirjaat tiedot neljälle riville (kalusteelle), muodostuu tapahtumien
selaukseen neljä eri kirjasta, yksi jokaista kalustetta kohti – alempi punainen laatikko kuvaa
kirjauksen rajan.
Jokainen kirjaus merkitään samalla päivälle (ylempi punainen laatikko). Et voi vaihtaa ajankohtaa
kalustekohtaisesti.
Mikäli kyseessä on ylityskirjaus, anna Toimenpiteet-kenttään tiedot poikkeamien johdosta
tehdyistä toimenpiteistä, tarkista tietojen oikeellisuus ja tallenna lomake uudestaan.
Voit kirjata lomakkeelle myös tiedot kylmälaitteen sulatuksesta ja puhdistuksesta.
Sivu 23 / 37
5.2
LUOTTAMUKSELLINEN
Vastaanottotarkastus
Kirjaa lomakkeelle tavaran vastaanottotarkastuksessa tehdyt havainnot.
Valitse Tuoteryhmä-kentän hakuselaimesta tuoteryhmä, jonka kuljetuksen jälkeinen lämpötila on
mitattu ja merkitse Lämpötila-kenttään mittaustulos kokonaislukuna (astetta). Mikäli kyseessä on
ylityskirjaus, anna Toimenpiteet-kenttään tiedot poikkeamien johdosta tehdyistä toimenpiteistä,
tarkista tietojen oikeellisuus ja tallenna lomake uudelleen.
5.3
Jäähdytettynä myytävät tuotteet
Kirjaa lomakkeelle jäähdytettynä myytävien tuotteiden lämpötilan mittaustulos kokonaislukuna
(astetta). Mikäli kyseessä on ylityskirjaus, anna Toimenpiteet-kenttään tiedot poikkeamien
johdosta tehdyistä toimenpiteistä ja tallenna lomake uudelleen tietojen tarkastuksen jälkeen.
5.4
Siivouksen ja puhdistuksen aistinvarainen seuranta
Kirjaa siivouksen ja puhdistuksen aistinvaraisen arvioinnin tulos vähintään kerran viikossa. Kirjaa
lomakkeelle tapahtuman kellonaika, seurannan kohde ja valitse hakuselaimesta aistinvaraisen
arvion tulos.
5.5
Puhtausnäytteiden seuranta
Kirjaa puhtausnäytteiden tulos lomakkeelle näytteenottosuunnitelman mukaisesti.
5.6
Jätehuolto-ohjelman aistinvarainen seuranta
Kirjaa lomakkeelle aistinvarainen arvio jätehuollon toimivuudesta vähintään kerran viikossa.
5.7
Astiahuolto
Kirjaa lomakkeelle koneellisen astianpesun pesu- ja huuhteluveden lämpötilat kerran viikossa.
Kirjaa lämpötilat kokonaislukuna (astetta) ja valitse hakuselaimesta aistinvaraisen arvion tulos.
Mikäli lämpötila poikkeaa lakisääteisistä raja-arvoista, on kyseessä ylityskirjaus. Mikäli kyseessä on
ylityskirjaus, anna Toimenpiteet-kenttään tiedot poikkeamien johdosta tehdyistä toimenpiteistä.
Ylityskirjauksissa järjestelmä antaa aina huomautuksen sivun ylälaitaan eikä tallenna tietoja
ensimmäisellä tallennuskerralla. Tarkista aina, että tiedot ovat oikein ja tallenna lomake
uudestaan.
Sivu 24 / 37
5.8
LUOTTAMUKSELLINEN
Tuhoeläintorjunta
Kirjaa lomakkeelle tuhoeläintilanteen seurantatiedot. Kirjaa lomakkeelle Kohde-tieto, josta teet
seurannan sekä Tuhoeläin-tieto. Voit tarvittaessa tarkentaa kirjausta tuoteryhmätasolle sekä
kirjata mahdolliset toimenpiteet ja huomautukset.
5.9
Asiakaspalautteet
Asiakaspalautteet-lomakkeelle voit kirjata asiakaspalautteen aiheen, kuvauksen
asiakaspalautteen käsittelystä (kuinka kerätään, missä säilytetään ja miten reagoidaan) ja
mahdolliset toimenpiteet sekä huomautukset asiakaspalautteisiin liittyen.
5.10
Ruokamyrkytysepäilyt
Kirjaa lomakkeelle ruokamyrkytysepäilyt ja niiden johdosta tehdyt toimenpiteet.
5.11
Naudanlihaerien kirjaaminen
Kirjaa lomakkeelle myymälään saapuneiden naudanlihaerien tiedot.
5.12
Naudanlihan merkintäjärjestelmä / Virheet ja korjaavat
toimenpiteet
Kirjaa lomakkeelle merkinnässä tapahtunut virhe sekä mahdolliset toimenpiteet ja huomautukset.
5.13
Henkilökunnan perehtyminen omavalvontaan
Kirjaa lomakkeelle henkilö, joka on perehtynyt omavalvontaan ja henkilö, joka on toiminut
perehdyttäjänä. Voit kirjata mahdolliset toimenpiteet ja huomautukset perehtymiseen liittyen.
5.14
Hygieniaosaamistestin suorittaneet
Kirjaa lomakkeelle hygieniaosaamistestin suorittanut henkilö sekä paikka, johon tiedot on
tallennettu.
5.15
Konsulentit ja tilapäiset ulkopuoliset toimijat
Kirjaa lomakkeelle, kuka toimii konsulentin yhteyshenkilönä myymälässä, konsulentin / esittelijän
nimi ja yritys. Voit kirjata myös tapahtuman, jossa konsulentti / esittelijä on käynyt. Mikäli
Sivu 25 / 37
LUOTTAMUKSELLINEN
konsultti on perehtynyt omavalvontasuunnitelmaan ja sitoutunut noudattamaan sitä, merkitse
valintaruutu valituksi. Voit kirjata myös mahdolliset toimenpiteet ja huomautukset.
5.16
Tupakan, alkoholin ja nikotiinivalmisteiden myynnin
omavalvonta
Kirjaa lomakkeelle edellisen kirjauksen jälkeen tehdyt ikätarkastukset alkoholin myynnissä,
edellisen kirjauksen jälkeen tehdyt ikätarkastukset tupakan myynnissä ja edellisen kirjauksen
jälkeen tehdyt ikätarkastukset nikotiinivalmisteiden myynnissä.
HUOM. Voit syöttää tiedot myös viikkosyöttönä, jolloin jokaiselle päivälle, joka sisältää tietoja
tehdään automaattisesti oma kirjauksensa. Viikkosyöttö aukeaa erillisestä viikkosyöttö-linkistä
lomakevalinnassa.
Ensimmäisessä vaiheessa järjestelmä pyytää vielä valitsemaan viikon. Viikon valinnan jälkeen
pääset syöttämään päiväkohtaiset tiedot järjestelmään. Alla olevassa kuvassa punaisella merkitty
sarake muodostaa järjestelmään yhden kirjauksen. Täyttämällä kaksi saraketta (päivää),
tapahtumien selaukseen tulee kaksi kirjausta, yksi kummallekin päivälle.
5.17
Pelaaminen sekä tietokone- ja konsolipelien, elokuvien ja
lehtien myynti
Kirjaa lomakkeelle edellisen kirjauksen jälkeen tehdyt ikätarkastukset eri osa-alueiden osalta.
HUOM. Voit syöttää tiedot myös viikkosyöttönä, jolloin jokaiselle päivälle, joka sisältää tietoja
tehdään automaattisesti oma kirjauksensa. Tämä vastaa alkoholimyynnin valvonnan
viikkolomaketta.
Sivu 26 / 37
5.18
LUOTTAMUKSELLINEN
Vakavat ongelmatilanteet
Kirjaa lomakkeelle tiedot ongelmatilanteeseen liittyneestä tuoteryhmästä, kuvaus
ongelmatilanteesta ja tehdyt toimet tilanteen korjaamiseksi.
Sivu 27 / 37
6
LUOTTAMUKSELLINEN
TAPAHTUMIEN SELAUS
Tapahtumien selaus -linkistä pääset selaamaan omavalvontalomakkeille kirjattuja tietoja.
Valitse lomake, jonka tietoja haluat tarkastella. Määritä Pvm alku- ja Pvm loppu -kenttiin
päivämäärät, miltä väliltä haluat tietoja tarkastella.
Kun napautat Hae-painiketta, sivulle tulee näkyviin hakukriteerien mukaiset tiedot, jokainen
tapahtumakirjaus omalla rivillään. Rivin perässä olevasta Muokkaa-linkistä pääset tarkastelemaan
ja muokkaamaan kunkin omavalvontatapahtuman tietoja.
Sivu 28 / 37
7
LUOTTAMUKSELLINEN
MUISTUTUKSET
Voit asettaa omavalvontajärjestelmään omavalvontalomakekohtaisia muistutuksia, jolloin
järjestelmä muistuttaa, milloin tapahtuma tulee kirjata. Myymälän pääkäyttäjä voi tehdä omalle
myymälälleen myymäläkohtaisia muistutuksia ja ketjun pääkäyttäjä voi tehdä ketjukohtaisia
muistutuksia kaikille ketjun myymälöille.
Muistutukset-linkistä pääset luomaan omavalvontakirjauksiin liittyviä muistutuksia.
Valitse lomake, jolle haluat asettaa muistutuksen. Aseta muistutus-painiketta napautettuasi
pääset määrittelemään muistutusten ajankohdat.
Sivu 29 / 37
LUOTTAMUKSELLINEN
Voit määritellä muistutukset päivä-, viikko- tai kuukausikohtaisiksi. Päiväkohtaisen muistutuksen
voit määritellä tapahtuvaksi tietyin päivävälein, esimerkiksi joka 2. päivä.
Viikkokohtaisen muistutuksen voit asettaa tietyin viikkovälein ja lisäksi määritellä viikonpäivät,
jolloin haluat järjestelmän muistuttavan tapahtumakirjauksesta, esimerkiksi joka toisen viikon
maanantai ja torstai. Kuukausittaiselle muistutukselle voit asettaa tietyn päivän kuukaudesta ja
lisäksi kuukausivälin, esimerkiksi joka toisen kuukauden 1. päivä.
Anna Alkaen-kenttään päivämäärä, mistä alkaen haluat järjestelmän muistuttavan lomakkeen
kirjaamisesta. Huom/Info -kenttään voit halutessasi antaa muistutukseen liittyviä lisätietoja.
Asetetut muistutukset näkyvät järjestelmän pääsivun alalaidassa Muistutukset-otsikon alla.
Sivu 30 / 37
LUOTTAMUKSELLINEN
Jokaisesta muistutuksesta näkyy pääsivulla lomake, johon muistutus kohdistuu, päivämäärä, jolloin
omavalvontakirjaus tulee tehdä sekä muistutuksen Huom/Info -kenttä. Muistutukset näkyvät
käyttäjälle kaksi päivää asetetun kirjausajankohdan jälkeen ja viisi päivää etukäteen.
Napauttamalla lomakkeen nimeä pääset suoraan kyseiselle omavalvontalomakkeelle kirjaamaan
tapahtuman. Kun olet kirjannut tapahtuman, poistuu tapahtumaan kohdistuva muistutus
järjestelmän pääsivulta.
Asetettuja muistutuksia pääset poistamaan ja muokkaamaan Muistutusten asetus -sivulla.
Napauttamalla Poista-painiketta voit poistaa kaikki kyseiseen lomakkeeseen kohdistuvat
muistutukset.
Sivu 31 / 37
8
LUOTTAMUKSELLINEN
RAPORTIT
Raportointiosio tietopankissa eroaa ulkoasultaan hieman muusta tietopankista. Tiedot esitetään
leveässä formaatissa ja eri raporttien pikalinkit tarjotaan vasemmassa reunassa koko ajan
näkyvillä nopeuttamaan käyttämistä.
8.1
Tapahtumaraportti
Tapahtumaraportin avulla voit tarkastella kaikkia järjestelmään kirjattuja tapahtumia.
Haku
Valitse kaupparyhmä, ketju ja myymälä sekä yksi tai useampi omavalvontalomake, joiden tietoja
haluat tarkastella. Lisäksi voit halutessasi rajata tarkasteltavia tietoja asettamalla päivämäärävälin.
Sivu 32 / 37
LUOTTAMUKSELLINEN
Hakutulokset
Hakutuloksissa esitetään ylityskirjaukset punaisella taustavärillä. Jos kirjaukseen liittyy
toimenpidetieto tai lisätieto, näytetään rivillä puhekupla ko. sarakkeen kohdalla. Puhekuplaan
liittyvän tiedon saat auki siirtämällä hiiren puhekuplan päälle.
Voit tulostaa lomakkeen tapahtumatiedot Excel-muotoon napauttamalla lomakkeen alla olevaa
Excel-linkkiä.
Sivu 33 / 37
8.2
LUOTTAMUKSELLINEN
Poikkeamaraportti
Poikkeamaraportin avulla voit tarkastella omavalvontalomakkeille tehtyjen kirjausten poikkeamia
lakisääteisiin säilytys- ja myyntilämpötiloihin, eli ylityskirjauksia.
Valitse kaupparyhmä, ketju ja myymälä sekä yksi tai useampi omavalvontalomake, joiden
poikkeamia haluat tarkastella. Lisäksi voit halutessasi rajata tarkasteltavia tietoja asettamalla
päivämäärävälin.
Tiedot poikkeamista tulevat näkyviin lomakekohtaisesti sivun alaosaan. Mikäli poikkeamia ei ole
kirjattu, järjestelmä ilmoittaa lomakekohtaisesti Ei hakutuloksia -tiedon.
Voit tulostaa lomakkeen poikkeamatiedot Excel-muotoon napauttamalla lomakkeen alla olevaa
Excel-linkkiä.
Sivu 34 / 37
8.3
LUOTTAMUKSELLINEN
Tapahtumien tilastoraportti
Tapahtumien tilastoraportilla voit tulostaa tilastotietoa järjestelmään tehdyistä kirjauksista.
Raportille tulostuu lomakekohtainen kirjausten lukumäärä. Järjestelmä tulostaa lomakkeiden
poikkeamatiedot omille riveilleen ja Poikkeama-sarakkeeseen tulostuu Poikkeamat-tieto.
Valitse kaupparyhmä, jonka tilastotietoja haluat tarkastella. Voit myös rajata haun ketju- ja
myymäläkohtaisesti. Jos merkitset Näytä myymälän tiedot -valintaruudun valituksi, raportille
tulostuu myös kirjauksen tehneen myymälän nimi. Valitse yksi tai useampi lomake, jonka
tilastotietoja haluat tarkastella. Voit halutessasi rajata tietoa myös myymälän koon, henkilökunnan
minimi- ja maksimimäärän, kunnan ja läänin mukaan sekä päivämäärävälillä. Jos merkitset Näytä
vain poikkeamat -valintaruudun valituksi, raportille tulostuu ainoastaan poikkeamarivit.
8.4
Järjestelmän tilastoraportti
Järjestelmän tilastoraportista näet, kuinka paljon kirjauksia järjestelmään on tehty. Valitse yksi tai
useampi omavalvontalomake, jonka tilastotietoja haluat tarkastella. Vertailuväli-valinnalla
määrittelet, tulostuuko tilastotieto vuosi- päivä vai viikkotasolla. Voit rajata tulostettavan tiedon
myös päivämäärävälin, kunnan ja läänin mukaan. Raportille tulostuu kirjaustien lukumäärä
lomakkeittain, kukin vertailuvälin mukainen aikajakso omalle rivilleen.
Sivu 35 / 37
8.5
LUOTTAMUKSELLINEN
Omavalvonnan aktiivisuus
Omavalvonnan aktiivisuuden raportilla voit tutkia täyttääkö myymälä(t) tietyllä aikavälillä
omavalvonnan aktiivisuuden kriteerit. Kriteerit täyttyvät perustuen kirjausten määrään ja
tiheyteen. Raportti luodaan aina ketjukohtaisesti, ketjun vaihtaminen on mahdollista
kaupparyhmän pääkäyttäjälle, myymälä saa vain oman myymälänsä tiedot.
Oletuksena raportti rakennetaan edelliselle täydelle kuukaudelle, mutta voit myös halutessasi
rajata hakua ajankohdalle. Huomioi, että muu kuin yksi täysi tarkastelukuukausi ei anna
välttämättä vertailukelpoisia tuloksia.
Kaupparyhmä voi tallettaa tietopankkiin ketjukohtaisesti aktiivisuuden tarkastelun vertailuarvot,
jolloin ketjun myymälöiden kokoerot voidaan huomioida kirjausmäärävaatimuksissa. Vaadittujen
kriteerien alle tulostetaan vahvennettuna tiedot käytetyistä laskenta-arvoista (katso kuva alla).
Sivu 36 / 37
8.6
LUOTTAMUKSELLINEN
Ketjun omavalvontatilanne
Ketjun omavalvontatilanneraportti kertoo ketjun myymäöiden kokonais- ja ylityskirjausten
lukumäärän annetulla aikavälillä myymäläkohtaisesti. Raportti on saatavilla kaupparyhmän
pääkäyttäjille ja ketjun pääkäyttäjille.
Raportin tuloslistauksen rivit jakautuvat hyödyllisiin linkkeihin:
•
Vasemman reunan kuvake antaa mahdollisuuden seurata kehitystä graafisesti aikavälillä
•
Myymälän nimi toimii linkkinä porautumiseen myymälätason raporttiin
•
Lukumäärä-kentän arvo toimii linkkinä tapahtumaraportille, josta tulokset on laskettu
•
Ylityskirjaukset toimii linkkinä poikkeamaraportille, josta tulokset on laskettu
Sivu 37 / 37

PTY OMAVALVONTATIETOPANKKI

Transcription

Similar documents

Lue lisää, katso artikkeli osallistujien kokemuksista

strelchallGmaiI.bg http : //st.relcha. bglpage. php?83

Tehyn uudet jäsenpalvelut

Hinnasto 2016

Kännykkäkoodarista tuli vakuutusmies

Sirpa Glad-Staf: Kalastusmatkailun kansainvälistyminen

Kaivosteollisuuden vaatimukset alihankkijoille Heikkilä/Outotec

Lasse Karjalainen

Teollinen internet

Case Megaklinikka

Ohje kauppiaille ja myymäläpäälliköille

Avaa tiedosto

Byggmax avasi uuden myymälän Espoossa

ala-asteikäisille lapsille - Helsingin taitoluisteluklubi ry

Saajos Oy:n ympäristöjärjestelmä

Maija Hurri-Martikainen - Vilja