lataa opas!

Suomen johtava projektipankki
Tarjouspyyntötyökalu
Sisällysluettelo
SokoPro
Tarjouspyyntökansion luominen...........................................................4
Aineiston siirto valintakoriin...................................................................6
Uuden tarjouspyynnön luominen..........................................................7
Tarjouspyynnön seuranta.....................................................................11
Tarjouspyynnön kopiotilaukset............................................................12
Email-jakelut...........................................................................................13
Tarjoukset................................................................................................14
Tarjouspyynnön lisäkirje.......................................................................15
Tarjoajan opas........................................................................................17
2
Esittely
SokoPro on tiedon hallinnoinnin, jakamisen ja arkistoinnin sähköinen palvelu.
Sähköiset tarjouspyynnöt
SokoPron tarjouspyyntötyökalu on projektikohtainen lisämoduuli, jonka avulla kilpailutat urakat.
Lähetä ja vastaanota tarjouspyynnöt sähköisesti. Voit myös hyödyntää aiemmat tarjouspyynnöt.
Tarjouspyyntötyökalun avulla voit toimittaa urakkalaskenta-aineistoa ilman,
että tarjoajille tarvitsee avata pääsyä projektipankkiin. Käyttöönotto on helppoa ja nopeaa!
Ominaisuudet
•Tiedostojen liittäminen projektipankista
•Tarjouspyynnön vastaanottajien seuranta
•Urakkalaskentasarjojen tulostuspalvelu ja sähköinen toimitus
•Vastaanottajien kopiointi olemassa olevalta tarjouspyynnöltä
•Email-jakelu lisätietoja varten
•Julkiset tarjouspyynnöt ja HILMA-linkitys
•Tarjouspyynnön hylkääminen
•Tarjousten sähköinen jättäminen
SokoPro Helpdesk
Arkisin 9.00 - 16.00
Puhelin 0200 35 211 (1,10 €/min)
[email protected]
http://www.sokopro.com/
Myynti
Arkisin 8.00 - 16.00
Puhelin 020 743 5240
[email protected]
Fakta:
SokoPro
/ SokoPro on tiedon hallinnoinnin ja
/ arkistoinnin sähköinen palvelu
/ Palvelee suunnittelusta
/ aikataulutukseen, toimitusten
/ seurantaan sekä työmaapäiväkirjojen ja piirustusten hallintaan.
/ SokoPro on tietoturvan edelläkävijä
/ rakennusalalla ja sille on myönnetty
/ tietoturvasertifikaatti.
3
Tarjouspyyntökansion luominen
Huom!
Määritä tässä vaiheessa tarjouspyyntöhakemiston oikeudet, jotta vain halutuilla
käyttäjillä on tarpeelliset oikeudet ko.
kansioon. Määrittele oikeuksia
Hakemisto-oikeudet -painikkeesta.
Valitse projektipankissa Tiedostot-välilehti ja luo päähakemistotasolle
hakemisto tarjouspyyntötyökalua varten esim. Tarjouspyyntö -kansio.
Luo uusi kansio klikkaamalla Uusi Hakemisto -painiketta.
4
Tarjouspyyntökansion luominen
Alihakemistot
Luo tarjouspyyntö kohtainen alihakemisto esim. 01 Suunnitelmat -pääkansio sekä
tarvittavat alikansiot suunnittelualoittain. Numerointia kansion nimessä voidaan
käyttää hyödyksi tarjouspyyntöä luodessa.
Alihakemistot
Tallenna dokumentit
suunnittelualoittain ja
tarjouspyyntöä koskevat
yleiset dokumentit omaan
hakemistoonsa.
Tarjouskansio
Luo erillinen kansio, mikäli haluat
ottaa tarjouksia vastaan sähköisesti.
Huom!
Mikäli tarjoaja lataa tarjouspyynnön
sähköisessä muodossa, niin hakemistorakenne pysyy ladattaessa saman
laisena. Sama koskee myös
kopiolaitokselle toimitettavaa aineistoa.
Huom!
Muista tarkistaa ko. hakemistojen
hakemisto-oikeudet!
5
Aineiston siirto valintakoriin
Valintakori
1. Avaa valintalista näkyviin klikkaamalla
oikeassa yläkulmassa sijaitsevaa
ostoskärry-ikonia.
Huom!
Kun olet tallentanut kaikki dokumentit projektipankkiin,
siirrä tarjousaineiston pääkansio valintakoriin. Näin saadaan
vaivattomasti tiedostot mukaan tarjouspyyntöön.
Tällä sivulla ohjeet aineiston siirtämiseksi valintakoriin.
Lopuksi valitse Tarjouspyyntö-välilehti, jotta voit luoda uuden
tarjouspyynnön.
Aineisto
2. Valitse tarjouspyyntöaineisto
ostoskärry-painikkeen avulla.
Ko. kansio siirtyy valintakoriin.
Valintakori
3. Tarjouspyyntöaineisto
valintakorissa.
6
Uuden tarjouspyynnön luominen
VAIHE 1
Luodaksesi uuden tarjouspyynnön klikkaa
Tarjouspyynnöt-painiketta ja valitse Avoimet-painike.
Perustiedot-välilehti
1. Tarjouspyynnön kohde
Nimeä tarjouspyyntö selkeästi viitaten sen sisältöön tai
menossa olevaan urakkalaskentaan.
2. Kuvaus
Kirjoita tarjouspyyntöteksti.
Huom!
Jos liität Kuvaus-kenttään tekstisisältöä
toisesta ohjelmasta, niin toimi seuraavasti:
1. Kopioi teksti esim. Word-tiedostosta.
2. Liitä teksti Notepad:iin.
3. Kopioi teksti Notepad:sta Kuvaustekstieditoriin.
3. Voimassaoloaika
Määritä tarjouspyynnön alkamispäivä ja
loppumispäivä. Muista myös asettaa
kellonajat!
4. Kustannetaan kopiotilauksia ja taitto
Huom!
Lopuksi klikkaa Tallenna-painiketta!
Mikäli tilaaja kustantaa kopiosarjoja, valitse alasvetovalikosta sarjojen lukumäärä. Ylimääräiset sarjamäärät
maksaa tarjoaja.
Valitse 0 kpl, jos tilaaja ei kustanna kopiosarjoja
tarjoajille. Määritä lopuksi kopiotilaukselle taittokäsittely.
7
Uuden tarjouspyynnön luominen
VAIHE 2
Huom!
Jos päivität tarjouspyyntöaineistoa,
niin luo uudelle aineistolle oma
tarjouspyyntö. Tiedota muutoksista
tarjoajia ja saat samalla ajantasaisen
seurannan viimeisimmälle aineistolle.
1. Liitä dokumentit tarjouspyyntöön
Lisäsit sivulla 6 tarjouspyyntöaineiston valintakoriin. Tässä vaiheessa
liitä kansio tai tiedostot ko. tarjouspyyntöön. Klikkaa Liitä dokumentit
-painiketta ja aineisto siirtyy valintakorista juuri luomaasi tarjouspyyntöön.
Huom!
8
Liitetyt dokumentit näkyvät listassa
yksittäisinä tiedostoina riippumatta siitä
sisältävätkö ne hakemistoja. Zip-pakettia
ladattaessa hakemistorakenne pysyy
identtisenä projektipankin hakemistorakenteen kanssa.
Uuden tarjouspyynnön luominen
VAIHE 2
2. Tarjouskansio
Lisää tarjouskansio tarjouspyyntöön, jos haluat vastaanottaa
tarjoukset sähköisesti. Vaihtoehtoisesti voit myös vastaanottaa
tarjoukset kirjallisena valitsemalla Vain kirjalliset tarjoukset -valintalaatikon.
Huom!
Lopuksi klikkaa
Tallenna-painiketta!
Kansio
Klikkaa kansio-painiketta, jotta
voit lisätä tarjouskansion. Valitse
kansio ja klikkaa Tallenna-painiketta.
3. Julkinen tarjouspyyntö
Voit luoda tarjouspyynnölle julkisen linkin valitsemalla Julkinen tarjouspyyntö –valintalaatikon.
SokoPro generoi linkin, jonka voi kopioida ja liittää esim. HILMA-järjestelmään.
Liitä linkki HILMA:ssa Tarjouspyyntöasiakirjat-kohtaan. Alla vielä esimerkkilinkki:
http://public.sokopro.fi/Tarjouspyynnot/trace.aspx?login=0&TPID=001
Julkinen tarjouspyyntö mahdollistaa tarjouspyynnön lataamisen sekä
kopioiden tilaamisen rekisteröitymisen jälkeen.
9
Uuden tarjouspyynnön luominen
VAIHE 3
Vastaanottajat-välilehti
Seuraavaksi määrittele tarjouspyynnön vastaanottajat. Syötä seuraavat tiedot: Etunimi, Sukunimi,
Sähköposti ja Yritys. Syötä kaikki tiedot, jotta tarjoajan on helppo ilmoittautua tarjouspyyntöön.
Kun olet syöttänyt vastaanottajan klikkaa Lisää-painiketta.
Tarjouspyyntö-alasvetopainike
Alasvetovalikosta voit kopioida vastaanottajat aiemmista
tarjouspyynnöistä. Valitse alasvetovalikosta oikea tarjouspyyntö ja klikkaa Kopioi vastaanottajat –painiketta.
Muokkaa
Poista
Kopioi vastaanottajat
Huom!
Tarkista, että olet täyttänyt perustiedot ja vastaanottajat oikein.
Tämän jälkeen voit lähettää tarjouspyynnön. Lähetys tapahtuu
Tarjouspyynnön Perustiedot-välilehdeltä. Klikkaa Lähetä-painiketta
ja tarjouspyyntösi välitetään vastaanottajille.
10
Tarjouspyynnön seuranta
Loki
Tarjouksen lähettämisen jälkeen voit seurata tarjouspyynnön etenemistä
vastaanottajakohtaisesti. Klikkaa Perustiedot-välilehdellä Loki-painiketta, katso alla oleva kuva.
Lataa Excel-tiedosto
Lokista voit seurata seuraavia tietoja:
Tarjouksen lähetysaika
Kirjautumisaika (ensimmäisen viestin lähetys)
Täydennetty (omien tietojen täydennys)
Ladattu (tarjouspyynnön zip-tiedoston lataaminen)
Tietojen kerääminen perustuu vastaanottajan yksilölliseen url-osoitteeseen.
Voit ladata lokitiedot Excel-formaatissa omalle tietokoneellesi.
11
Tarjouspyynnön kopiotilaukset
Huom!
Katso kopiolaitoksen yhteystiedot
osoitteesta: http://www.grano.fi/
Tilaukset
Tilaukset-välilehdellä voit seurata tarjouspyynnön kopiotilauksia.
Tilauksen seurannalla voit tiedustella kopioiden aikataulua kopiolaitokselta.
Seurantatiedot
12
Huom!
Lisää uusi tarjoaja Vastaanottajavälilehteen ja tämän jälkeen lähetä
tarjous Email-jakelut työkalun avulla.
Email-jakelut
Huom!
Älä käytä email-jakelut -työkalua
lisäkirjeiden luomiseen. Luo lisäkirjeelle oma tarjouspyyntö.
Email-jakelut
Tarjouspyynnöstä lähetyt viestit tallentuvat Email-jakelut –välilehteen.
Voit luoda uuden viestin tarjoajille klikkaamalla Uusi-painiketta.
Luo uusi viesti
Muokkaa
Lähetetyt viesti
Uusi viesti
Klikkaa Uusi-painiketta. SokoPro avaa tarjouspyynnön alkuperäisen tekstin.
Tarkista seuraavat kohdat: Otsikko, Viesti ja määritä viestiin
haluatko lähettää tilauslinkin vastaanottajalle esim. uudelle tarjoajalle.
Määritä viestin vastaanottaja Vastaanottajat-välilehden kautta.
Lopuksi klikkaa Lähetä-painiketta ja vastaanottajat saavat viestisi.
13
Tarjoukset
Tarjoukset
Tarjoukset-välilehdellä saat annetut tarjoukset tarkasteltaviksi. Tämä vaatii,
että tarjousten toimittaminen on sähköisesti sallittu. Jos tarjoaja hylkää
tarjouspyynnön, niin tarjoajan rivi on punainen.
Sähköisesti jätetty tarjous
Hylätty tarjouspyyntö
Avaa tarjous -painike
Perustiedot-välilehti
Perustiedot välilehdeltä saat
näkyviin tarjoajan tiedot sekä
tarjouksen jättäjän viestin.
Dokumentit-välilehti
Tarjoukseen liitetyt
dokumentit saat näkyviin
Dokumentit-välilehdeltä.
Päättynyt tarjouspyyntö
14
Hyväksy tarjous
Päättyneestä tarjouspyynnöstä voit
hyväksyä tarjouksen sähköisesti
klikkaamalla Hyväksy tarjous -painiketta!
Tarjouspyynnön lisäkirje
Huom!
Noudata lisäkirjeen luomisessa
samoja vaiheita kuin tarjouspyynnön
luomisessa. Muista aina tallentaa
muutokset ennen lisäkirjeen lähettämistä.
Lisäkirje
Luo lisäkirje omana tarjouspyyntönä SokoPro:ssa. Vältä lisäkirjeaineiston liittämistä
varsinaiseen tarjouspyyntöön. Tämä helpottaa lisäkirjeiden hallinnointia sekä lokitietojen
seurantaa. Nimeä lisäkirje viitaten alkuperäiseen tarjouspyyntöön esim. As Oy SokoPro
4:n Metalliverhoilut ja vesikatto lisäkirje 1. Katso alla oleva esimerkki.
Vastaanottajat-välilehti
Lisää uusia vastaanottajia tai kopioi alkuperäiset vastaanottajat
Tarjouspyyntö-alasvetovalikon avulla. Voit jälkikäteen poistaa
tarjouksesta kieltäytyneet osapuolet.
15
Tarjoajan opas
Ohje
Alla ohjeet tarjoajalle:
 Järjestelmä lähettää sinulle ensimmäisen sähköpostiviestin. Ilmoittaudu tarjouspyyntöön
tai hylkää tarjous. Saatuasi ensimmäisen viestin voit vastata suoraan tarjouspyynnön
tekijälle. Jos et ole saanut ensimmäistä viestiä, niin tarkista roskapostikansio
sähköpostiohjelmasta!
 Ilmoittautumisen jälkeen saat toisen sähköpostiviestin ja voit ladata/tilata aineiston.
Saman viestin kautta voit myös jättää sähköisen tarjouksen, jos tarjouksen tekijä on näin
määritellyt. Huomioi maksaja kopiotilauksen yhteydessä!
 Ongelmatilanteissa ota yhteyttä osoitteeseen: [email protected]
1. Ensimmäinen sähköpostiviesti
Tilaa tarjouspyyntöasiakirjat
Hylkää tarjouspyyntö
16
Tarjoajan opas
2. Tarjouspyyntöasiakirjojen tilaus
Täytä yrityksesi yhteystiedot ja
klikkaa Lähetä-painiketta.
Seuraavaksi saat alla olevan viestin.
3. Lataa asiakirjat ja jätä tarjous
Lataa aineisto tai tee kopiotilaus
Jätä tarjous
17
Tarjoajan opas
4. Tarjouspyyntöasiakirjojen lataaminen ja kopiotilaus
Huom!
Valitse Tilaan-valintalaatikko
kopiotilausta tehdessä!
Lataa-painike
Kopiokäsittely
Tilaa-painike
Tilaan -valintalaatikko
Huom!
Voit jättää tarjouksen myös zip-tiedostona.
Enimmäiskoko tiedostolle on 1 Gigatavu.
Kirjoita viesti
5. Jätä sähköinen tarjous
Lisää tarjous
Max. 10 liitettä.
Lisää-painike
Huom!
Kirjoita saateteksti
tarjoukseen ja lisää
liitetiedostot. Voit lisätä
liitetiedostojen määrää
Lisää-painikkeen kautta.
Lopuksi klikkaa Lähetäpainiketta ja järjestelmä
lähettää sinulle kuittauksen. Voit jättää tarjouksen
vain kerran!
Lähetä-painike
18
grano – sopivasti
monipuolinen.
Painopalvelujen kotimaisena markkinajohtajana toteutamme mitä
vaan pienistä tarroista kerrostalon
kokoisiin seinäkankaisiin. Yksittäin tai miljoonittain. Nopeasti,
personoidusti ja värikkäästi.
Toteutamme asiakkaidemme ideoita vuosien kokemuksella. Diginä,
printtinä tai niiden yhdistelmänä.
Suoramarkkinoinnin lisäksi hallitsemme myös taittamisen, tuotekuvaamisen, kuvankäsittelyn,
reprotyöt ja sähköiset julkaisut.
Olemme messujen, tapahtumien ja
myymäläilmeiden rakentaja, toteuttaja ja toimittaja. Tilabrändäyksien
ja myynnin tehostamisen ohella
teemme 3D-mallinnuksia esimerkiksi
tapahtumaständeistä. Pakkausmateriaalien valmistusosaamistamme
Kuljetamme ja varastoimme toteuttamamme työt. Teknisiä piirustuksia
toimitamme tarvittaessa melkein
milloin tahansa. Logistiikka- ja ulkoistuspalvelumme lisäksi tuomme
panoksemme prosessien kehitykseen. Annamme asiakkaamme
keskittyä ydinosaamiseensa.
Kopioimme, tulostamme ja toimitamme tekniset piirustukset sekä
erilaiset manuaalit. Digitointi- ja
arkistointipalveluillamme tehostamme aineistojen käytettävyyttä.
SokoPro-palvelumme tekee rakennusprojekteista selkeämpiä ja
tehostaa kiinteistöjen hallintaa.
Sähköiset järjestelmämme helpottavat
asiakkaidemme arkea. Projektinhallinnan lisäksi palvelumme tehostavat
esimerkiksi materiaalien tilaamista,
kanavointia ja arkistointia. Automatisoimme kaiken minkä voimme.
grano on digin ja
printin toteuttaja.
Grano syntyi keväällä 2014, kun Kopijyvä ja DMP yhdistyivät.
Yhdessä me valmistamme digi- ja printtipalveluihin ­liittyviä tuotteita, markkinointia ja ratkaisuja, jotka helpottavat sekä kehittävät asiakkaidemme liiketoimintaa.
Painokoneistomme pystyy tuottamaan kaikkea pienistä tarroista kerros­talon
kokoisiin kankaisiin. Kattava suoramarkkinointipalvelumme kohdistaa asiakkaidemme viestit täsmälleen sinne minne pitääkin. Ostopäätöksiä helpottavia markkinointiratkaisuja luomme esimerkiksi myymälöihin. Hallitsemme
myös taittamisen, reprotyöt ja digitaaliset julkaisut. Varastoimme, ja edelleen
asiakkaille kuljetamme, kaikkea toteuttamaamme, miltei milloin tahansa. Sähköiset palvelumme tehostavat tiedonhallintaa, tilauskäytäntöjä ja arkistointia.
Rakennus­yhtiöitä palvelemme teknisten piirustusten kopioinnista aina rakennusprojektien ja kiinteistöjen hallintaan. Digitointi- ja arkistointipalveluillamme
tehostamme asiakkaidemme aineistojen käytettävyyttä. Tapahtuma- ja pakkaus­
materiaalien valmistuksessa osaamistamme rajoittavat vain fysiikan lait.
Me toteutamme digiä ja printtiä. Isosti ja pienesti. Pysyvään tai
vaihtuvaan käyttöön. Nopeasti, monipuolisesti ja luotettavasti.
Me olemme Grano.
grano.fi
Anna palautetta
Otamme mielellämme vastaan palautetta.
Kerro mielipiteesi ja klikkaa osoitteeseen:
grano.fi/palaute
Digin ja
printin
toteuttaja.
grano.fi