Dagsorden til bestyrelsesmøde den 2. september 2015 - BO-VEST

Transcription

Indkaldelse til:
.
Bestyrelsesmøde nr. 90 i BO-VEST
Onsdag den 2. september 2015 kl. 16.30
Malervangen 1, Glostrup.
27. august 2015
Mødedeltagere:
Vinie Hansen, Dorthe Larsen, Karl Neumann
Allan Nielsen, Biba Schwoon, Per Mogensen
Hugo Thuge, Jørgen Fahlgren
Kim Corlin (medarbejdervalgt)
Thomas Helsted (observatør)
Fra Administrationen:
Ulrik Brock Hoffmeyer
Jette Stenholt
Desuden deltager:
Teknik- og driftschef Jeannette Pagh Schüler og områdeleder Martin Olsen deltager under
punkt 3.
Dagsorden
1.
Godkendelse af dagsorden ............................................................................................... 2
2.
Budgetkontrol pr. 31. juli 2015 .......................................................................................... 2
3.
Præsentation af nye værktøjer fra Driftsafdelingen: skabelon for
vedligeholdelsesreglement, skabelon for husorden, råderetskatalog og servicekoncept ... 2
4.
Lukket punkt ..................................................................................................................... 5
5.
Forslag til organisationsændring efter Annesophie Hansens fratræden ............................ 5
6.
BO-VESTs politik for Alment Samfundsansvar.................................................................. 5
7.
Handlingsprogram 2015-16 – igangsættelse af initiativer .................................................. 5
8.
Samarbejde med KAB og 3B om etablering af et fælles sekretariat for by- og boligudvikling ........................................................................................................................... 6
9.
Nedsættelse af udvalg ...................................................................................................... 8
10. Drøftelse af digitalt beboerdemokrati i BO-VEST .............................................................. 8
11. Evaluering af Boligpolitisk Forum den 18. august 2015 og idéer til 4. november ............. 11
12. Evaluering af Bestyrelsesweb ......................................................................................... 11
13. Direktionens beretning .................................................................................................... 12
BO-VEST Bestyrelsesmøde nr. 90, 2. september 2015
14. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen ............................................................................. 16
15. Punkter til næste møde ................................................................................................... 16
16. Næste møde og kommende møder ................................................................................ 16
17. Eventuelt......................................................................................................................... 17
Til drøftelse og beslutning
1.
Godkendelse af dagsorden
Indstilling
Administrationen indstiller:
- at bestyrelsen godkender dagsordenen, som den foreligger.
2.
Budgetkontrol pr. 31. juli 2015
Indstilling
- at bestyrelsen tager budgetkontrol og kommentarer til efterretning.
Beskrivelse
Budgetkontrollen udviser et estimeret overskud på 68.000 kr.
Der henvises til de vedlagte kommentarer.
Bilag
2.1 Budgetkontrol pr. 31/7 2015
2.2 Kommentarer til Budgetkontrol pr. 31/7 2015
3.
Præsentation af nye værktøjer fra Driftsafdelingen: skabelon for vedligeholdelsesreglement, skabelon for husorden, råderetskatalog og servicekoncept
Indstilling
- at bestyrelsen tager præsentationen af skabelon for vedligeholdelsesreglement, skabelon for husorden, råderetskatalog og servicekoncept til efterretning
Beskrivelse:
Driftsafdelingen har de seneste 2 år i samarbejde med flere ejendomskontorer og Kommunikation udviklet en række skabeloner, der skal hjælpe afdelingsbestyrelsen med at
udarbejde vedligeholdelsesreglementer, husordener mv., så de opfylder lovens krav. Der
er desuden udarbejdet et forslag til servicekoncept, som skal ses som et hjælpeværktøj til
at fastsætte, hvilket niveau for service, der ønskes i afdelingen.
2
Udviklingsarbejdet blev igangsat for at opfylde et ønske fra flere afdelingsbestyrelser om
at få redskaber til at håndtere det daglige arbejde med at fastsætte kvalitetsniveau, overholde lovens krav til husorden mv. Men det understreges, at skabelonerne og konceptet
er et tilbud til afdelingerne. De kan vælge at anvende andre modeller, så længe lovgivningen overholdes.
Materialet omfatter:
- Skabelon til standard-vedligeholdelsesreglement, afdelinger med A-ordning
Hæftet informerer om vedligeholdelsesstandarden i afdelingen, herunder hvad reglerne
er, når man flytter ind i sin bolig, og når man flytter fra sin bolig. Helt konkret skrives ind på
side 10, hvilken tilstand den nye beboer skal forvente at finde sin bolig i, og om der er
særlige krav til vedligeholdelsen i form af farver, metoder, materialer o.a. Fra side 11 og
frem findes detaljer om vedligeholdelsen af de enkelte dele af boligen (lofter, gulve, skabe
osv.). Det er hensigten, at ejedomskontoret og afdelingsbestyrelsen krydser reglerne af i
felterne, og at det hele godkendes på afdelingsmødet.
- Skabelon til standard-vedligeholdelsesreglement, afdelinger med B-ordning
Det samme som ovenfor.
- Husordensskabelon
Hæftet skal ses som en model og inspirationsliste til, hvad en husorden kan omfatte.
De emner, der typisk indgår i en husorden, er listet alfabetisk og illustreret med et lille
ikon, så læseren hurtigt kan se, hvad det handler om,
Det er tanken, at afdelingsbestyrelsen vælger emner fra listen og måske tilføjer andre, evt.
bytter om på rækkefølgen, indtil husordenen bliver ”afdelingens egen”.
Kommunikationsafdelingen kan være behjælpelig med at tilpasse husordenen og færdiggøre den i det nye layout, når alle valg er taget (det vil være en tillægsydelse).
- Råderetskatalog
Hæftet skal ses som en hjælp til både beboerne og ejendomskontoret. Det indeholder oplysninger om, hvad råderet er, hvad reglerne er i afdelingen, hvordan en råderetssag gribes an. Listerne bagest afkrydses og godkendes af afdelingsmødet, så det af hæftet
fremgår, hvad der er muligt på råderetsområdet, og hvordan procedurerne er.
- Servicekoncept
Servicekonceptet er et hjælpeværktøj i dialogen mellem afdelingsbestyrelse og ejendomskontoret om, hvordan serviceniveauet i afdelingen skal være. Samtidig kan det være
med til at skabe overblik over de mange opgaver i afdelingen.
Det er tanken, at punkterne i hæftet gennemgås, og at der justeres på de punkter, hvor
der er behov for ændring. Nogle afdelinger vil mene, at alt kører som det skal, og at der
ikke er grund til at gå ned i detaljer omkring udførelsen af arbejdet, mens andre måske vil
finde det nyttigt at ændre på fordelingen af arbejdstiden.
Det vil være muligt at udfylde skemaerne digitalt.
3
Jeannette Pagh Schüler og Martin Olsen gennemgår materialet på mødet og giver desuden en status på, hvordan det ser ud i de forskellige afdelinger med vedligeholdelsesreglementer osv.
Økonomi og ressourcer
Antal medarbejdertimer: 100-120 timer
Lovgrundlag
- Afdelingens serviceniveau udarbejdes i samarbejde med afdelingsbestyrelsen og ejendomskontoret, men et servicekoncept er ikke et lovkrav.
- En husorden vedtages af afdelingsmødet. Det er et lovkrav, at en afdeling har en husorden, jf. Almenlejeloven § 40.
- Vedligeholdelsesordning og -reglement med tilhørende vedligeholdelsesstandard er lovpligtigt og besluttes af afdelingsmødet, jf. Almenlejeloven § 25 stk. 2.
- Ved udvendig råderet skal udarbejdes et råderetskatalog. Det er lovpligtigt og besluttes
af afdelingsmødet og efterfølgende af organisationsbestyrelsen, jf. Almenlejeloven § 82
stk. 1, 2 og 3.
Strategirelevans
Det er et led i at opnå sikker og ordentlig drift, at der er skabeloner til rådighed på centrale driftsområder.
Vurdering
De nye skabeloner vil lette afdelingsbestyrelsen i arbejdet med at fastsætte et serviceniveau og med at overholde lovgivningens bestemmelser i relation til afdelingens drift.
Medarbejderne i afdelingen vil med skabelonerne blive lettet i arbejdet med flyttesyn, klagesager og den generelle vedligeholdelse, og medarbejderne i Driftsafdelingen vil med
skabelonerne blive lettet i arbejdet med behandling af råderetssager.
Beboerne vil opnå den fordel, at det vil være nemmere for dem at få overblik over, hvilke
forandringer og forbedringer de har ret til at udføre i boligen, hvordan deres bolig skal vedligeholdes i boperioden, samt hvordan den skal modtages ved indflytning og afleveres ved
fraflytning.
Bilag
- Skabelon til standard-vedligeholdelsesreglement A-Ordning
- Skabelon til standard-vedligeholdelsesreglement B-Ordning
- Husordensskabelon
- Råderetskatalog
- Servicekoncept
Bilagene er eksempler, hvordan skabelonerne vil se ud i en Tranemosegård-afdeling.
Den enkelte publikation vil blive tilpasset til den aktuelle afdeling med navn og logo.
Det samlede materiale vil kunne ses på bestyrelsesmødet.
4
4.
Lukket punkt
Der henvises til indstillingen i et separat notat
5.
Forslag til organisationsændring efter Annesophie Hansens fratræden
Indstilling
- at bestyrelsen godkender det fremlagte forslag til organisering af administrationen efter
Annesophie Hansen fratræden.
Ulrik Brock Hoffmeyer præsenterer et forslag til organisationsændring på bestyrelsesmødet.
6.
BO-VESTs politik for Alment Samfundsansvar
Indstilling og udkast til politik for Alment Samfundsansvar eftersendes pr. mail.
7.
Handlingsprogram 2015-16 – igangsættelse af initiativer
Indstilling
- at bestyrelsen gennemgår handlingsprogrammet og beslutter, hvilke initiativer der skal
igangsættes for at opfylde programpunkterne, blandt andet på baggrund af administrationens forslag.
Beskrivelse
Handlingsprogram for BO-VEST 2015-16 blev vedtaget på repræsentantskabsmødet
den 26. maj 2015. Programmet er vedlagt.
Handlingsprogrammet omfatter som i forrige periode primært den del af strategien, der
handler om ’Sikker og ordentlig drift’. Årets særlige fokusområde er effektiv drift, økonomistyring og korrekte data. En del af handlingspunkterne er videreført fra sidste periode.
Administrationen har i løbet af sommermånederne gennemgået handlingsprogrammet og
udarbejdet en oversigt over allerede planlagte aktiviteter samt forslag til initiativer, der kan
føre til realisering af programmet, inkl. forslag til tidshorisont og økonomi, hvor det har været muligt. Oversigten er vedlagt.
Bilag
7.1 Handlingsprogram for BO-VEST 2015-16
7.2 BO-VESTs Handlingsprogram 2015-16, Igangsatte aktiviteter og opfølgning
5
8. Samarbejde med KAB og 3B om etablering af et fælles sekretariat for by- og boligudvikling
Indstilling
- at bestyrelsen godkender, at administrationen fortsætter dialogen med KAB og 3B med
henblik på at skabe grundlag for BO-VESTs deltagelse i etablering af et fælles sekretariat for by- og boligudvikling med støtte fra Realdania.
Beskrivelse
På initiativ fra KAB er der i dialog mellem KAB, 3B og BO-VEST skitseret et projekt om
etablering af et fælles sekretariat for by- og boligudvikling. Forudsætningen er, at der opnås tilsagn fra Realdania til finansiering af projektet.
Baggrunden er, at det kan konstateres, at årtiers indsats ikke har skabt tilstrækkelige positive forandringer i de udsatte boligområder. Derudover forventes det, at en lang række af
de boligområder, der deler nogle af de samme udfordringer som de udsatte områder, på
længere sigt vil blive mere udfordrede og udsatte, hvis der ikke proaktivt gøres mere for at
modvirke den negative udvikling.
Der er således brug for et paradigmeskift i tilgangen til udsatte boligområder, hvor perspektivet løftes fra det enkelte boligområde til den omkringliggende by og for at udvikle
almene boligområder som en del af velfungerende bydele i en sammenhængende by.
Tænketanken Byen 2015, der er blevet nedsat af Ministeren for By, Bolig og Landdistrikter, pegede i 2014 på, at den største udfordring for den danske tradition for fællesskab i
udviklingen af vores byer, er en stigende segregering. Når grupper i samfundets top og
bud isolerer sig fra hinanden, går det ud over den sociale sammenhængskraft. Tænketanken præsenterede 13 forslag til forandringer, der kan styrke fællesskab og sammenhængskraften i Danmark. Et fælles sekretariat vil inddrage disse anbefalinger i udviklingsarbejdet.
Skal vores byer bindes bedre sammen og problemerne i de udsatte boligområder for alvor
løses, spiller den almene sektor en nøglerolle. Som laboratorium, som inspirator og som
problemløser.
En bydel formes både af de fysiske rammer og de sociale aktører i området. Det er derfor
meget afgørende, at bydelsudvikling sker i dialog og samarbejde med alle relevante aktører i området, herunder boligorganisationer, skoler, offentlige institutioner, virksomheder
samt sociale og kulturelle foreninger. Det kræver nye partnerskaber og nye løsninger
samt værktøjer og metoder udviklet og afprøvet i fællesskab. At udvikle en inddragende
og velafprøvet tilgang til lokale partnerskaber er en opgave, der skal løftes af et fælles sekretariat for By- og Boligudvikling.
6
Realdania har gennem en årrække sat fokus på udviklingen af de almene boligområder
og forstadens udfordringer og potentialer. Initiativet ”Det gode boligliv” viste nye veje til et
godt boligliv ved at forny de almene boligområders fælles faciliteter. Senest har fonden
med initiativet ”Boligliv i balance” igangsat et nytænkende udviklingsarbejde i partnerskab
med udvalgte kommuner og boligselskaber.
Det er tanken, at et fælles sekretariat for by- og boligudvikling skal supplere og spille
sammen med disse initiativer. Sekretariatet skal desuden fundere sine løsningsmodeller
på KAB, 3B og BO-VESTs erfaringer med beboere og beslutningstagere i den almene
sektor samt på deres særlige indsigter i samspillet mellem drift, byggeri og boligsocial indsats. Det fælles sekretariat for by- og boligudvikling skal således have til formål at skabe
varige forandringer i de udsatte boligområder ved at udvikle, afprøve og forankre ny viden
og metoder til boligudvikling i et byperspektiv.
Udviklingsarbejdet vil i de tre projektår tage udgangspunkt i en række udvalgte boligområder, cases, hos hver af de tre boligorganisationer. Det vil være naturligt, at sekretariatet
for by- og boligudvikling også samarbejder med de boligsociale initiativer, der findes eller
udvikles i boligområderne.
Bestyrelsen i 3B har godkendt, at selskabet, under forudsætning af Realdanias økonomiske støtte, deltager i projektet, herunder bidrager til etableringen af det fælles sekretariat.
Økonomi og ressourcer
Det er tanken, at sekretariatet etableres hos KAB og bemandes med i alt 5 årsværk, hvor
Realdania ansøges om at finansiere de 2 årsværk, KAB leverer 2 årsværk og 3B og BOVEST hver bidrager med ½ årsværk.
Partnerskabet ser gode muligheder for, at en væsentlig del af finansieringen af de leverede årsværk kan findes i nogle af de aktuelle fysiske eller boligsociale helhedsplaner, der
gennemføres med støtte fra Landsbyggefonden, uden at der tages midler fra de eksisterende projekter.
Tidsplan
Under forudsætning af, at der sikres finansiering vil etablering af sekretariatet kunne etableres ultimo 2015 eller primo 2016.
Relevans for strategien
Det er ledelsens vurdering, at BO-VEST deltagelse i et fælles sekretariat for By- og Boligudvikling i sin helhed er indenfor de tre strategiske hovedspor om beboerne, Alment socialt ansvar, ASA, samt beboerdemokrati og frivillighed.
Vurdering
Ved deltagelse i det fælles sekretariat for by- og boligudvikling vil BO-VEST kunne bidrage til udvikling af metoder og værktøjer, der kan få stor indflydelse på planlægning og realisering af fremtidige indsatser i udsatte boligområder. Herudover får BO-VEST en unik
7
mulighed for at udvikle organisationens egne kompetencer på dette vigtige område. Kompetencer der kan kvalificere både den fysiske og boligsociale indsats i de nuværende såvel som fremtidige indsatsområder i Brøndby Strand, Askerød, Albertslund Syd og Blokland.
9.
Nedsættelse af udvalg
Indstilling
- at bestyrelsen beslutter, om der skal nedsættes udvalg i den kommende periode, og,
i givet fald, hvilke udvalg og hvem der skal sidde udvalgene.
Beskrivelse:
I den forløbne periode har der været følgende udvalg under BO-VEST:
- Kursusudvalg.
Medlemmer: Dorthe Larsen og Karl Neumann
- Redaktionsudvalg (Beboermagasinet)
Medlemmer: Vinie Hansen og Hugo Thuge + en fra hver organisationsbestyrelse
- Konferenceudvalg (BO-VEST-konference 2015)
Medlemmer: Vinie Hansen + op til to fra hver organisationsbestyrelse
(Hugo Thuge, Hans Holm, Per Larsen og Astrid Hansen).
- Miljøforums planlægningsgruppe
Biba Schwoon, John Pejtersen og Per Mogensen
(udpeget af de respektive organisationsbestyrelser)
- Boligpolitisk Forums planlægningsgruppe:
Vinie Hansen, Allan Nielsen og Karl Neumann
10.
Drøftelse af digitalt beboerdemokrati i BO-VEST
Indstilling
- At bestyrelsen drøfter mulighederne for digitalt beboerdemokrati i BO-VEST.
Beskrivelse:
VA har gennem det sidste år i forlængelse af deres handlingsprogram afprøvet digitalt beboerdemokrati i Hyldespjældet. Forsøget er blevet gennemført med tilladelse fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter ved afdelingsmødet i september 2014 samt marts 2015.
Forsøget gik ud på, at man via et link på Hyldespjældets egen hjemmeside fik adgang til
et mødemodul, hvor det 4 uger inden afdelingsmødet var muligt at stille op til udvalg, af-
8
delingsbestyrelse samt fremsætte forslag til afdelingsmødet. Det var også muligt at debattere under de enkelte forslag. Efter afholdelsen af det fysiske afdelingsmøde fik alle beboere en personlig valgkode. Med denne var det muligt via en afstemningside at afgive sin
stemme i op til 7 dage efter afdelingsmødet.
De nærmere detaljer for gennemførelsen er beskrevet i den vedlagte evaluering af forsøget. Som et led i gennemførelsen af forsøget har BO-VEST bistået projektet med projektledelse og udarbejdelse af evaluering mod betaling fra VA.
Overordnet set vurderes forsøget at have været en succes. På begge af de afholdte afdelingsmøder var stemmeprocenten væsentligt højere end gennemsnittet for de sidste 5 år.
Der blev stillet langt flere forslag end tidligere og efterfølgende tilkendegav op mod 80 % i
en i spørgeskemaundersøgelse, at de gerne en anden gang ville benytte sig af digitale
værktøjer i forbindelse med afdelingsmødet. Hyldespjældet har efter forsøget besluttet sig
for at fortsætte med det digitale afdelingsmøde til dispensationen udløber ved udgangen
af 2015. Derefter er håbet, at en lovændring giver mulighed for også fremadrettet at have
de digitale værktøjer som en integreret del af afdelingens beboerdemokrati og øvrige sociale liv.
Således har ministeriet sideløbende med forsøget i VA samt i to andre boligorganisationer
vurderet muligheden for - ved en ændring af lovgivningen - at give alle almene boligafdelinger i Danmark mulighed for at inddrage digitale værktøjer i forbindelse med afdelingsmøder.
Udgangspunktet har været, at det fysiske møde fortsat er kernen i beboerdemokratiet,
men at man ved at udvide den tidsperiode, hvor dels debatten og afstemningen finder
sted, vil give flere mulighed for at deltage i beboerdemokratiet.
Som administrationsselskab skal BO-VEST forholde sig til de nye krav, gennemførelse af
digitale afdelingsmøder stiller:
1. De digitale debatter og afstemninger kræver ressourcer og kompetencer i afdelingsbestyrelserne.
2. De rette systemer skal vælges og indkøbes.
3. Administrationerne skal kunne støtte og vejlede afdelingerne i processerne.
Det anbefales, at BO-VEST-bestyrelsen drøfter, hvilke initiativer (om nogen), der skal
igangsættes, såfremt en lovændring træder i kraft.
Økonomi og ressourcer:
VA har anvendt godt 100.000 kr. på gennemførelsen af forsøget i hyldespjældet i 2014-15.
Det dækker dels over projektledertimer i BO-VEST samt betaling af den eksterne leverandør af systemet.
Den eksterne leverandør af systemet har kostet 13.750 kr. inkl. moms.
9
Projektlederen har samlet set anvendt 120 timer på gennemførelsen af projektet i forsøgsafdelingen. Heraf dækker VA betalingen af 88,5 timer, hvilket svaret til ca. 84.000 kr.
Se detaljer om Hyldespjældsprojektet samt vurdering af fremtidigt ressourceforbrug i vedlagte notat.
Tidsplan:
Pt. er status på lovændring, at arbejdet fortsat pågår, men at det forventes, at en ny lov vil
træde i kraft pr. 1. januar 2016.
Lovgrundlag
Inden for den gældende lovgivning er det ikke muligt at gennemføre digitale afstemninger
i forlængelse af et afholdt afdelingsmøde.
I udkastet til lovændringen fra ministeret foreslås, at bekendtgørelse om normalvedtægter
for en almen boligorganisation med almene boligafdelinger skal give mulighed for, at afdelingsbestyrelsen som supplement til det sædvanlige fysiske afdelingsmøde kan beslutte
at:
1. Forslag til behandling på afdelingsmødet kan fremsættes digitalt
2. Forslag kan debatteres digitalt
3. Opstilling af kandidater kan ske digitalt
4. Afstemninger kan foretages digitalt inden for en frist på højst 7 dage efter afholdelse af
fysisk afdelingsmøde
Det skal ske ved hjælp af et ”betryggende” digitalt afstemningssystem, som ikke kræver
en profil på sociale medier.
Som svar til ministeriet på udkast til lovændring har BL imidlertid påpeget, at det skal være afdelingsmødet, der træffer beslutning om at anvende digitale værktøjer i forbindelse
med afdelingsmødet. Ofte vil brugen af de digitale værktøjer have en økonomisk konsekvens, hvorfor det vil skulle besluttes af afdelingsmødet.
Relevans for strategien:
Det fremgår af handlingsprogrammet for 2015-2016, at BO-VEST på grundlag af erfaringer fra Hyldespjældet vil arbejde videre med at udvikle muligheden for digitalt beboerdemokrati. Arbejdet vil omfatte information om erfaringer og udvikling af kompetencer på
området.
Vurdering:
Det er administrationens vurdering, at afdelingerne på sigt skal have mulighed for at anvende digitale afstemningsværktøjer, men det skal ikke ses som et led i en effektivisering
og besparelse, da det i sin nuværende form er ret ressourcekrævende. Man skal se ”det
digitale afdelingsmøde” som en vej til fornyelse af beboerdemokratiet og en måde at få
flere og andre til at deltage i den demokratiske proces.
10
Bilag
10.1 Økonomi og ressourcer i forbindelse med digitalt beboerdemokrati
10.2 ”Forsøg med digitalt beboerdemokrati”, rapport om forsøget i Hyldespjældet 2014-15
11. Evaluering af Boligpolitisk Forum den 18. august 2015 og idéer til 4. november
Indstilling
- at bestyrelsen evaluerer Boligpolitisk Forum den 18. august og drøfter emner til det
kommende Boligpolitiske Forum.
Beskrivelse:
Der blev afholdt Boligpolitisk Forum i Café 13 den 18. august 2015 med ca. 40 deltagere.
Emnet var fremtidens almene bolig, og Mathias Tesfaye, nyvalgt folketingsmedlem for
Socialdemokraterne, var gæstedebattør.
Næste Boligpolitiske Forum holdes den 4. november. I den forbindelse bedes bestyrelsen
overveje forslag til emner.
12. Evaluering af Bestyrelsesweb
Indstilling
- at bestyrelsen evaluerer Bestyrelsesweb
Beskrivelse:
På bestyrelsesmødet den 17. juni fik bestyrelsen en gennemgang af Bestyrelsesweb og
gennemgik den evaluering, forårets testafdelinger havde udfyldt.
Testafdelingernes evaluering - der kun blev besvaret af 10 afdelingsbestyrelsesmedlemmer, hvoraf kun 7 havde anvendt systemet - var overvejende positiv, men der var flere
forslag til forbedringer og ændringer.
I forhold til om bestyrelsesweb lever op til afdelingsbestyrelens forventninger, svarede 3
bestyrelsesmedlemmer ”meget”, 2 bestyrelsesmedlemmer svarer ”nogenlunde” og 2 svarer ”nej”. Derudover blev det nævnt i evalueringen, at introduktionsmødet bør have mere
karakter af undervisning, hvor deltagerne kan øve sig i at lægge dokumenter op og finde
rundt i bestyrelsesweb – noget administrationen vil være opmærksom på, når systemet
skal introduceres for alle afdelinger.
11
For at kunne give en mere kvalificeret bedømmelse af Bestyrelsesweb anmodede bestyrelsen om at få adgang til systemet og teste det hen over sommeren og derefter tage emnet op igen på bestyrelsesmødet den 2. september.
I juni måned blev bestyrelsesmedlemmerne tilbudt en introduktion i brug af Bestyrelsesweb, og den 7. august udsendte administrationen evalueringsskema – det samme som
testafdelingerne havde modtaget. Kun et bestyrelsesmedlem har afleveret evalueringen,
dog uden at have afprøvet systemet.
På grundlag af sommerens testkørsel anmodes bestyrelsen om at drøfte og evaluere Bestyrelsesweb på mødet.
Tidsplan
Hvis bestyrelsen vurderer, at Bestyrelsesweb fungerer tilfredsstillende, kan systemet åbnes for alle afdelingsbestyrelser i september 2015.
Økonomi
Bestyrelsesweb koster ca. 76.000 kr. ekskl. moms i årligt abonnement (programservice).
Beløbet fordeles forholdsmæssigt imellem de tre organisationer.
Strategirelevans
Bestyrelsesweb understøtter strategisporet om beboerdemokrati, da portalen giver afdelingsbestyrelserne bedre overblik over afdelingens økonomi og helt generelt enklere adgang til relevante informationer.
Vurdering
Administrationen vurderer, at Bestyrelsesweb med de oplagte tilpasninger, og i takt med
at afdelingsbestyrelserne vænner sig til at bruge det vil giver afdelingsbestyrelserne et
redskab, der kan lette overblikket og give hurtigere adgang til informationer om afdelingerne.
For at få det fulde udbytte af Bestyrelsesweb hurtigt, er det administrationens vurdering, at
introduktionen skal ske i mindre hold, hvor deltagerne får mulighed for at selv at arbejde
med systemet.
Bilag
12. Testafdelingernes evaluering af Bestyrelsesweb, juni 2015 (samme bilag som til mødet den 17. juni 2015)
13. Direktionens beretning
Indstilling
- at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning.
12
Orientering om ny lovgivning og praksis
PBS-gebyr
Vestre Landsret har i foråret 2015 godkendt, at udlejer godt må opkræve PBS-gebyr fx i
forbindelse med huslejebetaling.
Vestre Landsret behandlede i marts 2015 en ankesag om udlejers ret til opkrævning af
PBS-gebyr. I sagen havde udlejer i lejekontrakten bestemt, at huslejen skulle indbetales
på udlejerens konto via PBS, og at gebyret til PBS skulle tillægges huslejeopkrævningen.
På grund af gebyrets størrelse, og idet betaling via PBS ikke udelukkende er i udlejers interesse, fastslog retten, at udlejer har ret til at opkræve gebyret. Resultatet af dommen er,
at udlejer kan opkræve PBS-gebyr hos lejer, når dette er bestemt i lejekontakten. Er der
intet aftalt om PBS-gebyret i lejekontrakten, kan udlejer derimod ikke opkræve det hos
lejer.
Den konkrete sag omhandlede Lejelovens § 32, 1. pkt. om udlejers ret til anvisning af betalingssted her i landet. Lejelovens § 32, 1. pkt. er identisk med Almenlejelovens § 43,
1. pkt., og dommens resultat gælder derfor også for almene boliger. Dommens anvendelse i forhold til Almenlejeloven, er ligeledes skriftligt bekræftet af det daværende Ministerium for By, Bolig og Landdistrikter.
Oprettelse af erhvervslokaler
Det daværende Ministerium for By, Bolig og Landdistrikter udstedte i foråret en ny bekendtgørelse om sideaktiviteter i almene boligorganisationer mv. Bekendtgørelsen trådte i
kraft 1. maj 2015.
Af den nye bekendtgørelse fremgår det bl.a., at boligorganisationer nu får mulighed for at
indgå lejeaftaler om delvis udlejning af fælleslokaler til andre formål end sociale- og fritidsaktiviteter. Muligheden kræver dog, at visse betingelser overholdes. Fx kan lejeaftalen
højst indgås for 4 år og skal derefter fornyes. Der gælder ingen øvre grænse for, hvor
mange gange en sådan aftale kan forlænges, men selve aftalen og fornyelsen skal godkendes på afdelingsmødet. Desuden skal der oprettes et skattepligtigt ApS eller A/S, som
kan fremleje fælleslokalet (eller et andet areal) til en husleje svarende til markedslejen.
Hvis lokalerne ikke ændres væsentligt, er det ikke nødvendigt med kommunalbestyrelsens godkendelse eller indberetning til Statens Administration/Landsbyggefonden.
Råderet
Det store projekt til kulegravning og strømlining af råderetssager, der blev igangsat i efteråret 2013 nærmer sig nu sin afslutning. Råderetsgruppen mangler nu kun at gennemgå
sagerne i seks afdelinger, og samtidig er der taget hånd om alle nye råderetssager, så de
’køres efter’ bogen. I efteråret vil der blive udarbejdet en rapport om oprydningsprojektet;
den forventes klar fremlæggelse for bestyrelsen på mødet i december 2015.
Dirigentuddannelse - status
I efteråret 2014 vedtog bestyrelsen, at der skulle tilbydes et dirigentkursus til de tre boligorganisationers bestyrelser og til beboere, som bestyrelserne peger på.
13
Den 10. marts løb kurset af stabelen med 5 deltagere: Hans Holm, Majbritt Brander og
Hans Erik Sølby fra AB, Niels Erik von Zejst fra Tranemosegård og Astrid Hansen fra VA.
BL underviste, og der var stor tilfredshed med kurset.
Hvis der er interesse, kan der holdes et kursus igen i januar 2016. De fem uddannede dirigenter samt eventuelle yderligere uddannede vil blive tilbudt opfølgning 1-2 år efter uddannelsen.
Bilagssagen: Møde i Voldgiftsretten 7. oktober
Den 7. oktober 2015 holdes møde i Voldgiftsretten om Bilagssagen. BO-VEST er af LO
blevet indklaget for uberettiget bortvisning af medarbejder.
BO-VESTs sag føres af Kooperationen.
SKAT
Efter at SKAT og Skatteankestyrelsen har afslået BO-VESTs ansøgning om momsfritagelse, indbringes sagen for Landsskatteretten. BO-VESTs sag køres af BL, da den er af
principiel karakter, fordi en række andre administrationsorganisationer er i lignende situation.
BO-VEST-konferencen
Der er tilmeldt ca. 100 deltagere til årets BO-VEST-konference i Skælskør den 3.-4. oktober. Der udsendes et mere detaljereret program sammen med praktiske detaljer om kørsel o.a. 2-3 uger før.
BO-VEST i panelet på forvaltningskonferencen
Ulrik Brock Hoffmeyer var paneldeltager om effektiv drift på forvaltningskonference i
Nyborg den 18. august. De øvrige paneldeltagere var Christian Høgsbro fra AAB og Søren Atle Hansen, Østerbo i Vejle.
Besøg fra udlandet
Flere internationale gæster lægger vejen forbi for vores boligafdelinger i disser måneder:
- Den 12. august var der besøg fra Brasilien: Departementschefen i det brasilianske boligministerium og en forsker med speciale i boligudvikling var på rundtur i en række af
vores boligafdelinger og fik efterfølgende et oplæg om, hvordan almene boliger finansieres i Danmark. Rundviser Ulrik Brock Hoffmeyer.
- Den 9. oktober får repræsentanter for et alment boligselskab fra Hannover en rundvisning i de boligafdelinger i Albertslund, der er blevet eller på vej til at blive renoveret.
Rundviser er Jesper Rasmussen.
- Den 22. oktober får 30-40 englændere stort set samme rundtur. Gæsterne udgøres af
bestyrelsen m.fl. fra den engelske pendant til Kulturarvsstyrelsen, som i England er en
fond, The National Heritage Memorial Fund. Desuden omfatter gruppen direktører og ledelse fra nogle engelske boligorganisationer. Rundvisere er Jesper Rasmussen og Ulrik
Brock Hoffmeyer
14
Nomineret til pris vedr. samfundsansvar
BO-VEST meldte sig i forsommeren til den prestigefyldte konkurrence om samfundsansvar Danmarks ”People Prize”. Midt i august fik vi den glædelige besked, at BO-VEST er
blevet shortlistet, dvs. kommet i finalen. Blandt vores mange initiativer inden for samfundsansvar er især etablering af praktik- og elevpladser samt vægtkonsulentforløbet
blandt medarbejderne blevet bemærket. Vinderen kåres den 7. oktober ved et stort arrangement i Vejle.
Film om Alment Samfundsansvar
BL er i gang med at producere en film om alment samfundsansvar i den almene sektor,
og har i den forbindelse ønsket, at BO-VEST deltager. Den 13. august var der er filmhold
i BO-VEST. Her blev Vinie Hansen interviewet om BO-VESTs fokus på miljø og klima som
en del af BO-VESTs almene samfundsansvar, og rækkehusene i Albertslund blev filmet
som eksempel på vellykket energirenovering. Filmen vises på BL’s ASA-konference i september.
Nyt om navne
Tiltrædelser
Boligafdelingerne:
Bosun Ayeni, ejendomsserviceteknikerelev, AB, 29. juni
Peter Thornbull Olesen, ejendomsserviceteknikerelev, Tranemosegård, 29. juni
Burkay Kerpic, ejendomsserviceteknikerelev, VA, 29. juni
Ove Hansen, ejendomsfunktionær i Grønningen (tidsbegrænset), 29. juni
Morten Aksel Petersen, ejendomsfunktionær i Maglelund (tidsbegrænset), 13. juli
Tommy Sørensen, førstemand, Kanalens Kvarter, 1. august
Sebastian Corlin 3. ejendomsfunktionær, AB Syd (tidsbegrænset), 3. august
Boligsociale:
Henrik Seidenfaden, aktivitetsmedarbejder, Galgebakken, 1. august
Administrationen:
Malene Daugaard, økonomimedarbejder, Økonomiafdelingen, (tidsbegrænset), 20. juli
Morten Schou Jørgensen, økonomimedarbejder, Økonomiafdelingen, 27. juli
Yasir Malik, assisterende driftskonsulent, Driftsafdelingen, 1. august
Amalie Jørgensen, piccoline, Kommunikation og Udvikling (tidsbegrænset), 1. august
Jeanne Moser, økonomimedarbejder, Økonomiafdelingen, 3. august
Bent Frederiksen, økonomichef og vicedirektør, 17. august
Fratrædelser
Boligafdelingerne:
Claus Nordahl, førstemand, Kanalens Kvarter, 30. juni
Administrationen:
Pia Keis, økonomimedarbejder i Økonomiafdelingen, 24. juni
15
Lars Guldhammer, konstitueret økonomichef i Økonomiafdelingen, 30. juni
Andreas Hilton, it-supporter, Kommunikation og Udvikling, 30. juni
Ali Emiral, kontorbetjent, Kommunikation og Udvikling, 7. august
Annesophie Hansen, kommunikations- og udviklingschef, 31. august
13. Klage til Skatteankestyrelsen
14. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen
Indstilling
- at bestyrelsen tager henvendelse og udkast til svar til efterretning.
Bestyrelsen har modtaget en henvendelse fra en beboer i Grønningen angående
fællesindkøb. Beboeren spørger, hvorfor fællesøkonomi, som var et handlingspunkt i
BO-VESTs Handlingsprogram 2014-15, er blevet nedprioriteret.
Bilag
14.1 Henvendelsen fra beboeren i Grønningen, 25. 6. 2015
14.2 Udkast til svar
15. Punkter til næste møde
Indstilling
- at bestyrelsen drøfter punkter til næste møde.
16.
Næste møde og kommende møder
Næste ordinære bestyrelsesmøde:
Onsdag d. 28. oktober 2015
Bestyrelsesmøder i resten af perioden
Onsdag d. 9. december
Boligpolitisk Forum
4. november
BO-VEST-konference
3.-4. oktober
Bestyrelsesmøder i 2016
Onsdag den 10. februar
Onsdag den 16. marts
Tirsdag den 19. april
16
Mandag den 25. april - i tilfælde af, at regnskabet ikke godkendes den 19. april
Torsdag den 12. maj - i tilfælde af forslag til repræsentantskabet
Tirsdag den 14. juni
Tirsdag d. 6. september
Onsdag d. 26. oktober
Onsdag d. 14. december
Repræsentantskabsmøde 2016
Onsdag den 25. maj 2016
17.
Eventuelt
_______________
Bilag til orientering(= Øvrige bilag)
Referater af: Ledelsesmøder den 16. juni, den 4. og 11. august 2015
Referat af VN-møde den 4. juni 2014
17

Dagsorden til bestyrelsesmøde den 2. september 2015 - BO-VEST

Transcription

Similar documents

Brev til leverandører - BO-VEST

Økonomisk rådgivning - gratis og anonymt

Referat af bestyrelsesmøde den 21. april 2015 - BO-VEST

Referat af bestyrelsesmøde den 18. marts 2015 - BO-VEST

Læs her - Vibo, afdeling 127, Runddelen I & II

Læs her - Vibo, afdeling 127, Runddelen I & II