Mall till stöd för dig som ska skriva patientsäkerhetsberättelse

Patientsäkerhetsberättelse för
Distriktstandvården Sverige AB
År 2014
Datum och ansvarig för innehållet
2015-02-26
Annika Brismar
/Verksamhetschef Distriktstandvården Sverige AB/
Innehållsförteckning
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
2
SAMMANFATTNING
1
ÖVERGRIPANDE MÅL OCH STRATEGIER
3
ORGANISATORISKT ANSVAR FÖR PATIENTSÄKERHETSARBETET
4
ORGANISATIONSSCHEMA DISTRIKTSTANDVÅRDEN AVSEENDE
PATIENTAVVIKELSER OCH PATIENTKLAGOMÅL
5
STRUKTUR FÖR UPPFÖLJNING/UTVÄRDERING
7
HUR PATIENTSÄKERHETSARBETE HAR BEDRIVITS SAMT VILKA
ÅTGÄRDER SOM GENOMFÖRTS FÖR ÖKAD PATIENTSÄKERHET
8
SAMVERKAN FÖR ATT FÖREBYGGA VÅRDSKADOR
12
RISKANALYS
13
HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSPERSONALENS
RAPPORTERINGSSKYLDIGHET SAMT PERSONALENS KLAGOMÅL
OCH SYNPUNKTER PÅ KVALITETEN
15
HANTERING AV KLAGOMÅL OCH SYNPUNKTER FRÅN ANDRA ÄN
PERSONAL
16
SAMVERKAN MED PATIENTER OCH NÄRSTÅENDE
17
RESULTAT
18
ÖVERGRIPANDE MÅL OCH STRATEGIER FÖR KOMMANDE ÅR
19
Sammanfattning
Distriktstandvården Sverige AB (nedan kallat DTV) har sedan starten 2010- 01-18 och under
verksamhetsåret 2011 skapat en organisatorisk plattform, ledningssystem för kvalitet och
patientsäkerhet, ett intranät, ett integrerat elektroniskt avvikelsehanteringssystem (för
kategorierna personal, patienter, miljö, medicinteknisk utrustning och avvikelser från skyddsoch miljöronder på mottagningarna) i syfte att skapa förutsättningar för en god och säker
vård. Systemen är i bruk och har vidareutvecklats under verksamhetsåren 2012, 2013 och
2014.
DTV har också utvecklat anpassade skydds- och miljörondsprotokoll för verksamheten.
Protokollen är en integrerad del av miljöledningssystemet ISO 14001 under
Miljöledningssystem J-Nödlägesberedskap.
Avtal och samarbete är väl etablerade med Patientnämnden och Folksam. Information om
möjligheten att även kunna anmäla till Inspektionen för Vård och Omsorg, IVO, och
Landstingens Ömsesidiga Försäkring, LÖF, ges till patienterna som härigenom ges externa
möjligheter att framföra sina synpunkter på den vård som utförts vid DTV. Kontakter och
samarbete har tagits med närliggande Vårdcentraler, Socialförvaltningar och odontologisk
expertis för bl.a. stöd vid eventuella vårdskador, identifierade risker, tillbud och negativa
händelser. DTV har egna specialisttandläkare inom företaget i oral protetik, endodonti,
parodontologi och oral käkkirurgi. Akuttandvården vid DTV Drottninggatan har
vidareutvecklats under 2014 och patienterna erbjuds akuttandvård alla kvällar samt lördagar
och söndagar.
Egenkontroll sker genom uppföljningar, analyser och utvärderingar från DTVs elektroniska
avvikelsehanteringssystem, sammanställningar från Folksam och Patientnämnden. Extern
revision av ISO 14001 har skett under 2014 av Intertek. DTV är omcertifierad för ytterligare
en treårsperiod. Delar av ISO 14001 berör patientsäkerhetsfrågor.
Vårdskador identifieras av ansvarig behandlare och rapporteras i DTVs elektroniska
avvikelsehanteringssystem. Odontologiskt ansvarig är behjälplig i dessa ärenden. Hantering
sker enligt upprättade rutiner i Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet.
DTV har skapat ett arbetsklimat där personalen aktivt arbetar med det elektroniska
avvikelsehanteringssytemet i syfte att öka patientsäkerheten genom analys av grundorsaken
och ta fram lösningar till ständiga förbättringar. Avvikelsehanteringssytemet är väl
implementerat och används.
Synpunkter och klagomål från patienter och närstående hanteras enligt rutiner i
ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet.
De viktigaste resultaten som uppnåtts under verksamhetsåret 2014 är att DTVs
organisatoriska plattform vidareutvecklas och är väl känd av medarbetarna.
ITsystem, policys och rutiner har implementerats för kallelse av revisionspatienter via mejl
alternativt SMS. Det leder till säkrare och effektivare patientkallelser.
Patientsäkerheten har förstärkts genom fortsatt utveckling av DTV Drottninggatan som är ett
nav i verksamheten med allmän-, specialist- och akuttandvård. Kliniken är öppen alla kvällar,
lördagar och söndagar. DTVs sammanhållna journalsystem gör att patienten oavsett hur
många kliniker hen besöker inom DTV har en sammanhållen journal som är tillgänglig vid
alla kliniker. Investeringar av tidigare panoramaröntgen vid 9 kliniker har kompletterats med
ytterligare en panoramaröntgen vid DTV Bollstanäs, Kallhäll och Järna. Panoramaröntgen
ger utökade förutsättningar för säker diagnostik och minskade stråldoser.
Utfasning av hälso- och miljöfarliga kemikalier har skett enligt Stockholms läns landstings
utfasningslistor.
1
Verksamhetschefen deltar i STRAMA Stockholm för att bidra till minskad
antibiotikaförskrivning inom tandvården.
Odontologisk ansvarig har vidareutvecklat ett journalgranskningsprojekt för samtliga
behandlare inom Distriktstandvården.
Ett kariespreventionsprogram för vuxna patienter har utvecklats av en av DTVs medarbetare
som ett masterprojekt vid Jönköping Academy.
Personalen vid DTV har goda kunskaper, och förutsättningar finns för att bedriva ett aktivt
patientsäkerhetsarbete. För nyanställd personal har under verksamhetsåret
introduktionsmallar utvecklats för att säkerställa att all personal arbetar enligt DTVs policys
och riktlinjer. Introduktionsmallar finns för olika yrkeskategorier.
2
Övergripande mål och strategier
SFS 2010:659,3 kap. 1 § och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1§
DTVs första verksamhetsår inleddes 2010-01-18 efter att 10 tandvårdsmottagningar i
Alby/Botkyrka, Bollstanäs, Hallstavik, Jordbro, Järna, Kallhäll, Nykvarn, Rimbo, Salem och
Tuletorget/Sundbyberg förvärvats från Folktandvården Stockholms län AB hösten 2009.
Under 2012 utökades DTV med två kliniker. DTV Nynäshamn byggdes med driftsstart
05.2012 och DTV Drottninggatan övergick i DTVs regi efter förvärv från Tandläkarcentrum
01.10.2012. Under 2014 har expansionen fortsatt och DTV har utökats med ytterligare två
kliniker. DTV Södertälje är en helt nybyggd klinik med driftsstart 01.11.2014 och
Citytandvården Mariehamn, Åland, övergick genom förvärv 01.07.2014 till DTV.
DTV Järna har flyttat till nya lokaler och en helt nybyggd klinik med driftstart 01.08.2014.
Affärsområde mobil tandvård har startat 01.01.2014.
Den övergripande målsättningen 2014 var att upprätthålla och vidareutveckla kvaliteten av
ledningssystem för verksamheten med syfte att uppfylla de krav som ställs på en hälso- och
sjukvårdsinrättning och därmed säkra att DTV utför en säker patientvård och systematiskt
utför risk- och händelseanalyser. DTVs vidare målsättning var att behålla ett arbetsklimat där
medarbetarna i positiv mening kontinuerligt och systematiskt rapporterar avvikelser och
därigenom finner möjligheter till utveckling av patientsäkerhetsarbetet inom DTV genom
ständiga förbättringar.
Strategiska beslut för att verkställa denna målsättning var att Distriktstandvården under 2014
fortsatt på inslagen väg och har en tjänst som Kvalitetsansvarig för Distriktstandvården med
uppgiften att underhålla relevanta ledningssystem. ITansvarig har fortsatt utveckla intranätet
för verksamheten och det integrerade elektroniskt avvikelsehanteringssystemet för
kategorierna personal, patienter, miljö, medicinteknisk utrustning och avvikelser från
skyddsronderna på klinikerna.
ITsystem, policys och rutiner har implementerats för kallelse av revisionspatienter via mejl
alternativt SMS. Det leder till säkrare och effektivare patientkallelser.
DTVs företagsanpassade skydds- och miljörondsprotokoll är integrerade med DTVs
Miljöledningssystem enligt ISO 14001. Rutiner för att årliga skydds- och miljöronder finns.
Strålskyddsgenomgång har genomförts och handlingsplan för fortsatt strålsäkerhet har
skapats.
DTV har upprättade rutiner för hantering av patientklagomål. De startegiska beslut som
tidigare år tagits har resulterat i avtal med Patientnämnden där DTV som första privata
vårdgivare slutit avtal med Patientnämnden i Stockholms län. För att ge patienter som råkat
ut för en behandlingsskada ekonomisk ersättning har det tidigare avtalet med Trygg-Hansa
avslutats och ett nytt avtal slutits med Folksam som gäller från 01.02.2014. Målsättningen är
att DTV skall behandla samtliga patientklagomål inom företaget i samarbete med patient och
finna lösningar till patientens bästa.
3
Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet
SFS 2010:659,3 kap. 9 § och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2 §, p 1
När en patient har synpunkter eller klagomål på ex. bemötande, debitering eller utförd vård
på klinikerna hanteras det med värdighet, integritet, omtanke och respekt genom att:
 I första hand hänvisa patient/anhörig till behandlande
tandläkare/tandhygienist/tandsköterska.
 Klinikansvarig informeras om händelsen och ansvarar för att avvikelsehantering sker i
samarbete med behandlande tandläkare/tandhygienist/tandsköterska.
 Klinikansvarig skall på bästa sätt bidra till att patientens/anhöriges synpunkter eller
klagomål får en positiv lösning.
 Därefter hänvisas patient/anhörig till odontologiskt ansvarig för DTV.
 Patient/anhörig informeras om Patientnämndens verksamhet. Till Patientnämnden
kan barn- och ungdomspatienter/anhöriga, vuxna patienter samt patienter som tillhör
patientkategorierna Nödvändig tandvård, Led i sjukdomsbehandling och asylsökande
barn- och ungdomspatienter/anhöriga och vuxna vända sig. En av nämndens
huvuduppgifter är att ge råd, informera och vid behov hänvisa till andra instanser. De
upplysningar som lämnas av nämndens handläggare per telefon räcker oftast för att
patienten ska bli lugnad och nöjd. Broschyrer om Patientnämndens verksamhet finns
väl synligt placerade i väntrummet tillsammans med information om vilka
patientgrupper som har möjlighet att vända sig till Patientnämnden. Information om
patientnämnden finns på DTVs hemsida.
 Andra instanser kan vara Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) eller beroende av
vid vilken tidpunkt händelsen inträffat, till Trygg-Hansa alternativt Folksam där DTV
haft respektive har sin patientförsäkring. Patient/anhörig informeras om att anmälan
kan göras till Vård och Omsorg (IVO) eller till Folksam där DTV har sin
patientförsäkring.
 Rutiner för anmälan till patientförsäkringen har upprättats och DTV är behjälpliga till
patienten i anmälan för att bidra till ett skyndsamt handläggande.
 Barn- och ungdomspatienter tas om hand via LÖF, Landstingens Ömsesidiga
Försäkring.
4
Organisationsschema Distriktstandvården avseende
patientavvikelser och patientklagomål
IT-ansvarig: Ansvarar för DTVs avvikelsehanteringssystem på företagets intranät Komin.
Inbyggda kontrollfunktioner finns som säkerställer att avvikelserna åtgärdas enligt planerade
tidsramar, elektroniska påminnelser skickas till ansvariga medarbetare.
Opusansvarig: Ansvarar för att kunskapsnivån säkerställs inom DTVS sammanhållande
journalsystem.
Verksamhetschefen: Ansvarar för att DTVS avvikelser leder till ständiga förbättringar och att
avvikelsehanteringen fungerar.
5
Odontologisk ansvarig: Säkerställer en korrekt hantering av patientklagomål och att
grundorsaken till klagomålet utreds och åtgärdas. Har kontakt med Folksam,
Patientnämnden och övriga andra externa aktörer som kan komma ifråga i
patientsäkerhetsarbetet.
Kvalitetsansvarig: Ansvarar för uppdatering av DTVs ledningssystem, regler och policys.
Klinikansvariga: Ansvarar för att avvikelsehantering utförs och hantering av patientklagomål
åtgärdas på respektive klinik.
Alla behandlare har ett eget ansvar för de avvikelser och de patientklagomål som uppstår i
patientkontakterna.
6
Struktur för uppföljning/utvärdering
SOSFS 2011:9 3 kap. 2 §
Under 2014 bedrevs patientsäkerhetsarbetet på klinikerna utefter det arbete som grundlades
2011.
DTV begär in alla ärenden som inkommer till Patientnämnden. De fall som är kända
kompletteras med de fall som inte är kända av DTV då patienten vänt sig direkt till
patientnämnden utan att DTV därefter blivit kontaktade av nämnden. DTV har begärt och får
årliga sammanställningar av inkomna ärenden till Patientnämnden. DTV deltar på de
informationsmöten som anordnas av Patientnämnden. Patientnämnden bjuds även in till
DTV för erfarenhetsutbyte av samarbetsrutiner.
DTV sammanställer de patientärenden som kommit till Folksam.
Odontologisk ansvarig skall ha bred odontologisk kompetens, väldokumenterad
yrkesskicklighet, mångårig yrkeserfarenhet och erfarenheter av patientklagomål och
patientärenden.
I DTVs veckobrev informeras samtliga anställda om erfarenheter och förbättringsmöjligheter
utifrån patientavvikelser och patientklagomål. Här ges också möjlighet för ITansvarig och
Opusansvarig att ge relevant information till medarbetarna. I veckobrev presenteras
odontologisk utveckling enligt, vetenskap och beprövad erfarenhet. Samtliga medarbetare
skall ta del av veckobrev och väsentligt innehåll diskuteras på personalmöten.
DTV har för sina personalmöten en dagordningsmall med obligatoriska punkter. En av de
obligatoriska punkterna är ”Rapportering av nya avvikelser”. Personalmötesprotokoll skrivs
och arkiveras.
Distriktstandvården har under 2014 fortsatt arbetet med implementering av Nationella
riktlinjer med syftet att ge patienterna en evidensbaserad vård.
Distriktstandvården har för sina terapimöten en terapimötesmall med obligatoriska punkter.
En av punkterna har under 2014 varit att implementera de Nationella Riktlinjerna för tandvård
med tyngdpunkt på kariesbehandling och förebyggande kariesbehandling.
Patientavvikelser följs upp via det elektroniska avvikelsehanteringssystemet (patient,
personal, medicinteknisk utrustning, skydds- och miljöronder samt miljö) på intranätet.
Patient informeras om att en patientavvikelse har skrivits.
Patient informeras om hur strukturen för patientklagomål är uppbyggd.
Patienten är informerad om Patientnämndens verksamhet med informationsbroschyrer
placerade i väntrummen och via DTVs hemsida.
Patienten informeras i förekommande fall om Distriktstandvårdens avtal med Trygg-Hansa
respektive Folksam.
7
Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder
som genomförts för ökad patientsäkerhet
SFS 2010:659, 3 kap. 10 § p 1-2
Under 2011 genomfördes ISO 14001 i DTV. Delar av det arbetet leder till en ökad
patientsäkerhet. En recertifiering av tidigare certifierade kliniker genomfördes 10.2012 DTV
Nynäshamn certifierades som ny klinik samt 10.2013 där DTV Drottninggatan certifierades
som ny klinik. DTV har under 2014 omcertifierats av Intertek för ytterligare en treårsperiod.
Kemikalieförteckningar upprättades för varje klinik där datasäkerhetsblad togs fram för varje
kemikalie. Datasäkerhetsbladet anger bl.a. åtgärder vid olyckshändelse vid användandet av
en kemikalie, gäller även odontologiska förbrukningsmaterial. Kemikalieförteckningen har
utvecklats till att vara gemensamt för alla kliniker och finns på DTVs intranät Komin.
Säkerhetsdatabladen är länkade till kemikalieförteckningen i Komin.
DTV har fasat ut de kemikalier som finns på Stockholms läns landstings A -lista
(utfasningslista) samt följer utfasningstakten av de kemikalier som finns på Stockholms läns
landstings B-lista (utfasningslista).
Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet finns och fortsatt implementering sker på
samtliga kliniker. Genomgång av Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet är ett av de
moment som ingår i introduktionsmallar för nyanställda. Introduktionsmallarna har även
under 2014 vidareutvecklats för samtliga personalkategorier.
Ledningssystem för läkemedelshantering, fortsatt implementering på samtliga klinikerna.
Verksamhetschefen ingår i STRAMA Stockholm för att bidra till en minskad
antibiotikaanvändning.
Införandet av nya material och medicinsktekniska produkter sker efter samråd med aktuell
specialist, nischad tandläkare eller för materialet/produkten kunnig medarbetare.
Ett bra material- och produktsortiment skapas på DTV med en sammanvägning av miljö,
ekonomi, kvalitet och goda relationer med leverantören.
Steril- och hygienrutiner, ligger till grund för att säkerställa god hygien på samtliga kliniker.
Steril- och hygienrutinerna har kompletterats med klädhygienrutiner på kliniker med annan
vårdgivare samt för mobil tandvård.
Kvalitetshandbok för odontologisk radiologi, finns på samtliga kliniker. Strålskyddsrond har
gjorts på samtliga kliniker och en handlingsplan för utveckling av strålskyddshygien finns.
DTV har som första tandvårdsföretag erhållit strålsäkerhetstillstånd för portal röntgen vilken
används av tandvårdsteamen vid Mobil tandvård. Tandvårdsteamen gör
munhälsobedömningar på patienter som av olika skäl har svårigheter att själva ta sig till
tandvården och därmed har kvaliteten på munhälsobedömningarna ytterligare förbättrats.
Panoramaröntgen finns vid klinikerna Alby, Bollstanäs, Drottninggatan, Hallstavik, Jordbro,
Kallhäll, Nynäshamn, Rimbo, Salem och Tuletorget. Under 2014 har DTV Järna flyttat till helt
nybyggda lokaler med ny utrustning och panoramaröntgen.
Första hjälpen och krisstöd, rutiner finns på samtliga kliniker.
8
Personalen vid DTV har informerats om Patientsäkerhetslagen som gäller från 2011-01-01
med syftet att göra vården vid DTVs kliniker säkrare och att det ska bli enklare för patienter
att anmäla en felbehandling.
Genom att vi kontinuerligt dokumenterar och upprättar rutiner vid DTV har personalen fått en
ökad möjlighet och kunskaper som leder till en ökad patientsäkerhet.
Vid medarbetarsamtal med samtlig personal 2014 är en av samtalspunkterna
”Kommunikation och bemötande av patient” med syftet att vara lyhörda för patienters
berättelser och subjektiva behov av tandvårdstjänster. Ett gott bemötande är en förutsättning
för en respektfull dialog.
DTV Drottninggatan erbjuder DTVs patienter akuttandvård alla kvällar, lördagar och
söndagar. Ett sammanhållet journalsystem för hela DTV gör att behandlare vid olika kliniker
där en och samma patient får tandvård, går att följa inom företaget.
DTV Drottninggatan har utvecklat specialisttandläkarverksamheten till att omfatta de
odontologiska specialiteterna protetik, endodonti (rotbehandlingar), käkkirurgi och
parodontologi (tandlossningssjukdomar). Specialistverksamheten leder till ökad odontologisk
kompetens inom DTV och gagnar patientbehandlingarna och medarbetarnas odontologiska
kunskapsnivå.
Utvecklat introduktionsprogrammet för medarbetare med odontologisk kompetens med
tilläggen riskbedömning och preventionsprogram.
Utvecklat introduktionsprogram för nyutexaminerade tandhygienister.
Karieskalibrering i tandhygienistgruppen för att säkerställa en god diagnostisering.
Rutin är införd att i patientjournalen dokumentera Batchnummer vid anestesi.
På DTVS eget initiativ och inbjudan har IVO gjort ett tillsynsärende och granskat DTVs
ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet.
Uppföljning karensbelopp där patienterna informeras om möjligheten att inom
Tandvårdsstödets ersättningsregler få odontologiskt kvalitativ vård inom befintlig
karensperiod.
Entercard (möjlighet till delbetalning) finns med syfte att patienterna skall ha möjlighet att
välja kvalitativ vård vid rätt tillfälle.
Odontologisk ansvarig har startat ett Kvalitetsarbete med journalgranskning i
Distriktstandvården 10.2013. Journalgranskningsprojektet är godkänt av Socialstyrelsen och
följer Socialstyrelsens riktlinjer för granskning av journalföring och dokumentation.
Journalgranskningsprojektet har pågått kontinuerligt under 2014 och resulterat i förbättrad
kvalitet på journaldokumentationen.
En av DTVs medarbetare har som led i sin masterutbildning i ledarskap och kvalitet vid
Jönköping Academy, på uppdrag av DTV genomfört ett förbättringsarbete.
Förbättringsarbetet syftar till att öka följsamheten till de Nationella riktlinjerna för tandvård
beträffande kariesprevention. DTV har därmed som det första tandvårdsföretag utvecklat ett
9
kariespreventionsprogram för vuxna. Kariesprogrammet har implementerats på klinikerna
under 2014.
10
Uppföljning genom egenkontroll
SOSFS 2011:9, 5 kap. 2§
Resultat som uppnåtts avseende omhändertagna barn och ungdomar inom de
ansvarsområden som DTV har fått på uppdrag av SLL redovisas enligt nedan;
Områdesansvar
Järfälla
Sundbyberg
Upplands- Väsby
Salem
Norrtälje Östra
Södertälje Södra
Nykvarn
Mål
Täckningsgrad i %.
89
86
91
91
89
88
95
Resultat
Täckningsgrad 2014 i %.
96
98
98
96
96
98
98
DTV har därmed säkerställt att barnen kallats för undersökning i högre utsträckning än vad
det uppsatta målet angav. Ett utökat vårdbehov, till följd av att barnen inte undersökt tänder
och munhåla regelbundet har eliminerats över förväntan 2014.
Avtal finns med Patientnämnden i Stockholms Län, för vuxna patienter som får vård inom
företaget. Samarbetet med Patientnämnden bidrar till god kvalitet och en hög patientsäkerhet
inom företaget.
DTV certifierades enligt ISO 14001 november 2011, med certifiering av nya kliniker 2012 och
2013. Årliga interna och externa revisioner av ISO 14001 har genomförts av Intertek och
DTV är omcertifierat för ytterligare treårs period, dvs. t.o.m. 2016.
Datasäkerhetsblad finns länkade till de kemikalier i DTVs kemikalieförteckning som används
inom företaget.
Årlig kemikalieinventering sker med utradering av kemikalier som utgått samt uppdatering av
nya kemikalier med tillhörande säkerhetsdatablad.
Data backup finns för att säkerställa att data inte går förlorad.
11
Samverkan för att förebygga vårdskador
SOSFS: 2011:9,4 kap. 6 §
Kontakter är etablerade med Socialförvaltningarna i Botkyrka och Haninge kommun. Syftet
var att säkerställa bra rutiner mellan behandlare och de patienter som får ekonomisk
ersättning av socialtjänsten.
Kontakter har etablerats med vårdcentraler för att säkerställa rutiner vid akuta situationer.
Kontakter har etablerats med Patientnämnden, där en kontaktperson utsetts.
Teleodontologi med fasta rutiner och tidsbokningar i DTVs journalsystem Opus har införts
mellan allmäntandläkare och specialisttandläkare inom DTV.
Auskultationsverksamhet mellan allmäntandläkare och specialister/nischtandläkare är
etablerat.
Nischtandläkarutbildning i endodonti (rotfyllningar) har slutförts.
Implantatnätverket för specialister, nischtandläkare och allmäntandläkare med syfte att
utveckla behandlingsmetoder, uppföljning och vidareutveckling inom området är
implementerat.
Kommunikation och informationsöverföring har skett i samtliga klinikers närområden till BVC
och skolor till följd av att DTV arbetar på uppdrag av Stockholms läns landsting. En
utbyggnad av inventering och rapportering på Komin har skapats och säkerställer en god
ordning av uppdraget.
Samverkan och kunskapsutbyte har skett mellan DTVs kliniker vid gemensam konferens för
samtliga medarbetare augusti 2014. Tema var föreskriften TLVFS 2014:6 samt odontologiskt
kunskapslyft. Föreläsningar hölls av externa föreläsare från TLV, Tandvårds- och
läkemedelsförmånsverket, Tandläkarhögskolan Karolinska institutet Huddinge samt av DTVs
specialisttandläkare, nischtandläkare och tandhygienister.
Erfarenhets- och kunskapsutbyte sker i de olika nätverk som DTV har för tandläkare som
verkar som odontologiska kontaktpersoner för varje klinik, implantatgrupp, tandhygienister,
profylaxpersonal, receptionister, inköpsgrupp, och miljöombud.
Erfarenhets- och kunskapsutbyte sker vid regelbundna terapimöten på klinikerna.
Rutiner finns för att säkerställa att interna och externa remisser omhändertas och
dokumenteras i journalsystemet Opus. Rutinerna har under 2014 aktualiserats och lyfts upp
på samtliga kliniker.
12
Riskanalys
SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 §
Rutin vid omorganisationer
Vid större omorganisationer kontaktas de fackliga organisationer som DTV via Almega, har
kollektivavtal med före beslut om omorganisation. DTV och de fackliga organisationerna gör
en gemensam riskbedömning över de konsekvenser som bedöms uppstå till följd av en
större omorganisation.
Rutin vid införande av ny teknik eller nya metoder
Vid införandet av nya produkter och arbetsmetoder görs en utvärdering av relevant
specialisttandläkare, nischtandläkare, allmäntandläkare eller annan för ändamålet relevant
medarbetare/grupp.
Verksamhetschefen ansvarar för att de krav som den nya produkten alternativt metoden
uppfylls enligt bifogade instruktioner och bruksanvisningar.
Verksamhetschefen säkerställer att rätt kompetens finns vid införandet av ny teknik
alternativt nya metoder.
Bruksanvisningar till ny apparatur skall finnas i anslutning till respektive apparat.
Produktblad för nya medicintekniska produkter tas fram och sätts in i pärmen för produktblad
på aktuell klinik.
Nya medicintekniska produkter förs upp på mottagningens lista över medicintekniska
produkter.
Rutin för årliga skyddsronder av den fysiska och psykosociala arbetsmiljön
Genom årliga skyddsronder analyseras fysiska och psykosociala risker i arbetsmiljön. I
samband med skyddsronden görs även miljörond. Ett integrerat skydds- och
miljörondsprotokoll används. Efter skyddsronderna görs en riskanalys och ett
åtgärdsprogram för att säkerställa ett ständigt pågående förbättringsarbete vid DTV.
DTV kontaktar de fackliga organisationer som omfattas av det kollektivavtal som finns med
Almega (SKTF, Unionen, TT och SRAT). De fackliga organisationerna erbjuds att utse
fackliga ombud vid DTVs kliniker och får själva utse vilken facklig organisation och vilket
skyddsombud som skall företräda arbetstagarsidan vid de olika klinikerna. Normalt utses
skyddsombud på tre år av den fackliga organisation som har kollektivavtal med
arbetsgivaren. I de fall ett fackligt skyddsombud inte utses kan DTV utse ett skyddsombud
som inte är fackligt ansluten.
Klinikansvariga ansvarar för att årliga skyddsronder utförs på kliniken. Personalen har beretts
möjlighet att utse skyddsombud vid klinikerna. DTVs skyddsrondsprotokoll finns på intranätet
Komin.
En analys görs på övergripande företagsnivå av genomförda skyddsronder och resultatet har
genomslag i företagets verksamhetsplan för kommande verksamhetsår.
Rutin för vidareutveckling av patientsäkerheten
DTVs ledningssystem för kvalitets- och patientsäkerhet skall kännetecknas av att den leder
till en patientfokuserad, jämlik och säker vård vid företagets kliniker.
13
Rutin för vidareutveckling av ledningssystemet för kvalitets- och patientsäkerhet
Vårdgivaren utser ansvarig för ledningssystemet för kvalitets- och patientsäkerhet. Ansvarig
är idag Verksamhetschefen för DTV.
Förändringar som påverkar innehållet i DTVs ledningssystem för kvalitets- och
patientsäkerhet presenteras för vårdgivaren och beslut om uppdateringar gör att
ledningssystemet ständigt utvecklas. Förändringar som inträffar presenteras elektroniskt via
DTVs veckobrev.
Vårdgivaren ansvara för att omorganisationer, införande av ny teknik eller nya metoder i
företaget har genomslag i ledningssystemet.
Medarbetarna på de olika klinikerna ansvarar för att utveckla och anpassa rutiner på egen
klinik för att säkerställa kvalitets- och patientsäkerhet på arbetsplatsen. Förslag till utveckling
och anpassning sker på personalmöten och dokumenteras.
14
Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet
samt personalens klagomål och synpunkter på kvaliteten
SFS 2010:659, 6 kap. 4 § SOSFS 2011:9, 5 kap 3§, SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 §
I DTVs elektroniska avvikelsehanteringssystem skall samtliga risker, negativa händelser och
tillbud till kännedom för klinikansvarig samt DTVs Verksamhetschef och Odontologiskt
ansvarig.
Rapportör, utredare och ansvarig för avvikelsen utreder och analyserar händelsen.
På regelbundna personalmöten, i de årliga medarbetarsamtalen har personalen möjlighet att
framföra sina synpunkter på verksamheten i det dagliga arbetet och har möjlighet att
framföra sina synpunkter till klinikansvariga på respektive klinik. Klinikansvariga har
gemensamma möten med ledningen för DTV där möjlighet att lyfta upp ärenden av
betydelse på övergripande företagsnivå för information och diskussion finns.
Personalen uppmuntras att använda det digitala avvikelsehanteringssystemet för att
möjliggöra ständiga förbättringar.
I det digitala avikelsehanteringssystemet ges möjlighet att sortera på klinik, kategori av
avvikelse samt typ av händelse.
En sammanställning av avvikelserna presenterades av Odontologiskt ansvarig.
En presentation av konsultationsärenden presenterades av Odontologiskt ansvarig.
En presentation av avvikelser planeras till 2ggr/år.
DTV har förstärkt möjligheterna för klinikansvariga och medarbetarna att framföra synpunkter
och förbättringsförslag genom att en senior medarbetare med väldokumenterade
ledarskapserfarenheter inom tandvård anställts. Den seniora medarbetaren alternerar mellan
DTVs kliniker för stöd och utveckling.
DTVs ledning arbetar från, och besöker kontinuerligt DTVs tretton kliniker och affärsområdet
mobil tandvård i syfte att skapa goda relationer med medarbetarna och därigenom ett
förtroendefullt samarbete.
15
Hantering av klagomål och synpunkter från andra än personal
SOSFS 2011:9, 5 kap. 3 § SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 §
Förfrågan i patientärenden från Tandvårdsenheten Stockholms läns landsting skickas till
Verksamhetschefen som handlägger ärendet.
DTV har begärt och får årliga sammanställningar från Patientnämnden över de
patientärenden som nämnden behandlat från patienter som fått sin vård vid DTV. För 2014
visar sammanställningen att 16 ärenden inkommit till patientnämnden vilket är 5 ärenden mer
än för 2013. Avidentifiering av samtliga ärenden har skickats till oss och har gåtts igenom av
Odontologiskt ansvarig.
DTV skall årligen få en sammanställning av patientärenden inkomna till Trygg-Hansa och
Folksam.
I händelse av att närstående framför klagomål på utför vård av anhörig lämnas information till
föräldrar, efter ID-kontroll för omyndiga barn i annat fall begärs fullmakt.
Patienten har rätt att få journalkopior. Journalkopior skickas till myndighet, annan tan dläkare
etc. efter medgivande från patienten.
Journalkopior skickas efter begäran av Socialförvaltning och polismyndighet till respektive
myndighet.
DTV har målsättningen att 2 gånger/år gå igenom sammanställningar från Trygg-Hansa,
Folksam och Patientnämnden och det interna avvikelsehanteringssystemet för att göra en
analys av händelserna och göra riktade insatser där det finns behov.
16
Samverkan med patienter och närstående
SFS 2010:659 3 kap. 4 §
Patienter och anhöriga informeras vid behov om:
 Den interna rutinen för patientklagomål.
 Information om samverkan med Patientnämnden finns i samtliga väntrum och på
DTVs hemsida.
 Patientnämndens arbete.
 Inspektionen för Vård och Omsorgs (IVO) arbete.
 Samverkan med Trygg-Hansa och Folksam.
 Samverkan med Landstingens Ömsesidiga (LÖF).
När en vårdskada skett och en avvikelse har skrivits informeras patienten om detta.
När vårdskadan skett på icke myndigt barn informeras vårdnadshavaren.
I särskilda patientfall rekommenderas att nära anhörig följer med vid behandlingstillfället. Vid
särskilda behov lämnas skriftlig information om utförd behandling och rekommendationer
efter vissa ingrepp.
I samband med ortodontivisningar skall barnets vårdnadshavare vara närvarande för att
säkerställa att beslut från ortodontikonsult uppfattats rätt och att vårdnadshavaren getts
möjlighet att ställa frågor.
För ensamma barn som kommer till kliniken kontaktas vårdnadshavaren då särskilda skäl
föreligger.
Tolkhjälp erbjuds där så behövs.
DTV har deltagit i projektet Stop Caries Stockholm i vårdbehovsområde 3 och 4, ett projekt
som avslutades under 2014. Ett fokusinriktat förebyggande tandhälsoprojekt för 1åringar i de
mest utsatta områdena.
17
Resultat
SFS 2010:659, 3 kap. 10 § p 3
Strukturmått: DTV har skapat en bra plattform under verksamhetsåren 2010-2013 för att
kunna bedriva ett systematiskt patientsäkerhetsarbete. Plattformen har utvecklats under
2014 och är idag känd och använd av medarbetarna. DTV har också ledningssystem för bl.a.
Kvalitet och Patientsäkerhet där rutiner och policys finns redovisade.
Vidare är avtal och samarbete etablerade med externa aktörer för att säkra
Patientsäkerhetsarbetet. Skyddsronder, miljöronder och strålskyddsronder genomfördes vid
samtliga kliniker. Intranätet Komin har utvecklas ständigt och är en förutsättning för det
elektroniska avvikelsehanteringssystemet.
Processmått: Samtliga medarbetare har fått genomgång av ledningssystem, utbildning i
Opus och användande av Komin. För nyanställda medarbetare med/utan odontologisk
kompetens har en introduktionsmall skrivits som också dokumenteras på individnivå.
Introduktionsmall har även upprättats för tandhygienister samt mottagningsansvariga. Ett
introduktionsprogram för nyutexaminerade och nyanställda tandläkare har skapats. Samtliga
dokument har skapats för att medarbetarna systematiskt skall komma in i verksamhetens
regler och policys.
Resultatmått: Distriktstandvården har ett fungerande avvikelsehanteringssystem som
används i Patientsäkerhetsarbetet.
18
Övergripande mål och strategier för kommande år
DTV har som målsättning att under 2015 göra sammanställningar av Patientärenden från det
egna elektroniska avvikelsehanteringssystemet, Patientnämnden, Socialstyrelsen, Folksam
och LÖF. Sammanställningen kommer att presenteras 2 ggr/år för medarbetarna och efter
analys identifieras risker och målformuleringar. Fortlöpande information sker i Veckobrev i
Komin till samtliga medarbetare. Målsättningen är att veckobreven publiceras varannan
vecka med uppehåll för sommar- och julledigheter.
DTV har som målsättning av certifiera DTV Södertälje under 2015 enligt ISO 14001.
DTV har som målsättning att fortsätta och vidareutveckla journalgranskningsprojektet.
DTV har som målsättning att fortsätta och vidareutveckla det kariesförebyggande projektet
för vuxna patienter.
DTV har som målsättning att genomföra förbättringsåtgärder med månadstema under 2015
där patientsäkerhetsarbete kommer att vara en del.
19