Protokoll, BBMRI.se Styrelsemöte den 13 mars 2015

Protokoll, BBMRI.se Styrelsemöte den 2015-03-13
Protokoll, BBMRI.se Styrelsemöte den 13 mars 2015
Sammanträde: Nr 2015:3
Tid:
Fredagen den 13 mars, kl. 10.30-12.30 (telefonmöte)
Närvarande vid mötet:
Styrelseledamöter: Mats Karlsson, Johanna Adami, Jan Forslid, Åke Lernmark, Mari Westin,
Föreståndare: Joakim Dillner
Ej närvarande: Anu Jalanko och Bertil Lindahl
Övriga deltagare: Loreana Norlin (endast under sin presentation)
Vid protokollet: Sofie Petersson (BBMRI.se)
ÄRENDEN
§1. Välkomsthälsning, närvaro vid
mötet,
justeringspersoner,
övriga ärenden.
PROTOKOLL
T.f. ordföranden (Mats K) öppnade mötet. Alla ledamöter förutom
Anu J och Bertil L befanns närvarande.
Inga synpunkter på föregående protokoll.
Till justeringsperson valdes Mari Westin.
Anmälan om övriga ärenden:
Joakim bad om att framflytta presentationen av myresearch.se i
agendan, vilket styrelsen biföll.
§2. Jäv
Ingen anmälan om jäv.
§3. myresearch.se
Loreana Norlin presenterade myresearch.se (bilder bifogas protokollet)
Kommentarer och frågor:
Rötterna till projektet går tillbaka till 2009, när BBMRI.se planerades.
LifeGene skulle bli en stor framtida kund till BBMRI.se och lovade att
göra utvecklade verktyg brett tillgängliga. 2014 fick myresearch.se egen
finansiering från VR och arbetet med att göra projektet nationellt
började först då. Myresearch.se är ett fristående system. Tekniskt sett
går det att koppla LIMS-modulen (LabWare LIMS) till vårdens system
men ej aktuellt i dagsläget.
Myresearch.se går att använda av alla studier oberoende av storlek men
används med fördel av större studier då administrationskostnaderna blir
relativt sett stora för mindre studier. Kostnaderna beror dock på kundens
önskemål och vilka moduler man vill koppla på. I dagsläget
subventioneras vissa studier, ex. NorthPop Child.
Protokoll, BBMRI.se Styrelsemöte den 2015-03-13
Avtal skrivs med ansvarig PI. En PI är en användare. Det upprättas ett
biträdesavtal mellan KI och kunden/PI av myresearch.se.
Det står i myreserach.se kontrakt ed VR att verksamhetens ska bedrivas
i nära samarbete med BBMRI.se. Vad detta innebär rent konkret är att
det är BBMRI.se som sköter den externa kundkontakten.
Myresearch.se behöver fler betalande kuder, samtidigt som det medför
ökad belastningen på utvecklarna.
Myresearch.se kommer inte ingå i för fortsättningsansökan för
BBMRI.se till VR då projektet har en separat budget och finansiering
från VR.
myresearch.se ska enligt villkor i VR-kontrakt rapportera till styrelsen
för BBMRI.se.
Kompletterande information efter mötet ang. fråga om elegitimation: Två-faktors autentisering har gällt studier och då
LifeGene primärt, men ska vara utbyggbart för samtliga av myresearch
kunder. Man kommer även be Kentor som implemeneterar Microsofts
BI-lösning att ta hänsyn till att två-faktors autentisering är önskvärt.
Styrelsen önskade att
-myresearch.se börjar rapportera mer regelbundet till BBMRI.se
styrelse, ca 1 gång per termin.
-Till nästa styrelsemöte som har myresearch.se på agendan vill
styrelsen se en ekonomisk plan inklusive planering för hur man ska nå
break-even när kontraktet med VR går ut 2016-12-31. Styrelsen vill
också veta hur den fortsatta vetenskapliga och ekonomiska planeringen
ser ut, efter 2016.
-Kopia på VR-kontraktet med myreserach.se samt tidigare protokoll
från BBMRI.se styrelse där det framgår vad styrelsen åtagit sig skall
medskickas protokollet.
§4. Rapportering
avseende processen
ansökan 2016
Föredragande: Tf Ordförande Mats Karlsson samt Föreståndaren
Skrivargrupperingen har en pågående process och träffas regelbundet.
Arbetet leds av Göran Larsson från GU, resurs från KI är Gunnel
Tybring. Ekonomiska ramar är oklara, man får prioritera i underlaget i
slutet av skrivarprocessen.
Fortsättningsansökan ska ha en moduluppbyggnad där varje modul kan
utvärderas separat. Varje modul ska ha en enskild budget.
Utlysningstexten ska offentliggöras 26/3.
Mötesdaum och viktiga datum framöver:
 31/3: Befintlig grupp med vicerektorer och andra
infrastrukturansvariga för universiteten har åtagit sig att utgöra
referensgrupp för BBMRI.se. Den 31/3 ska man fatta beslut om
vilka universiet som vill ingå i fortsättningsansökan till VR,
samt medfinansieringsgrad. Ordförande är Staffan Eden, GU
(alla universitet som ingår i BBMRI.se är representerade
förutom Örebro).

14/4: Telefonmöte mellan Karin Dahlman-Wright, Mats
Protokoll, BBMRI.se Styrelsemöte den 2015-03-13
Karlsson (tf ordförande) samt Hans-Gustaf Ljunggren.

20/4: Referensgruppen möte igen. Några dagar innan detta möte
vill man ha ett relativt färdigt utkast från skrivargruppen.

13-24/4: Doodle skickas snarast ut för att planera nästa
styrelsemöte någon gång mellan 13-24 april. Även styrelsen
måste får läsa utkastet till fortsättningsansökan.
 5/5: Deadline till VR
Joakim bedömer det som ett stort framsteg att referensgruppen ansåg det
vara rimligt att KI även fortsättningsvis är värduniversitet, men
bedömde det som bekymmersamt att det framställts som att
skrivargruppen tillsatts av styrelsen, då detta inte är korrekt.
Ett annat problem är att föreståndaren skall ansvara för strategisk och
vetenskaplig utveckling samt rapportera till styrelsen. Det nuvarande
upplägget är inte transparent, då föreståndaren och BBMRI.se personal
inte har insyn i processen och inte heller kan rapportera om den för
styrelsen.
Styrelsen hade ingen särskild kommentar till hur skrivargruppen
tillsatts.
Styrelsen vill få skriftliga rapporter från skrivargruppen och ber Mats
Karlsson om att ordna detta.
Informationsvägen till BBMRI.se får i detta fall gå genom att Mats
Karlsson har en tät kontakt med föreståndaren som i sin tur informerar
BBMRI.se.
§5. Utfall 2010-2014
mot budget 2009
Föredragande: Föreståndaren
Joakim presenterade originalbudgeten från VR ansökan 2009 och
jämförde den med utfallet för anslagsperioden 2010-2014 (se
agendabilagan 2).
Originalbudgeten från 2009 är utan OH. Beviljat belopp är höger än
sökt belopp för att täcka OH-kostnader på alla universitet.
WP1: Främst kostnader för löner, resor och möten. Kostnader som ej
varit med i ansökans budget men som debiterats här är resor till och från
styrelsemöten, rese- och logikostnader för Scientific Advisory Board, 2
större internat för all BBMRI.se personal samt kommunikationsutgifter.
WP2: Personal anställdes först i slutet av 2010. En person sade upp sig
under 2013 och Styrelsen flyttade då den vakanta tjänsten från
Stockholm till Lund.
WP3: Personal anställdes först under 2011.
WP4: Personal anställdes först i slutet av 2010, sen har det tagit ett tag
för organisationen att växa.
WP5: Personal anställdes först i slutet av 2010. Ökade kostnader pga
dubblering av personal inför föräldraledigheter.
WP6: Upphandling och inköp drog initialt ut på tiden. Målet var en
självgående nationell biobanksfacilitet vid slutet av 2014 och man är
nästan där.
WP7: Verksamheten har, enligt styrelsebeslut, expanderat kraftigt pga
den framgång man haft, både nationellt och internationellt.
WP8: Inga utgifter var budgeterade, då det förutsattes att Fundraising
och finansiering skulle ge mer intäkter än utgifter. Inga intäkter inkom,
Protokoll, BBMRI.se Styrelsemöte den 2015-03-13
men lönekostnader har uppkommit som BBMRI.se tagit ansvar för.
Projektet har haft som kutym att inte föra över oförbrukade medel till
nästkommande år.
Sammanfattningsvis kan sägas att från ansökande avvikande
dispositioner kan tydligt motiveras och finns styrelsebeslut på. Flera
arbetspaket har förbrukat nästan exakt enligt budget och även för
BBMRI.se som helhet är budgeten som helhet nästan exakt i balans.
Kommentarer:
Det faktum att överförbrukning och underförbrukning nästan exakt
matchar – är detta ren tur? Svar nej. Det har hela tiden funnits kontroll
över totala saldon samt styrelsebeslut beträffande användning av
oförbrukade medel.
Styrelsen noterar att ekonomin är och har varit välskött och lägger
rapporten till handlingarna.
Styrelsen önskade få en mer detaljerad redogörelse beträffande
medelsförbrukningen i WP1.
§6. Charter of Basic
Föredragande Föreståndaren
Ethical and Moral
Föreståndaren föredrar den moraliska-etiska värdegrund som allt arbete
Values for BBMRI.se
i BBMRI.se skall utgå ifrån. Behovet av gemensam värdegrund är ett
initiativ från föreståndaren. Värdegrunden har utformats av Mats G.
Hansson samt diskuterats i nationell vetenskaplig samordningsgrupp.
BBMRI.se är en stor och komplex organisation, varför det ej är möjligt
att detaljstyra all verksamhet eller enbart styra genom uppsatta mål. Alla
i BBMRI.se, från enskilda medarbetare till styrelsen, behöver därför ha
en gemensam värdegrund som vägledning i sitt dagliga handlande.
§7. Medfinansiering
för 2015
Kommentar: Vad menas med begreppet ömsesidighet och hur används
detta i BBMRI.se idag? Med ömsesidighet menas att man inte ska ta
emot insatser eller resurser utan att också vinnlägga sig om att ge något
tillbaka. Exempel på vad detta kan innebära i praktiken är att när man
tar emot offentliga medel så ska man prioritera Open Access- att
tillgängliggöra för andra. Ett annat exempel är att när patienter och
friska frivilliga ställer upp och donerar prover och data så måste man
tillse att resurserna används på ett sätt som verkligen leder till optimal
nytta för patienterna.
Styrelsen stadfäster den etiska värdergrunden och lägger den till
handlingarna.
Föredragande: Föreståndaren
Punkten har varit uppe förut men är det igen pga av att några noder inte
varit tydliga med medfinansieringen för 2015. Enl. konsortialavtalet ska
en nodsamordnare äska pengar för medfinansiering från sitt universitet
och föreslå hur de ska användas (förslag skickas till föreståndaren som
föredrar ärendet i Styrelsen). Medfinansieringen ”skall stå till Styrelsens
förfogande” och BBMRI.se verksamhet skall utgöra en ”tydligt avskiljd
verksamhet”.
Protokoll, BBMRI.se Styrelsemöte den 2015-03-13
På Nodsamordnarmöte under 2014 kom man fram till att alla
nodsamordnare skulle äska samma storlek på medfinansieringen för
2015 som för 2014.
Alla noder har rapporterat en siffra, men i vissa fall har flera olika
siffror rapporterats in. Det är också oklart om det rör sig om
medfinansiering i form av pengar eller ”In Kind” samt vad man föreslår
att resurserna skall användas till. Det har därför inte gått att förbereda ett
förslag till styrelsen om beslut om användning av dessa resurser.
I budgeten för 2015 var det bara Lunds Universitets medfinansiering
som var klar när Styrelsen skulle besluta om budgeten för 2015.
Styrelsen ger Föreståndaren i uppdrag att ta upp medfinansieringen
som en agendapunkt på kommande möte med Nodsamordnarna.
§8. Nästa möte och
avslutning
Det kommer skickas ut en Doodle för datum under v. 16 och 17 för
nästa möte. Även nästa möte blir ett telefonmöte.
§9. Övriga ärenden
Inga övriga ärenden.
Vid protokollet:
Sofie Petersson
Justeras:
Mats Karlsson
Justeras:
Mari Westin
Original budget in application to VR 2009 (137 534 TSEK)
Outcome 2010-2014 (VR TOTAL FUNDING 148 000 TSEK)
WP1 - Administration
Total cost budget
Total expenses outcome
2010
660
459
2011
1 580
3 226
2012
1 580
2 417
2013
1 580
2 289
2014
1 760
2 314
Total
7 160
10 705
WP2 - Population-based biobanks
Total cost budget
Total expenses outcome
2010
1 320
287
2011
4 174
4 228
2012
4 820
3 874
2013
4 820
3 130
2014
4 820
4 653
Total
19 955
16 172
WP3 - Healthcare biobanking support
Total cost budget
Total expenses outcome
2010
1 300
0
2011
3 900
2 246
2012
3 900
5 553
2013
3 900
4 415
2014
3 900
4 708
Total
16 900
16 922
WP4 - Molecular Analyses and Reagents
Total cost budget
Total expenses outcome
2010
3 920
0
2011
4 035
1 138
2012
4 155
3 144
2013
4 280
3 541
2014
4 409
4 515
Total
20 799
12 338
WP5 - IT Services
Total cost budget
Total expenses outcome
2010
718
197
2011
1 746
2 587
2012
1 518
2 205
2013
1 530
1 749
2014
1 574
2 152
Total
7 087
8 890
2010
19 555
8 351
2011
14 893
10 262
2012
11 393
20 446
2013
10 480
10 285
2014
3 800
11 363
Total
60 121
60 707
WP7 - Ethical, Legal and Societal Issues
Total cost budget
Total expenses outcome
2010
613
973
2011
1 225
1 954
2012
1 225
3 222
2013
1 225
2 539
2014
1 225
2 552
Total
5 513
11 240
WP8 - Fundraising and Financing
Total expenses outcome
2010
9
2011
396
2012
784
2013
655
2014
618
Total
2 462
28 086
10 276
31 554
26 037
28 591
41 645
27 816
28 603
21 488
32 875
137 534
139 436
WP6 - National Sample Management
Total cost budget
Total expenses outcome
Total cost budget, all WP
Total expenses outcome
VR FUNDS FROM 2014 CARRIED OVER TO 2015
Earmarked for 2015:
KI WP6 equipment - delayed due to late
delivery from the vendor (KI) &
lab renovation (Linköping)
UU - 430 000
UmU - 400 000
ÖU - 300 000
LiU - 300 000 (framsjukten pga ombyggnad av
LU - 300 000
Account balance at KI US 31 / 12-2014 = 8 527
Balance:
7 100 000,00
(Linköping & KI procurement)
430 000,00
400 000,00
se WP3 requisition 2014
300 000,00
300 000,00
8 530 000,00
8 530 000
139 436 000
147 966 000