Referat af bestyrelsesmøde den 18. marts 2015 - BO-VEST

Transcription

Referat af
18. marts 2015
23.
Bestyrelsesmøde nr. 84 i BO-VEST
Onsdag den 18. marts 2015 kl. 16.30
Malervangen 1, Glostrup.
Mødedeltagere:
Vinie Hansen, Dorthe Larsen, Karl Neumann
Hugo Thuge, Jørgen Fahlgren
Biba Schwoon, Per Mogensen
Kim Corlin (observatør)
Afbud fra: Allan Nielsen og Ulla Rønnow Rønnebech
Fra Administrationen:
Ulrik Brock Hoffmeyer
Jette Stenholt
Desuden deltager:
Under punkt 2: Kommunikationsmedarbejder Martin Kristiansen
Under punkt 3 og 4: Lars Guldhammer, økonomichef og Maiken Trier Kold, regnskabsansvarlig
Dagsorden
1.
Godkendelse af dagsorden ............................................................................................... 2
2.
Årsberetning 2014: Godkendelse af tekster ...................................................................... 2
3.
Revisionsprotokollat af 26. januar 2015 ............................................................................ 3
4.
Budgetter: Udkast til budget 2016, prisblad 2016, samt langtidsbudget 2016-2018 .......... 3
5.
Lukket punkt ..................................................................................................................... 4
6.
Bilagssagen – Lukket punkt .............................................................................................. 5
7.
Status på Handlingsprogram 2014-15............................................................................... 5
8.
Forberedelse af repræsentantskabsmødet ....................................................................... 6
9.
Medarbejderrepræsentation i BO-VEST-bestyrelsen ........................................................ 8
10. Fællestillidsrepræsentantaftale mellem BO-VEST og Ejendomsfunktionærerne Klub –
godkendelse af ny aftale ........................................................................................................ 10
11. Nyt dato for Boligpolitisk Forum i foråret ......................................................................... 11
12. Evaluering af driftsdelen af temamødet for organisationsbestyrelser den 23. februar
2015 ....................................................................................................................................... 11
13. Evaluering af Miljøforum den 17. marts ........................................................................... 12
14. Evaluering af Kreds-konferencerne ................................................................................. 12
BO-VEST Bestyrelsesmøde nr. 84, 18. marts 2015
15. Direktionens beretning .................................................................................................... 13
16. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen – skal det fortsat være et fast punkt? ................... 17
17. Punkter til næste møde ................................................................................................... 18
18. Næste møde og kommende møder ................................................................................ 18
19. Eventuelt......................................................................................................................... 18
Til drøftelse og beslutning
1.
Godkendelse af dagsorden
Beslutning
Bestyrelsen godkendte dagsordenen.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen godkender dagsordenen, som den foreligger.
2.
Årsberetning 2014: Godkendelse af tekster
Beslutning
Bestyrelsen godkendte BO-VESTs formandsberetning og direktørberetning med kommentarer og udvalgte et forsidebillede fra Gurrelund/Bjerrelund.
Bestyrelsen tog AB’s, og VA’s formandsberetninger samt Kort nyt om boligafdelingerne til
efterretning.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
- at bestyrelsen godkender:
 BO-VESTs formandsberetning
 BO-VESTs direktørberetning
 Forsidebillede
- at bestyrelsen tager følgende artikler til efterretning:
 AB, Tranemosegårds og VA’s formandsberetninger
 Kort nyt om boligafdelingerne.
Beskrivelse
Bestyrelsen skal på dette bestyrelsesmøde godkende BO-VESTs formandsberetning og
BO-VESTs direktørberetning samt tage stilling til forslag til forsidebillede.
Forslag til forsidebillede fremlægges på mødet.
2
AB’s, Tranemosegårds og VA’s formandsberetninger fremlægges til orientering. På udsendelsesdagen er beretningerne ikke er godkendt af de respektive organisationsbestyrelser. Der vil blive informeret om eventuelle ændringer på bestyrelsesmødet.
De økonomiske sider, herunder resultatopgørelse og økonomi-beretning, vil først være
klar til bestyrelsesmøderne i de tre organisationer og BO-VEST i april.
Bilag til godkendelse:
2.1 BO-VESTs formandsberetning
2.2 BO-VESTs direktørberetning
Bilag til orientering
2.3 AB’s beretning
2.4 Tranemosegårds beretning - eftersendes
2.5 VA’s beretning
2.6 Kort nyt om afdelingerne
3. Revisionsprotokollat af 26. januar 2015
Beslutning
Bestyrelsen tog revisionsprotokollat samt administrationens opfølgning til efterretning og
underskrev protokollatet på mødet.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
- at bestyrelsen tager revisionsprotokollat samt administrationens opfølgning til efterretning.
Beskrivelse
Der henvises til vedlagte revisionsprotokollat af 26. januar 2015 samt opfølgningsnotat.
Bilag
3.1 Revisionsprotokollat af 26. januar 2015, EY
3.2 Kommentarer til Revisionsprotokollat af 26. januar 2015
4. Budgetter: Udkast til budget 2016, prisblad 2016, samt langtidsbudget 2016-2018
Beslutning
Bestyrelsen kommenterede følgende:
Prisblad
Bestyrelsen efterlyste regler for råderetsgebyrer, når der i en råderetssag ikke trækkes på
administrativ assistance fra BO-VEST, og når råderetten sker ved fuld egenfinansiering.
3
Bestyrelsen godkendte det fremlagte budget 2016, prisblad 2016, samt langtidsbudget
2016-2018.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
- at bestyrelsen godkender det fremlagte budget 2016, prisblad 2016, samt langtidsbudget
2016-2018.
Beskrivelse
Samlet set budgetteres der med en stigning på 2% for 2016 i forhold til 2015.
Der henvises til vedlagte kommentarer.
Med hensyn til prisblad 2016 er de væsentligste ændringer følgende:
- Gebyrerne er fremskrevet med 3%, dog ikke de lovmæssige, som er uændrede i forhold
til sidste år
- Vaskeriregnskabsadministrationsgebyret er ændret fra ”pr anvendt kort-gebyr” til ”Fast
honorar ud fra forbrug 2015”, som besluttet på bestyrelsesmødet den 3. februar 2015.
- Der er tilføjet et gebyr for 1- og 5 års-eftersyn, dette opkræves også i dag, men har ikke
fremgået af prisbladet tidligere.
- Grupperingen for timesatser er ændret, fordi medarbejdersammensætningen er ændret i
forhold til 2007, hvor de tidligere grupper blev indført.
Bilag
4.1 Driftsbudget 1/1-31/12 2016
4.2 Prisblad 2016
4.3 Langtidsbudget 2016-2018
4.4 Kommentarer til Buget 2016 og 2016-18
5. Lukket punkt
Beslutning
Bestyrelsen gav en foreløbig godkendelse af det fremlagte forslag. Der udsendes en indstilling til bestyrelsen til endelig godkendelse på næste bestyrelsesmøde.
Bestyrelsen besluttede, at emnet ikke skal bringes op til godkendelse på repræsentantskabsmødet, da det drejer sig om et teknisk arbejdsredskab.
Organisationsbestyrelserne og repræsentantskabet orienteres om BO-VEST bestyrelsens
beslutning.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstillingen eftersendes pr. mail.
4
6.
Bilagssagen – Lukket punkt
Beslutning
Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
Administrationen indstiller,
- at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.
Ulrik Brock Hoffmeyer orienterer på bestyrelsesmødet.
7.
Status på Handlingsprogram 2014-15
Beslutning
Bestyrelsen tog status på Handlingsprogram 2014-15 til efterretning med følgende kommentar:
- Solceller
Det tilføjes, at der for nylig er åbnet for nye puljer, og der er sendt ansøgning ind på T13’s
projekt.
Bestyrelsen foreslog, at næste års handlingsprogram omfatter videreførelse af de punkter,
der ikke er gennemført i 2014-15, og at der derudover fokuseres på projekter i tilknytning
til det, der er vedtaget under det lukkede punkt 5.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager status på Handlingsprogram
2014-15 til efterretning
Beskrivelse
Repræsentantskabet vedtog på sit møde den 27. maj 2014 BO-VESTs Handlingsprogram
for 2014-15. Hovedparten af de ønskede aktiviteter er enten igangsat eller udført, hvilket
fremgår af det vedlagte statusskema.
Administrationen anbefaler, at der udarbejdes et nyt Handlingsprogram 2015-16.
Bestyrelsen opfordres til at overveje emner til det nye handlingsprogram, og administrationen vil på grundlag af bestyrelsens input fremlægge et udkast til Handlingsprogram
2015-16 på bestyrelsesmødet den 21. april.
Bilag:
7.1 Handlingsprogram 2014-15
7.2 Status på Handlingsprogram 2014-15
5
8.
Forberedelse af repræsentantskabsmødet
Beslutning
Dagsorden
Bestyrelsen godkendte følgende dagsorden - fremlæggere er nævnt i parentes.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Godkendelse af dagsorden.(Vinie Hansen)
Valg af dirigenter (Vinie Hansen)
Godkendelse af forretningsorden for repræsentantskabet (dirigenter)
Valg af stemmetællere (dirigenter)
Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for
det senest forløbne år. (Vinie Hansen)
Godkendelse af årsregnskab 2014. (Ulrik Brock Hoffmeyer)
Godkendelse af budget for 2015 samt prisblad. (Ulrik Brock Hoffmeyer)
Behandling af eventuelt indkomne forslag.
Status på BO-VEST. (Ulrik Brock Hoffmeyer)
Godkendelse af Handlingsprogram 2015-16 for BO-VEST.(Karl Neumann)
Præsentation af Kursusprogram 2015-16. (Dorthe Larsen)
Valg af næstformand. (Vinie Hansen)
Valg af bestyrelsesmedlemmer. (Vinie Hansen)
Valg af suppleanter. (Vinie Hansen)
Valg af revisor. (Ulrik Brock Hoffmeyer)
Eventuelt.
Forretningsorden
Godkendt uden ændringer.
Dirigenter
Jens Ellesøe og Torben Saxtorph blev foreslået som dirigenter. Administrationen kontakter de foreslåede dirigentemner.
Valg
Bestyrelsen indstillede til genvalg af
- Næstformand: Dorthe Larsen.
- Bestyrelsesmedlemmerne Hugo Thuge og Jørgen Fahlgren.
Suppleanter
Bestyrelsen anbefalede, at der vælges en repræsentant fra AB som førstesuppleant.
Stemmetællere
Der vælges en fra hver organisation.
6
Kursusudvalget
I relation til repræsentantskabsmødedagsordenen drøftede bestyrelsen, hvordan der afholdes kurser og møder i BO-VEST.
Kursusudvalget aftaler på næste møde retningslinjer og principper for afholdelse af kurser
og temamøder i BO-VEST. Kursusudvalget består af Dorthe Larsen, Karl Neumann,
Jette Olsen, Henning Bjerre og Lars Jensen. Det er planen, at der skal være to medlemmer fra hver organisation.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
- at bestyrelsen godkender den vedlagte dagsorden
- at bestyrelsen beslutter, hvem der fremlægger de forskellige dagsordenspunkter
- at bestyrelsen planlægger valgene
- at bestyrelsen overvejer dirigenter og stemmetællere
Beskrivelse
Dagsorden:
Bestyrelsen skal på nuværende tidspunkt tage stilling til dagsordenens udformning
(et udkast til dagsorden er vedlagt) samt beslutte, hvem der tager sig af de enkelte punkter. Sidste frist for udsendelse af dagsorden er den 28. april.
På repræsentantskabsmødet i 2013 blev det besluttet, at materialet til repræsentantskabsmødet leveres digitalt – dog kan medlemmer bede om at få tilsendt det på papir.
Dette fungerede uden problemer i 2014. Administrationen foreslår, at første udgave af
dagsordenen ligesom sidste år sendes på papir til alle, og at de medlemmer, der ønsker
at modtage dagsorden 2 inkl. alle bilag på papir, giver besked til administrationen. Det er
tanken, at der i lighed med sidste år oprettes et ”repræsentantskabsrum” på hjemmesiden
– med adgangskode, på samme måde som bestyrelsesrummet.
Forretningsorden for repræsentantskabet er vedlagt. Det er administrationens vurdering,
at der ikke er behov for ændringer.
Valg:
Følgende er på valg:
- Næstformand Dorthe Larsen
- Bestyrelsesmedlemmerne Hugo Thuge, Per Mogensen og Jørgen Fahlgren
- Suppleanterne Helle Winkel (førstesuppleant) og Svend Larsen (andensuppleant).
Dirigenter og stemmetællere:
På repræsentantskabsmødet i 2014 var Jens Ellesøe og Torben Saxtorff dirigenter, og hver
organisation stillede en stemmetæller til rådighed.
Bilag
8.1 Udkast til dagsorden for repræsentantskabsmøde 2015
7
8.2 Referat af repræsentantskabsmøde 2014
8.3 Forretningsorden for repræsentantskabet, 2014
9.
Medarbejderrepræsentation i BO-VEST-bestyrelsen
Beslutning
Ulrik Brock Hoffmeyer informerede om, at forslaget til ændret medarbejderrepræsentation
havde været drøftet på et netop afholdt VN-seminar, og at der var fuld opbakning til forslaget fra medarbejderside.
Bestyresen godkendte herefter
- at medarbejderrepræsentantposten i bestyrelsen skiftevis tilfalder administrationens
medarbejdere og ejendomskontorernes medarbejdere – med skift efter to år.
- at observatørposten tilfalder den medarbejdergruppe, der ikke har medarbejderrepræsentantposten i den givne periode.
- at medarbejderne i administrationen vælger deres repræsentant på et særligt valgmøde, og at ejendomskontorerne repræsenteres ved fællestillidsmanden.
Der fremlægges et forslag til vedtægtsændring på næste møde.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
- at bestyrelsen beslutter:
- at medarbejderrepræsentantposten i bestyrelsen skiftevis tilfalder administrationens
medarbejdere og ejendomskontorernes medarbejdere
- at observatørposten tilfalder den medarbejdergruppe, der ikke har medarbejderrepræsentantposten i den givne periode
- at medarbejderne i administrationen vælger deres repræsentant på et særligt valgmøde,
og at ejendomskontorerne repræsenteres ved fællestillidsmanden.
Beskrivelse
Bestyrelsen drøftede på bestyrelsesmøde, om der eventuelt skulle ændres på medarbejderrepræsentationen i bestyrelsen.
Ifølge de gældende vedtægter, § 12, vælger medarbejderne i administrationen for en toårig periode en medarbejderrepræsentant, som er medlem af bestyrelsen på lige fod med
de øvrige bestyrelsesmedlemmer, dvs. med stemmeret.
Ifølge vedtægterne, § 14, har udover bestyrelsesmedlemmerne og direktionen ”en af
ejendomsfunktionærgruppen hos samtlige medlemmer på et særligt valgmøde valgt observatør adgang til bestyrelsens møder, dog uden stemmeret.”
Ulla Rønnow Rønnebech blev i december 2014 valgt som medarbejderrepræsentant, da
den tidligere medarbejderrepræsentant Thomas Green-Andersen forlod BO-VEST pr. 30.
8
november 2014. Ulla er valgt frem til maj 2015, hvor valgperioden slutter. Kim Corlin har i
egenskab af fællestillidsmand været observatør for ejendomsfunktionærgruppen siden februar 2012.
Ifølge den tidligere direktør blev konstellationen med en medarbejderrepræsentant valgt af
administrationens medarbejdere og en observatør valgt af ejendomsfunktionærgruppen
besluttet under BO-VESTs etablering som en blanding mellem AB’s model med en medarbejderrepræsentant med stemmeret og Tranemosegårds og VA’s model med hhv. en
og to observatører uden stemmeret.
Bestyrelsen har på møde i oktober 2014 udtrykt ønske om, at administrationen udarbejder
et forslag til en model, hvor hele medarbejdergruppen er repræsenteret af en medarbejderrepræsentant med stemmeret.
For at ligestille alle medarbejdere med hensyn til repræsentation i BO-VESTs bestyrelse
foreslår Administrationen, at medarbejderrepræsentantposten fremover går på skift mellem medarbejderne i administrationen og på ejendomskontorerne, og den medarbejdergruppe, der ikke har medarbejderrepræsentantposten, har observatørposten.
Administrationens medarbejdere vælger deres repræsentant/observatør på et valgmøde
forud for repræsentantskabsmødet. Ejendomskontorernes repræsentant/ observatør er
den fællestillidsmanden for ejendomsfunktionærgruppen, der er valgt på er særligt valgmøde blandt alle ejendomsfunktionærerne.
Ændringen fremlægges for Virksomhedsnævnet (VN) på møde den 17. marts. Bestyrelsen orienteres om udfaldet på bestyrelsesmødet.
Hvis ændringen besluttes, skrives den ind i vedtægterne, og denne vedtægtsændring
godkendes af repræsentantskabet.
Økonomi og ressourcer
Ændringen vil ikke indebære ændringer i økonomien i forhold til den nuværende ordning.
Omkostningerne til medarbejderne i bestyrelsen er ca. 22.000 kr. til medarbejderrepræsentanten (honorar) og ca. 15.000 kr. til observatøren (honoreres efter medgået tid).
Jura
Ændringen er i orden juridisk, når blot det er skrives ind i vedtægterne.
BL har godkendt, at medarbejdere ansat under organisationernes CVR-numre kan sidde
som medlem af BO-VESTs bestyrelse.
Tidsplan gælder begge muligheder
Hvis bestyrelsen godkender forslaget, er tidsplanen følgende:
- Emnet drøftes i VN på møde den 17. marts 2015
- 18. marts 2015: Forslaget fremlægges til godkendelse på bestyrelsesmødet
- 21. april 2015: Endelig godkendelse af forslag til vedtægtsændring
9
- 26. maj 2015: Godkendelse af vedtægtsændring på repræsentantskabsmødet
- Umiddelbart efter: valg af medarbejderrepræsentant og suppleant i administrationen
Vurdering
Det vurderes som rimeligt og retfærdigt, at begge medarbejdergrupper har lige vilkår for
medarbejderrepræsentation i bestyrelsen, samt at begge medarbejdergrupper er repræsenteret på møderne. Dette tilgodeses ved ovenstående forslag, uden at bestyrelsens antal øges.
10.
Fællestillidsrepræsentantaftale mellem BO-VEST og Ejendomsfunktionærerne Klub
– godkendelse af ny aftale
Beslutning
Bestyrelsen godkendte
- at aftalen med ændringer evalueres igen efter to år, og - hvis evalueringen på det tidspunkt er positiv - herefter gøres permanent.
- at fællestillidsmanden frikøbes for ½ årsværk, og at udgifterne hertil finansieres af boligafdelingerne efter en fastlagt fordelingsnøgle.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
- at bestyrelsen beslutter, at aftalen med evt. ændringer evalueres igen efter to år,
Og - hvis evalueringen på det tidspunkt er positiv - herefter gøres permanent.
- at fællestillidsmanden frikøbes for ½ årsværk, og at udgifterne hertil finansieres af boligafdelingerne efter en fastlagt fordelingsnøgle.
Beskrivelse
Bestyrelsen godkendte på bestyrelsesmøde den 29. august 2012 en tillidsrepræsentantaftale for ejendomsfunktionærerne i BO-VEST, som gav dem en fællestillidsrepræsentant
og to lokaltillidsrepræsentanter (én for hver af de organisationer, der ikke havde fællesposten).
Der blev i 2012 godkendt frikøb af i alt et årsværk (svarende til 1.923,96 timer), heraf
halvdelen til fællestillidsrepræsentanten. Udgifter i relation til tillidsrepræsentantarbejdet
skulle dækkes af afdelingerne i de 3 boligorganisationer efter en fastlagt fordelingsnøgle.
Det blev besluttet, at aftalen skulle køre som en forsøgsordning i 1½ år, hvorefter aftalen
skulle evalueres.
I efteråret 2014 evaluerede driftsledelsen og daglig ledelse ordningen og justerede på
grundlag heraf fællestillidsmandsaftalen. Helt generelt var der stor tilfredsheds med ordningen fra begge parters side, og det blev besluttet at anbefale bestyrelsen, at aftalen
fortsætter, dog med den ændring, at den ikke længere omfatter de to lokalrepræsentanter.
10
Begrundelsen for at droppe de to lokalrepræsentanter er, at fællestillidsmanden fungerer
på tværs af afdelinger og organisationer til alles tilfredshed, så det anses ikke for nødvendigt med lokale repræsentanter.
Det er desuden vurderingen, at fællestillidsmandsarbejdet beløber sig til maksimalt ½ årsværk, hvilket svarer til en besparelse på 50% i forhold til den tidligere aftale.
I vedlagte forslag til ny fællestillidsmandsaftale er passagerne med de to lokalrepræsentanter fjerne/omskrevet, hvilket er den væsentligste ændring. Derudover er der den gennemgående tekniske rettelse, at ’driftsområdechef’ er ændret til ’områdeleder’, som er den
nye betegnelse for den pågældende chef, p.t. Martin Olsen.
Økonomi
Fællestillidsmandsordningen takseres til ½ årsværk, som finansieres af boligafdelingerne
efter en fastlagt fordelingsnøgle.
Bilag
10.1 Den oprindelige tillidsmandsaftale, 2012
10.2 Forslag til den nye tillidsmandsaftale, 2014
11. Nyt dato for Boligpolitisk Forum i foråret
Beslutning
Bestyrelsen vedtog, at Boligpolitisk Forum holdes den 18. august 2015 i Café 13.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
-at bestyrelsen fastsætter en ny dato for forårets Boligpolitiske Forum.
Beskrivelse:
På bestyrelsesmødet i februar besluttede bestyrelsen, at Boligpolitisk Forum i foråret holdes den 12. maj. og i efteråret den 4. november.
Det har efterfølgende vist sig, at AB har repræsentantskabsmøde den 12. maj. Derfor må
der findes en ny dato.
12.
Evaluering af driftsdelen af temamødet for organisationsbestyrelser den 23. februar
2015
Beslutning
Bestyrelsen var ikke tilfreds med mødets indhold, fordi der blev fremlagt initiativer, som
ikke havde været behandlet af hverken BO-VEST-bestyrelsen eller organisationsbestyrelserne.
11
Det var desuden holdningen, at der fra administrationens side blev angivet for faste og for
detaljerede rammer for afdelingernes drift i stedet for en mere fleksibel tilgang.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
- at bestyrelsen evaluerer temamødet.
Beskrivelse
Mandag den 23. februar afholdt BO-VEST et temamøde om blandt andet drift i BO-VEST.
Der deltog 20 bestyrelsesmedlemmer i mødet.
Hovedemnerne var de to ledelsesmodeller, samdrift og en gennemgang af servicekonceptet.
Bilag
12. Slides fra mødet lægges på hjemmeside og i Dropbox
13. Evaluering af Miljøforum den 17. marts
Beslutning
Miljøforum den 17. marts blev aflyst på grund af manglende tilslutning. Det blev foreslået,
at emnet deleøkonomi eventuelt blev taget op på BO-VEST-konferencen.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
- at bestyrelsen evaluerer Miljøforum.
Beskrivelse
Emnet for Miljøforum den 17. marts er deleøkonomi. Som indledning holdes et foredrag af
forfatteren Claus Skytte, der sammen med sin kone har verdens første kjolebyttebutik,
dernæst fortæller beboere fra Vestegnen om egne initiativer – efterfulgt af debat og
idéudveksling.
Bilag
13. Invitationen til Miljøforum
14. Evaluering af Kreds-konferencerne
Beslutning
Kreds 2: Det var en god konferencen med interessante foredragsholdere og god tid til diskussion og debat.
Kreds 9: Der var stort set tilfredshed med konferencens indhold, dog var lørdagens program lidt for presset med for sparsom tid til diskussion. Det blev også nævnt som uhensigtsmæssigt, at festen var allerede fredag.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
12
Indstilling
- at bestyrelsen evaluerer Kreds 2-konferencen, der blev afholdt den 30.-31. januar, og
kreds 9-konferencen, der blev afholdt den 6.-7. marts.
Beskrivelse
I kreds 2-konferencen den 30.-31. januar deltog 3 beboerdemokrater fra BO-VESTs afdelinger.
I Kreds 9-konferencen d. 6. og 7. marts deltog 43 beboerdemokrater fra BO-VESTs boligafdelinger.
15. Direktionens beretning
Beslutning
Ulrik Brock Hoffmeyer orienterede om følgende:
Hjemfald
Landsbyggefonden har svaret på henvendelsen fra Albertslund Kommune, at de vil forslå
en løsning for de berørte afdelinger i AB og VA, når de øvrige aftaler er på plads.
Henvendelsen til Skat
I samarbejde med EY udarbejdes et svar/henvendelse til Skat, der er koordineret med de
øvrige boligselskaber, som står i samme situation.
BL har foretaget en markedsundersøgelse der belyser, hvor stor en del af de almene boliger, der administreres af private firmaer. Det viser sig, at det kun er 2% af boligerne, hvilket kan få indflydelse på sagen.
Vindspærreplader
Der er indenfor de seneste 14 dage udsendt advarsel fra BL og Byggeskadefonden, om at
det er konstateret, at en særlig plade til etablering af vindspærre i lette facader optager
fugt fra luften i et omfang så det har medført fugtskader og risiko for tæringer m.v. Pladerne, såkaldte MgO plader (Magnesium Oxid), er produceret i Kina og har i de seneste år
fået en dominerende plads på markedet for plader til vindtætning.
MTH A/S har meddelt, at det netop er MgO plader, der er anvendt bag skiferbeklædningen på rækkehusene i Albertslund Syd og E&P har meddelt, at de også er anvendt i rækkehusene i Silergården. Administrationen er ved at få overblik over, hvor disse plader i øvrigt kan være anvendt. Byggeskadefonden har igangsat omfattende tekniske undersøgelser, der skal afdække problemets nærmere omfang og undersøge afhjælpningsmuligheder. Desuden vil der ske en juridisk udredning af ansvar. Bestyrelsen vil blive orienteret på
de kommende møder.
13
VN-seminar
Der har den 16.-17. marts været afholdt et seminar om Virksomhedsnævnets roller, og
samarbejdet i virksomhedsnævnet. En oplægsholder fra konsulenthuset Ukon, der har
speciale i udvikling af grupper, styrede forløbet. Der var stor tilfredshed blandt deltagerne
med seminaret, og det dannede en god bases for det videre samarbejde.
BYG-temamøder for byggeudvalg og m.fl.
Den 9. og 22. april holder BYG temamøder for beboerdemokrater med byggesager.
Mødet vil blandt andet handle om den nye arbejdsmetode - og digitale projektmodel - for
byggesager, og hvad den kommer til at betyde for fremtidige byggesager. Byggeudvalgets
roller og ansvar vil også blive gennemgået. En pjece om byggeudvalgets roller og ansvar
er under udarbejdelse til mødet – den sendes til bestyrelsen til en hurtig kommentering.
Bestyrelsen udtrykte utilfredshed med, at den ikke tidligere havde fået pjecen til gennemsyn.
Bestyrelsen tog herefter direktionens beretning til efterretning.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
- at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning.
Beskrivelse
Ministerbesøg i en boligafdeling
Justitsminister Mette Frederiksen (S) besøgte i slutningen af januar Galgebakken. Formålet var at få et indtryk af den brede indsats, der er ydet i et samarbejde mellem BO-VEST,
boligafdelingen, kommunen og politiet for at sætte en stopper for en begyndende kriminalitet med hashsalg og knivstikkeri i den normalt så fredelige boligafdeling.
Mette Frederiksen mødte i Galgebakkens beboerhus lokalpolitibetjente, gadeplanmedarbejdere, kommunalt ansatte og beboere på Galgebakken, der alle har været involveret i
arbejdet med at dæmme op for den utrygge udvikling. Borgmester Steen Christiansen og
kommunikations-og udviklingschef Annesophie Hansen og var også til stede på mødet.
Dirigentkursus
På bestyrtelsesmødet den 3. september 2014 vedtog bestyrelsen, at der tilbydes et dirigentkursus de tre boligorganisationers bestyrelser og andre egnede dirigentemner, og
den 10. marts 2015 blev første del af dirigentkurset afholdt. Det er sket i samarbejde med
BL, med konsulent Preben Jørgensen som underviser. Kurset var for deltagere, der i forvejen havde nogen erfaring i at være dirigent på f.eks. afdelingsmøder. Der var fire deltagere fra AB og en fra henholdsvis VA og Tranemosegård.
14
Kurset gav deltagerne en generel introduktion til de krav, som stilles til den gode dirigent
eller mødeleder, og omhandlede alle facetter af et møde, men med udgangspunkt i afdelingsmødet. Undervisningen foregik som en blanding af oplæg, debat og korte dirigentopgaver. Efter sommerferien vil der blive afholdt en opfølgning på kurset.
Arbejds- og sociale klausuler
Igennem de seneste år er der kommet større fokus på at imødegå social dumpning i forbindelse med indgåelse af kontrakter om bygge- og anlægsarbejder. Det gælder både i offentlige og i almene projekter. Samtidig har der været fokus på at benytte byggeopgaverne til at etablere praktik- og lærepladser for unge.
Siden 2011 har administrationen fulgt en praksis i disse forhold, der nøje følger BL’s anbefalinger til medlemsorganisationerne. For arbejdsklausuler har BL udarbejdet forslag til
tekst, der indskrives i udbudsmaterialet. I teksten henvises til ILO-konvention 94, der indebærer, at hovedentreprenøren er ansvarlig for, at løn- og ansættelsesforhold hos både
egne og underentreprenørers mandskab er i overensstemmelse med de overenskomster,
der gælder på det danske arbejdsmarked indenfor det pågældende fagområde. For praktikpladser indgik BL og Dansk Byggeri en partnerskabsaftale ved Almene Boligdage i september 2011 om, at der i de almene byggeopgaver skulle indgås frivillige partnerskaber
om etablering af praktikpladser mellem bygherre og entreprenør i de enkelte opgaver.
Partnerskabsaftalen blev umiddelbart efter fulgt op af indgåelse af sådanne partnerskaber
mellem tre almene boligorganisationer og tre entreprenører i konkrete byggeopgaver,
herunder aftale mellem BO-VEST og Pihl & Søn A/S. Som det er bestyrelsen bekendt er
der i forbindelse med de indgåede partnerskaber i konkrete opgaver etableret et stort antal praktikpladser. Senest i forbindelse med renovering af rækkehusene i Albertslund, hvor
der i alt har været ca. 60 unge gennem et forløb med praktik eller egentlige lærepladser.
BL har senest i juni 2014 fastholdt sin anbefaling af såvel arbejds- som sociale klausuler
om praktikpladser.
I forbindelse med planlægning af udbud af renovering af gårdhusene i Albertslund Syd har
AB’s bestyrelse besluttet, at kravene skal skærpes så der omkring arbejdsklausuler indføres bodsbestemmelser og kontrolfunktion, samt at der skal stilles faste krav til antallet af
praktikpladser. I AB’s bestyrelses behandling af disse spørgsmål har administrationen anbefalet, at BL’s anbefalinger fortsat følges. Dels for at sikre gennemsigtighed i udbud ved
anvendelse af branchestandarder, dels fordi det ikke findes hensigtsmæssigt, at der i udbud, hvor BO-VEST udbyder på vegne af flere afdelinger i forskellige boligorganisationer,
ikke er samme vilkår overfor entreprenørerne. Hertil kommer, at markedssituationen med
få, meget store entreprenører og mange udbud er risiko for, at entreprenørerne fravælger
at afgive tilbud på opgaver, hvor vilkår er ”usædvanlige”.
Udbud af 1. etape af gårdhusene, der omfatter afdeling AB Syd, udbydes nu med bodsbestemmelser, kontrolfunktion samt faste krav til praktikpladser.
Supplerende kan oplyses, at der i Boligaftalen af november 2014 indgik, at der skulle
igangsættes initiativer, der sikrer, at almene boligorganisationer kan stille krav om praktikpladser i aftaler med entreprenører og andre leverandører. Efter en meget hurtig behandling i Folketinget er der den 26. februar 2015 vedtaget en ændring af Lov om Almene Bo-
15
liger, L 109 om sociale klausuler om praktikpladser. Denne lovændring giver mulighed for,
at der nu kan stilles krav om praktikpladser. Administrationen er opmærksom på, at der
må forventes en skærpelse af disse krav i fremtiden som følge af initiativer fra såvel EU
som fra Folketinget.
Rækkehusene i Albertslund Syd indstilles til Renoverprisen 2015
Realdania og Grundejernes Investeringsfond har en årlig prisuddeling med henblik på at
anerkende renoveringsprojekter, der er med til at vise vejen for, hvordan vi bedst muligt
løser den store samfundsmæssige opgave, det er at få opdateret den eksisterende bygningsmasse i Danmark.
Indstilling om projekter er åben for alle. Administrationen har indstillet projektet om renovering af rækkehusene i Albertslund Syd. Den tekniske rådgiver AI A/S har indstillet renoveringsprojektet i Gadekæret.
Der er i alt indstillet 167 projekter. Bedømmelseskomiteen udpeger vinderprojektet i september 2015. Vinderprojektet får 100.000 kr. til en festligholdelse af anerkendelsen for
projektdeltagere. Beskrivelse af alle projekter kan ses på www.renover.dk
BO-VEST vært for Almennet udviklingsseminar 2015
I Almennet afholdes et årligt udviklingsseminar, hvor forslag til nye udviklingsprojekter
sættes til debat blandt repræsentanter for medlemsorganisationerne. De seneste år er
udviklingsseminaret afholdt med en medlemsorganisation som vært i det seminaret kombineres med besigtigelse af spændende byggerier eller renoveringsopgaver.
I år har Almennet foreslået, at seminaret afholdes i Albertslund Syd med BO-VEST som
vært. Seminaret afholdes den 11. marts i VA afd. 4 Rækkes fælleshus i Hjortens Kvarter.
Seminaret er delt i to. På den første del fremlægges forslag til nye udviklingsprojekter, det
vedrører nedrivning af almene boliger og IKT. IKT omfatter regler om informations- og
kommunikationsteknologi i det almene byggeri. Denne del af seminaret ledes af Thorkild
Ærø, direktør SBI/AAU. Anden del er med fokus på den samlede indsats i Albertslund
Syd. BO-VEST vil fremkomme med oplæg omkring ”Masterplan Syd”. Efterfølgende vil
der blive arrangeret guidede gåture i området med besigtigelse af de renoverede Etagehuse, Rækkehusene, hvor det er muligt at se både huse, der ikke er renoveret, huse der
er under renovering og huse, der er renoveret og hvor beboerne er flyttet tilbage samt de
syv prøvehuse i gårdhusene i Lærkens Kvarter.
Temamøde for rådgiverne
Den 25. februar havde BYG inviteret de vigtigste rådgivere på BO-VESTs renoveringssager til temamøde i Bloklands nye beboerhus. Formålet med mødet var at få en dialog med
rådgiverne om væsentlige emner i forbindelse med byggesagerne, herunder samarbejdet på projekterne. På dagsordenen var en kort præsentation af den nye projektmodel for
BO-VESTs byggeprojekter, en præsentation af BO-VESTs nye arbejdsmiljøprogram
og en gennemgang af de renoveringsprojekter, der er på bedding i en årrække frem.
I alt deltog 35 rådgivere i dette første temamøde, og de gav meget positive tilbagemeldinger. Tanken er at gøre mødet til en årligt tilbagevendende begivenhed.
BO-VEST-konferencen
BO-VEST-konferencen holdes den 3.-4. oktober på konferencecenter Kobæk Strand ved
Skælskør. Konferenceudvalget holdt møde den 4. marts indkredsede her forskellige em-
16
ner, det kunne være interessant at have på programmet. Det er planen, at der sendes invitationer ud inden sommerferien.
Hjemfald og henvendelsen til SKAT
Ulrik Brock Hoffmeyer giver en mundtlig orientering om ovennævnte emner.
Nyt om navne
Tiltrædelser
Afdelingerne:
Peter Rosengren Mathiasen, ejendomsservicetekniker, Hyldespjældet, 19. jan.
Jannick Nielsen ejendomsserviceteknikerelev, Tranemosegård, 26. jan.
Eva Gitte Øberg Pedersen, rengøringsmedarbejder, Moserne, 1. febr.
Jesper Holst, ejendomsfunktionær, Gurrelund/Bjerrelund, 1. marts
Administrationen:
Flemming Kent von Wolwern, driftskonsulent, Driftsafdelingen, 1. febr
Fratrædelser
Afdelingerne:
Christian Thorsen, caterelev, T13, cafe 13, 20. Febr.
Administrationen:
Tine Refsgaard, projektleder, BYG, 28. febr.
Boligsociale:
Bo Bjerre Moritzen, sekretariatschef, i Greve Nord projektet, 28. febr.
16. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen – skal det fortsat være et fast punkt?
Beslutning
Bestyrelsen besluttede, at bevare punktet ”Skriftlige henvendelser som fast punkt på
dagsorden.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
- at bestyrelsen beslutter, at punktet ”Skriftlige henvendelser til bestyrelsen” droppes som
fast punkt og kun medtages, når der er en skriftlig henvendelse.
Beskrivelse
Punktet ”Skriftlige henvendelser til bestyrelsen” har altid været fast punkt på BO-VESTbestyrelsens dagsorden, sandsynligvis dels fordi der umiddelbart efter etableringen af BOVEST var en del henvendelser til bestyrelsen, dels som en reminder.
De senere år har det været sparsom med henvendelser, og Administrationen foreslår derfor, at punktet kun medtages, når der er en konkret henvendelse.
17
17. Punkter til næste møde
Beslutning
Følgende punkter:
- Regnskab 2014
- Handlingsprogram 2015-16
- Vedtægtsændring vedrørende medarbejderrepræsentation i bestyrelsen
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Indstilling
- at bestyrelsen drøfter punkter til næste møde.
18.
Næste møde og kommende møder
Næste ordinære bestyrelsesmøde:
Tirsdag den 21. april 2014
Karl Neumann har meldt afbud til dette møde.
Bestyrelsesmøder i 2015
Mandag den 27. april - i tilfælde af, at regnskabet ikke godkendes den 23. april
Onsdag den 13. maj - i tilfælde af forslag til repræsentantskabet
Onsdag den 17. juni
Onsdag d. 2. september
Onsdag d. 28. oktober
Onsdag d. 9. december
Repræsentantskabsmøde 2015
Tirsdag den 26. maj
Boligpolitisk Forum
18. august
4. november
BO-VEST-konference
3.-4. oktober
19.
Eventuelt
Intet.
18
Glostrup, den 18. marts 2015
Vinie Hansen
Dorthe Larsen
Karl Neumann
Biba Schwoon
Allan Nielsen
Per Mogensen
Jørgen Fahlgren
Hugo Thuge
Ulla Rønnow Rønnebech
19

Referat af bestyrelsesmøde den 18. marts 2015 - BO-VEST

Transcription

Similar documents

Brev til leverandører - BO-VEST

Økonomisk rådgivning - gratis og anonymt

Referat af bestyrelsesmøde den 21. april 2015 - BO-VEST

Dagsorden til bestyrelsesmøde den 2. september 2015 - BO-VEST

Støbte gummiemner - A.A.G. Aalborg Gummivarefabrik A/S

Bestyrelsesmøde 15. april 2015

Referat fra bestyrelsesmøde I Kreds 7 Nordsjælland