En aktivitetsbaserad kontorsmiljö bli ett kraftfullt

TEMA
DEN NYA ARBETSPLATSEN
JEANETTE FAGERHALL INTERVJUAR CECILIA SÖDERSTRÖM, HR-C
En aktivitetsbaserad k
bli ett kraftfullt föränd
Cecilia Söderström,
HR-chef, Vasakronan
Vasakronan
och Cecilia
Söderström
Cecilia Söderström blev
HR-chef på Vasakronan
2008 i samband med
att tidigare Vasakronan
och AP Fastigheter gick
samman och bildade
ett nytt bolag under
namnet Vasakronan.
Det nya Vasakronan
som ägs av Första,
Andra, Tredje och
Fjärde AP-fonden, blev
Sveriges i särklass
största fastighetsbolag.
Man äger 189 fastigheter vars marknadsvärde
uppgår till 89 miljarder
kronor och har 359
anställda. Vasakronans
målsättning är att:
• Ha högre avkastning
än branschen i övrigt.
• Vara förstahandsvalet
för dem som söker
kontors- eller butikslokaler.
• Uppfattas som den
mest attraktiva arbetsgivaren i branschen.
• Ta ett socialt ansvar
och sträva efter en
långsiktigt hållbar
utveckling.
16 Först var kontoret bara en plats där man
skulle kunna utföra arbetsuppgifterna,
sedan kom man på att medarbetarna
arbetade bättre om de trivdes och därför
satsade man på trivsamma kontor. Idag
har man kommit ett steg längre och börjat använda kontorsmiljön för att påverka
medarbetarnas beteenden och därmed
åstadkomma förändring.
– Den fysiska miljön påverkar både arbetssätt
och ledarskap och är man noggrann kan den bli
ett verkligt kraftfullt verktyg för att ta organisationen mot de mål man har satt upp, säger Cecilia
Söderström, HR-chef på Vasakronan vars huvudkontor i centrala Stockholm är en av Sveriges
modernaste kontorsmiljöer.
Den senaste trenden är att arbeta aktivitetsbaserat och ett av föregångsländerna är Holland. I
Sverige är det ännu så länge bara ett fåtal organisationer som har erfarenhet av aktivitetsbaserade
kontorsmiljöer. Vasakronan är en av dessa och de
flyttade till sitt nya kontor i december 2012, efter
nära ett års planering.
– Ska man lyckas med att flytta till ett aktivitetsbaserat kontor måste det ses som ett förändringsprojekt, snarare än en flytt och då krävs det
att man jobbar mycket med information, delaktighet och förankring, säger Cecilia.
Vasakronans mål
Förutom att stödja Vasakronans långsiktiga
ambitioner var det nya kontoret en viktig pusselbit för att slutligen få ihop gamla Vasakronan
och AP-fastigheter till en organisation med en
gemensam företagskultur. Andra delmål var att
öka effektiviteten, få till en starkare samverkan
mellan avdelningarna och även få en högre puls i
organisationen.
– Nyttjandegraden av arbetsplatserna på ett kontor brukar vara ungefär 30 procent. Har man fasta
platser kan det kännas ganska tomt och öde när
bordsgrannarna är borta på möten och annat.
Nu när vi inte har fasta platser, så har vi märkt att
människor söker sig till områden där andra sitter
och då blir pulsen högre och man jobbar effektivare, erfar Cecilia.
Byter plats och grannar ofta
Karakteristiskt för ett aktivitetsbaserat kontor är
just att medarbetarna inte har fasta arbetsplatser,
utan istället väljer en plats som är lämplig för den
uppgift man för tillfället ska utföra. På Vasakronan
kan en del medarbetare sitta på samma plats en
hel dag, medan andra byter platser fem till sex
gånger om dagen.
– Förutom att man hela tiden kan få en arbetsplats som är lämplig för uppgiften, så byter man
bordsgrannar ofta. Det skapas naturliga kontakter
mellan avdelningarna, för här sitter IT-personal vid
samma bord som ekonomifolk och säljare. Det
gör också att alla får en bättre förståelse för vad
det är vi gör i företaget och hur deras del passar
in i helheten, säger Cecilia.
Tyst avdelning och telefonrum
Om arbetsuppgiften som man ska utföra kräver
att man jobbar enskilt och koncentrerat sätter
man sig i Vasakronans tysta avdelning. Här får
man inte prata och telefonen måste vara tyst.
Däremot kan man chatta med sina arbetskamrater. Och behöver man prata i telefon kan man
snabbt kila in i ett av de små telefonrummen.
– Många smårum, där man kan prata ostört i
telefon, är något som vi har satsat på i hela kontoret och de är väldigt viktiga, både för den som
har ett telefonsamtal och för kollegorna som slipper störas, säger Cecilia.
Från början var Vasakronans tysta avdelning dubbelt så stor, för alla hade uppgett att det var viktigt
med lugn och ro, men sedan visade det sig att de
flesta ändå ville sitta där det är lite mer puls.
– Det är ändå rätt så lugnt och tyst överallt. På
något sätt dämpar man automatiskt sitt röstläge
här inne – ungefär som i ett bibliotek, berättar
Cecilia.
© 2014 Insightlab
TEMA
HEF PÅ VASAKRONAN
kontorsmiljö kan
ringsverktyg
Organisationer som arbetar
aktivitetsbaserat är bland andra:
Microsoft i Kista med 650 personer på 8500
kvadratmeter (13kvm/pers)
Försäkringskassan vid Telefonplan med
1200 personer på 24000 kvadratmeter
(20kvm/pers)
Vasakronan i centrala Stockholm med 150
personer på 2500 kvadratmeter (17kvm/pers)
Bisnode i Frösunda med 650 personer på 9
700 kvadratmeter (15kvm/pers)
Rum i rummet för arbete i grupp
På kontoret finns också många grupparbetsplatser. En del av dessa är traditionella konferensrum,
men de används mest för externa besök. De
flesta grupparbetsplatser ligger istället öppet i
kontorslandskapet och bildar rum i rummet. Det
kan vara ett runt bord under ett parasoll, en sittgrupp i en pergola, soffor eller fåtöljer med höga
ryggar som avskärmar lite lagom. Lite var stans
står också whiteboards på hjul som man kan rulla
dit där man behöver dem.
– Vi strävar efter öppenhet i organisationen och
då vill vi inte ha lokaler med stängda dörrar, säger
Cecilia.
Flexibilitet och hållbarhet
På en del andra aktivitetsbaserade kontor bär man
runt på laptops, men på Vasakronan finns det istället fasta datorer på nästan alla arbetsplatser.
– Det enda som jag bär omkring på är min telefon och min lilla läsplatta, som jag använder som
anteckningsblock. Jag har helt vant mig av vid att
skriva på papper. Det tog lite tid, men nu känns
det jättebra. Fördelen är att jag alltid har alla
anteckningar med mig och att det är lätt att hålla
ordning, säger Cecilia.
Läsplattorna och telefonerna är också, precis
som alla datorerna, synkade till ”molnet” där all
data sparas.
© 2014 Insightlab
– Och eftersom vi tror på ökad transparens är
grundinställningen att alla kan se allas dokument.
Men har man något som är konfidentiellt, så kan
man förstås begränsa åtkomligheten, säger Cecilia.
På de flesta arbetsplatser har datorerna två skärmar så att man enkelt ska kunna jobba med två
dokument samtidigt, vilket minskar behovet av
att skriva ut papperskopior. Vill man ändå printa
måste man gå fram till printern och identifiera sig
och då hinner man tänka efter en gång till om
man verkligen behöver pappren.
Många kreativt utformade grupparbetsplatser bildar rum i rummet. Den här kallas
”Parasollet”.
– En del av vårt hållbarhetsarbete är att vi strävar
efter att vara ett papperslöst kontor och det gör
oss också mer flexibla, säger Cecilia.
Gemensam disk för reception,
café och IT-support
Behöver man någon hjälp med tekniken går man
till IT-supporten, som delar disk med receptionen.
Och receptionisterna är även baristor eftersom
receptionen också fungerar som café i den generösa lobbyn, med modern loungekänsla.
– Vi ville att vårt kontor skulle vara livfullt och stimulera till kreativa tankar och spontana möten.
Och när man går genom lobbyn hinner tankarna
börja snurra och alltid hälsar man på någon. Och
även om det ser modernt ut här så är alla möbler
På Vasakronan har de flesta arbetsplatserna
fasta datorer, med dubbla skärmar och alla
dokument sparas i ”molnet”. Med dubbla
skärmar kan man jobba med två dokument
samtidigt, vilket minskar behovet att skriva
ut papperskopior. Vasakronan har i stort sett
nått visionen om det papperslösa kontoret,
vilket både stöder flexibiliteten och hållbarhetsarbetet.
Vasakronans aktivitetsbaserade kontorsmiljö har
utformats så att den stödjer företagets strävan att:
• Vara och uppfattas som ett modernt företag i framkant
• Driva utvecklingen i kontorsfastighetsbranschen
• Öka attraktionskraften som hyresvärd
• Öka attraktionskraften som arbetsgivare
• Öka trivseln och välmåendet i organisationen
• Öka effektiviteten i organisationen
• Öka pulsen i organisationen
• Öka kontaktytor och samarbeten mellan avdelningar
• Öka kreativiteten och innovationskraften
• Öka sammanhållningen i företaget
• Öka medarbetarnas ansvarstagande och självledarskap
• Öka öppenheten i företaget
• Öka hållbarheten och minska miljöpåverkan
17
TEMA
DEN NYA ARBETSPLATSEN
i både i loungen, caféet, konferensrummen och
smårummen antingen begagnade eller tillverkade
av återvunnet material, säger Cecilia.
Nya krav på ledarskapet
Enligt Cecilia är en av framgångsfaktorerna för
ett aktivitetsbaserat kontor att man löper linan ut
och låter samma regler gälla för alla. Det innebär
att inte heller cheferna eller vd:n har några fasta
platser, utan också slår sig ner där det för stunden
passar bäst. Därmed finns det inga statussymboler som stora chefsrum att bygga sin auktoritet på.
Inte heller kan man som chef hålla koll på medarbetarna när de sitter utspridda.
För att komma till Vasakronans reception –
som också är café och IT-support – går man
först genom den generösa loungen. Då hinner man insupa atmosfären och kanske prata
med någon på vägen. Tanken är att detta
kan förändra attityder, som förändrar beteenden, vilket skapar förändringar.
– Som chef i en aktivitetsbaserad miljö måste man
våga släppa på kontrollen och lita på sina medarbetare. Sin trygghet i chefsrollen måste man hitta
på andra sätt, säger Cecilia.
Dessutom menar Cecilia att cheferna behöver lära
känna sina medarbetare ännu bättre på ett aktivitetsbaserat kontor. När grupperna inte håller ihop
på samma sätt är det till exempel viktigt att veta
vem som är extrovert och vem som är introvert
och se till att alla hittar sitt sammanhang och inte
blir utanför. Cheferna måste också bli mer uppsökande än tidigare. De måste aktivt gå till kollegornas arbetsplatser och höra hur de har det. Och
de behöver se till att det finns sociala hållpunkter.
Gemensam fika som nästan var borta för ett par
år sedan är tillbaka igen.
Även medarbetarna behöver bli mer uppsökande
i den aktivitetsbaserade miljön och se till att de får
den information de behöver för att vara effektiva
och att cheferna vet hur de mår.
Tips för att lyckas med ett
aktivitetsbaserat kontor:
1. Tänk efter före – Vart vill vi ta organisationen
och hur kan lokalerna hjälpa oss att nå dessa
mål? Behöver organisation, ledarskap, arbetssätt eller något annat förändras?
2. Gör noggranna aktivitetsanalyser för att se
vilka behov som finns och för att dimensionera rätt. Möjligheten att välja en plats som
stöder de arbetsuppgifter man för tillfället har,
måste fungera i praktiken.
3. Se flytten som ett förändringsprojekt som
kräver information, delaktighet och förankring.
4. Förbered cheferna på de nya krav på
ledarskapet som den nya miljön eventuellt
ställer.
5. Tekniken måste fungera och både stödja
flexibiliteten och de andra målen.
6. Ett papperslöst kontor med datalagring i
”molnet” underlättar flexibiliteten.
7. Löp linan ut – gör inga undantag – låt
samma regler gälla för alla.
8. Se till att ni har lämpliga platser för medarbetare som behöver rehabilitering, exempelvis från stress och överansträngning.
9. Ofta behövs många smårum där man kan
prata ostört i telefon och utan att störa sina
medarbetare.
10. Sociala hållpunkter som gruppgemensam
frukost, lunch eller fika ibland blir viktiga.
11. Avsluta inte projektet när ni har flyttat,
utan utvärdera och justera.
– Många chefer upplever att miljön har stimulerat till bättre självledarskap och ökat personligt
ansvarstagande i organisationen, säger Cecilia.
Ledarskapet har också blivit mer enhetligt när
det är lättare att se hur andra chefer gör och hur
andra grupper organiserar sig.
– Och så kan cheferna hjälpas åt att se sådant
som inte är bra. Om någon ofta jobbar sent till
exempel, för då kanske man behöver se över
arbetssituationen, säger Cecilia.
18 © 2014 Insightlab
TEMA
Att dela är nyckelordet på
framtidens arbetsplats
Sedan mitten av 2000-talet har en ny ekonomi vuxit fram med fenomen som open
source, crowdsourcing, BYOD och peer-topeer som bärande idéer. Man talar om en
logik där medskapande, delande och tillit
fungerar som drivkraft.
”Bring Your Own Device” eller BYOD. Idag är det
snarare regel än undantag att medarbetare kollar
sina sociala nätverk under arbetsdagen och använder sina apparater i verksamheten på olika sätt.
Oavsett vad man anser om trenden har medarbetarna tagit med sig den nya arbetsplatsen i fickan.
Om du läser detta på ett vanligt kontor är det inte
omöjligt att många av platserna omkring dig är
tomma. Fastigheter som inte utnyttjas blir en allt
större finansiell börda för många organisationer,
men nuförtiden finns det plattformar som möjliggör
bättre resursutnyttjande. I England finns tjänsten
Sharemyoffice.co.uk som för samman folk med
behov av utrymmen under kortare tid med organisationer som har plats över. Förutom att minska
kapitalkostnader skapar man möjligheter för intressanta möten när nya människor befolkar arbetsplatsen.
Konsumentteknologi blir allt mer avancerad, prisvärd och användarvänlig samtidigt som våra digitala
tingestar är oumbärliga för att lösa livspusslet. I
ljuset av en arbetsstyrka som blir alltmer teknikkunnig och som har prylar som troligtvis ligger ett
par år före organisationens IT kan det vara på plats
att fundera på fördelarna med att medarbetarna
använder sin personliga utrustning på jobbet.
Hjärnkapacitet att hyra
Inom en hel del företag finns det mycket expertis
som går outnyttjad för att prioriteringarna råkar
ligga på andra områden för tillfället. Istället för att
sätta kompetensen på uppgifter som inte passar
profilen eller skära ner i personalen kan man dela
med sig av hjärnkapaciteten. Tjänster som Elance
och oDesk matchar medarbetare mot uppdrag
utanför kontorets väggar och möjliggör för arbetsgivare att hålla sig med en flexibel, uppgiftsorienterad
arbetsstyrka utan att behöva oroa sig i onödan för
framtida svängningar i tillgång och efterfrågan.
Idémarknader
Erfarenheterna från marknader där konsumenter
delar resurser med varandra, som Airbnb eller Uber,
visar att deltagare blir mer vänskapliga och förstående gentemot varandra eftersom det inte handlar
om renodlade transaktioner. Man bor i andras hem,
åker med andras bilar eller satsar pengar på personliga projekt. Detta skapar en kultur av ömsesidighet och engagemang som annars brukar saknas
på marknaden. Samma typ av fördelar genom att
dela med sig kan ge den nya arbetsplatsen bättre
resursutnyttjande, mer engagerade medarbetare
och nya sätt att tänka utanför lådan.
Arbetsplatser i fickformat
Använd trenden för att stärka
organisationskulturen
En genomtänkt strategi gör det möjligt att få en helhet i användningen av såväl organisationens som
medarbetarnas mobila teknologi. Att uppmuntra
BYOD stärker teknologiska skiften inom organisationen och underlättar de kulturella förändringar
som följer på ny teknologi. BYOD är ett sätt att
mjukstarta organisationen och vänja medarbetare
vid att jobba mer flexibelt, kreativt och snabbt.
Stärk kopplingen till molnet
Att sköta delar av verksamheten via molnet innebär att det inte finns samma behov av en fysisk
IT-struktur. Molntjänster sänker organisationens
samkostnader för IT och en satsning på BYOD
underlättar anpassningen till molnet. Medarbetare
får tillgång till digitala tjänster och information oavsett var de befinner sig och snabbar därmed upp
verksamheten.
Mats Frick
Om det finns en ny arbetsplats
borde det ha funnits en gammal.
Min första arbetsplats hade stämpelklocka men i övrigt är det svårt
att entydigt sätta fingret på skillnaden mellan en gammal och en
ny arbetsplats. Man kan inte stiga
ner i samma flod två gånger och
på sätt och vis är en arbetsplats
alltid ny. Förutsättningar, resurser,
människor förändras ständigt även
om stolar, bord och kaffeautomater
förblir oförändrade. Å andra sidan
kan lunken vara densamma, trots
nya prylar på arbetsplatsen eller
omorganiseringar som har ambitionen att signalera något nytt. Den
nya arbetsplatsen handlar snarare
om nya perspektiv på de strukturer
eller flöden som på ett eller annat
sätt alltid är lika. Om det ska finnas
något kriterium för den nya arbetsplatsen torde det vara förmågan
att skapa nya valmöjligheter och
mervärde. Annars sitter man fast i
en slags ”ground hog day” där det
enda som förändras är rekvisitan.
Förbättra produktivitet och
engagemang
Eftersom medarbetarna redan anammat BYOD för
sina egna behov betyder engagemang från organisationen att individen kan känna sig uppmärksammad för sina initiativ. Teknikanvändning som
initierats av medarbetarna själva leder till nöjdhet,
förbättrar produktivitet och ger resultat i realtid.
Detta kan stärkas ytterligare genom stödtjänster
från organisationen till medarbetarnas BYOD-teknik.
Källa: Laura Abrar. ”5 Key Advantages to Adopting BYOD in
the Workplace”. YFS Magazine; Robert Vaughan. ”The Sharing
Company”. Strategy+Business, Issue 77 Winter 2014
Att medarbetare tar med sig egen teknologi som
smartphones, datorer eller plattor till arbetsplatsen
blir allt vanligare. I engelskspråkiga länder kallas det
© 2014 Insightlab
19