Muutoksen

Hyvinvointia työstä
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Esimiehenä muutostilanteessa:
mitä minun tulee huomioida?
Valtakunnallisen välinehuollon esimiesten koulutuspäivät 5.2.2015
Elina Ravantti, asiantuntija (KTM) [email protected]
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Koetut muutokset työpaikoilla
(Työ ja terveys Suomessa 2009)
• Liki puolella (46 %) palkansaajista muutoksia
työpaikalla viimeisten kolmen vuoden aikana.
• Eniten työtehtävien sisällössä, mutta myös esim.
tuotannossa, työmenetelmissä, töiden järjestelyissä
• Naisilla hieman enemmän kuin miehillä,
toimihenkilöillä enemmän kuin työntekijöillä.
• Muutoksen hallinnassa tärkeää on kuunnella eri
osapuolten näkemyksiä.
• Kolmannes palkansaajista arvioi yhteiset keskustelut
työtehtävistä ja tavoitteista täysin riittäväksi työpaikalla.
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Muutoksen "perussääntöjä"
• Muutos on monimutkaisempi kuin uskotaan: voi
saada ennakoimattomiakin seurauksia – myös
alkuperäiset tavoitteet saattavat muuttua.
• Eri ihmiset näkevät hyödyt ja haitat eri tavalla.
• Muutoksen merkitys ja tarkoitus on miellettävä
omakohtaisesti.
• "kun oma kohtalo selviää, epävarmuus vähenee"
• Muutoksella on omat vaiheensa, joiden yli ei voi
oikaista.
• Muutos ei tapahdu ilman lisärasitusta ja ponnistelua.
• Ei liikaa liian nopeasti – ei kaikkea uutta kerralla.
• Yhdessä onnistuu paremmin kuin yksin.
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Muutos uhkana
• Muutokset ympäristössä laukaisevat luonnollisen
uhan kokemuksen, jolla on elämää suojaava
tehtävä.
• Uhan kokemus säilyy, kunnes tieto vaaran suuruudesta
selviää
• Muutoksia koskevat ensimmäiset vihjeet leviävät
nopeasti työyhteisöihin; näkyy jo ennen muutosta!
•
•
•
•
•
•
•
puhekieli muuttuu
ilmapiiri kiristyy
levottomuus ja turvattomuus lisääntyvät
raja-aidat korostuvat
huhut ja mielikuvat hallitsevat
päätöksenteko viivästyy
kuormittuneisuus lisääntyy
Ravantti & Hannonen
Mitä
asioita
tunnistatte?
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Tieto muutoksesta
Muutoskokonaisuus (=tiedotustarve)
Tiedon tyhjiö
Mielikuvin
Epävirallinen
muotoutuva
tieto,
huhut
"totuus"
Virallinen tieto
muutoksesta
"Huhutodellisuus"
• innostaa
• yhdensuuntaistaa
• vaatii työtä ja toistoa
•
•
•
•
•
Ravantti & Hannonen
vie energiaa
lisää vastustusta
on aggressiivista
syntyy itsestään
tarttuu helpolla
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Muutosprosessin kolme
perusvaihetta:
• Taakse jättäminen
• Välivaihe, kaaos
• Uuden alkaminen
Vaiheet eivät aina
seuraa toisiaan
kronologisesti: usein
läsnä elementtejä eri
vaiheista.
Lisäksi yksilöiden
erilaisuus: kullakin on
luonnostaan oma
järjestyksensä ja
logiikkansa
Lamaannus à Vastustus à Uuteen sopeutuminen
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Muutosprosessin kolme
perusvaihetta:
1. Taakse jättäminen
• päällimmäisenä saattaa olla tunne positiivisten,
tuttujen asioiden menettämisestä
2. Välivaihe, kaaos
• Vie oman aikansa, että muuttumassa olevat työ- ja
henkilöstöjärjestelyt hakeutuvat uusiin uomiinsa.
• Keskeisimmäksi haasteeksi muodostuu epävarmuuden
sietäminen.
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Tavallisia havaintoja välivaiheen
epävarmuudessa ovat:
Motivaatio laskee, asioihin tartutaan puolinaisesti.
Kaaos ja kaoottisuuden tunne leimaavat ajattelua.
Tuottavuus laskee.
Johtoa tai muita muutoksesta vastaavia syyllistetään.
Esiintyy epäluottamusta muutoksen perusteita ja
esimiehiä kohtaan.
• Syyllisyydentunteet nousevat pintaan niiden mielessä,
joille näyttää käyvän paremmin.
• Ihmissuhteisiin tulee säröjä ja ärsytyskynnys on
normaalia matalammalla.
•
•
•
•
•
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
3. Uuden alkaminen
• Uuteen siirryttäessä on toimittava
johdonmukaisesti ja selkeästi.
• Joskus ilmenee taipumusta palata vanhaan
toimintatapaan.
• Yhteinen arviointi ja onnistumisen kokemusten
huomaaminen uudessa tilanteessa on tärkeää.
• Vähitellen uudet tavat tuottavat positiivisia
kokemuksia ja onnistumisia, mikä luo uskoa
tuleviin onnistumisiin.
• On aika pysähtyä arvioimaan toimintakulttuurin
muutoksia sekä toimintalinjoihin ja
”pelisääntöihin” tarvittavia täsmennyksiä.
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Uuden alun vaiheessa tärkeitä
kysymyksiä ja pohdinnan aiheita
työyhteisössä ovat:
•
•
•
•
•
•
•
•
Miten toimintakulttuurimme on muuttunut?
Miten toimimme uudessa roolissamme/tilanteessa?
Mitä otamme mukaan vanhasta?
Mitä uuden toiminnan käynnistäminen ja kehittäminen
vaatii meiltä?
Miten etenemme ja ylläpidämme uutta toimintatapaa?
Mitä ovat toimintaa ja henkilöstöä koskevat
suunnitelmamme?
Miten ankkuroimme muutoksen arkeen?
Mitkä ovat menestystekijämme?
Kaiku, Valtiokonttori
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Suhtautuminen muutoksiin
• Jokainen joutuu sietämään epävarmuuden
aiheuttamia tunteita.
• Samalla voi kuitenkin tuntea myös kutkuttavaa
odotusta ja toivoa.
• Kulttuurimme sallii paremmin pelon ja
epävarmuuden näyttämisen, mutta pitää ilon ja
innostuksen näyttämistä naiivina. Siksi ilo ja
innostus nousevat vain harvoin pintaan.
TTL, Duunitalkoot
Kaiku, Valtiokonttori
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Vaikuttamismahdollisuudet ja
suhtautuminen muutokseen
•
•
•
•
itse keksinyt ja kehitellyt
osallistunut merkittävällä
tavalla kehittelyyn
osallistunut ja
vaikuttanut vähän
annettu tilaisuus sanoa
sanansa, mutta ei silloin
osannut
•
päätetty kuulematta
asianosaista
•
päätetty vastoin ao.
kantaa selittämättä miksi
päätetty vastoin ao.
kantaa loukaten julkisesti
•
Ø täysin innostunut
Ø suhtautuu asiaan
myönteisesti, ponnistelee
kohtuullisesti toteutuksen
onnistumiseksi
Ø ei varsinaisesti vastusta,
jos toteutus ei heti
onnistu, jättää asian
sikseen
Ø vastustaa passiivisesti tai
aktiivisestikin, suurentelee
haittoja ja
toteutusongelmia
Ø sabotoi toteutusta
salailemalla ja
vääristelemällä tosiasioita
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Tunteet kuuluvat muutokseen
•
•
•
•
Muutos herättää aina tunteita.
Tunteille on annettava aikaa ja tilaa.
Tunteista on voitava puhua.
Tunteet vaativat aina huomiota.
• Asiallisen käsittelyn kriisin aikana tai välittömästi sen jälkeen.
• Muutoksen aiheuttamat tunnemyllerrykset voivat
esiintyä myös viiveellä.
• Ennemmin tai myöhemmin – pääasia, että tunteita ja niiden
taustalla vaikuttavia tarpeita ei sivuuteta.
Kaiku, Valtiokonttori
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Tunteet muutoksessa
(Arikoski & Sallinen 2007)
VIHA
ILO
näkyvissä
piilossa
pinnan alla
aika
SURU
PELKO
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Muutokseen sitoutumisen
kahdeksan vaihetta
(Arikoski & Sallinen 2007; Lewiniä, Korhosta ja Pirnestä mukaillen)
2. vastustaminen
8. sitoutuminen
3. luovuttaminen
7. yhteistyö
näkyvissä
6. tekeminen
piilossa
5. hyväksyminen
1. sabotaasi
4. neutraalius
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Muutosvastarinta
• Merkki siitä, että muutos on alkanut!
• Ihmisen omat selviytymiskanavat ovat
valmiustilassa.
• Miten tästä selvitään?
• Ihmiset kantavat huolta tehtävistään ja
tulevaisuudestaan.
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Muutoksia vastustetaan, koska
(Huuhtanen 2002)
• muutosta ei nähdä tarpeellisena, ei ole paineita tai
taitoa muuttua
• muutokselle ei nähdä suuntaa
• tuttu on turvallisempaa tai lyhyellä aikavälillä
tehokkaampaa
• henkilökohtainen tehokkuus ja omat tavoitteet ajavat
organisaation etujen ohi
• huonoja kokemuksia aikaisemmista muutoksista;
yksilön puolustusmekanismit toimivat
• muutoksesta on haittaa
Myös organisaatiolla on muutosvastarintaa: vaikeutta
muuttaa johtamista, esimiestyötä, byrokratiaa...
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Erilaisia rooleja muutostilanteessa
Vaikka nämä roolit ovat kärjistettyjä tyypittelyjä, oman
toimintatyylin tunnistaminen voi auttaa joustamaan ja
hallitsemaan tunnereaktioita
Innostujat - tanssivat
nuotion ympärillä ja
ruokkivat tulta
Tarkkailijat lämmittelevät
käsiään
kauempana
Kriitikot - näkevät että
nuotiokin on väärin
rakennettu
Ravantti & Hannonen
Kyynikot odottavat
sadetta
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Innostujat
•
•
•
•
•
aina hakemassa ja ensimmäisinä kokeilemassa kaikkea
uutta
luottavat itseensä, ovat sosiaalisia, uskaltavat ottaa
riskejä
parhaimmillaan uusissa, yllättävissä tilanteissa,
kyllästyvät nopeasti rutiineihin
välillä jalat irtoavat maasta, pitkäjänteisyys ei parhaita
puolia
Esimiehen hyvä huomata:
ü Valjasta heidät muutoksen etujoukkoihin.
ü Hyödynnä ja anna mahdollisuuksia ideoille ja innokkuudelle,
huolehdi ettei heitä lannisteta.
ü Kiinnitä erityistä huomiota aikatauluihin,
käytännönläheisyyteen, realistisuuteen, rutiineihin,
pitkäjänteisyyteen.
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Kyynikot
•
•
•
Ovat turhautuneita paitsi työhönsä myös elämäänsä (ja sen
myös näyttävät)
Vetäytyvät, loistavat poissaolollaan, pahimmillaan
mitätöivät, sabotoivat, hyökkäävät perusteettomasti
Esimiehen hyvä huomata :
ü Ovat vaikeasti "käännytettäviä" - perustelut eivät auta,
kannattaako/voiko esimies uhrata aikaansa ja resurssejaan?
ü Vihaisuuteen ei kannata vastata vihallaà anna tilaa tunteille,
mutta anna käyttäytymisestä palautetta - myrkyttämiselle ei
hyväksyntää.
ü Ovat loppujen lopuksi itse vastuussa itsestään ja
käyttäytymisestään.
ü Ei muutoksen suhteen vastuullisille tai näkyville paikoille.
ü Samat mahdollisuudet ja velvollisuudet kuin muillekin.
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Kriitikot
•
•
•
•
•
Eivät usko mihinkään ilman hyviä perusteluja, haluaa
aina ensin tietää miksi, ennen kuin tekee mitään.
Esittävät usein ryhmästä poikkeavia ja erilaisia, mutta
perusteltuja mielipiteitään.
Parhaimmillaan totuuden torvia ja virkistäviä
toisinajattelijoita, pahimmillaan vastarannan kiiskiä.
Kyky liittyä työyhteisöön, kyky tukea yhteisöä ja muita
on heikkoa.
Huomioi johtajana:
ü Hyödynnä kritiikki ja erilaiset ideat: on usein hyvä
huomaamaan epäkohdat, puutteet ja riskit
ü Älä valjasta muutosta vetämään: ei kykene saamaan
porukkaa yhtenäiseksi koska ui itse aina vastavirtaan.
ü Perustele, kuuntele, osoita kunnioituksesi (kriitikoita
tarvitaan paitsi näkemään myös sanomaan ikäviä asioita
muiden puolesta ääneen).
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Tarkkailijat
•
•
•
•
•
•
Useimmat kuuluvat tähän ryhmään.
Suhtautuvat uuteen varautuneesti, tarkkailevat tilannetta
epäillen kauempaa.
Varmistelevat ja valmistelevat etukäteen kaiken.
Ovat parhaimmillaan tutuissa ja turvallisissa kuvioissa,
yllätykset ja poikkeukset kokevat pelottavina.
Välillä junnaavat paikoillaan, uudistumiskyky heikkoa.
Esimiehen hyvä huomata:
ü Anna aikaa ja tilaisuuksia tutustua uuteen vähitellen, välillä
pieni pönkitys eteenpäin.
ü Jaa erityisen paljon tietoa tulevasta etukäteen, jotta he
ehtivät ja voivat valmistautua.
ü Älä odota liittymistä muutoksen etujoukkoihin, älä anna
vastuuta muutoksen eteenpäin viemisestä.
ü Kiinnitä erityistä huomiota turvallisuuden tunteeseen, siihen
mikä pysyy ja jää ennalleen, rauhoittaviin rutiineihin.
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Muutos ja johtaminen
• Muutoksessa johtamisen merkitys korostuu, mutta
johtamisen perusteet pysyvät samoina. Johtamista
muutoksessa voisi verrata autolla ajoon vauhdin
kiihtyessä: ajajan valppaus, reagointinopeus,
aktiivisuus ja ajotaidot ovat koetteilla. (Pekka
Järvinen)
• Jotkut ovat sitä mieltä, että johtamisesta voi puhua
vain muutostilanteessa. Muulloin esimiehen työ on
vallitsevan staattisen tilan hallinnointia, ei oikeastaan
johtamista. (Urpo Jalava)
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Muutos ja johtaminen
Esimiehen tehtävä on "suojella" yksikköään, jotta
elämänhallinnan tunne säilyisi.
ü
ü
ü
ü
ü
läsnäolo työpaikalla
aikaa ihmisille
vuorovaikutusta ryhmän ja yksilöiden kanssa
tiedon tuontia ja vientiä
tärkein tietolähde on lähin esimies.
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Muutoksen yhteinen käsittely
•
•
•
•
•
•
•
•
yksikkö-, osasto-, ryhmäpalaverit
kehityskeskustelut
tiedotus- ja keskustelutilaisuudet
kehittämistilaisuudet
keskustelut työtä tehtäessä, työn lomassa
epäviralliset tilanteet, kahvitauot jne.
keskustelufoorumit esim. intrassa
ym.
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Psykologinen sopimus ja muutos
•
Psykologinen sopimus on niiden odotusten kokonaisuus,
joita yksilöllä on työtä ja organisaatiota kohtaan,
työsopimuksen epävirallinen osa.
"Kun kohtelen työtovereitani ystävällisesti, he toimivat samoin."
•
•
Kun psykologinen sopimus toimii hyvin, ihminen kokee
työnsä kautta voivansa edistää hänelle merkityksellisiä
tavoitteita.
Muutostilanteet haastavat kaikki uskomusjärjestelmät.
• Kun työkonteksti muuttuu, vanha sopimus ei enää ole voimassa
tai toimi.
•
•
Oikeudenmukaisuus on yksi sopimuksen perusehto.
Mikäli yksilö ei koe organisaation toimintaa
oikeudenmukaisena, hän menettää luottamuksensa sitä
kohtaan; psykologinen sopimus rikkoutuu.
• Pieniä kolhuja sopimus kestää, mutta ei toistuvia pettymyksiä.
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
(Suuri)
Aikaulottuvuus ja erilaisten muutosten
toteuttamisen vaikeusaste
ORGANISAATION KÄYTTÄYTYMINEN
Vaikeusaste
RYHMÄN KÄYTTÄYTYMINEN
YKSILÖN KÄYTTÄYTYMINEN
(Pieni)
ASENTEET
TIETO
(Lyhyt)
Vaadittava aika
Ravantti & Hannonen
(Pitkä)
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Myönteisesti nähtynä...
...muutokset ovat hyvä tilaisuus
irtautua aiemmasta,
parantaa toimintaa ja
löytää uusia ratkaisuja työn
ongelmakohtiin.
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Miten luovia muutoksen ristiaallokossa?
• Ota asioista aktiivisesti selvää.
• Älä usko huhuihin! Älä levitä huhuja!
• Osallistu muutoksen suunnitteluun aina kun
mahdollista.
• Palauta mieleen, mitkä asiat pysyvät ennallaan.
• Tee suunnitelma sen varalle, että työsuhteesi päättyy
tai joudut lomautetuksi.
• Pidä itsestäsi huolta!
•
•
•
•
•
•
•
Vähennä tarpeetonta työkuormitusta.
Muista riittävä tauotus.
Suuntaa ajatukset myönteisiin asioihin.
Pidä huolta sosiaalisesta verkostostasi.
Pidä huolta riittävästä unesta ja ravinnosta. Ulkoile, liiku.
Panosta niihin asioihin, jotka tuottavat sinulle mielihyvää.
Varo alkoholin, tupakan ja muiden nautintoaineiden käytön
lisääntymistä.
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi
Hyvää luettavaa muutoksesta
• Arikoski Juha & Sallinen Mikael :
Vastarinnasta vastarannalle. Johda muutos
taitavasti. Johtamistaidon Opisto JTO ja
Työterveyslaitos 2007.
• Saarelma-Thiel Tiina : Eteenpäin kriisistä.
Työterveyslaitos 2009
• Työhyvinvointi muutoksessa, Valtiokonttori,
Kaiku-palvelut, Helsinki 2007
• www.ttl.fi/duunitalkoot
Ravantti & Hannonen
© Työterveyslaitos –
www.ttl.fi