Ansöknings-, användnings- och redovisningsanvisningar

UNDERVISNINGS- OCH KULTURMINISTERIET
7.9.2015
Riksomfattande ungdomsorganisationer och serviceorganisationer för ungdomsarbete
Riksomfattande organisationer som bedriver ungdomsarbete
ANSÖKNINGS-, ANVÄNDNINGS- OCH REDOVISNINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNT UNDERSTÖD
1. Ansökning
Allmänt understöd för verksamhet som beviljas med stöd av 10 § och 11 § i ungdomslagen (72/2006)
ska ansökas senast den dag som anges i meddelandet om att stödet kan sökas. Poststämpelns datum
räcker.
Ansökan görs på undervisnings- och kulturministeriets blankett nr 36. Blanketten finns på våra internetsidor www.minedu.fi --> Understöd --> Ungdomsärenden --> Årsunderstöd riksomfattande ungdomsorganisationer...
Ansökningsblanketten och bilagor sänds till adressen:
Undervisnings- och kulturministeriet
Registratorskontoret, PB 29
00023 Statsrådet
Ansökningsblanketten och bilagor kan också lämnas in på besöksadressen Sjötullsgatan 10 (registratorskontoret), 00170 Helsingfors.
OBS! Själva ansökningsblanketten (i excel-form) utan bilagor ska också skickas via e-post till adressen
[email protected].
Om ansökan kompletteras i efterskott finns i ansökningsblanketten ett alternativ som anger att ansökan kompletteras i skriftlig form inom loppet av en månad efter det att ansökningstiden har gått
ut. Om kompletteringarna negligeras (t.ex. en försening äger rum utan att orsak meddelas) kan
detta anses vara ett skäl till att minska understödets belopp (gäller inte anmälan om avsevärda ändringar till följd av årsmötet, se nedan).
Understöd beviljas inte om den sökande på ett väsentligt sätt har försummat sin skyldighet att i enlighet med 14 § i statsunderstödslagen lämna viktiga och tillräckliga uppgifter om hur tidigare erhållna understöd har använts (t.ex. den ansökande parten har trots uppmaning inte lämnat in en
redogörelse för hur statsunderstödet har använts).
Som bilagor till ansökningsblanketten ska de sökande bifoga:
1.
2.
3.
4.
giltiga stadgan, om de har ändrats sedan förra ansökningsomgången
föreningsregisterutdrag med aktuella namntecknare (0-6 månader gamla)
verksamhetsplan för det år som ansökan gäller (max. 2 sidor)
ett skriftligt sammandrag över verksamheten från januari till september för
innevarande år (max. två sidor)
5. budget för det år som ansökan gäller
6. en ekonomiska rapport från januari till september för innevarande år (behöver inte vara styrkt
av en revisor)
7. för de distriktsorganisationer som ska understödas med allmänt understöd
verksamhetsplaner och budgeter samt stadgarna, om de ändrats sedan förra
ansökningsomgången
1
UNDERVISNINGS- OCH KULTURMINISTERIET
7.9.2015
Det räcker om styrelsen har godkänt verksamhetsplanen och budgeten. Om avsevärda ändringar
görs under ett höst-/årsmöte efter det att ansökningstiden har gått ut, eller om de här ändringarna
kostnadsmässigt är väsentliga, kan organisationen komplettera sin ansökan senast vid utgången av
december innevarande år..
Centralorganisationens officiella namntecknare ska underteckna ansökningsblanketten och bilagorna.
Undervisnings- och kulturministeriet beviljar allmänt understöd för ungdomsverksamhet enligt ungdomslagen (72/2006) och statsrådets förordning om ungdomsarbete och ungdomspolitik (103/2006).
Syftet med ungdomslagen är enligt 1 § är att stödja de ungas utveckling och självständighetsprocess,
främja ett aktivt medborgarskap hos de unga och stärka deras sociala identitet samt förbättra de
ungas uppväxt- och levnadsvillkor. Syftet ska uppnås med utgångspunkt i gemenskap, solidaritet, likställdhet och jämlikhet, kulturell mångfald och internationalism, sunda levnadsvanor samt respekt för
miljön och livet. När ministeriet utvärderar organisationerna beaktas dessa kriterier. Undervisningsoch kulturministeriet beviljar understödet enligt resultatkriterier (103/2006, 6 §). Bedömningen sker
på basis av den planerade och genomförda verksamheten. Resultatkriterier är verksamhetens omfattning, kvalitet och lönsamhet, behov av understöd och aktuell samhällelig betydelse.
Ansökningarna tas emot i undervisnings-och kulturministeriets SALAMA-system. Besluten görs upp
och undertecknas elektroniskt i SALAMA-systemet. Besluten skickas till kunderna med hjälp av iPostservicen. Ministeriet vidarebefordrar beslutet i elektronisk form och Posten tar en utskrift på det och
skickar det till kunden.
1.1. 1.1.1. Nya sökanden
1.1.1 Riksomfattande ungdomsorganisationer och serviceorganisationer för ungdomsarbete
Om organisationen med stöd av ungdomslagen inte godkänts som en riskomfattande
ungdomsorganisation eller en serviceorganisation för ungdomsarbete som understöds, ska
organisationen skicka en fritt formulerad skild ansökan om behörighet för understöd. Denna ansökan
kan lämnas in till ministeriet året runt. Undervisnings- och kulturministeriet håller ett register över de
ungdomsorganisationer och serviceorganisationer för ungdomsarbete som med stöd av lagen ska
understödas.
I 2 § i ungdomslagen definieras en riksomfattande ungdomsorganisation som en registrerad
organisation som förverkligar lagens syfte och utgångspunkter och vars verksamhetsområde är hela
landet. En riksomfattande serviceorganisation för ungdomsarbete är en registrerad organisation vars
verksamhet har som främsta syfte att producera tjänster för den allmänna utvecklingen av
ungdomsarbetet.
Enligt 10 § i ungdomslagen beviljas inte allmänt understöd ungdomsorganisationer vars huvudsakliga
uppgift är att främja studier inom ett enda utbildnings- eller studieområde eller motsvarande område.
Ungdomsorganisationer som i huvudsak främjar facklig organisering beviljas inte heller allmänt
understöd. Organisationer i fråga om vars verksamhet eller rätt till understöd föreskrivs särskilt eller
för vars statsunderstöd statsbudgeten upptar ett särskilt anslag, beviljas inte allmänt understöd med
stöd av denna lag.
2
UNDERVISNINGS- OCH KULTURMINISTERIET
7.9.2015
Till ansökan om behörighet för understöd bifogas:
1. giltiga stadgan
2. föreningsregisterutdrag med aktuella namntecknare, (0-6 månader gamla)
3. den senaste godkända verksamhetsberättelsen
4. det senaste godkända bokslutet (resultaträkning, balansräkning och noter)
5. utredning om eventuella registrerade distriktsorganisationer, deras verksamhetsområden
utmärkta på en karta och en förteckning över medlemsföreningar samt
distriktsorganisationernas modellstadgar
6. en utredning om alla understöd, deras belopp och användningsändamål, som organisationen
fått från staten, kommunen eller församlingen under de senaste tre åren
7. det totala medlemsantalet och separat antalet medlemmar som är 15–28 år gamla och också
antalet medlemmar under 15 år.
Till ansökan kan dessutom bifogas en utredning om andra omständigheter som för den sökandes del
väsentligt inverkar på behörigheten för understöd.
1.1.2 Riksomfattande organisationer som bedriver ungdomsarbete
Sökande som inte föregående år erhållit understöd för ungdomsverksamhet av undervisnings- och
kulturministeriet, lämnar förutom ansökan och de bilagor som nämns på sida 1 in följande
tilläggsbilagor:
1. en berättelse om sökandens ungdomsverksamhet under den senaste avslutade
verksamhetsperioden samt under det år som ansökan gäller
2. det senaste godkända bokslutet (resultaträkning, balansräkning och revisionsberättelse)
I 2 § i ungdomslagen definieras en organisation som bedriver ungdomsarbete som en registrerad
organisation eller annan sammanslutning vars verksamhet åtminstone till en del består av
ungdomsarbete och vars ungdomsarbete till omfattningen kan jämföras med verksamheten i en
riksomfattande ungdomsorganisation.
Organisationer i fråga om vars verksamhet eller rätt till understöd föreskrivs särskilt eller för vars
statsunderstöd statsbudgeten upptar ett särskilt anslag, beviljas inte allmänt understöd med stöd av
10 § 2 mom. i ungdomslagen.
2. Användning av understödet
Allmänt understöd får inte täcka det fulla beloppet av de totalkostnader som orsakas av verksamheten, om inte något annat följer av skäl som är motiverade och nödvändiga för att målen med beviljandet av statsunderstödet ska nås (6 § i statsunderstödslagen 688/2001). Understödet får inte heller tillsammans med andra offentliga stöd överstiga beloppet på de godtagbara kostnaderna (6 § i statsunderstödslagen).
Med offentligt stöd avses understöd, lån och annan finansiering, räntestöd, borgen, betalningslättnad
och andra med dessa jämförbara ekonomiska förmåner som ges av staten, en kommun eller något
annat offentligt samfund eller en offentligrättslig inrättning eller stiftelse eller betalas av dess medel
samt stöd som beviljas av Europeiska gemenskapens medel eller av andra medel från Europeiska unionen, dock inte stöd som ges via skattesystemet.
3
UNDERVISNINGS- OCH KULTURMINISTERIET
7.9.2015
OFFENTLIGA STÖD ÄR BL. A. STÖD FRÅN:
- kommunerna (t.ex. avlönings-, verksamhets- och projektbidrag),
- statliga institutioner och ämbetsverk (bl. a. ministerierna, Taike, CIMO, regionförvaltningsverken,
NTM-centralerna, TE-byråernas lönesubvention, EU-stöd så som ESF-stöd),
- studiecentraler (bl. a. OK-studiecentralen, Folkets bildningsfond, Visio, Landsbygdens bildnings- och
kulturförbund, Kansallinen Sivistysliitto),
- församlingar och kyrkostyrelsen.
ICKE OFFENTLIGA STÖD ÄR BL. A. STÖD FRÅN:
- Alfred Kordelins stiftelse,
- Kalevalasällskapets stiftelse,
- Koneen säätiö,
- Oskar Öflunds Siftelse,
- Stiftelsen 7:nde Mars Fonden,
- Kulturfonden för Sverige och Finland,
- Suomen Kulttuurirahasto,
- Svenska kulturfonden,
- Konstsamfundet
- Registrerade partier
Som godtagbara kostnader avses till beloppet skäliga kostnader som verksamheten medför.
Som godtagbara kostnader för respektive år beaktas de kostnader från den egentliga verksamheten
som enligt bokföringslagen och -förordningen samt god bokföringssed ska föras in som kostnad för räkenskapsperioden i fråga.
Om understödet används till anskaffning av lös egendom och anskaffningsutgifterna aktiveras i bokföringen kan dock anskaffningsutgifterna i sin helhet beaktas som godtagbara kostnader under anskaffningsåret.
Nedan nämnda utgifter ÄR INTE godtagbara kostnader från den egentliga verksamheten:
- utgifter som orsakas av förmedlingsverksamhet,
- utgifter för medelsanskaffning, dock endast högst till den andel som motsvarar intäkterna från medelsanskaffningen (t.ex. annonser som säljs i medlemstidningar är medelsanskaffning, så av utgifterna
för försäljning av annonser är inte den andel som motsvarar intäkterna från annonserna en godtagbar
kostnad),
- utgifter för affärs- och placeringsverksamhet samt från finansverksamhet,
- avskrivningar, avsättningar eller kalkylposter som inte grundar sig på faktiska utgifter,
- löneutgifter för anställda som huvudsakligen ansvarar för förmedling av utrustning, medelsanskaffning eller affärsverksamhet,
- utgifter som orsakas av momspliktig verksamhet (om understödets mottagare ansökt om momsskyldighet för sin affärsverksamhet, ska av mottagaren i bokföringen specificeras uppdelningen av kostnaderna vad gäller momsverksamhet och verksamhet som ska täckas med understöd),
- utgifter för utsökning, förseningsavgifter och rättegångsavgifter,
- utgifter som täcks genom inkomster från försäljning av varor eller tjänster till en sådan organisation
som avses i 10 § i ungdomslagen,
- understöd som getts andra samfund, verksamhetsgrupper eller privatpersoner, t.ex. valbidrag till privatpersoner, (se undantag s. 6–7 avsnitt 5),
- löneutgifter som motsvarar sjukförsäkrings- och olycksfallsförsäkringsersättningar som en anställd
fått eller andra motsvarande stöd,
- hyresutgifter, bolagsvederlag och driftutgifter för kurscentral (löner, vatten, belysning o.s.v.) för annat än eget bruk (antalet användningsdygn för eget och annans bruk ska uppges),
4
UNDERVISNINGS- OCH KULTURMINISTERIET
7.9.2015
- utgifter som orsakas av bruk av kurscentral eller annan verksamhetscentral (löner, bespisning, inkvartering) i andras bruk,
- den del av de egna hyresutgifterna för de egna lokalerna som motsvarar hyresintäkterna,
- anskaffningsutgifter för sådan lös egendom som föranleds av att en institution inrättas, utvidgas,
omorganiseras eller grundligt renoveras, om det inte beslutats annorlunda när understödet beviljades.
- sk. genomgångsposter, som helt eller delvis hänför sig till en annan förenings kostnader.
2.1. Ministeriets logo
Vår förhoppning är att understödsmottagarna nämner undervisnings- och kulturministeriet i sin förteckning över finansiärer och samarbetsparter. Ministeriets kommunikationsenhet tillhandahåller på
begäran ministeriets textlogo, ta kontakt till merja.laavola[at]minedu.fi.
Ytterligare information: http://www.minedu.fi/OPM/Ministerioe_ja_hallinnonala/tunnus/?lang=fi.
3. Andra användningsvillkor för understödet
Förvaltningen av den organisation som understöds ska skötas enligt vad som förutsätts i föreningslagen (503/1989) och organisationens stadgar.
Enligt 11 § i föreningslagen ska styrelsen föra en förteckning över föreningens medlemmar. En riksomfattande organisation ska meddela antalet personmedlemmar som hör till hela organisationsstrukturen. Här inkluderas också personmedlemmar i medlemsorganisationerna (t.ex. distrikts-, lokal- eller
basorganisationer). En och samma personemdlem meddelas endast en gång.
Uppgifterna om personmedlemmar ska ställas upp så att det förutom det totala antalet medlemmar
framgår antalet medlemmar som är under 15 år och antalet medlemmar som är under 29 år.
Medlemsuppgifterna ska hållas uppdaterade och meddelas i samband med redovisningen och också
annars på statsunderstödsmyndighetens begäran.
Bokföringen och ekonomin för den organisation som understöds ska uppfylla de krav som ställs i bokföringslagen (1336/1997) och -förordningen (1339/1997). Därtill ska organisationen följa bestämmelserna om revision och verksamhetsgranskning i revisionslagen (459/2007) och föreningslagen
(503/1989) samt tillämpliga delar av de ansöknings- och redovisningsanvisningar som ges av undervisnings- och kulturministeriet.
Organisationens bokföring ska ordnas så att uppgifter om hur stödet används och organisationens totala användning av medel samt redovisningen av kostnaderna är enkla att redovisa och granska i bokföringen. Av verifikationerna ska framgå de uppgifter som är nödvändiga med tanke på bokföringen
och verifikationer ska arkiveras och förvaras så att ministeriet kommer åt att granska dem.
Om organisationen inte av grundad anledning kan använda hela det understöd som den redan lyft under det kalenderår för vilket stödet beviljats, ska organisationen innan slutet av oktober samma år
skriftligen anhålla hos ministeriet om att medlen överförs så att de kan användas följande kalenderår.
Den del av stödet som blivit oanvänd ska bokföras som en skild post i organisationens balansräkning
under främmande kapital/erhållna förskott. Den del av understödet som används följande räkenskapsperiod ska bokföras i den räkenskapsperiodens resultaträkning under allmänna understöd.
Den som beviljats understöd är skyldig att omedelbart meddela undervisnings- och kulturministeriet
om verksamheten avbryts eller väsentligt inskränks eller på annat sätt väsentligt förändras.
5
UNDERVISNINGS- OCH KULTURMINISTERIET
7.9.2015
Undervisnings- och kulturministeriet är berättigat att granska att organisationens förvaltning och ekonomi följer gällande bestämmelser och att understödet används på ett ändamålsenligt sätt och att
villkoren för understödet har iakttagits.
Utbetalningen av understödet kan avbrytas och det utbetalda understödet återkrävas om villkoren i
beslutet och i dessa anvisningar inte följs.
4. Skyldighet att iaktta upphandlingslagstiftningen
Den understödstagande parten ska utreda och i sin verksamhet beakta sin eventuella skyldighet att
iaktta den gällande upphandlingslagstiftningen (lagen om offentlig upphandling 348/2007).
Offentligt stöd för upphandling (bl. a. specialunderstöd t.ex. för att utrusta, bygga eller skaffa fastighet
för ungdomslokaler) kan leda till att organisationen är skyldig att konkurrensutsätta upphandlingen
enligt de förfaranden som avses i upphandlingslagen. Om mottagaren av statsstöd uppfyller kriterierna för ett offentligrättsligt organ enligt 6 § 1 mom. 4 punkten i lagen om offentlig upphandling, ska
mottagaren i alla sina anskaffningar tillämpa upphandlingslagen. Om understödsmottagaren för en
viss anskaffning får offentligt stöd för mera än hälften av anskaffningens värde, ska mottagaren följa
upphandlingslagens förfaranden i samband med anskaffningen. Allmänt understöd betraktas i regel
inte som offentligt stöd för upphandling, men understödstagaren ska beakta alla stöd som har beviljats när frågan om eventuell skyldighet utreds.
Mera hjälp med att korrekt följa bestämmelserna om upphandling fås från adressen:
http://www.upphandling.fi/sv/Sidor/default.aspx, e-post: [email protected] eller telefon: 097711 (växeln). Rådgivningstjänsten är avgiftsfri
Även om organisationen inte måste iaktta upphandlingslagstiftningen rekommenderas att man vid
större upphandlingar begär offert från minst tre (3) tjänsteleverantörer/företag. På detta sätt kan man
försäkra att kostnaderna för verksamheten hålls på en skälig nivå.
5. Vidareutdelning av allmänna understöd
5.1. Riksomfattande ungdomsorganisationer och serviceorganisationer för ungdomsarbete
Riksomfattande ungdomsorganisationer kan ge stödet vidare till sina registrerade
distriktsorganisationer för deras verksamhet i form av allmänt understöd. Undervisnings- och
kulturministeriet godkänner inte särskilt att distriktsorganisationer är stödberättigade. De
riksomfattande organisationerna ska i ansökningsblanketten, budgeten och verksamhetsplanen
nämna vilka understöd som gäller distriktsorganisationerna. Understöd som getts vidare ska framgå av
redovisningsblanketten, bokslutet och verksamhetsberättelsen.
Riksomfattande ungdomsorganisationer kan anvisa sina lokalföreningar specialunderstöd för
begränsade ändamål. De riksomfattande organisationerna ska i ansökningsblanketten, budgeten och
verksamhetsplanen meddela hur mycket pengar som reserverats för understöd och villkoren för
utdelningen av understöd. Specialunderstöd som getts vidare ska också framgå av
redovisningsblanketten, bokslutet och verksamhetsberättelsen.
Understödet är riktat till centralorganisationen och om denna så beslutar till registrerade
distriktsorganisationer för att täcka godtagbara kostnader för distriktsorganisationernas verksamhet
(se godtagbara kostnader ovan). Centralorganisationen beslutar också alltid om lokalföreningarnas
specialunderstöd.
6
UNDERVISNINGS- OCH KULTURMINISTERIET
7.9.2015
Undervisnings- och kulturministeriet håller ett register över de organisationer som med stöd av
ungdomslagen ska understödas. En i registret godkänd organisation som inte längre uppfyller
behörighetskriterierna för understöd eller som på tre år inte ansökt om understöd, kan strykas ur
registret.
5.2. Riksomfattande organisationer som bedriver ungdomsarbete
Riksomfattande organisationer som bedriver ungdomsarbete kan anvisa det stöd som de beviljats till
verksamheten vid sina registrerade distriktsorganisationer i form av allmänt understöd. De
riksomfattande organisationerna ska i ansökan, budgeten och verksamhetsplanen nämna vilka
understöd som anvisas distriktsorganisationerna. Understöd som getts vidare ska också framgå av
redovisningsblanketten, bokslutet och verksamhetsberättelsen.
Understödet är riktat till centralorganisationen och om denna så beslutar till registrerade
distriktsorganisationer för att täcka godtagbara kostnader för distriktsorganisationernas verksamhet
(se godtagbara kostnader ovan).
Riksomfattande organisationer som bedriver ungdomsarbete kan inte ge understödet vidare till sina
lokalföreningar.
6. Återbetalning av statsunderstöd
Förutom vad som bestäms i 20 § i statsunderstödslagen ska följande villkor gällande återbetalning av
statsunderstöd iakktas:
Understödstagaren är skyldig att utan dröjsmål betala tillbaka understödet eller en del av det, om
understödet inte har använts inom den tid som det enligt beslutet om understöd ska användas.
På beloppet som återbetalas tas ut årlig ränta enligt 3 § 2 mom. räntelagen (633/1982) ökad med tre
procentenheter. Räntan räknas från den sista betalningsdagen för understödet till den dag då återbetalningen sker.
Understödet ska betalas tillbaka på något av undervisnings- och kulturministeriets konton:
Nordea Bank Abp
IBAN FI06 1660 3000 1013 06
BIC NDEAFIHH
Pohjola Bank Abp
IBAN FI80 5000 0120 3778 24
BIC OKOYFIHH
Danske Bank Abp
IBAN FI91 8000 1700 0080 31
BIC DABAFIHH
7
UNDERVISNINGS- OCH KULTURMINISTERIET
7.9.2015
7. Rapportering av understödet
Den organisation som understöds ska redovisa för hur understödet använts innan slutet av april året
efter att understödet beviljats. Redovisningsblankett finns på våra internetsidor www.minedu.fi
--> Understöd --> Ungdomsärenden --> Årsundestöd riksomfattande ungdomsorganisationer...
Redovisningsblanketten och bilagor sänds till adressen:
Undervisnings- och kulturministeriet
Registratorskontoret, PB 29
00023 Statsrådet
Redovisningsblanketten och bilagor kan också lämnas in på besöksadressen Sjötullsgatan 10 (registratorskontoret), 00170 Helsingfors.
OBS! Endast redovisningsblanketten (i excel-form) utan bilagor ska också
skickas via e-post till adressen [email protected].
Förutom redovisningsblanketten krävs följande bilagor:
1. verksamhetsberättelse,
2. bokslut undertecknat av styrelsen (resultaträkning, balansräkning och noter) samt specifikationer till resultat- och balansräkningen,
3. revisions- eller verksamhetsgranskningsberättelsen (om det understöd som fåtts överstiger
40 000 euro ska det i berättelsen finnas revisorns/verksamhetsgranskarens utlåtande om att
statsunderstödet använts enligt villkoren för användningen av stödet och bestämmelserna för
statsunderstöd),
4. bokslut och verksamhetsberättelse för de distriktsorganisationer som understöds
Undervisnings- och kulturministeriet kan också begära andra utredningar som anses nödvändiga av
organisationen.
Det är i första hand organisationens styrelse som ansvarar för ansökning av understöd för organisationen, övervakning av användningen och redovisning av användningen.
Om redovisningen inte lämnas in (bl.a. är försenad utan att orsaken meddelats), kan detta ses som en
orsak att minska understödets belopp under de följande åren.
8. Förfrågningar
På frågor om ansökning och användning av stödet svarar överinspektör Marja Pulkkinen, tfn 0295
3303 15 ([email protected]) och på frågor om redovisning svarar överinspektör Minna
Kärkkäinen, tfn 0295 3301 69 ([email protected])
8
UNDERVISNINGS- OCH KULTURMINISTERIET
7.9.2015
I dessa anvisningar har hänvisats till följande lagar som organisationerna ska i tillämpliga delar följa:
Ungdomslagen (72/2006)
Statsrådets förordning om ungdomsarbete och ungdomspolitik (103/2006)
Statunderstödslagen (688/2001)
Föreningslagen (503/1989)
Lag om ändring av grundskolelagen (348/2007)
Bokföringslagen (1336/1997) och -förordningen (1339/1997)
Revisionslagen (459/2007)
Räntelagen (633/1982)
Lagen om offentlig upphandling (348/2007)
9