Erasmus+ liikkuvuushankkeen talousasiat

9/14/2015
Talousasiat
KA1 - Liikkuvuus 2015
9.9.2015 Aloituskoulutus
Hankekausi 1.6.2015 – 31.5.2017
Hankkeen elinkaari
Mahdollinen
paikan päällä
tehtävä
tarkastus
2016
LIIKKUVUUKSIEN
SEURANTA JA
RAPORTOINTI
HANKKEEN
AIKANA
2017
Mahdollinen toimistossa
tai paikalla tehtävä tarkastus
1
9/14/2015
Esityksen sisältö
Hankkeen budjetti ja kululuokat
Budjettimuutokset
Väli- ja loppuraportointi
Kulujen todentaminen
Kansallisen toimiston (KT) suorittamat
tarkastukset
• Kysymyksiä ja vastauksia
•
•
•
•
•
Budjettiliite on hankkeen
alustava budjetti
• Yhteenveto hankkeelle myönnetystä
budjetista ml.
toiminnot, maat, kestot, osallistujamäärät,
yksilötuki, tukihenkilöiden yksilötuki,
matkatuki, matka- ja yksilötuki yhteensä,
organisointituki, OLS-lisenssit,
kielivalmennustuki, erityistuki ja
poikkeukselliset kulut, kokonaistuki yhteensä
• Suunnitelma, joka lähes poikkeuksetta
täsmentyy hankkeen aikana
2
9/14/2015
Taloushallinnon järjestelyt
• Hankkeelle oma kustannuspaikka kirjanpitoon
(tunniste tai projektinumero)
• Viedään kaikki hankkeen tulot ja menot
• Kulut eritellään euroina
• Mikäli muussa valuutassa kuin euroissa,
kulut muunnettava euroiksi
”Poiketen siitä mitä artiklassa II.17.6 määrätään, edunsaajan on
muunnettava muussa valuutassa kuin euroissa syntyneet kulut euroiksi
käyttämällä Euroopan keskuspankin vahvistamaa ja sen internetsivuilla
julkaisemaa vaihtokurssia sinä päivänä, kun viimeinen sopimusosapuolista
allekirjoitti sopimuksen.”
www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html
• Suositellaan, että organisaatio laatii sisäisen
kirjausohjeen projektin kulujen kirjaamisesta ja
dokumentoinnista
Budjetin kululuokat






Yksilötuki (Individual support) maittain
apurahataulukon mukaan/pv/e/henkilö
Matkatuki (Travel) kilometritaulukon
mukaan/matkan pituus/e/ henkilö
Organisointituki (Organisational support) e/henkilö
Kielivalmennustuki (Linguistic Support)
Erityistuki (Special needs’ support)
todellisten kulujen mukaan/e/henkilö
Poikkeukselliset kulut (Exceptional support)
todellisten kulujen mukaan/e/henkilö
3
9/14/2015
YKSILÖTUKI (opiskelijat)
• Tuki myönnetään ulkomaanjakson keston ja
kohdemaan mukaan, ensimmäisen 14 päivän tuki on
korkeampi kuin seuraavien 15-60 päivän jne.
• Jakson minimipituus on 2 viikkoa tai 10 päivää(ilman
matkapäiviä)
YKSILÖTUKI (opettajat, muu
henkilöstö ja tukihenkilöt)
• Tuki myönnetään ulkomaanjakson keston mukaan siten,
että ensimmäisen 14 päivän tuki on korkeampi kuin
seuraavien 15-60 päivän jne.
• Jakson minikesto on 2 päivää (ilman matkapäiviä)
4
9/14/2015
MATKATUKI
 “Matkaetäisyydellä” tarkoitetaan yhdensuuntaista etäisyyttä
lähtöpaikan ja kohdepaikan välillä, kun taas ”korvaus”
kattaa tuen edestakaiseen matkaan kohteeseen.
Matkaetäisyys (km)
Korvaus (EUR)
100-499 km:
180 EUR /osallistuja
500-1999 km:
275 EUR /osallistuja
2000-2999 km:
360 EUR /osallistuja
3000-3999 km:
530 EUR /osallistuja
4000-7999 km:
820 EUR /osallistuja
8000 km tai enemmän:
1100 EUR /osallistuja
Matkakulujen laskeminen
Yhden hengen matka
Helsingistä Portugaliin
Lissaboniin:
Matkan pituus HelsinkiLissabon 3360,25 km
Tuki kilometritaulukon
mukaan (3000 ja 3999
km) 530 €/henkilö
Korvaus on meno-paluu
matkalle.
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm
5
9/14/2015
Matkapäivät ja minimikesto
 Opiskelijan ulkomaanjakso:
• Tuki maksetaan myös jaksoon sisältyviltä
matkapäiviltä
- Suositellaan, että matka tapahtuu niinä päivinä,
kun ei ole muuta ohjelmaa
• Jakson minimikesto on 2 viikkoa (tai 10
päivää) opiskelua tai
työssäoppimista kohdemaassa
• Minimikestoon tulee lisätä matkapäivät, jotta myös
matkapäiviltä voidaan maksaa tukea
Matkapäivät ja minimikesto
 Opettajan ja henkilöstön ulkomaanjakso:
• Tuki maksetaan myös jaksoon sisältyviltä
matkapäiviltä
- Suositellaan, että matka tapahtuu niinä päivinä,
kun ei ole muuta ohjelmaa
• Jakson minimikesto on 2 pv kohdemaassa
- Minimikestoon tulisi lisätä matkapäivä/t, jotta myös
matkapäiviltä voidaan maksaa tukea
6
9/14/2015
ORGANISOINTITUKI
• Tuen määrä: 100. osallistujaan asti 350 €/
osallistuja ja 100. osallistujan jälkeen
200 €/osallistuja
• Korvausperuste: Henkilö on osallistunut
liikkuvuusjaksolle
• Tarkoitus: Liikkuvuuden hallintoon ja
toimeenpanoon liittyvät kulut, kuten
ulkomaanjakson ohjaus ja tuki, oppimistulosten hyväksiluku ja valmennusjärjestelyt
(ammatillinen, kieli- ja kulttuurivalmennus)
Ulkomaanjakson todentaminen 1/2
• Todentaminen vastaanottavan organisaation
antamalla todistuksella, josta käy ilmi:
 ulkomaanjakson alkamis- ja
päättymispäivämäärä
 jaksolla olleen henkilön tiedot
 jakson sisältö
 vastaanottavan tahon allekirjoitus
 osallistujan allekirjoitus
• Suositus Europassi -liikkuvuustodistus
- kiinnitettävä huomioita allekirjoituksiin ja
päivämääriin tukikelpoisuuden varmistamiseksi!
7
9/14/2015
Ulkomaanjakson todentaminen 2/2
• Huom! Henkilöstön ja tukihenkilöiden liikkuvuus
on myös todennettava vastaanottavan
organisaation allekirjoittamalla todistuksella
ERITYISTUKI
• Tuen määrä: Tuki korvaa 100% todellisista
tukikelpoisista kuluista
• Tukikelpoiset kulut: Kulut, joita ei voi välttää, jos
halutaan mahdollistaa erityistukea tarvitsevien
henkilöiden osallistuminen toimintoon ja jotka
aiheutuvat matka-, yksilö- ja organisointitukien
lisäksi
• Tositteet: Lasku ja kuitti todellisista kuluista;
laskussa tulee näkyä laskuttajan nimi ja osoite,
laskun määrä ja käytetty valuutta ja laskun
päiväys
8
9/14/2015
POIKKEUKSELLISET KULUT
• Tuen määrä: tuki korvaa 100 % todellisista,
tukikelpoisista kuluista (muita heikommassa
asemassa olevien opiskelijoiden osallistuminen).
• Tukikelpoiset kulut: kulut, joita ei voi välttää, jos
halutaan mahdollistaa muita heikommassa asemassa
olevien opiskelijoiden osallistuminen hankkeeseen
• Tositteet: Lasku ja kuitti todellisista kuluista; laskussa
tulee näkyä laskuttajan nimi ja osoite, laskun määrä
ja käytetty valuutta ja laskun päiväys
SIIRROT kululuokkien välillä
 100 % organisointituesta matka- ja yksilötukeen
 100 % henkilöstön liikkuvuuteen myönnetystä
matkatuesta ja yksilötuesta opiskelijoiden matkaja yksilötukeen
 100 % ammatillisten oppilaitosten opiskelijoiden
opiskelujaksoon tarkoitetusta matkatuesta ja
yksilötuesta työssäoppimisjakson tai
harjoittelujakson matka- ja yksilötukeen
9
9/14/2015
SIIRROT kululuokkien välillä
 100 % opiskelijan työssäoppimisjaksoon tai
harjoittelujaksoon tarkoitetusta matkatuesta ja
yksilötuesta opiskelijan opiskelujakson matka- ja
yksilötukeen
 50% kielivalmennustuesta opiskelijoiden matkaja yksilötukeen
 Mihin tahansa kululuokkaan myönnettyä tukea
erityistukeen, vaikka liitteen II mukaan
erityistukea ei alunperin olisi myönnetty lainkaan
Ennakkomaksu ja väliraportti
• Ennakkomaksu 80% kansallinen toimisto
maksaa edunsaajalle 30 päivän kuluessa
sopimuksen allekirjoittamisesta
• Edunsaaja toimittaa 1.6.2016 mennessä
hankkeen väliraportin, joka kattaa
toiminnan 31.5.2016 asti
10
9/14/2015
Loppuraportti ja loppumaksu
• Edunsaaja toimittaa hankkeen loppuraportin
60 päivän kuluessa hankkeen
päättymispäivästä 31.5.2017. Loppuraportti
täytetään Mobility Tool+:ssa.
• Loppumaksu (20%) on kertamaksu,
joka kattaa loput hankeen toteutuksesta
aiheutuneet tukikelpoiset kulut
Asiakirjojen säilytys
• Kaikki sopimukseen liittyvät alkuperäiset
asiakirjat on säilytettävä vähintään 5 vuotta
loppumaksun suorittamisesta (pvm)
• Kirjanpitomateriaali ja kopiot asiakirjoista
(esim. ulkomaanjaksojen todentamiseen)
• Kansalliselle toimistolle, komissiolle tai näiden
valtuuttamille henkilöille on taattava pääsy
asiakirjoihin
11
9/14/2015
Ei-kelpoiset kulut, Artikla II.16.5
- kansallisten arvonlisäverotusta koskevien lakien
mukaan vähennyskelpoinen arvonlisävero
- pankkitilien avaamisesta ja käyttämisestä aiheutuneet kulut
(myös KT:n tilisiirroista edunsaajalle aiheutuneet kulut, jotka
edunsaajan pankki on veloittanut)
- edunsaajan jonkin toisen unionin talousarviosta
rahoitettavan hankkeen yhteydessä ilmoittamat kulut
- korkokulut
- kurssitappiot
- vuokrattujen tai liisattujen välineiden ostokulut sellaisissa
tapauksissa, joissa vuokra- tai liisausajan päättyessä
annetaan mahdollisuus lunastaa väline omaksi
- kolmansien osapuolien luontoissuoritukset jne.
Tarkastukset KT:ssa
 Loppuraportin tarkastus (final report check):
Kansallinen toimisto tarkastaa loppuraportin ja
määrittelee sen perusteella tuen lopullisen
määrän, johon edunsaaja on oikeutettu. Tämä
tarkastus tehdään kaikissa tapauksissa.
 KT:ssa tehtävä tarkastus (desk check):
tositteiden perusteellinen tarkastaminen KT:n
tiloissa, yleensä loppuraportointivaiheessa tai sen
jälkeen, jos KT on valinnut ko. sopimuksen
Euroopan komission edellyttämien toimistotarkastusten otantaan tai tarkastettavaksi sen
oman riskinhallinta-arvioinnin perusteella.
12
9/14/2015
Paikalla tehtävät tarkastukset
 Edunsaajan tiloissa tehtävä tarkastus
(on the spot check) :
 Toteutuksenaikainen tarkastus (on the spot check
during action): tarkastus tehdään hankkeen
toteuttamisen aikana;
 Toteutuksenjälkeinen tarkastus (on the spot check
after action): tarkastus tehdään sen jälkeen kun
hanke on päättynyt ja yleensä loppuraportin
tarkastamisen jälkeen;
 Järjestelmätarkastus (system check): tarkastus,
jossa katsotaan, että edunsaaja on noudattanut
ammatillisen koulutuksen liikkuvuusperuskirjaa
koskevia sääntöjä.
Tositteiden toimittaminen
• Kansallinen toimisto voi kuitenkin pyytää
tarvitsemiaan tositteita tai todistusaineistoa
tarkastustyypistä riippumatta
• Edunsaajan on toimitettava tarkastusten
vaatimat tositteet alkuperäisinä. Jos edunsaajalla
ei ole lain mukaan valtuuksia lähettää
alkuperäisiä tositteita loppuraportin tarkastuksen
yhteydessä tai toimistotarkastukseen, se voi
lähettää kopiot alkuperäisten sijaan. KT palauttaa
alkuperäiset tositteet edunsaajalle tutkittuaan ne.
13
9/14/2015
Lopuksi
• Mistä lisätietoja:
• Hankehallinnon UKK-lista CIMOn verkkosivuilla:
 www.cimo.fi / Ohjelmat / E+ Ammatilliselle
koulutukselle / Avaintoimi 1: Liikkuvuus /
Osallistujalle
• CIMOn koulutukset (raportoinnin verkkokoulutus)
• Yhteyshenkilö ohjaa ja opastaa
• Kysymyksiä ja vastauksia taloushallinnosta
14