7 tips tydligare kommunikation

7 tips för att ditt budskap ska nå fram
– checklista för tydlig kommunikation
”...men jag förstod inte vad du menade..."
CHECKLISTA Tydliga budskap Tycker andra att du är glasklar? Gör de vad du vill?
Händer det att du upplever frustration när...
• saker inte händer - för att andra inte förstått vad du vill?
• någon blir irriterad över något du skrivit i ett mail för 3 månader
sedan?
• du behöver förklara 2 gånger till via mail och ändå ta det muntligt?
Ofta ligger otydlig kommunikation bakom. Ta till dig våra 7 tips och bli lite
bättre på att kommunicera. Det är en checklista för att se till att dina
möten, e-post, rapporter och presentationer är tydliga och väl
konstruerade så din publik förstår ditt budskap!
Tips 1. Klart
!
!
!
!
!
!
!
1. Klart
2. Koncist
3. Konkret
4. Korrläst
5. Konsekvent
6. Komplett
7. Vänligt
När du skriver eller talar med någon, var tydlig
med ditt mål eller budskap. Vad är ditt syfte
med att kommunicera med den här personen?
Om du är osäker, så kommer din läsare inte
vara säker heller.
Hej Niklas,
Jag ville skriva en snabb anteckning om
Fredrik Eriksson, som jobbar på din
avdelning. Under de senaste veckorna har
han hjälpt IT-avdelningen att nå flera akuta
deadlines på sin egen tid.
För att vara tydlig, försöka minimera antalet
idéer i varje mening. Se till att det är lätt för
läsaren att förstå din avsikt. Människor ska inte
behöva "läsa mellan raderna" och göra
antaganden på egen hand för att förstå vad du
försöker säga.
Vi har fått ett tufft projekt som skall löpa
under de kommande tre månaderna, och
hans kunskaper och färdigheter skulle
kunna visa sig ovärderliga. Skulle vi kunna
få hans hjälp med detta arbete?
Hej Niklas,
Jag ville skriva en snabb anteckning om
Fredrik, som jobbar på din avdelning. Han
är en stor tillgång, och jag skulle vilja prata
med dig mer om honom när du har tid.
Vänligen
Anna
Vad handlar detta e-postmeddelande om? Tja,
vi är inte säkra. Först, om det finns flera
Fredrik i Niklas avdelning, kommer Niklas inte
veta vem Anna avser. Därefter; vad är det,
specifikt, Fredrik gör som är så bra? Vi vet inte
det heller. Det är så vagt att Niklas definitivt
kommer att skriva tillbaka för mer information.
Till sist, vad är syftet med detta epostmeddelande? Vill Anna helt enkelt endast
ha en avslappnad pratstund om Fredrik, eller
finns det något mer specifikt mål? Det finns
ingen känsla av mening med detta
meddelande, så det är lite förvirrande.
Låt oss se hur vi skulle kunna ändra detta mail
för att göra det klart.
Jag skulle uppskatta att tala med dig om
detta. När är det bäst att ringa dig för att
diskutera detta vidare?
Bästa hälsningar,
Anna
Detta budskap är mycket tydligare, eftersom
läsaren har den information han behöver för
att vidta åtgärder.
Tips 2. Koncist
När du är kortfattad i din kommunikation, håll
dig till en fråga och håll det kort. Din
mottagare vill inte läsa sex meningar när du
kan kommunicera ditt budskap på tre. Finns
det några adjektiv eller utfyllnadsord som du
kan ta bort? Du kan ofta eliminera ord som "till
exempel", "absolut", "sorts", "i princip", eller
"jag menar." Finns det några onödiga
meningar? Har du upprepat samma poäng
flera gånger, på olika sätt?
Hej Johan,
Jag ville ha kontakt med dig om
reklamkampanjen vi skissade på i torsdags.
Jag tror verkligen att vår målgrupp
definitivt kommer att vilja se företagets
insatser för samhället. Jag tror att det kan
göra en stor inverkan, och det skulle stanna
i deras sinnesvärld längre än säljargument.
Till exempel kan vi lyfta fram företagets
strävan att bli hållbart, liksom det
välgörenhetsarbete vi gör i de lokala
skolorna, då de människor som vi vill
attrahera kommer att minnas vårt budskap
längre. Effekterna kommer bara att bli
större.
Vad tycker du?
Niklas
Detta e-postmeddelande är för långt. Det finns
repetition, och det finns gott om utfyllnadsord
som tar upp plats.
Titta vad som händer när vi är kortfattade och
tar bort utfyllnadsord:
Hej Johan,
Jag vill diskutera reklamkampanjen som vi
analyserade i torsdags. Vår målgrupp
kommer att vilja veta om företagets
insatser för samhället, särskilt våra mål att
bli socialt ansvarstagande och hjälpa lokala
skolor.
Detta skulle ge en större effekt, och det
skulle stanna i deras sinnesvärld längre än
traditionella säljargument.
Vad tycker du?
Niklas
Tips 3. Konkret
När ditt meddelande är konkret, får din läsare
en tydlig bild av vad du menar. Det finns
fokus, levande fakta och detaljer (men inte för
många!).
Lunchboxen som kommer att spara tid
varje dag.
Detta påstående kommer förmodligen inte att
sälja många av dessa produkter. Det finns
ingen passion, inga livfulla detaljer, ingenting
som skapar känslor, och ingenting som
berättar för läsaren varför de ska bry sig.
Meddelandet är inte tillräckligt konkret för att
göra en skillnad.
Hur mycket tid spenderar du varje dag med
att packa barnens luncher? Nu ingen alls!
Ta bara en färdig Lunchbox från ditt
kylskåp och ge dina barn en hälsosam
lunch samtidigt som du får mer tid att leka
med dem och läsa för dem!
Detta exempel är bättre eftersom det finns
levande bilder. Läsaren kan föreställa sig att
tillbringa kvalitetstid med sina barn - och vilken
förälder skulle kunna argumentera emot det?
Att nämna att produkten förvaras i kylskåp
förklarar hur idén är praktisk. Budskapet har
blivit levande tack vare dessa detaljer.
Tips 4. Korrläst
När ditt meddelande är korrläst, är det
anpassat till din målgrupp. Korrekt
kommunikation är också felfri kommunikation.
Passar de tekniska termer du använder din
läsares utbildningsnivå eller kunskaper? Har du
kollat din text för grammatiska fel? Kom ihåg,
stavningskontroller kan inte hitta allt. Är alla
namn och titlar rättstavade?
Tips 5. Konsekvent
När din kommunikation är konsekvent, är den
logisk. Alla delar av budskapet är knutna till
och relevanta för huvudämnet, och tonen och
flödet av texten är konsekvent.
Sara,
Jag ville skriva några rader om den rapport
du avslutade förra veckan. Jag gav den till
Johan för påseende, och han ville veta om
du kände till mötet vi ska ha denna fredag.
Vi kommer att skapa en disposition till
introduktionspärmen för nyanställda.
Tack,
Lars
Som du kan se, kommunicerar inte detta mail
sin poäng särskilt väl. Vilken är Lars
återkoppling på Saras rapport? Han började
tala om det, men bytte ämne till fredagens
möte.
Hej Sara,
Jag ville skriva några rader om den rapport
du avslutade förra veckan. Jag gav den till
Johan för påseende, och han lät mig veta
att det finns några förändringar som du
behöver göra. Han kommer att skicka dig
sina detaljerade kommentarer senare i
eftermiddag.
Tack,
Lars
Notera att i det andra exemplet nämner inte
Lars fredagens möte. Detta beror på att
mötespåminnelsen ska vara ett helt separat
mail. På så sätt kan Sara radera mailet om
återkoppling på rapporten efter att hon gjort
sina ändringar, men spara mailet om mötet
som hennes påminnelse att närvara. Varje mail
har endast ett huvudämne.
Tips 6. Komplett
I ett komplett meddelande har läsaren allt de
behöver för att bli informerade och, i
förekommande fall, vidta åtgärder.
Innehåller ditt meddelande en "uppmaning till
handling", så att din läsare tydligt vet vad du
vill att de ska göra?
Har du tagit med all relevant information kontakt namn, datum, tider, platser och så
vidare?
Hej alla,
Jag ville bara skicka er alla en påminnelse
om mötet vi ska ha imorgon!
Väl mött!
Stina
Detta meddelande är inte komplett, av
uppenbara skäl. Vilket möte? När är det? Var?
Stina har lämnat sitt team utan nödvändig
information.
Hej alla,
Jag ville bara påminna er om
morgondagens möte om placering av
cykelställ. Mötet kommer att äga rum kl
13.00 på konferensrummet på första
våningen. Hör av dig om du inte kan
närvara.
Väl mött!
Stina
Tips 7. Vänligt
Vänlig kommunikation är artig, öppen och
ärlig. Det finns inga dolda förolämpningar. Du
har din läsares synvinkel i åtanke, och du är
empatisk till hennes behov.
Arne,
Jag ville låta dig veta att jag inte uppskattar
hur ditt team alltid tar över diskussionen vid
våra veckomöten. Jag har en massa
projekt, och jag behöver verkligen tid så att
framstegen för min grupp också kan
diskuteras. Hittills, på grund av din
avdelning, har jag inte kunnat göra det.
Kan du se till att de ger tid för mig och min
grupp nästa vecka?
Tack,
Karin
Knappast tillmötesgående. Meddelanden som
detta kan potentiellt starta osämja på kontoret.
Detta mail åstadkommer inget annat än
negativa känslor och lägre produktivitet och
moral.
Hej Arne,
Jag skulle vilja be dig om en tjänst. Under
våra veckomöten gör din grupp ett utmärkt
jobb med att lyfta fram deras framsteg.
Men det använder en del av den tillgängliga
tiden för min grupp för att markera deras.
Jag skulle verkligen uppskatta om du kunde
ge min grupp lite extra tid varje vecka för
att fullt ut täcka sina lägesrapporter.
Tack så mycket, och låt mig veta om det
finns något jag kan göra för dig!
Vänliga hälsningar,
Karin
Vilken skillnad! Detta email är artigt och
vänligt, och det har liten chans att sprida
dåliga känslor på kontoret.
LYCKA TILL!
Bill Larsten
Ansvarig Öppna utbildningar
Conferator Kompetens AB
PS. Om du gör som du alltid gjort, får du
samma resultat som du alltid fått.
Lyft ditt kommunikation till en helt ny nivå!
!Argumentationsteknik för kvinnor – www.conferator.se/AFK
!Retorik och presentationsteknik i praktiken – www.conferator.se/RPP
!Retorik och presentationsteknik med PowerPoint – www.conferator.se/RPP
!Retorik för ekonomer – www.conferator.se/RFE
På våra intensiva tvådagarskurser tar du dina färdigheter inom kommunikation högre!
www.conferator.se -­‐ 08-­‐441 80 00 -­‐ [email protected]