Hur Festanmälan används/fungerar

Rutin för ansökan om fest och sammankomst
För att förbättra och effektivisera processen kring anmälan om fest och sammankomst på KTH, har
rutinen omarbetats. Blanketten har digitaliserats och bytt namn. Syftet är att förenkla processen för
festansvariga samt handläggningen för snabbare hantering och möjlighet till uppföljning.
Förändringar i korthet:
•
Ny blankett i pdf format, fylls i digitalt
•
Nytt namn på blanketten till ”Ansökan om fest och sammankomst”
•
Blanketten skall inte längre lämnas in personligen utan skickas via mail
•
Återkommande fester som t ex onsdagspubar skall ansökan skickas vid varje enskilt tillfälle
Blanketten
Blanketten är utformad som ett formulär i PDF format med vissa inbyggda funktioner.
För att dessa funktioner skall fungera som det är tänkt, måste den senaste versionen av programmet
Adobe Reader (gratis) vara installerat. Länk till senaste version: https://get2.adobe.com/se/reader/
Hur skall blanketten användas?
Surfa in på blankettarkiv för studenter: https://intra.kth.se/blanketter-mallar/blanketter/student
Bläddra ned till ”Ansökan om fest/sammankomst” och högerklicka på länken ”JU-FEST.pdf” och välj
”Spara som” eller ”Save target as” eller liknande. Välj en lämplig plats på din dator och spara
blanketten.
Öppna därefter blanketten från programmet Adobe reader (Senaste versionen krävs).
När blanketten är ifylld, spara den igen.
Öppna därefter din e-post tjänst (Outlook, webmail klient osv) och skapa ett nytt brev till
[email protected]. Bifoga den ifyllda blanketten som en bilaga till mailet.
Om ansökan avser en fest eller sammankomst som kräver särskilt tillstånd eller dispens så skall dessa
tillstånd/dispenser bifogas i samma mail.
Vid fest i en skolas lokaler (t ex Sing sing) skall ett skriftligt godkännande från skolans lokalansvarige
vidarebefordras till [email protected] där blanketten bifogas.
1 (6)
Då blanketten är inskickad skapas automatiskt ett ärendenummer som den specifika ansökan är
knuten till. Det är därför viktigt att du vid frågor gällande aktuell ansökan alltid svarar på det
automatiska svarsmailet du får som är kopplad till ärendet.
Blankettens uppbyggnad
Under rubriken Sökande finns ett fält som heter Sektion. I detta fält fylls namnet på sektionen i.
2 (6)
Under rubriken Fest / Sammankomst finns ett antal olika fält. Dessa fält förklaras nedan.
Festansvarig:
Namn:
Namn på festansvarig (För- och
efternamn)
Mobiltelefonnummer:
Telefonnummer till den som är
festansvarig.
Plats:
Lokal:
Namnet på lokalen (oftast
sektionslokal)
Adress:
Adressen där lokalen är belägen
Sektionslokalansvarig:
Observera att ansvarig måste
känna till- och ha godkänt
festen innan detta fylls i.
Namn:
Namn på den person i sektionen
som är ansvarig för lokalen.
Mobiltelefonnummer:
Telefonnummer till den som är
ansvarig för lokalen.
Skolans lokalansvarige vid
fest i verksamhetslokal
Observera att detta endast fylls i
vid fest i en verksamhetslokal
(Skola eller GRU lokal), ej
sektionslokal.
Namn:
Namn på person som är
ansvarig för skolans lokaler och
har lämnat sitt medgivande
Godkännande från
lokalansvarig bifogas
Vid varje fest i lokal som inte är
sektionslokal måste ett skriftligt
godkännande i mailform skickas
till [email protected] i direkt
anslutning till att ansökan om
fest blanketten skickas in. Om
så ej sker kommer ansökan att
avslås.
Typ av fest /
sammankomst
Här fylls syftet med festen i. Ett antal förval är redan inlagda i blanketten.
Skriv i fritext om inget passande alternativ redan finns.
Datum för fest:
Datum då festen skall
vara
Starttid:
Klockslag då festen
börjar
Sluttid:
Klockslag då festen
slutar
Antal personer:
Ange hur många som
kommer att vara på
festen totalt (gäster och
personal)
Grillning:
Ange om grillning kommer att förekomma
3 (6)
Dispens
Fester i lokaler som inte är sektionslokal eller
tillhör någon skola / verksamhet måste ha
tillstånd. Tillstånd utfärdas av lokalansvarig på
MBA för detta.
För övernattning i sektionslokal krävs dispens.
Dispens utfärdas av KTH:s säkerhetschef.
För fest eller sammankomst som kräver dispens
så måste dispensen skickas till
[email protected] i direkt anslutning till att
blanketten skickas in.
Servering av alkohol
Serveringstillstånd
Om permanent
tillstånd saknas,
ange här om
tillfälligt
tillstånd har
utfärdats
Ange i
kryssrutorna om
alkohol serveras
Ange i kryssruta om lokalen har
permanent serveringstillstånd
Ange här om
festen avser
utökad krets
(sektionslokal)
Ange här om
utökad yta än
angiven i
permanent
tillstånd skall
nyttjas
Ange här om
servering skall
ske på utökad
tid än angiven i
permanent
tillstånd
* Observera att då utökad krets, utökad yta eller utökad tid är ikryssat, så skall särskilt tillstånd
utfärdat av KTH:s säkerhetschef bifogas ansökan. Tillstånd sökes via e-post enligt kontaktlista.
4 (6)
Dessa fält fylls i av administratör vid KTH då blanketten har skickats till [email protected].
Fältet Noteringar KTH kan innehålla information till festansvarig.
Observera att tidsgränser i KTH:s regelverk gällande inlämnande gäller:
•
Ansökan om fest – fyra (4) arbetsdagar innan
•
Ansökan om tillstånd/dispens – tolv (12) arbetsdagar innan
Sträva efter att ansökan är komplett med alla nödvändiga uppgifter innan den skickas in för att
underlätta handläggning.
Det finns tre olika knappar längst ned i blanketten:
5 (6)
Rensa – Tar bort informationen i alla fält och nollställer blanketten.
Skriv ut – Skriver ut blanketten, antingen tom eller ifylld.
Skicka – Bifogar ifylld blankett till ett e-post meddelande i en förvald e-post klient som t ex Outlook.
Kontaktlista:
Frågor om fest samt ansökan
[email protected]
KTH Säkerhetschef (tillstånd)
[email protected]
Lokalansvarig MBA (tillstånd)
Doris Serrato
[email protected]
6 (6)