AARHUS UNIVERSITET

AARHUS
UNIVERSITET
ARTS
LAMU-møde i ACA den 8. maj 2015
Kl. 10:30-12:00
Dagsorden
Aarhus bygning 1431, lokale 013-015.
Emdrup lokale A204
Mødedeltagere:
Medarbejdere
Berit Granum
Lars Friis
Birgitte Katrine Adams
Candy Joan Clifforth
Aino Lea Winther-Pedersen (Næstformand)
Ledere
Signe Hvid Maribo
Lars Mitens
Ole Jensen (formand)
Fraværende:
Referent: Anne Risager, ACA
Ole Jensen
Administrationschef
Bemærk: Mødet indledes med punkterne A-D med LSU (kl. 10.30-11.00)
1. Godkendelse af dagsorden (kl. 11.00-12.00)
2. Mødeform
₋ Mødestruktur (herunder geografisk spredning)
₋ Hjemmeside
Motivering: Orientering/drøftelse
Bilag: Samlet oversigt over medlemmer og suppleanter LSU/LAMU.
3. Orientering vedr. afrapportering til HAMU
Motivering: En status vedr. LAMU’s bidrag til denne afrapportering.
Bilag: Mail fra vicedirektør Louise gade (AU HR): ”Opfølgning på nærværende
ledelse og individuelle stresssymptomer på vegne af HSU og HAMU”.
4. Drøftelse af den årlige arbejdsmiljødrøftelse 2015
- Herunder eventuelle udeståender fra tidligere AMO
- Prioritering af emner/fokusområder for LAMU/AMG i 2015.
Motivering: Jf. AU’s regler skal LAMU udarbejde ”den årlig arbejdsmiljødrøftelse”. Input og kommentarer modtages for at kunne godkende denne. Deadline
er inden sommerferien.
Bilag: Udkast til årlig arbejdsmiljødrøftelse 2015.
5. Orientering vedr. repræsentation i hhv. FAMU og AAMU
Motivering: Orientering v. Ole Jensen.
6. Uddannelse/kurser
Administrationscenter Arts
Aarhus Universitet
Tåsingegade 3
8000 Aarhus C
Mobil: 60202739
E-mail: [email protected]
arts.au.dk
30. april 2015
Side 1/2
AARHUS
UNIVERSITET
ARTS
Motivering: Orientering og drøftelse.
7. Næste møde
8. Eventuelt
____________________________________________________
Fælles LSU/LAMU kl. 10:30-11:00
A. Status vedr. organisering (ACA)
Motivering: Status efter afslutningen af de organisatoriske forandringer efter
universitetsledelsens beslutning i oktober 2014.
B. Drøftelse af arbejdsmiljøstatistik
Motivering: AU HR udarbejder fire gange om året tal for sygefravær, arbejdsskader og brug af psykologhjælp. Statistikken vil fra og med første kvartal 2015
vise tal for ACA. Drøftelse af hvordan vi vil arbejde med problemstillingen fremadrettet.
Bilag: AM-statistik for 2014.
C. Nyt om ACA
Motivering: Gensidig informering om emner og sager, som er vigtige eller fylder
meget i dagligdagen.
D. Byggeplaner i Emdrup
Motivering: AU er ved at forberede et byggeprojekt, som skal flytte ST’s nuværende aktiviteter i Risø til campus Emdrup. Der orienteres om status og planer for
projektet, som også indebærer flytninger/rokader i ACA på campus Emdrup.
_____________________________________________________
Ole Jensen
Formand
Side 2/2
Oversigt over LSU og LAMU medlemmer i ACA pr. april 2015
Titel
Navn
Telefon
Enhed
Mobil
Email
Udvalg
Rolle
LSU
Projektøkonom
8715 1828
Anne Risager
AC-fuldmægtig
8715 6789
Berit Granum
Ekspeditionssekretær
8715 1876
Birgitte Katrine Adams
Korrespondent
8716 3528
Arts Studier
Candy Joan Clifforth
Kontorfuldmægtig
8715 1865
Arts Studier
Lars Friis
Maskinmester, BSS og Arts
Lars Mitens
Teknisk chef, AU
87 15 28 97
Signe Hvid Maribo
Kommunikationschef
Ole Jensen
Administrationschef
Marianne Bach Birn
HR-Supporter
Anders Gade Jensen
Ph.d.-administrator
8715 2412
Bettina Houlberg
Chefsekretær
5144 3013
Ivy Kirkelund
Studieadministrator
8715 3626
Knud Holt Nielsen
Kommunikationsrådgiver
87 16 35 43
20476643
Arts Kommunikation
Emdrup
[email protected]
LSU
Medarbejder
x
Leo Normann Pedersen
Uddannelseschef
87 16 26 61
21337952
Arts Studier
Aarhus
[email protected]
LSU
Leder
x
Marianne Ester Back
Kommunikationsrådgiver
Aarhus
[email protected]
LSU
Suppleant for Knud Holt nielsen
Rikke Petersen
Kontorfuldmægtig
Sigurbjørg Olsen Christensen
Rengøringsassistent
Steen Weisner
Funktionschef
Thomas Degn Nielsen
It-supportchef
Tomas Breddam
HR-partner
Torben Sommer
Ejendomsservicemedarbejde
8715 0536
r
Anette Vilstrup Kruse
Afdelingsleder
Ditte Jessing
Biblioteksleder
Zbigniew Sobkowicz
Bibliotekar
Opdateret den 30. april 2015
Arts Økonomi
Lokation
Aino Lea Winther-Pedersen
LAMU
Emdrup
[email protected]
LAMU
Næstformand
2216 4099 Arts Bygningsservice
Aarhus
[email protected]
LAMU
Referent LAMU
2497 0073 Arts Bygningsservice
Emdrup
[email protected]
LAMU
Medarbejder
x
Aarhus
[email protected]
LAMU
Medarbejder
x
Emdrup
[email protected]
LAMU
Medarbejder
x
2021 2332 Arts Bygningsservice
Aarhus
[email protected]
LAMU
Medarbejder
x
28992240
Arts Bygningsservice
Aarhus
[email protected]
LAMU
Leder
x
87 15 30 16
60156955
Arts Kommunikation
Aarhus
[email protected]
LAMU
Leder
x
60 20 27 39
60202739
Administrationscenter Arts
Aarhus
[email protected]
LAMU+LSU
Leder
x
Aarhus
[email protected]
LSU
Medarbejder
x
Aarhus
[email protected]
LSU
Medarbejder
x
Aarhus
[email protected]
LSU
Referent LSU
Aarhus
[email protected]
LSU
Næstformand
2166 5813 Arts HR
Arts PHD og Internationalisering
5144 3013 Administrationscenter Arts
Arts Studier
2856 1380 Arts Kommunikation
8715 1693
x
x
Arts Studier
Emdrup
[email protected]
LSU
Medarbejder
x
28992182
Arts Bygningsservice
Aarhus
[email protected]
LSU
Medarbejder
x
87 15 34 04
40100175
Arts PHD og Internationalisering
Aarhus
[email protected]
LSU
Leder
x
87 15 29 43
20369225
IT Support
Aarhus
[email protected]
LSU
Leder
x
Arts HR
Emdrup
[email protected]
LSU
Rådgiver
x
2899 2191 Arts Bygningsservice
x
8715 2798
8716 2348
Aarhus
[email protected]
LSU
Medarbejder
Arts Studier
Aarhus
[email protected]
LSU
Suppleant for næstformand, Ivy
Kirkelund
AU Uddannelse - Library
Emdrup
[email protected]
LSU
Leder
x
AU Uddannelse - AUL, AR, Nobel
Aarhus
[email protected]
LSU
Medarbejder
x
x
Anne Risager
Fra: Vicedirektør, AU HR
Sendt: 25. marts 2015 09:27
Til: Dekan, Science and Technology; Søren Bom Nielsen; Michelle H. Williams; Thomas Skjødeberg Toftegaard; Klaus
Lønne Ingvartsen; Erik Baatrup; Olav W. Bertelsen; Anders Branth Pedersen; Lotte Thue Pedersen; Jens Barfod; Uffe
Pilegård Larsen; Steen Henrik Møller; John Kapstadt; Jens Bøgestrand; Stig Ravn; Jørgen Brøchner Jespersen; Peter
Hald; Niels Hertel; Lene Bongaarts; Palle Jørgensen; Ove Edlefsen; Dorthe Bødker Jensen; Dorete Weysmann Jensen;
Marlene Venø Skjærbæk; Dorthe Haagen Nielsen; Erik Steen Kristensen; Karen Eberhardt Henriksen; Hans Brix; Peter
Henriksen; Lars Birkedal; Lars Henrik Andersen; Jens Bech Andersen; Thomas Skjødeberg Toftegaard; Morten Dam
Rasmussen; Birgit Schiøtt; Henrik Helligsø Jensen; Niels Ovesen Nygaard; Anne Winding; Erik Østergaard Jensen; Conni
Edith Simonsen; Jørgen Kjems; Hanne Bach; Bent Lorenzen; Louise Kold-Petersen; Hans-Peter Degn; Sita Malene
Jensen; Mette Bader; Aino Lea Winther-Pedersen; Arne Kjær; Niels Overgaard Lehmann; Bjarke Paarup; Claus Holm; Ole
Jensen; Charlotte Palludan; Per Dahl; Marie Vejrup Nielsen; Anne Møldrup Overballe; Carsten Sestoft; Else Thousig;
Dinna Sigaard Bruun Hansen; Dekan, Arts; Jane Kraglund; John Westensee; Pia Vestgård Kristensen; Ole Rahn; Søren
Michael Nicholson; Susanna Holm Nielsen; Louise Gade; Kristian Thorn; Niels Damgaard Hansen; Helle Colding Seiersen;
Claus Palle; Anders Kragh Moestrup; Anna Mette Morthorst; Uffe Henrik Engberg; Søren Harbo Jensen; Gitte Bak
Ditlefsen; Kjeld M. Søndergaard; Søren Dam; Lykke Ankersen; Leif Østergård Mikkelsen; Steen Harrit Jakobsen; Nikolaj
Harbjerg; Kirsten Jensen; Niels Jørgen Rasmussen; Jacob Kjær Eskildsen; Christa Thomsen; Karen Brunsø; Carsten René
Jørgensen; Tine Sommer; Allan Würtz; Thomas Pallesen; Torben K. Jensen; Børge Obel; Per Henriksen; Mikkel Nørgaard;
Lone Larsen; Carsten Dalsager; Anja Zimmerdahl; Niels Jørgen Relsted; Jonas Kretzschmar Fink; Anette Storgaard; Jane
Frølund Irming; Kirsten Jakobsen; Lene Bavnbek Enevoldsen; Anita Birch Trosborg; Henrik Friis Bach; Anja Zimmerdahl;
Christina Uldum; Merete Elmann; Søren Risløv Staugaard; Jane Frølund Irming; Marianne Mikkelsen; Anne-Dorte Bruun
Nielsen; Bente Mosgaard Jørgensen; Bibiana Paluszewska; Birgitte Langsted; Caroline Adolphsen; Carsten Jensen; Christa
Thomsen; Inger Larsen; Jacob Kjær Eskildsen; Karen Elmeland; Mariann Jette Hansen; Marie Louise Bro Pold; Mimi Yung
Mehlsen; Nikolaj Harbjerg; Per Svejvig; Pernille Mortensen; Poul Erik Borg; Steffen Korsgaard; Svend Hylleberg; Tinna
Meyer; Vibeke Asmussen Frank; Kristjar Skajaa; Thomas G. Jensen; Ellen Frandsen Lau; Søren K. Kjærgaard; Christian
Lindholst; Marianne Hokland; Peder Søndergaard Madsen; Jakob Bønløkke; Tina Bach Aaen; David Christian Evar Kraft;
Anna-Marie Engberg Christensen; Majken Sand; Vibeke Heitmann Gutzke; Per Højgaard Christensen; Lene Grønkjær;
Lina Waldstrøm Asmussen; [email protected]; Allan Flyvbjerg; Anne Marie Bundsgaard; Bertha P. Beck Mortensen;
[email protected]; Annette Kudahl Jensen; Karin Møller Borup Jensen; Kim Sørensen; Peter Holm-Nielsen;
Steffen Junker; Jens Munk Heidmann; Vibeke Heitmann Gutzke
Cc: Karina Krogsdal-Wogensen; Birgitte Langsted; Birgit Honoré; Dorthe M. Andersen; Louise Gade
Emne: Opfølgning på nærværende ledelse og individuelle stresssymptomer på vegne af HSU og HAMU
Kære FSU/ASU og FAMU/AAMU HSU og HAMU har d. 6/11 2014 besluttet, at der på tværs af universitetet skal sættes fokus på to vigtige parametre fra APV handleplanen for det psykiske arbejdsmiljø på AU: En nærværende ledelse: Der skal være fokus på sikker drift (produktionsunderstøttende og medarbejdernært) og prioritering af opgaver. Det skal på alle ledelsesniveauer gøres tydeligt, hvilke opgaver der er vigtige for organisationen, og hvilke der kan vælges fra. Reducere individuelle stress‐symptomer: Opgør med akutkulturen så fokus er på arbejdsro og prioritering på alle niveauer i organisationen fremfor brandslukning. De to fokuspunkter er kommunikeret ud via AU’s arbejdsmiljønyhedsbrev (november 2014), hjemmesiden http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/arbejdsmiljoe/apv/psykisk‐apv‐201516/ og til FAMU/AAMU i november/december 2014. Mange udvalg har indskrevet de to fokuspunkter i deres handlingsplaner og Årlige arbejdsmiljødrøftelser som fokusområder i 2015. HSU og HAMU besluttede, at der på næste HSU‐HAMU fællesmøde i juni 2015 skal afrapporteres, hvordan der følges op på disse to punkter fra fakulteter og administrationen. Jeg skal derfor anmode om en status fra Jer inden den 19. maj 2015. 1
Begge punkter er indsatser, som er meget betydende for arbejdsmiljøet på AU, hvilket blev bekræftet i problemanalysen. Netop fokus på udvikling af det nære arbejdsmiljø er et godt og nødvendigt afsæt for APV 2015/2016.
HSU og HAMU anerkender, at der er lagt et stort arbejde i handlingsplaner og opfølgning, samt at der en række steder allerede aktivt arbejdes med de to indsatsområder. FSU/ASU og FAMU/AAMU har derfor frit råderum til  at aftale hvilke tiltag der iværksættes ‐ eller blot fortsættes – indenfor fokuspunkterne ’nærværende ledelse’ og ’reducere individuelle stresssymptomer’  at aftale i hvor høj grad LAMU/LSU skal give input til FAMU/AAMU/FSU/ASU Afrapportering fra fakultet/administrationen til HSU og HAMU med deadline 19. maj 2015 er derfor:  Fakultetets/administrationens opdaterede handlingsplan  Angive status (rød‐gul‐grøn) på hvor langt fakultetet/administrationen vurderer, at de er nået inden for de to fokuspunkter ’nærværende ledelse’ og ’individuel stress’. Såfremt de to fokuspunkter ikke allerede fremgår af fakultetets/administrationens psykiske APV handlingsplan bedes de indskrevet med tiltag og rød‐gul‐grøn vurdering. Emne Tiltag Vurdering (rød‐gul‐grøn) Evt. statusbeskrivelse Nærværende ledelse
xxxx
xxxx
Individuel stress
xxxx
xxxx
Rød: Tiltaget er blevet identificeret og beskrevet. Gennemførslen af tiltaget er endnu ikke påbegyndt eller er påbegyndt men der udestår stadig et væsentligt arbejde. Gul: Der er gennem en periode arbejdet med tiltaget. Arbejdet med tiltaget er godt i gang og forventes afsluttet inden årets udgang. Grøn: Tiltaget er gennemført. Den reelle effekt af tiltagene vil blive målt i den psykiske APV primo 2016. Men venlig hilsen, Louise Gade Med venlig hilsen
Louise Gade
vicedirektør
Aarhus Universitet
HR
Direkte tlf.: 871 53528
Mobil: 20117298
E-mail: [email protected]
http://au.dk/da/lg@adm
Jens Baggesens Vej 51-53
8200 Aarhus N
Tlf.: 871 50000
E-mail: [email protected]
http://www.au.dk/da/adm/puk
2
AARHUS UNIVERSITET – ÅRLIG ARBEJDSMILJØDRØFTELSE
Målet med den årlige arbejdsmiljødrøftelse er, at ledelsen i samarbejde med medarbejderne skal tilrettelægge det kommende
års samarbejde om arbejdsmiljø. Drøftelsen skal foregå på udvalgsniveau i arbejdsmiljøorganisationen. De skal vurdere, om det
foregående års mål er nået, ligesom der skal sættes mål for det kommende års samarbejde. Herudfra skal udvalget lægge en
plan for, hvordan de i det kommende år vil samarbejde for at sikre et godt arbejdsmiljø. Drøftelsen er lovpligtig. Læs mere på
www.at.dk
Plan for
arbejdsmiljøsamarbejdet
2015-04-28
Aarhus Universitet
LAMU Administrationscenter Arts
Udvalgsmedlemmer
Formand: Ole Jensen
Næstformand: Aino Lea Winther-Pedersen
Medlemmer: Lars Friis, Berit Granum, Lars Mitens, Signe Hvid Maribo, Ole
Jensen, Aino Lea Winther-Pedersen, Birgitte Katrine Adams, Candy Joan Clifforth
Status på det forudgående års arbejdsmiljøsamarbejde – findes ikke
Status og oversigt for hvordan der er blevet arbejdet med at forbedre arbejdsmiljøet:
•
•
•
•
Administrationscenter Arts er etableret som organisatorisk enhed efter Universitetsledelsens beslutning i
august 2014. Indledningsvis er de arbejdsmiljømæssige forhold dækket af et interimsudvalg.
Der har ikke været arbejdsulykker i perioden. Der er i Emdrup taget hånd om en ”tæt på ulykke” med
afmærkning af risiko for fald pga. niveauskift.
Efter valg til arbejdsmiljøgrupper for ACA i februar 2015 blev LAMU dannet ved virkning fra marts 2015.
Hovedparten af medarbejderne i ACA arbejder i hovedsagen fortsat på de arbejdspladser, som de hidtil har
haft i Emdrup hhv. Aarhus. Der har været enkelte flytninger og ændringer i referenceforhold.
Mål for det kommende års fokusområder, indsatsområder og specifikke arbejdsmiljøopgaver
Prioriteringsrækkefølge:
•
•
•
Fysisk arbejdsmiljø – sikring af vore arbejdspladsers indretning fortsat er hensigtsmæssige og tilstrækkelige.
Herunder skal udestående fra Arbejdstilsynets besøg, seneste APV eller nye problemer behandles.
I Emdrup indføres evakueringskonceptet (kendt fra Aarhus) og der skal planlægges øvelse i samarbejde med
resten af Campus Emdrup.
Psykisk arbejdsmiljø – med opfølgning på de initiativer der ligger i de hidtidige planer – særlige fokus på
nærværende og annerkendende ledelse, arbejdsbelastning og sygefravær.
Påkrævede aktiviteter for at opnå mål (tiltag og initiativer)
•
•
•
•
Fortsat arbejde med det psykiske arbejdsmiljø, revurdere handlingsplan og udarbejde en revideret plan, hvor
dette er nødvendigt i lyset af de seneste organisatoriske ændringer i området, særlig fokus skal lægges på
nærværende ledelse, arbejdsbelastning, trivsel og håndtering af de ændringer som etableringen af ACA har
medført for medarbejderne
Arbejdsmiljøgrupperne planlægger en rundering af kontorer/arbejdspladser, herunder drøftes arbejdsmiljø
og bemærkninger til forholdene lokalt med de medarbejder der træffes. Herunder drøftes kontrol af værktøj
og hjælpemidler med de ansvarlige ledere.
Opfølgning på rapporterede ulykker og evt. tage en drøftelse af ”Nær ved”-begivenheder med medarbejdere
og lederne.
Gennemførelse af fysiske APV ultimo 2015 (AU HR’s plan)
AARHUS UNIVERSITET – ÅRLIG ARBEJDSMILJØDRØFTELSE
Samarbejde vedr. ovenstående mål (organisering/samarbejde/hvem skal involveres/mødefrekvens)
•
•
•
Der sigtes på at samarbejdet mellem LAMU og LSU for ACA tilrettelægges med fælles møder for at
orientering, samspil og implementering af løsninger i ACA lettes.
Arbejdet i Arbejdsmiljøgrupperne skal i gang lokalt.
Vedr. handlingsplanen for den psykiske APV skal følges op på planens aktiviteter og overvejes om der skal
etableres yderligere aktiviteter og hvorledes medarbejdere/ledere i de forskellige enheder involveres.
Ressourcer til at opfylde strategiens mål (behov for uddannelse/kurser/konsulenter)
•
Deltagelse i Arbejdsmiljøkursus for de repræsentanter, der ikke har uddannelsen.
Dato:
Dato:
Arbejdsgiverrepræsentant
Medarbejderrepræsentant
Formand: Ole Jensen
Næstformand: Aino Lea Winther-Pedersen